Betingelser for selskabsrepræsentation

Hvis et selskab i de sidste 3 år har beskæftiget gennemsnitligt mindst 35 medarbejdere, har medarbejderne ret til at kræve, at der afholdes en afstemning – en såkaldt ja/nej-afstemning – om, hvorvidt der skal vælges selskabsrepræsentanter og suppleanter til selskabets bestyrelse, jf. selskabsbekendtgørelsens § 4.

2.1.1 Krav om ja/nej-afstemning

Kravet om ja/nej-afstemning kan ifølge selskabsbekendtgørelsens § 4, stk. 2, fremsættes af

O et flertal blandt medarbejderne i selskabets samarbejdsudvalg, O faglige organisationer på virksomheden, som f.eks. klubber og

per-sonaleforeninger, der repræsenterer mindst 1/10 af selskabets med-arbejdere, eller

O 1/10 af selskabets medarbejdere.³

Kravet skal fremsættes skriftligt overfor selskabets bestyrelse, jf. sel-skabsbekendtgørelsens § 5. I praksis sker henvendelsen til selskabets bestyrelsesformand. Den skriftlige henvendelse kan formentlig også ske til selskabets direktion, der så vil være forpligtet til at videregive henvendelsen til bestyrelsen.

3. Medarbejderbegrebet er defineret i selskabsbekendtgørelsens § 3, se afsnit 2.3.2.

Figur 1 – Henvendelse til bestyrelsen om afholdelse af ja/nej-afstem-ning.

Bestyrelsen for [Dato]

Sørensen & Sønner A/S v/bestyrelsesformand [ ]

I henhold til aktieselskabslovens § 49 og bekendtgørelse nr. 942 af 9. december 1993, anmoder vi om, at der blandt selskabets medarbejdere afholdes afstemning om, hvor-vidt der skal vælges sel-skabsrepræsentanter og suppleanter til selskabets bestyrelse.

Vi foreslår, at følgende medarbejdere indtræder som medlemmer af det valgudvalg, der skal nedsættes i forbindelse med afstemningens afholdelse:

[navn, stilling, m.v.]

...

...

På vegne af medarbejderne i Sørensen & Sønner A/S [underskrift]

Henvendelsen til bestyrelsen kan også fremsendes pr. e-mail.⁴ Det er tidspunktet for bestyrelsens modtagelse af henvendelsen, og ikke afsendelsestidspunktet, der er afgørende for beregningen af fri-sten for, hvornår bestyrelsen skal have nedsat valgudvalget. Se afsnit 2.2 om nedsættelse af valgudvalget. Ved anvendelse af postvæsenets afleveringsattest, sikres der dokumentation for modtagelsen. Sendes henvendelsen med anbefalet brev, sikres kun dokumentation for af-sendelsestidspunktet.

Selskabsbekendtgørelsens opregning af de grupper, der kan kræve en ja/nej-afstemning er udtømmende. Således kan selskabets ledelse f.eks.

ikke kræve afstemningen afholdt eller blot beslutte, at der skal indføres selskabsrepræsentation. Selskabets ledelse er heller ikke forpligtet til at orientere medarbejderne, når betingelserne for selskabsrepræsentation

4. Se Bryde Andersen, Grundlæggende aftaleret, 2002, side 230, hvor det anføres, at som hovedregel kan det elektroniske medium træde i stedet for det skriftlige medium, så-fremt papirmediets egenskaber opfyldes ved tilsvarende funktioner i det pågældende it-system. Dette princip er nu også slået fast i EU-direktivet om elektroniske signaturer, men da en sådan regel i forvejen anses for gældende efter dansk ret, er en bestemmelse herom ikke medtaget i lov nr. 417 af 31. maj 2000 om elektroniske signaturer. Se tillige Bryde Andersen, IT-retten, 2001, side 633.

er opfyldt. Noget andet er, at aktionærerne i et selskab, der ikke opfylder kravene i selskabsbekendtgørelsen, evt. på ledelsens initiativ kan indføre en aftale- eller vedtægtsbestemt repræsentationsordning. I det tilfælde skal en ja/nej-afstemning ikke afholdes, da ordningen indføres direkte.

Se kapitel 7 om aftale- eller vedtægtsbestemte repræsentationsordninger.

Når bestyrelsen har modtaget kravet om ja/nej-afstemning, skal den på førstkommende bestyrelsesmøde herefter, dog senest 6 uger efter modtagelsen, drage omsorg for, at der nedsættes et valgudvalg, jf. selskabsbekendtgørelsens § 5.

De samme grupper af medarbejdere, som kan kræve afholdelse af ja/nej-afstemning, kan anmode selskabets bestyrelse og direktion om at foretage beregning af, om selskabet opfylder betingelserne for sel-skabsrepræsentation, jf. selskabsbekendtgørelsens § 2; dvs. om selska-bet i de sidste 3 år har beskæftiget gennemsnitligt mindst 35 arbej-dere. Denne mulighed kan have sin praktiske anvendelse, såfremt medarbejderne i et selskab er usikre på, om betingelserne for skabsrepræsentation er opfyldt. Når beregningen er foretaget, skal sel-skabets medarbejdere informeres om resultatet.

2.1.2 Beregning af 3-års perioden

Ved beregningen af 3-års perioden skal der tages udgangspunkt i det planlagte tidspunkt for ja/nej-afstemningen og regnes 3 år bagud. Der tages derimod ikke udgangspunkt i f.eks. de 3 seneste regnskabsår eller de 3 seneste kalenderår.

Hvis ja/nej-afstemningen afholdes før det tidspunkt, hvor selskabet i 3 år har beskæftiget gennemsnitligt mindst 35 medarbejdere, er det senere afholdte valg af selskabsrepræsentanter ugyldigt. Det er ikke tilstrækkeligt, at 3-års betingelsen er opfyldt på tidspunktet for afhol-delse af valget af selskabsrepræsentanter og suppleanter.⁵

Se kapitel 5, afsnit 7, om de beregningsproblemer der opstår i for-bindelse med virksomhedsoverdragelser, fusioner, spaltninger m.v.

5. Det tidligere Industriministerium udtalte i 1979, at aktieselskabslovens § 49, stk. 2, ved-rørende 3-års perioden skal være opfyldt, såvel når der afholdes afstemning om eta-blering af selskabsrepræsentation, som når der afholdes valg til selskabsrepræsentation.

Et valg af selskabsrepræsentanter afholdt efter opfyldelsen af 3-års betingelsen i henhold til en beslutning om at indføre ordningen truffet inden betingelsen var opfyldt, vil dermed ikke kunne danne grundlag for registrering af de pågældende selskabsrepræsen-tanter i Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, jf. Rosenberg m.fl., A/S’ loven med kommentarer, 6. udg., 1999, side 250.

2.1.3 Beregning af antal medarbejdere

Et selskab anses for i de sidste 3 år at have beskæftiget gennemsnitligt mindst 35 medarbejdere, når selskabet for de sidste 12 kvartaler⁶har indbetalt et beløb svarende til 105 gange 45¹⁄² ugebidrag til ATP – dog efter fradrag af bidrag fra direktører anmeldt til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen og medarbejdere, der permanent har deres arbejds-sted uden for dansk højhedsområde, jf. selskabsbekendtgørelsens § 1.⁷ Det er det samlede indbetalte beløb til ATP, der er relevant, dvs. både medarbejdernes og arbejdsgiverens andele.

Såfremt selskabet ikke for de sidste 12 kvartaler har indbetalt et beløb svarende til 105 gange 45¹⁄² ugebidrag, opstår der ikke en ret til selskabsrepræsentation i medfør af selskabsbekendtgørelsen.⁸