I projektet afprøvede vi aktiviteter, der giver deltagerne mulighed for at udveksle viden, erfaringer og ideer med hinanden – så al op-mærksomheden på en konference ikke er rettet op mod taler-stolen. Disse teknikker skulle også understøtte dannelsen af net-værk mellem deltagerne.
Vi gjorde den erfaring, at den slags tiltag skal indføres gradvist.
Tiltagene ligger langt fra den traditionelle opfattelse af, hvad der skal foregå på en konference, og det kan være vanskeligt at få del-tagerne med på disse processer. Dette til trods for at de deltagere, der har prøvet det, evaluerer forløbene meget positivt. Så ønsker man at implementere sådanne selvstændige processer for viden-deling, så skal der enten være tale om deltagere, der er vant til i de-res arbejdsliv, eller også skal man på konferencen gradvist opbyg-ge en platform af tryghed og fælles forståelse, så debatklimaet bli-ver positivt, åbent og udbytterigt at deltage i.
Som et eksempel, på hvor nødvendigt det er at bygge op til disse projekter, kan vi nævne, at vi uden succes har eksperimenteret med at introducere denne form for processer på traditionelt op-byggede konferencer som et selvstændigt punkt til erstatning for endnu et oplæg.
En anden væsentlig erfaring fra vores projekt er, at mens man godt kan få folk til at bytte pladser og sidde i forskellige opstillin-ger i løbet af dagens arbejde, så er det ikke en god idé at lave pla-ner for, hvor og med hvem de eksempelvis skal spise frokost. Det er vores erfaring, at folk generelt ikke bryder sig om, at facilitator
forsøger at styre »den frie tid« på en konference – pauserne og måltiderne. Det opleves af mange som kunstigt. Aktiviteter, der decideret har med læring at gøre, vil deltagere gerne stille op til, men de rent sociale elementer som pauser og frokost viste det sig i projektet vanskeligere at få deltagerne til at eksperimentere med.
Grundlæggende drejer det sig selvfølgelig om, hvad der har motiveret deltagerne til at komme: Procesdelen skal understøtte det formål, som deltagerne kommer med – ellers oplever de det som proces for processens egen skyld. De fleste konferencedelta-gere har konferencens faglige indhold i tankerne, når de ankom-mer. De vil som regel gerne møde andre mennesker undervejs og udveksle med dem, men for nogle mennesker skal der ikke meget til, før det at hilse på og sludre med fremmede opleves som kun-stigt og ufrit – især hvis det iscenesættes på en anderledes og lidt udfordrende måde.
Hvad angår måltider, har vi imidlertid i projektet positive er-faringer med små runde frokostborde til fire personer og med at afholde stående frokost. I begge tilfælde samtales der helt natur-ligt i en uformel stemning. Det er fint at stå op til frokost, når nu deltagerne sidder ned hele formiddagen og eftermiddagen (»Fro-kost, der skaber kontakter«, se side 88).
Så selv om disse sociale processer kunne synes at være oplagte tidspunkter at skabe rum for netværksdannelse, skal man altså være varsom med det. Men hvis det i indbydelsen gøres eksplicit, at et væsentligt og selvstændigt formål med denne konference er netværksdannelse mellem deltagerne, så vil det måske være an-derledes. Vi tror det, men har ikke haft mulighed for at afprøve det i dette projekt.
Det er vigtigt at huske, at deltagerne simpelthen har brug for
»læringsfri« pauser, og her er vores erfaring, at en 10 eller 15 mi-nutters pause generelt er en passende længde. Kortere pauser er umulige at overholde, og bliver pauserne for lange, så skaber det rastløshed hos deltagerne, og intensiteten og stemningen daler.
Det er afgørende for at få succes med videndelingsprocesser, at man gradvist bygger op til dem, og at de er en integreret del af et samlet program. Det er også afgørende, at de gennemføres af en erfaren facilitator, netop fordi deltagerne ikke er vant til disse pro-cesser og derfor i højere grad har brug for præcis vejledning.
Bearbejd input grundigt
For at skabe et lærende og dynamisk miljø er det væsentligt, at deltagerne er aktive og arbejder selv. Der kan være en del mod-stand imod et traditionelt gruppearbejde, og med rette: Det er ofte et sejpineri med 10 personer, der slås om at bestemme, hvil-ken retning diskussionen skal tage. Det er vores erfaring, at mod-standen kan overvindes, og at denne arbejdsform kan være uhyre produktiv, hvis den lægges ordentligt til rette.
Frustrationer kan undgås, hvis grupperne får en meget præcis
opgaveformulering. Vi har med godt resultat afprøvet en model, hvor vi simpelthen har formuleret skriftlige instrukser, som grup-perne har fået med ud (se side 80, »Gruppearbejde med instruks«, for eksempler på disse instrukser).
Med godt resultat har vi også anvendt det instruerede gruppe-arbejde til midt i et oplæg at få deltagernes perspektiv på et givet emne og så lade dette være afsæt for det videre oplæg. I denne va-riant arbejder deltagerne sammen i grupper på op til otte per-soner med den opgave at udarbejde gruppens holdning til op-lægsholderens emne. I gruppen vælges en ordstyrer, og en refe-rent nedskriver gruppens arbejde på en flipover.
Tilbage i plenum hænges disse sider op. Oplægsholderen får 10 minutter til at overveje, hvordan disse input skal præge resten af hans oplæg. Vi har meget fine erfaringer med, at dette umiddel-bart skaber dialog og dynamik i lokalet. Vi har konstateret, at der
under arbejdet udveksles visitkort, og at denne mulighed for at inddrage ens eget perspektiv i høj grad er motiverende for del-tagernes aktive deltagelse, også i resten af programmet.
Som variant kan teknikken også gennemføres uden referat på flipover, men ved at man i stedet opsamler kommentarer tematisk i plenum – at man »bundter spørgsmålene« og efterfølgende la-der oplægsholla-der fortsætte sit oplæg ud fra disse input fra salen (»Deltagerne styrer taleren«, se side 72).
Ønsker man, at deltagerne får mulighed for selv at komme på banen og komme i dybden med en problemstilling, kan man lade deltagerne diskutere ved mindre ’caféborde’. I caféopsætningen fordeles deltagerne ved mindre borde, og der udnævnes en bord-vært ved hvert bord. Ved hvert bord diskuteres et emne eller et underspørgsmål til et fælles emne, og bordværten tager noter.
Efter et stykke tid ringes med en klokke, og deltagerne flytter til et andet bord. Her giver bordværten et kort referat af diskussionen hidtil, og samtalen fortsætter nu med de nys tilkomne.
Her opnår man gruppearbejdets fordybelse og sikrer samtidig et højt energiniveau, ved at deltagerne flere gange bringes sam-men på kryds og tværs (»Caféopsætning«, se side 82).
Inddrag egne projekter
Som videndelingsproces har vi også erfaringer med at lade dialog mellem deltagere tage afsæt i alt det, deltagerne er optaget af hjemmefra inden for mødets tema. I projektet blev dette forsøgt via teknikken »To gratis konsulenter«. Det er en kortere og skær-pet version af et såkaldt reflekterende team, som er en super-visionsform, der benyttes meget blandt psykologer og i socialfag-lige kredse.
»To gratis konsulenter« er en halv times proces, hvor en person i en tremandsgruppe fremlægger en problemstilling, som han eller hun ønsker de andres ideer og konstruktive feedback på. Denne feedback sker derpå ved, at de to andre i gruppen kaster ideer og
handlingsforslag frem, men de henvender dem til hinanden, ikke til den, der har problemet. Denne lytter tavst og noterer det, der virker brugbart og ignorerer resten. I sidste periode tager ved-kommende så fat på den allerbedste idé, der blev foreslået, og lader resten ligge ukommenteret. De to andre i gruppen hjælper nu med at få denne idé konkretiseret (»To gratis konsulenter«, se side 86).
Som nævnt er det en lidt større udfordring at igangsætte sådanne videndelingsprocesser på konferencer og store møder. I projektet oplevede vi således her vores eneste egentlige fiasko, idet vi på tre traditionelt tilrettelagte konferencer havde programsat teknikken »To gratis konsulenter« i stedet for endnu et oplæg.
På den første konference tog en tredjedel af deltagerne sig en pause i stedet for at deltage i de to gratis konsulenter, og dem, der deltog, var mere tøvende og kritiske, end vi har oplevet det andre steder.
På den anden konference var aktiviteten ét tilbud ud af fire pa-rallelle sessioner, der lå sidst på en eftermiddag. 120 personer havde tilmeldt sig på forhånd, men kun nogle ganske få af dem mødte op. Hvorfor var svært at finde ud af – folk skulle noget an-det, gik til andre sessioner, vidste ikke nok om, hvad det handlede om, ville hvile sig før middagen o.l.
På den tredje, også traditionelle konference, præsenterede en af os aktiviteten grundigt før frokost, og den blev da også afviklet til nogenlunde tilfredshed, viste evalueringen. Alligevel følte del-tagerne det nok som lidt som et fremmedelement, muligvis fordi dette var en konference, hvor folk var rigeligt tilfredse med at lytte til oplæg og stille spørgsmål.
Generelt har vi heraf lært, at sådanne processer ikke må komme dumpende ned fra himlen. I alle tre tilfælde var aktiviteten et se-parat indslag på en konventionel konference, og det blev introdu-ceret af os og ikke af dagens ordstyrer – hvilket måske også fik del-tagerne til at tænke: »Hov, hvor kom han fra? Hvorfor skal han nu styre rundt med os?«
Sammenfattende ligger der en stor udfordring i at få processer af denne art integreret naturligt i konferencer og store møder.
Deltagerne skal på forhånd være velorienterede om, at mødet vil indeholde disse aktiviteter. Samtidig skal der på dagen bygges op til dem med den rette facilitering, og de skal kun præsenteres og afvikles af en facilitator, som publikum er blevet fortrolige med.
At disse lidt mere krævende videnprocesser ikke fandt fodfæste i dette projekt, har fået os til at skærpe kravene til de betingelser, der skal være til stede, for at de kan gennemføres. Både på Learn-ing Lab Denmark og i partnervirksomhederne arbejdes der vi-dere med disse processer. Senest har vi med succes anvendt »To gratis konsulenter« i en variant, der i højere grad tager afsæt i mø-dets indhold og lader det være grundlaget for diskussionen og den personlige perspektivering i tremandsgruppen. »Brug input til egne projekter« har vi kaldt denne teknik (se side 84).