Debat: Et fælles registreringssystem til museer og arkiver

Et fælles registreringssystem til museer og arkiver

Nikolaj Frandsen og Jesper Boysen

Fortid og N utid, september 2003, s. 205-217

Vi har i fem år arbejdet på et registreringsprogram, der kan bruges af både museer og lokalarkiver — dvs. alle de m useer og arkiver, der dækker et lokalområde eller koncentrerer sig om et specielt emne. Det er denne grup­

pe a f institutioner, vi har i tankerne, når vi i det følgende utallige gange blot skriver »museer og arkiver«. Museer og arkiver har hidtil gjort ting meget forskelligt, og derfor har der været en m asse problemer at tage stil­

ling til. R esultatet er på m ange måder anderledes end man er vant til på både m useer og arkiver, og alle disse ændringer er nøje overvejet. De vig­

tigste af overvejelserne fortæller vi om her, og vi ser m eget gerne at man supplerer læsningen med en praktisk afprøvning af registreringsprogram­

met, som vi kalder Basis. Det kan frit hentes på adressen www.habilis.dk/- basis.

Nikolaj Frandsen, f. 1958, cand.mag., system udvikler i Kulturarvsstyrel- sen. Jesper Boysen, f. 1957, cand.mag., arkivleder på Byhistorisk Arkiv - Søllerød Museum. Synspunkterne i denne artikel deles ikke nødvendigvis af Kulturarvsstyrelsen, da arbejdet er udført i privat regi.

Søllerød Kommune h a r - i lighed med en lang ræ kke andre kom m uner — sam let sine kom m unale m useer og a r­

kiver i én institution. Fysisk er de tre afdelinger dog fortsat adskilt - Byhi­

storisk Arkiv ligger i Holte, Vedbæk- fundene i GI. Holte og Søllerød M use­

um i Søllerød - m en da vi indledte a r­

bejdet i 1998 v ar kom m unen allerede gået i gang med a t forbinde alle sine in stitu tio n er i ét sto rt højhastigheds­

net, så der v ar udsigt til a t de tre afde­

linger s n a rt ville kunne træ kke på samm e database. Byhistorisk Arkiv v ar allerede koblet på netvæ rket, så det v ar dér vi started e - med d atab a­

sen cen tralt placeret på en a f rå d h u ­ sets servere.

Der v ar en grund mere til a t vi i første omgang koncentrerede os om Byhistorisk Arkiv, nem lig a t de to m useum safdelinger stadig reg istrere­

de på papir, m ens m an på arkivet hav­

de reg istreret elektronisk i en del år.

De egentlige arkivalier blev reg istre­

re t i A rkibas - det program Sam m en­

slutningen a f Lokalhistoriske Arkiver (SLA) stod for udviklingen a f - mens m alerier, fotografier og kort, tegninger og p lak ater blev reg istreret med bille­

der i hver sin hjem m elavede AskSam- database. Opdelingen i fire forskellige registreringssystem er var en stadig kilde til irritation, fordi det gjorde det vanskeligt a t få overblik, og de be­

græ nsede søgemuligheder i A rkibas gjorde det ikke spor bedre.

Overblik og gode søgemuligheder v ar altså nøgleordene, da vi gik i gang.

Det skulle være ét sam let system til såvel arkivalier som fotografier og genstande. I forbindelse med passiv indsam ling - fx afleveringer fra døds­

boer - sker det jo ofte, a t m an på en gang m odtager genstande til m useet og arkivalier til arkivet. De bør kunne

Nikolaj Frandsen og Jesper Boysen

registreres som en sam let aflevering og så d ern æ st placeres i deres rette sam m enhæ ng. Og så v ar det n atu rlig ­ vis også et krav, a t det skulle være m u­

ligt a t vise billeder sam m en med be­

skrivelserne.

Da vi gik i gang med a t sam m enhol­

de disse ønsker med stru k tu re n i de forskellige typer registreringer, vi skulle »arve«, stod det m eget h u rtig t k lart, a t det ville kræ ve en hel del æ n ­ dringer a f de gængse s tru k tu re r at lave et sam let registreringssystem , der ikke på nogen m åde kom prom itte­

rede kvaliteten i registreringerne. Vi vil derfor starte med a t opsummere hovedtræ kkene i æ ndringerne i det håb, a t en vis fornemmelse af helhe­

den vil gøre det m indre forvirrende at læse om alle detaljerne.

• Vi h a r udarbejdet en ny overordnet s tru k tu r bestående a f tre niveauer:

Indkom stjournaler, om trent som de kendes fra arkiverne; m ateriale om­

tre n t som det kendes fra m useernes genstande; og sam linger som fælles­

betegnelse for arkivfonde og sager.

• D etailstru k tu ren fik vi på én gang gjort m ere fleksibel og stram m ere styret, således a t hver enkelt form for oplysninger altid s tå r det samm e sted. Knebet v ar a t nedlægge en lang ræ kke faste felter - som allige­

vel ofte ikke blev udfyldt - og e rs ta t­

te dem med variable felter, som kun oprettes n å r der er brug for dem. På den måde lykkedes det a t få placeret sam tlige kendte og kommende for­

m er for m ateriale i de sam m e felter i det sam m e vindue, og tilsvarende med sam lingerne.

• D ette virker i k raft af, a t alle nye po­

ster oprettes på grundlag a f skabelo­

ner. Det sikrer dels en sarteth ed i re ­ gistreringerne ved a t m inde regi­

strato rern e om hvilke form er for op­

lysninger der hører til en god regi­

strering; dels le tte r det indtast- ningsarbejdet, idet m an kan skrive

ting, der skal bruges flere gange, i skabelonen i stedet for i hver enkelt post, der oprettes på grundlag af den. Vi h a r udarbejdet skabeloner til alle de m aterialetyper og sam- lingstyper, der hidtil er ben y ttet på arkiverne og m useerne, og m an kan selv oprette nye.

• Hvor det v ar m uligt, h a r vi slået op­

slagslisterne fra de to verdener sam ­ men, men nogle steder var det ikke m uligt, og derfor h a r vi også sørget for a t de forskellige opslagslister k an leve videre side om side.

• Vi h a r så vidt m uligt sørget for a t alle opslagslister er h ierark isk op­

byggede (træer), således a t m an på én gang k an søge på en given gruppe og dens undergrupper.

• Vi h a r gjort de allerfleste opslagsli­

ster åbne, så registratorerne selv k an tilføje de opslag, de h a r behov for.

• Vi h a r a f hensyn til overblikket la­

vet et skærm design, der viser flere vinduer på en gang, så m an k an se sam m enhængene.

• Vi h a r lavet en søgemekanisme, som gør det m uligt a t kom binere k rite ri­

er fra sam tlige felter - og gør det let a t slå et enkelt k riteriu m fra eller til.

• M an k an med et enkelt klik ekspor­

tere alle sam lingerne til en søgbar In tern et-d atab ase.

Den overordnede stru k tu r

De lokalhistoriske arkiver h a r tra d iti­

onelt reg istreret arkivalier i arkivfon­

de, et lidt problem atisk begreb som er overtaget fra de statslige arkiver, men givet en n æ sten d iam etralt m odsat be­

tydning: I statslig t regi betyder regi­

strerin g i arkivfonde, a t m an bevarer den orden i m aterialet, som det h a r fået a f det kontor eller m inisterium , der h a r indleveret det. Denne praksis blev indført, fordi den stadig voksende

mængde arkivalier gjorde en emne- mæssig opdeling a f m aterialet til en m ere og mere uoverskuelig opgave - og dermed velsagtens a t der var for mange papirer, der ikke kunne findes igen. På de lokalhistoriske arkiver be­

tyder registrering i arkivfonde, a t m an sam ler alt m ateriale om en given per­

son, institution eller virksomhed, u a n ­ set hvem der h a r indleveret det. F ra slutningen af 1970’erne h a r m an tilli­

ge skrevet indkom stjournaler, altså kortfattede beskrivelser a f alt det m a­

teriale, der indgår i en aflevering, sam t hvem m an h a r fået det a f og hvornår. D ernæ st fordeles m aterialet til den egentlige registrering. Fotogra­

fier, AV-medier, storform ater (kort, tegninger og plakater) og diverse regi­

streres enkeltvis i hv ert sit system, mens de egentlige arkivalier sam let registreres i arkivfonde. På papir-regi- streringsarkene anfører m an øverst oplysninger om både arkivfondens og indkom stjournalens num re, og neden­

under beskrives de enkelte arkivalier under hinanden. P å de elektroniske registreringsark i A rkibas er der kun plads til a t skrive ét journalnum m er, så hvis arkivfonden indeholder m ate­

riale fra flere forskellige afleveringer, skal m an huske at skrive en henvis­

ning om a t løbenum m er 33-45 stam ­ m er fra indkom stjournal 1975/32.

M useerne h a r trad itio n elt kun fore­

tag et genstandsregistreringer, men si­

den 1960’erne h a r stadig flere m useer også sam let genstandene - og en del

andet m ateriale - i sager, der beskri­

ver hvordan og hvorfor m useet er kom­

m et i besiddelse a f de pågældende gen­

stande. Giverne - eller rettere tilveje­

bringerne, for de k an også være sælge­

re, idem ænd og andet - h a r ikke en speciel plads i stru k tu ren , m en er sim ­ pelthen personer der tilknyttes med en bestem t rolle, og dette kan gøres på såvel genstands- som sagsniveau.

Vores løsning blev a t tilføje et gen- standsniveau som det kendes fra m u­

seerne til arkivernes model. Eller a t tilføje en indkom stjournal, som den kendes fra arkiverne til m useernes model. U anset hvordan det form uleres er kernen, a t vi opererer med tre ni­

veauer, mens både m useer og arkiver k un arbejder med to.

Indkomstjournalen bruges kun til at registrere hvornår, hvordan og fra hvem institutionen h a r m odtaget en større eller m indre mængde arkivalier eller genstande. Det er velkendt, a t a r­

kiver ofte m odtager store m æ ngder m ateriale på en gang, men også m use­

erne m odtager af og til flere ting på en gang, m åske isæ r ved passiv indsam ­ ling. Det er p rak tisk ikke a t skulle skrive disse oplysninger flere gange, a t kunne se hvad en given ting kom sam m en med, og a t kunne skjule alle oplysninger om m odtagelsen i de tilfælde hvor giveren h a r krav på di­

skretion. E nhver journal tildeles en unik nøgle bestående a f det aktuelle å rstal og et fortløbende nummer.

Materiale er vores fællesbetegnelse

Figur 1. Arkivernes, museernes og vores overordnede struktu r

Nikolaj Frandsen og Jesper Boysen

for alle de ting, som m useer og arkiver m odtager fra det omgivende sam fund og påtag er sig at passe på for efterti­

den, altså arkivalier, genstande, foto­

grafier, film, bånd, kort, plakater, teg­

ninger, k u n stv æ rk er og sågar in te r­

views med ejere eller brugere om det indleverede m ateriale. U anset arten registreres m aterialet om trent som genstande på et m useum , dvs. hver for sig eller i ensartede grupper - regi­

strato ren bestem m er selv detaljerings- graden af registreringerne, det kan lige så vel væ re en enkelt kaffekande eller et skøde som et fotoalbum eller en flyttekasse med diverse papirer. Alt m ateriale er entydigt k n y tte t til en og k u n en journal, og h a r en unik nøgle bestående a f journalens num re og et løbenum m er indenfor journalen. På den måde k an m an nøjes med a t be­

skrive m aterialet én gang, selvom det indgår i flere sam m enhænge.

Samlinger er vores fællesbetegnelse for blan d t andet arkivernes arkivfonde og m useernes sager og kunstnere. De­

res unikke nøgle er et sam lingsnum - m er med et foranstillet bogstav, der angiver sam lingstypen og gør det m u­

ligt a t im portere sam linger fra både arkiver og m useer uden a t skulle æ nd­

re deres num re. M aterialet knyttes in ­ dividuelt til samlinger, hvilket inde­

bæ rer a t m ateriale fra en jo u rn al kan fordeles på en ræ kke forskellige sam ­ linger, og a t en enkelt sam ling k an in ­ deholde m ateriale fra m ange forskelli­

ge indkom stjournaler.

De tre niveauer løser et problem i arkivernes s tru k tu r uden a t genere m useernes praksis. Placeringen af alle form er for m ateriale sam m en er nyt og anderledes for både m useer og arkiver, m en vi håber alle vil sæ tte pris på det overblik, det giver. Da vi sam m enlig­

nede hvilke felter der benyttedes til re ­ gistrering a f forskellige form er for m a­

teriale, fandt vi naturligvis en hel m asse sam m enfald. Og så alligevel ikke. For selv så centrale k a ra k te risti­

ka ved m aterialet som datering, sted­

fæstelse og kategori viste sig ved n æ r­

m ere eftersyn at foregå på m eget for­

skellig vis. Tid og sted lykkedes det os a t sam ordne, m en kategorisystem erne kunne ikke slås sam m en uden a t øve grov vold mod registreringerne. Det vil vi gøre lidt næ rm ere rede for, inden vi ser på den samlede feltstruktur.

D ateringer

A rkiverne benytter som hovedregel yderår, altså et s ta r tå r og et slutår, m ens m useerne prim æ rt ben y tter sig a f en liste med navngivne perioder (som h a r sit udspring blandt arkæolo­

ger på N ationalm useet og derfor kun h a r m eget grove inddelinger a f tiden efter det sidste vikingetogt), m en h a r desuden en ræ kke årstalsfelter ru n d t omkring, og endelig rum m er DMI m u­

lighed for a t tilknytte ek stra d aterin ­ ger til stort set hvad som helst. D ertil kom m er den fantasifulde udfyldning af felterne, som både arkiver og m useer benytter sig af, n å r de tilgængelige op­

lysninger ikke passer i felterne, og så er re su lta te t a t et sam let datoform at skal kunne m ange ting på én gang: Det skal tillade navngivne perioder, fordi m an i arkæologien henregner fund til bestem te perioder på grundlag a f deres lighed med andre fund fra sam m e k u l­

tur, uden nødvendigvis a t vide præcis hvornår perioden started e og sluttede.

Det skal kunne rum m e regulæ re perio­

der bestående a f et s ta rtå r og et slu tå r eller med angivelse af m åned og m åske endda dag i m åneden. Det skal kunne angive, a t s ta rtå re t eller slu tå ret er u kendt eller a t perioden stadig er u af­

slu ttet, og det skal endelig kunne angi­

ve a t periodens s ta rt eller slutning er upræ cist angivet.

Sådan et datoform at kunne vi ikke finde, da vi ledte. Det gængse datofor­

m at i Windows tillader fx ikke datoer før 1. ja n u a r 100, hvilket gør det alde­

les uanvendeligt til arkæologiske regi­

streringer, og tillader desuden ikke ufuldstændige dateringer som fx kun et å rstal eller å r og m åned m en ingen dag, hvilket gør det uanvendeligt over­

a lt i historiske registreringer. Vi m åtte derfor konstruere et datoform at, der kunne rum m e alle de nødvendige for­

m er for dateringer.

Vores datoform at reg istrerer alting som perioder med en s ta rt og en slu t­

ning, og angiver således en enkelt d ate­

ring med samme dato for s ta rt og slu t­

ning. Det tillader å rstal helt tilbage til jordens skabelse, så det også k an benyt­

tes til natu rh isto risk e registreringer af fx dinosaurer, det tillader ufuld­

stændige dateringer bestående af år og m åned eller blot år og giver såm æ nd også mulighed for a t sæ tte klokkeslæt på, hvis nogen skulle have behov for det.

Det tillader a t periodens s ta rt eller slu t­

ning er ukendt eller a t perioden er uaf­

sluttet, og s ta rt og slutning k an des­

uden hver for sig angives a t være u sik­

re. Og sluttelig er der så m uligheden for a t tilføje et navn til en periodedefini­

tion. Vi h a r selvfølgelig integ reret m u­

seernes liste med alm ent accepterede periodeangivelser, m en enhver anden periodedefinition k an også tildeles et navn, hvis m an m åtte ønske det. Det kunne fx være 30-årskrigen. H er er frem gangsm åden a t definere en perio­

de, der begynder i 1618 og slu tte r i 1648, eventuelt angivet med præcisere dato­

er, og så trykke på knappen Ny periode og skrive navnet »30-årskrigen«. En navngiven periode er altså en datering a f fuldstæ ndig samm e slags som regu­

læ re årstal, blot med et navn tilføjet. I registreringerne vises navnet, og n å r m an søger, får m an friheden til både a t søge efter periodens navn og de bagved­

liggende årstal. Hvis m an søger efter dateringer, hvor s ta rtå re t er før -1000 og slu tå re t er efter -1000, vil alle regi­

strerin g er med dateringen »Bronzeal­

der« og alle underdelingerne a f bronze­

alderen til og med »Yngre bronzealder

periode 4« således også dukke op. Hvis det ikke er ønskeligt, k an m an snævre søgningen ind ved fx a t angive a t s ta r t­

å re t skal være mellem -1100 og -1000 og slu tå ret mellem -1000 og -900 - så vil k un »Yngre bronzealder periode 4« duk­

ke op sam m en med specifikke årstal, m en de øvrige navngivne bronzealder­

perioder vil ikke opfylde søgekriteriet.

Det der skrives i de enkelte registre­

ringer er en henvisning til en periode­

definition, hvilket indebæ rer a t m an blot skal rette denne definition og ikke alle registreringerne, hvis fx den al­

m ent accepterede opfattelse af Bronze­

alderen æ ndres, så s ta rtå re t eller slu t­

åre t skal rykkes.

Ind tastn in g en af dateringer kontrol­

leres grundigt af program m et, inden de gemmes. Det sikrer a t der ikke fore­

kom m er ugyldige dateringer i registre­

ringerne. I første omgang lavede vi et udførligt indtastnings vindue, hvor m an k an skrive år, m åned, dag, osv. i hver sit felt, m en senere h a r vi fået for­

finet en rutine, der gør det m uligt for program m et a t forstå de dateringer, m ennesker plejer a t skrive - det m este a f arbejdet v ar gjort i forvejen, i og med a t vi havde udviklet en ru tin e til a t tol­

ke de m ildest ta lt varierede in d ta stn in ­ ger i datofelterne i DMI og A rkibas - , og kun i de sjældne tilfælde, hvor pro­

gram m et ikke k an forstå det in d taste­

de, vises det udførlige indtastningsvin- due. De navngivne perioder k an n a tu r­

ligvis også in d tastes ved navn. Visnin­

gen a f dateringer foregår ligeledes så­

dan som m ennesker ønsker det snarere end på com puterens præm isser, fx »17.

- 23. ja n u a r 1999« eller »Efterrefor- m atorisk tid (1536 - 1660)«.

Stedsangivelser

H er ben y tter m useerne et system af topografiske num re, der er udarbejdet i begyndelsen af 1900-tallet og følgelig tag er udgangspunkt i den tids adm ini­

N ikolaj Frandsen og Jesper Boysen

Figur 2. Den sam m e stedsangivelse vist m ed gam le og nye a dm in istrative grænser. Som regel vil man slå visning a f hele hierarkiet fra, men a f o g til kan det være rart a t se det.

strativ e inddeling a f lan d et i amter, h erred er og sogne - og iøvrigt ikke blot dæ kker D anm ark, G rønland og F æ r­

øerne, m en også Skåne, H alland og Ble- kinge, Slesvig-Holsten og De vestindi­

ske Øer. A rkiverne tag er udgangs­

p u n k t i de adm inistrative græ nser ef­

te r kom m unalreform en, m en A rkibas indeholder ikke nogen cen tralt define­

re t stedliste, blot tre felter der typisk udfyldes med kommune, sogn eller by, og lokalitet. Det kostede en del møje og besvær, m en lykkedes faktisk a t u d a r­

bejde en h ierark isk liste med relatio­

nerne mellem de nye am ter, kom m uner og sogne og de gamle am ter, h erred er og sogne, som gør det m uligt a t få enhver stedsangivelse vist indenfor de gamle eller nye adm inistrative inddelinger el­

ler endog begge, og tillige søge på alt in ­ denfor et område. Vi er dog fuldt på det rene med a t dette ku n er en m idlertidig løsning, idet den endelige løsning vil væ re a t binde alle stedsangivelser til om råder eller punkter, der er defineret med koordinater på et kort (GIS).

Kategorier

M useer og arkiver ben y tter også hver sit kategorisystem , foruden a t m an i begge verdener i nogen grad benytter

bibliotekernes DK5. Vi overvejede selvfølgelig om det ville væ re m uligt også a t oversætte disse kategoriangi­

velser til et fælles system, fx DK5, m en valgte a t lade være, fordi det in ­ teressan te ved en kategoriangivelse ikke k un er selve den kategori, noget henregnes til, m en også denne katego­

ris placering i system et: Husflid h a r koden F8 i Saglig R egistrant for k u l­

turhistoriske museer, bedre kendt som Den grønne Registrant, m en n å r m an søger på denne kategori vil m an i de fleste tilfælde også gerne have u n d er­

kategorier som »Kostebinding« (F8c),

»Jydepottetilvirkning« (F8e) og »Hjem- megarvning« (F8i) med i resu ltatet.

»Husflid« h a r koden 68.07 i DK5, det h a r »Kostebinding« også, m ens »Jyde­

pottetilvirkning« skal findes under 76.236 og »Hjemmegarvning« under 67.51. Det ville vel også væ re absurd a t tro, a t den hierarkiske opbygning v ar ens i alle tre systemer, de er jo skabt til løsning a f forskellige opgaver.

At opbygge et fælles kategorisystem er en m eget stor opgave, der indebæ rer ombrydning af eksisterende h ie ra rk i­

ske stru k tu rer. Den ville vi ikke p å ta ­ ge os.

Vi var derfor nødt til a t lade de for­

skellige kategorisystem er a t leve vide­

re side om side - og sam tidig sikre m u­

lighed for søgninger på en kategori og dens underkategorier, altså på grund­

lag af kategoriernes koder såvel som deres navne. K un på den m åde kunne vi sikre, a t hver enkelt reg istrato r selv kan vælge, hvilket system, h an eller hu n vil bruge - eller hvilke systemer, for de sideordnede kategorisystem er åbner jo mulighed for a t m an k an a n ­ give kategorien i flere system er og der­

med få flere hierarkiske indgange til et givet emne.

Faste og variable felter

Figur 3 viser registreringsskæ rm en til skibe i DMI. Det viste skib - som er en faktisk registrering, ikke et opdigtet eksempel - er så uheldigt a t have skif­

te t navn. Den m ulighed blev der ikke taget højde for, da registreringsform u- laren blev udformet, og det tvinger re ­ gistratoren til a t finde et blot nogen­

lunde egnet sted a t skrive det tidligere navn, n å r h an synes det er en væ sent­

lig oplysning a t få med. Og bevares, a t skrive det tidligere navn sam m en med det senest gældende navn, er da et ganske fornuftigt valg, n å r det ikke kan væ re anderledes. Men hvad nu hvis skibet havde skiftet navn flere gange? Den samm e problem stilling gæ lder hjem stedet, m ens der er m ulig­

hed for a t angive to sæ t kendingsbog- staver og handler. Det er formentlig tilstræ kkeligt i de fleste tilfælde, men g a ra n teret ikke i alle. Felterne til be­

skrivelse af skibets udform ning er der ikke så m eget at udsæ tte på, om end brutto- og nettoregistertons efter nye og gamle m ålem etoder ikke er helt så relevante for en kajak som for en coa­

ster. Og bem æ rk de manglende felter til beskrivelse af m aster og sejl. Og sluttelig er der m ulighed for at angive hvor og hvornår skibet er forlist eller ophugget, m en om der er tale om det ene eller andet er åbenbart ikke væ ­ sentligt. Angivelsen a f ruten, skibet sejlede på ved forliset, er egentlig også et brud på form ularens logik - og hvil­

Figur 3. DMIs registreringsskærm til skibe. De forkortede feltnavne er: R31: Relation til sagen, Konstr:

Konstruktionstype, Rg: R und hæk, GF: Galionsfigur, Forh: Forhudningsmateriale, År: Forhudet år, Motor: M otor in dsat første gang (år), HK: M otorkraft i HK, LOA: Længde i meter, BOA: Bredde i meter, STD: D ybde i meter, TDw: Dødvægt, CML: Commerce-læster, BRT: Bruttoregisterton, NRT: Nettoregi- sterton, BT: B ruttoregisterton efter ny regler, NT: N ettoregisterton efter ny regler.

Nikolaj Frandsen og Jesper Boysen

ke ru te r det i øvrigt h a r sejlet på, er der ikke plads til a t skrive, hvis m an skulle væ re i besiddelse a f sådanne op­

lysninger. B em ærk endvidere, a t der er hele seks felter til dateringer, men at der alligevel h a r sneget sig et årstal ind i et syvende felt.

D ette er nok et af de m ere ekstrem e eksem pler på hvor m ange og specifik­

ke felter, der k an væ re på en registre- ringsform ular, m en det v ar ikke nød­

vendigt a t lede længe efter en proble­

m atisk udfyldning a f form ularen. Og det er den vigtigste pointe ved dette eksempel: U an set hvor godt m an tæ n ­ k er sig om, k an det sim pelthen ikke lade sig gøre a t udforme en formular, der både er overskuelig og rum m er alle de felter, som der bliver brug for på et eller andet tidspunkt. Den faste stru k tu r, der ideelt set sikrer a t der er et passende sted a t skrive hver enkelt relevant oplysning - og a t m an husker a t skrive alle relevante oplysninger - , re su lterer alt for ofte i det m odsatte:

At m an bliver d ru k n et i irrelevante felter, og til gengæld ikke k an finde noget passende sted a t skrive de rele­

vante oplysninger. Det som skulle væ re en lettelse bliver en hindring.

Alt dette gæ lder u a n se t om der er tale om try k te form ularer på papir el­

ler felter på en com puterskærm . Men det m å væ re fair a t sige, a t det foregår på papirform ularernes præm isser, for et com puterprogram kan også udfor­

mes lan g t mere fleksibelt, så det tilla­

der reg istrato rern e a t koncentrere sig om de væ sentlige træ k ved hver enkelt ting, sn arere end a t tvinge dem til a t registrere de sam m e træ k ved meget forskellige ting - sam tidig med a t m an fastholder den stram m e styring af, a t ensartede oplysninger placeres i de samm e, dertil indrettede felter.

På den baggrund besluttede vi a t skæ re a n tallet a f faste felter ned til et absolut m inim um og i stedet supplere med »variable« felter, a ltså felter der ku n vises og tag er plads op på sk æ r­

men, n å r der er brug for dem. Vi slog nu også to andre fluer med det samm e smæk. De variable felter gjorde det m uligt a t vise alle form er for m ateriale i det samm e vindue med de sam m e fel­

ter, i stedet for a t skulle æ ndre vindu­

ets opsæ tning til hver enkelt form for m ateriale. Og de variable felter gjorde det m uligt a t lade uforenelige opslags­

lister leve videre ved siden af h in a n ­ den.

I første omgang var der blot tale om inddeling af fritekstfelter i afsnit ved hjæ lp a f overskrifter. H vert nedlagt felt i m useernes og arkivernes hidtidi­

ge praksis blev konverteret til en over­

skrift i skabelonen til den pågældende form for m ateriale, således a t m an strak s ved oprettelsen a f en ny post h a r overskrifterne stående som h u ske­

liste. Hvis der er nogle af disse v ariab ­ le felter, der ikke skal udfyldes i den aktuelle post, k an m an sim pelthen slette overskriften, så den ikke fylder og forvirrer. Og omvendt, hvis m an h a r yderligere form er for oplysninger a t tilføje til registreringen, sørger m an for a t give dem en passende overskrift.

System et er åbent og fleksibelt, men alligevel stru k tu re re t. Det gæ lder også de opslagslister, som m an kan knytte til overskrifterne: Det er »åbne« hie­

rark isk e lister, dvs. lister m an selv kan oprette og udbygge efterhånden som m an får brug for det, sam t selvføl­

gelig de lister der v ar k n y ttet til de nedlagte felter. Men netop h er viste der sig et problem. Hvis m an ved søg­

ning skal have glæde af listernes hie­

rark isk e stru k tu r, altså kunne søge ef­

te r et givet pu n k t på listen og alle u n ­ derordnede punkter, er det nødvendigt a t skrive koden med ind i feltet - og det ser ikke særlig pæ n t ud.

I anden omgang flyttede vi derfor opslagsfelterne ud i underposter, som er ek strem t stra m t styrede og optim e­

rede til søgninger. Og ikke nok med det, vi giver også registratorerne m u­

lighed for a t gruppere oplysningerne i

Figur 4. En helt nyoprettet materiale-post med de oplysninger, skabelonen til materialetypen Fotogra­

fier indeholder.

begivenheder, så det tydeligt frem går hvordan de hæ nger sam m en. Selve be­

givenhederne h a r blot en typeangivel­

se (eller et navn, om m an vil) og angi­

velse a f om der er tale om en adm ini­

strativ begivenhed - altså noget der er sket i m useets eller arkivets regi - el­

ler om det er en begivenhed i m ateria­

lets eget liv. Inden for hver begivenhed k an m an frit tilføje så m ange egenska­

ber, som m an h a r behov for. Egenska­

berne går i nogle hovedtyper, såsom dateringer, stedangivelser, kategorian­

givelser, aktører, mål, simpel tek st og forskellige form er for henvisninger til andre poster, filer, litte ra tu r eller web- sider. Hver egenskab b estår af m indst tre oplysninger, nemlig dels arten - hvad er det, der dateres, stedfæstes, m åles osv., eller hvilken rolle spiller aktøren - , dels selve dateringen, stedsangivelsen, m ålet eller aktøren, og endelig et fritekstfelt til bem æ rk­

ninger. I nogle tilfælde er der desuden m ulighed for a t give egenskaben en yderligere kvalificering, såsom date- ringsm etoden eller m åleenheden.

Sam tlige lister er åbne, således a t re­

gistratorerne selv k an tilføje de punk­

ter, som de h a r brug for, og så vidt m u­

ligt organiseret h ierark isk i træ s tru k ­ turer.

Begivenheder og egenskaber kan naturligvis også fastsæ ttes i skabelo­

nerne, både som reelle væ rdier der skal tilføjes til en lang ræ kke poster og som uudfyldte værdier, der blot tjener til a t huske registratoren på at disse egenskaber skal udfyldes.

I figur 5 h a r vi tillad t os a t digte lidt videre på oplysningerne om skibet fra figur 3 og vise dem som begivenheder.

P å den m åde er der plads til a t angive så m ange ejere, hjem steder, redere, kendingsbogstaver osv., som der m åtte være behov for, uden a t oplysningerne bliver rodet sam m en. Tværtim od beri- ger de forskellige egenskaber i hver begivenhed hinanden, således a t vi fx ikke blot kan se a t skibet tidligere h a r heddet Iduna, m en a t det b ar dette navn m ens det v ar indregistreret i Bergen, og a t det altså v ar de nye d an­

ske ejere, der valgte et nyt navn.

Nikolaj Frandsen og Jesper Boysen

Sam tidig giver den nye s tru k tu r m ulighed for a t søge på alle dateringer eller stedsangivelser un d er et, hvis det er det, m an ønsker, i stedet for a t skul­

le vide, a t d ateringer k an forekomme i seks eller syv forskellige felter. Hvis m an ønsker en snæ vrere søgning, er det også m uligt, m an skal blot kombi­

nere søgningen på en datering med en søgning på dateringens art, altså fx Forlist år.

Nye anvendelser

M useer og arkiver er enige om a t m a­

teriale kun k an høre til i én samling, en arkivfond på arkiverne og en sag på m useerne. Det resp ek terer vi ved kun a t tillade m ateriale a t have en primær sam lingstilknytning, m en derudover tillad er vi så m ange sekundæ re sam- lingstilknytninger, som m an m åtte øn­

ske. Kald dem bare henvisninger, hvis det strid er m indre mod vanen. Men vores pointe er, a t alle sam linger er virtuelle, ja egentlig blot allerede u d ­ førte søgninger, på tvæ rs a f m ateriale­

typer og journaler. Det sam m e m ateri­

ale k an og bør optræ de i flere forskelli­

ge søgninger: Vel er det in teressan t hvorfor m useet h a r valgt a t anskaffe en given genstand, m en hvis der findes en sam ling om genstandens produ­

cent, bør den sandelig også tilknyttes den. Og et brev fra A til B er lige så re ­ levant for sam lingen A som for sam lin­

gen B, u an set om proveniensprincip- pet tolkes således, a t det hører til hos B, fordi h an som m odtager h a r gemt brevet og derm ed er arkivskaberen, el­

ler det tolkes således, a t det hører til hos A, fordi h an h a r skrevet det. Hvis m an vil se den rene arkivfond eller sag, uden sek u n d æ rt tilk n y ttet m ate­

riale, skal m an blot søge efter prim æ re sam lingstilknytninger. Den snævre sam ling og den udvidede sam ling be­

s tå r side om side uden a t genere h in ­ anden, og vi regner egentlig med at

Figur 5. I Basis kan man oprette lige præcis de begivenheder og egenskaber, som man har brug for i hver enkelt registrering. Dette eksempel or­

ganiserer oplysningerne fra en faktisk registre­

ring fra DM1 på en ny måde og tilføjer et par ek­

stra, fiktive oplysninger.

m an i stigende grad ikke vil skelne mellem prim æ re og sekundæ re til­

knytninger.

Program m et tillader også oprettelse a f sam linger af andre typer end muse- um ssager og arkivfondenes tre former, personarkivet, erhvervsarkivet og for- eningsarkivet. Det kunne fx være samlinger, der indeholder alt det m a­

teriale, der i tidens løb h a r væ ret k n y t­

te t til en bestem t ejendom eller lokali­

tet, familie eller socialgruppe. Pro­

gram m et k an tillige være et nyttigt redskab i forbindelse med forberedel­

sen af en udstilling: Hvis m an på et tidligt tid sp u n k t i processen opretter en sam ling a f typen U dstilling, kan den både rum m e de generelle form ule­

ringer om udstillingens emne og efter­

hånden få tilføjet henvisninger til det m ateriale, der skal indgå i udstillin­

gen - det er en m eget sim plere a r­

bejdsproces end a t skulle skrive sæ rli­

ge lister. N år udstillingen h a r væ ret vist, k an m an nedlægge sam lingen igen, fordi den h a r tjen t sit formål - m en vi anbefaler a t m an lader den be­

stå som dokum entation a f in stitu tio ­ nens udstillingsarbejde. Og det sam ­ me gælder selvfølgelig bøger og a rtik ­ ler, som institutionens m edarbejdere m åtte arbejde på.

Gennem de sidste 30-40 å r h a r m an på arkivom rådet deb atteret betim elig­

heden a f emne- eller sagregistre kon­

tra den formelle registrering, der ofte er blevet k ritiseret for a t u d arte til rene inventarielister. Det behøver ikke være et enten-eller. H er kan den rene inventarieliste med yderste lethed suppleres med em nebaserede sam lin­

ger p ræ sen teret med fyldige beskrivel­

ser - eventuelt med sæ rligt henblik på det generelle publikum . Denne proble­

m atik m ener vi er af stor betydning i en situation, hvor In te rn e t h a r væ nnet publikum til h u rtig adgang til formid­

let information.

En del af grunden til den trad itio ­ nelle insisteren på a t ting kun kan høre til i én arkivfond eller sag er de indlysende forhold, a t et m ateriale kun fysisk kan befinde sig ét sted, og a t registreringens prim æ re opgave er a t sikre, a t m an k an finde m aterialet, n å r m an skal bruge det. Det v ar helt berettiget en opgave, der tog meget tid og m ange k ræ fter i p ap irreg istrerin ­ gernes tid. Med com puternes søgemu­

ligheder er det heldigvis blevet en m e­

get lettere opgave. Hvis bare opstillin­

gen af hv ert enkelt m ateriale er be­

hørigt reg istreret og der tages hensyn til de forskellige typer m ateriales for­

skellige krav til forsvarlig opbevaring, er det i princippet ligegyldigt hvilket system det er opstillet efter - eller om der overhovedet er system i det. Derfor

m ener vi det er helt berettiget a t flytte fokus i retn in g a f formidling - til for­

skere såvel som lægfolk.

Program m et kan med et enkelt klik og nogle m in u tters ventetid eksportere sam lingerne med m ateriale og billeder til en søgbar database på Internet. Det burde gøre det m uligt for in stitu tio ­ nerne a t holde in tern etd atab asen op­

dateret. M an vælger selv hvilke sam ­ linger, der skal publiceres på In tern et - det skal forarbejderne til udstillinger og a rtik ler jo nok ikke.

Vi h a r overalt b estræ b t os på a t er­

sta tte koder og forkortelser med regu­

læ re beskrivende term er. Det gør regi­

streringerne lettere a t læse og mere m eningsfulde for lægfolk, m en vi tror egentlig også a t det er su n d t for fag­

folk ikke a t fylde hovedet alt for meget med koder og forkortelser. Vi lægger overalt op til, a t registratorerne kan skrive længere beskrivende tek ster som centrale dele a f registreringerne, for vi tro r a t grundigere beskrivelser a f m ateriale og sam linger på den ene side k an spare in stitu tio n er og borgere for en del frugtesløse besøg og på den anden side anspore til yderligere for­

dybelse i stoffet.

Program m et er opbygget, så m an med et enkelt klik k an skifte fra at have journalen som overordnet post, hvorved m aterialevinduet viser alt det m ateriale, journalen indeholder - til a t have sam lingen som overordnet post, hvorved m aterialevinduet viser a lt det m ateriale, sam lingen indehol­

der. D esuden k an hvert enkelt vindue med et klik skifte fra detaljeret vis­

ning a f en enkelt post til listevisning a f en m asse poster.

Derfor h a r vi også lavet et ganske elaboreret søgesystem, hvor m an k an foretage søgninger på hv ert eneste felt, enkeltvis eller i kom binationer, uden a t vide noget om SQL-syntaks.

Den lille lam pe over et felt lyser, n å r en søgning på det pågældende felt er aktiveret. I fritekstfelterne er det fri­

N ikolaj Frandsen og Jesper Boysen

tekstsøgning, i de stram m ere styrede felter søger m an efter de definerede opslagsvæ rdier og deres hierarkiske stru k tu r. Vi m ener a t det er helt af­

gørende a t søgningerne foretages i sel­

ve registreringerne og ikke i en adskilt stikords stru k tur, både fordi kræ fterne bør bruges på a t gøre registreringerne så kom plette som m uligt og fordi m an h elt n a tu rlig t er m ere m otiveret til at finde de re tte søgetermer, n å r m an le­

der efter noget, end n å r m an skal finde på stikord. Vi overvejer a t oprette en søgeordbog, hvor m an efterhånden k an tilføje andre stavem åder og syno­

nym er og således på en enkel måde k an søge efter fonograf og phonograph sam tidig med a t m an søger efter rejse­

grammofon.

De stadig flere filer af forskellig slags - billeder, digital lyd og video, dokum enter, udgravningsoptegninger osv. - som skal knyttes til reg istrerin ­ gerne, k an m eget vel tæ nkes a t fylde mere end der er plads til på in stitu tio ­ nens harddiske. Derfor skelner vi mel­

lem originaler, som k an placeres på udskiftelige diske, og arbejdskopier, som ligger på harddisken og er tilgæ n­

gelige hele tiden, m en godt m å være lavet i et tabsgivende form at. Arbejds­

kopierne a f billeder bliver autom atisk skaleret ned og konverteret til JPEG - form at, n å r de tilknyttes, m en pro­

gram m et gem m er desuden oplysnin­

ger om originalens placering, og hvis der er tale om en udskiftelig disk som fx en hjem m ebræ ndt cd, er det for en­

hver m edarbejder m uligt a t arbejde med originalen fra eget cd-drev.

Afslutning

Den overordnede s tru k tu r lykkedes det a t finde en ny løsning på, som til­

fredsstiller både m useernes og a rk i­

vernes behov, m åske endda lidt bedre end de traditionelle s tru k tu re r gør.

Dermed er det m uligt for m edarbejder­

ne a t få det samlede overblik over m a­

terialet og sam lingerne, fordi de alle er reg istreret i det sam m e system. P å to meget centrale punkter, tid og sted, er det også lykkedes a t skabe fælles refe­

renceram m er, som med relativ t enkle m idler giver m ere præcise og sigende registreringer. Men på en lang ræ kke andre p u n k ter skulle der så grove in d ­ greb til i de traditionelle reference­

ram m er, a t vi i stedet valgte a t tillade dem a t leve videre side om side. Så k an m an jo håbe på a t praksis hen ad vejen konvergerer. For det er jo i g ru n ­ den en sæ r og kunstig græ nsedragning mellem m useers og arkivers arbejds­

områder.

Der h a r i tidens løb udviklet sig tem ­ melig m ange og store forskelle i ark i­

vers og m useers registreringspraksis.

Nogle a f dem skyldes naturligvis det forskellige m ateriale, m an arbejder med, m en det er nok i virkeligheden den m indste del. En langt vigtigere å r­

sag er det forhold, a t det h a r væ ret i orden a t gøre ting på hver sin måde, a t m an ikke prøvede a t re tte ind efter hinanden. I de kom binerede in stitu tio ­ ner lever ark iv arer og m useum sin­

spektører ikke længere i hver sin ver­

den, og så bliver behovet for såvel en mere e n sa rte t praksis som sam let overblik over in stitutionens sam linger påtræ ngende. Det v ar den baggrund, vi indledte arbejdet på. Og hvad h a r vi så opnået?

Den m eget åbne og fleksible stru k ­ tur, vi valgte for a t give plads til de ek­

sisterende forskelligheder, h a r sam ti­

dig den fordel, a t den let og sm idigt k an tilpasses til registrering af m ate­

riale, m an slet ikke h a r overvejet at registrere endnu. Uden a t det er nød­

vendigt at definere nye formularer.

Selvom vi ikke h a r næ vnt det før, h a r vi i hele processen holdt os for øje, a t stru k tu re n også skal kunne håndtere kunstm useers registrering a f k u n stn e­

re og deres væ rker og skitser, skoler og påvirkninger, ejerskifter og udstillin­

ger - en k u n stn er er en sam ling på li­

nie med et privatarkiv, og et væ rk er m ateriale. M åske k an den endda be­

nyttes til natu rh isto risk e samlinger, det m å komme an på en prøve.