Retningslinjer for brug af data

I dette afsnit beskrives retningslinjer for brugen af de data, der genereres i forbindelse med monitoreringen. Først præsenteres de retningslinjer, der er gennemgående for alle. Dernæst beskrives retningslinjerne for henholdsvis styregruppen/bestyrelsen, leder, tværfaglige teams, gruppeteams og brugerteams.

1. Generelle retningslinjer for brug af data: I brugen af data er det et vigtigt princip, at brugernes stemme bliver dokumenteret og anerkendt. Dette gælder uanset om data bruges i forbindelse med drøftelser i styregruppen/bestyrelsen eller teamene, eller da-ta bruges i forbindelse med forløbsplanen eller drøftelser med den enkelte bruger. Det er således vigtigt hele tiden at have øje for brugerperspektivet. Formålet er hermed for det første, at brugen af data bliver valid og for det andet, at brugen af data opleves som legitim af brugeren, samt at brugeren kan genkende, hvordan data anvendes.

Erfaringsmæssigt er dette desuden vigtigt for at oparbejde et tillidsfuldt forhold til bru-geren.

me. I stedet skal data bruges til at identificere opmærksomhedspunkter og beskrive strategier i forlængelse heraf. Erfaringen viser, at det er vigtigt at formulere retningslin-jer for, hvordan det undgås at der foretages en vurdering. Disse retningslinretningslin-jer udgør en del af metodekonsulentens opgaver.

2. Retningslinjer for styregruppens og bestyrelsens brug af data. Disse retningslinjer skal ses i forlængelse af styregruppens kommissorium samt bestyrelsens orden. I boksen nedenfor opsummeres de dele af hhv. kommissorium og forretnings-orden, som er relevante i forhold til hvilke data, der skal leveres til henholdsvis styre-gruppen og bestyrelserne.

Ifølge styregruppens kommissorium har styregruppen følgende ansvar:

 Styregruppen har, sammen med bestyrelserne, ansvaret for at sikre, at Fami-liens Hus i henholdsvis Esbjerg Kommune og Høje-Taastrup Kommune im-plementeres i overensstemmelse med modellen for Familiens Hus, som denne er beskrevet i bl.a. projektbeskrivelsen for Familiens Hus, udbuddet vedr. den frivillige organisation og kontrakten, som Mødrehjælpen har indgået med Ser-vicestyrelsen, samarbejdsaftalen, som henholdsvis Esbjerg Kommune og Hø-je-Taastrup Kommune har indgået med Servicestyrelsen, samt forandringsteo-rien og manualerne for Familiens Hus.

 Styregruppen er et forum for drøftelser af projektets fremdrift og drøftelse af evt. væsentlige tilpasninger af projektet.

Ifølge bestyrelsernes forretningsorden er bestyrelserne ansvarlig for

• At rejse forhold, problemstillinger og forslag om eventuelle væsentlige tilpas-ninger i Familiens Hus til drøftelse i styregruppen overfor Servicestyrelsen Derudover har bestyrelserne pligt til

• At følge udviklingen i projektet i forhold til om huset etableres og drives i over-ensstemmelse med projektbeskrivelsen, metodebeskrivelsen og manualerne

Med afsæt heri har styregruppen og bestyrelsen brug for data der kan belyse følgen-de:

1) I forhold til projektets fremdrift skal der tilvejebringes data, som muliggør drøf-telse af god praksis og aktuelle udfordringer/problemer samt input til, hvordan dette kan bidrage til fremadrettet læring i husene.

2) I forhold til konceptintegritet skal der tilvejebringes data, som giver status på konceptintegritet, manualrevision og som muliggør drøftelse af eventuelle afvi-gelser fra og tilpasninger af manualerne.

3. Retningslinjer for hvordan lederne fra Esbjerg og Høje-Taastrup skal bruge data:

Når lederen af Familiens Hus i henholdsvis Esbjerg og Høje-Taastrup holder kvartals-vise møder, skal de forholde sig til data efter følgende retningslinjer:

1) Samle op på seneste møde i forhold til, om de besluttede tiltag og strategier er gennemført.

2) Hver leder fremlægger de 3-5 bedste aktuelle eksempler på god praksis samt drøfter, hvordan dette kan bidrage til læring i husene og hvilke konkrete tiltag, der skal gøres i forbindelse hermed.

3) Hver leder fremlægger de 3-5 største aktuelle udfordringer/problemer samt eventuelle årsager hertil – og drøfter hvordan dette kan bidrage til læring i hu-sene og hvilke konkrete tiltag, der skal gøres i forbindelse hermed.

4) Hver leder fremlægger eventuelle afvigelser fra og tilpasninger af manualer.

5) Lederne udarbejder en fælles og konkret plan for, hvordan mødet har givet an-ledning til tilpasning m.v. af forhold i Familiens Hus i hhv. Esbjerg og Høje-Taastrup.

6) Der foretages en samlet vurdering af om drøftelserne i pkt. 1-5 med henblik på formidling på det kommende bestyrelsesmøde, samt halvårlige styregruppe-møder.

4. Retningslinjer for lederens brug af data: Som det fremgår af tabel 1, er målet med data på lederniveau at følge fremdriften i Familiens Hus for at få overblik over overord-net målopnåelse såvel som metodeudvikling og behov for strategiske ændringer. På lederniveau samles der op på projektets samlede fremdrift gennem månedlige status-rapporter.

Når lederen forholder sig til data, skal hun:

• Samle op på projektets samlede udvikling i forhold til overordnede mål, og identificere opmærksomhedspunkter indenfor de enkelte forløb og aktiviteter i forhold til gode og dårlige udviklinger.

• Samle op på kommentarer fra teamene (tværfaglige team, gruppeteam og bru-gerteam) til månedlige statusskemaer. Formålet er at vurdere om problemer imødegås.

• Give en tilbagemelding til teamene, hvis der er uafklarede problemer. Tilbage-meldingen skal indeholde overordnede strategier for den udvikling, det fremti-dige arbejde i teamene skal have.

• Skrive opsamlende kommentarer til statusrapporten, der fungerer som basis for den opsamling, der udarbejdes i forbindelse med møder i bestyrelsen og styre-gruppen.

5. Retningslinjer for brug af data i det tværfaglige team og gruppeteams: Det tværfagli-ge team forholder sig til data i forbindelse med projektmøder, der afholdes hver 2. utværfagli-ge, samt ugentlige statusmøder. Gruppeteamene afholder møder efter behov, og forholder sig til data i forbindelse hermed.

Når teamene forholder sig til data, skal de 1) Drøfte effekt- og fidelitetsmål

a. Opsamling af forløbenes/forløbets samlede effekt- og fidelitetsmål i for-hold til den forventede udvikling.

b. Identifikation af overordnede opmærksomhedspunkter (positiv/negativ udvikling).

c. Strategi for at håndtere opmærksomhedspunkter.

a. Brugere i forløbene/forløbet som ligger væsentligt under eller over gen-nemsnittet.

b. Brugere i forløbene/forløbet som laver pludselig ryk i deres udvikling.

c. Brugere i forløbene/forløbet som stabiliserer sig på et lavt eller højt leje.

d. Drøftelse af, hvordan forløbene/forløbet kan bidrage til/tilpasses, så de brugere, som er i en negativ udvikling, støttes.

e. Drøftelse af, hvordan der kan skabes læring i forløbene/forløbet af de brugerforløb som er i en positiv udvikling.

3) Kort drøftelse af god praksis og problemer i forhold til manualer på de enkelte forløb.

4) Opsamling til lederen om opmærksomhedspunkter og handlestrategier.

6. Retningslinjer for brug af data i åbne tilbud (sundhedspleje, uddannelses- og jobvej-ledning, socialrådgivning, frivillige aktiviteter):

Når medarbejderteam for de enkelte åbne tilbud forholder sig til data, skal de

1) samle op på seneste møde i forhold til om de besluttede tiltag er gennemført 2) drøfte eksemplerne på god praksis

3) drøfte udfordringer og problemer, som fremgår af data 4) drøfte årsager til udfordringer og problemer

5) drøfte hvordan tilbuddet kan udvikles

6) udarbejde en konkret plan for hvordan besluttede tiltag igangsættes.