1
VDX-BRUGERGRUPPEMØDE
TID: Den 28. maj 2020 kl. 10.00 – 14.00
VIDEOMØDERUM: Via videokonferenceudstyr: tgj@rooms.medcom.dk Via browser: https://rooms.medcom.dk/webapp/#/?conference=tgj@rooms.medcom.dk
Test din forbindelse: https://www.medcom.dk/opslag/support/videoknudepunktet-vdx
DELTAGERE: Halfdan Eika, Region Midtjylland
Claus Terkelsen, Region Syddanmark (formand) Kristine Falk Pedersen, Region Syddanmark Ole Gram, Region Hovedstaden
Lasse Melbye, Region Hovedstaden Keld Kjær Hansen, Region Midtjylland Morten Holm Andersen, Region Sjælland Nicolai Silas Høyer, Region Midtjylland Claus Jeppesen, Region Midtjylland Lars Ole Larsen, Region Nordjylland Søren Nielsen, Sundhedsdatastyrelsen Britt Sunekær, Region Sjælland Nicolas Christoffersen, PLO
Hasse Petersen, Det Fælleskommunale Sundhedssekretariat, Sjælland
Peder Illum, MedCom Per Abildgaard, MedCom
Jesper Søderberg Knudsen, MedCom Tanja Gerner Jusslin, MedCom
Lene Taustrup Olesen, MedCom (referent) AFBUD: Thomas Binzer, Region Syddanmark
Dennis Davidsen, Region Nordjylland Jon Løbner, Syddjurs Kommune Jacob Gaarde, sundhed.dk Lauge Gejl, Region Syddanmark Lone Høiberg, MedCom Per Abildgaard, MedCom REFERAT
1. Godkendelse af dagsorden v/ Claus Terkelsen (beslutning)
Forskerparken 10 DK-5230 Odense M www.medcom.dk Telefon: +45 6543 2030 Vor ref. LTA
Du kan i MedComs Databeskyttelsespolitik læse om, hvordan MedCom behandler dine personoplysninger.
Der blev budt velkommen i brugergruppen til Hasse Petersen fra Det Fælleskommunale Sundhedssekretariat Sjælland og Søren Nielsen fra DCIS Sund. Claus Jeppesen fra Region Midtjylland blev også budt velkommen tilbage i gruppen.
Dagsordenen blev godkendt.
2. Opfølgning fra seneste møde v/ Claus Terkelsen (orientering)
• VDX-DBA og tilslutningsaftale v/Peder Illum: Peder orienterede om status på VDX-DBA og tilslutningsaftale. Der er igangsat høringsfase for den VDX-DBA, som skal indgå som del af VDX-udbuddet.
Hvis du har brug for at læse dette dokument i et keyboard eller skærmlæservenligt format, så klik venligst på denne knap.
Den forventes godkendt inden sommer – med implementering med ny VDX-kontrakt (forventeligt Q1 2021). Indtil da anvendes midlertidig version. Udarbejdelse af revideret tilslutningsaftale vil følge af den reviderede VDX-DBA. Også her anvendes midlertidig udgave indtil ny kontrakt.
3. Meddelelser med relevans for VDX v/VDX-brugergruppen (orientering)
• Microsoft Teams – status v/ Peder Illum:
Det er fortsat ikke muligt at ringe ud fra Microsoft Teams til Pexip og Microsoft kan ikke oplyse hvornår eller om det bliver muligt. Den planlagte POC på Microsoft Teams og VDX i 1. halvår af 2020 er udsat til 2. halvår af 2020. Dette kan have konsekvenser for kommunerne, som står for at skulle implementere Teams.
Hver Microsoft Teams installation kræver sin egen Pexip Teams Connector, så for at kommunen kan benytte VDX som gateway til kommunens Microsoft Teams kræver det, at kommunen anskaffer sin egen Pexip Teams Connector og får den driftet i Microsoft Azure sammen med Teams. Pexip har lavet en beskrivelse som kan læses her:
https://docs.pexip.com/admin/teams_connector.htm?Highlight=teams%20connector
• Status på Bookplan v/ Nicolai Silas Høyer:
Nicolai orienterede om status på en integrationsløsning til Bookplan. Pilotafprøvningen, som var planlagt i august 2020, er rykket frem til d. 14. juni.
• MedCom 11-projekt om video i almen praksis v/ Lone Høiberg Lone har pr. e-mail givet følgende status:
Projektet er afsluttet og der er udarbejdet en evalueringsrapport. Den findes her:
https://www.medcom.dk/media/11103/2020-03-02_rapport_video-i-almen-og- speciallaegepraksis_v2_final.pdf
Generelt vil lægerne gerne anvende videokonsultationer. Lægerne oplevede booking som en tung arbejdsgang, der manglede integration til deres lægepraksissystem. Derfor blev der igangsat et minipilotprojekt Virtuelle venteværelser, hvor lægen ikke booker, men henter patienten ind fra en kø-funktion. Pilotprojektet blev aldrig gennemført, det som bekendt blev overhalet af virkeligheden.
• MinLæge v/ Nicholas Christoffersen:
Det gik voldsomt hurtigt ifm. Corona-krisen. App’en blev taget i brug d. 27. marts og alle klinikker kom på. Til dato har der været afholdt 70.000 konsultationer via app’en og 1.400 har været logget ind i virtuelle venteværelser. Opståede problemerne er blevet løst hurtigt af alle parter. Der er omkring 2.500 konsultationer om dagen, men antallet er nu på vej nedad grundet normaliseringen i samfundet.
• Kontakt Lægen v/ Lone Høiberg
Lone har pr. e-mail givet følgende status:
Kontakt Læge er en app udviklet af Københavns Kommune og Trifork til brug for videokonsultationer via kommunens tablets/iPads, hvor patienten ikke selv kan anvende/ikke har et NemID, men har brug for at blive tilset af lægen. Kommunens medarbejder kan hjælpe borgeren med videokonsultationen. Der er sendt information ud til alle kommuner om denne mulighed medio maj 2020.
Københavns Kommuner har testet Android løsningen og i drift, Aalborg Kommune har testet iOS løsningen. Aktuelt har vi dialog med 15 kommuner.
Der var spørgsmål ift. lægens mulighed for at prioritere i køen og Nicolas svarede, at lægen kan se alle i køen. Hvis det er et akut tilfælde, kan man benytte fritekstfeltet til at skrive dette. Det skal dog nævnes, at lægen skal have åbent for sit venteværelse for at man kan benytte Kontakt Lægen app’en, ellers må man ringe op til lægen.
3 4. VDX-KPI’er (beslutning) v/ Claus Terkelsen (beslutning)
• Det fremlagte forslag til ændring af KPI’er blev drøftet og følgende blev besluttet: De fire KPI’er fordelt på kategorierne anvendelse og kapacitet blev godkendt. Forslaget fremlægges for MedComs styregruppe på næstkommende møde.
Der var yderligere en drøftelse ift. definitionen ”videokald” og det blev besluttet, at tage det op til revision senere, hvis der er behov for det.
• Trafikstatistik på egne enheder:
Jesper viste, at man lokalt fx kan trække data på antal afholdte møder. Det er ikke muligt at trække data på planlagte møder. Det anbefales, at man trækker statistik for mindre perioder, fx en måned ad gangen, da der er problemer med at generere meget store filer.
Der efterlyses statistik, der viser antallet af bookede møder, hvor mange møder der er afholdt og hvor mange møder der er planlagt i fremtiden. Jesper informerede om, at der arbejdes videre på at optimere dataudtræk.
5. FORTROLIGT: CPR i VDX-API v/ Jesper S. Knudsen (beslutning)
• Det fremlagte forslag til håndtering af CPR-numre i VDX-API’et blev drøftet og det blev besluttet, at der laves begrænsning på, så det ikke bliver muligt at indtaste CPR-numre.
6. FORTROLIGT: VDX-udbud v/ Peder Illum (orientering)
• Peder orienterede om status på VDX-udbud. Udbuddet bliver et centralt EU-udbud med forhandling og rammeaftale. Udbudsdesignet er godkendt i MedComs styregruppe. Der er afholdt markedsdialogmøder med 5 leverandører. Brugergruppen bliver senere på brugergruppemødet inddraget i relevante og specifikke dele af kravsspecifikationen, herunder med særligt fokus på SLA, transition og support.
Man regner med at udsende udbudsmaterialet efter sommerferien.
Support og videreudvikling af VDX-API’et håndteres gennem en kontrakt indgået på SKI.
Orienteringen blev taget til efterretning.
7. SLA v/ Peder Illum (drøftelse)
• De aktuelle servicemål blev drøftet med henblik på behov for at skærpe og/eller supplere under VDX-udbuddet. Følgende blev besluttet:
SLA skal defineres yderligere - hidtil har det omhandlet hardwaren, men nu har vi også software. Vi håber at have redundant management på plads inden årets udgang.
Driftstiden defineres som hele døgnet.
Der skal både være en responstid og en løsningstid.
8. Transition til central driftsmodel v/ Peder Illum (drøftelse)
• Gruppen drøftede de forskellige aspekter forbundet med opstart af omlægning til central driftsmodel. Følgende blev besluttet:
For at lette transitionen til central drift samt en eventuel ny leverandør efter udbud, begynder transitionsfasen og nedlægningen af organisationer med decentrale konferenceservere efter sommerferien. Udfasningen vil foregå indtil udgangen af året og Region Midtjylland bliver formodentlig den sidste region. Omlægningen vil ske i weekender for at minimere gener ved nedetid. Nye brugere etableres ikke med decentrale konferenceservere.
9. VDX-support v/ Peder Illum (drøftelse)
• I det nye udbud bliver der lagt vægt på, at leverandøren skal stille et SPOC til rådighed for 2nd level support. Kundernes IT ansvarlige varetager 1st level support. Brugergruppen bifaldt denne løsning.
• I forhold til værktøjer til forbedring af visitationen i supportsager, er der to logs man kan bruge: Administrator Log og Support Log. Der arbejdes på at gøre logoplysninger tilgængelige via VDX API Administrationsinterface.
Hvis kald-kvaliteten er dårlig, kan man teste, om det er muligt at skrue ned for kvaliteten.
• Peder præsenterede statistik over supportsager modtaget i MedCom.
10. Udvikling af VDX v/ Jesper S. Knudsen og Peder Illum (orientering)
• Der er en del ønsker, der hænger på fra gammel tid. Jesper gennemgår listen og udstreger de ønsker, som han mener er irrelevante og sender herefter listen til gruppen for kommentering.
• Der er stadig ikke taget beslutning mht. konfigurering af en policy server.
• Et Outlook plugin forventes klart efter sommerferien. For at bruge en webklient skal man have Outlook 2013. Hvis man bruger Outlook 2010, skal man have en installerbar klient på sin computer. Finansieringen er endnu ikke på plads, men KvalitetsIT laver en økonomisk status, som sendes ud til brugerne meget snart.
• I forbindelse med overgang til nyt driftssetup for VDX-API vil der i en periode være 2 drifts systemer. VDX-API’ets certifikater udskiftes fra self-sigend til public. Leverandørerne vil kunne lave flydende overgang til det nye driftsmiljø efter egen tidsplan inden for overgangsperioden.
• Peder gennemgik VDX budgettet for 2020. Den store udvidelse af VDX er dækket af en særbevilling, som MedCom fik ifm. Corona-krisen.
11. VDX-temadag v/ Claus Terkelsen (beslutning)
• Der var en drøftelse omkring VDX-temadagen, som blev udskudt pga. Corona- situationen. Det blev aftalt, at programindholdet skal ændres, så det fokuserer på de erfaringer man har gjort sig under Corona-krisen.
• Forslag til programmet:
- Region Midtjylland kan vise løsninger, der blev udviklet fra dag til dag under Coronaen - De praktiserende læger og samarbejdsorganisationer
- Brugen af Zoom, Microsoft Teams og andre videoløsninger - Psykologer og regionernes aftaler med dem
- Aftaler i det hele taget
- Kreativ afholdelse af videomøder (hjemsendte læger med Corona går stuegang på video.
- Hvordan brugen af tablets hos isolerede Corona patienter forenklede arbejdet for sygehuspersonale
Det skal overvejes, om temadagen skal opdeles i to spor.
5 Ift. ny dato for afholdelse af temadagen, venter vi på en ophævelse af forsamlings- forbuddet, eller at det hæves til 100 personer. Efter sommerferien laver MedCom et udkast til programmet og udsender til brugergruppen.
12. Konsekvensvurdering og risici v/ Peder Illum (drøftelse)
Peder præsenterede forslag til konsekvensvurdering for VDX og bad om brugergruppens input ift.
den fremlagte vurdering af konsekvenstyperne:
• Liv og helbred
• Indflydelse på serviceniveau
Det blev besluttet, at brugergruppen sender eventuelle kommentarer skriftligt.
Bekymringer ift. VDX:
• Utilgængelighed
• Indgåelse af DBA med cloudleverandører (MS Teams)
• Kunstig intelligens – ansigtsgenkendelse - overvågning af møde – opsamling af data og videresalg
13. Orienteringspunkter v/ Claus Terkelsen (orientering)
Brugergruppen tog følgende orienteringspunkter til efterretning:
It-revision: Resultatet er fint.
VDXpå MedComs hjemmeside: Brugergruppen udtrykte tilfredshed med indholdet.
Der var et ønske fra Sundhedsdatastyrelsen om dokumentation på sikkerheden på VDX.
Nedenstående links skulle gerne give et godt indtryk af, hvordan sikkerheden håndteres:
• https://docs.pexip.com/admin/security_best_practice.htm
• https://docs.pexip.com/admin/security_white_paper.htm
• https://www.cvedetails.com/vulnerability-list/vendor_id-15217/Pexip.html
• https://futurumresearch.com/futurum-tech-podcast/breaking-down-video-conferencing-privacy- and-security-with-pexips-giles-chamberlain-futurum-tech-podcast-interview-series/
14. Næste møde
29. oktober 2020 (ny dato)
Brugergruppen opfordres til at sende forslag til emner til dagsordenen.
15. Eventuelt Intet til punktet.
