Dagsorden til møde i styregruppen for Program for digital almen praksis
Mødet afholdes torsdag den 26. oktober kl. 11.00-12.30 i Sundheds- og Ældreministeriet, lokale 2.28
Dagsorden
1. Opstart af programstyregruppe med kommissorium (O)
2. Status på de fem MedCom projekter inkl. drøftelse af udkast af tids- og leveran- ceplan (O)
3. Status på projekt 1-5 inkl. drøftelse af udkast af tids- og leveranceplan (O) 4. Status på Deloittes tekstanalyse af epikriser (O)
5. Drøftelse af interessenthåndtering og samarbejdspartnere (O) 6. Gennemgang af risici og evt. håndtering (B)
7. Næste møde 8. Eventuelt
1. Opstart af programstyregruppe med kommissorium (O)
Problem
Den nationale bestyrelse for sundheds-it godkendte på møde den 4. oktober igangsæt- telse af Program for digital almen praksis samt kommissoriet for Styregruppen for Digital almen praksis. Styregruppen skal orienteres om roller og ansvar, som det fremgår af kom- missoriet med henblik på konstituering af styregruppen for det samlede program.
Løsning
Den nationale bestyrelse for sundheds-it har godkendt igangsættelsen af seks konkrete di- gitaliseringsprojekter i et samlet program:
1. Hurtigt patientoversigt
2. Bedre forberedelse af konsultationer gennem spørgeskemaer 3. Den intelligente indbakke
4. Forbedring af epikriser
5. Kommunikation med hjemme sygeplejen 6. ”Lægen i min lomme”
Jf. kommissoriet (bilag 1), skal styregruppen følge programmet og sikre overordnet frem- drift i realiseringen af de igangsatte projekter. Det er desuden styregruppens ansvar at sikre koordinering mellem de igangsatte projekter, og at eksterne afhængigheder bliver håndteret. Desuden skal styregruppen sikre fokus og retning for projekterne for at sikre realisering af de forventede gevinster.
Sundheds- og Ældreministeriet
Enhed: SUNDOK Sagsbeh.: DEPLMK Koordineret med:
Sagsnr.: 1706920 Dok. nr.: 453055 Dato: 12-10-2017
Programmet forankres organisatorisk hos MedCom, som afrapporterer på projekternes status, fremdrift, risici og økonomi til styregruppen. MedCom skal sikre involvering af øv- rige projektdeltagere bl.a. lægepraksisleverandørerne og andre it-leverandører samt Sundhed.dk, relevante fællesoffentlige systemforvaltere mv. i det omfang, der er behov for det.
Opgaverne skal løftes via styregruppens kompetence til at:
- sikre en samlet og koordineret styring af projekterne på tværs af de deltagende organisationer, herunder samlet risikostyring
- godkende ændringer inden for aftalte tolerancer for leverancer, tid og økonomi - godkende relevante styringsdokumenter
- iværksætte korrigerende handlinger, hvis de aftalte tolerancer for leverancer, tid og økonomi ikke overholdes
Indstilling
Det indstilles, at styregruppen tager styregruppens opgaver, rolle og ansvar, jf.
kommissoriet til efterretning
Videre proces
Der afholdes som udgangspunkt møde i styregruppen for program for digital almen praksis hver anden måned. SUM indkalder til møderne for foråret 2018.
Bilag
Bilag 1.1 Kommissorium for styregruppen for program for digital samarbejde
2. Status på projekt 1-5 inkl. drøftelse af udkast af tids- og leveranceplan (O) Problem
Styregruppen for Digital almen praksis skal godkende en overordnet tidsplan for det samlede program mhp. at igangsætte arbejdet hurtigst muligt, herunder hvilke projekter, der kan igangsættes i løbet af efteråret 2017 samt afhængigheder mellem projekterne.
MedCom har igangsat dialog med lægepraksisleverandørerne om estimering af tid og ressourcer til projekterne, og styregruppen skal orienteres om status på dette arbejde samt den videre proces for en endelig godkendelse af tidsplanen. Der skal desuden sikres en afklaring vedr. udmøntning af midler afsat til programmet på FL17 med henblik på igangsættelse af aktiviteter hurtigst muligt i efteråret 2017.
Løsning
MedCom har det oveordnede ansvar for projektledelse og leverancer for fem af programmets projekter:
1. Hurtigt patientoversigt
2. Bedre forberedelse af konsultationer gennem spørgeskemaer 3. Den intelligente indbakke
4. Forbedring af epikriser
5. Kommunikation med hjemme sygeplejen
Programmet er lige nu under etablering ift. bemanding og fastlæggelse af samlet projektplan, herunder sikring af koordinering af tids- og leveranceplan med en række parter.
Nogle af disse projekters aktiviteter kan iværksættes frem mod styregruppemødet i december, bl.a. ved inddragelse af ekstern bistand. Det drejer sig fx om afholdelse af inspirationsdag (1. Hurtigt patientoverblik), workshops og HL7-kursus for
lægesystemleverandører (2. Bedre forberedelse af konsultationer gennem spørgeskemaer og 3. Den intelligente indbakke). Også nogle af analyserne kan igangsættes ved ekstern bistand (1. Hurtigt patientoverblik og 3. Den intelligente indbakke).
For hvert af projekterne skal udarbejdes en projektplan for forløbet.
Lars Hulbæk fra MedCom vil på mødet give en mundtlig præsentation af status for udarbejdelsen af projekternes tids- og leveranceplan som input til den samlede tidsplan for programmet.
Indstilling
Det indstilles, at styregruppen:
- tager det overordnede udkast til tids- og leveranceplanen til orientering Videre proces
Bilag -
3. Status på forprojekt om app’en ”Lægen i min lomme” (O)
Problem
Der er i Den nationale bestyrelse for sundheds-it aftalt et forprojekt med henblik på, at man i tæt samarbejde mellem PLO og SDS afklarer en projektorganisering, som understøt- ter, at app’en både trække på nationale kilder og services mht. sikkerhed mv. og skal op- fylde funktionelle behov mht. kommunikation og samarbejde med patienterne for den praktiserende læge. Styregruppen skal orienteres om status på forprojektet.
Løsning
SDS har igangsat forprojektet i samarbejde med PLO. SDS arbejder pt. på afdækning af da- tagrundlag i forhold til den funktionalitet der skal indgå i App’en. Der er koblet løsningsar- kitekt på opgaven, som en del af afklaringen.
Lene Ærbo fra Sundhedsdatastyrelsen vil på mødet give en mundtlig præsentation af status på arbejdet med app’en.
Indstilling
Det indstilles, at styregruppen tager status på forprojektet om app’en ”Lægen i min lomme” til orientering
Videre proces
Det er afgørende af der bliver aftalt møder mellem SDS og PLO IT-udvalg og PL forum.
Der pågår en afklaring vedr. udmøntning af midler afsat til programmet på FL17 med henblik på igangsættelse af aktiviteter hurtigst muligt i efteråret 2017.
Bilag
4. Status på Deloittes tekstanalyse af epikriser (O)
Problem
Et af projekterne omhandler forbedring af epikriser. I forlængelse af Deloittes analyse om fremtidens digitale lægepraksis udarbejdede Deloitte en løsningmodel for tekstanalyse af epikriser som skal understøtte arbejdet med forbedringen af epikriser. Projektoplægget er nu godkendt af bestyrelsen/SUM.
Løsning
Formålet med tekstanalysen er at overskueliggøre epikriser for den praktiserende læge således, at handlinger, som den praktiserende læge skal foretages sig, fremstår eksplicit.
Tekstanalysen vil dermed udlede det relevante indhold af epikrisens fritekst og bringe denne videre i udledt eller markeret form. Fordelen ved at anvende tekstanalyse er, at systemet ikke alene trænes til at genkende nøgleord, men derimod syntaksten i teksten og dermed blive uafhængig af forekomster af specifikke nøgle ord.
Tekstanalysen skal ses som led i projektet vedr. forbedring af epikriser, men kører som separat spor i projektet. Sundheds- og Ældreministeriet er i dialog med Deloitte om en model for organisering af arbejdet, hvor ministeriets har en nødvendig rolle bl.a. i at sikre adgang til epikriser, som skal danne datagrundlaget for analysen.
Indstilling
Det indstilles, at styregruppen tager status på tekstanalysen (som del af projekt om forbedring af epikriser) til orientering.
Videre proces
Analysen gennemføres i efteråret 2017.
Bilag
Bilag 4.1 Tekstanalyse af epikriser
5. Drøftelse af interessenthåndtering og samarbejdspartnere (O)
Problem
En række af projekterne i Programmet for digital almen praksis er afhængige af andre samarbejdsparterne end parterne styregruppen (SUM, KL, DR, PLO og MedCom). Der er derfor behov for, at styregruppen drøfter håndtering og inddragelse af interessenter og samarbejdspartnere med henblik på at give MedCom og Sundhedsdatastyrelsen input til håndtering heraf i programmet og de enkelte projekter.
Løsning
Der skal løbende sikres koordinering til andre projekter og programmet bør løbende tage stilling til håndtering og inddragelse af interessenter og samarbejdspartnere, fx skal der koordineres med Styrelsen for Patientsikkerhed i forhold til epikriser.
Indstilling
Det indstilles, at styregruppen drøfter håndtering af interessenter og samarbejdspartnere med henblik på input til projekternes videre planlægning.
-
6. Gennemgang af risici og evt. håndtering (O) Problem
Styregruppen skal orienteres om programmets væsentlige risici og tage stilling til håndte- ring heraf.
Løsning
Der kan identificeres følgende risici ved projektet og der foreslås en række korrigerende handlinger:
• Lægesystemleverandørernes udviklingsressourcer prioriteres til de udviklingspro- jekter, der er afledt af OK18 med forsinkelse af projekterne indenfor programmet vedr. Digital Almen Praksis til følge
Det foreslås, at der frem til Q2 2018 forsøges at fokusere på aktiviteter i de en- kelte projekter, der ikke involver udviklingsressourcer hos lægesystemleverandø- rerne
• Manglende nyttiggørelse af nye teknologier, når der satses på videreudvikling af eksisterende lægesystemer
Det foreslås, at der så vidt muligt hentes inspiration fra andre brancher og at der etableres et samarbejde med lægesystemleverandørernes brugergrupper
• Nye leverandører har svært ved at komme ind på markedet
Det foreslås, at erfaringer og leverancer, herunder snitflader og standarder, stilles til rådighed for alle
• De øvrige samarbejdsparter prioriterer ikke nødvendige indsatser og udviklings- ressourcer
Det foreslås, at der udarbejdes forpligtende samarbejdsaftaler med fælles tids- og leveranceplan mellem parterne
Indstilling
Det indstilles, at styregruppen tager risikologgen til efterretning.
Bilag
Bilag 6.1 Risikolog
7. Næste møde
Næste styregruppemøde afholdes tirsdag den 12. december kl. 13.30-15.00 i Sundheds- og Ældreminisiteriet, lokale 2.28.
8. Eventuelt
