Regnskabsinstruks for Danmarks Kunstbibliotek Februar 2016

(1)

Regnskabsinstruks for

Danmarks Kunstbibliotek

Februar 2016

(2)

Forord

Danmarks Kunstbiblioteks regnskabsinstruks er udarbejdet i henhold til bekendtgørelse nr.

70 af 27. januar 2011 om statens regnskabsvæsen mv. samt Moderniseringsstyrelsens “Vej ledning om udarbejdelse af regnskabsinstrukser” fra 31. oktober 2013.

Instruksen beskriver Danmarks Kunstbiblioteks (herefter DKB) regnskabsmæssige organi sation og tilrettelæggelsen af regnskabsopgaveme. Herunder rummer den oplysninger om ansvars- og kompetencefordelingen og om de regelsæt, der skal følges af DKBs medarbej dere ved udførelse af regnskabsopgaverne.

Instruksen distribueres til alle administrative medarbejdere samt disponeringsberettigede og gøres tilgængelig på fælles drev for alle øvrige medarbejdere i DKW Regnskabsinstruksen vedligeholdes løbende ved udsendelse afny udgave og mindst en gang årligt.

Instruksen er suppleret med en række regnskabsmæssige vej ledninger og retningslinjer gældende for hele DKB. Disse er tilgængelige på bibliotekets interne drev.

Instruksen er gældende fra d. 1. februar 2016.

Steen S n a omsen

Kst-direktør

Side: I.

(3)

Side: 2

1.1. DKBs opgaver og organisatoriske opdeling ... 4

1.2. DKBs regnskabsmæssige opgaver ... 5

1.3. DKBs it-anvendelse ... 5

1.4. DKBs budget ... 6

2. DKBS REGNSKABSOPGAVER ... 7

2.1. Regnskabsmæssig registrering og opbevaring af regnskabsmateriale ... 7

2.1.1. Tilrettelæggelse af registrering ... 7

2.1.2. Kontoplan ... 7

2.1.3. Opbevaring af regnskabsmateriale ... 8

2.2. Forvaltningen af udgifter ... 9

2.2.1. Disponering af udgifter ... 9

2.2.1.1 Repræsentationsudgifter ... 10

2.2.2. Indkøb ... 11

2.2.3. Godkendelse af bilag (kreditorforvaltning) ... 12

2.2.4. Periodeafgrænsning og generel periodisering af udgifter ... 14

2.3. Forvaltning af indtægter ... 14

2.3.1. Oversigt over indtægter og gebyrer ... 14

2.3.2. Disponering af indtægter ... 14

2.3.3. Godkendelse af indtægtsbilag og udskrivning af regninger ... 15

2.3.4. Debitorforvaltning ... 15

2.3.5. Periodeafgrænsning og generel periodisering af indtægter ... 16

2.4. Forvaltning af anlægsaktiver ... 17

2.4.1. Værdifastsættelse ... 17

2.4.2. Værdiregulering af aktiver ... 18

2.4.3. Aktivering af nyanskaffelser ... 18

2.4.4. Aktivering af udviklingsprojekter ... 18

2.5. Forvaltning af omsætningsaktiver ... 18

2.5.1. Varebeholdninger ... 19

2.5.2. Tilgodehavender ... 19

2.5.3. Udlån ... 19

2.6. Forvaltning af passiver ... 19

2.6.1. Egenkapital og videreførelser ... 19

2.6.2. Hensatte forpligtelser ... 19

2.6.3. Kort- og langfristet gæld ... 20

2.7. Betalingsforretninger ... 20

2.7.1. Forvaltning af likviditetsordningen ... 21

2.7.2. Opfølgning på lånerammen ... 22

(4)

Side: 3

2.7.3. Forvaltning af likviditetskonti uden for likviditetsordningen ... 22

2.7.4. Kasse ... 22

2.7.5. Betalingskort mv. ... 22

2.8. Aflæggelse af regnskaber ... 23

2.8.1. Godkendelse af de månedlige regnskaber... 23

2.8.3. Godkendelse af det årlige regnskab ... 24

2.9. Øvrige regnskabsopgaver ... 25

2.9.1. Kontrol med værdipost ... 25

2.9.2. Forvaltning af andre ikke-statslige aktiver og passiver ... 25

3. IT-ANVENDELSE ... 25

3.1. Generelt om it-anvendelsen ... 25

3.2. Moderniseringsstyrelsens centrale økonomi-, løn og betalingssystemer ... 25

3.3. Specifikt om anvendelsen af Navision Stat ... 26

BILAGSFORTEGNELSE ... 27

(5)

Side: 4

I. Indledning

DKB er en statsinstitution under Kulturministeriet og har følgende adresseoplysninger mv.:

Danmarks Kunstbibliotek Nyhavn 2

1051 København K Telefon 33 74 48 02 E-mail dkb@kunstbib.dk Website www.kunstbib.dk CVR-nr. 1973 4951

EAN-nr. 5798000792586

1.1. DKBs opgaver og organisatoriske opdeling

DKB har eksisteret siden 1754. Biblioteket er statens hovedfagbibliotek for arkitektur, billedkunst, kunsthistorie og museologi og fungerer som offentligt fagbibliotek for alle borge- re, herunder for Kunstakademiets skoler, universitetsinstitutterne for kunsthistorie, samt som arkiv og studiesamling for praktiserende arkitekter, offentlige myndigheder samt danske og udenlandske arkitekturforskere.

Biblioteket er herudover dokumentationscentral for dansk kunst og udfører forskning inden for arkitektur og billedkunst. Der henvises til den til enhver tid gældende rammeaftale mellem Kulturministeriet og DKB.

DKB ledes af en direktør, der har det overordnede ansvar for DKBs samlede virksomhed.

DKBs økonomiområde ledes af souschefen med ansvar for bl.a. områdernes opgaveporte- følje, personaleledelse og budgetter. Organisationsdiagram fremgår af bilag 1. Navngivne personer, der bestrider de i denne instruks nævnte stillinger, fremgår af bilag 2.

DKBs Direktør er ansvarlig for DKBs regnskabsvæsen med souschefen som stedfortræder.

Direktøren er ligeledes ansvarlig for udarbejdelse og ajourføring af regnskabsinstruksen.

Den nuværende souschef er udnævnt til konstitueret direktør fra 1. februar 2016 og indtil videre, og benævnes herefter i denne Regnskabsinstruks direktøren. Direktøren varetager som hidtidig rollen/opgaveporteføljen som souschef. Kontorfuldmægtig1 godkender den konstituerede direktørs lønreguleringer, rejser mv.

Ved direktørens fravær (længerevarende sygdom eller ferie) tages kontakt til Slots- og Kul- turstyrelsen for at få afklaret, hvem der har ansvar for Bibliotekets drift.

(6)

Side: 5

Fra 1. maj 2009 er opgaver vedrørende løn, bogholderi- og regnskabsopgaver overført til Statens Administrations Økonomiservicecenter (herefter ØSC). De opgaver, som ØSC varetager, fremgår af kundeaftalen mellem ØSC og DKB Der er ikke fravigelser fra standard- opgavesplittet. Opgavesplittet mellem ØSC og DKB fremgår af følgende link:

http://epicenter.oes.dk

På DKB varetages regnskabsopgaverne af Kontorfuldmægtig1, Kontorfuldmægtig2 og Biblioteksassistent1. Økonomikonsulentopgaver varetages af Kulturministeriets departement (herefter KUM).

DKB er på Finansloven placeret som § 21.31.23 med underkonti 10, 95 og 97. Nummer- strukturen for DKBs samlede virksomhed fremgår ved opslag på Moderniseringsstyrelsens hjemmeside: www.oes-cs.dk/nummerstruktur/.

Post modtages via digital postkasse.

1.2. DKBs regnskabsmæssige opgaver

DKBs regnskabsmæssige opgaver beskrives i kapital 2.

Det kan oplyses, at DKB

• ikke foretager regnskabsmæssig registrering for andre institutioner

• ikke råder over aktiver og passiver, som ikke er statslige midler (ud over midler til tilskudsfinansierede aktiviteter)

• er registreringspligtig i henhold til merværdiafgiftsloven (momsloven)

• er selvstændig indeholdelsespligtig i henhold til kildeskatteloven, SE-nummer 1973 4951

• ikke låner eller udlåner personale

• ikke udfører indtægtsdækket virksomhed

• udfører tilskudsfinansierede aktiviteter

• ikke opkræver gebyrer eller afgifter udover gebyrer jævnfør Biblioteksloven

1.3. DKBs it-anvendelse

DKBs it-anvendelse beskrives i kapitel 3.

DKB anvender følgende basissystemer på økonomi-, betalings- og lønområdet, som stilles til rådighed af Moderniseringsstyrelsen:

• økonomisystemet Navision Stat

• til beregning og anvisning af løn Statens Løn System (SLS) samt hertil knyttede hjælpesystemer

• som betalingsformidlingssystem Statens Koncern Betalinger (SKB)

• som fakturahåndteringssystem IndFak

(7)

Side: 6

• som rejseafregningssystem samt system til håndtering af mindre udlæg og EuroCard RejsUd

Herudover anvender DKB følgende af Moderniseringsstyrelsens leverede/administrerede systemer:

• Statens Koncernsystem (SKS)

• Moderniseringsstyrelsens Lokale Datavarehus (ØS LDV)

•

1.4. DKBs budget

Bibliotekets souschef udarbejder i samarbejde med økonomikonsulenten i KUM et forslag til budget for det følgende år. Budgetforslag godkendes af direktøren.

Der udarbejdes dels et internt budget, og dels et periodiseret grundbudget på overordnede poster i henhold til Finansministeriets cirkulære af 22. december 2011 på baggrund af det interne budget.

Grundbudgettet skal færdiggøres og godkendes af departementet inden finansårets begyn- delse.

Til brug for Departementets kvartalsvise opfølgning på grundbudgettet udarbejder Økono- mikonsulenten prognoser og afvigelsesforklaringer (udgiftsopfølgninger), som forelægges souschefen til godkendelse. Souschefen indsender prognosen og forklaringerne til departementet.

Udgiftsopfølgning 4 er en del af årsrapporten for 2015.

Økonomikonsulenten sørger for at grundbudgettet og prognoserne efter godkendelse bliver indrapporteret i SKS.

Ligeledes sørger økonomikonsulenten for at det interne budget indlæses i Navision efter godkendelse.

Økonomikonsulenten i KUM udarbejder fra marts måned månedlige budgetopfølgninger på det interne budget, som forelægges souschefen. I slutningen af året forelægges de månedli- ge budgetopfølgninger også direktøren.

De kvartalsvise budgetopfølgninger forelægges bibliotekets direktør. Budgetopfølgningen skal indeholde afvigelsesforklaringer og overvejelser for betydningen af årets resultat.

Der henvises til Moderniseringsstyrelsens vejledning til God økonomistyring i staten.

I november 2014 har Kulturministeriet udsendt notat om Kulturministeriets politik for re- sultatstyring, som DKB har indarbejdet i arbejdsgangene. Notatet er journaliseret i Public 360.

(8)

Side: 7

2. DKBs regnskabsopgaver

Organiseringen af udførelsen af de regnskabsmæssige opgaver og deres fordeling på medarbejderne er beskrevet i bilag 2, 3 og 4. Arbejdsdelingen mellem biblioteket og ØSC frem- går af kundeaftalen med tilhørende handlingsplan og det til enhver tid gældende opgave- split, der findes på http://epicenter.oes.dk . Bilag 5 er en kopi af kundeaftalen

Bilag 6 indeholder aftale med departementet om økonomiserviceopgaver.

2.1. Regnskabsmæssig registrering og opbevaring af regnskabsmateriale Den regnskabsmæssige registrering sker i overensstemmelse med kapital 6 i

regnskabsbekendtgørelsen og omfatter registrering af bilag vedrørende bevillinger, udgifter, indtægter, afgivne tilsagn, aktiver og passiver samt lønmæssige dispositioner.

2.1.1. Tilrettelæggelse af registrering

ØSC varetager ifølge kundeaftalen opgaver vedrørende løn- og regnskabsmæssige registreringer for DKB. Ansvar og procedurer samt beskrivelse af hvordan, den personmæssige adskillelse sikres mellem den regnskabsmæssige registrering og betalinger, fremgår af ØSCs regnskabsinstruks.

Regnskabsinstruksen for ØSC findes på Statens Administrations hjemmeside.

Alle regnskabsmæssige registreringer er som udgangspunkt foranlediget af dertil bemyndi- gede personer på DKB. Vedlagt som bilag 3 er der en fortegnelse over de personer, der er bemyndiget til at disponere og godkende. I Journalen opbevares ajourførte underskriftsblade (bilag 2), hvor medarbejderne er identificeret ved navn og underskrift. Endelig godkendelse kan kun foretages af direktøren eller souschefen.

Det påhviler DKB at påføre bilag og andre blanketter til ØSC de fornødne godkendelsesop- lysninger og den fornødne kontering.

Medarbejdere, der er berettiget til at indrapportere regnskabsoplysninger via Den Decentra- le Indrapportering (DDI) jf. gældende vejledning fra Moderniseringsstyrelsen eller indsende regnskabsbilag til ØSC pr. mail fremgår af bilag 4.

Medarbejdere, der er bemyndiget til at indsende lønbilag til ØSC med digital signatur fremgår af bilag 4.

2.1.2. Kontoplan

DKB anvender statens kontoplan, som danner rammen for den eksterne regnskabsaflæggel- se (statsregnskabet). På www.oav.dk findes en nærmere beskrivelse af hvilke udgif-

ter/indtægter, der skal bogføres på de forskellige konti. Statens kontoplan er på den fri specifikation tilpasset behovet for økonomiinformation til bibliotekets interne styringsformål.

(9)

Side: 8

Bibliotekets kontostreng indeholder op til fem dimensioner, der er indbyrdes uafhængige:

Dimension Antal

cifre

Bemærkninger

Artskonto 6 Afspejler statens kontoplan

Delregnskab 1 Afspejler underkonti på finansloven Indkøbskategori 4 Følger de statslige indkøbskategorier

Formål 1 Benyttes ikke i øjeblikket

FL_FORMÅL 3 Afspejler finanslovens formål

Aktivitet 4 Afspejler en underopdeling af finanslovens for- mål

Fra 1. januar 2016 er der nye krav til økonomistyring i staten, som betyder, at der er krav om en ny dimension i kontoplanen nemlig FL_FORMÅL. FL_FORMÅL skal opdeles på fællesomkostninger og faglige omkostninger (udgifter til kerneopgaver).

I henhold til Moderniseringsstyrelsens vejledningsmateriale fra maj 2015 er opgavety- per/funktioner der vedrører hele institutionen defineret som fællesomkostninger. Herudover skal ansatte i lønramme 38/løngruppe 2 og opefter også medtages som fællesomkostninger.

Fællesomkostninger skal bogføres på en værdi, der starter med 9. Departementet har defineret hvilke numre, der skal benyttes til de forskellige fællesomkostninger.

I bilag 1 i Moderniseringsstyrelsens vejledningsmateriale gives der mulighed for at henføre fællesomkostninger til faglige finanslovsformål/kerneopgaver, hvis der er noget særligt som gør sig gældende. Dette princip hedder følg eller forklar.

DKB har udarbejdet følg eller forklar, som er beskrevet i bilag 7. Herudover er departementets retningslinjer beskrevet i bilag 8.

Kontorfuldmægtig2 er ansvarlig for, at samtlige bilag bliver konteret i henhold til denne kontostreng, inden souschefen eller direktøren godkender bilagene til registrering. Rekvi- renter og godkender, kontrollerer i forbindelse med godkendelsen, at konteringen er korrekt.

Kontorfuldmægtig2 foretager desuden i samarbejde med økonomikonsulenten fra KUM kvartalsvis kontrol med den regnskabsmæssige registrering og foranlediger rettelse af kon- staterede fejl. Det er Kontorfuldmægtig2’s ansvar at få rettelserne bogført i regnskabet.

Ændring af kontoplanen varetages af Kontorfuldmægtig2 efter anvisning fra souschefen.

2.1.3. Opbevaring af regnskabsmateriale

(10)

Side: 9

Regnskabsmaterialet opbevares i overensstemmelse med reglerne i kapitel 9 i Regnskabs- bekendtgørelsen. Materialet skal opbevares i fem år efter udgangen af det regnskabsår, som materialet vedrører, med mindre en længere frist fremgår af andre bestemmelser.

Materiale vedrørende 2006-2008 opbevares i Kulturstyrelsen, mens materiale fra 2009 og frem opbevares i ØSC. Der henvises til ØSCs regnskabsinstruks vedrørende opbevaring af regnskabsmateriale.

Grunddokumentation vedrørende udlæg og rejseafregninger opbevares på DKB. Efter im- plementering af RejsUd i 2010 er den skannede grunddokumentation vedr. udlæg tilgænge- lig i dette system.

Grunddokumentation vedrørende Kassen opbevares på DKB. Kassereren i form af Biblio- teksassistent1 er ansvarlig for opbevaring og kassation af kassebilag og kasserapporter.

Grunddokumentation vedrørende øvrige regnskabsmæssige registreringer samt omposteringer indsendt pr. mail til ØSC opbevares elektronisk. Kontorfuldmægtig2 er ansvarlig for opbevaring og kassation af grunddokumentation vedrørende øvrige regnskabsmæssige registreringer.

Alt materiale vedrørende lønregistreringer indtil overgangen til ØSC pr. 1. maj 2009 opbevares på DKB. Herefter opbevares udelukkende grunddokumentation til indberetning af løn mv. til ØSC. Kontorfuldmægtig1 er ansvarlig for opbevaring og kassation af regnskabsmateriale vedrørende løn.

Kontorfuldmægtig1 og Kontorfuldmægtig2 er ansvarlig for opbevaring og kassation af regnskabsinstrukser, virksomhedsinstrukser, kontoplan, it-driftsaftaler samt revisionsbe- mærkninger og -beretninger.

2.2. Forvaltningen af udgifter

Forvaltningen af udgifter omfatter disponering af udgifter, indkøb, godkendelse af udgiftsbilag samt periodisering af udgifter.

2.2.1. Disponering af udgifter

Disponeringen af udgifter skal ske i overensstemmelse med de materielle og beløbsmæssige forudsætninger, hvorunder bevillingerne er givet, jf. de generelle disponeringsregler i den gældende budgetvejledning, som findes på www.oav.dk. Ved disponering forstås indgåelse af aftaler, der medfører eller kan medføre udgifter for biblioteket.

Disponering med bindende virkning for DKB kan alene foretages af direktøren og souschefen samt de medarbejdere, der til enhver tid er bemyndiget af en af disse to. Oversigt over disponeringsberettigede personer fremgår af bilag 3. Af bilag 2 fremgår initialer på de enkelte medarbejdere og underskrift. Ajourførte underskriftsblade opbevares i Journalen, hvor medarbejderne er identificeret ved navn og underskrift. Endelig godkendelse kan alene foretages af direktøren eller souschefen.

(11)

Side: 10

Herudover kan ØSC disponere i forhold til en række tilbagevendende udgifter hhv. omkostninger i overensstemmelse med ”stående bemyndigelser”, som fremgår af kundeaftalen med ØSC, jf. bilag 9.

På følgende disponeringsområder kan kun direktøren eller souschefen disponere:

• ansættelse og afskedigelse af personale

• indgåelse af aftaler om ydelse af faste tillæg, engangsvederlag og særlige ydelser

• iværksættelse af tjenesterejser

• iværksættelse af over-/merarbejde

• indgåelse af lejemål

• indgåelse af aftaler om større reparations- og vedligeholdelsesarbejder

• iværksættelse af bygge- og anlægsarbejder

• iværksættelse af udviklingsprojekter, retningslinjer herfor fremgår af bilag 10 Ved direktørens tjenesterejser er det souschefen der attesterer og omvendt.

De disponeringsberettigede er bemyndiget til at disponere på følgende områder inden for de af direktøren eller souschefen udmeldte rammer/decentrale budgetter:

• anskaffelser, herunder anskaffelser af licenser mv., retningslinjer for evt. aktivering af anskaffelser fremgår af bilag 11

• iværksættelse af over- og merarbejde

• iværksætte udviklingsprojekter

Statslige og ikke-statslige midler kan indgå som andre tilskudsfinansierede aktiviteter, der registreres på delregnskab 2 eller 3. Ved modtagelse af midler registreres disse på en be- holdningskonto. Økonomikonsulenten i KUM udarbejder bilag til indtægtsførelse i takt med afholdelsen af udgifterne til aktiviteten. Regnskabsbilag vedrørende tilskudsmidler behandles på samme måde som alle andre regnskabsbilag.

Bilag 12 indeholder en beskrivelse af, hvorledes DKB udfører uddatakontrol på lønområ- det.

Bilag 13 er en beskrivelse af aftalen om lønkontrol mellem ØSC og DKB.

2.2.1.1 Repræsentationsudgifter

DKBs repræsentationsudgifter vedrører især møder lokalt og udgifter ved rejser.

Retningslinjer for dækning af transport og ophold er beskrevet i DKBs personalepolitik.

Det til enhver tid gældende politik er tilgængelig på bibliotekets interne drev.

Dokumentation for udgifter til repræsentation følger de almindelige regler for udgiftsdo- kumentation jf. regnskabsbekendtgørelsens § 27 stk.2, hvor det fremgår, at enhver regn-

(12)

Side: 11

skabsmæssig registrering skal dokumenteres ved bilag, der indeholder oplysninger, der gør det muligt at dokumentere den foretagne registrering.

Bilagene skal altid anføres deltagere eller antal deltagere og deltagerkreds på bestillingen.

Ligeledes anføres mødets formål.

Ved gaver skal det fremgå af bilaget, hvem der er modtager og hvilken anledning gaven er givet.

Ved møder kan der udover almindelig mødeforplejning i form af kaffe, te, vand og kager arrangeres bespisning inden for rimelige priser.

Middag inkl. drikkevarer 600 kr. pr. kuvert Frokost inkl. drikkevarer 400 kr. pr. kuvert Reception inkl. drikkevarer 75 kr. pr. kuvert Gaver, blomster o.l. 750 kr. pr. person

Personaleforplejning, middag 500 kr. pr. kuvert Personaleforplejning, frokost 300 kr. pr. kuvert

Note: De angivne beløbsgrænser kan i særlige tilfælde fraviges efter skriftlig tilladelse fra direktøren eller souschefen

2.2.2. Indkøb

DKBs indkøb foretages i overensstemmelse med Kulturministeriets indkøbs- og udbudspo- litik og under anvendelse af de fælles statslige aftaler.

Kulturministeriets indkøbsretningslinjer findes på kum.dk/vidennet.

Den 4. januar 2016 har Koncern Udbud og Indkøb udsendt nye retningslinjer som følge af den nye udbudslov, som træder i kraft den 1. januar 2016.

Den nye udbudslov betyder, at beløbsgrænserne er ændret og at der skal sikres, at de ind- købte ydelser ikke overstiger markedsprisen. Denne kan gennemføres ved eksempelvis indhentning af 2 tilbud eller at annoncere på hjemmesiden.

I september 2015 har Kulturministeriet udsendt en vejledning til retningslinjer for køb af konsulenter. Vejledningen er et supplement til Kulturministeriets indkøbsretningslinjer.

Ifølge ovennævnte vejledning skal institutionerne udarbejde og følge lokale retningslinjer for indkøb af konsulenter.

Der vil ikke blive foretaget strategiske overvejelser for køb af konsulentydelser, da indkøb af konsulenter ikke udgør 1.000.000 kr. eller derover.

DKB har ikke selv indgået rammeaftaler.

(13)

Side: 12

I overensstemmelse med § 46, stk. 3, i regnskabsbekendtgørelsen foretages indkøb af en disponeringsberettiget og/eller rekvisitionsberettiget medarbejder (se endvidere bilag 3).

2.2.3. Godkendelse af bilag (kreditorforvaltning)

Alle udgifter til varer, materiel, tjenesteydelse mv. skal kunne dokumenteres med bilag i form af regninger eller fakturaer. Det skal fremgå af bilaget, såfremt der undtagelsesvist er anvendt en kopi som bilag.

DKB anvender IndFak som elektronisk fakturahåndteringssystem.

Kvittering for modtagelse af en vare eller en tjenesteydelse varetages af en rekvirent. Re- kvirenten skal ved modtagelse føre kontrol med at:

• de i bilagene nævnte varer, tjenesteydelser mv. er leveret

• leverancer, tjenesteydelser mv. svarer til de afgivne bestillinger, hvad angår kvantitet, kvalitet, pris og leveringsfrister

Når den elektroniske faktura modtages, har Kontorfuldmægtig2 ansvaret for, at denne kon- teres. I den forbindelse skal der tages stilling til, om fakturaen vedrører en udgift eller et anlægsaktiv og dermed skal føres på et anlægskort.

Ved betaling af regninger, anvendes kun de betalingsoplysninger (bankoplysninger) som er anført på original-fakturaen som grundlag for betaling.

Herefter videresendes fakturaen til rekvirenten. Denne skal kontrollere fakturaen, herunder at fakturatotalen er korrekt. Efter godkendelse videresendes fakturaen til endelig godkendelse (hos enten direktør eller souschef). Disponenten foretager kontrol af konteringen og foretager den endelige godkendelse som bekræftelse på, at fakturaen kan videregives til registrering og betaling. En disponent sikrer med sin godkendelse:

• at konteringen af bilaget er korrekt

• at købet holdes inden for budgettet

• at køb af anlægsaktiver registreres på et dertil oprettet anlægskort i anlægsmodulet

• at bankkonto er korrekt (kontrolleres med dokumentation for betaling) Der henvises til oversigten over rekvirenter og disponenter på DKB i bilag 3.

Kontorfuldmægtig2 gennemgår dagligt fakturaerne i systemet og sikrer flowet af disse til rekvirenter og fra rekvirenter til disponenter. Denne sikrer endvidere, at der sker endelig godkendelse inden for betalingsfristerne.

ØSC kontrollerer ikke, om bilag er godkendt af en hertil bemyndiget person. ØSC kontrollerer, om materialet oversendes af en medarbejder, som er bemyndiget hertil. Det er DKBs ansvar, at de bilag, der ligger til grund for den løn- og regnskabsmæssige registrering, er godkendt af en hertil bemyndiget person.

(14)

Side: 13

Direktøren eller souschefen anviser alle lønbilag. Ingen af dem kan dog anvise bilag vedrø- rende egen løn.

En række omkostninger dokumenteres ved internt udarbejdede bilag. Alle bilag skal forsy- nes med godkendelsespåtegning af en dertil bemyndiget person som bekræftelse på, at de kan videregives til registrering og betaling.

Ved godkendelsen af bilagene foretages nedenfor anførte kontroller:

Bilag vedrørende ansættelse/afskedigelse af personale, ændring af arbejdstid, ændring af tillæg, betaling af vederlag, særlige ydelser og aconto-løn, betaling af overarbej-

de/merarbejde og timelønninger, samt lønindeholdelser eller andre ændringer af tidligere indrapporterede oplysninger:

• Det kontrolleres, at bilagenes oplysninger er korrekte ifølge personaleakter eller anden grunddokumentation om afholdelse af de pågældende lønomkostninger.

Bilag vedrørende tjenesterejser:

• Ved godkendelse af rejsebilag kontrolleres, at der foreligger godkendt rejsetilladel- se, afrejse- og ankomsttidspunkt, eventuelle udbetalte rejseforskud, afholdte omkostninger ifølge dokumentation samt eventuelle andre oplysninger, der har betyd- ning for afregningen. I forbindelse med repræsentationsudgifter skal endvidere på- ses, at deltagernes navne fremgår af bilaget.

Bilag vedrørende faktura fra Statens IT

• Cand.scient.bibl.1 modtager hver kvartal en forbrugsopgørelse fra Statens IT, og godkender på baggrund af denne opgørelse fakturaerne fra Statens IT.

Bilag vedrørende faktura fra Statens Administration

• Der foretages en rimelighedskontrol af den kvartalsvise faktura fra Statens Administra- tion ud fra tidligere fakturaer.

Drift og vedligeholdelse

For at optimere drift og vedligeholdelse af ejendomme på Kulturministeriets område er det besluttet at Slots- og Kulturstyrelsen skal udføre opgaver vedrørende

• Udvendig vedligeholdelse

• Teknisk drift

• Udearealer/have

• Større byggesager

DKB har indgået en aftale med Slots- og Kulturstyrelsen om udførelse af ovennævnte opgaver.

(15)

Side: 14

2.2.4. Periodeafgrænsning og generel periodisering af udgifter

Udgifter, der er udbetalt før balancetidspunktet, men vedrører senere perioder, indregnes under omsætningsaktiverne (periodeafgrænsningsposter – tilgodehavender). De udgiftsføres efterfølgende i de perioder, hvor de forbruges.

Fakturaer for ydelser, som vedrører regnskabsåret men først betales efterfølgende, udgifts- føres og bogføres som leverandørgæld i det aktuelle regnskabsår.

Der foretages kun periodisering og periodeafgrænsning mellem to finansår. Dette sker i et samarbejde mellem biblioteket og økonomikonsulenten i KUM. ØSC forestår periodisering såvel som opløsning af generelle periodiseringsposter og periodeafgrænsningsposter. I tvivlstilfælde skal biblioteket konsulteres. direktøren eller souschefen skal godkende de af ØSC påtænkte/gennemførte periodiseringer.

Udgifter i løbet af finansåret bogføres på forfaldstidspunktet.

DKB anvender en bagatelgrænse på 25.000 kr.(eksklusiv moms) ud fra den betragtning, at poster under denne grænse kun vil påvirke regnskabsresultatet marginalt.

2.3. Forvaltning af indtægter

Forvaltningen af indtægter omfatter disponering, udstedelse af faktura, godkendelse af ind- tægtsbilag, debitorforvaltning samt periodisering af indtægter.

2.3.1. Oversigt over indtægter og gebyrer

DKB oppebærer indtægter primært fra:

• salg af materialer i forbindelse med bibliotekets udlånsvirksomhed

• salg af tryksager, fotokopier mv.

• erstatninger for sent eller ikke afleveret materiale

• udførelse af tilskudsfinansieret forskningsvirksomhed

• andre tilskudsfinansierede aktiviteter

DKBs priser på varer beregnes i overensstemmelse med den gældende Budgetvejledning og Moderniseringsstyrelsens vejledning om prisfastsættelse. Gebyrer vedrørende erstatningssager på mistede udlånte materialer og for sen aflevering er fastsat i henhold til Lov om biblioteksvirksomhed.

Hvis DKB foretager salg af aktiver registreret i anlægsmodulet, sker dette efter Modernise- ringsstyrelsens retningslinjer.

2.3.2. Disponering af indtægter

Disponering omfatter indgåelse af aftaler, salg af varer og tjenesteydelser mv., der medfører eller kan medføre indtægter for DKB.

(16)

Side: 15

Udgifter der dækkes af tilskud fra bl.a. fonde bogføres på delregnskab 2 og delregnskab 3.

Hvert kvartal skal delregnskab 2 og 3 balancere.

Disponering kan alene foretages af direktøren, souschefen eller en af dem bemyndiget person. På følgende områder er der uddelegeret ansvar for disponering inden for rammerne af DKBs budget og retningslinjer for fastsættelse af takster og priser samt kreditgivningspoli- tik, jf. afsnit 2.3.4:

• Salg af materialer, tryksager, fotokopier mv. samt opkrævning af gebyrer – opga- ven varetages af medarbejdere i udlån

• Erstatningssager og salg af inventar

Beregningsgrundlag mv. godkendes af souschefen eller direktøren.

Oversigt over de medarbejdere, som er bemyndiget til at disponere på indtægtsområdet, fremgår af bilag 3.

2.3.3. Godkendelse af indtægtsbilag og udskrivning af regninger Alle indtægter skal dokumenteres med bilag i form af brev eller faktura mv. Forhold, der påregnes at medføre indbetalinger, skal dokumenteres så tidligt som muligt. Det økonomi- ske og materielle grundlag for bilagene kontrolleres og godkendes af en dertil bemyndiget person, inden bilagene kan videregives til regnskabsmæssig registrering og opkrævning.

Ansvaret for udskrivning af regninger samt godkendelse af indtægtsbilag fremgår af bilag 3. Tilsvarende sker det for kreditnotaer.

Indtægter ved salg i udlånet dokumenteres ved udskrifter fra kassen.

DKB bestiller via DDI en faktura og såfremt, den pågældende debitor ikke er oprettet, en debitoroprettelse, som viderebehandles i ØSC.

På vegne af DKB udfærdiger og afsender ØSC e-fakturaer til alle debitorer i offentligt regi og til debitorer i privat regi, som ønsker at modtage en e-faktura. Tilsvarende udfærdiger og afsender ØSC papirfakturaer til øvrige debitorer i ind- og udland.

2.3.4. Debitorforvaltning

Opkrævning ved salg på kredit finder sted ved udstedelse af faktura med en kredittid på 30 dage netto. Dette gælder dog ikke erstatningssager, hvor betaling skal ske inden for 14 dage netto.

Ved forsinket betaling iværksætter ØSC rykkerprocedure, jf. nedenstående. Såfremt det skyldige beløb ikke indbetales i forbindelse med rykkerproceduren, anses fordringen for at være i restance. Biblioteket drives efter reglerne i Lov om biblioteksvirksomhed, hvorfor sagen overdrages til SKAT.

(17)

Side: 16

Hjemkaldelse

Bogen bliver hjemkaldt hos låneren dagen efter afleveringsfristen. Sendes som e-mail eller almindeligt brev. Der er en frist på ti dage inden 1. rykker sendes.

1. rykker

Sendes som e-mail eller almindeligt brev til låneren efter fristen ved hjemkaldelsen er udlø- bet, dvs. efter ti dage. Der pålægges et gebyr på 25,00 kr. jævnfør Biblioteksloven.

2. rykker

Sendes som e-mail eller almindeligt brev til låneren, når der er gået 30 dage efter afleveringsfristen for bogen. Det fremgår af skrivelsen, at såfremt materialet ikke straks afleveres, overgår det til erstatning, samt at alle omkostninger i den forbindelse vil blive pålagt låne- ren og om fornødent overdraget til inddrivelse hos SKAT. Der pålægges et gebyr på 50,00 kr. jævnfør Biblioteksloven.

Erstatningssag

DKB udarbejder fakturagrundlaget og bestiller sagen i DDI. ØSC sender derefter sagen til debitor.

Ved manglende betaling eller aflevering af materiale iværksættes nedestående rykkerprocedure af ØSC:

1. rykker

Sendes som almindeligt brev til låneren. Det skal fremgå af skrivelsen, at fordringen er om- fattet af reglerne for morarenter, jf. renteloven, og det skal fremgå af skrivelsen, at beløbet skal indbetales snarest og senest 10 dage fra dags dato.

2. rykker

Sendes som almindeligt brev til låneren. Det skal fremgå af skrivelsen, at fordringen er om- fattet af reglerne for morarenter jævnfør renteloven. Det skal endvidere fremgå, at såfremt DKB ikke modtager betalingen inden 10 dage fra skrivelsens dato, vil beløb samt renter blive overgivet til SKAT – Inddrivelsescentret til inddrivning uden yderligere varsel. SKAT - Inddrivelsescentret vil inddrive gælden f.eks. ved retslig inkasso eller modregning i over- skydende skat og andre udbetalinger fra det offentlige. SKAT - Inddrivelsescentret kan endvidere indberette gælden til RKI Kreditinformation

Ved overdragelse af fordringen til SKAT afskrives denne regnskabsmæssigt, således at den udestående saldo nedskrives i henhold til gældende regler.

Såfremt DKB bliver opmærksom på, at debitor har standset sine betalinger, skal fordringen anmeldes over for skifteretten/konkursboets kurator.

2.3.5. Periodeafgrænsning og generel periodisering af indtægter

Det grundlæggende princip for periodeafgrænsning og periodisering af indtægter er, at ind- betalingstidspunktet ikke er afgørende, idet indtægter indregnes på det tidspunkt, de optje- nes eller skabes.

(18)

Side: 17

Indtægter, der vedrører regnskabsåret, men først indbetales i efterfølgende perioder, ind- tægtsføres og bogføres som tilgodehavende fra salg af varer og tjenesteydelser i det aktuelle regnskabsår.

Indtægter, der er indbetalt før balancetidspunktet, men vedrører senere perioder, indregnes som periodeafgrænsningsposter i kortfristede gældsforpligtelser. De indtægtsføres efterføl- gende i de perioder, de vedrører.

Afstemning m.v. vedr. 90. underkonti på finansloven, foretages ved periodisering.

Der foretages kun periodisering og periodeafgrænsning ved udgangen af et år. Dette sker i et samarbejde mellem biblioteket og økonomikonsulenten i KUM. ØSC forestår periodisering såvel som opløsning af generelle periodiseringsposter og periodeafgrænsningsposter. I tvivlstilfælde skal biblioteket konsulteres. Direktøren eller souschefen skal godkende de af ØSC påtænkte/gennemførte periodiseringer.

DKB anvender en bagatelgrænse på 25.000 kr.(eksklusiv moms) ud fra den betragtning, at poster under denne grænse kun vil påvirke regnskabsresultatet marginalt.

2.4. Forvaltning af anlægsaktiver

Anlægsaktiver er aktiver, der som udgangspunkt er bestemt til vedvarende eje og brug. An- lægsaktiverne kan være såvel materielle som immaterielle.

Der føres fortegnelser over DKBs anlægsaktiver i anlægsmodulet i Navision Stat ud fra faktura. Procedurer ved anvendelse af anlægsmodulet i Navision Stat er beskrevet på Sta- tens Administrations hjemmeside.

Kontorfuldmægtig1 har ansvaret for føring af fortegnelser over DKBs inventar. Kun inventar af væsentlig værdi for DKB medtages i fortegnelsen. Souschefen har ansvaret for salg og kassation af inventar. Eventuelt salg af brugt materiel skal ske i overensstemmelse med afsnit 2.3.4. i Finansministeriets Budgetvejledning. Souschefen har også ansvaret for perio- disk kontrol med beholdningerne, herunder kontrol med at værdierne er til stede, og at der sker en rimelig udnyttelse af disse. Kontorfuldmægtig2 har ansvaret for at alt inventar, der har en værdi over 50.000 kr., bliver registreret i henhold til bilag 14, procedure vedr. anskaffelser.

Inventar under bagatelgrænsen på kr. 50.000 straksafskrives.

Køb og administration af it-udstyr foretages af Statens-it.

2.4.1. Værdifastsættelse

Aktiver hos DKB værdiansættes ud fra kostprisprincippet, dvs. at værdiansættelsen er iden- tisk med købs- eller anskaffelsesprisen. Dermed værdiansættes aktiver ikke til den aktuelle dagsværdi, dvs. den nutidige markedspris for et tilsvarende aktiv.

(19)

Side: 18

Ved almindeligt køb er købsprisen normalt veldefineret ud fra fakturaen. Opgørelsen af kostprisen er imidlertid særlig relevant ved værdiansættelse af bygge- og udviklingsprojekter, jf. bilag 10.

Anlægsaktivers værdiansættelse til kostpris omfatter alle omkostninger foranlediget af anskaffelsen eller omkostninger, som direkte kan henføres til det fremstillede aktiv indtil det tidspunkt, hvor aktivet er klar til ibrugtagning. Kostprisen værdiansættes med fradrag af pris- og mængderabat. Som eksempler på omkostninger tilknyttet anskaffelsen kan nævnes:

• told og afgifter

• leverings- og transportomkostninger

• installationsomkostninger

• honorar til ekstern konsulentbistand, advokater, revisorer og ingeniører

• nedtagelses-, bortskaffelses og retableringsomkostninger, der opstår på anskaffelsestidspunktet, såfremt disse opfylder betingelserne for indregning som en hensat forpligtelse

Nedtagelses-, bortskaffelses- og retableringsomkostninger, som indgår som en del af kostprisen på anskaffelsestidspunktet, justeres efterfølgende, hvis betingelserne for indregning som en hensat forpligtelse ændres væsentligt. Det kan f.eks. være tilfældet, hvor retable- ringsomkostningerne øges i takt med, at aktivet anvendes. En ændring medfører ændret afskrivningsgrundlag. Et forhøjet eller reduceret afskrivningsgrundlag med fradrag af allerede foretagne afskrivninger fordeles systematisk over aktivets resterende levetid.

Kontorfuldmægtig2 er ansvarlig for at bestille oprettelse af nye anlæg hos ØSC i DDI samt at sikre, at bogføring af bilag på anlæg fremgår af fakturakonteringen i IndFak. direktøren eller souschefen kontrollerer, at værdifastsættelsen er i overensstemmelse med de overordnede retningslinjer.

2.4.2. Værdiregulering af aktiver

Værdiregulering af aktiver omfatter afskrivninger og nedskrivninger. Det er ØSC, der fore- står værdireguleringen i Navision Stat efter DKBs retningslinjer, der er vedlagt som bilag 15.

2.4.3. Aktivering af nyanskaffelser

Det er ØSC, som har ansvaret for aktivering af nyanskaffelser efter DKBs retningslinjer, der er vedlagt som bilag 11.

2.4.4. Aktivering af udviklingsprojekter Der henvises til bilag 10.

2.5. Forvaltning af omsætningsaktiver

(20)

Side: 19

Omsætningsaktiver er en samlebetegnelse for aktiver, der forventes indfriet på kort sigt, dvs. normalt inden for et år.

2.5.1. Varebeholdninger

DKB har ikke varebeholdninger.

2.5.2. Tilgodehavender

ØSC, DKB og økonomikonsulenten i KUM foretager månedlige hhv. kvartalsmæssige afstemninger af bibliotekets tilgodehavender. ØSCs afstemninger sker hovedsageligt i Navisions afstemningsmodul, og der skrives relevante bemærkninger til disse afstemninger på regnskabserklæringen, som ØSC hver måned indlæser i SKS til godkendelse.

Økonomikonsulenten i KUM udarbejder elektroniske afstemninger vedr. kontiene 6140, 6160 og 6190.

Kontorfuldmægtig2 skal løbende i samarbejde med Økonomikonsulenten fra KUM følge op på disse afstemninger, for at få beløbene udlignet.

Af bilag 3 fremgår disponeringerne på tilgodehavender.

2.5.3. Udlån

DKB forvalter ikke udlån.

2.6. Forvaltning af passiver

Passivdelen indeholder egenkapital og videreførelser, hensatte forpligtelser samt kort- og langfristede gældsforpligtelser. Der henvises til www.oav.dk for en nærmere beskrivelse af kontiene.

2.6.1. Egenkapital og videreførelser

Egenkapitalen omfatter startkapital, opskrivninger, reserveret egenkapital og overført overskud. Det overførte overskud udgøres af de akkumulerede resultater til videreførsel, der fremkommer ved resultatdisponeringen på resultatopgørelsen.

Som følge af den nye budgetlov skal der indsendes en ansøgning til departementet om brug af akkumuleret overskud fra tidligere år, nye reservationer og brug af reserverede midler.

Der kan kun forbruges det beløb, som departementet har godkendt.

Forbruget kan først påbegyndes, når departementet har givet tilladelse.

2.6.2. Hensatte forpligtelser

For håndtering af hensatte forpligtelser se bilag 16.

(21)

Side: 20

2.6.3. Kort- og langfristet gæld Feriepengeforpligtelsen

Feriepengeforpligtelsen for DKB opgøres og registreres én gang årligt i forbindelse med årsafslutningen. Opgørelsen er baseret på en gennemsnitsbetragtning, hvor den samlede feriepengeforpligtelse beregnes på baggrund af et gennemsnitligt antal skyldige feriedage pr. medarbejder og den gennemsnitlige udgift pr. skyldig feriedag i overensstemmelse med model 1 beskrevet i Moderniseringsstyrelsens vejledning ’Beregning og bogføring af ferie- pengeforpligtelser’. Beregningen godkendes af Souschefen i samarbejde med økonomikon- sulenten i KUM, hvorefter reguleringen i forhold til den bogførte forpligtelse ultimo året bogføres og modposteres på resultatopgørelsen.

Igangværende arbejder for fremmed regning

Ved modtagelse af tilskud til at udføre konkrete tilskudsfinansierede aktiviteter påtager DKB sig en forpligtelse over for tilskudsgiver til at gennemføre de pågældende aktiviteter.

Forpligtelsen bogføres under igangværende arbejder for fremmed regning. Tilskuddet iden- tificeres ved det aktivitetsnummer, hvorunder aktiviteten gennemføres.

I takt med, at aktiviteten gennemføres, foretages en månedlig ”afbalancering”, hvor der indtægtsføres et beløb, der svarer til de påløbne omkostninger på aktiviteten i delregnskab 2 hhv. delregnskab 3. Beløbet modposteres på tilsagnsforpligtelsen, som således nedbringes.

Bilag til den månedlige afbalancering udarbejdes af økonomikonsulenten i KUM på grundlag af bogføringen i delregnskab 2 hhv. delregnskab 3.

FF4 langfristet gæld

ØSC gennemfører afstemninger af den langfristede gæld på konto FF4. DKB godkender afstemningen i forbindelse med de kvartalsvise regnskabserklæringer.

2.7. Betalingsforretninger

Betalingsforretninger skal som hovedregel foretages ved anvendelse af elektroniske over- førsler mellem pengeinstitutter. Kontante betalinger eller betaling med betalingskort søges derfor begrænset til situationer, hvor det ikke er muligt eller hensigtsmæssigt at foretage betalingen som en elektronisk overførsel.

ØSC er ved tredjemandsfuldmagt bemyndiget til at foretage betalinger på DKBs vegne.

Ansvar og kompetencefordeling i den forbindelse fremgår af ØSCs regnskabsinstruks.

DKBs direktør og souschefen er tegningsberettiget i alle forhold vedrørende betalingsin- strumenter, herunder i forhold til pengeinstitutter og leverandører af betalingskort.

Tegningsretten omfatter bl.a.:

• kontooprettelser/-nedlæggelser i private pengeinstitutter

• udstedelser af fuldmagter til konti, som anvendes af DKB

• oprettelse/nedlæggelse af betalingskort (f.eks. EuroCard og Visa/Dankort)

(22)

Side: 21

• fastsættelse af beløbsgrænser i relation til betalingskort

• fastsættelse af udbetalingsmaksima i relation til Danske Bank

• konto i Danske Bank vedr. indbetalinger

Formelt ejer Moderniseringsstyrelsen alle konti i SKB, og DKB skal derfor som kontohaver altid rette henvendelse til Moderniseringsstyrelsen vedrørende nye kontohaverforhold mv.

ØSC har fuldmagt til at foretage følgende på vegne af DKB:

• initiere oprettelse af FF-konti hos Moderniseringsstyrelsen i relation til Statens Koncern Betalinger (SKB)

• oprettelse/nedlæggelse af transaktionskonti i Danske Bank

• ændring af prokuraforhold for ØSC’s medarbejdere vedrørende konti i Danske Bank

• fastsættelse og løbende ændring af udbetalingsmaksima vedrørende konti i Danske Bank.

Fuldmagtsforhold kan i denne sammenhæng udvides efter konkret fuldmagt fra direktøren eller souschefen inden for dennes tegningsret.

Samarbejdsaftale mellem DKB og Danske Bank opbevares i ØSC.

2.7.1. Forvaltning af likviditetsordningen

Under likviditetsordningen er der oprettet tre likviditetskonti med hver deres forskellige anvendelsesområde. ØSC afstemmer alle bankkonti under SKB.

FF4 – Langfristet gæld

Investeringer betales fra FF7-kontoen. Efterfølgende optages gæld til finansiering af inve- steringen ved at flytte midler fra FF4-kontoen til FF7. Hver gang der foretages afskrivninger, skal der samtidig ske en flytning af likvide midler fra FF7 til FF4, således at gælden nedbringes i takt med afskrivningerne.

ØSC foretager kvartalsvis afskrivninger på DKBs vegne og foretager efterfølgende afstemning af FF4 samt flytning af likviditet til/fra FF7, jf. opgavesplittet.

FF5 – Uforrentet konto

FF5, den uforrentede konto, benyttes i forbindelse med hensatte forpligtelser, omsætnings- aktiver og de kortfristede gældsforpligtelser herunder reserveret bevilling. Kontoen afstemmes, og saldoen reguleres én gang årligt inden udgangen af første kvartal af ØSC.

Fra 2015 reserveres der ikke længere bevilling jævnfør Budgetvejledning 2016.

FF7 – Finansieringskonto (daglig drift)

FF7-kontoen anvendes til almindelige lønudgifter, varekøb og køb af tjenesteydelser, der ikke skal aktiveres. Kontoen fungerer som en kassekredit, hvor saldoen som udgangspunkt vil variere omkring nul. DKBs bevillingsindtægter i form af 12-dels rater bliver overført til FF7. ØSC er ansvarlig for månedlig afstemning af FF7.

(23)

Side: 22

I øvrigt henvises til ØSC’s regnskabsinstruks og til standard opgavesplittet mellem DKB og ØSC.

2.7.2. Opfølgning på lånerammen

Lånerammen angiver det samlede maksimum for likviditetsområdets lånetræk. Værdien af den langfristede gæld (FF4-kontoen) må ikke overskride lånerammens maksimum. Der må ikke foreligge et overtræk på lånerammen ved regnskabsårets udløb.

Økonomikonsulenten i KUM følger månedligt op på udnyttelsen af lånerammen.

Ved overskridelse af lånerammen skal departementet som udgangspunkt altid kontaktes.

2.7.3. Forvaltning af likviditetskonti uden for likviditetsordningen

DKB har ikke konti uden for likviditetsordningen.

2.7.4. Kasse

DKB har en kasse ved infoøen.

Kassen ved infoøen opgøres/afstemmes en gang dagligt (efter lukketid). Afstemningen tager udgangspunkt i dagens bevægelser på dankort/kreditkort.

En gang om måneden registreres de forskellige transaktioner i Navision.

Alle betalinger foregår via dankort eller kreditkort. Der er ikke en kontantkasse.

Biblioteksassistent1 fungerer som kasserer i relation til DKBs kasse og har ansvaret for denne. Kontorfuldmægtig1 og Kontorfuldmægtig2 er stedfortrædere for denne, og har i den forbindelse ansvaret for kassen.

Souschefen skal ved uanmeldt kasseeftersyn minimum en gang årligt sikre sig, at kasseforretningerne udføres forsvarligt. Der udarbejdes dokumentation for foretagne eftersyn med beskrivelse af fundne forhold. Dokumentationen dateres og underskrives af Souschefen.

2.7.5. Betalingskort mv.

DKB udsteder betalingskort til medarbejdere, som regelmæssigt foretager mindre indkøb og betalinger, som ikke hensigtsmæssigt kan afvikles via bibliotekets centrale betalingssystemer. Kortene udstedes som firmahæftende kort. I forbindelse med udstedelsen af betalingskort udfærdiges en bemyndigelseserklæring, der nærmere angiver, hvad betalingskortet må anvendes til. Bemyndigelseserklæringen underskrives af medarbejderen og DKB.

Bemyndigelseserklæringen er vedlagt som bilag 18.

(24)

Side: 23

Der er p.t. udstedt betalingskort til 14 medarbejdere i DKB. Disse fremgår af bilag 17. I bilag 19 er nærmere angivet de specifikke kriterier, der gælder for DKBs udstedelse af betalingskort.

DKB orienterer medarbejderne om den gældende arbejdsgang ved kontrol og registrering af udgiftsbilag, der stammer fra anvendelsen af betalingskortet. Selve denne arbejdsgang er nærmere beskrevet i bilag 20 og indebærer, at Kontorfuldmægtig2 skal orienteres, hver gang betalingskortet har været anvendt.

Det er alene direktøren og Souschefen, der kan godkende udstedelse af betalingskort.

Derudover benytter DKB sig af følgende betalingskort:

• Q8 kontokort (brændstof, vask mv.)

• Avis kontokort (tjenestelig billeje) 2.8. Aflæggelse af regnskaber

Perioderegnskaber aflægges via SKS. Der foretages dagligt en automatisk overførsel af finansposter fra Navision Stat til SKS via ØDUP. For en mere detaljeret beskrivelse af denne procedure henvises til Moderniseringsstyrelsens generelle beskrivelse af Navision Stat.

Det regnskab, der udarbejdes ved udløbet af den afsluttende regnskabsmæssige supple- mentsperiode, er samtidig årsregnskab for DKB. Ud fra årsregnskabet i SKS udarbejdes der årsrapport i henhold til Moderniseringsstyrelsens vejledning, som kan findes på

www.oav.dk. Denne årsrapport udarbejdes i samarbejde mellem DKB og økonomikonsu- lenten i KUM.

2.8.1. Godkendelse af de månedlige regnskaber

Den månedlige godkendelse er en teknisk godkendelse, der bekræfter, at der er overensstemmelse mellem registreringer i SKS og de lokale økonomisystemer samt en substantiel gennemgang af regnskabserklæringen.

ØSC foretager afstemning mellem Navision og SKS samt mellem SLS og Navision og udarbejder en regnskabserklæring, som lægges ind i SKS. ØSC foretager desuden månedlig afstemning af beholdningskonti. I øvrigt henvises til standard opgavesplittet mellem DKB og ØSC.

direktøren eller i dennes fravær Souschefen godkender de månedlige regnskaber i SKS og bekræfter, at registreringerne i SKS er i overensstemmelse med registreringerne i Navision Stat. Godkendelsen baseres på ØSCs erklæring, afstemninger foretaget af økonomikonsu- lenten i KUM samt konsulentens bemærkninger til ØSCs erklæring.

I henhold til ministerieinstruksen af 8. juni 2015 skal der sikres funktionsadskillelse ved godkendelse af hhv. regnskabserklæring og regnskab.

(25)

Side: 24

Den månedlige regnskabserklæring gennemgås af Kontorfuldmægtig2 og økonomikonsu- lenten i KUM. Det er Kontorfuldmægtig2, der har ansvaret for at få eventuelle omposteringer på plads i regnskabet inden månedens udgang. I henhold til ministerieinstruksen af 8.

juni 2015 skal der på kvitteringen for regnskabserklæringen skrives kommentarer til de enkelte punkter på regnskabserklæringen, som ØSC har haft bemærkninger til.

Hvis bemærkningerne vedrører konteringsfejl skal det anføres hvornår bogføringen bliver bragt på plads i regnskabet.

2.8.2. Godkendelse af de kvartalsvise regnskaber

Den kvartalsmæssige godkendelse indeholder en substantiel godkendelse af regnskabet.

I henhold til ministerieinstruksen af 8. juni 2015 skal der sikres funktionsadskillelse ved godkendelse af hhv. regnskabserklæring og regnskab.

Der skal i forbindelse med den kvartalsvise godkendelse i SKS vedhæftes en erklæring om, regnskabet. Erklæringen er vedlagt som Bilag 21.

Til brug for denne erklæring udarbejder økonomikonsulenten en erklæring som er vedlagt som Bilag 22.

Tilbagemelding om afstemninger fra ØSC, tilbagemelding på ØSCs afstemninger udarbejdet af økonomikonsulenten i KUM, afstemninger udført af økonomikonsulenten samt DKBs egne kontroller og afstemninger udgør grundlaget for bibliotekets samlede regn- skabsgodkendelse. direktøren og i dennes fravær souschefen godkender kvartalsregnska- berne i SKS.

2.8.3. Godkendelse af det årlige regnskab

Ved den årlige godkendelse påses de samme forhold som ved den kvartalsvise regnskabs- godkendelse. Herudover påses, at alle tilgodehavender, forudbetalte beløb mv. er registreret i regnskabet, således at dette giver et retvisende billede af indtægter og udgifter i det på- gældende finansår samt af aktiver og passiver ved finansårets udløb.

I forbindelse med den årlige regnskabsaflæggelse vedhæfter DKB en erklæring til regnskabet i SKS om, fremsender DKB en erklæring til Kulturministeriet om, at de i ministerieinstruksen nævnte kontroller er foretaget. Se bilag 23.

direktøren og i dennes fravær souschefen godkender det årlige regnskab i SKS og bekræfter herunder, at registreringerne i SKS er i overensstemmelse med bogføringen i Navision Stat.

Eventuelle bemærkninger i forhold til ovenstående samt ØSCs regnskabserklæring anføres i SKS.

Med baggrund i årsregnskabet udarbejdes en årsrapport, som underskrives af direktøren.

(26)

Side: 25

2.9. Øvrige regnskabsopgaver

I dette afsnit er samlet beskrivelser af områder, som ikke allerede er dækket af de øvrige afsnit. Det omfatter: kontrol med værdipost og forvaltningen af ikke-statslige aktiver, f.eks.

private midler fra fonde og virksomheder.

2.9.1. Kontrol med værdipost

Postfordeling i DKB varetages af Kontorfuldmægtig1 og Kontorfuldmægtig2. Poståbning foretages af de to ovennævnte personer.

Som følge af overgangen til NemKonto modtages der kun i meget begrænset omfang checks. Ved modtagelse af checks noteres disse i værdipostbogen af Kontorfuldmægtig2 og i dennes fravær af Kontorfuldmægtig1. Modtagelsen attesteres af en anden af Bibliotekets ansatte. Ved førstkommende lejlighed udtages indkomne checks af værdipostbogen og ind- sættes på NEM-konto i Danske Bank af Biblioteksassistent1 eller Kontorfuldmægtig2.

Værdipostbogen afstemmes en gang i kvartalet af Souschefen.

2.9.2. Forvaltning af andre ikke-statslige aktiver og passiver

DKB har indtægter fra tilskudsfinansierede aktiviteter. Sådanne projektindtægter og tilhø- rende -omkostninger holdes adskilt fra DKBs ordinære midler, jf. afsnit 2.6.3.

3. It-anvendelse

3.1. Generelt om it-anvendelsen

DKB benytter sig af de af Moderniseringsstyrelsen administrerede centrale it-systemer i forbindelse med regnskabsføringen. Moderniseringsstyrelsen er ansvarlig for tilrettelæggel- sen af de sikkerhedsmæssige forhold vedrørende driften af disse samt for udarbejdelsen af samlede beskrivelser af disse systemer indeholdende oplysninger om systemernes opbygning, hvorledes elektroniske overførsler foretages mellem systemerne, generering af automatisk foretagne posteringer, sikkerhedsprocedurer, opbevaring af regnskabsmateriale mv.

DKB benytter ikke andre systemer, som har regnskabsmæssig relevans.

Der henvises generelt til driftsaftalen med Statens It og Statens It’s sikkerhedsintrukser for kontroller og procedurer mv. i relation til bibliotekets generelle it-anvendelse og den specifikke it-anvendelse i relation til Navision Stat. Der henvises endvidere til DKBs informati- onssikkerhedsregler og procedurer. It-sikkerhedspolitikken med tilhørende regler og procedurer er tilgængelig på de interne drev (Awareness modulet i ControlManager) for de relevante medarbejdere. It-sikkerhedspolitikken godkendes af direktøren og revurderes én gang årligt.

Danmarks Kunstbiblioteks informationssikkerhedspolitik støtter sig til ISO27001 standar- den.

3.2. Moderniseringsstyrelsens centrale økonomi-, løn og betalingssystemer

(27)

Side: 26

DKB anvender følgende af de af Moderniseringsstyrelsen administrerede centrale systemer:

1. Navision Stat

2. Statens Koncernsystem (SKS) 3. Statens Koncern Betalinger (SKB) 4. Statens Lønsystem (SLS)

5. Danske Netbank

6. ModerniseringsstyrelsensDataudvekslingspunkt (ØDUP) 7. NemKonto

8. Det elektroniske faktureringssystem, IndFak 9. RejsUd

10. LDV

Processer, kommunikationsveje samt øvrige sammenhænge mellem de under punkt 1-10 nævnte it-systemer er nærmere beskrevet af Moderniseringsstyrelsen.

Medarbejdernes adgang til systemerne fremgår af bilag 24.

3.3. Specifikt om anvendelsen af Navision Stat

DKB anvender en version af Navision Stat, hvor Moderniseringsstyrelsen er systemejer og dermed har systemansvaret, mens DKB er dataejer. Systemansvaret for LDV ligger ligeledes hos Moderniseringsstyrelsen. Endvidere varetager Moderniseringsstyrelsen driften af RejsUd og IndFak.

For yderligere oplysninger om sikkerhedsmæssige forhold vedrørende drift, opbygning mv.

henvises til Moderniseringsstyrelsens systembeskrivelser.

(28)

Side: 27

Bilagsfortegnelse

Bilag 1 Organisationsdiagram

Bilag 2 Oversigt over hvilke navngivne medarbejdere, der beklæder de enkelte stillinger Bilag 3 Oversigt over disponerings- og godkendelsesberettigede

Bilag 4 Medarbejdere berettiget til at indrapportere i DDI, at indsende bilag via mail til ØSC og at indsende lønbilag til ØSC med digital signatur

Bilag 5 Kundeaftale med ØSC om økonomiopgaver

Bilag 6 Aftale med departementet om økonomiserviceopgaver Bilag 7 Bemærkninger til fællesomkostninger

Bilag 8 Afgrænsning af fællesomkostninger

Bilag 9 Oversigt over ØSCs stående bemyndigelser Bilag 10 Procedure i forbindelse med udviklingsprojekter Bilag 11 Procedure for aktivering i forbindelse med anskaffelser Bilag 12 Procedure for uddatakontrol på lønområdet

Bilag 13 Aftale om lønkontrol mellem ØSC og DKB

Bilag 14 Procedure ved anvendelse af anlægsmodulet i Navision

Bilag 15 Principper for værdiregulering (af- og nedskrivninger) af anlægsaktiver Bilag 16 Principper for hensættelser

Bilag 17 Oversigt over medarbejdere med EuroCard med firmahæftelse Bilag 18 Bemyndigelseserklæring vedr. EuroCard med firmahæftelse Bilag 19 Kriterier for DKBs udstedelse af betalingskort

Bilag 20 Arbejdsgang ved kontrol og registrering af udgiftsbilag vedr. betalingskort Bilag 21 Godkendelse af kvartalsregnskabet (Bilag 10 i ministerieinstruksen) Bilag 22 Standarderklæring til godkendelse af kvartalsregnskab

Bilag 23 Erklæring om årsregnskabet (Bilag 11 i ministerieinstruksen) Bilag 24 Oversigt over adgang til Navision Stat, IndFak og RejsUd Bilag 25 Køb af tjenesterejser

Bilag 26 Kørsel i egen bil

(29)

Side: 28

Bilag 1 Organisationsdiagram for Danmarks Kunstbibliotek

Direktør

Souschef

Samlingen af Arkitek-

turtegninger Bogsamlingen og

digitale ressourcer Forskning

Kunsthistorisk Billedarkiv og

Weilbachs Arkiv Løn og Regnskab (Statens Adm.)

Økonomi

Statens-It

Bygningsdrift Magasinering og brugerformid-

ling

(30)

(I) 0~(D Ni

‘0

ii

— -t

cnet —.

ø

et -I

-n E.0- o

=

et

Eet

•1

0~

Cd et

c ni

0. et

0 -l

0~

-. et

niet

~1

niet et

(b-3

1~

ø

3

ø

-I’

(0

c

(I) 0~

0”

0 ø (0 (0 (I) 0)0•

0)

z

0)

-II

c

(0

(31)

Side: 30

Bilag 3. Oversigt over disponerings- og godkendelsesberettigede Bilag 3A. Indtægtsområdet

Disponerings- og godkendelsesberettigede – indtægtsområdet og kreditnotaer

Navn Stilling Delregnskab Konto/emner

Beløbsgrænse pr.

disposition Steen Søndergaard

Thomsen

Direktør Alle Alle Ingen

Steen Søndergaard Thomsen

Souschef, Første- bibliotekar

Alle Alle Ingen

Disponeringsberettigede - indtægtsområdet

Navn Stilling Delregnskab Konto/emner Beløbsgrænse pr.

disposition Diana Kirkeskov

Olsen

Kontorfuldmægtig1 1 Salg af materialer, tryksager, fotokopier

Ingen Lars Biering Biblioteksassistent1 1 Salg af materialer,

tryksager, fotokopier samt gebyrer, afgifter, erstatninger

Ingen

Connie Hansen Kontorfuldmægtig2 1 Salg af materialer, tryksager, fotokopier samt gebyrer, afgifter, erstatninger

Ingen

Iben Bruun- Aamodt

Bibliotekar3 1 Salg af materialer, tryksager, fotokopier

Ingen Christian Velin Bibliotekar5 1 Salg af materialer,

tryksager, fotokopier

Ingen Dorte Majborn Bibliotekar2 1 Salg af materialer,

Ingen Rune Rosenborg

Rasmussen

Cand.scient.bibl.1 1 Salg af materialer, tryksager, fotokopier

Ingen Louis Sebastian

Bo Jensen

Cand.scient.bibl.2 1 Salg af materialer, tryksager, fotokopier

Ingen

Klaus Olsen Bibliotekar6 1 Salg af materialer,

Ingen Alena Marchwin-

ski

Seniorforsker 1 Salg af materialer, tryksager, fotokopier

Ingen Anneli Fuchs Informationsspecialist1 1 Salg af materialer,

Ingen

(32)

Side: 31

Bilag 3B. Udgiftsområdet

Disponerings- og godkendelsesberettigede - udgiftsområdet:

Beløbsgrænse pr. dispositi- on

Alle Alle Ingen

Disponeringsberettigede - udgiftsområdet:

Navn Stilling Delregnskab Konto/emner Beløbsgrænse pr.

rekvisition Connie Hansen Kontorfuldmægtig2 Alle Alle, dog ej

18xxxx

25.000 Lars Biering Biblioteksassistent1 1 Alle, dog ej

18xxxx

25.000 Diana Kirke-

skov Olsen

Kontorfuldmægtig1 1 Alle, dog ej 18xxxx

25.000 Rune Rosenborg

Rasmussen

Cand.scient.bibl.1 1 Alle, dog ej 18xxxx

10.000 Louis Sebastian

Bo Jensen

Cand.scient.bibl.2 1 Alle, dog ej 18xxxx

10.000 Ib Larsen Biblioteksbetjent 1 Alle, dog ej

18xxxx

10.000 Dorte Majborn Bibliotekar2 1 Alle, dog ej

18xxxx

5.000 Iben Bruun-

Aamodt

Bibliotekar3 1 Alle, dog ej

18xxxx

5.000 Christian Velin Bibliotekar5 1 Alle, dog ej

18xxxx

5.000

Klaus Olsen Bibliotekar6 1 Alle, dog ej

18xxxx

5.000 Anneli Fuchs Informationsspecialist1 1 Alle, dog ej

18xxxx

5.000 Alena

Marchwinski

Seniorforsker 1 Alle, dog ej

18xxxx

5.000 Elisabeth Ko-

fod-Hansen

Informationsspecialist2 1 Alle, dog ej 18xxxx

5.000

(33)

Side: 32

Bilag 3C. Tilgodehavender

Godkendelsesberettigede - tilgodehavender:

Beløbsgrænse pr. dispositi- on

Alle Alle Ingen

(34)

Side: 33

Bilag 4. Medarbejdere berettiget til at indrapportere i DDI, at indsende bilag via mail til ØSC og at indsende lønbilag til ØSC med digital signatur

Navn Stilling

Indrapportering i DDI

Indrapportering lønbilag

Indsende bilag via mail til ØSC Steen Søndergaard

Thomsen

X X

Connie Hansen Kontorfuldmægtig2 X X

Diana Kirkeskov Kontorfuldmægtig1 X X X

Lars Biering Biblioteksassistent1 X X

Bemærkning: Økonomikonsulenten i KUM kan oprette omposteringsbilag i DDI, men systemet er sat op til at disse bilag skal godkendes i DKB, inden de sendes til ØSC til bogfø- ring.

Souschefen skal godkende alle omposteringer over 25.000 kr.

(35)

(36)

(37)

(38)

(39)

(40)

(41)

(42)

(43)

(44)

(45)

Side: 35

Bilag 6 2015 maj

Økonomiopgaver vedrørende Danmarks Kunstbiblio- tek

DKB DKB+KØ KØ KØ= Økonomiservice i Koncern Økonomi, Kulturministeriet

Instrukser og forretningsgange

Revision af virksomhedsinstruks og regnskabsinstruks

· procedurer og forretningsgange i økonomistyringen

Bevilling

Bidrag til forslag til finanslov, ændringsforslag og tillægsbevillingslov

Kontrol af bevillingsafregning

Grundbudget og kvartalsvis udgiftsopfølgning

Udarbejdelse af grundbudget

Kvartalsvis udgiftsopfølgning

Budget

Budgetlægning og budgetopfølgning, herunder

· driftsbudget

· lønbudget

· investeringsbudget (med fokus på afskrivningerne)

Indlæggelse af budget i Navision Stat

Regnskab

Månedlig regnskabsopfølgning i Navision Stat

·Opfølgning på at saldi er rimelige og evt opfølgning ift SAM

·Afbalancering: Opgørelse og udarbejdelse af bogføringsbilag til

indtægtsføring af tilskud på tilskudsfinansierede aktiviteter

Udarbejdelse af andre bilag

·”Afstemning” (dvs specifikation og opfølgning) af aftalte konti

Månedlig regnskabsopfølgning i SKS:

·Gennemgang af (ØSC’s) regnskabserklæring i SKS

·Opfølgning på lånerammeudnyttelsen

·Opfølgning på bevillingen

·Rapportering til direktør til brug for regnskabsgodk. i SKS

Årsrapport

·Gennemlæsning af den samlede rapport

Udarbejdelse af regnskabserklæring