Lærende møder
og konferencer
i praksis
Steen Elsborg og Ib Ravn
Lærende møder og konferencer i praksis
People’s Press
Lærende møder og konferencer i praksis
© Steen Elsborg og Ib Ravn, 2006 1. udgave, 1. oplag 2006
Udgivet af People’s Press Tilrettelæggelse: Jan Birkefeldt Omslag: Lotte Bruun Rasmussen Illustrationer: Lars Andersen Tryk: Nørhaven Book, Viborg ISBN 87 91812 55 0
Samarbejdspartnere i projekt »Det lærende møde«
Danske Bank, v. Michael Leslie Ahlstrand, ahls@danskebank.dk Rezidor SAS Hospitality (Radisson SAS-hotellerne), v. Ole Sorang, Ole.Sorang@RezidorSAS.com
Hotel Legoland, v. Gunner Bendtsen, gunner.bendtsen@legoland.dk Odense Congress Center, v. Holger Brodersen, hb@occ.dk
Nyborg Strand, v. Claus Frank Hansen, cfh@nyborgstrand.dk
Projektgruppen på Learning Lab Denmark ved Danmarks Pædagogiske Universitet
Steen Elsborg, cand.scient.soc., aktionsforsker, elsborg@dpu.dk Ib Ravn, Ph.D., lektor, projektleder, ravn.lld@dpu.dk
Malene Rix, M.A., proceskonsulent, www.malenerix.dk Nina Tange, cand.scient.soc., proceskonsulent, nta.lld@dpu.dk Læs mere på www.dpu.dk/fv
Indhold
1 Projekt »Det lærende møde« . . . . 7
2 Fra belærende møder til lærende . . . . 11
3 Mødets fysiske rammer skal indbyde til dialog . . . . 17
4 Oplæg skal bearbejdes af deltagerne . . . . 20
5 Netværk og videndeling blandt deltagerne . . . . 28
6 Mødet skal styres blidt og stramt . . . . 35
7 At planlægge et lærende møde . . . . 40
8 Teknikker . . . . 50
Hilse på . . . . 54
Kollegaskilsmisse . . . . 56
Facilitators dialog med publikum . . . . 58
Knæk foredraget over . . . . 62
Oplæg som interview . . . . 64
Spørgekort . . . . 66
Papirrefleksion . . . . 68
Minimøder . . . . 70
Deltagerne styrer taleren . . . . 72
Plukke i plenum . . . . 74
Bundte spørgsmål . . . . 76
Talerbord . . . . 78
Gruppearbejde med instruks . . . . 80
Caféopsætning . . . . 82
Brug input til egne projekter . . . . 84
To gratis konsulenter . . . . 86
Frokost, der skaber kontakter . . . . 88
1 Projekt »Det lærende møde«
På det traditionelle medarbejdermøde har den administrerende direktør netop afsluttet sit oplæg med årets status. Dirigenten spørger, om der er nogen spørgsmål. Som ventet er der ingen på de snorlige rækker, der markerer. Dirigenten kan ikke holde det ud i mere end fem sekunder. Han trækker sine egne spørgsmål frem fra inderlommen og stiller direktøren et par stykker, og så er
seancen slut. Pinligheden er afværget, men igen i år blev med- arbejderne hægtet af.
På det lærende møde har den administrerende direktør netop afsluttet sit oplæg og er klar til at tage mod spørgsmål. Men der kommer ingen. I stedet skyller bruset fra 100 stemmer op mod scenen. Dirigenten har bedt medarbejderne om at vende sig ind i de smågrupper, de sidder i, og tale om det, de lige har hørt, så de kan formulere et par spørgsmål til direktøren. 10 minutter senere ligger der 70 velformulerede spørgsmål på bordene i salen. Diri- genten beder forventningsfuldt om at få det første.
Forskning og udvikling i lærende møder
Den sidste scene er fra et af de møder, der blev afholdt i forsk- nings- og udviklingsprojektet »Det lærende møde«. Learning Lab Denmark gennemførte i perioden juli 2004 til februar 2006 dette projekt i samarbejde med fire mødesteder og en af deres store kunder: Rezidor SAS Hospitality (med bl.a. Radisson SAS-hotel- lerne), Odense Congress Center, Hotel Legoland og Nyborg Strand samt Danske Bank.
Vi fandt frem til 30 store møder og konferencer, der skulle af- holdes de pågældende steder. Det var en bred buket af bl.a. åbne konferencer for sundhedsprofessionelle, årsmøder for idrætsfore- ninger, introduktionsdage for 100 nye ansatte i koncernen, kur- suslignede forløb for jurister og it-folk, store informationsmøder for medarbejdere og regionale kundekonferencer.
Sammen med mødearrangørerne ændrede rådgiverne Malene Rix og Nina Tange på disse møder i et forsøg på at inddrage del- tagerne mere og dermed øge deres udbytte og læring. Aktions- forsker Steen Elsborg observerede, samlede data sammen og fun- gerede mellem møderne som evaluerende sparringspartner. Pro- jektleder var lektor Ib Ravn.
Projektet blev finansieret af partnerne og af Bevillingsudvalget for Turisme under Erhvervs- og Byggestyrelsen. Det udsprang af
et tidligere projekt finansieret samme sted fra, Fremtidens Møde- koncept, hvor begrebet »det lærende møde« blev dannet.
Tæt på 2000 mødedeltagere har evalueret de nye tiltag, der blev indført på møderne i projektet. Projektets samarbejde med ana- lysebureauet Instant-Answer gjorde det muligt at få deltagernes evalueringer umiddelbart efter hvert møde, hvilket bidrog til den løbende kvalificering af arbejdet. Projektets samlede resultater bearbejdes i skrivende stund (februar 2006) af projektgruppen og søges i den kommende tid offentliggjort i internationale viden- skabelige tidsskrifter og i dansk fagpresse.
Blandt resultaterne kan nævnes, at mødedeltagerne generelt udtrykker sig meget positivt, og at stemningen på møderne var markant bedre, end arrangører og deltagere var vant til. Det frem- går meget tydeligt af data, at der er et stort udækket behov for mø- der, hvor man som deltager får mulighed for at bringe sine egne indfaldsvinkler og erfaringer i spil.
Tre fjerdedele af deltagerne evaluerer de nye tiltag som et stort plus. Kun på de helt traditionelle konferencer så vi en egentlig modstand mod den involverende form. Den kom fra et klart mindretal af deltagerne, der foretrak at lytte til input fra de invi- terede eksperter. Mødearrangørerne er generelt yderst tilfredse med de nye tiltag. Hovedparten har allerede inden projektets af- slutning besluttet at gå videre med de perspektivrige resultater.
Gode råd om møder
Ordet »møde« benyttes blandt hoteller og andre mødesteder til at betegne ethvert arrangement, der benytter mødelokaler, uanset om det er en kongres, en konference, et kursus eller et hvilket som helst andet møde. Da fire af vores partnere i projektet er møde- udbydere, kaldte vi derfor projektet »Det lærende møde«.
Vores emne her er altså ikke de mange mindre møder, man hol- der i organisationer og i arbejdslivet, og hvis formål primært er at koordinere en fælles indsats og træffe beslutninger. Det kræver
meget andet end lige læring. For nærværende er det møder og konferencer, hvor det handler om kommunikation af budskaber, inspiration og læring.
Denne bog giver gode råd om, hvordan man kan gøre konfe- rencer og større møder mere lærende. Vi forudsætter, at læseren allerede ved, hvordan man arrangerer en sædvanlig konference, så derfor skriver vi intet om registrering, logistik, overnatning, mar- kedsføring o.l.
I bogens første del gennemgår vi projektets centrale resultater og erkendelser om det at planlægge og gennemføre en lærende konference. I bogens sidste del beskriver vi detaljeret de teknikker, som vi i projektet har haft gode erfaringer med at tage i anven- delse i forandringen af mødernes indhold og form.
Enkelte af teknikkerne er gengangere eller bearbejdede versio- ner af 9 teknikker til lærende møder, en pjece skrevet af Ib Ravn og Nina Tange og kendt som »den gule bog«. Den blev produceret i forbindelse med »Fremtidens mødekoncept« i 2004.
2 Fra belærende møder til lærende
I lærende møder er det vigtigt, at deltagernes viden bliver bragt i spil. Det er udmærket, at inviterede eksperter og oplægsholdere sender kloge ord ud i salen, men deltagerne har også ressourcer og erfaringer, de gerne vil formulere og prøve af i samtale med de an- dre deltagere. Belæring skal erstattes af læring.
Hvad er der egentlig i vejen med traditionelle konferencer?
Den traditionelle konference er opbygget omkring en række 30-60 minutters oplæg, hver efterfulgt af spørgsmål og diskussion. Mange større møder i organisationer og på arbejdspladser følger samme model: En leder præsenterer nogle PowerPoints, medarbejderne stiller spørgsmål, og så er det slut. Og hvad er der så galt med det?
Oplæg er envejskommunikation
Som tilhører kan man typisk klare 3-4 oplæg af et par timers va- righed på en dag, så begynder opmærksomheden lige så langsomt at skride. Forskning viser, at man kan kun koncentrere sig 20-30 minutter ad gangen, så skal der ske noget andet. Men det gør der ikke på traditionelle konferencer. Derfor siver deltagerne ud af sa- len midt på eftermiddagen; de har fået nok. Det sædvanlige møn- ster, hvor foredrag udgør ca. 80 procent af programmet, er alt for meget.
Deltagerne gøres passive
De 5-10 minutter efter hvert oplæg, hvor deltagerne kan sige no- get, er alt for lidt. Nogle få overivrige spørgere stjæler af og til tale- tiden, og oplægsholderen svarer ofte alt for detaljeret. Det er me- get vanskeligt at få en meningsfuld diskussion i gang i en gruppe på 100 personer.
Gruppearbejde er diffust og planløst
Når der bliver lavet grupper, er de ofte for store. Her bliver det så et helt nyt plenum at skulle kæmpe for taletid i. Og opgaven er som regel: »Diskutér emne X«, men hvorfor? Hvor skal diskus- sionen nå hen? Nogle få meget talende hijacker diskussionen, og resten synes, de spilder tiden.
Ekspertpaneler er bare mere snak fra podiet
Alle i panelet føler sig kaldet til at besvare ethvert spørgsmål fra
salen og gør det omstændeligt. Tilhørerne er fortsat reduceret til passivt tv-publikum.
Programmet opfordrer ikke til videndeling
Der findes i programmet ikke designede processer med henblik på, at deltagerne skal udveksle viden og erfaringer med hinanden, og deltagerne udnytter kun i meget begrænset omfang pauser til at netværke i. Her taler man med sin medbragte kollega.
Det syn på læring, der ligger bag den traditionelle konference, kal- des i undervisningskredse for tankpasserpædagogik: Folk er tom- me tanke, og læreren står og fylder på, indtil tanken er fyldt op, og man kan gå hjem. Sådan tænker mødearrangører også: »Når vi samler alle disse deltagere, skal de sandelig have fyldt på!« – og så begynder man at proppe programmet med oplægsholdere. Og den leder, der tilrettelægger et møde for sine medarbejdere, tæn- ker på det budskab, han vil have presset igennem: »Nu skal de for- stå, at sådan og sådan …«
Men forskning i kommunikation og pædagogik viser, at det er uhyre svært at skabe medejerskab til indhold og proces på denne måde og dermed sikre effektiv læring. At sidde på sin flade og høre foredrag inspirerer kun yderst sjældent til, at man tænker og handler anderledes, og folk har en naturlig barriere over for bud- skaber, som andre forsøger at presse ind i hovedet på dem.
Der skal helt sikkert hældes benzin på, men vores hjerner og kroppe er motoren i det hele, og den går i stå, hvis vi som del- tagere ikke selv træder på speederen!
Konferencer skal skabe samblomstring mellem mennesker
Møder og konferencer ser vi som små begivenheder, hvor folk deltager for at blive inspireret til at håndtere udfordringer og ud- rette de projekter, som de har i deres (arbejds)liv. De deltager for
at få næring til at blomstre, og på konferencer og møder er det op- lagt at lade deltagerne blomstre i kraft af hinanden. For halvtreds år siden stod de kloge på podiet, men i dagens vidensamfund er de fleste så veluddannede, at konferencens største videnressourcer befinder sig i salen. En lærende konference skal med andre ord give deltagerne lejlighed til at komme på med deres egne erfarin- ger og projekter og videndele med de andre deltagere.
Derfor har vi formuleret fem designprincipper for det lærende møde:
1. Oplæg skal være koncise
Ingen konference uden oplæg, men de skal være korte, provoke- rende og fyndige. Med vægt på sidste halvdel af det traditionelle foredrag, hvor konklusioner og perspektiver præsenteres. Hvis emnets kompleksitet gør et længere oplæg nødvendigt, så læg en pause ind i talestrømmen efter 20-25 minutter.
2. Aktiv fordøjelse af oplæg
Deltagerne skal gives lejlighed til aktivt at fortolke og forstå op- lægget. Det er ikke nok, de bare sidder passivt og lytter til op- lægget. De skal have tid og lejlighed til at tænke og tale om dét, de hørte, og sætte det i forbindelse med det, de i forvejen vidste eller mente om emnet. Ellers er oplægget spildt.
3. Selvformulering
Mødearrangørerne skal indlægge processer, hvor deltagerne kom- mer på banen med de erfaringer, projekter og overvejelser, de selv går og pusler med inden for oplæggets tema. De skal selv formu- lere sig og ikke bare lytte til oplægsholderne. Man vil fortælle om egne initiativer og tanker til nogle ligesindede. Selvformuleringen, diskussionerne og de fælles overvejelser sikrer relevans for den enkelte og giver mødets indhold et personligt perspektiv.
4. Videndeling og netværk
Konferencen skal endvidere indeholde selvstændige aktiviteter, der uafhængigt af det specifikke oplæg lader deltagerne møde og ud- veksle viden med hinanden. Der skal være veltilrettelagte proces- ser, der bringer fremmede sammen om fagligt relevante emner.
Det er en afgørende erfaring fra dette projekt, at disse proces- ser skal understøttes professionelt. Det gør man ved at facilitere mødet, hvilket vil sige at skabe rammer og fremdrift i mødet på en sådan måde, at det bliver let for deltagerne at nå det resultat, de ønsker (facilis latin: let at gøre).
Hvis de fire principper ovenfor ses som fire fingre på en hånd, er fa- ciliteringen tommelfingeren, der sætter hånden i stand til at gribe om mødet og holde det fast. Det sidste designprincip er derfor:
5. Alle processer skal faciliteres
På en lærende konference spiller dirigent eller ordstyrer en langt mere fremtrædende rolle, end man er vant til. Særligt når man
rykker ved den vanlige opfattelse af, hvad der kan foregå på store møder, bliver det endnu mere afgørende, at ordstyreren skaber tryghed om, hvad der skal foregå og hvorfor. Processen skal i sig selv være givende. Den moderne ordstyrer – facilitatoren – har ansvaret for det.
3 Mødets fysiske rammer skal indbyde til dialog
Når man ønsker at skabe en lærende konference eller et stort lærende møde, er det vores erfaring fra projektet, at det stiller helt bestemte krav til de fysiske rammer. De fysiske rammer skal un- derstøtte deltagerne i at være aktivt involverede i mødet. Generelt skal man gå efter lokaler, der er større, end hvad man normalt vil vurdere som passende. Et stort rum med flytbare møbler er den perfekte ramme. Det har den fordel, at man kan holde deltagerne inde i rummet i forbindelse med mindre gruppearbejder o.l., og det medvirker til at skabe en intens stemning i forløbet, sammen- lignet med en situation, hvor man må sende deltagerne ud i grupperum eller i tilstødende lokaler.
I projektet har vi håndteret grupper på op til 300 mennesker ved at stille mange mindre borde op i et stort lokale. Det er vig- tigt, at bordene ikke er for store, idet brede borde kun giver mu- lighed for dialog med sidemanden. Ved smalle, aflange borde kan man tale hen over bordet. Her er det vores erfaring, at borde med plads til seks personer er den optimale størrelse. Det giver mulig- hed for dialog i grupper på både to, tre og seks personer.
Det afgørende er, at de fysiske rammer gør det naturligt for folk at komme i kontakt med hinanden – og med mange forskellige i løbet af dagen. De fleste konferencesteder vil uden problemer kunne leve op til disse krav; det kræver bare lidt ekstra omtanke og god og tidlig forberedelse.
Det kan for eksempel være en udfordring at skabe dialog og dynamik i rummet, når man har et gammeldags auditorium med
fastskruede stolerækker og en scene i den ene ende. Her må man tænke kreativt i forhold til at anvende tilstødende omgivelser. I et lokale af den type skruede vi op for dynamikken ved at sende del- tagerne ud i lobby og sidelokaler for at diskutere et oplæg. Da de kom ind igen, hængte vi flipoverpapirerne med resultater fra del- tagernes refleksion op i hele lokalet. Det gav lokalet en lidt mere rodet og meget mere dynamisk udstråling. Samtidig fik vi del- tagerne til at skifte plads efter hver større pause.
Det er vores generelle erfaring, at det er en rigtig god idé at ændre den fysiske indretning i større pauser for på den måde at give ny energi til rummet og gøre det helt naturligt at mødes med nye deltagere. Husk at understrege over for deltagerne, at de ikke
skal efterlade mapper eller andet på bordet, når de går til pause.
Hvis man ikke kan ændre på bordopstillingen, så skal man opfor- dre deltagerne til at sætte sig et nyt sted og på den måde gøre det legitimt og naturligt for alle at flytte sig rundt (på side 57, »Kol- legaskilsmisse«, skriver vi mere om, hvordan det kan gøres).
På en lærende konference »stresser« vi deltagerne i højere grad, end det sker ved en mere traditionel konference – i positiv for- stand! Aktivitetsniveauet skal være højt, og der skal foregå for- skellige ting. Det er i den forbindelse en god idé at sørge for, at man har mulighed for at gribe de chancer, der måtte opstå for at gøre læringsrummet dynamisk. Hav mange forskellige former for remedier til rådighed – også ud over det som oplægsholderne har bedt om. Sørg for, at der er mindst to flipovers, at der kan klistres papirer og skemaer på væggene, at der er tomme overheads og penne, skriveredskaber etc. Når faciliteterne er til stede, har man som facilitator eller oplægsholder bedre mulighed for at improvi- sere og gribe ideer fra deltagerne, som pludselig opstår.
4 Oplæg skal bearbejdes af deltagerne
Oplægsholdere med faglig dybde er en uundværlig ingrediens på en konference eller et stort møde. Som mødeplanlægger med ambition om at skabe en lærende begivenhed skal man medvirke til at ændre det traditionelle billede af en konference, hvor til- hørerne læner sig tilbage, og en ekspert eller en chef i mere eller mindre flydende form deler ud af sin visdom, mens der lyttes an- dægtigt, og hvor rollen som deltager går ud på at slå ørene ud, lytte interesseret og prøve på at lade være med at falde i søvn …
Men husk ikke at smide barnet ud med badevandet. Selv om vores fokus her er mobilisering af deltagernes egen læring og egen viden, er et skarpt fagligt oplæg altid en inspiration. I dette afsnit viser vi, hvordan man kan gøre udbyttet af et sådant oplæg væ- sentligt større for deltagerne.
Dialog med oplægsholder
Sørg på forhånd at gøre det klart for oplægsholderne, at der er tale om et lærende møde eller en lærende konference. Det er af betyd- ning, fordi samarbejdet mellem facilitator og oplægsholder skal være tættere og ofte med en lidt anden arbejdsdeling, end det er tilfældet på en almindelig konference. Som facilitator har man i højere grad brug for at vide noget om oplægget for at kunne bygge op til det og understøtte det på den rette måde. Oplægs- holderen må også være indstillet på at være mere i dialog med til- hørerne.
Vær derfor omhyggelig med at formidle designprincipperne til oplægsholderen fra begyndelsen og få accept på, at han eller hun er indstillet på at overholde både designprincip 1 (det koncise og fyndige oplæg) og være aktiv medspiller i designprincip 2 (aktiv fordøjelse af oplæg).
Husk, at denne aftale skal foregå i en dialog, for det er selvføl- gelig afgørende vigtigt, at også oplægsholderen oplever aftalen som helt rigtig. Udgangspunktet for en god dialog med oplægs- holderen kan være en liste over det, der efter din overbevisning skaber et inspirerende og samtidig energigivende oplæg. Vores observationer peger på nedenstående punkter som afgørende for, at et foredrag brænder igennem:
At oplægsholderen er personligt til stede:
• gør sit budskab klart
• synliggør sit engagement At formidlingsformer kombineres:
• blander tale med visuelle virkemidler
• går efter en billedskabende præsentation
• bruger PowerPoints til illustration – og ikke som manuskript At oplægsholderen forholder sig aktivt til deltagerne:
• demonstrerer at det, der siges, er direkte rettet til deltagerne
• gør det klart hvordan oplægget er målrettet til deltagerne
• kombinerer input med dialog
Hvilke teknikker kan understøtte et oplæg?
Uanset hvordan oplægget bliver, kan man som facilitator anven- de bestemte teknikker, der hjælper deltagerne til bedre at forstå og tilegne sig oplæggets indhold. Her præsenteres en række teknik- ker, som vi har afprøvet i projektet med gode resultater. De be- skrives i detaljer i bogens sidste del.
Den største succes, helt uafhængig af mødetype, har været an- vendelsen af korte samtaler mellem deltagerne af en varighed på
2-10 minutter – de såkaldte minimøder. Disse samtaler foregår mellem to, tre eller fire deltagere og kan afholdes både midtvejs i oplæg og umiddelbart efter (»Minimøder« er beskrevet i detaljer på side 70).
Der er flere grunde til at holde disse minimøder. For det første er det en simpel måde at give deltagerne mulighed for at fortolke og formulere de væsentligste indtryk fra oplægget for sig selv og de andre deltagere. Det skaber læring – det bundfælder sig. Fordi vi mener, at dette er så afgørende vigtigt, har vi eksperimenteret med mange forskellige varianter af disse minimøder, og ud fra de erfaringer har vi udviklet et koncept for at anvende denne teknik.
For det andet kan et minimøde i et længere oplæg fungere som et nødvendigt og forløsende åndehul for deltagere – og for op- lægsholderen, som får lejlighed til at overveje resten af sit oplæg.
Det er også vores erfaring, at deltagerne får lettere ved at holde koncentrationen, når de på denne måde selv kommer på banen (»Knæk foredraget over« er beskrevet i detaljer på side 62).
For det tredje fungerer minimøderne som en grobund for en god dialog, fordi deltagerne får formuleret og afprøvet deres over- vejelser og spørgsmål, hvilket gør det lettere for dem at tage ordet i plenum bagefter.
I projektet har vi konstateret en øget spørgelyst efter mini- møderne, og det er tydeligt, at de spørgsmål, der kommer frem i plenum, er mere velovervejede og alment interessante. Det giver også spørgeren en mulighed for at tale på vegne af flere end sig selv, hvilket er befordrende for spørgelysten hos nogle. En variant af anvendelsen af minimøder som forberedelse af spørgsmål er at supplere med spørgekort. Det er blanke kort, der ligger på bor- dene, som deltagerne skriver deres spørgsmål på. Herfra kan spørgsmålet så læses op af personen selv eller af facilitator (»Spørgekort«, se side 66).
Man kan med fordel anvende minimøder mange gange i løbet af en konference. Det er vores erfaring, at det hurtigt bliver na- turligt. Det er imidlertid vigtigt, at man sikrer, at deltagerne hele
tiden møder nye udfordringer i disse minimøder. I begyndelsen kan man godt bare opfordre til, at man taler sammen om de umiddelbare tanker, som man har fået ved at høre den første del af oplægget, men så skal deltagerne næste gang udfordres af et mere konkret spørgsmål. Et minimøde er ikke at forveksle med en snakkepause – deltagerne skal sættes til at løse en konkret opgave.
Af hensyn til koncentration er det bedst at give deltagerne ét spørgsmål at arbejde med ad gangen.
Vi opdagede i løbet af projektet, at meget kritiske eller negativt formulerede spørgsmål til minimøderne kan komme til at præge stemningen i resten af forløbet – også ud over det enkelte oplæg.
Så det er vigtigt, at de spørgsmål, som facilitator sætter mini- møderne i gang med, er konstruktive og fremadrettede, som for eksempel: »Hvad synes du er særligt interessant her?« eller »Hvad bringer du selv til dette emne?«.
Spørgsmål af den karakter understøtter læringsudbyttet, fordi de opfordrer deltagerne til at overveje eller undersøge, hvordan deres viden og tænkning er blevet udfordret. Derved opnås nye erkendelser for den enkelte, og også andre deltagere kan blive in- spireret til at forstå og se nye sammenhænge.
Denne konstruktive vinkel er et alternativ til den almindelige reaktion, hvor man leder efter fejl og huller i et oplæg. Det skaber ikke meget læring. Men det er stadig fornuftigt at forholde sig kri- tisk problematiserende til de nye impulser. Deltagerne skal blot anspores til at gøre det i et fremadrettet lys. I løbet af konferencen kan deltagerne på denne måde også få inddraget deres eget per- spektiv.
Som et eksempel på, hvordan man kan skabe progression i mi- nimøderne kan fremhæves en særlig variant, hvor deltagerne gi- ves et par minutter til at tænke over spørgsmålet i stilhed først. De noterer et par tanker ned på et stykke papir og går således forbe- redte i gang med minimødet (»Papirrefleksion«, se side 68).
I projektet har vi endvidere med et godt resultat organiseret minimøderne på den måde, at deltagerne interviewer hinanden, hvor det afsluttes med, at mødets facilitator i plenum »plukker guldkornene« uden krav om, at alle skal fremlægge.
For at få succes med minimøder skal man sørge for:
• at give deltagerne ét spørgsmål at arbejde med ad gangen
• at spørgsmål skal være fremadrettede og konstruktive
• at skabe progression i minimøderne – giv deltagerne større og større udfordringer
• at fortælle hvor lang tid, der samtales, men også tilpasse afhængigt af talelyst i situationen
Gennemfør spændende opsamlinger
Det er en stor udfordring som facilitator at sikre dynamiske og engagerende opsamlinger, både efter oplæg og efter deltagernes egne aktiviteter.
Når det gælder oplæg, giver den traditionelle model med spørgsmål fra salen og svar fra oplægsholderen ingen garanti for, at de første spørgsmål er de mest centrale for hovedparten af del- tagerne. Derfor har vi eksperimenteret med at lade facilitator spille en mere aktiv rolle i denne sammenhæng. Vi har for eksem- pel gode erfaringer med, at facilitator »bundter spørgsmålene«.
Hvis deltagerne får lidt tid til at formulere spørgsmål sammen med sidemanden, kan facilitator gå rundt og lytte med og på den måde danne sig et billede af temaerne for deltagernes spørgsmål.
Herefter kan facilitator så styre spørgsmålene i retning af, hvad der forekommer mest interessant for flertallet.
Facilitator kan også fastholde et tema og bede flere deltagere kommentere og spørge ind til det, før oplægsholderen kommer på banen. Det giver mulighed for nuanceringer og forbedrer op- levelsen af sammenhæng, og samtidig kan det sætte dialog i gang mellem deltagerne (»Bundte spørgsmål«, se side 76).
Skal der samles op efter deltagerstyrede aktiviteter, for eksem- pel gruppearbejder, anbefaler vi en ændring af den traditionelle model, hvor en referent fremlægger gruppens resultater. Uanset emnet kan energien næsten ikke undgå at falde efter den tredje gruppe.
Vi har i stedet med held brugt teknikken »at plukke i plenum«, hvor man som facilitator åbent lægger op til, at de, der ønsker det, kan komme på banen og fortælle om deres og gruppens pointer.
Hermed forbliver energiniveauet højt, og den pligtskyldige af- levering af rub og stub undgås. (»Plukke i plenum«, se side 74).
Også i denne sammenhæng kan man som facilitator vælge at bundte indlæggene efter emne.
Hvilken model for opsamling man vælger er i sig selv ikke af- gørende. Det centrale er, at man som facilitator på en og samme tid
får sikret, at energien i rummet bevares, at deltagerne får gode mu- ligheder for at komme på banen med netop det, som de synes er væsentligt, og at tiden til debat prioriteres efter flertallets ønsker.
Talerbord
Vi har eksperimenteret med at bruge et såkaldt talerbord. Her stil- ler oplægsholderen sig til rådighed for deltagerne efter sit oplæg.
Deltagerne opfordres af taler og facilitator til at komme hen og fortsætte dialogen i pausen. Særligt interesserede får en ekstra mulighed for at være i dialog, og deltagere med mere specifikke
spørgsmål, som måske ikke har interesse for alle, kan afvente denne mulighed.
Vi har udelukkende gode erfaringer med denne teknik. Ikke alene deltagerne, men også oplægsholderne har evalueret det som positivt at få denne udvidede mulighed for at være i dialog (»Talerbord«, se side 78).
Oplæg som interview
En særlig måde at gøre oplægget levende på, som det er værd at fremhæve fra projektet, er at ændre formen fra et traditionelt foredrag til et interview. Oplægsholderen taler tit mere frit og levende og bliver nærværende på en meget naturlig måde. Det kræver dog, at oplægsholderen er tryg ved at blive interviewet.
Interviewet skal gennemføres på en anerkendende måde og ud fra forhåndsaftaler om rammen for interviewet. På samme måde som det foregår, når folk interviewes til tv, hvor skabelonen oftest også fastlægges i samarbejde med den interviewede.
Det er en form, som efter vores vurdering med fordel kan an- vendes til at give adspredelse – særligt velegnet på konferencen med flere indlæg. En af fordelene ved denne teknik er, at det bli- ver meget naturligt for alle at gå ind i en umiddelbar dialog med oplægsholderen, idet dialogsituationen allerede er skabt af inter- viewer.
En variant af denne teknik er, at oplægsholder først holder et mere traditionelt oplæg, som bliver efterfulgt af et uddybende interview (»Oplæg som interview«, se side 64).
5 Netværk og videndeling blandt deltagerne
I projektet afprøvede vi aktiviteter, der giver deltagerne mulighed for at udveksle viden, erfaringer og ideer med hinanden – så al op- mærksomheden på en konference ikke er rettet op mod taler- stolen. Disse teknikker skulle også understøtte dannelsen af net- værk mellem deltagerne.
Vi gjorde den erfaring, at den slags tiltag skal indføres gradvist.
Tiltagene ligger langt fra den traditionelle opfattelse af, hvad der skal foregå på en konference, og det kan være vanskeligt at få del- tagerne med på disse processer. Dette til trods for at de deltagere, der har prøvet det, evaluerer forløbene meget positivt. Så ønsker man at implementere sådanne selvstændige processer for viden- deling, så skal der enten være tale om deltagere, der er vant til i de- res arbejdsliv, eller også skal man på konferencen gradvist opbyg- ge en platform af tryghed og fælles forståelse, så debatklimaet bli- ver positivt, åbent og udbytterigt at deltage i.
Som et eksempel, på hvor nødvendigt det er at bygge op til disse projekter, kan vi nævne, at vi uden succes har eksperimenteret med at introducere denne form for processer på traditionelt op- byggede konferencer som et selvstændigt punkt til erstatning for endnu et oplæg.
En anden væsentlig erfaring fra vores projekt er, at mens man godt kan få folk til at bytte pladser og sidde i forskellige opstillin- ger i løbet af dagens arbejde, så er det ikke en god idé at lave pla- ner for, hvor og med hvem de eksempelvis skal spise frokost. Det er vores erfaring, at folk generelt ikke bryder sig om, at facilitator
forsøger at styre »den frie tid« på en konference – pauserne og måltiderne. Det opleves af mange som kunstigt. Aktiviteter, der decideret har med læring at gøre, vil deltagere gerne stille op til, men de rent sociale elementer som pauser og frokost viste det sig i projektet vanskeligere at få deltagerne til at eksperimentere med.
Grundlæggende drejer det sig selvfølgelig om, hvad der har motiveret deltagerne til at komme: Procesdelen skal understøtte det formål, som deltagerne kommer med – ellers oplever de det som proces for processens egen skyld. De fleste konferencedelta- gere har konferencens faglige indhold i tankerne, når de ankom- mer. De vil som regel gerne møde andre mennesker undervejs og udveksle med dem, men for nogle mennesker skal der ikke meget til, før det at hilse på og sludre med fremmede opleves som kun- stigt og ufrit – især hvis det iscenesættes på en anderledes og lidt udfordrende måde.
Hvad angår måltider, har vi imidlertid i projektet positive er- faringer med små runde frokostborde til fire personer og med at afholde stående frokost. I begge tilfælde samtales der helt natur- ligt i en uformel stemning. Det er fint at stå op til frokost, når nu deltagerne sidder ned hele formiddagen og eftermiddagen (»Fro- kost, der skaber kontakter«, se side 88).
Så selv om disse sociale processer kunne synes at være oplagte tidspunkter at skabe rum for netværksdannelse, skal man altså være varsom med det. Men hvis det i indbydelsen gøres eksplicit, at et væsentligt og selvstændigt formål med denne konference er netværksdannelse mellem deltagerne, så vil det måske være an- derledes. Vi tror det, men har ikke haft mulighed for at afprøve det i dette projekt.
Det er vigtigt at huske, at deltagerne simpelthen har brug for
»læringsfri« pauser, og her er vores erfaring, at en 10 eller 15 mi- nutters pause generelt er en passende længde. Kortere pauser er umulige at overholde, og bliver pauserne for lange, så skaber det rastløshed hos deltagerne, og intensiteten og stemningen daler.
Det er afgørende for at få succes med videndelingsprocesser, at man gradvist bygger op til dem, og at de er en integreret del af et samlet program. Det er også afgørende, at de gennemføres af en erfaren facilitator, netop fordi deltagerne ikke er vant til disse pro- cesser og derfor i højere grad har brug for præcis vejledning.
Bearbejd input grundigt
For at skabe et lærende og dynamisk miljø er det væsentligt, at deltagerne er aktive og arbejder selv. Der kan være en del mod- stand imod et traditionelt gruppearbejde, og med rette: Det er ofte et sejpineri med 10 personer, der slås om at bestemme, hvil- ken retning diskussionen skal tage. Det er vores erfaring, at mod- standen kan overvindes, og at denne arbejdsform kan være uhyre produktiv, hvis den lægges ordentligt til rette.
Frustrationer kan undgås, hvis grupperne får en meget præcis
opgaveformulering. Vi har med godt resultat afprøvet en model, hvor vi simpelthen har formuleret skriftlige instrukser, som grup- perne har fået med ud (se side 80, »Gruppearbejde med instruks«, for eksempler på disse instrukser).
Med godt resultat har vi også anvendt det instruerede gruppe- arbejde til midt i et oplæg at få deltagernes perspektiv på et givet emne og så lade dette være afsæt for det videre oplæg. I denne va- riant arbejder deltagerne sammen i grupper på op til otte per- soner med den opgave at udarbejde gruppens holdning til op- lægsholderens emne. I gruppen vælges en ordstyrer, og en refe- rent nedskriver gruppens arbejde på en flipover.
Tilbage i plenum hænges disse sider op. Oplægsholderen får 10 minutter til at overveje, hvordan disse input skal præge resten af hans oplæg. Vi har meget fine erfaringer med, at dette umiddel- bart skaber dialog og dynamik i lokalet. Vi har konstateret, at der
under arbejdet udveksles visitkort, og at denne mulighed for at inddrage ens eget perspektiv i høj grad er motiverende for del- tagernes aktive deltagelse, også i resten af programmet.
Som variant kan teknikken også gennemføres uden referat på flipover, men ved at man i stedet opsamler kommentarer tematisk i plenum – at man »bundter spørgsmålene« og efterfølgende la- der oplægsholder fortsætte sit oplæg ud fra disse input fra salen (»Deltagerne styrer taleren«, se side 72).
Ønsker man, at deltagerne får mulighed for selv at komme på banen og komme i dybden med en problemstilling, kan man lade deltagerne diskutere ved mindre ’caféborde’. I caféopsætningen fordeles deltagerne ved mindre borde, og der udnævnes en bord- vært ved hvert bord. Ved hvert bord diskuteres et emne eller et underspørgsmål til et fælles emne, og bordværten tager noter.
Efter et stykke tid ringes med en klokke, og deltagerne flytter til et andet bord. Her giver bordværten et kort referat af diskussionen hidtil, og samtalen fortsætter nu med de nys tilkomne.
Her opnår man gruppearbejdets fordybelse og sikrer samtidig et højt energiniveau, ved at deltagerne flere gange bringes sam- men på kryds og tværs (»Caféopsætning«, se side 82).
Inddrag egne projekter
Som videndelingsproces har vi også erfaringer med at lade dialog mellem deltagere tage afsæt i alt det, deltagerne er optaget af hjemmefra inden for mødets tema. I projektet blev dette forsøgt via teknikken »To gratis konsulenter«. Det er en kortere og skær- pet version af et såkaldt reflekterende team, som er en super- visionsform, der benyttes meget blandt psykologer og i socialfag- lige kredse.
»To gratis konsulenter« er en halv times proces, hvor en person i en tremandsgruppe fremlægger en problemstilling, som han eller hun ønsker de andres ideer og konstruktive feedback på. Denne feedback sker derpå ved, at de to andre i gruppen kaster ideer og
handlingsforslag frem, men de henvender dem til hinanden, ikke til den, der har problemet. Denne lytter tavst og noterer det, der virker brugbart og ignorerer resten. I sidste periode tager ved- kommende så fat på den allerbedste idé, der blev foreslået, og lader resten ligge ukommenteret. De to andre i gruppen hjælper nu med at få denne idé konkretiseret (»To gratis konsulenter«, se side 86).
Som nævnt er det en lidt større udfordring at igangsætte sådanne videndelingsprocesser på konferencer og store møder. I projektet oplevede vi således her vores eneste egentlige fiasko, idet vi på tre traditionelt tilrettelagte konferencer havde programsat teknikken »To gratis konsulenter« i stedet for endnu et oplæg.
På den første konference tog en tredjedel af deltagerne sig en pause i stedet for at deltage i de to gratis konsulenter, og dem, der deltog, var mere tøvende og kritiske, end vi har oplevet det andre steder.
På den anden konference var aktiviteten ét tilbud ud af fire pa- rallelle sessioner, der lå sidst på en eftermiddag. 120 personer havde tilmeldt sig på forhånd, men kun nogle ganske få af dem mødte op. Hvorfor var svært at finde ud af – folk skulle noget an- det, gik til andre sessioner, vidste ikke nok om, hvad det handlede om, ville hvile sig før middagen o.l.
På den tredje, også traditionelle konference, præsenterede en af os aktiviteten grundigt før frokost, og den blev da også afviklet til nogenlunde tilfredshed, viste evalueringen. Alligevel følte del- tagerne det nok som lidt som et fremmedelement, muligvis fordi dette var en konference, hvor folk var rigeligt tilfredse med at lytte til oplæg og stille spørgsmål.
Generelt har vi heraf lært, at sådanne processer ikke må komme dumpende ned fra himlen. I alle tre tilfælde var aktiviteten et se- parat indslag på en konventionel konference, og det blev introdu- ceret af os og ikke af dagens ordstyrer – hvilket måske også fik del- tagerne til at tænke: »Hov, hvor kom han fra? Hvorfor skal han nu styre rundt med os?«
Sammenfattende ligger der en stor udfordring i at få processer af denne art integreret naturligt i konferencer og store møder.
Deltagerne skal på forhånd være velorienterede om, at mødet vil indeholde disse aktiviteter. Samtidig skal der på dagen bygges op til dem med den rette facilitering, og de skal kun præsenteres og afvikles af en facilitator, som publikum er blevet fortrolige med.
At disse lidt mere krævende videnprocesser ikke fandt fodfæste i dette projekt, har fået os til at skærpe kravene til de betingelser, der skal være til stede, for at de kan gennemføres. Både på Learn- ing Lab Denmark og i partnervirksomhederne arbejdes der vi- dere med disse processer. Senest har vi med succes anvendt »To gratis konsulenter« i en variant, der i højere grad tager afsæt i mø- dets indhold og lader det være grundlaget for diskussionen og den personlige perspektivering i tremandsgruppen. »Brug input til egne projekter« har vi kaldt denne teknik (se side 84).
6 Mødet skal styres blidt og stramt
Facilitering betyder som nævnt i indledningen »at gøre let«. En facilitator styrer en gruppe af mennesker igennem et fælles pro- gram mod et fælles mål, hvor facilitatorens opgave er at under- støtte processerne, sikre at alle kommer til orde, at der holdes fokus på de relevante emner, og at aktiviteterne foregår i en posi- tiv og engageret stemning præget af åbenhed, fordomsfrihed og et højt energiniveau.
Facilitatoren skal helst være forholdsvis neutral, hvad angår de emner, der diskuteres og tages beslutninger om. Kan man så faci- litere møder og konferencer, hvor man ikke har tilbundsgående indsigt i de emner, som drøftes? Ja, det kan man i høj grad! Det kan faktisk være en fordel, at man ikke »tynges« af alt for om- fattende detailviden om selve indholdet, idet det godt kan gøre det vanskeligt at holde det fokus på processen, som er en facilita- tors opgave.
En kompetent facilitering er helt afgørende for at ændre et møde eller en konference til at være en lærende begivenhed. Det er en klar konklusion fra vores projekt. Som nævnt ovenfor, har vi eksperimenteret med at omdanne møder og konferencer til læ- rende begivenheder ud fra fire overordnede principper: 1) oplæg skal være koncise, 2) oplæg skal aktivt fordøjes, 3) deltagerne skal have god mulighed for selvformulering og 4) der skal være mulig- hed for at videndele og skabe netværk. I dette har vi erfaret facili- teringens afgørende betydning for succes.
I dag fremhæver vi derfor facilitering som det 5. og sidste af de
grundlæggende designprincipper. I det følgende vil vi kort reflek- tere over konsekvenserne for faciliteringen, når man ændrer en konference eller et møde til en lærende begivenhed.
Husk at gøre opmærksom på ændringerne
Ved en lærende konference vil der være deltagere, der får noget andet, end de havde forventet – forhåbentlig noget bedre, men ikke desto mindre noget andet. Deltagerne skal blandt andet ind- stille sig på, at processerne faciliteres aktivt, og at mødelederen derfor vil træde langt mere i karakter. Derfor bliver det ekstra vig- tigt, at man fra begyndelsen – allerede i indbydelsen – gør det helt klart, hvad facilitatorens rolle skal være på konferencen (på side 58 findes en snes konkrete anvisninger til god facilitering af kon- ferencer).
I præsentationen af faciliteringen på konferencen er det væ- sentligt at gøre klart for deltagerne, at der ikke på noget tidspunkt er tale om »proces for processens skyld«. Erfaringen fra projektet viser, at de kritiske holdninger i forhold til at deltage i lærende processer ofte er begrundet i en formodning om, at man »bare skal sidde og snakke«. Derfor er det væsentligt, at man som facili- tator kan redegøre for baggrunden for netop de valgte teknikker og metoder – ud fra erfaringer med udbytte. Det er med til at skabe tryghed og troværdighed i rummet. Processerne sælger ikke sig selv, de skal motiveres. Det skal på denne måde gøres klart for deltagerne, hvad formålet med de forskellige aktiviteter er.
Facilitators indledning (eksempel):
»Godmorgen og velkommen. Mit navn er X. Jeg synes, programmet for dagens møde tegner til at blive indholds- rigt, og jeg har selv set meget frem til at medvirke. Dagens emne er jo Y, og i lokalet i dag har vi repræsentanter for Z.
Som der også står i programmet, håber vi at skabe et levende og udbytterigt debatforum, hvor alle får taletid, og der bliver rig mulighed for at få sat den megen viden, der er repræsenteret i lokalet i dag, i sving.
Min rolle som ordstyrer eller facilitator, som det hedder på nydansk, er at sørge for, at dagens indhold og proces går op i en højere enhed. Jeg skal stå for afviklingen af mødet på en sådan måde, at det forhåbentlig både bliver lærerigt, positivt og relevant for alle at deltage.
Jeg vil indlede med kort at gennemgå programmet for at sikre, at vi har en fælles forståelse af, hvad formålet med de forskellige aktiviteter er…«
Som facilitator må man fremstå med selvtillid og tro på de aktivi- teter, man vil gennemføre. For at kunne styre processerne skal man som facilitator ’give sig selv betydning’. Man skal på mødet være bindeleddet mellem deltagere og oplægsholdere og i sin dia- log henvende sig direkte til begge parter. En god facilitator forstår, at det ikke er ham/hende, der skal være i centrum.
På den måde kan man sammenligne med en god fodbolddom- mer, hvor man er synlig og sætter sig i respekt, mens man arbej- der på at få kampen til at glide. Man får det bedste frem i spil- lerne, men man skal ikke være i centrum, faktisk helst ikke lægges mærke til. På samme måde er opgaven på et møde at få det bed- ste frem i oplægsholderne og gøre det let for deltagerne at komme i dialog med hinanden og oplægsholdere ved, at man ’usynligt er synlig for alle’.
Det er en erfaring fra projektet, at man som facilitator skal være opmærksom på risikoen for at løbe sig ihjel over mødets praktiske problemer: Ligger navneskiltene fremme? Er der stole nok? Kom- mer maden til tiden? osv. Uanset hvor detaljeret planlægning der ligger bag, vil programmet løbende skulle justeres, når man satser
på deltagerinvolvering som princip. For at kunne være 100 pro- cent til stede i lokalet er det ved konferencer og andre store mø- der derfor helt afgørende for god facilitering, at en anden person på dagen har ansvaret for, at logistikken fungerer, og deltager i mødet som praktisk vært.
Som det fremgår af denne bog, så er vi gennem dette projekt nået frem til, at god facilitering af konferencer og store møder overordnet handler om, at deltagerne oplever sig både set og ud- fordret i en positiv atmosfære. Sammenfattende handler det om:
• at træde personligt i karakter og synliggøre sin egen ambition om at gøre alt for, at processen virker fremmende for indholdet
• at opbygge en konstruktiv og uformel stemning på mødet, der indbyder til engageret aktiv deltagelse
• aktivt at medvirke til at gøre oplæg levende ved at gribe mulig- heder for at gå i smådialog med oplægsholder
• kontinuerligt sørge for dialogmuligheder mellem deltagerne
• aktivt at understøtte dialog mellem oplægsholdere og deltagere
• give plads for at deltagernes viden og erfaringer kommer i spil
• understøtte oplevelsen af udbytte ved at lade deltagere komme til orde, ved at gennemføre gode involverende opsummeringer og ved at lade deltagere, der oplever udbytte, få mest taletid I bogens anden del findes der i aktivitetsbeskrivelsen »Facilitators dialog med publikum« (side 58) konkrete ideer hertil.
7 At planlægge et lærende møde
Det er vores erfaring, at det er en god idé at starte i det små, hvis man vil gøre sine konferencer og møder mere lærende. Man kan fx begynde med at afprøve tiltagene på mindre møder i ens egen organisation, så man får processerne ind under huden, før man skal afprøve dem eksternt og i større skala.
Det er et vigtigt resultat fra projektet, at indførelsen af selv små ændringer ofte har stor betydning. Det kan for eksempel få dagen til at blive helt anderledes, hvis mødet indledes med, at deltagerne får 3-5 minutter til at præsentere sig for hinanden og lige forklare, hvorfor de er kommet (se »Hilse på« side 55). Det er godt at be- gynde med at indføre små ændringer, idet den succes, som disse får, så kan udgøre platformen for at afprøve nogle af de større æn- dringer.
Det fremgår af vores observationer og af deltagernes evalue- ringer, at sådanne små tiltag kan ændre stemningen fundamen- talt. Og gives deltagerne som her mulighed for at inddrage deres eget perspektiv, har vi registreret, at deltagerne får en helt anden tilgang til deres deltagelse. Så står man med en næsten færdigtil- rettelagt konference, hvor deltagerne allerede har meldt sig, og programmet er sendt ud, men hvor man nu ønsker en højere grad af deltagerinvolvering, så er dette et af de små tiltag, som kan sætte en positiv proces i gang.
Et andet tiltag er, at man bruger sig selv mere aktivt som facili- tator for på den måde at skabe den rette blanding af professiona- litet og uformel atmosfære, der giver det gode dialogforum.
Vær forberedt på at møde modstand fra en lille del af delta- gerne, men hav fokus på flertallet. Vores resultater siger, at mindre end 10 procent forholder sig negativt til disse nye tiltag, mens mere end 70 procent opfatter de nye tiltag som velkomne og po- sitive.
Gør formålet med konferencen klart
Er man initiativtager til et møde, skal man gøre sig sine motiver klart. Man skal spørge sig selv: »Hvorfor er det egentlig, vi holder dette møde?«, »Hvorfor inviterer vi alle de mennesker til denne konference?«, »Hvad håber vi dybest set at opnå?«
Arrangerer man et møde på bestilling fra en anden initiativ- tager, skal man stille vedkommende de samme spørgsmål. Der er grund til at tænde advarselslamperne, hvis svaret er: »Vi skal have nogle budskaber formidlet.« Så er der stor risiko for, at det bliver en envejskommunikerende affære, og det er hverken særlig given- de for deltagerne eller en specielt effektiv kommunikationsform.
Somme tider er initiativtageren ikke rigtig klar over, hvorfor konferencen eller mødet afholdes. »Det er bare noget, vi gør hvert år.« Så man skal lytte efter, hvad vedkommende dybest set ønsker, at deltagerne skal have ud af det – eller man skal selv foreslå et ud- bytte.
Hvis et medarbejdermøde for eksempel motiveres med, at di- rektionen gerne vil have slået den nye strategi fast igennem et par simple præsentationer med spørgsmål bagefter, kan man som mødeplanlægger forklare, at budskabet bundfælder sig langt bedre, hvis folk får lejlighed til at tygge lidt på det og tale sammen med et par kolleger og måske får til opgave i en firemandsgruppe at diskutere, hvilke første skridt de selv mener er relevante at tage, hvis firmaets strategi skal implementeres. Foreslår man sådanne mere effektive processer, kan chefen som regel umiddelbart se, at de skaber en mere kvalificeret dialog og understøtter medejerskab til det videre forløb.
Står man midt i planlægningen af en vigtig konference, når man første gang hører om ideen med lærende konferencer, kan man overveje at trække i håndbremsen, hvad angår invitation af oplægsholdere. Som regel er man som mødeplanlægger nervøs for ikke at kunne få skaffet oplægsholdere nok, så det første, man gør, er at ringe rundt og hyre en bunke af slagsen. Men på en lærende konference kan man glimrende klare sig med halvt så mange. Resten af tiden er deltagerne på, og det øger deres udbytte væsentligt. Dertil sparer man honorarer til talere!
Er deltagerne fortrolige med videndeling hjemmefra?
Som udgangspunkt for en planlægning af en konference eller et stormøde må man som arrangør inddrage en analyse af delta- gerne. Er der tale om konferencedeltagere, der er vant til at viden- dele i deres arbejdsliv, eller er det en helt ny situation for dem? Er de uvante med videndeling, skal man være varsom med sådanne processer.
Er det ressourcestærke deltagere, der i princippet selv kunne have stået på podiet som oplægsholdere, eller er oplægsholderne langt mere vidende end deltagerne? Jo mindre nyt, deltagerne for- venter at høre fra talerstolen, jo mere er de indstillet på selv at bi- drage. Er det omvendt en verdensberømt professor, der gæster landet, vil deltagerne med rette forvente bare at sidde og suge de kloge ord til sig, og der vil ikke være nogen grund til at lave viden- deling på tværs, så længe professoren er til stede.
Hvilke typer er deltagerne? Er de indadvendte, som eksempel- vis mange forskere og teknikere er det, vil de være glade for lejlig- heder til at sidde og reflektere i stilhed. Tilhører de omvendt de typisk udadvendte professioner, fx sygeplejersker, pædagoger og sælgere, får de ikke noget ud af at reflektere ud i den blå luft, men går i gang med at snakke med hinanden ved mindste anledning.
Programmet og aktiviteterne skal afpasses til både mødets formål og deltagernes profil og forventninger.
Fremhæv de lærende indslag i programmet
Intentionerne om at skabe en anderledes og mere lærende situa- tion skal gøres helt klar for deltagerne allerede i det udsendte pro- gram. Man kan vælge blot at nævne de nye tiltag på et par linjer, og man kan også bruge syv linjer på at forklare den pædagogiske tanke bag: at det er for at skabe større udbytte og involvering blandt deltagerne.
At mødet indeholder sådanne alternative former vil virke til- trækkende på rigtig mange deltagere: »Ah, endelig sker der noget andet.« Men der vil være andre, som vil opleve det som uvelkom- ment: »Hvad er nu det for noget pjat?«. Projektets erfaringer viser som nævnt, at der blandt konferencedeltagerne er et mindretal, som ser frem til at sidde trygt tilbagelænet i en god stol og lytte.
Her fungerer konferencedeltagelsen i høj grad som et kærkom- ment afslapningshul i en stresset hverdag, hvor man besøger »den
professionelle biograf«. Specielt disse deltagere skal kunne læse i programmet, at det altså drejer sig om en lærende og deltager- involverende konference – så de kan afpasse deres forventninger eller vælge konferencen fra.
Byg konferencen op ved hjælp af en drejebog
Givet at vi nu har tjek på formål og deltagere, kan vi gå i gang med selve opbygningen af den lærende konference. Det er vores erfa- ring fra projektet, at der dagen igennem skal være progression i aktiviteterne med hensyn til deltagerinvolveringen. Der skal grad- vist opbygges et trygt miljø og en imødekommende stemning, så man starter med de simple, korte udfordringer til deltagerne.
I planlægningen af en lærende konference eller et lærende møde skal der udarbejdes en drejebog – det er et centralt værktøj.
Drejebogen er facilitatorens detaljerede mødeprogram, hvor man
bygger mødet op bid for bid. Den giver det nødvendige overblik over slagets gang: Hvad skal der konkret ske, og hvem gør hvad hvornår?
Man bør udarbejde en drejebog ved ethvert møde, hvor der skal foregå flere end tre-fire ting over mere end halvanden time og med mere end 10 deltagere. Det skal være et afvekslende forløb af forskellige aktiviteter, der sikrer, at målet med mødet nås. Start med den grove plan, fx: Først et oplæg, så i grupper, så i plenum, så slut. Forfin derefter: Skal oplægget brydes i to dele? Hvor skal pausen ligge? Skal der ligge en summen i plenum? Hvad skal der ske til velkomsten?
En meget avanceret drejebog går helt ned på minutter og kan for eksempel indeholde et decideret manuskript for facilitators intro- duktion af de enkelte elementer i dagens program, men mindre Tid
10.45 11.00 11.02 11.22
11.29
11.30 11.50
Aktivitet Pause
Prof. Ove Overhead introduceres Oplæg, del 1
Minimøde: »Tal nu ved bordene om, hvad I tænker om oplæg- get. Hvad vil I trække frem, der har sat nye tanker i gang?«
»Tak skal I have. Nu vender vi tilbage til Oves afslutning, og så tager vi jeres spørgsmål derefter. Værsgo, Ove.«
Oplæg, del 2
»Tak skal du have. Jeg vil nu gå rundt til bordene og tage spørgsmål og kommentarer til Ove. Hvem vil først på?«
Ansvarlig Karen Karen O.O.
Karen
Karen
O.O.
Karen
Materialer
Næste oplægsholders præsentation ind i pc’en Print af overheads deles ud
Ove skal bruge en flipover
Her har jeg brug for to håndholdte mikrofoner osv.
kan også gøre det. Det er også et nyttigt dokument for andre, der er involveret i afviklingen af konferencen, bl.a. samarbejdspartne- re, personalet fra mødestedet og oplægsholderne.
Det er som nævnt en væsentlig erfaring fra projektet, at delta- gerne skal involveres mere og mere i løbet af en dag. Der skal gradvist opbygges et trygt miljø og en imødekommende stem- ning. Man starter derfor med de simple, korte udfordringer til deltagerne, før man kaster sig ud i mere omfattende ting.
Samtidig er det også væsentligt, at programmet er afvekslende – det holder deltagernes energiniveau oppe. Der skal veksles mel- lem oplæg og deltagerinvolverende aktiviteter. Der skal flyttes rundt på bordene, så man får nye pladser og møder nye menne- sker. Der skal inddrages forskellige former for fysisk aktivitet – gå, stå, walk-and-talk osv. Der kan ligeledes være indslag, der appel- lerer til andre sider i deltagerne end den rent faglige – humor, mu- sik, drama osv.
Eksempel på formen på en lærende konference
Lad os se på, hvordan en lærende konference kan se ud. Allerførst på dagen skal der være afsat tid til at hilse på hinanden, og det må meget gerne foregå i en uformel og måske endda lidt kaotisk stemning. Herefter er det oplagt med et oplæg, idet det giver in- put og et fælles afsæt. Oplægget kan efterfølges af refleksion og minimøder, simple processer der vænner folk til, at de skal tale med hinanden på denne konference. Herefter endnu et oplæg med tilsvarende fordøjelse.
Frokosten kunne for eksempel være en stående og cirkulerende frokost, for nu har folk siddet ned hele formiddagen. Efter frokost bedes deltagerne finde sig en ny plads, så de kan møde andre del- tagere. Der bør nu følge en aktivitet, hvor deltagerne selv er på banen for at modvirke den kendte mathed efter frokost, fx et min- dre gruppearbejde. Så endnu et oplæg med refleksion og spørgs- mål til oplægsholderen. Midt på eftermiddagen introduceres del-
tagerne til en lidt mere udfordrende proces, for eksempel »Du har vundet to gratis konsulenter«.
Der kan afsluttes ved, at deltagerne får mulighed for at reflek- tere over dagens input, eventuelt efterfulgt af en plukning i ple- num, hvor vi hører eksempler på, hvad deltagerne tager med sig fra konferencen.
Vi har gode erfaringer med at slutte en konferencedag af med en reception, hvor man under hyggelige former får talt med de spændende mennesker, man mødte i løbet af dagen, eller får vek- slet et par ord med alle de bekendte, som dagens mange aktivite- ter ikke har givet plads til at tale med.
Facilitator på plads
En facilitator på stedet skal i sagens natur inddrages i planlæg- ningen eller briefes meget nøjes om alle de elementer, der er lagt ind i programmet.
Facilitator skal så derfra tage ansvaret for konferencen, fra vel- komsten og til konferencen erklæres for afsluttet. Facilitator læg- ger den stil for interaktioner og læreprocesser, der skal præge kon- ferencen, sådan at folk ikke bliver forundrede og utrygge, når fx en lidt mere krævende læringsproces introduceres.
Er man professional konferenceudbyder, der har ansatte pro- jektledere, der sammensætter programmet, så er det en overvejelse værd at spare den (dyre) ordstyrer med sagkundskab, som man tit hyrer. Vedkommende har ikke altid den nødvendige proceskom- petence, og det kan konferencearrangørens egne projektfolk selv oparbejde.
Lær selv af de lærende konferencer
Som arrangør og facilitator af lærende møder og konferencer er det oplagt, at man selv udvikler sine evner til at tilrettelægge og gennemføre dem. Tag det lærende mødes egen medicin: Afsæt tid
til systematisk at evaluere en netop gennemført konference eller et møde. Se det som en mulighed for at udvikle og forfine de af- prøvede teknikker.
På et evalueringsmøde efter mødet kan man fx begynde med en 15 minutters skriftlig refleksion over spørgsmål som disse: Blev det overordnede succeskriterium for mødet opfyldt? Hvilke af mødets elementer fungerede efter hensigten? Var de fysiske ram- mer perfekte? Hvad overraskede i øvrigt? Hvilke erfaringer kan man uddrage om fremtidige konferencer?
Tid
9.30
9.45 Hvad
Velkomst ved facilitator Program og form
Første oplæg
Hvem
Facili- tator
Oplægs- holder 1
Forberedelse Hvorfor dette punkt?
Sætte scenen for da- gen og forberede del- tagerne på indhold og form. Præsentere for- men som en mulighed for deltagerne til at møde hinanden, kom- munikere med hinan- den og ledelsen og få mere at vide.
Oplægsholder er me- get erfaren. Vi har af- talt, at jeg som ud- gangspunkt lader hende styre hele sean- cen selv og kun afbryd- er med et minimøde, hvis hun ikke selv un- dervejs kommer i dia- log med deltagerne.
Refleksion:
Hvordan virkede punktet?
Hvilke overraskelser op- stod?
Velkomsten blev præget af, at det var snestorm, og mange var forsinkede. Pro- grammet kom derfor sent i gang, men denne gang fik jeg præsenteret mig selv samt indhold og form på en god måde. Måske skal jeg næste gang skærpe yderligere for at give faci- litators rolle mere status…
Det fungerede rigtig godt.
Hun fik naturligt selv del- tagerne aktiveret, og jeg påtog mig så rollen som ordstyrer undervejs.
I øvrigt meget effektfuldt som hun straks fik kontakt ved at træde ned fra scenen…
Fortsæt eksempelvis med 30 minutters sparring med en god kol- lega – eller måske en eller flere deltagere fra konferencen. Afslut med 15 minutter til at tilføje de nye teknikker, varianter og væ- sentlige erfaringer etc. på skrift til din egen mappe på compute- ren: »Det kan jeg bruge næste gang«.
I projektet har vi haft meget gode erfaringer med at etablere, hvad vi har kaldt »den reflekterede drejebog«, hvor netop dette arbejde er gjort, se boks. Den reflekterede drejebog giver oplagt mulighed for at finpudse og korrigere de valgte teknikker og til- gange til facilitering. På den måde kan man selv forfine sine tek- nikker og begynde at udvikle nye, der passer bedre til de deltagere og formål, man har med at gøre.
Brug også den reflekterede drejebog som oplæg til evaluerings- møder med andre implicerede parter. Hold disse møder for sam- men at se perspektiverne i det, der er foregået, og tage beslutning om et eventuelt videre forløb. Vores erfaring er, at det at sætte sig sammen for alle implicerede kan medvirke til at kvalificere og nu- ancere oplevelsen af at deltage i den lærende konference. Det er i den forbindelse afgørende vigtigt, at man sørger for, at evaluerin- gen bliver en konstruktiv læreproces, hvor man får udbytte af alt, hvad der skete – ikke mindst begåede fejl og processer, der ikke gik, som man havde håbet på.
8 Teknikker
I dette kapitel beskriver vi detaljeret de læringsteknikker og vi- dendelingsaktiviteter, som har udkrystalliseret sig i projekt »Det lærende møde«. Der er tale om sytten aktivitetsbeskrivelser, som både kan læses og anvendes uafhængigt af hinanden – og for- håbentlig som inspiration til, at læseren selv kan udtænke egne varianter.
Vi minder om, at ordet »møde« i denne sammenhæng betyder
»møde med et eller flere længere oplæg,« ofte »konference«. Der- for finder man ikke her omtale af teknikker til mindre møder, som når for eksempel en leder og seks medarbejdere holder pro- jektmøde.
Alle de aktiviteter, som vi beskriver her, skal introduceres af en facilitator, der fortæller deltagerne, hvad aktiviteten går ud på, og hvad formålet med den er. Man skal som udgangspunkt ikke gøre aktiviteten valgfri. Fremsæt det derfor ikke som et tilbud, men præsentér det som noget naturligt og ligetil og sæt deltagerne i gang med høflige anmodninger.
Hvis det så viser sig, når aktiviteten begynder, at der er enkelte i salen, der decideret ikke ønsker at være med, skal facilitator blot acceptere det uden kommentarer; der vil næsten altid være del- tagere, der misforstår opgaven eller bevidst gør noget andet. Det skal de have lov til, så længe det ikke forstyrrer resten af del- tagerne. Hvis det skulle forstyrre, så må facilitator – meget diskret og høfligt – invitere de pågældende til at rette op.
Nogle deltagere kan opleve den teknik, man som facilitator står
og introducerer, som kunstig, besværlig eller uønsket. »Kan vi ikke bare sidde her og lytte til foredragene?«. Her må man bruge sin fingerspidsfornemmelse. Hvornår kan man forvente, at ens deltagere faktisk gerne vil være med på det nye, men ikke rigtigt tør og derfor vil blive glade for et hjælpende skub? Og hvornår skal man lade dem være i fred? Dette skal selvfølgelig overvejes grundigt på forhånd, når man tilrettelægger mødets drejebog (det detaljerede program), men som facilitator skal man altid være pa- rat til at tilpasse drejebogen på stedet, hvis deltagerne og stem- ningen viser sig anderledes end forventet.
Selv om facilitator skal introducere og forklare aktiviteterne ordentligt, må de heller ikke gives for megen vægt. Så kan del- tagerne komme til at opleve, at de bliver kørt igennem nogle jule- lege bare for processens skyld. Det er indholdet på mødet – dvs.
det emne mødet handler om, og som alle gerne vil høre og tale om – alle er kommet for, og aktiviteter og teknikker skal blidt under- støtte deltagernes behandling og forståelse heraf.
Teknikkerne som sådan må ikke tiltrække sig for stor opmærk- somhed. Derfor er det ikke nogen god idé på selve mødet at om- tale aktiviteterne som teknikker – og slet ikke øvelser! Det lugter af træning og forsøg på manipulation; det er instruktør-ord, der ikke hjælper deltagerne og kan skabe modstand. Sig i stedet ting som:
• »Nu vil jeg gerne bede jer om at…«
• »Der var mange pointer i det oplæg, vi hørte her, som fortjener lidt omtanke. Jeg vil derfor bede jer vende jer mod jeres side- mand og fortælle, hvad I tænkte, da…« osv.
• »Jeg ved af erfaring, at der er mange mødedeltagere, der synes, det kunne være interessant at møde andre end dem, man lige er kommet til at sidde ved siden af til start. Derfor vil jeg bede jer alle sammen tage en ny plads, når I kommer tilbage fra fro- kost. Det kræver at I tager jeres ting med jer…« osv.
• »Det kunne være rart at høre, hvad nogle af jer har talt om i
grupperne, så lad os tage et par bud. Vi går ikke de ti grupper igennem fra en ende af – det kommer til at tage for lang tid – men er der et par stykker af jer, der vil fortælle, hvad I tænker?«
Man kan betragte de følgende aktivitetsbeskrivelser som madop- skrifter. Nogle opskrifter er lette og robuste, dvs. de fører til et fint resultat, næsten uanset om det er en trænet kok eller 6. klasse i skolekøkkenet, der laver dem. Andre kræver større indlevelse og evne til at improvisere, når forholdene i køkkenet (mødelokalet) viser sig anderledes, end kogebogsforfatteren kunne forudse.
Facilitator er den, der bringer en abstrakt og statisk opskrift til live i en konkret mødesituation, og der er lige så mange måder at gøre det på, som der er 6. klasser, husfædre, køkkenskrivere og mester- kokke.
Vi beskriver aktiviteterne under tre hovedoverskrifter. I afsnit- tet Mødets begyndelsehar teknikkerne fokus på at etablere en indbydende og ikke mindst levende atmosfære. I afsnittet Oplæg og dialoghandler teknikkerne om at sætte tanker i gang, give kon- struktive puf og gennemføre engagerende opsamlinger. Vi slutter af med at gennemgå teknikker til Videndeling og netværk.
Oversigt
Afsnit 1: Mødets begyndelse Skab en levende atmosfære
• Hilse på 54
• Kollegaskilsmisse 56
• Facilitators dialog med publikum 58 Afsnit 2: Oplæg og dialog
Sæt tanker i gang
• Knæk foredraget over 62
• Oplæg som interview 64 Det konstruktive puf
• Spørgekort 66
• Papirrefleksion 68
• Minimøder 70
• Deltagerne styrer taleren 72 Gennemfør spændende opsamlinger
• Plukke i plenum 74
• Bundte spørgsmål 76
• Talerbord 78
Afsnit 3: Videndeling og netværk Bearbejd grundigt
• Gruppearbejde med instruks 80
• Caféopsætning 82 Inddrag egne projekter
• Brug input til egne projekter 84
• Du har vundet to gratis konsulenter 86 Få appetit på hinanden
• Frokost, der skaber kontakter 88
