2. DKBS REGNSKABSOPGAVER
2.7. Betalingsforretninger
2.7.5. Betalingskort mv
DKB udsteder betalingskort til medarbejdere, som regelmæssigt foretager mindre indkøb og betalinger, som ikke hensigtsmæssigt kan afvikles via bibliotekets centrale betalingssy-stemer. Kortene udstedes som firmahæftende kort. I forbindelse med udstedelsen af beta-lingskort udfærdiges en bemyndigelseserklæring, der nærmere angiver, hvad betalingskor-tet må anvendes til. Bemyndigelseserklæringen underskrives af medarbejderen og DKB.
Bemyndigelseserklæringen er vedlagt som bilag 18.
Side: 23
Der er p.t. udstedt betalingskort til 14 medarbejdere i DKB. Disse fremgår af bilag 17. I bilag 19 er nærmere angivet de specifikke kriterier, der gælder for DKBs udstedelse af beta-lingskort.
DKB orienterer medarbejderne om den gældende arbejdsgang ved kontrol og registrering af udgiftsbilag, der stammer fra anvendelsen af betalingskortet. Selve denne arbejdsgang er nærmere beskrevet i bilag 20 og indebærer, at Kontorfuldmægtig2 skal orienteres, hver gang betalingskortet har været anvendt.
Det er alene direktøren og Souschefen, der kan godkende udstedelse af betalingskort.
Derudover benytter DKB sig af følgende betalingskort:
• Q8 kontokort (brændstof, vask mv.)
• Avis kontokort (tjenestelig billeje) 2.8. Aflæggelse af regnskaber
Perioderegnskaber aflægges via SKS. Der foretages dagligt en automatisk overførsel af finansposter fra Navision Stat til SKS via ØDUP. For en mere detaljeret beskrivelse af den-ne procedure henvises til Moderniseringsstyrelsens geden-nerelle beskrivelse af Navision Stat.
Det regnskab, der udarbejdes ved udløbet af den afsluttende regnskabsmæssige supple-mentsperiode, er samtidig årsregnskab for DKB. Ud fra årsregnskabet i SKS udarbejdes der årsrapport i henhold til Moderniseringsstyrelsens vejledning, som kan findes på
www.oav.dk. Denne årsrapport udarbejdes i samarbejde mellem DKB og økonomikonsu-lenten i KUM.
2.8.1. Godkendelse af de månedlige regnskaber
Den månedlige godkendelse er en teknisk godkendelse, der bekræfter, at der er overens-stemmelse mellem registreringer i SKS og de lokale økonomisystemer samt en substantiel gennemgang af regnskabserklæringen.
ØSC foretager afstemning mellem Navision og SKS samt mellem SLS og Navision og ud-arbejder en regnskabserklæring, som lægges ind i SKS. ØSC foretager desuden månedlig afstemning af beholdningskonti. I øvrigt henvises til standard opgavesplittet mellem DKB og ØSC.
direktøren eller i dennes fravær Souschefen godkender de månedlige regnskaber i SKS og bekræfter, at registreringerne i SKS er i overensstemmelse med registreringerne i Navision Stat. Godkendelsen baseres på ØSCs erklæring, afstemninger foretaget af økonomikonsu-lenten i KUM samt konsuøkonomikonsu-lentens bemærkninger til ØSCs erklæring.
I henhold til ministerieinstruksen af 8. juni 2015 skal der sikres funktionsadskillelse ved godkendelse af hhv. regnskabserklæring og regnskab.
Side: 24
Den månedlige regnskabserklæring gennemgås af Kontorfuldmægtig2 og økonomikonsu-lenten i KUM. Det er Kontorfuldmægtig2, der har ansvaret for at få eventuelle omposterin-ger på plads i regnskabet inden månedens udgang. I henhold til ministerieinstruksen af 8.
juni 2015 skal der på kvitteringen for regnskabserklæringen skrives kommentarer til de en-kelte punkter på regnskabserklæringen, som ØSC har haft bemærkninger til.
Hvis bemærkningerne vedrører konteringsfejl skal det anføres hvornår bogføringen bliver bragt på plads i regnskabet.
2.8.2. Godkendelse af de kvartalsvise regnskaber
Den kvartalsmæssige godkendelse indeholder en substantiel godkendelse af regnskabet.
I henhold til ministerieinstruksen af 8. juni 2015 skal der sikres funktionsadskillelse ved godkendelse af hhv. regnskabserklæring og regnskab.
Der skal i forbindelse med den kvartalsvise godkendelse i SKS vedhæftes en erklæring om, regnskabet. Erklæringen er vedlagt som Bilag 21.
Til brug for denne erklæring udarbejder økonomikonsulenten en erklæring som er vedlagt som Bilag 22.
Tilbagemelding om afstemninger fra ØSC, tilbagemelding på ØSCs afstemninger udarbej-det af økonomikonsulenten i KUM, afstemninger udført af økonomikonsulenten samt DKBs egne kontroller og afstemninger udgør grundlaget for bibliotekets samlede regn-skabsgodkendelse. direktøren og i dennes fravær souschefen godkender kvartalsregnska-berne i SKS.
2.8.3. Godkendelse af det årlige regnskab
Ved den årlige godkendelse påses de samme forhold som ved den kvartalsvise regnskabs-godkendelse. Herudover påses, at alle tilgodehavender, forudbetalte beløb mv. er registreret i regnskabet, således at dette giver et retvisende billede af indtægter og udgifter i det på-gældende finansår samt af aktiver og passiver ved finansårets udløb.
I forbindelse med den årlige regnskabsaflæggelse vedhæfter DKB en erklæring til regnska-bet i SKS om, fremsender DKB en erklæring til Kulturministeriet om, at de i ministeriein-struksen nævnte kontroller er foretaget. Se bilag 23.
direktøren og i dennes fravær souschefen godkender det årlige regnskab i SKS og bekræfter herunder, at registreringerne i SKS er i overensstemmelse med bogføringen i Navision Stat.
Eventuelle bemærkninger i forhold til ovenstående samt ØSCs regnskabserklæring anføres i SKS.
Med baggrund i årsregnskabet udarbejdes en årsrapport, som underskrives af direktøren.
Side: 25
2.9. Øvrige regnskabsopgaver
I dette afsnit er samlet beskrivelser af områder, som ikke allerede er dækket af de øvrige afsnit. Det omfatter: kontrol med værdipost og forvaltningen af ikke-statslige aktiver, f.eks.
private midler fra fonde og virksomheder.
2.9.1. Kontrol med værdipost
Postfordeling i DKB varetages af Kontorfuldmægtig1 og Kontorfuldmægtig2. Poståbning foretages af de to ovennævnte personer.
Som følge af overgangen til NemKonto modtages der kun i meget begrænset omfang checks. Ved modtagelse af checks noteres disse i værdipostbogen af Kontorfuldmægtig2 og i dennes fravær af Kontorfuldmægtig1. Modtagelsen attesteres af en anden af Bibliotekets ansatte. Ved førstkommende lejlighed udtages indkomne checks af værdipostbogen og ind-sættes på NEM-konto i Danske Bank af Biblioteksassistent1 eller Kontorfuldmægtig2.
Værdipostbogen afstemmes en gang i kvartalet af Souschefen.
2.9.2. Forvaltning af andre ikke-statslige aktiver og passiver
DKB har indtægter fra tilskudsfinansierede aktiviteter. Sådanne projektindtægter og tilhø-rende -omkostninger holdes adskilt fra DKBs ordinære midler, jf. afsnit 2.6.3.
3. It-anvendelse
3.1. Generelt om it-anvendelsen
DKB benytter sig af de af Moderniseringsstyrelsen administrerede centrale it-systemer i forbindelse med regnskabsføringen. Moderniseringsstyrelsen er ansvarlig for tilrettelæggel-sen af de sikkerhedsmæssige forhold vedrørende driften af disse samt for udarbejdeltilrettelæggel-sen af samlede beskrivelser af disse systemer indeholdende oplysninger om systemernes opbyg-ning, hvorledes elektroniske overførsler foretages mellem systemerne, generering af auto-matisk foretagne posteringer, sikkerhedsprocedurer, opbevaring af regnskabsmateriale mv.
DKB benytter ikke andre systemer, som har regnskabsmæssig relevans.
Der henvises generelt til driftsaftalen med Statens It og Statens It’s sikkerhedsintrukser for kontroller og procedurer mv. i relation til bibliotekets generelle it-anvendelse og den speci-fikke it-anvendelse i relation til Navision Stat. Der henvises endvidere til DKBs informati-onssikkerhedsregler og procedurer. It-sikkerhedspolitikken med tilhørende regler og proce-durer er tilgængelig på de interne drev (Awareness modulet i ControlManager) for de rele-vante medarbejdere. It-sikkerhedspolitikken godkendes af direktøren og revurderes én gang årligt.
Danmarks Kunstbiblioteks informationssikkerhedspolitik støtter sig til ISO27001 standar-den.
3.2. Moderniseringsstyrelsens centrale økonomi-, løn og betalingssystemer
Side: 26
DKB anvender følgende af de af Moderniseringsstyrelsen administrerede centrale systemer:
1. Navision Stat
2. Statens Koncernsystem (SKS) 3. Statens Koncern Betalinger (SKB) 4. Statens Lønsystem (SLS)
5. Danske Netbank
6. ModerniseringsstyrelsensDataudvekslingspunkt (ØDUP) 7. NemKonto
8. Det elektroniske faktureringssystem, IndFak 9. RejsUd
10. LDV
Processer, kommunikationsveje samt øvrige sammenhænge mellem de under punkt 1-10 nævnte it-systemer er nærmere beskrevet af Moderniseringsstyrelsen.
Medarbejdernes adgang til systemerne fremgår af bilag 24.
3.3. Specifikt om anvendelsen af Navision Stat
DKB anvender en version af Navision Stat, hvor Moderniseringsstyrelsen er systemejer og dermed har systemansvaret, mens DKB er dataejer. Systemansvaret for LDV ligger ligele-des hos Moderniseringsstyrelsen. Endvidere varetager Moderniseringsstyrelsen driften af RejsUd og IndFak.
For yderligere oplysninger om sikkerhedsmæssige forhold vedrørende drift, opbygning mv.
henvises til Moderniseringsstyrelsens systembeskrivelser.
Side: 27
Bilagsfortegnelse
Bilag 1 Organisationsdiagram
Bilag 2 Oversigt over hvilke navngivne medarbejdere, der beklæder de enkelte stillinger Bilag 3 Oversigt over disponerings- og godkendelsesberettigede
Bilag 4 Medarbejdere berettiget til at indrapportere i DDI, at indsende bilag via mail til ØSC og at indsende lønbilag til ØSC med digital signatur
Bilag 5 Kundeaftale med ØSC om økonomiopgaver
Bilag 6 Aftale med departementet om økonomiserviceopgaver Bilag 7 Bemærkninger til fællesomkostninger
Bilag 8 Afgrænsning af fællesomkostninger
Bilag 9 Oversigt over ØSCs stående bemyndigelser Bilag 10 Procedure i forbindelse med udviklingsprojekter Bilag 11 Procedure for aktivering i forbindelse med anskaffelser Bilag 12 Procedure for uddatakontrol på lønområdet
Bilag 13 Aftale om lønkontrol mellem ØSC og DKB
Bilag 14 Procedure ved anvendelse af anlægsmodulet i Navision
Bilag 15 Principper for værdiregulering (af- og nedskrivninger) af anlægsaktiver Bilag 16 Principper for hensættelser
Bilag 17 Oversigt over medarbejdere med EuroCard med firmahæftelse Bilag 18 Bemyndigelseserklæring vedr. EuroCard med firmahæftelse Bilag 19 Kriterier for DKBs udstedelse af betalingskort
Bilag 20 Arbejdsgang ved kontrol og registrering af udgiftsbilag vedr. betalingskort Bilag 21 Godkendelse af kvartalsregnskabet (Bilag 10 i ministerieinstruksen) Bilag 22 Standarderklæring til godkendelse af kvartalsregnskab
Bilag 23 Erklæring om årsregnskabet (Bilag 11 i ministerieinstruksen) Bilag 24 Oversigt over adgang til Navision Stat, IndFak og RejsUd Bilag 25 Køb af tjenesterejser
Bilag 26 Kørsel i egen bil
Side: 28
Bilag 1 Organisationsdiagram for Danmarks Kunstbibliotek
Direktør
Souschef
Samlingen af
Arkitek-turtegninger Bogsamlingen og
digitale ressourcer Forskning
Kunsthistorisk Billedarkiv og
Weilbachs Arkiv Løn og Regnskab (Statens Adm.)
Økonomi
Statens-It
Bygningsdrift Magasinering og
brugerformid-ling
(I)
Side: 30
Bilag 3. Oversigt over disponerings- og godkendelsesberettigede Bilag 3A. Indtægtsområdet
Disponerings- og godkendelsesberettigede – indtægtsområdet og kreditnotaer
Navn Stilling Delregnskab Konto/emner
Beløbsgrænse pr.
Navn Stilling Delregnskab Konto/emner Beløbsgrænse pr.
disposition Diana Kirkeskov
Olsen
Kontorfuldmægtig1 1 Salg af materialer, tryksager, fotokopier
Ingen Lars Biering Biblioteksassistent1 1 Salg af materialer,
tryksager, fotokopier samt gebyrer, afgif-ter, erstatninger
Ingen
Connie Hansen Kontorfuldmægtig2 1 Salg af materialer, tryksager, fotokopier
Bibliotekar3 1 Salg af materialer, tryksager, fotokopier
Ingen Christian Velin Bibliotekar5 1 Salg af materialer,
tryksager, fotokopier
Ingen Dorte Majborn Bibliotekar2 1 Salg af materialer,
tryksager, fotokopier
Ingen Rune Rosenborg
Rasmussen
Cand.scient.bibl.1 1 Salg af materialer, tryksager, fotokopier
Ingen Louis Sebastian
Bo Jensen
Cand.scient.bibl.2 1 Salg af materialer, tryksager, fotokopier
Ingen
Klaus Olsen Bibliotekar6 1 Salg af materialer,
tryksager, fotokopier
Ingen Alena
Marchwin-ski
Seniorforsker 1 Salg af materialer, tryksager, fotokopier
Ingen Anneli Fuchs Informationsspecialist1 1 Salg af materialer,
tryksager, fotokopier
Ingen
Side: 31
Bilag 3B. Udgiftsområdet
Disponerings- og godkendelsesberettigede - udgiftsområdet:
Navn Stilling Delregnskab Konto/emner
Beløbsgrænse
Navn Stilling Delregnskab Konto/emner Beløbsgrænse pr.
rekvisition Connie Hansen Kontorfuldmægtig2 Alle Alle, dog ej
18xxxx
25.000 Lars Biering Biblioteksassistent1 1 Alle, dog ej
18xxxx
25.000 Diana
Kirke-skov Olsen
Kontorfuldmægtig1 1 Alle, dog ej 18xxxx
25.000 Rune Rosenborg
Rasmussen
Cand.scient.bibl.1 1 Alle, dog ej 18xxxx
10.000 Louis Sebastian
Bo Jensen
Cand.scient.bibl.2 1 Alle, dog ej 18xxxx
10.000 Ib Larsen Biblioteksbetjent 1 Alle, dog ej
18xxxx
10.000 Dorte Majborn Bibliotekar2 1 Alle, dog ej
18xxxx Christian Velin Bibliotekar5 1 Alle, dog ej
18xxxx
5.000
Klaus Olsen Bibliotekar6 1 Alle, dog ej
18xxxx
5.000 Anneli Fuchs Informationsspecialist1 1 Alle, dog ej
18xxxx
Informationsspecialist2 1 Alle, dog ej 18xxxx
5.000
Side: 32
Bilag 3C. Tilgodehavender
Godkendelsesberettigede - tilgodehavender:
Navn Stilling Delregnskab Konto/emner
Beløbsgrænse pr. dispositi-on
Steen Søndergaard Thomsen
Direktør Alle Alle Ingen
Steen Søndergaard Thomsen
Souschef, Første-bibliotekar
Alle Alle Ingen
Side: 33
Bilag 4. Medarbejdere berettiget til at indrapportere i DDI, at indsende bilag via mail til ØSC og at indsende lønbilag til ØSC med digital signatur
Navn Stilling
Indrapportering i DDI
Indrapportering lønbilag
Indsende bilag via mail til ØSC Steen Søndergaard
Thomsen
Souschef, Første-bibliotekar
X X
Connie Hansen Kontorfuldmægtig2 X X
Diana Kirkeskov Kontorfuldmægtig1 X X X
Lars Biering Biblioteksassistent1 X X
Bemærkning: Økonomikonsulenten i KUM kan oprette omposteringsbilag i DDI, men sy-stemet er sat op til at disse bilag skal godkendes i DKB, inden de sendes til ØSC til bogfø-ring.
Souschefen skal godkende alle omposteringer over 25.000 kr.
Side: 35 KØ= Økonomiservice i Koncern Økonomi, Kulturministeriet
Instrukser og forretningsgange
Revision af virksomhedsinstruks og regnskabsinstruks
· procedurer og forretningsgange i økonomistyringen
Bevilling
Bidrag til forslag til finanslov, ændringsforslag og tillægsbevillingslov
Kontrol af bevillingsafregning
Grundbudget og kvartalsvis udgiftsopfølgning
Udarbejdelse af grundbudget
indtægtsføring af tilskud på tilskudsfinansierede aktiviteter
Udarbejdelse af andre bilag
Side: 36
Revision
Rigsrevisionens løbende revision
· Besvarelse af spørgsmål
Rigsrevisionens afsluttende revision
· Besvarelse af spørgsmål og evt. mødedeltagelse
Ad hoc opgaver
Regnskabsspørgsmål
Beskrivelse af økonomiservicen for Danmarks Kunstbibliotek (DKB) 1. Instrukser og forretningsgange
Økonomikonsulenten
Giver bidrag til ajourføring af regnskabsinstruks efter aftale, når der sker ændringer i regel-sættet eller andet.
Udarbejder procedurer og andre forretningsgange i økonomistyringen efter aftale.
DKB
Ajourfører bilagene med navnene på de adgangs- og godkendelsesberettigede i regnskabs-instruksen
Ajourfører virksomhedsinstruksen.
2. Bevilling
Økonomikonsulenten
Udfylder regneark til finanslovsbidraget.
Gennemgår den udsendte tekst i finanslovsbidraget og tilføjer eventuelle ændringer som følge af f.eks. nye love på området.
Afstemmer tallene i bevillingsafregningen med SKS og påfører eventuelle ændringer.
DKB
Videresender bidraget til departementet (Finanslovsteamet) efter godkendelse.
Videresender bevillingsafregningsskemaet til departementet (Finanslovsteamet) efter god-kendelse.
3. Grundbudget og kvartalsvis udgiftsopfølgning 3.1 Grundbudget
Økonomikonsulenten
Side: 37
Udarbejder forslag til grundbudget på baggrund af det interne budget og drøftelser med DKB.
Indrapporterer grundbudgettet i SKS.
DKB
Sender efter godkendelse grundbudgettet til departementet (Finanslovsteamet).
3.2 Kvartalsvis udgiftsopfølgning
Økonomikonsulenten
Udarbejder forslag til eventuelle afvigelsesforklaringer og fremtidige prognoser på bag-grund af den månedlige budgetopfølgning og løbende drøftelser.
DKB
DKB videresender bidraget til departementet (Finanslovsteamet) efter godkendelse.
4. Budget 4.1 Budget
Økonomikonsulenten
Udarbejder udkast til internt budget til drøftelse, og i samarbejde med DKB udarbejder økonomikonsulenten det endelige interne drifts-, løn- og investeringsbudget
Opdaterer budgettet løbende i samarbejde med Danmarks Kunstbibliotek.
Udarbejder andre budgetter efter behov som for eksempel budget til udstillinger.
Indlæser drifts- og lønbudget i Navision.
DKB
Godkender det endelige budget.
4.2 Budgetopfølgning
Økonomikonsulenten
Udarbejder en månedlig budgetopfølgning fra marts måned (notat samt rapporter fra Navi-sion).
Følger op på posteringerne i januar og februar måned, så det sikres, at der sker en korrekt periodisering mellem nyt og gammelt finansår.
Følger op på særlige fokusområder efter aftale.
DKB
DKB og økonomikonsulenten drøfter budgetopfølgningen på et månedligt møde.
Side: 38
5. Regnskab
Økonomikonsulenten
Følger månedligt op på om saldi i driftsregnskabet har en rimelig størrelse i forhold til bud-gettet. Denne opfølgning sker ved en gennemgang af en rapport fra Navision.
Udarbejder udkast til eventuelle omposteringer.
Sikrer at, balancekontiene har en rimelig størrelse ved en kvartalsvis gennemgang.
Udarbejder bilag til bogføring af tilskudstilsagn (afbalancering), og sørger for i samarbejde med DKB at underkonto 95 og 97 på finansloven balancerer hver måned.
Udarbejder bilag til bogføring af feriepengeforpligtelsen samt til brug for bevillingsafreg-ningen.
Gennemgår den månedlige regnskabserklæring i SKS. Gennemgangen består i at se på de bemærkninger som ØSC har påpeget.
Kontrollerer, at bevillinger er korrekt bogført. Ligeledes sker der en opfølgning på låne- og lønsumsrammen i SKS.
Rapporterer til direktøren til brug for regnskabsgodkendelsen i SKS. Den månedlige god-kendelse sker via mail, men kvartalsgodgod-kendelsen sker via vedlagte standarderklæring.
Deltager i regelmæssige møder med ØSC.
Yder bistand til den årlige erklæring til departementet om godkendelse af regnskabet.
DKB
Er ansvarlig for regnskabsaflæggelsen i henhold til enhver tid gældende regler.
Godkender regnskabet og regnskabserklæringen i SKS.
Godkender eventuelle omposteringsbilag fra økonomikonsulenten.
Gør sig også bekendt med indholdet af den månedlige regnskabserklæring.
Hvert kvartal udarbejdes der en gennemgang af regnskabet til direktøren til underskrift.
ØSC
ØSC har ansvaret for de opgaver, som ligger i opgavesplittet mellem DKB og ØSC.
6. Årsrapporter Økonomikonsulenten
Side: 39
Udarbejder den regnskabsmæssige del og bemærkninger til regnskabstallene.
DKB
Udarbejder den faglige del samt sammenfletter den faglige og den regnskabsmæssige del.
Godkender den regnskabsmæssige del.
Sender den faglige del til Kulturstyrelsen til brug for virksomhedsmødet.
Sender hele årsrapporten til Kulturstyrelsen og finanslovstemaet.
7. Besvarelse af revisionshenvendelser
Økonomikonsulenten
Indhenter relevant materiale fra ØSC og udarbejder svarudkast til Rigsrevisionen.
Deltager i møder med Rigsrevisionen efter behov.
DKB
Indhenter relevant materiale til brug for besvarelsen.
Sender brev til Rigsrevisionen.
8. Ad hoc opgaver
Der er løbende ad hoc opgaver om rådgivning indenfor regnskab.
9.Andet
DKB betaler 462 kr. i timen for økonomiservice.
Opgaver og ansvarsfordeling er godkendt af direktøren på Danmarks Kunstbibliotek. Der vil ske en evaluering af ordningen i løbet af 2015.
Opsplitning og beskrivelsen af økonomiopgaver indgår i Danmarks Kunstbibliotekets regn-skabsinstruks og i departementets regnregn-skabsinstruks.
4. maj 2015 Lis Dalsfort
Side: 40
Standarderklæring til godkendelse af kvartalsregnskabet i SKS
Til Danmarks Kunstbibliotek
Jeg har gennemgået Kunstbibliotekets regnskab for x. kvartal 201x og SAM’s regnskabser-klæring hertil, som er lagt på SKS-portalen den xx.
Fristen for godkendelse af regnskabet er den xx.
Mit arbejde har omfattet:
• Kontrol af at aktiver og passiver er regnskabsmæssigt afstemt og forklaret
• Kontrol af at underkonto 95-98 er i balance
• Kontrol af, at de registrerede bevillinger er i overensstemmelse med bevillingslove-ne mv.
• Kontrol af, at regnskabet indeholder alle de delregnskaber, som Kunstbiblioteket er ansvarlig for
• kontrol af at låne- og lønsumsrammen er overholdt
• gennemlæsning af SAM’s regnskabserklæring og vurdering af de her anførte be-mærkninger
Det er Kunstbibliotekets ansvar, at forbruget af bevillinger forekommer rimeligt under hen-syn til de afholdte aktiviteter. Min gennemgang har ikke omfattet en sådan vurdering.
Det er Kunstbibliotekets ansvar, at dispositionerne er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt de generelle og specifikke forudsætninger, hvor under bevillingen er givet.
I budgetopfølgningen har jeg har ikke fundet fejl eller mangler eller konstateret forhold, der giver anledning til tvivl om, hvorvidt regnskabsaflæggelsen er korrekt.
Jeg ser derfor intet til hinder for, at du godkender såvel regnskabet som regnskabserklærin-gen. Du er velkommen til at vedhæfte denne e-mail.
Venlig hilsen Lis Dalsfort
Dato xx
Side: 41
Bilag 7
§ 21.31.23 Danmarks Kunstbibliotek
Bemærkninger til fællesomkostninger:
Generel ledelse
Der er medtaget lønomkostninger til den overordnede styring og ledelse til direktør og souschef, selv om de ikke er i lønramme 38.
Ligeledes er der medtaget lønomkostninger til en chefsekretær, som udfører støttefunkti-onsopgaver for ledelsen.
Driftsomkostninger i forbindelse med generel ledelse til kurser, seminarer, rejseomkostnin-ger mv. for ovnnævnte medarbejdere er også medtaget.
Bygninger
Danmarks Kunstbibliotek finder, at bygninger er/anvendes til faglige formål.
Omkostninger til husleje, vand, varme, el, rengøring, renovation og vedligeholdelse af byg-ninger, afgifter og skatter mv. er medtaget under faglige opgaver, da omkostbyg-ninger, der vedrører støttefunktionerne, er under 10 %. Der henvises til Kulturministeriets notat af 13.
oktober 2015 om afgrænsning af fællesomkostninger på Kulturministeriets område.
Omkostninger til det nuværende SLKE er ligeledes medtaget under de faglige omkostnin-ger.
Sikkerhed, herunder vagter
Omkostninger til sikkerhed, herunder vagter, er en integreret del af Kunstbibliotekets opga-ver, og er derfor medtaget undere faglige opgaver.
Der henvises til Kulturministeriets notat af 13. oktober 2015 om afgrænsning af fællesom-kostninger på Kulturministeriets område.
Kommunikation herunder hjemmesider
Omkostninger til kommunikationsmedarbejdere medregnes som udgangspunkt til faglige formål, idet Danmarks Kunstbiblioteks hjemmeside er et integreret led i Danmarks Kunst-biblioteks faglige opgavevaretagelse.
Øvrige driftsomkostninger til kommunikation, herunder til etablering og teknisk drift af hjemmesider mv., følger medarbejderafgrænsningen. Der henvises til Kulturministeriets notat af 13. oktober 2015 om afgrænsning af fællesomkostninger på Kulturministeriets om-råde.
Side: 42
Bilag 8
Notat vedr. afgrænsning af fællesomkostninger
13. oktober 2015
Departementet har fået flere henvendelser om anvendelsen af Moderniseringsstyrelsens generelle retningslinjer for afgrænsningen af fællesomkostninger, jf. oversigt af den 13.
oktober 2015 (senest opdateret oversigt).
I det følgende gennemgås konkrete afgrænsninger, hvor retningslinjerne enten udfoldes nærmere, eller hvor departementet vurderer, at der er grundlag for at fravige de generelle retningslinjer på Kulturministeriets område.
Institutionerne skal i et notat redegøre for afgrænsningen (jf. princippet om ”følg-og-forklar”) og kan i forbindelse hermed henvise til departementets retningslinjer. Notatet ved-lægges faktaarket til departementets godkendelse.
Bygninger
Moderniseringsstyrelsen anvender følgende afgrænsning af bygninger:
”Udgifter til husleje er som udgangspunkt generelle fællesomkostninger. Nogle bygninger ejes/lejes imidlertid alene på grund af en konkret faglig kerneopgave. Her er hovedreglen, at bygninger, som ejes/lejes til institutionens ansatte, er generelle fællesomkostninger, mens bygninger, som ejes/lejes til andre end ansatte (fx servere, undervisningslokaler mv.), ved-rører den specifikke kerneopgave, som bygningen anvendes til. Eksempelvis er laboratorier derfor generelle fællesomkostninger (ansat personale, der laver tests), ligesom kontorbyg-ninger er det. Omvendt er eksempelvis asylcentre, undervisningslokaler, museumslokaler mv. det i udgangspunktet ikke” (Notat af den 13. oktober 2015).
Retningslinjer for Kulturministeriets institutioner
Kulturministeriets bygningsmasse er kompleks, både hvad angår bygningernes karakter og anvendelse, hvilket skal afspejles i kategoriseringen af bygninger/lokaler.
Den generelle afgrænsning udfoldes/suppleres på følgende måde:
• Undervisningslokaler, herunder værksteder, grupperum/øverum for studerende på kunstneriske uddannel-sesinstitutioner medregnes til faglige formål.
• Udstillingsbygninger mv., magasiner, publikumslokaler mv. på museer, arkiver og biblioteker medregnes til faglige formål.
• For bygninger, der anvendes til både faglige og fælles formål, foretages en opdeling baseret på den for-holdsmæssige kvadratmeterfordeling. Der foretages dog ikke nogen opdeling af bygninger, hvor et formål
• For bygninger, der anvendes til både faglige og fælles formål, foretages en opdeling baseret på den for-holdsmæssige kvadratmeterfordeling. Der foretages dog ikke nogen opdeling af bygninger, hvor et formål