1
VDX-BRUGERGRUPPEMØDE
TID: Den 7. februar 2018 kl. 10.00 – 14.00
STED: MedCom, Mødelokale C, Forskerparken 10, 5230 Odense M DELTAGERE: Rikke Kirkensgaard, Region Midtjylland (formand)
Claus Terkelsen, Region Syddanmark Amalie Søgaard, Region Syddanmark Lisbeth Jørgensen Region Syddanmark Lasse Melbye, Region Hovedstaden Keld Kjær Hansen, Region Midtjylland Nicolai Silas Høyer, Region Midtjylland Claus Jeppesen, Region Midtjylland Halfdan Eika, Region Midtjylland
René Juul Petersen, Københavns Kommune Lone Høiberg, MedCom
Bruno Juel Pedersen, MedCom Peder Illum, MedCom
Per Abildgaard, MedCom
Jesper Søderberg Knudsen, MedCom Tanja Gerner Jusslin, MedCom (referent)
AFBUD Ole Gram, Region Hovedstaden
Morten Holm Andersen, Region Sjælland Martin Bagger Brandt, PLO
Jens Rahbek Nørgaard, MedCom Jacob Gaarde, sundhed.dk
Dennis Davidsen, Region Nordjylland Hans Paulsen, Region Syddanmark REFERAT
1. Godkendelse af dagsorden v/ Rikke Kirkensgaard (beslutning)
Dagsorden blev godkendt, og herefter var der en præsentationsrunde deltagerne imellem.
2. Opfølgning fra seneste møde v/ Rikke Kirkensgaard (orientering)
Status på arbejde med fællesoffentlig databehandleraftale
Peder fortalte, at aftalen er blevet forsinket - og da implementering af Persondataforordningen står for døren, er det besluttet, at databehandleraftalen også skal være GDPR-compliant. Region Hovedstaden har påtaget sig opgaven, da de alligevel reviderer den fællesregionale databehandleraftale.
Skabelonens anvendelsesområde vil være mellem parterne i det fællesoffentlige. I tillæg hertil vil der også være skabeloner fra KL/Kombit (kommunernes), RSI (regionernes), PLO (lægernes) - og der forventes at komme en fra Moderniseringsstyrelsen (statens) og fra Datatilsynet (en generel).
Pga. forsinkelsen påtænker MedCom alligevel at udsende samarbejdsaftalen om decentrale konferenceservere, før den fællesoffentlige databehandleraftale foreligger.
2 Sidste nyt om Cisco Spark og juridisk afklaring
Halfdan fortalte om status for Cisco Spark, som anvendes til teletolkning i Region Midtjylland og Region Sjælland.
Cisco garanterer via en erklæring, at de ikke overfører data uden for EU. Cisco har datacentre i Amsterdam og Frankfurt.
Der er ikke indhentet udtalelse fra Datatilsynet.
Status på kommunale repræsentanter i VDX-brugergruppen på baggrund af brugergruppens henvendelser
VDX-brugergruppen vil fortsætte bestræbelser på at få flere kommunale repræsentanter i brugergruppen. Kommunerne har mulighed for op til 5 deltagere – én fra hvert regionsområde.
René orienterede om et fælleskommunalt SKI-udbud om borgervendt videoudstyr. Han vil her søge at løfte muligheden for deltagelse i VDX-brugergruppen.
Tilkendegivelse om lokal strategi ift. VDX:
VDX-brugergruppen fortalte om egne strategier ift. VDX:
• RSD: Igangværende afklaring. Det er besluttet at anvende VDX mod almen praksis. Herudover forventes det også at anvende VDX mod borgerne.
• Grønland: VDX vil blive anvendt fællesoffentligt.
• Københavns Kommune: Det er besluttet at anvende VDX tværoffentligt. Herudover orienterede René om igangværende projekt med API mod borgeren.
• Region Midtjylland: Endnu ikke fastlagt. Forventningen er at anvende VDX mod eksterne parter, herunder borgere.
• Region Hovedstaden: Endnu ikke fastlagt. Forventningen er også her at anvende VDX fællesoffentligt og mod borgeren.
3. Meddelelser med relevans for VDX v/ VDX-brugergruppen (orientering)
MedCom 11-arbejdsprogram og video
Lone fortalte om et projekt i MedCom11 med afprøvning af video i almen praksis, herunder udarbejdelse af business case. Opstart vil være i 2019.
Projekt om ’guidet egenbeslutning’, herunder portalløsning med sundhed.dk
Peder orienterede om, at MedCom er blevet kontaktet af sundhed.dk om deltagelse i en ansøgning til innovationsfonden sammen med Region Hovedstaden. Ansøgningen vil bygge oven på et pilotprojekt i Region Hovedstaden om guidet egenbeslutning. Projektet vil blive centreret om et klinisk forsøg.
I projektet skal udviklesen integreret videokonferenceløsning tilgængelig for borgere gennem sundhed.dk.MedCom skal levere videomotoren, og Peder er i gang med udarbejdelse af projektbeskrivelse. Målet er opstart i efteråret 2018.
René opfordrede til også at indtænke borger.dk for indgangen for borgeren.
MedCom giver status på projektet på brugergruppemøder.
Etablering af teknisk interregional erfagruppe
Lasse og Keld fortalte om etableringen af erfagruppen med baggrund i en konkret udfordring med tekniske forventningsafstemninger. Gruppens arbejde er i første omgang koncentreret om MDT- konferencer.
Den årlige it-revision for SDN, herunder VDX
Peder fortalte, at den årlige it-revision er igangsat, hvor der bl.a. udføres sårbarhedsskanninger af VDX.
3 Udmelding til / håndtering af private leverandører
Peder fortalte, at der endnu mangler udmelding til private leverandører om, at VDX kun må levere til ejerkredsen. Da det kan resultere i henvendelser til bl.a. medlemmer i brugergruppen, melder MedCom ud til brugergruppen, før udmeldingen udsendes.
Notat om almen praksis
Notatet blev med udgangspunkt i alment praktiserende læger udarbejdet med henblik på at afklare private leverandørers anvendelse af VDX, herunder mulig håndtering af udfasning af Jabber. Der er ikke indkommet kommentarer til det udsendte notat. RSD oplyste, at de har anvendt notatet ved beslutning om anvendelse af VDX i almen praksis.
Status på VDX og IT5
Halfdan fortalte om sag behandlet i IT5 (forum for -it-direktører i regionerne), hvor målet var
fællesregional afklaring af anvendelsen af VDX i almen praksis. Af referatet fremgår, at der på kort sigt ikke etableres et fællesregionalt samarbejde desangående. Halfdan følger op.
Forlængelse af kontrakten med TDC om licenser
Peder orienterede om, at kontrakten om licenser forventes forlænget 1 år.
MedCom11-temadag 21. marts 2018
Peder orienterede om, at der vil være fokus på VDX til temadagen om MedCom11.
4. Status og opfølgning på drift, servicemål og KPI’er – herunder evaluering af eventuelle hændelser v/
Rikke Kirkensgaard og Peder Illum (beslutning)
Peder orienterede om driftsstatus og udvikling og ændring i KPI’er.
Peder præsenterede statistikmuligheder i VDX-administrationssystemet, Synergy SKY, herunder muligheden for lave udtræk og at abonnere på statistikkerne.
Brugergruppen efterspurgte en workshop om Synergy SKY med fokus på brugeradministration.
Endvidere blev ønsket udarbejdelse af vejledninger.
VDX-brugergruppen tog orienteringen på drift, licenstræk og VDX-anvendelse til efterretning.
5. Flytning til nyt IP-scope v/ Per Abildgaard (orientering)
Per præsenterede baggrund og planer for migrering af VDX til nyt IP-scope.
Migreringen vil berøre alle på VDX - især organisationer med decentrale konferenceservere, som efter migreringen skal nedlægge de gamle konferenceservere og installere de nye.
Til dette er MedCom i gang med at udvikle og teste et værktøj, hvormed organisationerne kan hente de nye konferenceservere fra en central SFTP-server. Dette vil også kunne anvendes i daglig drift ved fejl på en decentral konferenceserver.
Migreringen planlægges gennemført og kommunikeret inden sommer 2018 inkl. beskrivelse af eventuelle nye krav til portåbninger.
Servicevindue vil blive udmeldt i god tid - og som minimum 14 dage før.
Flytningen vil også blive anvendt at teste, hvor lang tid det tager at genere og udsende de decentrale konferenceservere.
VDX-brugergruppen tog orienteringen til efterretning.
4 6. Udvikling af VDX v/ Rikke Kirkensgaard (beslutning)
Rikke præsenterede det reviderede årshjul for udvikling med henblik på prioritering af de udsendte udviklingsønsker. Før selve prioriteringen blev den økonomiske ramme til udvikling præsenteret.
Endvidere var der en præsentation af API, som har indflydelse på mange af udviklingsønskerne.
Der var en kort snak om behov for yderligere detaljering af udviklingsønskerne og balance ift.
ressourceforbruget ved en nærmere specificering.
Det blev aftalt, at udviklingsønsker skal søges beskrevet lidt mere detaljeret ved indsendelse.
Budget og forbrug SDN/VDX
Peder redegjorde for status på den fælles økonomi for SDN/VDX, hvor der opereres med gennemsnitlige budgetter beregnet over kontraktperioden. Dvs., der vil være et forventet underskud i starten af perioden.
Underskuddet i 2017 er dog større en forventet bl.a. pga. nye firewalls og udskiftning af switches for VDX samt udvikling af SDN-aftalesystemet og nogle uforudsete udgifter for SDNv3.
Det betyder, at der vil være stor opmærksomhed på at begrænse udgifterne, hvor det kan lade sig gøre. For udvikling af VDX betyder det, at der fokuseres på at udvikle den rigtige funktionalitet nu - og at der spares på udviklingsrammen senere.
Som udgangspunkt er 2018 rammen for VDX 250.000 kr.
API
Jesper fortalte om Synergy SKYs booking-portal API, som ikke opfylder krav til brugerstyring, og hvor det ikke umiddelbart ser ud til, at Synergy SKY heller ikke fremadrettet vil kunne imødegå kravene.
Derfor har Jesper arbejdet med en idé om udvikling af et VDX-API, herunder et proof of concept, som blev præsenteret på mødet.
Et VDX-API vil kunne give en række muligheder for fremtidig udvikling, men rejser også en række spørgsmål til afklaring om bl.a. roller og ansvar ift. modning, vedligehold og fortsat udvikling.
Organisationerne vil fortsat lokalt og på basis af et VDX-API skulle integrere og udvikle funktionalitet i egne systemer.
Prioritering af udviklingsønsker
Udviklingsønskerne blev gennemgået og drøftet, herunder med afsæt i præsentation af funktionaliteter i API.
Herefter blev prioriteringerne indsat fra de deltagende organisationer på mødet.
Listen over udviklingsønsker vil efter mødet blive revideret og udsendt til brugergruppen.
Brugergruppemedlemmer, som ikke deltog på mødet, vil her få mulighed for at indsende prioriteringer – og MedCom vil også stille sig til rådighed ved behov for nærmere præsentation.
Umiddelbart fik udvikling af et VDX-API højeste prioritet og vil sammen med en policy server kunne løse mange af udviklingsønskerne. Det blev aftalt, at MedCom går i en indledende dialog med potentielle leverandører om udvikling og vedligehold.
På baggrund af endelig prioritering laves et samlet oplæg / specificering inkl. økonomi, som udsendes til brugergruppen til kommentering før næste skridt.
Synergy SKY-integration til CUCM
Da det nu kun er Region Hovedstaden, som ønsker integrationen, blev det annulleret.
5 VDX-brugergruppen
• Udarbejdede en fælles prioritering af udviklingsønsker med henblik på udarbejdelse af oplæg / specifikation inkl. budget
• Godkendte, at MedCom indkalder til 4 årlige møder jf. udviklingshjulet
7. VDX på MedComs hjemmeside v/ Rikke Kirkensgaard (beslutning)
Punktet blev udskudt til næste møde.
8. Offentliggørelse eller distribution af IP-adresser for decentrale konferenceservere? (beslutning) v/
Peder Illum
VDX-brugergruppen blev præsenteret for modeller for offentliggørelse eller distribution af IP-adresser på decentrale konferenceservere.
Det blev aftalt at afholde et teknisk møde desangående.
9. Logning og VDX (beslutning) v/ Rikke Kirkensgaard
I København Kommunes bindende retningslinje for logning ved videokommunikation fremgår, at it- systemet, som understøtter videokommunikation skal være i stand til at opfylde de fire minimumskrav i sikkerhedsbekendtgørelsens § 19, stk. 1 (bilag 9.1):
1. Entydig identifikation af den berørte borger
2. Entydig identifikation af de(n) involverede medarbejder(e) 3. Angivelse af tidspunkt, f.eks. i form af sessionsnummer
4. Redegørelse for anvendelse af data (f.eks. opslag af cpr-nummer)
De første 3 skal udføres maskinelt, og samtalens formål og anvendelse skal fremgå af journalsystem.
René fortalte, at det maskinelle skal forstås, som det, der registreres i journalen.
Det vil sige, at det kun vil være punkt 3, som skal suppleres med logdata fra VDX-
administrationsplatformen. Her findes oplysninger om videosamtalens deltagere (videoklienters navn / udstyrets navn) og varighed (ikke-følsomme personoplysninger).
Det betyder, at der ikke er uoverensstemmelse mellem kravene fra Københavns Kommune og de logdata, som er til rådighed.
10. Modenhedsmåling og VDX v/ Rikke Kirkensgaard (beslutning)
Med udkast til modenhedsvurdering for VDX blev brugergruppen inviteret til at indgive forbedringsforslag for styrkelse af VDXs modenhed inden for change management, incident management og service level management.
VDX-brugergruppen havde umiddelbart ingen input.
For at sikre sammenhæng mellem egen SLA for video mod forretningen og SLA for VDX var Region Midtjylland interesseret i at få nærmere indblik i SLA for VDX. Dette nærmere indblik kan eventuelt udledes af driftshåndbogen, som Region Midtjylland vil få tilsendt.
6
11. Test af beredskabsplan v/ Rikke Kirkensgaard (beslutning)
VDX-brugergruppen fik præsenteret beredskabsøvelsen fra januar 2018 og resultatet, som var:
• Beredskabsorganisationen kendte roller og ansvar, men småjusteringer i ansvarsområder
• Kommunikationen fungerer, men der var specielt usikkerhed om pressehåndtering
• Simulering viste risiko forbundet med tidshorisont for tilvejebringelse af nyt udstyr VDX-brugergruppen tog resultatet af beredskabstesten til efterretning.
12. Næste møder v/ Rikke Kirkensgaard (beslutning)
Forslag til følgende kommende møder blev godkendt:
• Den 7. maj 2018 kl. 10 – 14
• Den 27. august 2018 kl. 10 - 14
• (Den 22. oktober kl. 10 – 14: bliver slettet)
• Den 5. november 2018 kl. 10 – 14 Mulige punkter til næste ordinære møde:
• It-revision og risikovurdering
• Hjemmeside og information om
• SDN/VDX-temadag 2018 13. Eventuelt v/ Rikke Kirkensgaard
Ikke noget under eventuelt.
