3. Valg af koncernrepræsentanter
3.2 Antallet af koncernrepræsentanter/suppleanter der skal
koncernrepræ-sentanter og suppleanter svarende til halvdelen, dog mindst 3, af det antal bestyrelsesmedlemmer, der vælges af andre end medarbejderne, dvs. af generalforsamlingen og af andre i henhold til moderselskabets vedtægter, jf. aktieselskabslovens § 49, stk. 1, og koncernbekendtgø-relsens § 8, stk. 1.29Hvis beregningsreglen fører til, at der skal vælges et antal medarbejdere, der ikke udgør et helt tal, skal der rundes op.
Udgør summen af de generalforsamlingsvalgte og de vedtægtsmæs-sigt udpegede bestyrelsesmedlemmer i moderselskabet, f.eks. 5, 6, 7 eller 8, vælger medarbejderne således henholdsvis 3, 3, 4 og 4 med-lemmer til moderselskabets bestyrelse, samt et tilsvarende antal sup-pleanter.
I de tilfælde, hvor moderselskabets vedtægter har fastsat antallet af generalforsamlingsvalgte bestyrelsesmedlemmer til et interval, f.eks.
5–7 medlemmer, er det konkrete antal bestyrelsesmedlemmer, der er valgt af generalforsamlingen eller andre på tidspunktet for bekendtgø-relsen af valgdatoen, bestemmende for beregningen af antallet af kon-cernrepræsentanter, jf. koncernbekendtgørelsens § 19, stk. 2 og 3, smh. § 8.
Antallet af de medarbejdervalgte bestyrelsesmedlemmer skal ikke
29. Bank- og sparekasseloven, der nu er afløst af lov om finansiel virksomhed, (lovbekendt-gørelse nr. 1268 af 19. december 2003), indeholdt tidligere bestemmelser om obligato-riske offentlige repræsentanter i bestyrelsen for finansielle virksomheder. Disse repræ-sentanter var bestyrelsesmedlemmer »valgt af andre«. Med lov nr. 197 af 9. april 2002 blev ordningen imidlertid afskaffet. Det fremgår af forarbejderne til loven, at ordningen med offentlige repræsentanter i bestyrelsen for finansielle virksomheder i takt med udviklingen hen imod større åbenhed og gennemsigtighed på markederne havde udle-vet sit formål og fandtes at være en unødig byrde for virksomhederne. Der blev også lagt vægt på, at der i større virksomheder er mulighed for at vælge medarbejderrepræ-sentanter til bestyrelsen som supplement til de generalforsamlingsvalgte bestyrelses-medlemmer, jf. FT 2001–02 (2. saml.), tillæg A, sp. 1450.
ændres i valgperioden, hverken i opadgående eller nedadgående ret-ning, uanset om antallet af bestyrelsesmedlemmer valgt af generalfor-samlingen eller andre ændres. Se kapitel 5, afsnit 5.2.
Hvis der er selskabsrepræsentanter i moderselskabets bestyrelse på-virker det koncernrepræsentationsordningen. I disse tilfælde reduce-res antallet af koncernrepræsentanter, der kan vælges, med 2, jf. kon-cernbekendtgørelsens § 8, stk. 2. Samtidig påvirker indførelsen af koncernrepræsentationsordningen en allerede etableret selskabsre-præsentationsordning i moderselskabet, således at medarbejderne i moderselskabet fremover kun vil have ret til at vælge 2 selskabsrepræ-sentanter – uanset antallet af generalforsamlingsvalgte medlemmer eller medlemmer udpeget af andre, jf. aktieselskabslovens § 49, stk. 3, 2. pkt. Det samlede antal medarbejdervalgte bestyrelsesmedlemmer i moderselskabet, dvs. både koncern- og selskabsrepræsentanter, vil dog stadig udgøre halvdelen af moderselskabets generalforsamlings-valgte og vedtægtsmæssigt udpegede bestyrelsesmedlemmer jf. aktie-selskabslovens § 49, stk. 3, 3. pkt.
Eksempel:
Hvis der er 8 medlemmer af bestyrelsen i moderselskabet, der er valgt af generalforsamlingen eller udpeget af andre, og der er valgt 4 selskabsrepræsen-tanter af medarbejderne, vil indførelsen af en koncernrepræsentationsordning medføre, der fremover skal vælges 2 selskabsrepræsentanter og 2 koncernre-præsentanter. At der skal vælges 2 selskabsrepræsentanter følger af, at dette er det maksimale antal, der kan vælges efter indførelse af koncernrepræsenta-tion. At der skal vælges 2 koncernrepræsentanter følger af, at der som ud-gangspunkt kan vælges 4 (halvdelen af de 8 valgt af generalforsamlingen eller udpeget af andre), men dette antal reduceres med 2 på grund af den i forvejen eksisterende selskabsrepræsentationsordning, jf. koncernbekendtgørelsens § 8, stk. 2.
Hvis selskabsrepræsentationen i moderselskabets bestyrelse ophører, f.eks. fordi der blandt moderselskabets medarbejdere har været en afstemning om afskaffelse af ordningen, vil det begrænsede antal kon-cernrepræsentanter i moderselskabet sidde valgperioden ud. Herefter vil medarbejderne i koncernen have mulighed for at vælge et antal koncernrepræsentanter svarende til halvdelen af de generalforsam-lingsvalgte bestyrelsesmedlemmer i moderselskabets bestyrelse samt bestyrelsesmedlemmer udpeget af andre, dog mindst 3.
Indførelsen af en koncernrepræsentationsordning kan få indflydelse på ledelsesorganerne, hvis moderselskabet er et anpartsselskab.
I medfør af anpartsselskabslovens § 19, stk. 2, skal anpartsselskaber således have en bestyrelse, når medarbejderne har besluttet at indføre koncernrepræsentation i en koncern, hvor moderselskabet er et an-partsselskab. Den almindelige regel er ellers, at et anpartsselskab frit kan beslutte, om det skal ledes af en direktion, af en bestyrelse eller af såvel en direktion som en bestyrelse, jf. anpartsselskabslovens § 19, stk. 1.
Nedsættelsen af en bestyrelse i et anpartsselskab skal ske senest på den samme ordinære generalforsamling, efter hvilken medarbejderne skal indtræde. Der kan derfor opstå en situation, hvor antallet af bestyrelsesmedlemmer valgt af anpartshaverne eller andre ikke er kendt på tidspunktet for valgdatoens bekendtgørelse. Koncernvalgud-valget kan da ikke beregne det antal kandidater, der skal vælges. An-partshaverne må derfor være forpligtet til loyalt at oplyse koncernud-valget om, hvor stor en bestyrelse, de har tænkt sig at etablere. I modsat fald kan der opstå omgåelsessituationer, f.eks. hvis selskabet umiddelbart efter den ordinære generalforsamling udvider antallet af bestyrelsesmedlemmer valgt af anpartshaverne eller andre.
3.3 Bekendtgørelse af valgdatoen
Valgdatoen skal bekendtgøres for medarbejderne mindst 6 uger og højst 10 uger før den fastsatte valgdato, jf. koncernbekendtgørelsens
§ 19, stk. 2. Bekendtgørelsestidspunktet skal altså regnes baglæns fra den fastsatte valgdato.
3.3.1 Indholdsmæssige krav
Ifølge koncernbekendtgørelsens § 19, stk. 3, skal bekendtgørelsen af valgdatoen indeholde oplysning om antallet af koncernrepræsentanter der skal vælges, og indkaldelse af forslag fra medarbejderne til kandi-dater til koncernrepræsentanter og suppleanter.
Bekendtgørelsen skal angive antallet af kandidater, der skal vælges som henholdsvis koncernrepræsentanter og suppleanter, samt datoen for hvornår forslag senest skal indleveres. Denne dato skal ligge mindst 4 uger før valgdatoen.
Herudover bør bekendtgørelsen også angive, hvortil forslag til kan-didater skal sendes og medarbejderne bør mindes om, at valget ikke
kan afholdes, såfremt der ikke mindst er opstillet det antal kandidater til henholdsvis koncernrepræsentanter og suppleanter, der skal væl-ges. Se afsnit 3.5 om konsekvenserne af, at der er opstillet for få kandidater.
Figur 19 – Bekendtgørelse af valgdatoen.
DATO FOR AFHOLDELSE AF VALG AF KONCERNREPRÆSENTANTER OG SUPPLEANTER
Der afholdes valg af koncernrepræsentanter og suppleanter til bestyrelsen for Søren-sen & Sønner A/S den [dato 1]. Valget forestås af valgmandskollegiet.
Der skal i koncernen Sørensen & Sønner vælges [3] koncernrepræsentanter til besty-relsen. Derudover skal der vælges [3] suppleanter; e´n for hver af koncernrepræsentan-terne.
Forslag til personer, der opstilles til valget som enten koncernrepræsentant eller sup-pleant, bedes indsendt til koncernvalgudvalget, ved [...], [adresse,] eller afleveret i den opstillede boks i kantinen, senest den [dato 2]. Enhver medarbejder i koncernen, som er myndig og som gennem de sidste 12 måneder før valget har været ansat i et af koncernens selskaber, kan opstilles.
En medarbejder kan kun opstilles som kandidat til hvervet som enten koncernrepræ-sentant eller som suppleant. Forslag til kandidater skal derfor angive, om kandidaten opstilles som koncernrepræsentant eller suppleant.
Koncernvalgudvalget gør opmærksom på, at valget ikke kan afholdes som planlagt, hvis der ikke inden den [dato 2] er opstillet mindst [3] kandidater til posterne som koncernrepræsentanter og mindst [3] suppleanter herfor.
Valgmandskollegiets medlemmer kan tilsammen afgive [60] stemmer, og medlem-merne af valgmandskollegiet vil således få udleveret i alt [60] stemmesedler. På hver stemmeseddel kan der kun afgives e´n stemme på en af kandidaterne til koncernrepræ-sentant og e´n stemme på en af kandidaterne til suppleant.
[Dato]
Koncernvalgudvalget
Hvis der efter udløbet af opstillingsfristen ikke er opstillet tilstrække-ligt mange kandidater, kan koncernvalgudvalget udsætte valget med henblik på at få opstillet yderligere kandidater, jf. koncernbekendtgø-relsens § 22.
Udsættelse kan kun ske, hvis fristerne i koncernbekendtgørelsens kapitel 4 kan overholdes, dvs.:
O Valget skal være afholdt inden moderselskabets ordinære general-forsamling, jf. koncernbekendtgørelsens § 28,
O valget skal afholdes senest 6 måneder efter datoen for ja/nej-af-stemningen, jf. koncernbekendtgørelsens § 18, stk. 1, nr. 3, O forslag til yderligere kandidater skal foreligge mindst 4 uger før
den nye valgdato, jf. koncernbekendtgørelsens § 19, stk. 3, nr. 2, og
O bekendtgørelsen af den nye valgdato skal ske mindst 6 uger og højst 10 uger før den nye valgdato, jf. koncernbekendtgørelsens
§ 19, stk. 2.
Disse frister trækker i forskellig retning, og kan meget vel indebære, at det ikke er muligt at udsætte valget uden en dispensation fra e´n eller flere af fristerne fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen.
3.3.2 Bekendtgørelsesmåden
Koncernvalgudvalget skal drage omsorg for, at alle medarbejdere får
»rimelig adgang til at få kendskab til bekendtgørelsen om valgdatoen«, jf. koncernbekendtgørelsens § 19, stk. 4.30Dette krav svarer til kravet om, at koncernvalgudvalget skal drage omsorg for, at alle stemmebe-rettigede får rimelig adgang til at deltage i ja/nej-afstemningen, jf.
koncernbekendtgørelsens § 14, stk. 2. Som nævnt i afsnit 2.3.1 er det tilstrækkeligt, at bekendtgørelsen offentliggøres for medarbejderne via den for koncernen sædvanlige kommunikationsmåde. Det kan være opslag i kantinen, på virksomhedens intranet eller i et personaleblad, så længe medarbejderne har rimelig adgang til disse kommunika-tionsmidler. Koncernvalgudvalget skal imidlertid også sørge for, at
30. Kravet er anderledes end det tilsvarende krav i relation til selskabsrepræsentation, hvor det er »valgdatoen«, som valgudvalget skal drage omsorg for, at alle medarbejdere får rimelig adgang til at gøre sig bekendt med. Når henses til, at selve bekendtgørelsen af valgdatoen i begge tilfælde skal indeholde den samme type informationer, er der ikke tale om nogen realitetsforskel. Forklaringen er derimod, at den bekendtgørelse af selve valgdatoen, som ved valg til selskabsrepræsentation skal gives til medarbejderne, jf.
selskabsbekendtgørelsens § 18, stk. 1, ved valg til koncernrepræsentation skal gives til medlemmerne af valgmandskollegiet, jf. koncernbekendtgørelsens § 19, stk. 1.
bekendtgørelsen gives på anden måde til medarbejdere, som koncern-valgudvalget ved ikke vil blive bekendt med en bekendtgørelse, der gives på sædvanlig vis. Det kan være medarbejdere på orlov, under udstationering, eller medarbejdere, som er langtidssygemeldt. Det er tilstrækkeligt, at koncernvalgudvalget sørger for, at bekendtgørelsen sendes til sådanne medarbejdere med almindelig post.
Eksempel:
Koncernvalgudvalget i moderselskabet til en produktionsvirksomhed med 150 ansatte, hvoraf 75 sidder på kontor og har adgang til e-mail/intranet, mens de resterende har ingen eller begrænset adgang til e-mail/intranet på arbejdet, vil ikke kunne bekendtgøre valgdatoen m.v. alene via e-mail/intranet.