1. Målgruppe
Hvem er manualen rettet i mod?
• Frivilligkoordinatoren i Familiens Hus.
• Frivillige i Familiens Hus samt potentielle frivillige i lokalområdet.
Hvad karakteriserer de frivillige?
• De er typisk ressourcestærke personer, der involverer sig på mange områder.
• De har gjort sig tanker om hvor og hvordan de kan gøre en forskel.
• De er ofte selv forældre der føler, at de har erfaringer de kan dele ud af og forståelse for, at nybagte forældre kan have brug for hjælp.
• De vil gerne have brugerkontakt og finder det meningsfuldt, at komme i dialog med bruger-ne.
Frivillige omfatter alle borgere over 18 år. Afhængig af den specifikke aktivitet kan det henvende sig til mænd såvel som kvinder. Fælles er at:
• De har overskud og kan svare bekræftende på: ’Har du en god hverdag?’. Dette spørgsmål motiverer den frivillige til nøje at overveje, om der er overskud, tid og plads i vedkommen-des liv til at engagere sig.
• De er rummelige, nysgerrige og har en anerkendende tilgang til andre mennesker.
• De er trofaste og loyale overfor det arbejde de har bundet sig til.
• Hvis de er tidligere brugere af specialiserede forløb i Familiens Hus, skal det være mere end to år siden de deltog i forløbet. Dette skal sikre, at de har fået deres egne oplevelser på afstand, så de kan sætte sig selv til side og rumme andre.
Hvor mange frivillige er der?
• Antal af frivillige afhænger af forventede aktiviteter og antallet af brugere, der er i målgrup-pen for den frivillige indsats.
2. Formål
Hvad er det hensigten at opnå med aktiviteterne?
• At skabe balance mellem udbud og efterspørgsel af frivillige, så der er frivillige nok til at dække efterspørgslen, uden at der er lange ventelister.
• At de frivillige er klædt på til at kunne varetage opgaven, herunder også at aktivitetslederen, hvor relevant, er klædt på til at kunne sparre med de frivillige og understøtte deres rolle.
• At der er et fælles sprog og en fælles etik i huset, hvor alle har det samme udgangspunkt, og viden om ret og pligt for frivillige.
• At den frivillige indsats kvalitetssikres samtidigt med, at der er en klar rolle- og opgavefor-deling mellem frivillige og professionelle.
• At de frivillige aktiviteter understøtter og supplerer det professionelle arbejde på en hen-sigtsmæssig måde.
• At det er attraktivt at være frivillig, og at deres interesse fastholdes via gode input, interes-sante og relevante kurser/uddannelser.
3. Succeskriterier
• Antallet af frivillige dækker efterspørgslen.
• Frivillige oplever trivsel i arbejdet, herunder føler sig klædt på til arbejdet.
• Samarbejdet mellem frivillige medarbejdere og husets øvrige medarbejdere er godt.
• Husets lønnede medarbejdere har et godt og tilstrækkeligt kendskab til de frivillige aktivite-ter.
• Husets frivillige medarbejdere har et godt og tilstrækkeligt kendskab til værdier, målgruppe og tilbud i Familiens Hus.
• Husets faste medarbejdere samt brugerne oplever at de frivillige aktiviteter supplerer de fag-professionelle tilbud godt.
• Frivillige der stopper arbejdet i huset, oplever at komme fra huset på en god måde.
• Aktiviteterne beskrevet i afsnit 4 nedenfor er gennemført som beskrevet.
4. Indhold
Beskriv aktiviteterne samt indholdet og organiseringen m.v. heraf
4.1. Hvervning. Formålet er, at sikre frivillige til Familiens Hus, så efterspørgslen dækkes, uden at der genereres lange ventelister. Det er frivilligkoordinatoren, der er ansvarlig for at løfte opgaven, og den skal indeholde:
• Kortlægning af behov således udbud og efterspørgsel balanceres. Det skal sikre, at optaget af frivillige afstemmes det aktuelle behov, og skabe klarhed over hvilke kompetencer der er brug for. Der kan fx være behov for at dække aktiviteter udover traditionelle frivillighedsop-gaver som fundraising og foredrag.
• Konkrete hvervningsaktiviteter. Hvervningsaktiviteterne skal tage afsæt i den lokale kon-tekst og trække på lokale ressourcer. Der skal desuden tages højde for, at rekrutterings-formen kan påvirke hvilken type frivillige der hverves. Der er således tendens til at frivillige, der rekrutteres gennem annoncer, ofte handler på en indskydelse og derfor ikke har været igennem en længere proces med at overveje og gennemtænke opgaven. Forslag til hverv-ning kan indeholde:
o Face-to-face og netværkshvervning.
o Annoncer og artikler i avisen.
o Brug af kendte fra lokalområdet – frivillig for en dag.
o Søg frivillige via Mødrehjælpens lokalforening/frivilligafdeling.
o Lokale frivilligcentre.
o Frivilligjob.dk.
4.2. Visitering. Formålet er at sikre, at frivillige repræsenterer værdierne i Familiens Hus samt har de rette kompetencer til de specifikke opgaver. Det er frivilligkoordinatoren der er ansvarlig for at løfte opgaven, og den skal indeholde:
• Interviewguide til første screening, der foregår telefonisk og som danner udgangspunkt for om vedkommende skal videre til et face-to-face interview med frivillighedskoordinator.
• Uddybende interviewguide til visitationssamtalen, hvor det afgøres, om den frivillige er eg-net og stadig ønsker at være frivillig i Familiens Hus. Her skal forskellen mellem frivillig og professionel italesættes og forventninger afklares. Udvælgelse beror på frivilligkoordinators indtryk af den frivillige såvel som specificerede screeningskriterier:
o Den frivilliges kompetencer og ressourcer, herunder om de kan svare bekræftende på at de ’har en god hverdag’ og at de er robuste i forhold til eventuelle problemstillinger, som brugerne kan stå i.
o Forståelse for de unge mødres situation.
o Har de øje for anerkendelse og ressourcer samt øvrige værdier under punkt 5.
o Er de tillidsvækkende, nysgerrige og ikke fordomsfulde.
o Har de empati.
o Det er mere end to år siden de har deltaget i et specialiseret forløb i Familiens Hus.
4.3. Opstartssamtale. Formålet er, at få den frivillige til at føle sig velkommen, afklare gensidige forventninger og introducere den frivillige til arbejdet. Det er frivillig-koordinatoren, der er ansvarlig for at løfte opgaven, og den skal indeholde:
• Udarbejdelse af samarbejdserklæring, der skal afklare gensidige forventninger til hinan-den i det fremtidige arbejde. Samarbejdserklæringen skal underskrives af alle nye frivilli-ge.
• Underskrift af børneattest samt straffeattest skal indhentes inden den frivilliges opstart i husetEr straffeattesten ikke ren, er frivilligkoordinatoren forpligtet til at tage den pågæl-dende frivillige op til diskuss med lederen af huset. Det er lederen, der træffer endelig afgørelse om den pågældende frivilliges eventuelle fremtid som frivillig
• De frivillige tilknyttes hver især til én aktivitetsleder, som kan introducere den frivillige til vaner og rutiner i huset samt svare på de spørgsmål, der måtte dukke op. Det vil dog være muligt at fravige punktet i den forstand, at huset i situationer, hvor der er færre fri-villige kan fravige rekrutteringen af en aktivitetsleder. Det er frivilligkoordinatoren, der vurderer om det er hensigtsmæssigt med en aktivitetsleder
• Informationsmateriale om det generelle frivillige arbejde, der skal udføres, og andre ting der kan være gode at vide. Fx beskrivelse af de enkelte faser i mentorordningen, så den frivillige bliver introduceret til forløbet. Specifikke arbejdsopgaver kan der informeres om ad hoc.
• Der kan dispenseres fra afholdelsen af en egentlig opstartssamtale, såfremt der er tale om en frivillig, der kommer i huset til ét nærmere specificeret arrangement. F.eks. en fo-redragsholder.
4.4. Introduktionskursus til frivillige. Formålet er, at frivillige får en grundlæggende forståelse for husets værdier og målgruppe, deres placering i forhold til de professionelle, og de pligter og ret-tigheder de har. Det er frivilligkoordinatoren (og eventuelt aktivitetslederen), der er ansvarlige for at løfte opgaven, og den skal indeholde:
• Præsentation af husets værdier og målgruppe, herunder ideal omkring det åbne, nysgerrige og ligeværdige møde, fokus på ressourcer og en anerkendende tilgang.
• Kortlægning af de frivilliges placering i forhold til de professionelle, generelt og i de enkelte projekter.
• Orientering om fortrolighed, tavsheds- og underretningspligt, samt overordnet etisk ansvar.
• En frivillig kommer så vidt muligt og fortæller om erfaringer, for at give et mere levende bil-lede.
4.5. Understøttende aktiviteter. Formålet er, at inddrage frivillige i organisering af aktiviteter, for at kvalitetssikre indsatsen, og øge trivsel og motivation for at være frivillig. Det er frivilligkoordinato-ren, der er ansvarlig for at løfte opgaven, og den skal indeholde:
• Aktivitetsmøder for frivillige i de enkelte aktiviteter, hvor arbejdet tilrettelægges og erfaringer udveksles. Det er typisk én gang om måneden, og kan også indeholde forventningsafstem-ning med de professionelle, så de tager godt imod de frivillige og anerkender deres indsats, så der skabes et fælles ’vi’ mellem frivillige og professionelle og et samlet fokus på bruge-rens bedste.
• Aktivitetsledermøder, hvis relevant, hvor aktivitetslederne får mulighed for at sparre med hinanden og have særlig fokus på aktivitetslederrollen. Det anbefales, at de mødes en gang om måneden eller kvartalet i opstarten, og derefter 2 gange årligt.
• Debriefing, hvor der skabes mulighed for at en frivillig kan få hjælp til at rumme en svær si-tuation.
• Udarbejdelse af materiale, der formidler værdier i Families Hus, herunder:
o Troen på den enkelte som selvstændigt individ, der har grund til at føle sig værdig, ret til at bestemme over eget liv og tage ansvar for sig selv.
o Hjælp til selvhjælp, der sikrer, at ansvaret forbliver hos den enkelte og at brugerens res-sourcer frigøres, ved at tage udgangspunkt i den enkeltes resres-sourcer og pege på mulig-heder, der sætter den enkelte i stand til at løse de udfordringer hun står overfor.
o Inddragelse af frivillige i samspillet med professionelle for at få forskellige udgangspunk-ter og kompetenceområder, for at frivillige kan slippe den menneskelige omsorg løs.
o Tværfaglig indsats og møde mennesket hvor det er. Frivillige skal også tilpasse deres støtte og hjælp til det brugeren udtrykker som behov, og den situation hun er i.
4.6. Tema og kursusvirksomhed samt personalepleje. Formålet er, at kvalitetssikre indsatsen ved at klæde frivillige på til opgaven. Derudover bidrager det også til at fastholde frivillige, ved at gøre det attraktivt gennem videre udvikling af kompetencer. Det kan indeholde:
• Tema- og kursusdage, herunder fx konflikthåndtering og mindfulness. For mere inspira-tion se eksempler på www.frivillighed.dk.
• Fagligt input målrettet den frivillige indsats, herunder fx sparringsværktøjer.
• Infodage med de professionelle, hvor grænseflader mellem frivillige og professionelle diskuteres.
• Orientering om muligheder for at booke sig på gratis kurser udbudt af Center for Frivil-ligt Socialt Arbejde.
• Personalepleje, herunder julefrokost og sommerudflugt.
4.7. Afslutningssamtale. Formålet er, at få den frivillige afsluttet på en god og værdig måde, så vedkommende kommer godt fra huset og at der samles op på eventuelle erfaringer, der kan kvali-ficere det videre forløb. Det er frivilligkoordinatoren der er ansvarlig for at samtalen afholdes, og den skal indeholde:
• Afklaring af de forhold, der gør sig gældende for beslutning om at stoppe. Det gælder både, hvis det er aktivitetsleder eller frivillige der har taget beslutningen.
• Opsamling på samarbejdet udveksles og nedskrives på afviklingsskema, til brug for det lø-bende udviklingsarbejde på frivilligområdet i Familiens Hus. Det er frivilligkoordinatorens opgave at udarbejde et afviklingsskema, der kan bruges i udviklingsarbejdet på frivilligom-rådet i Familiens Hus
• Det aftales hvordan den frivillige, efter behov og omstændigheder, får sagt farvel til profes-sionelle og frivillige kolleger, og med de brugere vedkommende har haft kontakt med.
5. Varighed og længde
Hvor lang tid varer de enkelte aktiviteter?
• Hvervning, kursus- og temadage: varieret længde og varighed.
• Telefonscreening: ½ time.
• Opstartssamtale: 2 timer.
• Afslutningssamtale: 1 time.
• Introduktionskursus: 2 timer, Afholdes efter behov (når der kommer nye frivillige). Frivillig-koordinatoren er forpligtet til løbende at vurdere behovet.
• Aktivitetsmøder: 2 timer Der afholdes 4-5 årlige aktivitetsmøder. Dato og tidspunkt fastsæt-tes af frivilligkoordinatoren.
Det skal bemærkes at varigheden er udtryk for et gennemsnitligt tidsforbrug. Der kan være betyde-lige individuelle variationer. Det vigtige er, at aktiviteterne når de målsætninger, de har.
6. Professionelle ansvarlige
Hvem og hvor mange har det professionelle ansvar for de enkelte aktiviteter?
• Overordnet ansvarlig: leder af Familiens Hus.
• Daglig ansvarlig: Frivilligkoordinator, eventuelt uddelegering til aktivitetsledere. For hver ak-tivitet er der en akak-tivitetsleder. Akak-tivitetslederen er frivillig og har ansvaret for, at koordinere og planlægge indsatsen.
7. Evt. litteratur/materiale
• Bilag 5A vedr. rekruttering, ansættelse og afskedigelse af frivillige
• Bilag 5B vedr. spørgsmål til samtale om evt. frivillig medarbejder
• Bilag 5C vedr. håndbog for rekruttering af mentorer
• Samarbejdskontrakt.
• Center for Frivilligt Socialt Arbejdes pjecer.
• Frivilligcenter i byen.
8. Fastholdelse af resultater efter aktivitetens ophør
9. Eventuelle afvigelser
10. Evt. særlige bemærkninger
Det er vigtigt at være særlig opmærksom på, at få skabt et godt samarbejde/en indsigt i hinandens indsats, professionelle og frivillige imellem samt at drøfte udfordringer og italesætte gevinster ved at sammensætte ansatte og frivillige.
Dertil kommer, at man skal være indstillet på, at der i perioder er ret svingende brugerfremmøde til aktiviteterne.