3. IT-ANVENDELSE
3.3. Specifikt om anvendelsen af Navision Stat
DKB anvender en version af Navision Stat, hvor Moderniseringsstyrelsen er systemejer og dermed har systemansvaret, mens DKB er dataejer. Systemansvaret for LDV ligger ligele-des hos Moderniseringsstyrelsen. Endvidere varetager Moderniseringsstyrelsen driften af RejsUd og IndFak.
For yderligere oplysninger om sikkerhedsmæssige forhold vedrørende drift, opbygning mv.
henvises til Moderniseringsstyrelsens systembeskrivelser.
Side: 27
Bilagsfortegnelse
Bilag 1 Organisationsdiagram
Bilag 2 Oversigt over hvilke navngivne medarbejdere, der beklæder de enkelte stillinger Bilag 3 Oversigt over disponerings- og godkendelsesberettigede
Bilag 4 Medarbejdere berettiget til at indrapportere i DDI, at indsende bilag via mail til ØSC og at indsende lønbilag til ØSC med digital signatur
Bilag 5 Kundeaftale med ØSC om økonomiopgaver
Bilag 6 Aftale med departementet om økonomiserviceopgaver Bilag 7 Bemærkninger til fællesomkostninger
Bilag 8 Afgrænsning af fællesomkostninger
Bilag 9 Oversigt over ØSCs stående bemyndigelser Bilag 10 Procedure i forbindelse med udviklingsprojekter Bilag 11 Procedure for aktivering i forbindelse med anskaffelser Bilag 12 Procedure for uddatakontrol på lønområdet
Bilag 13 Aftale om lønkontrol mellem ØSC og DKB
Bilag 14 Procedure ved anvendelse af anlægsmodulet i Navision
Bilag 15 Principper for værdiregulering (af- og nedskrivninger) af anlægsaktiver Bilag 16 Principper for hensættelser
Bilag 17 Oversigt over medarbejdere med EuroCard med firmahæftelse Bilag 18 Bemyndigelseserklæring vedr. EuroCard med firmahæftelse Bilag 19 Kriterier for DKBs udstedelse af betalingskort
Bilag 20 Arbejdsgang ved kontrol og registrering af udgiftsbilag vedr. betalingskort Bilag 21 Godkendelse af kvartalsregnskabet (Bilag 10 i ministerieinstruksen) Bilag 22 Standarderklæring til godkendelse af kvartalsregnskab
Bilag 23 Erklæring om årsregnskabet (Bilag 11 i ministerieinstruksen) Bilag 24 Oversigt over adgang til Navision Stat, IndFak og RejsUd Bilag 25 Køb af tjenesterejser
Bilag 26 Kørsel i egen bil
Side: 28
Bilag 1 Organisationsdiagram for Danmarks Kunstbibliotek
Direktør
Souschef
Samlingen af
Arkitek-turtegninger Bogsamlingen og
digitale ressourcer Forskning
Kunsthistorisk Billedarkiv og
Weilbachs Arkiv Løn og Regnskab (Statens Adm.)
Økonomi
Statens-It
Bygningsdrift Magasinering og
brugerformid-ling
(I)
Side: 30
Bilag 3. Oversigt over disponerings- og godkendelsesberettigede Bilag 3A. Indtægtsområdet
Disponerings- og godkendelsesberettigede – indtægtsområdet og kreditnotaer
Navn Stilling Delregnskab Konto/emner
Beløbsgrænse pr.
Navn Stilling Delregnskab Konto/emner Beløbsgrænse pr.
disposition Diana Kirkeskov
Olsen
Kontorfuldmægtig1 1 Salg af materialer, tryksager, fotokopier
Ingen Lars Biering Biblioteksassistent1 1 Salg af materialer,
tryksager, fotokopier samt gebyrer, afgif-ter, erstatninger
Ingen
Connie Hansen Kontorfuldmægtig2 1 Salg af materialer, tryksager, fotokopier
Bibliotekar3 1 Salg af materialer, tryksager, fotokopier
Ingen Christian Velin Bibliotekar5 1 Salg af materialer,
tryksager, fotokopier
Ingen Dorte Majborn Bibliotekar2 1 Salg af materialer,
tryksager, fotokopier
Ingen Rune Rosenborg
Rasmussen
Cand.scient.bibl.1 1 Salg af materialer, tryksager, fotokopier
Ingen Louis Sebastian
Bo Jensen
Cand.scient.bibl.2 1 Salg af materialer, tryksager, fotokopier
Ingen
Klaus Olsen Bibliotekar6 1 Salg af materialer,
tryksager, fotokopier
Ingen Alena
Marchwin-ski
Seniorforsker 1 Salg af materialer, tryksager, fotokopier
Ingen Anneli Fuchs Informationsspecialist1 1 Salg af materialer,
tryksager, fotokopier
Ingen
Side: 31
Bilag 3B. Udgiftsområdet
Disponerings- og godkendelsesberettigede - udgiftsområdet:
Navn Stilling Delregnskab Konto/emner
Beløbsgrænse
Navn Stilling Delregnskab Konto/emner Beløbsgrænse pr.
rekvisition Connie Hansen Kontorfuldmægtig2 Alle Alle, dog ej
18xxxx
25.000 Lars Biering Biblioteksassistent1 1 Alle, dog ej
18xxxx
25.000 Diana
Kirke-skov Olsen
Kontorfuldmægtig1 1 Alle, dog ej 18xxxx
25.000 Rune Rosenborg
Rasmussen
Cand.scient.bibl.1 1 Alle, dog ej 18xxxx
10.000 Louis Sebastian
Bo Jensen
Cand.scient.bibl.2 1 Alle, dog ej 18xxxx
10.000 Ib Larsen Biblioteksbetjent 1 Alle, dog ej
18xxxx
10.000 Dorte Majborn Bibliotekar2 1 Alle, dog ej
18xxxx Christian Velin Bibliotekar5 1 Alle, dog ej
18xxxx
5.000
Klaus Olsen Bibliotekar6 1 Alle, dog ej
18xxxx
5.000 Anneli Fuchs Informationsspecialist1 1 Alle, dog ej
18xxxx
Informationsspecialist2 1 Alle, dog ej 18xxxx
5.000
Side: 32
Bilag 3C. Tilgodehavender
Godkendelsesberettigede - tilgodehavender:
Navn Stilling Delregnskab Konto/emner
Beløbsgrænse pr. dispositi-on
Steen Søndergaard Thomsen
Direktør Alle Alle Ingen
Steen Søndergaard Thomsen
Souschef, Første-bibliotekar
Alle Alle Ingen
Side: 33
Bilag 4. Medarbejdere berettiget til at indrapportere i DDI, at indsende bilag via mail til ØSC og at indsende lønbilag til ØSC med digital signatur
Navn Stilling
Indrapportering i DDI
Indrapportering lønbilag
Indsende bilag via mail til ØSC Steen Søndergaard
Thomsen
Souschef, Første-bibliotekar
X X
Connie Hansen Kontorfuldmægtig2 X X
Diana Kirkeskov Kontorfuldmægtig1 X X X
Lars Biering Biblioteksassistent1 X X
Bemærkning: Økonomikonsulenten i KUM kan oprette omposteringsbilag i DDI, men sy-stemet er sat op til at disse bilag skal godkendes i DKB, inden de sendes til ØSC til bogfø-ring.
Souschefen skal godkende alle omposteringer over 25.000 kr.
Side: 35 KØ= Økonomiservice i Koncern Økonomi, Kulturministeriet
Instrukser og forretningsgange
Revision af virksomhedsinstruks og regnskabsinstruks
· procedurer og forretningsgange i økonomistyringen
Bevilling
Bidrag til forslag til finanslov, ændringsforslag og tillægsbevillingslov
Kontrol af bevillingsafregning
Grundbudget og kvartalsvis udgiftsopfølgning
Udarbejdelse af grundbudget
indtægtsføring af tilskud på tilskudsfinansierede aktiviteter
Udarbejdelse af andre bilag
Side: 36
Revision
Rigsrevisionens løbende revision
· Besvarelse af spørgsmål
Rigsrevisionens afsluttende revision
· Besvarelse af spørgsmål og evt. mødedeltagelse
Ad hoc opgaver
Regnskabsspørgsmål
Beskrivelse af økonomiservicen for Danmarks Kunstbibliotek (DKB) 1. Instrukser og forretningsgange
Økonomikonsulenten
Giver bidrag til ajourføring af regnskabsinstruks efter aftale, når der sker ændringer i regel-sættet eller andet.
Udarbejder procedurer og andre forretningsgange i økonomistyringen efter aftale.
DKB
Ajourfører bilagene med navnene på de adgangs- og godkendelsesberettigede i regnskabs-instruksen
Ajourfører virksomhedsinstruksen.
2. Bevilling
Økonomikonsulenten
Udfylder regneark til finanslovsbidraget.
Gennemgår den udsendte tekst i finanslovsbidraget og tilføjer eventuelle ændringer som følge af f.eks. nye love på området.
Afstemmer tallene i bevillingsafregningen med SKS og påfører eventuelle ændringer.
DKB
Videresender bidraget til departementet (Finanslovsteamet) efter godkendelse.
Videresender bevillingsafregningsskemaet til departementet (Finanslovsteamet) efter god-kendelse.
3. Grundbudget og kvartalsvis udgiftsopfølgning 3.1 Grundbudget
Økonomikonsulenten
Side: 37
Udarbejder forslag til grundbudget på baggrund af det interne budget og drøftelser med DKB.
Indrapporterer grundbudgettet i SKS.
DKB
Sender efter godkendelse grundbudgettet til departementet (Finanslovsteamet).
3.2 Kvartalsvis udgiftsopfølgning
Økonomikonsulenten
Udarbejder forslag til eventuelle afvigelsesforklaringer og fremtidige prognoser på bag-grund af den månedlige budgetopfølgning og løbende drøftelser.
DKB
DKB videresender bidraget til departementet (Finanslovsteamet) efter godkendelse.
4. Budget 4.1 Budget
Økonomikonsulenten
Udarbejder udkast til internt budget til drøftelse, og i samarbejde med DKB udarbejder økonomikonsulenten det endelige interne drifts-, løn- og investeringsbudget
Opdaterer budgettet løbende i samarbejde med Danmarks Kunstbibliotek.
Udarbejder andre budgetter efter behov som for eksempel budget til udstillinger.
Indlæser drifts- og lønbudget i Navision.
DKB
Godkender det endelige budget.
4.2 Budgetopfølgning
Økonomikonsulenten
Udarbejder en månedlig budgetopfølgning fra marts måned (notat samt rapporter fra Navi-sion).
Følger op på posteringerne i januar og februar måned, så det sikres, at der sker en korrekt periodisering mellem nyt og gammelt finansår.
Følger op på særlige fokusområder efter aftale.
DKB
DKB og økonomikonsulenten drøfter budgetopfølgningen på et månedligt møde.
Side: 38
5. Regnskab
Økonomikonsulenten
Følger månedligt op på om saldi i driftsregnskabet har en rimelig størrelse i forhold til bud-gettet. Denne opfølgning sker ved en gennemgang af en rapport fra Navision.
Udarbejder udkast til eventuelle omposteringer.
Sikrer at, balancekontiene har en rimelig størrelse ved en kvartalsvis gennemgang.
Udarbejder bilag til bogføring af tilskudstilsagn (afbalancering), og sørger for i samarbejde med DKB at underkonto 95 og 97 på finansloven balancerer hver måned.
Udarbejder bilag til bogføring af feriepengeforpligtelsen samt til brug for bevillingsafreg-ningen.
Gennemgår den månedlige regnskabserklæring i SKS. Gennemgangen består i at se på de bemærkninger som ØSC har påpeget.
Kontrollerer, at bevillinger er korrekt bogført. Ligeledes sker der en opfølgning på låne- og lønsumsrammen i SKS.
Rapporterer til direktøren til brug for regnskabsgodkendelsen i SKS. Den månedlige god-kendelse sker via mail, men kvartalsgodgod-kendelsen sker via vedlagte standarderklæring.
Deltager i regelmæssige møder med ØSC.
Yder bistand til den årlige erklæring til departementet om godkendelse af regnskabet.
DKB
Er ansvarlig for regnskabsaflæggelsen i henhold til enhver tid gældende regler.
Godkender regnskabet og regnskabserklæringen i SKS.
Godkender eventuelle omposteringsbilag fra økonomikonsulenten.
Gør sig også bekendt med indholdet af den månedlige regnskabserklæring.
Hvert kvartal udarbejdes der en gennemgang af regnskabet til direktøren til underskrift.
ØSC
ØSC har ansvaret for de opgaver, som ligger i opgavesplittet mellem DKB og ØSC.
6. Årsrapporter Økonomikonsulenten
Side: 39
Udarbejder den regnskabsmæssige del og bemærkninger til regnskabstallene.
DKB
Udarbejder den faglige del samt sammenfletter den faglige og den regnskabsmæssige del.
Godkender den regnskabsmæssige del.
Sender den faglige del til Kulturstyrelsen til brug for virksomhedsmødet.
Sender hele årsrapporten til Kulturstyrelsen og finanslovstemaet.
7. Besvarelse af revisionshenvendelser
Økonomikonsulenten
Indhenter relevant materiale fra ØSC og udarbejder svarudkast til Rigsrevisionen.
Deltager i møder med Rigsrevisionen efter behov.
DKB
Indhenter relevant materiale til brug for besvarelsen.
Sender brev til Rigsrevisionen.
8. Ad hoc opgaver
Der er løbende ad hoc opgaver om rådgivning indenfor regnskab.
9.Andet
DKB betaler 462 kr. i timen for økonomiservice.
Opgaver og ansvarsfordeling er godkendt af direktøren på Danmarks Kunstbibliotek. Der vil ske en evaluering af ordningen i løbet af 2015.
Opsplitning og beskrivelsen af økonomiopgaver indgår i Danmarks Kunstbibliotekets regn-skabsinstruks og i departementets regnregn-skabsinstruks.
4. maj 2015 Lis Dalsfort
Side: 40
Standarderklæring til godkendelse af kvartalsregnskabet i SKS
Til Danmarks Kunstbibliotek
Jeg har gennemgået Kunstbibliotekets regnskab for x. kvartal 201x og SAM’s regnskabser-klæring hertil, som er lagt på SKS-portalen den xx.
Fristen for godkendelse af regnskabet er den xx.
Mit arbejde har omfattet:
• Kontrol af at aktiver og passiver er regnskabsmæssigt afstemt og forklaret
• Kontrol af at underkonto 95-98 er i balance
• Kontrol af, at de registrerede bevillinger er i overensstemmelse med bevillingslove-ne mv.
• Kontrol af, at regnskabet indeholder alle de delregnskaber, som Kunstbiblioteket er ansvarlig for
• kontrol af at låne- og lønsumsrammen er overholdt
• gennemlæsning af SAM’s regnskabserklæring og vurdering af de her anførte be-mærkninger
Det er Kunstbibliotekets ansvar, at forbruget af bevillinger forekommer rimeligt under hen-syn til de afholdte aktiviteter. Min gennemgang har ikke omfattet en sådan vurdering.
Det er Kunstbibliotekets ansvar, at dispositionerne er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt de generelle og specifikke forudsætninger, hvor under bevillingen er givet.
I budgetopfølgningen har jeg har ikke fundet fejl eller mangler eller konstateret forhold, der giver anledning til tvivl om, hvorvidt regnskabsaflæggelsen er korrekt.
Jeg ser derfor intet til hinder for, at du godkender såvel regnskabet som regnskabserklærin-gen. Du er velkommen til at vedhæfte denne e-mail.
Venlig hilsen Lis Dalsfort
Dato xx
Side: 41
Bilag 7
§ 21.31.23 Danmarks Kunstbibliotek
Bemærkninger til fællesomkostninger:
Generel ledelse
Der er medtaget lønomkostninger til den overordnede styring og ledelse til direktør og souschef, selv om de ikke er i lønramme 38.
Ligeledes er der medtaget lønomkostninger til en chefsekretær, som udfører støttefunkti-onsopgaver for ledelsen.
Driftsomkostninger i forbindelse med generel ledelse til kurser, seminarer, rejseomkostnin-ger mv. for ovnnævnte medarbejdere er også medtaget.
Bygninger
Danmarks Kunstbibliotek finder, at bygninger er/anvendes til faglige formål.
Omkostninger til husleje, vand, varme, el, rengøring, renovation og vedligeholdelse af byg-ninger, afgifter og skatter mv. er medtaget under faglige opgaver, da omkostbyg-ninger, der vedrører støttefunktionerne, er under 10 %. Der henvises til Kulturministeriets notat af 13.
oktober 2015 om afgrænsning af fællesomkostninger på Kulturministeriets område.
Omkostninger til det nuværende SLKE er ligeledes medtaget under de faglige omkostnin-ger.
Sikkerhed, herunder vagter
Omkostninger til sikkerhed, herunder vagter, er en integreret del af Kunstbibliotekets opga-ver, og er derfor medtaget undere faglige opgaver.
Der henvises til Kulturministeriets notat af 13. oktober 2015 om afgrænsning af fællesom-kostninger på Kulturministeriets område.
Kommunikation herunder hjemmesider
Omkostninger til kommunikationsmedarbejdere medregnes som udgangspunkt til faglige formål, idet Danmarks Kunstbiblioteks hjemmeside er et integreret led i Danmarks Kunst-biblioteks faglige opgavevaretagelse.
Øvrige driftsomkostninger til kommunikation, herunder til etablering og teknisk drift af hjemmesider mv., følger medarbejderafgrænsningen. Der henvises til Kulturministeriets notat af 13. oktober 2015 om afgrænsning af fællesomkostninger på Kulturministeriets om-råde.
Side: 42
Bilag 8
Notat vedr. afgrænsning af fællesomkostninger
13. oktober 2015
Departementet har fået flere henvendelser om anvendelsen af Moderniseringsstyrelsens generelle retningslinjer for afgrænsningen af fællesomkostninger, jf. oversigt af den 13.
oktober 2015 (senest opdateret oversigt).
I det følgende gennemgås konkrete afgrænsninger, hvor retningslinjerne enten udfoldes nærmere, eller hvor departementet vurderer, at der er grundlag for at fravige de generelle retningslinjer på Kulturministeriets område.
Institutionerne skal i et notat redegøre for afgrænsningen (jf. princippet om ”følg-og-forklar”) og kan i forbindelse hermed henvise til departementets retningslinjer. Notatet ved-lægges faktaarket til departementets godkendelse.
Bygninger
Moderniseringsstyrelsen anvender følgende afgrænsning af bygninger:
”Udgifter til husleje er som udgangspunkt generelle fællesomkostninger. Nogle bygninger ejes/lejes imidlertid alene på grund af en konkret faglig kerneopgave. Her er hovedreglen, at bygninger, som ejes/lejes til institutionens ansatte, er generelle fællesomkostninger, mens bygninger, som ejes/lejes til andre end ansatte (fx servere, undervisningslokaler mv.), ved-rører den specifikke kerneopgave, som bygningen anvendes til. Eksempelvis er laboratorier derfor generelle fællesomkostninger (ansat personale, der laver tests), ligesom kontorbyg-ninger er det. Omvendt er eksempelvis asylcentre, undervisningslokaler, museumslokaler mv. det i udgangspunktet ikke” (Notat af den 13. oktober 2015).
Retningslinjer for Kulturministeriets institutioner
Kulturministeriets bygningsmasse er kompleks, både hvad angår bygningernes karakter og anvendelse, hvilket skal afspejles i kategoriseringen af bygninger/lokaler.
Den generelle afgrænsning udfoldes/suppleres på følgende måde:
• Undervisningslokaler, herunder værksteder, grupperum/øverum for studerende på kunstneriske uddannel-sesinstitutioner medregnes til faglige formål.
• Udstillingsbygninger mv., magasiner, publikumslokaler mv. på museer, arkiver og biblioteker medregnes til faglige formål.
• For bygninger, der anvendes til både faglige og fælles formål, foretages en opdeling baseret på den for-holdsmæssige kvadratmeterfordeling. Der foretages dog ikke nogen opdeling af bygninger, hvor et formål udgør under 10 % af bygningen.
Side: 43
Sikkerhed, herunder vagter
Moderniseringsstyrelsen anvender følgende afgrænsning af sikkerhed, herunder vagter.
”Sikkerhed (fx vagter, adgangskort mv.) er i udgangspunktet en del af de generelle fælles-omkostninger” (Notat af den 13. oktober 2015).
Retningslinjer for Kulturministeriets institutioner Den generelle afgrænsning fraviges på følgende måde:
For slotte, museer, arkiver og biblioteker er omkostninger til sikkerhed, herunder vagtper-sonale, en integreret del af institutionernes faglige opgaver med formidling og bevaring.
Omkostningerne til sikkerhed medregnes derfor til faglige formål.
Kommunikation, herunder hjemmesider
Moderniseringsstyrelsen anvender følgende afgrænsning af kommunikationsudgifter.
”Kommunikationsfunktionen er som udgangspunkt en del af de generelle fællesomkostnin-ger inkl. kommunikation på sociale medier. Flere virksomheder har dog kommunikation af forskningsresultater, arbejdsfaglige retningslinjer mv. som en del af det politiske opdrag.
Omkostninger, der henfører hertil, vil ofte ikke være en del af generelle fællesomkostnin-ger” (Notat af den 13. oktober 2015).
Retningslinjer for Kulturministeriets institutioner
Den generelle afgrænsning udfoldes/suppleres på følgende måde:
I departementet regnes omkostninger til kommunikations- og pressemedarbejdere til fæl-lesomkostninger, jf. særskilt notat om fællesomkostninger i departementerne.
I øvrige institutioner medregnes omkostninger til kommunikations- og pressemedarbejdere som udgangspunkt til faglige formål, idet institutionernes hjemmesider og pressekommuni-kation er et integreret led i institutionernes faglige opgavevaretagelse.
Øvrige driftsomkostninger til kommunikation, herunder til etablering og teknisk drift af hjemmesider mv., følger medarbejderafgrænsningen. Dvs. hvis kommunikations- og pres-semedarbejderne indgår under faglige formål, er det samme tilfældet for omkostninger til øvrig drift.
Side: 44
Bilag 9. Oversigt over ØSCs stående bemyndigelser
For at lette det daglige regnskabsarbejde i ØSC, herunder minimere ressourceanvendelsen i forbindelse med tilbagevendende rutinemæssige transaktioner, gives der ØSC en række stående bemyndigelser til at kunne godkende mindre udgifter og indtægter.
Bogføring af udgifter vedrørende Danske Bank
Danske Bank er i henhold til aftale med Moderniseringsstyrelsen berettiget til at opkræve et kvartalsvist grundgebyr (tilslutningsgebyr) samt transaktionsafhængige gebyrer hos statsin-stitutioner, som er tilsluttet Danske Netbank Erhverv.
Der opstår desuden valutakursdifferencer i forbindelse med udlandsbetalinger, når kursen i Navisions valutakurstabel er forskellig fra den faktiske kurs på selve afregningsdagen.
For at minimere tidsforbruget i forbindelse med afstemning af Danske Bank samt bogføring af denne type udgifter bemyndiges ØSC til at bogføre disse. Bemyndigelsen vedrører føl-gende udgifter:
forbrugsafhængige ekspeditionsgebyrer (kvartalsvis opkrævning)
tilslutningsgebyrer (kvartalsvis opkrævning)
valutakursdifferencer i forbindelse med udlandsbetalinger (løbende bogføring).
Alle udgifter skal bogføres under BFK 30257, som er DKBs drift.
Følgende kontering skal anvendes:
Gebyrer:
Bogføringskreds Kontonr. Delregnskab Formål FL-FORMÅL
30257 268001 1 blank 920
Valutakursdifferencer:
Bogføringskreds Kontonr. Delregnskab Formål FL-FORMÅL
30257 229101 1 blank 920
Bemyndigelse til regulering af udbetalingsmaksimum
Til alle udbetalingskonti i Danske Netbank Erhverv er der af sikkerhedsmæssige årsager tilknyttet et udbetalingsmaksimum. Dette skal sikre, at der ikke kan udbetales flere penge end en på forhånd fastlagt grænse. DKBs udbetalingsmaksimum følges løbende af ØSC og er fastsat ud fra størrelsen af bibliotekets bevillinger. Der skal således tilstræbes en harmoni mellem årlig finanslovsbevilling og udbetalingsmaksimum, herunder f.eks. yderligere op-delt pr. kvartal og pr. måned.
Det er ØSC’s tegningsberettigede, som har bemyndigelse til at foranledige ændringer i ud-betalingsmaksimum. Med henblik på at imødegå en situation, hvor ØSC grundet et for lavt udbetalingsmaksimum ikke kan gennemføre betalinger for DKB, bemyndiges ØSC til at foranledige regulering af udbetalingsmaksimum, såfremt dette måtte blive nødvendigt.
Side: 45
Bogføring af renter og gebyrer
ØSC har bemyndigelse til at bogføre renter og gebyrer (servicegebyrer og kontoudskrifts-gebyrer) vedrørende DKBs konti i Danske Bank.
Gebyrer:
Bogføringskreds Kontonr. Delregnskab Formål FL-FORMÅL
30257 268001 1 blank 920
Renteudgifter:
Bogføringskreds Kontonr. Delregnskab Formål FL-FORMÅL
30257 26xxxx 1 blank 920
Renteindtægter:
Bogføringskreds Kontonr. Delregnskab Formål FL-FORMÅL
30257 253001 1 blank 920
Kreditkort (ved indbetaling):
Bogføringskreds Kontonr. Delregnskab Formål FL_FORMÅL
30257 227092 1 blank 220
Opgørelse fra Teller A/S vedrørende kreditkort sendes fra 24. november 2014 direkte til ØSC til bogføring.
Side: 46
Bilag 10. Procedure i forbindelse med udviklingsprojekter
Aktivering af udviklingsprojekter
Udviklingsprojekter omfatter udvikling af immaterielle aktiver i form af it-systemer og software, der enten udvikles helt fra bunden eller videreudvikles fra standardsystemer. I begge tilfælde har DKB specificeret kravene til systemerne, der efterfølgende udvikles in-ternt og/eller eksin-ternt for DKBs regning.
Som udgangspunkt er det kun forbruget af eksterne ressourcer, der aktiveres. Interne res-sourcer forbrugt på udviklingsprojekter aktiveres kun undtagelsesvist. I givet fald skal reg-lerne for aktivering af interne ressourcer jf. ØAV være overholdt, herunder indregning af indirekte produktionsomkostninger. Dvs. at aktivering af interne ressourcer kræver særlig bevillingsmæssig hjemmel, således at planlagte udviklingsprojekter skal fremgå af an-mærkningerne til finanslovsforslaget eller alternativt tillægsbevillingsloven.
Udviklingsprojekter kan opdeles i opstartsfase, udviklingsfase og driftsfase. Det er kun om-kostninger forbundet med selve udviklingsfasen, der kan aktiveres. Således kan udarbejdel-se af en foranalyudarbejdel-se forud for udviklingsprojektet hhv. uddanneludarbejdel-se af medarbejdere efterføl-gende IKKE aktiveres.
Derudover skal følgende regler iagttages, før udviklingsprojektet kan igangsættes og efter-følgende aktiveres:
• Der skal være tale om væsentlige - dvs. større - projekter, der bidrager til DKBs målop-fyldelse.
• Udviklingsprojektet skal være veldefineret og identificerbart med henblik på aktivering af medgåede udgifter.
• Udviklingsprojektets udgifter skal være veldefinerede og dokumenterbare fra projektets start.
Et udviklingsprojekt kan først aktiveres, når det er endelig godkendt af Direktøren eller Souschefen.
Udviklingsprojekter under opførelse værdiansættes til kostpris, der omfatter de (eksterne) ressourcer, der er medgået til at udvikle det immaterielle anlægsaktiv. Forudbetalinger ved-rørende udviklingsprojekter under opførelse tillægges kostprisen. Udviklingsprojektet ind-regnes i balancen efter godkendelse af Direktøren eller Souschefen.
Der afskrives ikke på udviklingsprojekter, idet afskrivning først påbegyndes, når udvik-lingsprojektet er færdiggjort og tages i brug. Forud for aktivering foretages en (nedskriv-nings-)vurdering af, hvorvidt det færdiggjorte udviklingsprojekt opfylder det planlagte for-mål både mht. funktionalitet og levetid. Såfremt dette ikke er tilfældet, og afvigelsen fra målopfyldelsen er væsentlig, skal udviklingsprojektets kostpris nedskrives med et beløb svarende til den manglende funktionalitet hhv. nedsatte levetid, jf. bilag 10 Principper for værdiregulering (af- og nedskrivninger) af anlægsaktiver.
Side: 47
Souschefen har ansvaret for, at der udarbejdes en konteringsmanual, der angiver konterin-gen af det konkrete udviklingsprojekts omkostninger.
Ansvarsfordeling og procedure
Souschefen fastsætter de overordnede retningslinjer for, hvilke omkostninger og hvilke udviklingsprojekter der skal aktiveres.
Proceduren for aktivering af udviklingsprojekter kan opdeles i en opstartsfase, en udvik-lingsfase og en driftsfase. Proceduren skal sikre, at reglerne for aktivering af udviklingspro-jekter overholdes.
Opstartsfase
Den projektansvarlige udarbejder en projektbeskrivelse og et projektbudget over de om-kostninger, der forventes afholdt. Budgettet skal indeholde en specifikation af forventede anvendte ressourcer samt en milepælsplan, der ud over at angive tidspunktet for opstart og færdiggørelse af projektet opdeler budgettet og dermed projektomkostningerne i en op-starts-, udviklings- og driftsfase.
Souschefen godkender og fastlægger i samarbejde med den projektansvarlige, hvilke af
Souschefen godkender og fastlægger i samarbejde med den projektansvarlige, hvilke af