DOK. NR. 17/02860-8 REF. ANKL
REFERAT
MØDE I BESTYRELSEN, 30. JANUAR 2018, KL. 15.30-19.30 IMR, WILDERS PLADS 8K, 1403 KBH. K.
DELTAGERE Universiteter Jesper Lindholm Karin Buhmann Sune Lægaard
Louise Halleskov Storgaard Tim Jensen
Rådet
Dorthe Elise Svinth (fmd) Stig Langvad
Mette Boye Henriette Laursen Carsten Fenger
Det Grønlandske Råd Anita Hoffer
Medarbejderrepræsentant Lise Garkier Hendriksen Direktion
Jonas Christoffersen Louise Holck
Eva Grambye Esben Geist
Ann Lisbeth Ingerslev
Andreas Klitgaard Bojsen (ref.) Pkt. 7
Søren Laursen (fmd. rådet) AFBUD
Jørn Vestergaard Ruth Lauge
PUNKT TID, EMNE, FORMÅL ANSVARLIG, DEADLINE
1. Kl. 15.30: Godkendelse af dagsorden (beslutning)
Beslutning: Dagsordenen blev godkendt. FMD
2. Kl. 15.35: Godkendelse af referat (beslutning) Bilag: 2.1 Referat af 21. november 2017.
Beslutning: Referatet blev godkendt med bemærkning om;
• Pkt. 3; udløbsdato for udpegningsperioder ændres fra 2021 til 2019.
• Pkt. 5: Formandskabet drager omsorg for, at der udsendes en nærmere arbejdsplan for 2018 på baggrund af
FMD
drøftelser om det nationale arbejde på december-mødet og det internationale arbejde på marts-mødet.
3. Kl. 15.40: Økonomiske/administrative forhold (orientering og beslutning)
Bilag: 3.1 Ny tilskudsaftale; 3.2 Ny økonomistyringsmodel; 3.3 Resultat af effektiviseringsindsatser 2017; 3.4 Kommissorium – nye effektiviseringsindsatser 2018; 3.5 Procedure for
håndtering af klagesag fra ’Foreningen far’ vedr. rådets nedsættelse i 2017.
Kommentar:
Bestyrelsen besluttede på sommerseminaret, at mødetiden bør prioriteres bedre. Derfor foreslås de følgende punktet af økonomiske og administrativ karakter behandlet i al
væsentlighed på grundlag af det skriftlige materiale.
• Ad. ny tilskudsaftale: Instituttet er fra 1. jan. 2018 gået fra en reservationsbevilling til en driftsbevilling. Bevillingens størrelse er uændret. Som konsekvens af bevillingsskriftet skal der indgås en tilskudsaftale mellem Udenrigsmini- steriet og Instituttet. Direktionen har udarbejdet et notatforklæde til tilskudsaftalen, der beskriver de ændringer, bevillingsændringen medfører. ØU’s bemærkninger er indarbejdet.
• Ad. ny økonomstyringsmodel: Instituttet har som følge af ny tilskudsaftale mulighed for tilpasse økonomistyrings- modellen, så regnskabsperioder, budgetlægning, prognoser og økonomirapportering til direktion og bestyrelse tilrette- lægges på en måde, der passer til de interne snarere end de eksterne behov. Det betyder bl.a., at regnskabsåret ændres derfor fra opdeling i 4 kvartaler til fremover at blive opdelt i 3 perioder på 4 måneder hver.
• Ad. resultat af effektiviseringsindsatser 2017: Bestyrelsen vedtog et institutmål for 2017, der havde til formål at iværksætte initiativer i 2017, der dels skulle øge
brugervenligheden af vores systemer, dels trimme de mest tidskrævende administrative procedurer. Bestyrelsen orienteres derom med henblik på at tiltræde 2018- indsatserne, jf. næste punkt.
• Ad. kommissorium for nye effektiviseringsindsatser 2018:
Bestyrelsen tiltrådte på mødet den 29-30. sep. 2017, at der
DIR
også i 2018 skal udarbejdes et organisationsudviklings- projekt, der skal mindske unødig administration, og at bestyrelsen på januar mødet vil få forelagt til beslutning planlagte indsatser til gennemførelse af målet i 2018.
• Ad. procedure for håndtering af klagesag fra ’Foreningen Far’: Foreningen Far har i forlængelse af aktindsigtsanmod- ning d. 1. dec. 2017 anmodet om, at nedsættelsen af det nye Råd af 1. mar. 2017 går om med henvisning til bl.a.
kønsdiskrimination, forfordeling og utilstrækkelig repræsentation. Formandskabet har til bestyrelsens beslutning udarbejdet et forslag til procedure for håndtering af klagesag.
Indstilling:
• Bestyrelsen tiltræder udkastet til tilskudsaftale, der underskrives at direktøren, når den nærmere proces er aftalt med Udenrigsministeriet.
• Bestyrelsen tager orientering af ny økonomistyringsmodel til efterretning.
• Bestyrelsen tager orientering af resultat af effektiviseringsindsatser 2017 til efterretning.
• Bestyrelsen tiltræder nye effektiviseringsindsatser 2018.
• Bestyrelsen tiltræder procedure for håndtering af klagesag fra Forening far vedr. Rådets nedsættelse 2017.
Drøftelse: Bestyrelsen efterspurgte afklaring om dels moms, dels instituttets fortsatte brug af Statens indkøbsaftale samt, hvorfor ’Foreningen far’ ikke havde ansøgt om optagelse i rådet sidste år. Hvad angår momsudgifter afsættes og periodiseres de ind i regnskabsaflæggelserne, og hvad angår statens indkøbsaftale kan instituttet frit vælge til og fra, afhængig af, hvad der passer instituttet bedst. Direktionen var ubekendt med, hvorfor Foreningen far ikke havde søgt.
Bestyrelsen ønskede i tilskudsaftalen en præcisering af, at instituttets årsregnskab også fremadrettet skal underskrives af bestyrelsen (ikke blot ledelsen), samt at arbejdet med at professionalisere instituttets arbejde med kontrakter gælder såvel nationale som internationale kontrakter.
Beslutning: Punkt om ny økonomistyringsmodel fremsættes til godkendelse, hvorefter bestyrelsen tiltrådte;
• ny tilskudsaftale med tekniske ændringer og præcisering af, at årsregnskab også underskrives af bestyrelsen,
• ny økonomistyringsmodel,
• nye effektiviseringsindsatser 2018 med præcisering af, at arbejdet med at professionalisering af kontrakter også gælder nationale kontrakter og
• procedure for håndtering af klagesag fra Foreningen far.
Bestyrelsen tog endvidere orientering af resultat af effektiviseringsindsatser 2017 til efterretning.
4. Kl. 15.50: Internationalt arbejde (orientering og beslutning) Bilag: Intet bilag.
Kommentar: Bestyrelsen har primært behandlet det internationale arbejde ud fra et overordnet strategisk og finansielt perspektiv. I fortsættelse af tidligere beslutning om prioriteringen af møderne i 2018 orienterer vicedirektør Eva Grambye nærmere om det internationale område, jf.
tilsvarende mødepunkt sidste gang om det nationale arbejde.
Indstilling: Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning og udpeger områder inden for det internationale område, som bestyrelsen ønsker at dykke dybere ned i i 2018.
Drøftelse: Vicedirektør Eva Grambye indledte drøftelsen med et kort indlæg, hvor hun dels gennemgik den internationale strategi og dertilhørende ’theory of change’, dels opremsede en række læringspunkter og dilemmaer. Bestyrelsen takkede for oplægget og kom med en række bud på emner på det internationale område til bestyrelsens videre drøftelse i 2018, herunder;
• NHRI-samarbejde
• Synergi mellem nationalt og internationalt område
• Kriterier for valg af lande/emner/projekter
• Mainstreamning af diskriminationsbeskyttelse set i lyset af instituttets nationale mandater
• Monitorering og evaluering
• Virksomhedssamarbejde
De væsentligste dilemmaer mere konkret, jf. PP
DIR
Beslutning: Formanden takkede for godt og inspirerende oplæg og bestyrelsens mange gode bud på emner.
Formandskabet udarbejder nærmere arbejdsplan for bestyrelsens møder i 2018 til forelæggelse bestyrelsens beslutning på mødet den 1. marts 2018.
5. Kl. 16.40: Instituttets behandling af enkeltsager (drøftelse og beslutning)
Bilag: 5.1 Baggrundsnotat – enkeltsager.
Kommentar: Instituttet har bi-interveneret i en række enkeltsager med forskellige grad af succes, ligesom enkelte sager har været indbragt for Ligebehandlingsnævnet.
Bestyrelsen orienteres om direktionens overvejelser og forslag til fremtidig prioriteringen af enkeltsager.
Indstilling: Bestyrelsen tager orienteringen om instituttets hidtidige indsats i enkeltsager til efterretning og tiltræder, at;
a) arbejdet fortsættes med et klarere fokus på at skabe retsafklaring, navnlig i det omfang lovgivning lægger sig meget tæt op ad den yderste grænse for Danmarks menneskeretlige forpligtelser og
b) der arbejdes målrettet med klar kommunikation af formålet med instituttets rolle i forhold til
enkeltsagsområdet.
Drøftelse: Bestyrelsen takkede for et særdeles godt
baggrundsnotat. Bestyrelsen drøftede notatet og tilsluttede sig grundlæggende tankegangen om, at instituttet tydeligere skal kommunikere dels formålet med at bi-intervenere, dels at grundlaget for det juridiske kan ændre sig over tid i takt med bevægelser i det omkringliggende samfund. Bestyrelsen tilsluttede sig direktionens indstilling om, at succeskriteriet ikke er, hvorvidt de konkrete sager vindes eller tabes, idet instituttet har en væsentlig rolle i at bidrage til at afklare, hvor grænserne for det juridiske og dermed det politiske råderum går - ikke mindst i en tid, hvor domstolene overlader mere råderum til politikerne. Formanden oplyste, at direktionens beslutning om at indtræde i konkrete sager som hidtil vendes med formandskabet.
Beslutning: Bestyrelsen besluttede:
DIR
• at arbejdet med enkeltsager fortsættes med fokus på at skabe retsafklaring og beskytte menneskerettighederne, navnlig i det omfang lovgivning lægger sig tæt op ad den yderste grænse for Danmarks menneskeretlige
forpligtelser, og
• at instituttets rolle i forhold til enkeltsagsområdet kommunikeres klart.
6. Kl. 17.30: Pause
7. Kl. 17.40: Rådet – Præsentation ved fmd. Søren Laursen og indstilling til rådet vedr. udpegning af nye
bestyrelsesmedlemmer (orientering og beslutning) Bilag: 7.1 Indstilling til rådet vedr. udpegning
Kommentar: Rådets formand giver en kort præsentation af sine visioner for rådets arbejde og samarbejdet med bestyrelsen. Bestyrelsen drøfter herefter indstilling til dels bestyrelsens mandatfordeling, dels kompetencebehov mhp.
indstilling til rådet, der træffer beslutning om udpegningsproces mv. d. 22. februar.
Indstilling: Bestyrelsen tager præsentationen af rådets
formand til efterretning og tiltræder indstilling til rådet om dels mandatfordelingen blandt de rådsudpegede medlemmerne, dels de særlige kompetencer, som rådet kan vælge at lade indgå som kriterium for rådets valg af nye
bestyrelsesmedlemmer.
Drøftelse: Bestyrelsesformanden takkede rådets formand for at deltage under dette punkt med henvisning til bestyrelsens fortsatte ambition om, at styrke samarbejdet med rådet.
Bestyrelsen så frem til at invitere rådets formand også ved en senere lejlighed, ligesom bestyrelsen havde det klare mål at være repræsenteret på alle møderne i Rådet.
Rådets formand kvitterede for invitationen og for samarbejdet mellem bestyrelsen og rådet. Herefter introducerede han de første overvejelser, han har gjort sig, herunder overvejer formanden at nedsætte flere ad hoc arbejdsudvalg, ligesom han ønsker at påtage sig en fortalervirksomhed, selv om Rådet
for Menneskerettigheder ikke måtte have drøftet eller indtaget et standpunkt på et givent område.
Bestyrelsen drøftede herefter indstillingen til rådet om udpegning af nye bestyrelsesmedlemmer, herunder hvilke kompetencer bestyrelsen har mest brug for i lyset af
instituttets udvikling nu og på sigt. Bestyrelsen overvejede i den henseende behovet for kompetencer, der enten kan være lidt mere oppositionelle ift. den linje, bestyrelsen nu har lagt, og/eller som styrker instituttets internationale arbejde, herunder arbejdet med internationale virksomheder og partnerskaber.
Beslutning: Bestyrelsen tiltrådte at orientere rådet om, at bestyrelsen gerne ser følgende udfald af processen;
• Henriette Laursen anses for at varetage kønsmandatet
• Dorthe Elise Svinth genudpeges på almindeligt mandat
• Mindst én af de nyudpegede bestyrelsesmedlemmer bør have særlig ekspertise inden for globale
menneskerettigheds- og udviklingsspørgsmål betydning for instituttets internationale område. Bestyrelsen
fremhævede endvidere, at det vil være et plus, hvis kandidaten har samarbejdserfaringer med private virksomheder.
Bestyrelsen indstiller endvidere til rådet, at processen for udpegning af nye bestyrelsesmedlemmer følger den, der blev anvendt sidst og som sikrer mest mulig transparens og pluralisme i lyset af FN’s Paris principper.
8. Kl. 18.10: Instituttets arbejde med menneskerettigheder i Grønland (orientering)
Bilag: 8.1 Baggrundsnotat om IMR i Grønland.
Kommentar: Bestyrelsen introduceres for dels det arbejde, der allerede pågår i Grønland, dels de overvejelser om arbejdet, direktionen gør sig på lidt længere sigte.
Indstilling: Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.
DIR
Drøftelse: Vicedirektør Louise Holck gav en orientering om instituttets arbejde i Grønland, herunder den strategiske ramme og de erfaringer, instituttet har høstet siden 2013, hvor arbejdet med Grønland blev intensiveret.
Bestyrelsen takkede for et godt oplæg, hvorefter den rådsudpegede fra Grønland, Anita Hoffer, supplerede med oplysninger om dels den meget aktive brug af instituttets statusrapport af relevante Grønlandske aktører, dels de udfordringer instituttet og andre eksterne aktører møder i bestræbelserne på forbedre de menneskeretlige forhold på Grønland. Bestyrelsen drøftede herefter, hvordan instituttet kan fortsætte arbejdet med i Grønlandske institutioner.
Beslutning: Bestyrelsen kvitterede for det arbejde, instituttet har udført i Grønland og tilsluttede sig, at arbejdet fortsættes efter de retningslinjer og prioriteringer, den hidtil er fulgt.
Endelig var der et ønske om at følge dette arbejdere tættere end tidligere, og hvordan dette bedst kan ske vil man vende tilbage til efter drøftelse med direktionen.
9. Kl. 18.55: Formandens beretning (orientering) Bilag: Intet bilag
Kommentar: Formanden aflagde beretning med fokus på;
• Formandskabets deltagelse på instituttets nytårskur
• Bestyrelsen besluttede i december 2016, at bestyrelses- vederlagets størrelse skulle revurderes senest ved udgangen af 2017. Formanden foreslår udskydelse til 1.
marts 2018.
Indstilling: Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.
Beslutning: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning.
FMD
10. Kl. 19.00: Direktørens beretning (orientering) Bilag: 10.1 Mediedækning 4. kvartal
Kommentar: Direktøren aflagde beretning med fokus på;
• Mediedækning 4. kvartal (se bilag 10.1)
DIR
• Ytringsfrihedskommission. Kommissoriet kan findes på jm.dk. Kommissionen mødes første gang 19. januar.
Arbejdet er på Rådets dagsorden den 22. feb., hvor bestyrelsen kan deltage.
• Review af internationalt arbejde. Et udkast er modtaget.
Der er overordnet positiv tilbagemelding og anerkendelse af instituttet som en stærk strategisk partner. Rapporten kredser dog om 1) effekten af vores partnerskabstilgang og 2) vores evne til at dokumentere effekten af indsatserne.
Når et endeligt review er modtaget, udarbejder direktionen en opfølgningsplan, som bestyrelsen som minimum
orienteres om.
• Instituttets re-akkreditering. GANHRI Sub-komiteen havde bemærkninger om bl.a. bestyrelsens udpegnings- og afskedigelsesprocedure, lovens mandat og forholdet mellem uafhængighed og UM’s donationer. Den videre behandling er udskudt til november 2018. Formandskabet kommer med forslag til håndtering af komiteens
kritikpunkter på marts-mødet.
• Kommende skriftlig godkendelsesprocedure af Kina/SIDA kontrakter.
• Europaråd. Direktøren har haft regeringens erklæring i høring. Endelig udgave ventes offentliggjort i april.
Indstilling: Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.
Beslutning: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning.
11. Kl. 19.05: Nyt fra bestyrelsesmedlemmerne (orientering)
• Karin Buhmann har udgivet en ny bog: Changing
Sustainability Norms through Communication Processes:
The Emergence of the Business and Human Rights Regime as Transnational Law.
FMD
12. Kl. 19.10: Evaluering af dagens møde (orientering)
• Bestyrelsen kvitterede for et godt møde og fandt balancen mellem skriftlige orienteringer/beslutningsoplæg og tid til strategiske drøftelser tilfredsstillende.
• Formanden beklagede, at der igen var kommet mange punkter på dagsordenen, men det havde dog vist sig muligt
FMD
at gennemføre mødet med tilstrækkeligt rum for diskussion på de væsentligste punkter.
• Formanden oplyste, at der fremover – af hensyn til medlemmer rejsende fra Århus - vil blive draget omsorg for, at møderne skal sluttes tidligere, hvis der er planlagt efterfølgende spisning.
13. Kl. 19.15: Evt.
• Udsendelse af materiale til marts-mødet kan blive udskudt et par dage på grund af vinterferien.
FMD
Kl. 19.30-21.00: Middag i Skuespilhuset (julefrokost)
