Hvad
Gode råd til, hvad facilitator kan gøre og sige for at skabe en positiv og levende atmosfære i salen.
Formål
At skabe en stemning, der giver deltagerne lyst til at komme på banen og lære af hinanden.
Hvornår
I begyndelsen og i løbet af konferencen.
Begrundelse
Ligesom et middagsselskab gerne må have en dynamisk, op-mærksom og omsorgsfuld vært, så skal et stort møde eller en konference have en facilitator, der kan skabe en tryg og kon-struktiv stemning i salen. Først i en sådan situation oplever del-tagerne, at de rigtigt er til stede og får lyst til at bringe deres erfaringer og viden i spil sammen med de andre fremmede i rummet.
Hvordan
I begyndelsen af dagen
• Sørg for at have det praktiske på plads, før de første delta-gere ankommer, så du kan hilse på dem, når de kommer ind i det tomme lokale. Udstrål generelt imødekommenhed.
Vær synlig.
• Start mødet på et højt positivt energiniveau. Det er dig, der sætter niveauet. Det er vanskeligt at få energien op senere, hvis man starter lavt.
• Tal højt og klart. Du kan altid gå ned i stemmestyrke, men det er sværere og mere kunstigt at gå op.
• Vis, at du brænder for, at det skal blive en god dag: »Det ligger mig meget på sinde, at I går herfra med en god oplevelse og en masse ny inspiration.« »Jeg har set frem til denne dag …«
• Planlæg dine indledende bemærkninger og spørgsmål nøje.
• Introducer alle aktiviteter omhyggeligt. Brug tid på at for-klare tingene ordentligt; det sparer tid i det lange løb.
• Vær opmærksom på, hvis nogen er efterladt i udkanten af rummet. Invitér dem længere ind i rummet, men acceptér hvis de ønsker at blive siddende.
I løbet af dagen
• Hold øje med deltagernes velbefindende gennem dagen – fryser de, er det for varmt, bliver de trætte, mangler de ilt?
• Styr tiden med fast, men kærlig hånd. Ingen bryder sig om, at programmet skrider.
• Hvis tiden alligevel skrider, så kommentér det åbent og roligt og fortæl, hvordan du vælger at korrigere. Vær meget var-som med at inddrage pauser eller frokost. Deltagerne kan opleve, at de må betale for din og talernes mangelfulde tids-styring. Hvis hele salen på den anden side er engageret i en meget spændende diskussion lige før en lang pause, kan du spørge dem, om I skal tage ti minutter mere. Hvis stemnin-gen er for, så giv de få, der gerne vil gå, lejlighed til at gøre det lige så diskret.
• Vær opmærksom på de døde perioder. Lige før frokost, efter frokost og sidst på dagen skal der tilføres energi til rummet – frisk luft, fysisk aktivitet og musik, eksempelvis.
• Hvis du åbner op for spørgsmål og kommentarer, så giv del-tagerne god tid, ikke kun fire sekunder før du haster videre med bemærkningen: »Nå, det lader ikke til at være tilfæl-det.« Det er o.k. med lidt stilhed. Vis det, ved at du selv tager det helt roligt.
• Lyt omhyggeligt til det, som deltagerne siger i plenum. Sam-menfat længere kommentarer eller spørgsmål og brug de samme centrale ord, som spørgeren selv brugte. Giver du dig til at sammenfatte med andre ord, øges risikoen for, at ved-kommende ikke føler sig hørt og vil have ordet igen for yder-ligere præciseringer.
• Vis, at du hører, hvad deltagerne siger, ved at referere til det sagte så meget som muligt: »Som deltager X fremhævede før« eller »Jeg talte med deltager Y i indgangen, og hun gjorde mig opmærksom på…«.
• Inddrag gerne humor, hvis det er muligt og naturligt for dig.
Men gør aldrig grin med andre end dig selv
• Nedgør aldrig en deltager, uanset om vedkommende opfører sig dårligt, taler længe, kværulerer eller tydeligt har salen mod sig. Måske kan det være fristende at bruge lidt ironi, men næsten alle vil opfatte det som misbrug af din centrale position.
• Skal du afbryde en meget talende deltagers indlæg i plenum, så gør det venligt, anerkendende og med »Tak! og Fint! og Yes!«. Afbryd fx med et »Så det du mener, det er…« eller
»Det er altså X, som du mener er det helt centrale her!« og så straks spørge oplægsholderen: »Hvad siger du til X?«
• Tal om dig selv og dine valg i første person og inddrag gerne dine følelser – sig for eksempel: »Jeg er imponeret over, så meget I har nået…«, »Det er min vurdering, at …« og »Nu tror jeg, det er bedst, at vi tager en pause« osv.
• Når en aktivitet i rummet skal afsluttes, skal du signalere dens afslutning venligt og diskret, men uoverhørligt. At klinke et par glas sammen er effektivt, eller måske har mødestedet en klokke eller en gongong – godt til meget store forsamlinger.
• Skal der efter din mening afsluttes med, at man klapper af oplægsholder eller af hinandens involverede indsats, så sig eksempelvis: »Jeg synes, det har været en oplevelse at være en del af denne debat. Skal vi afslutte med at give vores op-lægsholder en hånd?« – hvorpå man selv begynder at klap-pe.
• Skal du påkalde dig deltagernes opmærksomhed, så gør det hellere for høfligt end på gadedrengemanér. Aldrig pifte eller råbe »Hey!« eller »Vil I ikke lige tie stille!« eller »Hold lige mund alle sammen!«. Prøv med »Tak skal I have«, »Velkom-men tilbage!«, »Værsgo at sidde igen«, »Træd blot nærmere, vi begynder om et øjeblik«, »Mine damer og herrer!« eller
»Må jeg bede om jeres opmærksomhed?«
• Tal ikke til en sal, hvor du ikke har mindst 95 procent af del-tagernes fulde opmærksomhed. De få minutter du er på ad gangen, kan du forvente, at folk hører efter. I særdeleshed skal instrukser kun gives, når salen er 100 procent med.
• Hvis du er midt i en instruktion og pludselig ikke længere har deltagernes fulde opmærksomhed, så irettesæt dem ikke for deres åndsfraværelse, men gør et lille ophold uden at sige noget eller hyggesnak lidt, indtil folk ser på dig igen Omtalt
Side 35-39.