Facilitering betyder som nævnt i indledningen »at gøre let«. En facilitator styrer en gruppe af mennesker igennem et fælles pro-gram mod et fælles mål, hvor facilitatorens opgave er at under-støtte processerne, sikre at alle kommer til orde, at der holdes fokus på de relevante emner, og at aktiviteterne foregår i en posi-tiv og engageret stemning præget af åbenhed, fordomsfrihed og et højt energiniveau.
Facilitatoren skal helst være forholdsvis neutral, hvad angår de emner, der diskuteres og tages beslutninger om. Kan man så faci-litere møder og konferencer, hvor man ikke har tilbundsgående indsigt i de emner, som drøftes? Ja, det kan man i høj grad! Det kan faktisk være en fordel, at man ikke »tynges« af alt for om-fattende detailviden om selve indholdet, idet det godt kan gøre det vanskeligt at holde det fokus på processen, som er en facilita-tors opgave.
En kompetent facilitering er helt afgørende for at ændre et møde eller en konference til at være en lærende begivenhed. Det er en klar konklusion fra vores projekt. Som nævnt ovenfor, har vi eksperimenteret med at omdanne møder og konferencer til læ-rende begivenheder ud fra fire overordnede principper: 1) oplæg skal være koncise, 2) oplæg skal aktivt fordøjes, 3) deltagerne skal have god mulighed for selvformulering og 4) der skal være mulig-hed for at videndele og skabe netværk. I dette har vi erfaret facili-teringens afgørende betydning for succes.
I dag fremhæver vi derfor facilitering som det 5. og sidste af de
grundlæggende designprincipper. I det følgende vil vi kort reflek-tere over konsekvenserne for faciliteringen, når man ændrer en konference eller et møde til en lærende begivenhed.
Husk at gøre opmærksom på ændringerne
Ved en lærende konference vil der være deltagere, der får noget andet, end de havde forventet – forhåbentlig noget bedre, men ikke desto mindre noget andet. Deltagerne skal blandt andet ind-stille sig på, at processerne faciliteres aktivt, og at mødelederen derfor vil træde langt mere i karakter. Derfor bliver det ekstra vig-tigt, at man fra begyndelsen – allerede i indbydelsen – gør det helt klart, hvad facilitatorens rolle skal være på konferencen (på side 58 findes en snes konkrete anvisninger til god facilitering af kon-ferencer).
I præsentationen af faciliteringen på konferencen er det væ-sentligt at gøre klart for deltagerne, at der ikke på noget tidspunkt er tale om »proces for processens skyld«. Erfaringen fra projektet viser, at de kritiske holdninger i forhold til at deltage i lærende processer ofte er begrundet i en formodning om, at man »bare skal sidde og snakke«. Derfor er det væsentligt, at man som facili-tator kan redegøre for baggrunden for netop de valgte teknikker og metoder – ud fra erfaringer med udbytte. Det er med til at skabe tryghed og troværdighed i rummet. Processerne sælger ikke sig selv, de skal motiveres. Det skal på denne måde gøres klart for deltagerne, hvad formålet med de forskellige aktiviteter er.
Facilitators indledning (eksempel):
»Godmorgen og velkommen. Mit navn er X. Jeg synes, programmet for dagens møde tegner til at blive indholds-rigt, og jeg har selv set meget frem til at medvirke. Dagens emne er jo Y, og i lokalet i dag har vi repræsentanter for Z.
Som der også står i programmet, håber vi at skabe et levende og udbytterigt debatforum, hvor alle får taletid, og der bliver rig mulighed for at få sat den megen viden, der er repræsenteret i lokalet i dag, i sving.
Min rolle som ordstyrer eller facilitator, som det hedder på nydansk, er at sørge for, at dagens indhold og proces går op i en højere enhed. Jeg skal stå for afviklingen af mødet på en sådan måde, at det forhåbentlig både bliver lærerigt, positivt og relevant for alle at deltage.
Jeg vil indlede med kort at gennemgå programmet for at sikre, at vi har en fælles forståelse af, hvad formålet med de forskellige aktiviteter er…«
Som facilitator må man fremstå med selvtillid og tro på de aktivi-teter, man vil gennemføre. For at kunne styre processerne skal man som facilitator ’give sig selv betydning’. Man skal på mødet være bindeleddet mellem deltagere og oplægsholdere og i sin dia-log henvende sig direkte til begge parter. En god facilitator forstår, at det ikke er ham/hende, der skal være i centrum.
På den måde kan man sammenligne med en god fodbolddom-mer, hvor man er synlig og sætter sig i respekt, mens man arbej-der på at få kampen til at glide. Man får det bedste frem i spil-lerne, men man skal ikke være i centrum, faktisk helst ikke lægges mærke til. På samme måde er opgaven på et møde at få det bed-ste frem i oplægsholderne og gøre det let for deltagerne at komme i dialog med hinanden og oplægsholdere ved, at man ’usynligt er synlig for alle’.
Det er en erfaring fra projektet, at man som facilitator skal være opmærksom på risikoen for at løbe sig ihjel over mødets praktiske problemer: Ligger navneskiltene fremme? Er der stole nok? Kom-mer maden til tiden? osv. Uanset hvor detaljeret planlægning der ligger bag, vil programmet løbende skulle justeres, når man satser
på deltagerinvolvering som princip. For at kunne være 100 pro-cent til stede i lokalet er det ved konferencer og andre store mø-der mø-derfor helt afgørende for god facilitering, at en anden person på dagen har ansvaret for, at logistikken fungerer, og deltager i mødet som praktisk vært.
Som det fremgår af denne bog, så er vi gennem dette projekt nået frem til, at god facilitering af konferencer og store møder overordnet handler om, at deltagerne oplever sig både set og ud-fordret i en positiv atmosfære. Sammenfattende handler det om:
• at træde personligt i karakter og synliggøre sin egen ambition om at gøre alt for, at processen virker fremmende for indholdet
• at opbygge en konstruktiv og uformel stemning på mødet, der indbyder til engageret aktiv deltagelse
• aktivt at medvirke til at gøre oplæg levende ved at gribe mulig-heder for at gå i smådialog med oplægsholder
• kontinuerligt sørge for dialogmuligheder mellem deltagerne
• aktivt at understøtte dialog mellem oplægsholdere og deltagere
• give plads for at deltagernes viden og erfaringer kommer i spil
• understøtte oplevelsen af udbytte ved at lade deltagere komme til orde, ved at gennemføre gode involverende opsummeringer og ved at lade deltagere, der oplever udbytte, få mest taletid I bogens anden del findes der i aktivitetsbeskrivelsen »Facilitators dialog med publikum« (side 58) konkrete ideer hertil.