PREPARE FOR EXCHANGE

(1)

SCHOOL OF BUSINESS AND SOCIAL SCIENCES AARHUS UNIVERSITET



PREPARE FOR EXCHANGE

INFORMATIONSMØDE

(2)



PROGRAM

•

De næste trin i processen

•

Ansøgning til værtsuniversitet

Ansøgning/Sprogtest/andre bilag/visum, forsikring/bolig/økonomi/andet praktisk

•

Kurser i udlandet

Ansøgning til værtsuniversitet/

Forhåndsgodkendelse/meritoverførsel

•

Opsamling og diverse

•

(3)



• Over 300 business og økonomistuderende er indstillet til udveksling i efteråret 2021 (eller foråret 2022)

• I er blevet tildelt pladser på 103 forskellige universiteter i 34 forskellige lande

RESULTATER - ANSØGNINGSRUNDE

(4)



UDVEKSLING TRIN-FOR-TRIN

1. Du er blevet tildelt en udvekslingsplads og AU nominererdig til værtsinstitutionen.

2. Du modtager ansøgningsinformationfra dit værtsuniversitet (evt. via AU).

3. Du modtager en mail med navne og mailadresser på dine medstuderende, der skal til samme værtsuniversitet som dig

4. Du ansøger om optagelse som udvekslingsstuderende hos værtsuniversitet (inkluderer typisk også visum, bolig etc.).

5. Du ansøger om optagelse på kurser på dit værtsuniversitet.

6. Du ansøger om forhåndsgodkendelse af kurser hos Aarhus BSS (dit Studienævn).

7. Du tager på udveksling.

8. Efter hjemkomst udfylder du dokumentation (meritoverførsel, evt. Erasmusdok, evaluering).

(5)



ANSØGNING TIL VÆRTSUNIVERSITET

(6)



ANSØGNING TIL VÆRTSUNIVERSITET

• Tjek din AU-mail (inkl. spam-filter) ofte og afvent information

• Start ikke på din ansøgning, før du har modtaget instruktioner fra dit værtsuniversitet:

• Ansøgningsprocedurer

• Valg af kurser

• Bolig

• Visum/Opholdstilladelse

• Tag ansøgningen seriøst!

• Lav gerne din ansøgning sammen med medstuderende

• Se tips til ansøgning på din Studieportal under ”Søg om Udveksling”

(7)



ANSØGNING - DEADLINES

NON-EU destinationer:

• Du bør modtage ansøgningsinfo inden udgangen af marts

• Ansøgningsdeadlines ligger typisk i marts eller april

EU destinationer:

• Du bør modtage ansøgningsinfo inden udgangen af april

• Ansøgningsdeadlines ligger typisk i april eller maj

Husk: Det er dit ansvar at leve op til krav og frister! Gå i gang så snart du kan.

(8)



SPROGKRAV (FRA DIT VÆRTSUNIVERSITET)

Aarhus BSS har forhandlet de bedst mulige vilkår med dit værtsuniversitet.

Du kan se i MoveOn hvilken dokumentation dit værtsuniversitet kræver.

 Hvis et brev fra Aarhus BSS International er tilstrækkeligt, vil det fremgå i MoveOn

 Hvis du skal fremvise en test (fx TOEFL eller IELTS) vil det fremgå i MoveOn. Du skal tilmelde dig en test hurtigst muligt.

 Næste testtid i Aarhus er 27. marts (mere info her)

(9)



VISUM/RESIDENCE PERMIT – EU DESTINATIONS

EU borger

• Du skal søge om en residence permit

• Ansøg efter ankomst (som regel…)

• Følg instruktioner fra dit værtsuniversitet

Ikke-EU borger

• Du skal formentlig bruge et studievisum

• Du skal formentlig ansøge på ambassaden inden afrejse

• Følg instruktioner fra dit værtsuniversitet

(10)



VISUM – IKKE-EU DESTINATIONER

• Du skal (som regel) ansøge på ambassade eller lign. inden afrejse

• Dit pas skal være gyldigt mindst 6 månederefter planlagt hjemkomst

• Studievisum er typisk gyldigt fra 1 måned inden studiestart

• Følg altid anvisninger fra dit værtsuniversitet

(11)



BOLIG

Undersøg dine muligheder:

• De fleste universiteter tilbyder en housing service i en eller anden form

• Snak med tidligere udrejsende udvekslingsstuderende

• Læs info og evalueringer i AU GO (og brug Google)

• Du kan fremleje din bolig i Danmark til indrejsende udvekslingsstuderende via Internationalt Center (ic@au.dk)

Sammenlign og overvej:

• On campus? (Typisk kun 1-års-studerende + flere regler + dyrere)

• Off campus?

(12)



FORSIKRING

• Husk at sikre dig, at du har en sundhedsforsikring!

• Skal du til en europæisk destination, så husk at bestille det blå sygesikringskort på www.borger.dk - læs mere på http://huskdetblaa.dk/

• Giver ret til behandling på lige fod med andre borgere i værtslandet, men dækker ikke fx ikke sygetransport til Danmark, så overvej supplerende sundhedsforsikring.

• Vi anbefaler desuden ansvars- og indboforsikring, der dækker internationalt, tjek evt. hvad dit eget forsikringsselskab tilbyder.

(13)



LEGATER

Erasmus (EU og EØS destinationer):

• Alle Erasmus-studerende bliver automatisk indstillet til et Erasmuslegat

• Du vil blive inviteret til et Erasmus-informationsmøde Non-Erasmus (oversøiske destinationer):

• Aarhus BSS Travel Grant (7.000 DKK som udbetales automatisk ved semesterstart) Private legater

• Se Studieportalen (liste med udvalgte legater og relevante links). Du kan bruge dit Confirmation of Exchange-brev. Undervisere udsteder ikke anbefalinger, og BSS International kan ikke hjælpe dig med ansøgninger til private fonde.

(14)



ERASMUS+ LEGAT 1

• Hvis du er indstillet til et Erasmus-ophold, er du automatisk indstillet til et legat

• Du vil modtage information via e-mail – følg instruktionerne. Du skal bl.a. indsende din forhåndsgodkendelse og udfylde en grant agreement

• Der er ingen garanti for, at du får legatet, men det er uden fortilfælde at Erasmusstuderende ikke har fået det

• Legatets størrelse afhænger af destination og varighed, mulighed for ekstra midler, hvis du tager et sprogkursus inden semesterstart

• Legatet er skattefrit (gem kvitteringer på bolig, transport, mv i tilfælde af at Skat efterspørger dokumentation)

(15)



ERASMUS+ LEGAT 2

Learning Agreement

• Som Erasmus-studerende skal du udfylde en såkaldt Learning Agreement, der bekræfter dit studieprogram på værtuniversitetet (ikke at forveksle med forhåndsgodkendelse!)

• LA skal underskrives af dig selv, din internationale koordinator på BSS og en repræsentant fra værtsuniversitetet.

• Sker der ændringer i din studieplan undervejs, skal du udfylde en ”Changes to Learning Agreement”

(16)



ERASMUS+ LEGAT 3

Obligatorisk online sprogtest

• Som Erasmusstuderende er du forpligtet til at tage en Erasmus-sprogtest både før og efter dit studieophold

• Men bare rolig! Det betyder ikke noget, hvordan du klarer dig – du får stadig dit legat!

• Testen skal tages på det forventede undervisningssprog på værtsuniversitetet

• Hvorfor? EU forsøger at måle om Erasmusophold forbedrer deltagernes sprogkundskaber

• Kan IKKE bruges i forbindelse med ansøgning til værtsuniversitet!

(17)



ERASMUS+ LEGAT 4

Dokumentation

Inden 30 dage efter hjemkomst skal du indsende dokumentation til Erasmuskontoret, bl.a.

Learning Agreement og transcript, og tage sprogtesten og lave en evaluering. Du vil modtage mere information til den tid.

International Uddannelse, AUs centrale internationale kontor, er ansvarlig for:

• Erasmuslegatansøgninger, grant agreements og udbetalinger

• Sprogprøver

• Dokumentationsindsamling

…så det er dem I hører fra angående Erasmuslegatet

(18)



SU UNDER DIT OPHOLD

• Er du SU berettiget, kan du tage din SU med dig under dit ophold i udlandet. Det er dit ansvar at informere SU kontoret om, at du skal læse i udlandet i den pågældende periode

• Internationale studerende, som er SU berettigede, skal kontakte SU kontoret for afklaring på deres situation.

(19)



COVID-19

Følg instruktioner fra dit værtsuniversitet og lokale myndigheder

Der er desværre risiko for aflysninger pga. COVID-19 situationen. Hvis dit ophold bliver aflyst

- Kan du ikke få tildelt en anden plads

- Vil vi gøre alt hvad vi kan for at sørge for, at du kan tilmelde dig valgfag på AU i efteråret

(20)



KURSER I UDLANDET OG

FORHÅNDSGODKENDELSE

(21)



OPTAGELSE PÅ KURSER PÅ VÆRTSUNIVERSITET

1) Afvent information om kurser fra værtsuniversitetet – det er meget forskelligt hvornår og hvordan man søger optagelse på kurser

2) Følg instruktionerne fra dit værtsuniversitet nøje

Tips:

• Læs evalueringerne i AU GO – gode tips og råd fra tidligere studerende

• Vælg kurser, som du tror, det er realistisk at få forhåndsgodkendt

• Ofte er tilmelding til kurser ikke bindende, men tjek med dit værtsuniversitet.

(22)



FORHÅNDSGODKENDELSE

Hvad er det? Hvem? Hvordan? Hvornår?

Din garanti for at de kurser du tager på værtsuniversitet kan meritoverføres til din

uddannelse på AU

Sagsbehandlere i

Administrationen behandler din ansøgning. Undervisere på din uddannelse vurderer de enkelte kurser.

Søges online via

mitstudie.au.dk

Ingen frist, men se anbefalede frister på din studieportal

Din forhåndsgodkendelse er individuel og du kan ikke få meritoverført kurser uden!

(23)



FORHÅNDSGODKENDELSE: 30 ECTS VALGFAG

Din uddannelse består af et specifikt antal ECTS:

• Bachelorgrad = 180 ECTS

• Kandidatgrad = 120 ECTS

• Du kan maksimalt overføre 30 ECTS fra dit udvekslingsophold (valgfag/electives)

• Du skal minimum kunne overføre 20 ECTS fra dit udvekslingsophold

• Hvad svarer til 30 ECTS? Se Credit Conversion i MoveOn (fx 15 credits = 30 ECTS).

(24)



HVILKE KURSER KAN FORHÅNDSGODKENDES?

Indhold

• Max ca. 30% overlapmed obligatoriske kurser du allerede har taget (eller vil tage).

• Kurser skal være relevante for din uddannelse (ingen sport/teater/kunst etc.)

• Sammenlign evt. med kursusbeskrivelser for valgfag på din uddannelse

Niveau

• Bachelorstuderende: kurser på bacheloruddannelser

• Kandidatstuderende: kurser på kandidatuddannelser/ 4. års bachelorkurser

(25)



HVILKE KURSER KAN FORHÅNDSGODKENDES?

• AU GO: Find inspiration i AU GO (tidligere godkendte kurser på dit værtsuniversitet)

• AU Kursuskatalog: Se hvilke valgfag der udbydes på AU på dit udvekslingssemester

• Din Studieordning: Hvis du kender din Studieordning godt, så kan du bedre undgå overlap og finde relevante kurser.

(26)



HA/BS ^C B: STUDIEORDNING + SÆRLIG INFO

30 ECTS valgfag med mulighed for 5 ECTS Sprog/Kulturfag (ikke rene sprogkurser!)

(27)



HA(JUR.): STUDIEORDNING + SÆRLIG INFO

30 ECTS valgfag med mulighed for 5 ECTS Sprog/Kulturfag (ikke rene Sprogkurser!)

• Særligt krav hvis du ønsker optag på andre CM-linjer end CM (-jur): Minimum 10 ECTS indenfor det erhvervsøkonomiske fagområde.

(28)



CAND.MERC /MSC (FX FIB): STUDIEORDNING

30 ECTS valgfag

(29)



CAND.MERC(JUR.): STUDIEORDNING + SÆRLIG INFO

30 ECTS valgfag med særlige krav:

• Minimum 10 ECTS indenfor det juridiske fagområde (kan fx tages på AU Summer Uni)

• Minimum 10 ECTS indenfor det erhvervsøkonomiske fagområde.

(30)



OECON: STUDIEORDNING + SÆRLIG INFO

Mobilitetsvindue på 30 ECTS

(31)



PUBLIC POLICY: STUDIEORDNING + SÆRLIG INFO

30 ECTS valgfag på 3. semester (alternativt 1. semester).

• Du har i alt 50 ECTS valgfag: 10-30 ECTS inden for Økonomi og 20-40 ECTS inden for Statskundskab.

• Hvad præcis du kan få forhåndsgodkendt, afhænger af dit samlede studieprogram

(32)



ANSØGNING OM FORHÅNDSGODKENDELSE

• Søg via ansøgningsskema på mitstudie.au.dk

• Søg 30 ECTS + max 2 ekstra kurser (buffer)

• Du skal huske at vedhæfte en detaljeret kursusbeskrivelse for hvert (nyt) kursus, som ikke er i AU GO:

I. Kursusbeskrivelse (OBS: grundig – ikke bare 3 linjer)

II. Eksamenstype/beskrivelse

III. Pensumliste/litteratur

IV. ECTS-vægt/udenlandske credits

V. Niveau (bachelor/kandidat)

Forskel på præcis hvad dit Studienævn kræver af dokumentation. Tjek din studieportal for detaljeret ansøgningsprocedure!

(33)



TOP 3 – DERFOR AFVISES DIN ANSØGNING

1) Der mangler dokumentation/information (husk fx litteraturlister)

2) Der er mere end 30% overlap til obligatoriske kurser (læs din studieordning)

3) Du har sendt ”tvivlsom” dokumentation (vær grundig)

Tip 1: Det skal være tydeligt, at dokumentationen kommer fra værtsuniversitetet:

• ”Officiel PDF”: En officiel kursusbeskrivelse fra værtsuniversitetet

• ”Hjemmelavet PDF”: Et dokument hvor du har kopieret relevant information ind og indsat direkte links til relevante hjemmesider og/eller kopieret screen shots ind.

Tip 2: Gør det nemt og tydeligt for sagsbehandler – så går det hurtigere for alle.

(34)



HVORNÅR SKAL DU SØGE?

Søg om forhåndsgodkendelse, når

1) Du ved hvilke kurser du har adgang til på værtsuniversitetet

2) Du har adgang til aktuelle kursusbeskrivelser (alternativt beskrivelser fra sidste år)

3) Semesterstart nærmer sig (6-8 uger før semesterstart)

Frist? Ingen ansøgningsfrist. Men! op til 2 måneders sagsbehandlingstid (typisk 3-4 uger).

Ændringer? Din forhåndsgodkendelse er bindende. Kun under særlige omstændigheder kan du lave ændringer. Du skal fremsende dokumentation for hvorfor, du laver ændringer.

Tip: Spørg værtsuniversitet hvor og hvornår du kan se kursusbeskrivelser, og hvornår de har frist for ændringer af kurser.

(35)



MERITOVERFØRSEL

(36)



MERITOVERFØRSEL

Når du har modtaget dit transcript og en beskrivelse af karakterskala fra dit værtsuniversitet, skal du søge merit – det er sådan du sikrer, at de credits, du har optjent i udlandet, kommer til at tælle som en del af din uddannelse på AU.

Regler / principper:

• Det totaleantal ECTS du optjener vil altid blive rundet ned til nærmeste antal der kan divideres med 5 – aldrig op.

Eksempler:

• Hvis du tager 4 kurser på 8 ECTS = 32 ECTS = overføres samlet som 30 ECTS

• Hvis du tager 4 kurser på 7 ECTS = 28 ECTS = overføres samlet som 25 ECTS

OBS: Kurser overføres som bestået til din uddannelse på AU. Karakterer omregnes ikke (men lokal karakter vil fremgå af endeligt bevis).

(37)



HVIS DU DUMPER KURSER PÅ UDVEKSLING

Hvis du dumper et kursus under dit udvekslingsophold, har du flere muligheder:

1. Du kan tage reeksamen på værtsuniversitet

2. Du kan tage et nyt valgfag på Aarhus BSS på dit efterfølgende semester eller AU Summer University

Snak med dit værtsuniversitet og sin AU studievejleder om din studieplan og dine muligheder

(38)



BRUG DIN STUDIEPORTAL

Gør dig selv en tjeneste> Gå til studerende.au.dk

Informationen kan ikke (altid) findes via Google

(og du ender ofte på forkert studieportal med forkert info)

De vigtigste sider for dig lige nu:

 Søg om udveksling – Ansøgning til værtsuniversitet

 Kurser i udlandet – Forhåndsgodkendelse

 Økonomi – Erasmus, Legater, Travel Grant

Læs/genlæs: AU GO + værtsuniversitets hjemmeside, mail fra koordinator eller værtsuniversitet.

(39)



HUSK 

 Send kun din henvendelse til én person (og brug altid din AU-mail)

 Forvent forskellige svartider og forskellig information afhængig af værtsuniversitet

 Fortæl hvem du er:

 Mail til AU: navn, uddannelse, AU id // Mail til Værtsuniversitet: navn, exchange fra AU

 Husk at du er ambassadør for AU, når du er på dit værtsuniversitet

 Vi opfordrer dig til at deltage i exchange events på værtuniversitetet, hvis det bliver aktuelt – kontakt os endelig via bss.international@au.dk, hvis du skal bruge brochurer eller andet.

(40)



FACEBOOK GRUPPE FOR UDREJSENDE STUDERENDE

• Mød andre studerende som skal på udveksling i efteråret 2021 eller foråret 2022 og som skal til samme universitet eller land

• Kom i kontakt med studerende fra dit værtsuniversitet, som er på AU nu

• Kom i kontakt med AU studerende, som tidligere har været på samme universitet som du skal til

Du har/vil modtage link på mail

(41)



Erasmus-stipendium

Spørgsmål? Kontakt Email

Ansøgning til Værtsuniversitet

Aarhus BSS International eller dit værtsuniversitet

- afhængig af spørgsmål

bss.international@au.dk(BSS) Dit værtsuniversitet

Forhåndsgodkendelse og meritoverførsel

Aarhus BSS International bss.international@au.dk

Erasmus-stipendium AU’s Erasmuskontor erasmus@au.dk

Bolig, Visum mm Dit værtsuniversitet Dit værtsuniversitet

Underskrivning af Erasmus Learning Agreement

Aarhus BSS International bss.international@au.dk AU karakterudskrift Aarhus BSS Student Services studentservices.bss@au.dk

(42)

PREPARE FOR EXCHANGE

