Forvaltning af indtægter

Forvaltningen af indtægter omfatter disponering, udstedelse af faktura, godkendelse af ind-tægtsbilag, debitorforvaltning samt periodisering af indtægter.

2.3.1. Oversigt over indtægter og gebyrer

DKB oppebærer indtægter primært fra:

• salg af materialer i forbindelse med bibliotekets udlånsvirksomhed

• salg af tryksager, fotokopier mv.

• erstatninger for sent eller ikke afleveret materiale

• udførelse af tilskudsfinansieret forskningsvirksomhed

• andre tilskudsfinansierede aktiviteter

DKBs priser på varer beregnes i overensstemmelse med den gældende Budgetvejledning og Moderniseringsstyrelsens vejledning om prisfastsættelse. Gebyrer vedrørende erstatnings-sager på mistede udlånte materialer og for sen aflevering er fastsat i henhold til Lov om biblioteksvirksomhed.

Hvis DKB foretager salg af aktiver registreret i anlægsmodulet, sker dette efter Modernise-ringsstyrelsens retningslinjer.

2.3.2. Disponering af indtægter

Disponering omfatter indgåelse af aftaler, salg af varer og tjenesteydelser mv., der medfører eller kan medføre indtægter for DKB.

Side: 15

Udgifter der dækkes af tilskud fra bl.a. fonde bogføres på delregnskab 2 og delregnskab 3.

Hvert kvartal skal delregnskab 2 og 3 balancere.

Disponering kan alene foretages af direktøren, souschefen eller en af dem bemyndiget per-son. På følgende områder er der uddelegeret ansvar for disponering inden for rammerne af DKBs budget og retningslinjer for fastsættelse af takster og priser samt kreditgivningspoli-tik, jf. afsnit 2.3.4:

• Salg af materialer, tryksager, fotokopier mv. samt opkrævning af gebyrer – opga-ven varetages af medarbejdere i udlån

• Erstatningssager og salg af inventar

Beregningsgrundlag mv. godkendes af souschefen eller direktøren.

Oversigt over de medarbejdere, som er bemyndiget til at disponere på indtægtsområdet, fremgår af bilag 3.

2.3.3. Godkendelse af indtægtsbilag og udskrivning af regninger Alle indtægter skal dokumenteres med bilag i form af brev eller faktura mv. Forhold, der påregnes at medføre indbetalinger, skal dokumenteres så tidligt som muligt. Det økonomi-ske og materielle grundlag for bilagene kontrolleres og godkendes af en dertil bemyndiget person, inden bilagene kan videregives til regnskabsmæssig registrering og opkrævning.

Ansvaret for udskrivning af regninger samt godkendelse af indtægtsbilag fremgår af bilag 3. Tilsvarende sker det for kreditnotaer.

Indtægter ved salg i udlånet dokumenteres ved udskrifter fra kassen.

DKB bestiller via DDI en faktura og såfremt, den pågældende debitor ikke er oprettet, en debitoroprettelse, som viderebehandles i ØSC.

På vegne af DKB udfærdiger og afsender ØSC e-fakturaer til alle debitorer i offentligt regi og til debitorer i privat regi, som ønsker at modtage en e-faktura. Tilsvarende udfærdiger og afsender ØSC papirfakturaer til øvrige debitorer i ind- og udland.

2.3.4. Debitorforvaltning

Opkrævning ved salg på kredit finder sted ved udstedelse af faktura med en kredittid på 30 dage netto. Dette gælder dog ikke erstatningssager, hvor betaling skal ske inden for 14 dage netto.

Ved forsinket betaling iværksætter ØSC rykkerprocedure, jf. nedenstående. Såfremt det skyldige beløb ikke indbetales i forbindelse med rykkerproceduren, anses fordringen for at være i restance. Biblioteket drives efter reglerne i Lov om biblioteksvirksomhed, hvorfor sagen overdrages til SKAT.

Side: 16

Hjemkaldelse

Bogen bliver hjemkaldt hos låneren dagen efter afleveringsfristen. Sendes som e-mail eller almindeligt brev. Der er en frist på ti dage inden 1. rykker sendes.

1. rykker

Sendes som e-mail eller almindeligt brev til låneren efter fristen ved hjemkaldelsen er udlø-bet, dvs. efter ti dage. Der pålægges et gebyr på 25,00 kr. jævnfør Biblioteksloven.

2. rykker

Sendes som e-mail eller almindeligt brev til låneren, når der er gået 30 dage efter afleve-ringsfristen for bogen. Det fremgår af skrivelsen, at såfremt materialet ikke straks afleveres, overgår det til erstatning, samt at alle omkostninger i den forbindelse vil blive pålagt låne-ren og om fornødent overdraget til inddrivelse hos SKAT. Der pålægges et gebyr på 50,00 kr. jævnfør Biblioteksloven.

Erstatningssag

DKB udarbejder fakturagrundlaget og bestiller sagen i DDI. ØSC sender derefter sagen til debitor.

Ved manglende betaling eller aflevering af materiale iværksættes nedestående rykkerproce-dure af ØSC:

1. rykker

Sendes som almindeligt brev til låneren. Det skal fremgå af skrivelsen, at fordringen er om-fattet af reglerne for morarenter, jf. renteloven, og det skal fremgå af skrivelsen, at beløbet skal indbetales snarest og senest 10 dage fra dags dato.

2. rykker

Sendes som almindeligt brev til låneren. Det skal fremgå af skrivelsen, at fordringen er om-fattet af reglerne for morarenter jævnfør renteloven. Det skal endvidere fremgå, at såfremt DKB ikke modtager betalingen inden 10 dage fra skrivelsens dato, vil beløb samt renter blive overgivet til SKAT – Inddrivelsescentret til inddrivning uden yderligere varsel. SKAT - Inddrivelsescentret vil inddrive gælden f.eks. ved retslig inkasso eller modregning i over-skydende skat og andre udbetalinger fra det offentlige. SKAT - Inddrivelsescentret kan endvidere indberette gælden til RKI Kreditinformation

Ved overdragelse af fordringen til SKAT afskrives denne regnskabsmæssigt, således at den udestående saldo nedskrives i henhold til gældende regler.

Såfremt DKB bliver opmærksom på, at debitor har standset sine betalinger, skal fordringen anmeldes over for skifteretten/konkursboets kurator.

2.3.5. Periodeafgrænsning og generel periodisering af indtægter

Det grundlæggende princip for periodeafgrænsning og periodisering af indtægter er, at ind-betalingstidspunktet ikke er afgørende, idet indtægter indregnes på det tidspunkt, de optje-nes eller skabes.

Side: 17

Indtægter, der vedrører regnskabsåret, men først indbetales i efterfølgende perioder, ind-tægtsføres og bogføres som tilgodehavende fra salg af varer og tjenesteydelser i det aktuelle regnskabsår.

Indtægter, der er indbetalt før balancetidspunktet, men vedrører senere perioder, indregnes som periodeafgrænsningsposter i kortfristede gældsforpligtelser. De indtægtsføres efterføl-gende i de perioder, de vedrører.

Afstemning m.v. vedr. 90. underkonti på finansloven, foretages ved periodisering.

Der foretages kun periodisering og periodeafgrænsning ved udgangen af et år. Dette sker i et samarbejde mellem biblioteket og økonomikonsulenten i KUM. ØSC forestår periodise-ring såvel som opløsning af generelle periodiseperiodise-ringsposter og periodeafgrænsningsposter. I tvivlstilfælde skal biblioteket konsulteres. Direktøren eller souschefen skal godkende de af ØSC påtænkte/gennemførte periodiseringer.

DKB anvender en bagatelgrænse på 25.000 kr.(eksklusiv moms) ud fra den betragtning, at poster under denne grænse kun vil påvirke regnskabsresultatet marginalt.