Til godkendelse ved styregruppemøde 22.02.2018 PID’er

(1)

Til godkendelse ved styregruppemøde 22.02.2018

PID’er

(2)

Den fællesstatslige it-projektmodel

(3)

Formål

Idé kvalificeres og beskrives i et projektoplæg.

Projektet analyseres og defineres.

Behov og krav til løsningen defineres og dokumenteres. Planer specificeres.

Samarbejdsaftaler underskrives og design, udvikling test, implementering og teknisk udbredelse gennemføres.

Løsningen sættes i drift og gevinsterne

realiseres ved organisatorisk udbredelse.

Output

Godkendt projektoplæg

Projektejer udpeget

Godkendt PID

Projektleder udpeget

Kravspecifikation

Samarbejdsaftaler og evt. kontrakt klar

Løsning klar til organisatorisk udbredelse.

Godkendt projekt- afslutningsrapport

Godkendt

gevinstrealiserings- rapport.

Idé Analyse Anskaffelse Gennemførelse Realisering

Faser i projektmodel

(4)

Anskaffelse

Analyse Gennemførelse

Faseskift

PID

(5)

Analyse Anskaffelse Gennemførelse

Faseskift

PID

(6)

Projektstatus Digital Almen Praksis efter godkendelse

Hurtigt patientoverblik:

Bedre forberedelse af konsultation:

Den intelligente indbakke:

Forbedring af epikriser:

Kommunikation med Kommunal pleje:

”Lægen i min lomme”

(borgerrettet APP):

(7)

• Udarbejde overordnet strategi for anskaffelse, implementering og idriftsættelse

• Specificere behov og krav samt processer for det, der skal anskaffes

• Specificere plan for teknisk og organisatorisk implementering samt test- og prøveforløb

• Udarbejde samarbejdsaftaler til leverandører (LPS, regioner og kommuner)

• Hvis nødvendigt udarbejdelse af udbudsmateriale -> indstilling til kontraktunderskrivelse

Analyse Anskaffelse Gennemførelse

Overordnede aktiviteter

(8)

• Der er afsat overordnede midler, men er endnu ikke fordelt på projekterne

• Der er ikke specificeret økonomiske gevinster, men derimod forventes gevinster i form af generelt kvalitetsløft og frigivelse af tid i almen praksis

• Den fulde realisering af gevinsterne forventes ikke at kunne være gennemført i MedCom 11 (2018-2019). Det skal forventes at realiseringsfasen i MedCom 11 vil blive afløst af et udbredelsesprojekt i MedCom 12.

• Der er udpeget projektledere, og der er defineret roller i brugergrupper og leverandørgrupper.

Generelt for PID’erne

(9)

• Der er afsat overordnede midler, men er endnu ikke fordelt på projekterne

• Der er ikke specificeret økonomiske gevinster, men derimod forventes gevinster i form af generelt kvalitetsløft og frigivelse af tid i almen praksis

• Den fulde realisering af gevinsterne forventes ikke at kunne være gennemført i MedCom 11 (2018-2019). Det skal forventes at realiseringsfasen i MedCom 11 vil blive afløst af et udbredelsesprojekt i MedCom 12.

• Der er udpeget projektledere, og der er defineret roller i brugergrupper og leverandørgrupper.

Generelt for PID’erne

(10)

Foreslået fordeling af midler

Tabel 1

Midler til Program for digital almen praksis (mio. kr.)

2018 2019 2020 2021 I alt (2018-2021) Varigt

MedCom programledelse, test og

certifcering 1,1 1,1 2,2 2,2 6,6 5,9

Projektudgifter under MedCom 9,2 1,0 2,7 2,5 15,4 0,0

Projektudgifter "Lægen i lommen"

og drift 4,0 4,0 1,0 1,0 10,0 1,8

Pulje til lokale tilretninger mv.

(reserve) 2,0 2,0 3,0 3,0 10,0 1,0

I alt 16,3 8,1 8,9 8,7 42,0 8,7

- I alt til MedCom §16.51.67 10,3 2,1 4,9 4,7 22,0 5,9

(11)

• Der er afsat overordnede midler, men er endnu ikke fordelt på projekterne

• Der er ikke specificeret økonomiske gevinster, men derimod forventes gevinster i form af generelt kvalitetsløft og frigivelse af tid i almen praksis

• Den fulde realisering af gevinsterne forventes ikke at kunne være gennemført i MedCom 11 (2018-2019). Det skal forventes at realiseringsfasen i MedCom 11 vil blive afløst af et udbredelsesprojekt i MedCom 12.

• Der er udpeget projektledere, og der er defineret roller i brugergrupper og leverandørgrupper.

Generelt for PID’erne

(12)

Organisation for de fire PID’er

National bestyrelse for IT

Styregruppe for Digital almen

praksis

Projektledelse

Brugergruppe Leverandørgruppe

MedComs

styregruppe

(13)

• Primære formål: Etablere et hurtigt overblik over patientens situation, når patienten kommer i konsultationen, ringer eller sender en e-konsultation.

• Gevinster: Mere kvalitet og bedre udnyttelse af konsultationstiden.

• Projektleder: Tom Høg Sørensen.

• Projektdeltagere: Almen praksis, PLO, DSAM, Lægesystemleverandører og MedCom.

PID: Hurtigt patientoverblik (overordnet)

(14)

PID: Hurtigt patientoverblik (planer)

Faser 2018 2019

Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4

1 Projektforberedelse og afklaring

2 Workshops

3 Pilotløsningsopgave og gennemførelse heraf

4 Evaluering af pilotforløb og specifikation af funktionelle krav

5 Implementering og godkendelse af alle systemer 6 Etablering af permanent lægefaglige gruppe 7 Teknisk udbredelse af løsning til alle klinikker 8 Organisatorisk udbredelse i alle klinikker

Milepæle

01.07.18 : lægesystemleverandører bakker op om valgt løsning.

01.07.18 : Tildeling af pilotløsningsopgave til udvalgt Lægesystemleverandør.

31.03.19 : Pilotafprøvning er gennemført og implementeringsguide udarbejdet.

30.09.19 : Løsning implementeret og alle systemer er godkendt.

31.10.19 : Teknisk udbredelse af løsning til alle klinikker

(15)

PID: Hurtigt patientoverblik (risici)

Risiko beskrivelse Konsekvens Modforanstaltning Ejer/ansvarlig for

modforanstaltning Lægesystemleverandørerne

ønsker ikke at deltage og bekoste egen

udviklingstiltag.

Der høstes ikke nogen gevinst Det bør overvejes om der i projektet skal indgås samarbejdsaftaler og honorere leverandørerne med et symbolsk beløb for udvikling i eget system.

Alternativt må PLO gå i dialog og evt. lægge pres på leverandørerne på vegne af deres medlemmer.

Styregruppen for Digital almen praksis.

Uenighed om hvor relevant fælles Cloud er for praksis i forhold til indsatsen.

Projektet kan gennemføres, men uden fælles

visningsregler gemt i Cloud.

Kan få konsekvens for effektiv ibrugtagning, da fælles gængse visningsregler ikke blot kan hentes ned fra Cloud.

MedCom skal afklare og tidlig i forløbet drøfte med PLO og deres IT- og dataudvalg, hvilke fordele og ulemper der er i forhold til placering og etablering af fælles Cloud og kommende drift heraf.

MedCom

Hovedparten af praksis tage ikke løsningen i brug.

Høster ikke den

tidsbesparelse og kvalitetsløft løsningen vil kunne give.

Der kan være et behov for at etablere et

udbredelsesprojekt af løsningen i almen praksis.

Denne opgave er ikke forankret i dette projekt.

(16)

• Primære formål: At forbedre forberedelsen af konsultationer igennem patientspørgeskemaer.

• Gevinster: Mere kvalitet og bedre udnyttelse af konsultationstiden samt bedre forberedt patient.

• Projektleder: Tina Aagaard Bjørnsholm.

• Projektdeltagere: Almen praksis, PLO, DSAM, DAK-E, Lægesystemleverandører og MedCom.

PID: Bedre forberedelse af konsultation (overordnet)

(17)

PID: Bedre forberedelse af konsultation (planer)

Milepæle

01.07.18 : LPS-leverandører bakker op om valgt løsning.

01.07.18 : Tildeling af pilotløsningsopgave til udvalgt LPS-leverandør.

31.03.19 : Pilotafprøvning er gennemført og implementeringsguide udarbejdet.

30.09.19 : Løsning implementeret og alle systemer er godkendt.

31.10.19 : Teknisk udbredelse af løsning til alle klinikker

Faser 2018 2019

Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4

1 Projektforberedelse og afklaring

2 Workshop

3 Placering af webservice(API) og tildeling af pilotopgave 4 Evaluering af pilotforløb og specifikation af funktionelle

krav

5 Implementering og godkendelse af løsning til alle systemer

6 Teknisk udbredelse af løsning til alle kliniker 7 Organisatorisk udbredelse i alle kliniker

(18)

PID: Bedre forberedelse af konsultation (risici)

modforanstaltning LPS ønsker ikke at deltage

og bekoste egen udviklingstiltag.

Der høstes ikke den fulde gevinst i fælles afstemte og

standardiserede spørgsmål/skema for konsultationstyper

Det bør overvejes om der i projektet skal indgås

samarbejdsaftaler og honorere LPS-leverandører med et symbolsk beløb for udvikling i eget tidsbestilling/booking system.

Alternativt må PLO gå i dialog og evt. lægge pres på LPS- leverandører på vegne af deres medlemmer.

Uenighed om hvor spørgsmål/skema og patientinformation skal ligge og hentes fra.

Projektet kan bremses, hvis der ikke ret tidligt i forløbet tages stilling til placering.

MedCom skal afklare og tidlig i forløbet drøfte med PLO og deres IT- og dataudvalg, hvilke fordele og ulemper der er i forhold til placering af skemaer og evt. kommende drift i udstilling heraf.

MedCom

Hovedparten af praksis tage ikke løsningen i brug.

Høster ikke den tidsbesparelse og kvalitetsløft løsningen vil kunne give.

Der kan være et behov for at etablere et

udbredelsesprojekt af løsningen i almen praksis.

Denne opgave er ikke forankret i dette projekt.

(19)

• Primære formål: At etablere en effektiv indbakke, der letter lægens og klinikkens personales håndtering af indkommende post.

• Gevinster: Mere kvalitet og kraftig reduktion af tidsforbrug ved håndtering af indgående post.

• Projektleder: Tom Høg Sørensen.

• Projektdeltagere: Almen praksis, PLO, Regioner, Lægesystemleverandører og MedCom.

PID: Den intelligente indbakke (overordnet)

(20)

PID: Den intelligente indbakke (planer)

Milepæle

01.07.18 : lægesystemleverandører bakker op om valgt løsning.

01.07.18 : Tildeling af pilotløsningsopgave til udvalgt Lægesystemleverandør.

31.03.19 : Pilotafprøvning er gennemført og implementeringsguide udarbejdet.

30.09.19 : Løsning implementeret og alle systemer er godkendt.

31.10.19 : Teknisk udbredelse af løsning til alle klinikker

Faser 2018 2019

Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4

1 Projektforberedelse

2 Workshops med afklaring af muligheder og behov 3 Udvikling og gennemførelse af pilot

4 Evaluering af pilot og specifikation af krav.

5 Fastlæggelse og udvikling af ændringer til standard

6 Implementering og godkendelse af løsning til alle systemer (Spor 1, 2 og 3)

7 Teknisk udbredelse af løsning til alle klinikker 8 Organisatorisk udbredelse i alle klinikker

(21)

PID: Den intelligente indbakke (risici 1)

modforanstaltning Lægesystemleverandørerne

ønsker ikke at deltage og bekoste egen

udviklingstiltag.

Der høstes ikke nogen gevinst

Det bør overvejes om der i projektet skal indgås samarbejdsaftaler og honorere leverandørerne med et symbolsk beløb for udvikling i eget system.

Alternativt må PLO gå i dialog og evt. lægge pres på leverandørerne på vegne af deres medlemmer.

Regionerne ønsker ikke at opprioritere løsningen.

Der høstes kun gevinst ved spor 1

Der skal være en tæt dialog med regionerne for at sikre opbakning og prioritering.

Der kan ikke skabes

konsensus omkring årshjulet blandt

lægesystemleverandørerne.

Der høstes ingen gevinst, eller kun enkelte leverandører implementerer funktionerne helt eller delvist.

Der skal løbende være en dialog om vigtigheden af projektet med hele PL-forum.

(22)

PID: Den intelligente indbakke (risici 2)

modforanstaltning De enkelte klinikker ønsker

ikke at ibrugtage de nye funktioner.

Gevinsten bliver kun begrænset.

Der skal foregå en effektiv kommunikation af gevinster. Dette kan være roadshows sammen med datakonsulenter, og datakonsulenter skal besøge klinikkerne for at hjælpe klinikkerne i gang.

Alternativt MedCom styregruppe, hvis udbredelsen af ibrugtagningen strækker sig ud over MedCom 11 perioden.

Standarden er afhængig af de øvrige tiltag i standarder generelt.

Hvis arbejdet med standarderne forsinkes væsentligt, høstes der kun gevinst ved spor 1

Indgå i et samarbejde med projektet forbedring af epikriser, så de to projekter følges/kører parløb.

Samarbejde med standardiseringsteam ift. projekt om modernisering af Medcoms standarder.

MedComs

standardiserings-team.

Brugeren på sygehusene bruger ikke de nye

muligheder efter hensigten

Intensiv undervisning og introduktion. Styregruppen for Digital almen praksis.

(23)

• Primære formål: At den praktiserende læge, tydeligt kan se, hvilken opfølgning han/hun er ansvarlig for ift. patientens forløb, samt hvornår opfølgningen skal finde sted.

• Gevinster: Bedre og mere målrettede epikriser med tydelig angivelse af, om og hvordan modtager skal handle. Modtager slipper for at udrede handling ved slavisk gennemlæsning og frigiver derved tid til andre opgaver.

• Projektleder: Alice Kristensen.

• Projektdeltagere: Almen praksis, PLO, Styrelsen for Patientsikkerhed, Danske Regioner, og MedCom.

PID: Forbedring af epikriser (overordnet)

(24)

PID: Forbedring af epikriser (planer)

Milepæle

31.05.18: Beslutning truffet om fælles nationale overskrifter i epikrisetekstfeltet

01.08.18: Alle EPJ-systemer har implementeret de fælles nationale overskrifter i epikri-setekstfeltet.

31.12.18: Epikrisestandarden er tilrettet med prioriteringsfelt, markeringsfelt, UUID og felt til kopi.

01.03.19: Alle systemleverandører har fået testet og godkendt udviklingen af DIS01 30.06.19: Revideret DIS01 er implementeret og udbredt hos slutbrugerne

Faser 2018 2019

Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4

1 Projektforberedelse

2 Konsolidering af overskrifter i epikrisetekstfelt 3 Implementering og udbredelse af tilrettet

epikrisetekstfelt

4 Ændring af epikrisestandard DIS 01 5 Test og godkendelse af standard DIS01

6 Implementering og udbredelse af revideret DIS01

7 Organisatorisk udbredelse i alle kliniker * *

(25)

PID: Forbedring af epikriser (risici 1)

modforanstaltning Der kan ikke opnås

enighed blandt de 5 regioner og PLO/PKO om fælles nationale overskrifter

Almen praksis vil fortsat opleve uensartede epikriser, som kan være svære at orientere sig i

Styrelsen for patientsikkerhed udformer

vejledning/bekendtgørelse, så det fremgår hvilke overskrifter, der skal anvendes og i hvilken rækkefølge, de skal komme

Styrelsen for patientsikkerhed

Ændring af

epikrisestandard DIS01 kan ikke pga. projekt modernisering af standarder samt projekt Intelligent indbakke.

Afsender af epikrisen vil ikke kunne prioritere og målrette epikrisen. Almen praksis vil fortsat have udfordringer med lange teksttunge epikriser

Indgå i et samarbejde med projektet Intelligent indbakke, så de to projekter følges/kører parløb.

Samarbejde med standardiseringsteam ift. projekt om modernisering af Medcoms standarder.

MedComs standardiseringsteam.

EPJ-Systemleverandører får ikke udviklet, testet og godkendt revideret epikrisestandard DIS01

At det ikke bliver muligt at implementere ny DIS01 og komme i drift til tiden, hvis alle ikke er klar.

Leverandører skal kende deadline i meget god tid, så opgaven kan indplaceres i årshjul. Der foreligger ikke aftaler mellem EPJ- leverandører og MedCom ift. årshjul og leverancetidspunkter.

MedComs standardiseringsteam skal allokere ressourcer til at sikre, at der er tid til test og godkendelse.

Styregruppen for Digital almen praksis

MedComs standardiseringsteam.

Regionale IT-afd./ledelse

(26)

PID: Forbedring af epikriser (risici)

modforanstaltning LPS-

Systemleverandører får ikke udviklet, testet og godkendt revideret

epikrisestandard DIS01

At det ikke bliver muligt at implementere ny DIS01 og komme i drift til tiden, hvis alle ikke er klar.

Leverandører skal kende deadline i meget god tid, så opgaven kan indplaceres i årshjul. Der foreligger aftaler mellem PL-forum og MedCom ift. til årshjul samt leverancedaoer pr. 1.4 og 1.10.

MedComs standardiseringsteam skal allokere ressourcer til at sikre, at der er tid til test og godkendelse.

Styregruppen for Digital almen praksis

MedComs

standardiseringsteam.

PL-Forum

Manglende kendskab til

arbejdsgange/udfylde lse af epikriser på hospitaler, herunder prioritering af epikriser

Kan medføre risiko for UTH, og i yderste konsekvens mangel på opfølgning ift.

patientens videre forløb.

Undervisning i brug af og udfyldelse af DIS01.

Opfølgende undervisning. Dialog med PLO/PKO ift.

korrekt markering af prioritering.

Sygehusledelse, ledende afdelingslæge.

Lokale IT-afdelinger.

(27)