It-vejledning i Udvikling i Fleksjob II

(1)

1

It-vejledning i Udvikling i Fleksjob II

Indsatsen for borgerne i Udvikling i fleksjob II understøttes af en række digitale redskaber. I nærværende it- vejledning beskrives de enkelte redskaber hver for sig, dvs. formålet, hvordan de tilgås og hvordan de bruges. It-vejledningen er således tænkt som et ”opslagsværk” for medarbejdere tilknyttet Udvikling i fleksjob II (opstart 2020). Sidst i kataloget findes en ’it-opskrift’ for de enkelte kerneelementer i indsatsen.

(2)

2

Indhold

1 Nyt skema for rehabiliteringsplanens forberedende del ... 3

2 Nyt skema for indstillingen ... 6

3 Mit CV, præsentations-CV og ”Jeg søger job som” på Jobnet ... 8

a. Mit CV ... 8

b. Præsentations-CV ... 9

c. Jeg søger job som ... 9

4 Min Plan ... 10

5 Fleksjobberegner ... 14

6 Sagsbehandler-login ... 15

7 VITAS ... 16

8 Persongruppemarkeringer ... 18

9 Opskrifter til brug for den digitale understøttelse af indsatsen i Udvikling i fleksjob II ... 19

(3)

3 1 Nyt skema for rehabiliteringsplanens forberedende del

Formålet med det nye skema for rehabiliteringsplanens forberedende del er, at give et overblik over de vigtigste informationer i en sag, et godt indblik i borgerens erfaringer og evner samt at bringe borgerens egen forståelse af sin situation frem.

Det nye skema for rehabiliteringsplanens forberedende del ligger på star.dk, hvor der også findes en manual:

https://star.dk/indsatser-og-ordninger/indsatser-ved-sygdom-nedslidning-mv/rehabiliteringsteam/

Skemaet ligger sammen med de nye skemaer for rehabiliteringsplanens indstilling og indsatsdel.

Skabelonerne til den nye plan er lavet i pdf-format, hvilket muliggør de mange nye funktioner. For at arbejde med planen, skal du blot downloade den og åbne dokumentet. Pdf-dokumenterne kan åbnes og anvendes i alle normale pdf-programmer, fx Adobe Reader. Bemærk, at pdf-dokumenterne ikke er egnet til at blive åbnet og anvendt direkte i en browser, eksempelvis Google Chrome. Gør man dette, vil funktionerne ikke fungere optimalt, og det vil ikke være muligt at gemme det, man skriver i planen. I stedet skal planen gemmes på computeren inden den udfyldes.

Der er hjælpetekst til de fleste felter, som skal udfyldes.

Det nye skema for den forberedende del er en levende pdf, som består af fire sektioner: Min sag, Mit CV, Min situation og Bemærkninger.

Min sag giver et samlet overblik over borgerens sag, historik og tilhørende dokumentation. På side 1 og 2 angives borgerens grundinformationer og historik, herunder om borgeren har sager i andre forvaltninger.

På side 3 angives dokumentationen i sagen.

Udfyld felterne ved at klikke med musepilen i feltet og skrive. Tilføj og fjern rækker, så det passer med mængden af information. Du kan altid gemme pdf- filen og arbejde videre på et andet tidspunkt.

(4)

4 I Mit CV kan borgeren lave en kort personlig

beskrivelse af sig selv.

På den første side angives borgerens erfaringer. På den næste side angives informationer om borgerens fritid, hverdag, uddannelse og evner.

I feltet ‘Erfaring’ angives både jobs, praktikker og frivilligt arbejde.

Under hver erfaring beskrives borgerens

arbejdsopgaver eller funktioner, han eller hun har haft, og om det var en god eller dårlig erfaring. Det giver et konkret indblik i, hvad borgeren har prøvet og vedkommende erhvervsmæssige historik.

Obs: Hvis kommunen bruger Fasit som fagsystem, er det muligt at bruge den digitale rehabiliteringsplan, hvor borgeren selv kan udfylde Mit CV og Min Situation på Jobnet. Link til vejledning til Digital rehabiliteringsplan.

(5)

5 Min situation har til formål at bringe borgerens egen forståelse af sin situation frem via målrettede spørgsmål.

Der svarers på spørgsmål ved at klikke i et af de fem svarmuligheder.

Alt efter borgerens svar kommer der et uddybende spørgsmål. Det besvarer borgeren i et fritekstfelt.

Teksten i et fritekstfelt forsvinder ikke, hvis I ændrer valget af svarmulighed. Teksten ligger gemt og kan ses, hvis I trykker på den oprindelige svarmulighed igen.

Under Bemærkninger har borgeren mulighed for at angive informationer, som han eller hun synes mangler.

Sagsbehandleren kan efter behov give en opsamlende beskrivelse af borgerens situation.

(6)

6 2 Nyt skema for indstillingen

Formålet med det nye skema for indstillingen er, at rehabiliteringsteamet tydeligt angiver, hvilket formål og mål der er med det indstillede forløb og dets aktiviteter. Det skal understøtte, at den indstillede indsats er konkret og forståelig for borgeren.

Det nye skema for indstillingen ligger på star.dk, hvor der også findes en manual: https://star.dk/indsatser- og-ordninger/indsatser-ved-sygdom-nedslidning-mv/rehabiliteringsteam/

Skemaet ligger sammen med de nye skemaer for rehabiliteringens forberedende del og indsatsdelen.

Indstillingen består af to dele: Begrundelse og Indstillet indsats.

Under begrundelse vælges fleksjob. Henvisning til lovgivning, hjælpetekst samt de øvrige felter tilpasser sig automatisk, så det kun er muligt at udfylde delen om fleksjob.

Rehabiliteringsteamet kan beskrive beskæftigelsesmål, hvis der ikke foreligger et fleksjob eller muligheder for progression, eventuelle hensyn og selve fleksjobbet, hvis det foreligger. Herudover udfyldes

støtteaktiviteter til fleksjobbet eller jobsøgningen samt den koordination og opfølgning, som kommer til at foregå.

Du kan altid gemme pdf-filen og arbejde videre på et andet tidspunkt.

Felterne udfyldes ved at klikke med musepilen i feltet og skrive.

Borgerens mål og formål med forløbet anføres, der skal tilføjes støtteaktiviteter og så videre.

(7)

7 Det er vigtigt at beskrive konkrete beskæftigelses- og progressionsmål.

Når dokumentet er færdiggjort låses det, hvorefter der ikke længere kan redigeres i det. Det låses ved at trykke på ”lås dokumentet” i bunden af

dokumentet.

(8)

8 3 Mit CV, præsentations-CV og ”Jeg søger job som” på Jobnet

Formålet med at udfylde Mit CV, præsentations-CV’et og ”Jeg søger job som” er at gå i jobrettet dialog med borgeren, hvor fokus er på borgerens kompetencer, ressourcer og muligheder. Herudover skal en grundig udfyldelse sikre det gode digitale match med arbejdsgivere.

Mit CV, præsentations-CV og ”Jeg søger job som”

ligger på Jobnet.dk under fanen Min Jobsøgning.

Alle personer uagtet ydelses- eller

beskæftigelsesstatus har mulighed for at oprette et login til Jobnet, og oprette et CV.

a. Mit CV

Mit CV er lavet til jobsøgende, som skal stå til rådighed for arbejdsmarkedet, og som skal kunne udsøges digitalt af arbejdsgivere. Mit CV har fokus på udsøgning og digitalt match, hvorfor felterne ikke er fritekst, men definerede felter med fokus på formelle kompetencer.

Felterne ”Erhvervserfaring” og ”Uddannelser, kurser, certificeringer” er obligatorisk at udfylde, mens de resterende felter udfyldes, hvis det er relevant i understøttelsen af den jobrettede samtale og/eller et digitalt match.

Den jobsøgende har mulighed for at printe eller gemme en pdf af CV’et eller eksportere CV oplysninger til et word-ark, hvor man kan redigere i oplysningerne.

I CV-banken på Jobnet for Arbejdsgivere (JobAG) kan arbejdsgivere søge i Jobnets CV-database og kontakte jobsøgende direkte med konkrete job.

(9)

9 b. Præsentations-CV

Det er et lovkrav, at borgere, som skal stå til rådighed for arbejdsmarkedet, udarbejder Mit CV på Jobnet. I tillæg hertil er der mulighed for frivilligt at udarbejde et præsentations-CV. Præsentations-CV’et er designet til i højere grad at være et dialogredskab, og anskueliggøre kompetencer, ressourcer og erfaringer for personer, som har været væk fra arbejdsmarkedet i længere tid. Det er ikke søgbart, hvorfor præsentations- CV’et har fritekstfelter med særligt fokus på jobfunktioner og uformelle kompetencer.

Det er op til jobformidleren at vurdere, om en borger kan drage fordel af at udarbejde et supplerende præsentations-CV, og eventuelt foreslå dette for borger.

CV’et kan printes og sendes direkte til en arbejdsgiver i forbindelse med et konkret job.

Jobsøgende kan printe eller gemme en pdf af CV’et.

Arbejdsgivere kan ikke se CV’et på JobAG.

Der er udførlige hjælpetekster knyttet til CV’et, som kan understøtte udfyldelsen af CV’et.

c. Jeg søger job som

”Jeg søger job som” er lavet med henblik på digitalt at kunne matche jobsøgende borgere med konkrete ledige stillinger, og fungerer dermed som det parameter, som arbejdsgivere søger ud fra på JobAG.

Jobmål i ”Jeg søger job som” er låst af DISCO-AMS koder, som ikke nødvendigvis indfanger borgerens specifikke jobmål. I sådanne tilfælde er det vigtigt, at borger og jobformidler i samarbejde udfylder ”Jeg søger job som” så det i så vid udstrækning som muligt, dækker borgers jobmål, som angivet i Mit CV og Min Plan.

Det er obligatorisk for borgere, der står til rådighed for arbejdsmarkedet at registrere mindst én stilling, som borgeren står til rådighed for.

Følgende felter er obligatoriske at udfylde:

 Hvilken stilling man søger

 Hvorvidt man er uddannet inden for denne stilling

 Hvorvidt man har erfaring inden for denne stilling

 Ugentlig arbejdstid

 Ansættelsesstart

 Ansættelsesform

 Ansættelsesbetingelser

(10)

10 4 Min Plan

Formålet med Min Plan er, at borger og jobformidler via Min Plan kan skabe fælles forståelse og retning i samarbejdet om beskæftigelsesindsatsen ved hjælp af et fælles informationsgrundlag.

Min Plan skal anvendes til alle målgrupper, der kan få en indsats i jobcenteret. Fleksjobansatte har pligt til at have Min Plan på Jobnet pr. 1. januar 2020, medmindre borgeren fx er undtaget for at gå på Jobnet og få Min Plan digitalt. Det følger af den nye lov om en aktiv beskæftigelsesindsats, at Min Plan ikke længere kan bruges til at træffe konkrete afgørelser. Fremadrettet skal borgeren, for så vidt angår jobcenteret, have alle oplysninger, der kan have betydning for borgerens ydelse, i sin digitale postkasse.

I Min Plan skal borgeren altid kunne se sit jobmål, den seneste aftale i har indgået samt igangsatte indsatser.

Hver gang der sker ændringer eller opdateringer i planen, vil borgeren få besked på forsiden af Jobnet. Hvis borger er tilmeldt huskeservice, vil borger også få besked om ændringer i sin plan på sms og/eller e-mail.

Oplysningerne i Min Plan om jobmål, aftaler og indsatser skrives ind i Fasit eller Momentum. Fagsystemerne har hver sin Min Plan-brugergrænseflade. Visningen er ikke nøjagtig den samme, som visningen af Min Plan på Jobnet, det er dog de samme oplysninger, der fremgår. Uagtet om du arbejder i det ene eller andet system, har du mulighed for at hente borgerens PDF af Min Plan, den samme som borgeren også kan hente direkte fra Jobnet.

(11)

11 Udfyldelse af Min Plan – udvalgte felter i Planbeskrivelsen

I planbeskrivelsen beskrives de med borgeren aftalte indsatser, som skal bringe borgeren tættere på borgerens jobmål. Informationerne i planbeskrivelsen skal være fremadrettede, opdaterede, relevante og forståelige for borgeren. Dermed må feltet ikke indeholde juridiske- og/eller standardtekster.

Indsatser

Indsatser vises i Min Plan på tidslinjen over indsatser og aftaler, som viser de indsatser som er sat i gang for at understøtte borgerens vej mod beskæftigelse. Indsatserne skal beskrives i sammenhæng med borgerens jobmål og være beskrevet kort og præcist, så både borgeren, borgerens netværk og fagpersoner omkring borgeren kan få et overblik og indblik i, hvad, hvornår, hvor – og ikke mindst hvorfor borgeren skal deltage i de enkelte indsatser.

Ved indsatser er følgende felter, der skal udfyldes løbende:

Seneste

status/afsluttende status

I feltet Seneste status og Afsluttende status skal status på igangsatte indsatser og på afsluttede indsatser beskrives i dialog med borgeren.

Felterne skal udfyldes, så det giver mening for borgeren. Borgeren kan se de løbende seneste statusser og afsluttende status i den konkrete indsats på tidslinjen i Min Plan.

Seneste status beskrives i forbindelse med opfølgning med borgerne, fx i forbindelse med samtaler i kontaktforløbet eller i opfølgningen ude på virksomheden (fx fleksjob eller virksomhedspraktik). Når du og borgeren følger op på en indsats, er det vigtigt, at Seneste status anvendes som en retningsangivelse for, hvordan det går, og om der fx er behov for justeringer i aftalen. Hensigten er, at borgeren oplever mening og retning med indsatsen.

For borgere i fleksjob kan feltet bruges til at indskrive aftaler og seneste status om progression i fleksjobbet, herunder også i forbindelse med den løbende vurdering af borgerens arbejdsevne/arbejdsintensitet.

Hjælpespørgsmål til udfyldelse af feltet seneste status:

 Hvad er status på borgerens arbejdsopgaver og arbejdstid og hvordan fungerer det med den eventuelle aftalte støtte og hensyn i fleksjobbet?

 Hvad har vi aftalt at borgeren skal afprøve i den kommende tid, fx ift. nye/andre opgaver eller flere timer og er der aftalt ekstra hjælp og støtte i den forbindelse?

 Hvilke konkrete mål er der for at udvikle borgerens arbejdsevne, fx ift. nye arbejdsopgaver, flere arbejdstimer på længere sigt og hvilke hensyn og evt. støttebehov vil dette kræve?

 Hvornår følger vi op næste gang?

For borgere i fleksjob skal det ligeledes sikres at virksomhedens kontaktperson er opdateret på de aftaler der indgås omkring borgeren.

Det skal sikres, at dette sker så personfølsomme oplysninger

(12)

12 behandles på forsvarlig vis, fx gennem anvendelse af ’sikker digital

post’.

Afsluttende status. Når indsatsen er afsluttet, vil overskriften til venstre skifte til ”Afsluttende status”, hvor det så er den afsluttende evaluering af indsatsen altid skal noteres.

Hvad er aftalt? I feltet Hvad er aftalt skal følgende elementer være beskrevet;

 hvilken indsatstype, der er tale om,

 hvor mange timer pr. uge,

 beskrivelse af indholdet af indsatsen, og

 hvem der har aftalt dette med borgeren.

Hvornår? I feltet Hvornår angives den periode, hvor indsatsen bliver afholdt (start- og slutdato). Hvis perioden rykkes, skal du notere det og opdatere ”Min Plan”.

Hvor? I feltet Hvor angives den adresse, hvor borgeren skal møde til indsatsen (sted). Adressen behøver ikke være identisk med

virksomhedens/aktørens/institutionens adresse, som også fremgår.

Det er desuden vigtigt, at en kontaktperson er angivet. Personen fungerer som både borgerens og jobcenterets kontaktperson. Der skal være så mange kontaktoplysninger på kontaktpersonen som muligt.

Hvorfor? I feltet Hvorfor er begrundelsen for og formålet med igangsættelsen af indsatsen beskrevet. Det kan fx være en virksomhedspraktik, hvor borgeren skal udvikle sine kompetencer inden for et specifikt område.

Det skal præciseres her, så borgeren ikke er i tvivl om, hvorfor indsatsen er igangsat, og hvad der er fokus på i forbindelse med opfølgningen. Der er ikke tale om det juridiske grundlag med lovhenvisning.

(13)

13 Snitflade til VITAS

I forbindelse med registrering af virksomhedsrettede indsatser, kan data fra VITAS automatisk blive overført afhængig af, hvordan dit fagsystem er sat op. Det skal bemærkes, at der kan være begrænsninger i antal anslag, som kan indsættes i de enkelte elementer i Min Plan afhængig af opsætning af fagsystem eller som begrænsning, som STAR har indsat. Det gælder dog ikke i VITAS, og derfor er det vigtigt at have for øje, hvordan den angivne tekst fra VITAS er overført til borgerens Min Plan.

(14)

14 5 Fleksjobberegner

Fleksjobberegneren har til formål at give borger og jobformidler et indblik i den estimerede månedsindtægt fra fleksjobbet, hvilket understøtter et oplyst grundlag for en dialog omkring økonomien i det konkrete fleksjob. Beregneren kan således anvendes til at fremhæve økonomiske incitamenter i dialogen om progression i timeantallet.

Fleksjobberegneren tilgås via star.dk:

https://star.dk/til-borgere/revalidering-fleksjob-og- ressourceforloebsydelse/beregn-loen-i-fleksjob/

For at kunne udregne den forventede månedsløn er det nødvendigt at have information om to ting:

Borgerens timeløn og antallet af løntimer.

(15)

15 6 Sagsbehandler-login

Formålet med sagsbehandler-login på Jobnet er, at jobformidlerne kan give borgerne en god og konkret vejledning og sparring – særligt om deres jobsøgningsstrategi og – aktiviteter. Det gøres ved, at

jobformidlerne via sagsbehandler-login kan se borgerens Jobnet, herunder CV og ”Jeg søger job som”.

Det er muligt at få adgang til at se sine borgeres Jobnet, sådan som den fremstår for borgeren.

Man kan logge på Jobnet via et link i det kommunale sagsbehandlingssystem. Dette kræver, at leverandøren har oprettet linket. Alternativt kan man logge ind via http://www.Jobnet.dk/sagsbehandleradgang.

Login på denne måde kræver en medarbejdersignatur.

Der er udelukkende tale om en kiggeadgang, og det er derfor ikke muligt at skrive eller foretage ændringer i borgerens Jobnet via

Sagsbehandler-login. Det er muligt at downloade borgerens Præsentations-CV i en pdf. På borgers Jobnet kan borgeren se, hvornår og hvem der har benyttet kiggeadgang.

(16)

16 7 VITAS

Formålet med VITAS er at gøre det enkelt og effektivt for virksomhederne at ansøge om arbejdskraft via virksomhedsrettede tilbud og fleksjob. Desuden skal VITAS bidrage til at sikre effektiv sagsbehandling og god forvaltningsmæssig praksis i jobcentrerne.

VITAS benyttes af virksomheder til at anmode om at få oprettet løntilskuds- og virksomhedspraktikpladser, herunder nytteindsats, voksenlærlinge og integrationsgrunduddannelse (IGU), tillægsbevillinger på mentor og hjælpemidler samt oprettelse af fleksjob. VITAS understøtter samtidig jobcentrenes administration og sagsbehandling af ansøgninger og bevillinger.

VITAS findes på webadressen: www.vitas.bm.dk.

Virksomhedsbrugerne logger på VITAS med virksomhedens digitale signatur. De skal bruge en NemID medarbejdersignatur, som kan anskaffes fra medarbejdersignatur.dk, hvis de ikke allerede har en.

Når virksomheden er logget ind, kan de på en rullemenu vælge, hvilken ordning de vil ansøge om.

Herefter udfylder virksomheden de nødvendige oplysninger i ansøgningen. Der er forudfyldt en række kendte oplysninger, der hentes fra DFDG og virksomhedsregisteret, men som virksomheden kan rette om nødvendigt. VITAS giver beslutningsstøtte undervejs med forklarende tekster og advarsler, hvis

virksomheden mangler at udfylde nødvendige felter. Der er forskel på de kategorier af oplysninger, der skal udfyldes alt afhængig af, hvilken ordning der søges om.

Der er også mulighed for, at du udfylder

ansøgningen på vegne af virksomheden. Du kan potentielt set udfylde alle oplysningerne for virksomheden på forhånd. Virksomheden skal i disse tilfælde blot gennemse om oplysningerne er korrekte og godkende ansøgningen.

For at kunne udfylde en ansøgning på vegne af en virksomhed, skal du logge på VITAS. Herfra vælges ’virksomhedssupport’ i det tværgående bånd. Her skal du fremsøge den konkrete

virksomhed. Når virksomheden er valgt, vil du få virksomhedens brugergrænseflade, hvorefter du kan

(17)

17 udfylde felterne på virksomhedens vegne. Du har mulighed for at sende en besked fra VITAS til virksomheden med et link, der fører ind i VITAS, hvor den udfyldte ansøgning kan underskrives.

Funktionaliteten kan også bruges i de tilfælde, hvor du hjælper virksomheden med at udfylde

ansøgningen fysisk på virksomhedens adresse.

Virksomheden kan underskrive med NemID.

Når du logger på VITAS giver forsiden også et overblik over opgaver i VITAS fordelt på aktører.

Opgaverne er oplistet efter, hvor i processen opgaven er.

(18)

18 8 Persongruppemarkeringer

Persongruppemarkering for borgere i fase 3

STAR har oprettet en persongruppemarkering, som kommunen skal gøre brug af i Udvikling i fleksjob II.

Markeringen er oprettet med henblik på løbende at kunne følgeprogression for borgerne i delmålgruppe 3 samt at give kommunerne mulighed for at udsøge delmålgruppen.

Persongruppemarkeringen er navngivet ”Udvikling i fleksjob II”.

Markeringen er søgbar i kommunernes fagsystemer.

Kommunerne skal anvende persongruppemarkeringen for borgere der tilgår fase 3. Markeringen anvendes således, når en borger starter i et fleksjob på 10 timer eller derunder, og der er indgået aftale om fleksjobbet.

Markeringen er obligatorisk at anvende for målgruppen. Persongruppemarkeringen er central for evalueringens datagrundlag med henblik på at indsamle viden om progression i timer for borgere ansat i fleksjob på 10 timer eller derunder, jf. succeskriterie 3. Denne data kan ikke indhentes i de centrale registre.

Det er derfor vigtigt, at kommunen løbende anvender markeringen, så der sikres et retvisende billede af progressionen for målgruppen.

(19)

19 9 Opskrifter til brug for den digitale understøttelse af indsatsen i Udvikling i

fleksjob II

STAR har udarbejdet en it-opskrift for hver af de seks kerneelementer i indsatsmodellen. Opskrifterne er udarbejdet for at hjælpe jobformidlere tilknyttet projektet i brugen af de digitale redskaber i indsatsen med borgeren.

Kerneelement 1

I denne del af indsatsen er det vigtigt at tale om forventninger til job og progression. Via samtaler med borger udfylder I sammen det nye skema for rehabiliteringsplanens forberedende del. Det er borgerens eget jobmål og ønsker der skal sætte retningen for jeres dialog. En virksomhedskonsulent skal inddrages i den konkrete dialog om job. Det er sagsbehandler, som i denne del af indsatsen, har ansvar for at

forventningsafstemme med borger.

Formål

Formålet med de digitale redskaber i denne del af indsatsmodellen er, at synliggøre borgerens jobmål, ressourcer og muligheder for progression på arbejdsmarkedet og bidrage til, at borger føler ejerskab over egen sag.

Digitale redskaber

En samlet oversigt og uddybning af de digitale redskaber findes i projektkataloget over digitale redskaber.

Følgende redskaber indgår i kernelement 1:

 Nyt skema for rehabiliteringsplanens forberedende del

 Fleksjobberegner Opskrift

Centralt for arbejdet med IT-redskaber i kerneelement 1 er, at du udarbejder den forberedende del sammen med borger.

Udarbejd i fællesskab med borger det nye skema for rehabiliteringsplanen

1) For at få en god oplevelse af mødet i rehabiliteringsteamet og sikre det jobrettede fokus, har borgeren brug for at blive ”klædt godt på”. Første trin er derfor at i inviterer borger til en samtale, for at igangsætte udfyldelsen af den forberedende del.

2) Inden samtalen med borger kan du eventuelt udfylde ”Min sag” af nyt skema for rehabiliteringsplanens forberedende del på forhånd, for at have mere tid til dialog med borger til samtalen.

3) Sørg for at have filen for det nye skema for rehabiliteringsplanens forberedende del åben til samtalen, så både du og borger kan se filen, og hvad der bliver skrevet.

4) Konsolidér sammen med borgeren ”Min sag”. Herefter udfylder I i fællesskab ”Mit CV” og ”Min situation”, og tilføjer eventuelle ”Bemærkninger”. I udarbejdelsen af CV kan du hjælpe borgeren med at sætte ord på ressourcer, kompetencer og jobmål. Der er udarbejdet tips til spørgsmål til borger, som kan lette udfyldelsen af skemaet. I projektkataloget over redskaber i Udvikling i fleksjob II er der link til en manual på star.dk. Husk at du skal invitere virksomhedskonsulenten til samtaler med borger, hvor fokus er jobrettet. Dette vil altid være tilfældet i samtaler om CV.

(20)

20 5) Det er vigtigt, at du taler med borger om progression. Tag eventuelt udgangspunkt i hvordan relevante

arbejdsfunktioner kan udbygges på sigt.

6) Du arbejder sammen med borger om den forberedende del, indtil skemaet er udfyldt (eventuelt over flere samtaler). Forberedelsen af selve mødet sammen med borgeren er vigtig: Jo bedre borgerens

forberedelse er, desto mere kan borgeren deltage og selv tage ansvar på rehabiliteringsmødet, og sit fremadrettede forløb herunder for at opnå progression.

7) Lås dokumentet når I har færdiggjort det. Herefter er det ikke muligt at redigere i skemaet.

Brug fleksjobberegneren til at konkretisere borgers indkomst

8) Fleksjobberegneren kan integreres i samtaler med borgeren når, og hvis, snakken falder på borgerens økonomiske grundlag i et eventuelt fleksjob. Borgeren kan således opnå en forståelse for

sammenhængen mellem indkomst og fleksløntilskud og dermed tryghed om sit økonomiske grundlag, når de har et fleksjob.

(21)

21 Kerneelement 2

Til mødet i rehabiliteringsteamet er det vigtigt at fastholde et job- og progressionsfokus. Dette bidrager bl.a.

til at fastholde ”beskæftigelsessporet” efter mødet. En virksomhedskonsulent deltager derfor på mødet med rehabiliteringsteamet med henblik på at konsolidere borgers jobmål samt fastholde jobfokus. Teamet angiver jobmål og progressionsmål i indstillingen til fleksjob i den nye skabelon.

Formål

Formålet med de digitale redskaber i denne del af indsatsmodellen er, at sikre jobmål og fokus på

progression til mødet med rehabiliteringsteamet, i indstillingen til fleksjob og i opfølgningen på mødet på en konkret og forståelig måde for borger.

 Nyt skema for indstillingen Opskrift

Det nye skema for den forberedende del sikrer et godt grundlag for forberedelse til mødet. På mødet afklares relevante emner, som kan føres ind i det nye skema for indstillingen.

Forberedelse til mødet

1) Sørg for at teamet får tilsendt skemaet for den forberedende del til gennemlæsning som forberedelse til mødet.

Mødet i rehabiliteringsteamet

2) På mødet er det vigtigt, at I får drøftet jobfunktioner, skånehensyn, antal arbejdstimer, progressionsmål, støtteaktiviteter og praktikker mv. Der skal være nok information til at kunne udfylde nyt skema for indstillingen.

Udfyldelse af indstillingen

3) Umiddelbart efter mødet udfylder sagsbehandler det nye skema for indstillingen.

4) De praktiserende læger er ofte centrale personer i borgerens liv: Hold den praktiserende læge velinformeret, og send indstillingen til praktiserende læge. Husk samtykke fra borgeren til at sende indstillingen til den praktiserende læge.

5) Sidst men ikke mindst sender I indstillingen til borger.

(22)

Når borgeren er blevet visiteret til fleksjobordningen, skal der tildeles en personlig jobformidler. Som jobformidler bliver du borgerens primære kontaktperson gennem hele borgerens forløb, da det er vigtigt, at borger har en fast kontaktperson med kendskab til arbejdsmarkedet.

Formål

Formålet med de digitale redskaber i denne del af indsatsmodellen er at understøtte den tætte og

tillidsbaserede relation mellem jobformidler og borger, ved at jobformidler har et godt kendskab til borgers sag.

IT-værktøjer

 Nyt skema for indstillingen Opskrift

En god relation mellem borger og jobformidler skabes umiddelbart efter mødet i rehabiliteringsteamet.

Indkald borger til første samtale og læs op på borgers sag

1) Indkald borger til første samtale umiddelbart efter mødet i rehabiliteringsteamet. Ventetid demotiverer.

Når borgeren har fået tilkendt fleksjob, er der sket noget afgørende nyt i borgerens liv.

2) Orienter dig i de relevante informationer om borger, herunder skemaet for rehabiliteringsplanens forberedende del og indstillingen. Dette er vigtigt at skabe et godt afsæt for samarbejdet med borger.

3) Sørg for at borger har fået tilsendt relevant materiale om fleksjob.

(23)

Det er din opgave som jobformidler at konsolidere CV og jobmål sammen med borger. Jobmålene skal være specifikt rettet mod en eller flere stillingbetegnelser eller en eller flere funktioner, og være enslydende på tværs af Mit CV, Min Plan og ”Jeg søger job som”.

Borger og jobformidler skal som udgangspunkt have kontakt ugentligt frem til, at borger kommer i fleksjob eller i virksomhedspraktik. Dialogen med borger skal tage udgangspunkt i aftalerne i Min Plan og have fokus på job. Der drøftes opfølgning på eksisterende aftaler samt indgåelse af nye aftaler.

Formål

Formålet med de digitale redskaber i denne del af indsatsmodellen er, at sikre jobfokus i samtalerne med borger, at skabe det bedst mulige grundlag for et godt og hurtigt digitalt match, give borger ejerskab over egen sag og jobsøgning og fastholde den røde tråd i den fremadrettede jobrettede indsats for borger.

 Mit CV, evt. præsentations-CV og ”Jeg søger job som”

 Min Plan

 Fleksjobberegner

 Sagsbehandler-login Opskrift

Der er fire dele i arbejdet med denne del af indsatsen: Før, under og efter den første samtale mellem jobformidler og borger efter mødet i rehabiliteringsteamet, samt de ugentlige samtaler indtil borgeren kommer i fleksjob.

Før første samtale: Borger udfylder CV

1) Borger udfylder Mit CV på Jobnet (og eventuelt præsentations-CV’et, hvis du vurderer det hensigtsmæssigt) forud for første samtale.

2) Benyt sagsbehandler-login til at orientere dig i borgers CV inden samtalen.

Under samtalen: Konsolidér i fællesskab CV og udfyld ”Jeg søger job som”

3) Til den første samtale uddyber du formålet med et CV: at skabe en jobrettet samtale, afdække

kompetencer og skabe et godt digitalt match. Det er ligeledes vigtigt at understrege, at CV’et således er borgers eget og ikke til for din skyld.

4) Borgeren logger på Jobnet. I dialog med borgeren opdaterer I først Mit CV og eventuelt præsentations- CV’et, med fokus på at få job, praktikker og andre steder hvor borgeren kan have opnået kompetencer med. Hjælp borgeren med at sætte ord på ressourcer, kompetencer og jobmål.

5) Tal herefter om konkrete jobfunktioner- og stillinger samt virksomheder af relevans for borgeren. Du kan finde relevant inspiration og viden om arbejdsmarkedet på www.arbejdsmarkedsbalancen.dk.

6) Når du sammen med borger har fundet funktioner og stillinger, som matcher borgers ressourcer,

kompetencer og præferencer, er det vigtigt, at du understreger, at forventningen er, at borger kommer til at opleve progression i sit fleksjob.

(24)

24 7) Inddrag eventuelt fleksjobberegneren i samtalen, da den kan være med til at illustrere borgers økonomi

ved et øget antal timer.

8) I udfylder også ”Jeg søger job som” sammen. Her er det vigtigt at forklare borger, at

stillingsbetegnelserne i ”Jeg søger job som” er låste på grund af den måde, søgefunktionen er skruet sammen. I skal derfra finde stillingsbetegnelser der i så vid udstrækning som muligt, lægger sig op af CV’et.

9) Afslut samtalen med at opsummere de aftaler og aktiviteter, som du vil skrive ind i borgerens Min Plan.

Aftalerne skal være konkrete og med tidsfrister. Sørg for at borger altid er indforstået med, hvad der bliver skrevet i Min Plan.

Efter samtalen: Min Plan opdateres umiddelbart efter samtalen

10) Opdater borgers Min Plan umiddelbart efter den første samtale, så borger kan se sin jobsøgningsplan herunder hvilke virksomheder I vil kontakte, hvem der kontakter virksomhederne og hvordan der etableres kontakt og hvornår.

11) Borgers progressionsmål skal altid skrives ind i Min Plan.

12) Borgers jobmål skal altid skrives ind i Min Plan. Jobmålet skal flugte med jobmålet i Mit CV, eventuelt præsentations-CV’et og ”Jeg søger job som”.

Opdatér borgers Min Plan efter den ugentlige kontakt med borgeren

13) Arbejd systematisk med borgerens jobsøgningsplan (jeres aftaler) til hver samtale 14) Aftal altid tid og sted for næste kontakt.

15) Opsummer altid de aftaler og aktiviteter, som du vil skrive ind i borgerens Min Plan. Aftalerne skal være konkrete og med tidsfrister. Sørg for at borger altid er indforstået med, hvad der bliver skrevet i Min Plan.

(25)

Formål

Formålet med redskaberne i kerneelement 5 er, at understøtte dialogen i etableringen af fleksjobbet og fremtidig opfølgning på progression i fleksjob. Herudover skal VITAS bidrage til effektive sagsgange for både virksomheder og jobcentre.

 VITAS

 Min Plan Opskrift

Lav ansøgning i VITAS

1) For at etablere et fleksjob på en virksomhed, skal virksomheden ansøge om bevilling af fleksjob hos jobcenteret. For at ansøge logger virksomheden på VITAS med virksomhedens digitale signatur, og ansøger om fleksjob. Vær opmærksom på at lokale afdelinger i større virksomheder ikke nødvendigvis har adgang til virksomhedens digitale signatur. Virksomhedens kontaktperson kan i stedet logge på med sin personlige digitale signatur, hvis vedkommende føler sig tryg ved dette.

2) Der er også mulighed for at du udfylder ansøgningen på vegne af virksomheden via en virksomhedssupportfunktion på VITAS. Det kan du gøre både på og væk fra virksomheden.

3) Efter du har udfyldt ansøgningen skal virksomheden underskrive, hvorved bevillingen er godkendt.

Borger og virksomhed laver en konkret aftale om fleksjobbet herunder kontaktperson, arbejdsopgaver og –tid, samt udviklingsmål og vilkår for disse under ansættelsen.

4) Det er centralt, at fastlægge konkrete mål, der senere kan følges op på, og som kan sætte retning for udvikling af borgerens arbejdsevne. Aftaler herom skal skrives i borgerens Min Plan. Sørg altid for at holde virksomhedens kontaktperson opdateret, så der er klarhed om aftaler.

5) Sørg for at virksomhed og borger er indforstået med, at progression i fleksjobbet er et mål, og at progression kan være i form af: flere timer, mere effektive timer og/eller en bredere opgaveportefølje.

Min Plan skal altid være opdateret

6) De aftaler og mål som er indgået skal altid skrives i borgerens Min Plan umiddelbart efter samtalen. Det er vigtigt, at borger ikke oplever, at indsatsen slutter med fleksjobbet, men at fokus er på progression.

’Step up’

Skal borgeren have en step up indsats i fase 2 skal følgende digitale redskaber anvendes:

 Borgers rehabiliteringsplan (forberedende del (1.4 Seneste aktiviteter, 2.1-2.5, Mit CV og 3.1-3.4 Minsituation) og indstilling)

 Borgerens Min plan

 Borgerens Mit CV og jobmål på Min Plan

(26)

26 De aftaler som indgås under ’step up’ samtalen skrives i borgerens Min Plan. Det er borgerens jobformidler, der er ansvarlig for at aftalerne skrives i Min Plan sammen med borgeren. Sørg for at aftaler er konkrete og at borger er indforstået med alle aftaler.

- Hvilke aftaler er der lavet?

- Hvem følger op på aftalerne?

- Hvornår følges der op?

- Hvornår og hvad igangsættes af evt. supplerende indsatser for borgeren?

- Hvordan koordineres borgerens evt. supplerende indsatser med den virksomhedsrettede indsats?

- Hvilke hensyn skal der tages?

(27)

Som opfølgning på aftalerne i Min Plan og evt. fleksjobaftale, afholdes minimum to opfølgningssamtaler med den fleksjobansatte og virksomhedens kontaktperson inden for de første 6 måneder. Opfølgningen skal i udgangspunktet ske på virksomheden med fokus på aftalerne om progression, men kan også foregå

andetsteds.

Formål

Redskaberne har til formål at understøtte og fastholde et fokus på progression i den løbende opfølgning på borgers fleksjob. Desuden skal redskaberne sikre borgerens indsigt i planlagte aktiviteter og indgåede aftaler.

 VITAS

 Fleksjobaftale

 Fleksjobberegner

 Min Plan Opskrift

Sørg for en rammesætning med fokus på udvikling i arbejdsevne til samtalerne.

Borger orienterer sig i Min Plan

1) Inden opfølgningssamtalerne på virksomheden beder du borger orientere sig i Min Plan.

2) Tag udgangspunkt i de opstillede aftaler til samtalen, som står i Min Plan og evt. fleksjobaftalen: Hvad er status for mål om udvikling i borgerens arbejdsevne (arbejdsopgaver, opgavesammensætning, timetal, arbejdsintensitet)?

3) Opstil nye mål for udvikling af borgerens arbejdsevne sammen med borger og virksomhed, når målene er nået.

4) Send et referat af seneste aftaler til virksomhedens kontaktperson efter hvert opfølgningsmøde via

’sikker digital post’.

Min Plan skal altid være opdateret

5) De aftaler og mål som indgås til samtalen, skrives i Min Plan umiddelbart efter samtalen. Aftalerne skal være konkrete og med tidsfrister. Sørg for at borger altid er indforstået med, hvad der bliver skrevet i Min Plan.

Benyt fleksjobberegneren til at illustrere borgers indkomst

6) Du kan benytte fleksjobberegneren til at vise den økonomiske gevinst ved flere timer i fleksjobbet.