Kasse- og regnskabsregulativ i kommunerne

I teoriafsnittet er kasse- og regnskabsregulativ kort behandlet. Et kasse- og regnskabsregulativ er individuel fra kommune til kommune, men bygger på overordnet på samme principper, jf.

Styrelsesloven § 42, stk. 7, som beskriver at kommunalbestyrelsen fastsætter indretningen af kasse- og regnskabsregulativet. I forbindelse med lovkravet jf. den kommunale styrelseslov vil der i det nærværende afsnit blive undersøgt hvilke karakteristikker der gør sig gældende i regulativt, samt hvilken betydning det har for kommuner med/uden en intern revisionsafdeling. For at belyse denne problemstilling er Københavns Kommune udvalgt og det seneste kasse- og regnskabsregulativ, samt tilhørende bilag herunder anvendt. Grunden til at Københavns Kommune er valgt er først og fremmest på grund af størrelsen. Kommunen er landets næststørste offentlige arbejdsgiver med ca.

40.000 ansatte i 2014. Budgettet for kommunen er på 47,3 mia. kr.¹⁰⁸. Det vil være interessant at undersøge og bruge Københavns Kommune som sammenligningsgrundlag i forhold til Roskilde – og Slagelse Kommune, som er mindre kommuner.

Kasse- og regnskabsregulativet har til formål at sikre tilstrækkelig værktøjer for kommunen i relation til den økonomiske styring og – administration. Regulativet præciserer ansvaret for budgetter og ledelsen. Det vigtigste punkt set i forhold til interne kontroller og besvigelser er det interne kontrolniveau. Denne tager udgangspunkt i vægtningen mellem risiko og væsentlighed i henhold til de interne kontroller, samt den intern revision.

107 Interview med BDO, Jf. bilag 2

108 Københavns Kommune, Vedtaget Budget 2014, jf.

http://www.kk.dk/da/om-kommunen/regnskab-og-budget/budgetter

Roskilde Kommune har ingen intern revisionsafdeling, hvorfor dette kan observeres i kasse- og regnskabsregulativet, jf. det forrige afsnit. Roskildes regulativ beskriver, at det er økonomichefens opgave at udpege ansvarlige medarbejdere for intern revision. Problematikker vedrørende dette er pointeret tidligere.

Den største forskel mellem Roskilde og Københavns kommune er, at regulativet fra Københavns kommune har et særskilt bilag i forbindelse med intern kontrol, hvorimod Roskilde Kommune har behandlet intern kontrol med få sætninger. Slagelse Kommune har ligesom Københavns Kommune en intern revisionsafdeling, hvor der i kasse- og regnskabsregulativet er en større behandling af området interne kontroller. Det er klart defineret og beskrevet, hvordan interne kontroller og intern revision foregår. I Slagelses regulativ står der endvidere, at Intern Revision kan forlange at få tilsendt afstemninger, hvis der konstateres uregelmæssigheder. Det er tidligere behandlet i opgaven, at Slagelses interne revisionsafdeling sammen med finansafdeling filtrerer bilag, hvis der skulle være uregelmæssigheder. Det skal her (igen) pointeres, at de største opdagende kontroller i forbindelse med besvigelser er finansafdelinger 25 % og intern revision 12 %¹⁰⁹. Dette er behandlet under afsnittet 5.2.3.

De interne kontroller forbundet med kasse- og regnskabsregulativet har til formål at indbetalinger, indtægter, udgifter og omkostninger registreres på en ensartet, korrekt og lovlig måde. Det er ledelsens opgave at tilrettelægge og gennemføre kontroller, som forebygger eller opdager og korrigerer væsentlige fejl og mangler. Netop dette punkt er relevant i forhold til bekæmpelsen og prævention af besvigelser. I ethvert kasse- og regnskabsregulativ indgår, eller burde der indgå et forhold rettet mod kontrollerne. Det er åbenlyst, at der i forhold til de interne kontroller, er en klar definition og beskrivelse af de tiltag som anvendes og udføres. Det problematiske i denne kontekst er, at Roskilde kommune ikke har en intern revisionsafdeling, hvorfor det her kan være sværere at opretholde, tilrettelægge og gennemføre kontroller, selvom det er den kommunale ledelses opgave.

Endvidere er kravene i regulativet, at der er opsat krav til omfang, omhu og frekvens for de udførte kontroller, samt en løbende opfølgning på, at disse gennemføres.

Særligt dette punkt viser, at det i en kommune kan være nødvendigt med en intern revision i en større kommune, fordi den intern revisionsafdelings opgave er netop at sørge for de interne kontroller udføres og kravene overholdes i henhold til omfang, omhu og frekvens. Kravene til de

109 PWC, (2014), Global economic survey, s. 41

interne kontroller bygger på, at der skal være en pålidelig og ensartet regnskabsmæssig rapportering, hvor enheder/virksomheder underlagt kommuner skal i de tværgående og decentrale forretningsgange indgå en kontrolpunkter, som skal følges sideløbende med den løbende kontrol.

Disse kontrolpunkter har til formål at sikre data er fuldstændige, nøjagtige, rettidige og godkendte. I forhold til væsentlig og risiko skal kommunerne tage stilling til om kontrollerne afdækker forholdene rimeligt. Hvis en kontrol ikke er optimal skal der straks indføres foranstaltninger som mindsker risikoen eller omfanget for fejlene¹¹⁰.

Under alle omstændigheder vil hverken et kasse- og regnskabsregulativ eller en intern revisionsafdeling eliminere besvigelsesrisikoen, da kontroller altid kan omgås af de højere stående ledere. Det påhviler ledelsen at kontrollerne udføres, arbejdet er korrekt og retvisende. Dog kan det konstateres, at en intern revisionsafdeling, samt et skræddersyet kasse- og regnskabsregulativ indeholdende klare retningslinjer for intern revision og interne kontroller for kommuner have en præventiv effekt imod besvigelser. Slagelse Kommune anvender denne fremgangsmetode og politik i forhold til bekæmpelsen af besvigelser¹¹¹. Det er både nemmere og langt mere fordelagtigt at have en foranstaltning, som er forebyggende fremfor at efterbehandle eventuelle besvigelsessager. Det er bedre at være sikker fremfor at have gode kontroller, men lav frekvens eller dårlige kontroller og høj frekvens. Det hele skal være i harmoni, hvorfor en intern revisionsafdeling for visse kommuner burde være nødvendigt. Det er let at argumentere for at der skal være en intern revisionsafdeling, men det afhænger altid af en cost-benefit analyse. Hvis en kommune vil sikre sig 100 % imod besvigelser, så vil kontrollerne ofte koste mere end besvigelsernes omfang. En gardering imod besvigelser i den offentlige sektor har bevæggrunde som bl.a., ikke at miste integritet overfor befolkningen, have stor effektivitet i den offentlige sektor og undgå besvigelser. I et land med en velfærdsstat i over 100 år og revision i over flere århundreder, er det vigtigt at kommuner indfører bestemte krav for at effektivisere kommunernes kontroller og drift. Det kunne være nødvendigt at have klarere linjer eller lovkrav om interne revisionsafdeling i kommuner med en bestemt størrelsesorden for at have kunne opretholde, udvikle og implementere effektive kontroller løbende.

110 Bilag vedr. Intern kontrol ifm. Kasse- og regnskabsregulativ fra Københavns Kommune, jf. bilag xx

111 Interview med Slagelse Kommune, jf. bilag 4