Perspektivering  -­  anbefalinger

Baseret  på  analysens  konklusion,  besvarer  denne  afsluttende  perspektivering,  hvordan  KK  bør   organisere  sin  interne  kommunikation.  

Jeg  har  formuleret  <ire  praksisorienterede  anbefalinger.  

!

Formalisering  af  kommunikation  

Fra  både  de  centrale  og  decentrale  respondenter  blev  der  givet  udtryk  for,  at  der  i  KK  ikke  

<indes  en  struktureret  tilgang  til  brug  kanaler.  Min  anbefaling  er  dermed  at  brug  af  kanaler   formaliseres,  enten  samlet  for  hele  KK  eller  forvaltningsspeci<ikt.  Dette  kan  ske  gennem  en   kanalstrategi  eller  kommunikationspolitik.  At  benytte  faste  kanaler  til  faste  typer  af  indhold   vil  gøre  det  lettere  for  alle  parter  at  lykkes  med  intern  kommunikation.  For  

kommunikationsmedarbejdere  vil  det  lette  arbejdsprocessen  og  bidrage  til  ensartethed  samt   retning  for  kommunikationen.  For  øvrige  medarbejdere  vil  formaliseringen  gøre  det  lettere  at   opsøge  nødvendig  information,  og  det  vil  ligeledes  være  lettere  at  sortere  i  den  tilgængelige   information.  


Strategisk  brug  af  kanaler  sikrer  ligeledes  intern  vidensdeling,  hvilket  er  særligt  relevant  for   KS  baseret  på  respondenternes  input.  Her  blev  givet  udtryk  for  at  der  både  indefra  KS  og  ude   fra  forvaltningerne  er  forvirring  omkring  “hvem  der  ved  hvad”,  “hvor  jeg  kan  få  hjælp”,  “hvis   ansvarsområde  dette  er”  mm.  

Når  først  formaliseringen  er  udformet,  bliver  næste  udfordring  at  få  den  implementeret  og   videreformidlet.  

Særligt  for  BIF  kan  formaliseringen  bidrage  til  at  rydde  op  i  kanaler,  hvilket  både  centrale  og   decentrale  medarbejdere  udtrykte  som  en  nødvendighed.  

SOF-­‐speci<ikt  bør  arbejdet  også  inkludere  en  vurdering  af  superbrugere  som  kanal.  På  trods  af   teoretisk  opbakning  for  brug  af  superbrugere  som  kommunikatører,  gav  de  decentrale  

respondenter  udtryk  for  at  kanalen  ikke  er  succesfuld.  Alternativt  bør  lederne  måske  i  højere   grad  benyttes,  jævnfør  næste  afsnit.  

For  KS  vil  en  kanalstrategi  bidrage  både  til  samarbejdet  med  medarbejderne  i  KK,  men  den  vil   ligeledes  sætte  system  i  horisontal  koordinering  og  kommunikation  gennem  intern  

vidensdeling,  hvilket  efterspørges  af  respondenterne.  

Generelt  vil  udarbejdelsen  af  en  kanalstrategi  ligeledes  klarlægge  de  særskilte  behov,  der  er   for  kommunikation  i  organisationens  forskellige  dele.  Eksempelvis  er  der  stor  forskel  på  KK   medarbejderes  arbejdsdag  -­‐  nogle  sidder  ved  et  skrivebord,  foran  en  computer,  mens  andre   bruger  dagen  sammen  med  borgere,  og  derfor  ikke  i  samme  grad  har  adgang  til  mail,  intranet   eller  andre  kanaler.  For  de  medarbejdere  bør  kommunikation  altså  sendes  i  god  tid,  for  at   sikre  budskabet  når  frem  i  tide.  

!

Udnyt  lederen  som  kommunikatør  

Både  teoretisk  og  empirisk  er  linjekommunikation  vurderet  som  den  primære  kanal  for  vigtig   information.  De  adspurgte  medarbejdere  så  alle  helst,  at  vigtig  information  kommer  fra  deres   nærmeste  leder.  Som  sådan  udgør  linjekommunikation  altså  en  mulighed  for  den  interne   kommunikation  i  kommunen,  da  brugen  af  ledere  som  kommunikatører  ikke  er  formaliseret.    

En  udfordring  i  forbindelse  med  brug  af  linjekommunikation  er,  at  lederne  skal  være  klædt  på   til  opgaven  for  at  dette  skal  lykkedes.  

For  BIF  bør  denne  anbefaling  let  være  implementeret  i  og  med  forvaltningen  lader  til  at  have   en  fast  og  vellykket  tilgang  til  linjekommunikation,  om  end  den  ikke  er  formaliseret.


For  både  SOF  og  KS  består  udfordringen  i  at  få  klædt  lederne  på  til  opgaven.  Her  kan  opgaven   være  temmelig  omfattende,  da  mange  chefer  formentligt  slet  ikke  er  bevidst  om  deres  

kommunikationsansvar  eller  er  klar  over  betydningen  af  god  kommunikation.  Dette  anbefales   derfor  at  være  primært  fokus  ved  implementering  af  linjekommunikation.  

!

Styrk  den  organisatoriske  identitet  

Til  de  kvalitative  interviews  udført  i  forbindelse  med  specialet,  blev  der  givet  udtryk  for  en   distance  i  kommunen,  der  er  manifesteret  både  fysisk  i  form  organisationsstrukturen  med   mange  decentrale  enheder,  samt  ikke-­‐fysisk.  Den  ikke-­‐fysiske  distance  blev  udtrykt  af   respondenterne  som  en  manglende  fælles  organisationsidentitet  for  medarbejdere  i  KK.  

Respondenterne  udtrykte  dette  ved  at  angive,  at  de  ikke  anser  sig  selv  som  ansatte  i  KK,  men   de<inerer  deres  arbejde  ud  fra  lokale  tilhørsforhold.  Ligeledes  blev  denne  distance  udtrykt  af   BIF  og  SOF  på  forvaltningsniveau  som  forskelle  imellem  centrale  og  decentrale  dele  af  

forvaltningen,  gennem  en  manglende  indsigt  i,  hvordan  man  arbejder  forskelligt,  hvilket  kan  

skabe  frustration  og  besværliggør  samarbejdet.  Distancen  på  forvaltningsniveau  gør  det  for  

decentralt  ansatte  svært  at  se  årsager  bag  beslutninger,  der  træffes  centralt,  hvilket  kan  skabe  

modstand.  Fra  centralt  medvirker  distancen  til  at  besværliggøre  kommunikationen  i  denne,  da   det  er  svært  at  tilpasse  kommunikationen  lokalt.  

Baseret  på  ovenstående  er  min  anbefaling  til  Københavns  Kommune  at  udarbejde  en  intern   kampagne,  der  skal  øge  bevidstheden  om  det  store  organisatoriske  fællesskab  og  styrke  den   organisatoriske  identitet.  


På  forvaltningsniveau  vil  førnævnte  anbefaling  ligeledes  gavne.  Herudover  kan  man  med   fordel  få  skabt  netværk  gennem  øget  samarbejder,  fokus/arbejdsgrupper  eller  lignende.    

!

Forbedring  af  image  (KS  speciIik)  

Afslutningsvist  vil  jeg  betone  at  KS  bør  fortsætte  med  at  arbejde  på  et  forbedret  image.


Forretningspartnerfunktionen  vurderes  som  et  godt  initiativ  hertil.  Derudover  er  brug  af   bruger/fokusgrupper  ligeledes  værdifulde.  Både  for  forretningspartnerfunktionen  samt   brugergrupper  gælder  det,  at  de  i  høj  grad  giver  KS’  brugere  mulighed  for  at  give  feedback  til   de  løsninger  og  den  service,  KS  leverer.  Ligeledes  får  KS  herigennem  mulighed  for  at  informere   om  de  ændringer,  der  foretages  som  følge  af  brugernes  feedback,  hvilket  forhåbentligt  har  en   positiv  effekt.


Et  særligt  fokuspunkt  for  KS  bør  ifølge  empirien  være  Serviceindgangen,  der  er  den   brugerrettede  del  af  KS,  og  som,  respondenterne  udtrykte,  leverer  svingende  kvalitet.  Alle   respondenter  kunne  nævne  dårlige  eller  frustrerende  oplevelser  med  denne  del  af  KS.


!

!

!

!

!

!

!

!

!

In document Intern  kommunikation  på  Danmarks  største  arbejdsplads   !! ! ! !! (Sider 84-87)