V. Der Archivbenutzer
34. Auskunftsdienst und Benutzung
V. DER ARCHIVBENUTZER
Bestandsteile, Umfang und Erschließungszustand der Materialien an
zugeben, die für Nachforschungen zum jeweiligen Thema zur Verfü
gung stehen. In manchen Fällen wird die Auskunft auch dahingehend lauten, daß eine Beantwortung aus den Beständen des befragten Ar
chivs unmöglich ist, weil es nicht zuständig ist, weil die entsprechen
den Unterlagen nicht erhalten sind oder auch weil die gestellte Frage keinen dokumentarischen Niederschlag gefunden hat. Für die Aus
kunftsermittlung können Bearbeitungsgebühren erhoben werden, doch geschieht die Bearbeitung wissenschaftlicher Anfragen in den meisten Archiven kostenfrei.
Die eigentliche Benutzung durch persönliche Einsichtnahme und Nachforschung in den Archivbeständen erfolgt im Regelfall im Benut
zersaal des in Frage kommenden Archivs. In beschränktem Umfang ist jedoch eine Ausleihe von Archivalien in andere Archive oder Behörden möglich. Für klar bezeichnete Archivalien können in den meisten Ar
chiven auch Mikrofilmaufnahmen oder Fotokopien gefertigt werden.
Ist ein persönlicher Besuch nicht möglich, so können die Nachfor
schungen gegebenenfalls durch einen Beauftragten durchgeführt wer
den, wobei manche Archive, etwa für genealogische Sucharbeiten, auch gegen Honorar arbeitende private Forscher vermitteln.
Dem persönlichen Besuch in einem Archiv sollten tunlichst eine entsprechende Anfrage und Anmeldung vorausgehen. Benutzung, aber auch Anfragenbeantwortung werden durch eine möglichst gründliche Vorbereitung erleichtert. Allgemeine Nachschlagewerke und Ver
öffentlichungen der einzelnen Archive, Beständeübersichten, Inven
tare und Findbücher ermöglichen eine erste Orientierung über die Zuständigkeit und über die in einem Archiv zu erwartenden Bestände.
Auch die Durcharbeitung der bereits gedruckt vorliegenden Abhand
lungen und Quellenpublikationen zum jeweiligen Thema gibt neben der allgemeinen Informationsgrundlage oft bereits konkrete Hinweise auf archivalische Quellen, wobei für derartige Hinweise aus der Sekun
därliteratur nach Möglichkeit der Fundort notiert werden sollte. Die Benutzungsordnungen der Archive schreiben zum Teil ausdrücklich vor, daß Benutzung und Auskunftserteilung nur zulässig sind, soweit die gestellten Fragen nicht auf anderem Wege, insbesondere aus der Literatur und aus gedruckt verfügbaren Quellen, beantwortet werden können. Die Archive werden solche Bestimmungen nicht allzu eng auslegen. Sie wirken bis zu einem gewissen Grade durchaus als allge
meine historisch-landeskundliche Auskunftsstellen, auch da, wo sie kein ausgesprochenes Informations- und Dokumentationszentrum unterhalten. Dennoch wird eine sachlich fundierte, gezielte Anfrage eher
Auskunftsdienst und Benutzung 113 mit sorgfältiger Bearbeitung rechnen können als eine wahllos ver
schickte hektographierte Umfrage nach Materialien zu beliebigen Themen, die in keiner erkennbaren Verbindung zum Zuständigkeits
bereich des angeschriebenen Archivs stehen.
Eine erste Unterrichtung über Umfang und Aussagemöglichkeiten der verfügbaren archivalischen Quellen sollte allerdings schon bei der Festlegung und Abgrenzung des Themas einer anlaufenden For
schungsarbeit erfolgen. Vor allem bei der Vergabe von Doktor- und Examensarbeiten, die archivische Forschungen voraussetzen, sollte geprüft werden, ob überhaupt ausreichende und in angemessener Zeit zu verarbeitende Materialien verfügbar sind. Die zuständigen Archive und Archivare werden eine solche Vorklärung, die im beiderseitigen Inter
esse liegt, gern unterstützen. Die Archive können zudem oft auch da, wo periodische Publikationen über die im Gang befindlichen Arbeiten fehlen, Auskunft über bereits vorhandene oder noch laufende Unter
suchungen zu bestimmten Themen erteilen. Zur notwendigen Vorbe
reitung gehört dann weiter - zumindest für älteres Archivgut - die Ein
arbeitung in Sprache, Schrift, Datierung und sonstige Beschaffenheit der zu bearbeitenden Dokumente, entweder in den an vielen Hoch
schulen angebotenen archivkundlichen und hilfswissenschaftlichen Übungen oder durch selbständiges Üben mit den verfügbaren Hilfs
mitteln.
Themen und Fragen der persönlichen Archivbenutzer entstammen wie die schriftlichen Anfragen den unterschiedlichsten Bereichen. Ne
ben wissenschaftlichen Forschungsanliegen, wobei zu den im engeren Sinne historischen Disziplinen auch literarisch-sprachliche, soziolo
gische, medizinische oder technische Fragen treten können, stehen landes- und heimatkundliche Arbeiten, Familienforschung und Einzel
fragen nach bestimmten Gebäuden, Grundstücken und Rechtsverhält
nissen, historischen Ereignissen oder Personaldaten. Je nach Themen
stellung und Materiallage kann die Arbeit im Archiv einige Stunden oder Tage, sie kann aber auch mehrere Monate und sogar Jahre erfordern, wobei zu vielen Themen auch mehrere Archive an verschiedenen Or
ten konsultiert werden müssen. Eine statistische Gruppierung von Auskünften und Benutzungen nach Themen und Art der Fragestellung ergibt für die einzelnen Archive und Archivsparten unter Umständen sehr stark divergierende Ergebnisse. In der Jahresstatistik 1986 der staatlichen Archive Bayerns entfielen bei der Aufschlüsselung der insgesamt 1606 Benutzerbescheide nach Forschungszwecken 27 % auf wissenschaftliche, 28 % auf rechtlich-amtliche, 8 % auf wirtschaft
lich-technische Zwecke, 22 % auf die Heimatgeschichte und 15 % auf
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die Familiengeschichte. Im Hessischen Staatsarchiv Darmstadt galten von den während der letzten Jahre gestellten Anträgen zur persönli
chen Benutzung etwa 10% der Vorbereitung von Habilitations-, Dok
tor- und Staatsexamensarbeiten der verschiedenen Fachbereiche und weitere 20-25% sonstigen historisch-landeskundlichen Forschungs
vorhaben. Rund 40% sind der Heimats- und Ortsgeschichte zuzuord
nen, die zunehmend auch die jüngste Vergangenheit mit einbezieht, knapp 30% der Familienforschung. Der mit nur 5% hier relativ geringe Anteil der Rechts- und Verwaltungsfragen erhöht sich bei Ein
beziehung der schriftlichen Auskünfte. Beim Bundesarchiv in Koblenz sieht die Verteilung schon deshalb wesentlich anders aus, da hier der orts- und familiengeschichtliche Bereich weitgehend entfällt. Umge
kehrt melden das Public Record Office in London wie die Staatsarchive Belgiens, der Niederlande und der skandinavischen Länder gerade für die Personen- und Familiengeschichtsforschung Prozentsätze von 50, 60 oder sogar 80 %.
Zum Gesamtbereich der Archivbenutzung vgl. den Kongreßbericht von E. G. Franz, Archives and the user, Oslo 1981, frz. Fassung in: Actes de la 20e Conference internationale de la Table Ronde des Archives, Paris 1982, S. 18-45, sowie die früheren Kongreßberichte: Les archives au service de la recherche historique. Actes de la 5e Conférence internat, de la Table Ronde, Paris 1961; F. Biljan, Les instruments de recherche des archives au service de la science, in: Archivum 24,1976, S. 153-68 (dt. Fassung als Kongreßbericht, Moskau 1972). Dazu H. Boberach, Archivbenutzung und archivarische Arbeit im Wandel von Interessen und Methoden, in:
Archivar 28, 1975, Sp. 19-34; Ders., Fortschritte in der Technik und die Ausweitung der Archivbenutzung, in: Archivum 26, 1979, S. 127-35;
I. Borsa, The expanding archival clientele in the post-World War II period, ebd. S. 119-26. Vgl. das Handbuchkapitel von H. Blaquiere, M. Duchein, B. Mahieu, Les recherches, communications et délivrances de copies, in: Manuel d’archivistique, 1970, Sp. 295-341.
Eine Einführung in die Archivbenutzung und ihre rechtlichen wie arbeitstechnischen Probleme gab schon im vorigen Jahrhundert der um die praktische Archivarbeit vielfältig verdiente M. Bär, Leitfaden für Archivbenutzer, 1896. Unterschiedlich ausführliche Abschnitte über Ar
chive, archivische Quellen und ihre Auswertung finden sich in den all
gemeinen Einführungen ins historische Studium, so bei A. v. Brandt, Werkzeug des Historikers (Urban-Bücher 33), n1986; besonders in
struktiv: H. Lötzke, Die Archive, in: Einführung in das Studium der Geschichte, hrsg. W. Eckermann, 1966, S. 153-69. Aus amerikanischer Sicht: Ph. C. Brooks, Research in archives. The use of unpublished pri
mary sources, Chicago 1969; für den Benutzer der britischen
Regional-Benutzungsbedingungen und Benutzungsbeschränkungen 115 und Lokalarchive: F. G. Emmison, Archives and local history, London 1966. Als Einführungen für bestimmte Benutzergruppen sind auch einige der zu Abschnitt 32 genannten sachthematischen Inventare gedacht. Kür
zere Einführungen geben die prospektartigen Einweisungstexte einzelner Archive wie der >Guide du Lecteur< des Nationalarchivs in Paris. Zur Be
nutzungsstatistik: F. Zimmermann, Archivstatistik, in: Archivar 16, 1963, Sp. 161-78. Angaben über einzelne Archive und Archivverwaltun
gen finden sich in den für ausländische Archive vielfach publizierten Jahresberichten.