REFERAT MØDE I BESTYRELSE, 20. NOVEMBER 2018, KL. 15.30-19.15, WILDERS PLADS 8K, 1403 KBH. K, NORDSKOV

(1)

DOK. NR. 18/02500-3 REF. ANKL

REFERAT

MØDE I BESTYRELSE, 20. NOVEMBER 2018, KL. 15.30-19.15, WILDERS PLADS 8K, 14 03 KBH. K, NORDSKOV

DELTAGERE Universiteter Jesper Lindholm Sune Lægaard Jørn Vestergaard

Louise Halleskov Storgaard Karin Buhmann (via Skype)

Rådet

Dorthe Elise Svinth (fmd) Mette Boye

Henriette Laursen (÷ pkt. 9) Andreas Kamm

Det Grønlandske Råd

Medarbejderrepræsentant Lise Garkier Hendriksen

Direktion

Jonas Christoffersen Louise Holck

Esben Geist

Ann Lisbeth Ingerslev

Claus Teilmann Petersen (pkt. 9) Andreas Klitgaard Bojsen (ref.)

AFBUD Tim Jensen Anita Hoffer Stig Langvad Asim Latif

PUNKT TID, EMNE, FORMÅL ANSVARLIG, DEADLINE

1. Kl. 15.30: Godkendelse af dagsorden (beslutning)

Beslutning: Dagsordenen blev godkendt med bemærkning om, at beslutningsdelen af punkt 11 behandles før punkt 9.

FMD

2. Kl. 15.35: Godkendelse af referat (beslutning) Bilag: 2.1 Referat af 26-27. sep. 2018.

Kommentar: Formanden oplyste, at Tim Jensen i forhold til referatet fra sidste møde havde udtrykt sin fulde støtte til Henriette Laursens bemærkning på mødet om beskyttelsen af kriminelle personers rettigheder.

FMD

(2)

Beslutning: Referatet blev godkendt, dog således at de sidste fire linjer i første afsnit under pkt. 4 slettes.

3. Kl. 15.38: Bekræftelse på skriftlig godkendelse af valg af revisor (beslutning)

Bilag: Intet bilag

Kommentar: Efter behandling på ØU mødet den 6.

november og efterfølgende skriftlig høring i bestyrelsen, tiltrådte bestyrelsen d. 9. november 2018 med stemmerne 13 for og 0 imod indstilling om valg af revisionsfirmaet Ernst

& Young som revisor for en treårig periode fra 2018-2020 med mulighed for forlængelse frem til 2022. Beslutning er fortrolig, indtil det er offentliggjort. Formanden tilføjede, at hensigten med at gennemføre skriftlig høring var, at det valgte revisionsfirma skulle kunne gennemføre revisionen for indeværende år, hvorfor beslutningen hastede.

Indstilling: Bestyrelsen bekræfter beslutningen, så den kan føres til referat.

Beslutning: Bestyrelsen bekræftede den skriftlige beslutning af 9. nov. 2018 om valg af revisionsfirmaet Ernst & Young som revisor for Institut for Menneskerettigheder for en treårig periode fra 2018-2020.

FMD

4. Kl. 15.40: Valg til bestyrelsen i marts 2019 (beslutning) Bilag: Intet bilag.

Kommentar: Jørn Vestergaards første udpegningsperiode udløber den 5. marts 2019. Jørn Vestergaard er udpeget af Københavns Universitet. Retningslinjerne for udpegning af bestyrelsesmedlemmer tilsiger, at bestyrelsen skal

udarbejde en indstilling til den udpegningsberettigede part bl.a. med udgangspunkt i bestyrelsens kompetenceprofil og seneste selvevaluering, så bestyrelsen samlet set er i stand til træffe afgørelse i alle væsentlige spørgsmål om instituttets strategiske prioriteringer, økonomi og forvaltning.

Indstilling: Formanden retter henvendelse til KU, hvor hun dels henviser til retningslinjerne for udpegning, dels indstiller, at KU genudpeger Jørn Vestergaard særligt begrundet i hans

FMD

(3)

juridiske menneskeretsfaglighed og hans økonomiske viden og erfaring.

Beslutning: Bestyrelsen tiltrådte enstemmigt, at formanden indstiller til KU, at Jørn Vestergaard genudpeges som medlem af bestyrelsen for Institut for

Menneskerettigheder, og at formanden i den forbindelse henviser til anvendelse af de nye retningslinjer.

5. Kl. 15.45: Valg til Økonomiudvalget (beslutning) Bilag: Intet bilag.

Kommentar: Medlemmer af ØU vælges normalt for en 2- årig periode med mulighed for genvalg. Jørn Vestergaards 2- årige mandat som medlem af ØU udløber den 14. december 2018, hvorfor den ene post som medlem af ØU er på valg på bestyrelsesmødet den 20. nov. 2018. Mette Boye er det andet medlem af ØU (og udpeget til bestyrelsen af Rådet for Menneskerettigheder). Jørn Vestergaard stiller sig til

rådighed for genvalg, men formanden opfordrer som altid andre medlemmer af bestyrelsen til at melde deres kandidatur. I tilfælde af at Jørn Vestergaard vælges, men ikke genudpeges af KU til bestyrelsen, vælger bestyrelsen et nyt medlem til ØU på mødet d. 28/2.

Indstilling: Bestyrelsen vælger et medlem af ØU for perioden 15. december 2018 til 14. december 2020.

Beslutning: Bestyrelsen valgte at genudpege Jørn

Vestergaard som medlem af ØU for perioden 15. december 2018 til 14. december 2020.

FMD

6. Kl. 15.50: Ændring af forretningsorden (beslutning) Bilag: 6.1 Bestyrelsens forretningsorden.

Kommentar: Med henblik på at styrke transparensen besluttede bestyrelsen den 27. september 2018, at en bestemmelse om fastlæggelse af bestyrelsens vederlag skal indsættes i bestyrelsens forretningsorden. Formandskabet har udarbejdet et forslag med track-changes i bilag 6.1, som også har været forelagt ØU. Såfremt bestyrelsen tiltræder ændringsforslaget skal det forelægges Rigsrevisionen, hvorefter bestyrelsen ʹ efter forretningsordenens § 21, stk.

FMD

(4)

2 -skal træffe endelig beslutning enten via en skriftlig høring eller på mødet den 24. januar.

Indstilling: Bestyrelsen tiltræder ændringsforslag til

bestyrelsens forretningsorden som det fremgår af bilag 6.1 mhp. forelæggelse for Rigsrevisionen og efterfølgende beslutning på bestyrelsesmødet den 24. jan. 2019.

Beslutning: Bestyrelsen tiltrådte ændringsforslaget i bilag 6.1, således forretningsordenens § 2 tilføjes et nyt stykke 2 ŵĞĚĨƆůŐĞŶĚĞƚĞŬƐƚ͗͟ĞƐƚǇƌĞůƐĞŶĨĂƐtlægger

medlemmernes vederlag på grundlag af Finansministeriets cirkulære om betaling til medlemmer af kollegiale organer i staten. Dette sker efter indstilling fra formandskabet og ĞĨƚĞƌĨŽƌƵĚŐĊĞŶĚĞďĞŚĂŶĚůŝŶŐŝƆŬŽŶŽŵŝƵĚǀĂůŐĞƚ͘͟

Ændringsforslaget forelægges Rigsrevisionen, hvorefter bestyrelsen træffer endelig beslutning på mødet den 24.

januar 2019.

7. Kl. 15.55: Instituttets brug af Danske Bank (beslutning) Bilag: 7.1 Notat om konsekvenser ved et evt. bankskifte; 7.2 Brev fra instituttet til Danske Bank.

Kommentar: I lyset af sagerne om Danske Banks mulige medvirken til krænkelse af grundlæggende rettigheder ved hvidvask af penge, har direktionen afdækket muligheden og konsekvenserne ved et evt. bankskifte (se bilag 7.1). Sagen blev drøftet i ØU den 6. nov. ØU er enige i vurderingen af, at det ikke er praktisk muligt for instituttet at skifte bank. ØU tiltrådte endvidere, at direktøren ville rette henvendelse til Danske Bank for at drøfte sagen, hvilket skete efterfølgende (se bilag 7.2).

Indstilling: Økonomiudvalget indstiller til bestyrelsen, dels at instituttet fastholder Danske Bank som bank af hensyn til sikker drift, dels at udviklingen af hvidvasksagen følges tæt.

Drøftelse: Bestyrelsen var enig i, at det er vanskeligt og uhensigtsmæssigt af hensyn til driftssikkerhed mv. for instituttet på nuværende tidspunkt at skifte bank. I stedet bør instituttet dels arbejde med Danske Bank for at forsøge

FMD

(5)

at påvirke dem, dels afvente Moderniseringsstyrelsens reaktion på en evt. dom i sagen.

Beslutning: Bestyrelsen noterer, at instituttet reelt er bundet til at anvende Danske Bank, der er statens bank, men bestyrelsen vil på grund af den generelle sammenhæng mellem hvidvask og menneskeretskrænkelser følge sagen dels ved at blive orienteret om udfaldet af mødet med Danske Bank, dels ved generelt at være opmærksom på Danske Banks genopretningsarbejde og udfaldet af en eventuel retssag.

8. Kl. 16.00: Godkendelse af budget 2019 (beslutning) Bilag: 8.1 Notat om udkast til budget 2019.

Kommentar: Direktionen har den 6. november forelagt økonomiudvalget et udkast til grundbudget 2019 med et prognosticeret årsresultat på 1,4 mio. kr. I udkast til grundbudget fremgår det bl.a., at der for 2019 dels forventes en øget projektindtjening gennem flere sikre kontrakter i pipeline, dels ansættes flere medarbejdere bl.a.

mhp. at efterleve den større efterspørgsel, gennemføre strategi og mindske pres på medarbejderne på særlig internationalt område. Økonomiudvalget tilsluttede sig direktionens centrale mål og præmisser med grundbudget 2019 mhp. forelæggelse for bestyrelsen den 20. nov. 2018.

Indstilling: Bestyrelsen tiltræder budget 2019.

Drøftelse: Bestyrelsen takkede for det fremlagte budget, herunder den positive udvikling i pipeline og

medarbejderstaben. Der udtryktes desuden en fortsat tilfredshed med det nuværende format for

budgetfremlæggelse for bestyrelsen, herunder ƚŝůŐčŶŐĞůŝŐŚĞĚĞŶĂĨTh͛ƐďĞŵčƌŬŶŝŶŐĞƌ tidligt i

indstillingen til bestyrelsen. ØU orienterede om, at det vil følge med i udviklingen og herunder besvarelsen af de spørgsmål, det ikke var muligt at besvare inden mødet.

Direktøren bemærkede, at ØU vil blive inddraget i direktionens arbejde med at styrke instituttets ledelsesinformationssystem, som omfatter ledelsesinformation til bestyrelsen.

FMD

(6)

Beslutning: Bestyrelsen tiltrådte et grundbudget for 2019, der sigter mod et samlet resultat på 1,4 mio. kr.

9. Kl. 16.30: Menneskerettigheder og virksomheder (orientering)

Bilag: Intet bilag.

Kommentar: Afdelingschef Claus Teilmann Petersen for Human Rights & Business giver bestyrelsen et indblik i instituttets arbejde med virksomheder. I oplægget tages udgangspunkt i konkrete samarbejder, dilemmaer samt fokusområder for 2019.

Indstilling: Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.

Drøftelse: Bestyrelsen takkede for et godt oplæg, der dels gav et overblik over opnåede resultater, dels opridsede en række af de dilemmaer, der kan opstå i arbejdet med

virksomheder samt de udfordringer/muligheder ændringer i markedet tilvejebringer. Bestyrelsen noterede, at der ikke er opnået enighed om for staterne bindende konventioner på området, men at såvel staterne som de engagerede virksomheder i høj grad synes at efterleve retningslinjerne på området. Bestyrelsen udtrykte bred opbakning til et fortsat strategisk fokus på virksomheder, bl.a. i lyset af deres stadig større indflydelse på menneskerettigheder og ligebehandling. Bestyrelsen kvitterede for det professionelle arbejde og gode værktøjer HRB tilvejebringer.

Bestyrelsen rejste herefter en række

opmærksomhedspunkter og overvejelser, herunder følgende;

 Resultater kommunikeres: I tråd med institutmål 2019 om bedre dokumentation af effekten af instituttets arbejde bør resultaterne af arbejdet med virksomheder blive spredt mere ud, herunder også i en dansk

kontekst.

 Andre sektorer: Transport- og finanssektoren kunne overvejes at gøres til genstand for HRB arbejdet grundet de menneskeretlige udfordringer, der løbende viser sig i her.

DIR

(7)

 Fokus på danske virksomheder: Hvordan kunne den nye HRB-strategi understøtte, at flere danske virksomheder tager et proaktivt menneskeretligt ansvar, der løfter sig over hensigtserklæringer i deres csr-politik?

 Risikoafdækning som salgsmiddel: Virksomheder er meget optaget af risici, hvorfor HRB kan overveje at promovere sig yderligere på den professionelle risikoanalyse, afdelingen kan tilvejebringe.

 Mere tilgængelig og pragmatisk: Ambitionsniveauet i HRB afdelingen er højt og værktøjerne omfattende, hvorfor mulighederne blev diskuteret for at anlægge en i visse tilfælde mere pragmatisk tilgang og et øget fokus på formidling med henblik på at nå bredere ud i et stadig mere konkurrenceudsat marked.

Beslutning: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning, og formanden sørger for, at menneskerettigheder og erhverv sættes på dagsordenen igen på et passende tidspunkt, idet afdelingens udvikling indgår i ét af institutmålene for 2019.

Kl.17.10: Pause

10. Kl. 17.25: Udlændingeområdet (orientering og drøftelse) Bilag: Intet bilag.

Kommentar: Bestyrelsen har tidligere besluttet, at

direktionen skal udarbejde et oplæg om instituttets arbejde indenfor udlændingeområdet. Direktionen giver et overblik over væsentlige indsatser og dykker ned i enkelte eksempler som kan illustrere, dels hvordan institutionen arbejder med emnet, dels hvilke udfordringer og dilemmaer instituttet møder i det daglige.

Drøftelse: Bestyrelsen takkede for præsentationen om instituttets arbejde på udlændingeområdet, der dels tydeliggjorde udfordringerne og kompleksiteten i håndteringen. Bestyrelsen bekræftede den pragmatiske linje, som er lagt for instituttet på området med de løbende præciseringer, og bakkede op om udførelsen heraf, dvs.

den balance som er fundet ved på den ene side at tale de

DIR

(8)

udlændinges sag, som i medierne fremstår som

͟ƵƉŽƉƵůčƌĞ͟ (flygtninge, asylansøgere, personer på tålt ophold, udenlandske tiggere, hadprædikanter), og på den anden side at være villig til at diskutere

menneskerettighedernes udvikling. Instituttet skal fortsat have fokus på konstruktivt og pragmatisk samarbejde med relevante myndigheder, høj faglighed, relevans og

kommunikation, så instituttet kan fastholde sin position som vægtig og respekteret part i udlændingedebatten

Beslutning: Bestyrelsen bakkede op om de initiativer og indsatser, instituttet har gennemført på

udlændingeområdet, herunder som aktiv deltager i debatten om juraen på området. Bestyrelsen følger udviklingen tæt bl.a. som led i drøftelsen af

menneskerettens legitimitet og interessentanalysen på mødet i januar 2019.

11. Kl. 18.05: Re-akkreditering af IMR (orientering og beslutning)

Bilag: 11.1 SCA konklusion på instituttets re-akkreditering, 11.2 Indstilling til håndtering af SCA anbefalinger.

Kommentar: Direktøren indleder dette punkt med en kort indflyvning om akkrediteringssystemet, herunder systemets formål, udfordringer samt systemets muligheder

fremadrettet. Herefter gennemgås kort det endelige resultat af instituttets re-akkreditering og håndtering af anbefalinger (se også bilag 11.2).

Indstilling:

 Bestyrelsen tager orienteringen om akkrediteringssystemet til efterretning.

 ĞƐƚǇƌĞůƐĞŶƚŝůƚƌčĚĞƌŚĊŶĚƚĞƌŝŶŐĞŶĂĨ^͛Ɛ anbefalinger, sådan som det fremgår af bilag 11.2.

Drøftelse: Bestyrelsen valgte at fremrykke den del af punkt ϭϭ͕ĚĞƌǀĞĚŐĊƌďĞƐůƵƚŶŝŶŐŽŵŚĊŶĚƚĞƌŝŶŐĂĨ^͛Ɛ

bemærkninger til instituttets re-akkreditering. Den bredere orientering om SCA blev udskudt til et senere møde.

DIR

(9)

Beslutning: Bestyrelsen udtrykte tilfredshed med, at instituttet nu igen akkrediteres til A-status, og takkede for det store arbejde, som der var blevet lagt forud for dette.

ĞƐƚǇƌĞůƐĞŶƚŝůƚƌĊĚƚĞĞŶĚǀŝĚĞƌĞĨƆůŐĞŶĚĞŚĊŶĚƚĞƌŝŶŐĂĨ^͛Ɛ bemærkninger;

1. En eksplicitering af instituttets mandat til at sikre ratificering af internationale menneskerettigheds- konventioner inddrages, såfremt det i øvrigt må vise sig nødvendigt at ændre loven.

2. Et udkast til retningslinjer for udpegning til bestyrelsen behandles på det Grønlandske rådsmødet den 28. marts 2019.

3. Bestyrelsen vil i 2019 foreslå Udenrigsministeriet en ændring af vedtægten med henblik på at præcisere betingelserne for at afsætte bestyrelsesmedlemmer

12. Kl. 18.30: Formandens beretning (orientering) Bilag: Intet bilag.

Kommentar: Formanden aflægger beretning bl.a. med fokus på:

 Rådsmøde 11. oktober. Bestyrelsen modtager referat af mødet, når det er godkendt i rådet.

 Møde med rådsformanden d. 21. nov., hvor

bestyrelsesformanden bl.a. vil høre denne om hans tanker og konkrete forslag til styrkelse af dialogen mellem rådet og bestyrelsen.

 Menneskerettighedsprisen, der uddeles den 10. dec. På instituttet. Bestyrelsen er velkommen.

 Nytårskur, herunder overvejelse om formanden skulle deltage ifm. Instituttets julefrokost den 14. dec.

 Direktionssekretariatet udsender doodle mhp.

Planlægning af bestyrelsesmedlemmernes deltagelse på rådsmøderne 2019.

Beslutning: Bestyrelse tog orienteringen til efterretning.

FMD

13. Kl. 18.40: Direktørens beretning (orientering) Bilag: 13.1 Mediedækning 3. kvartal.

FMD

(10)

Kommentar: Direktøren aflægger beretning bl.a. med fokus på:

 Status på arbejdet med strategisk HR, der dels føder ind i afdelingsledernes arbejde med programstrategier, dels det foranstående arbejde med at planlægge en god proces for strategiudvikling 2021-2024.

 Direktøren er udpeget til DUFs demokratikommission

 Mediedækning 3. kvartal

 Instituttets bemærkninger til Højesteretsdommen om udvisning af bandeleder Shuaib Khan

 Handicapkomiteens kritik af dommen i Max Bendtsen- sagen

 Orientering om lovforslag om ændring af værgemålsloven (stemmeret)

 Status på instituttets samarbejde med Kina

 Lancering af SDG-UPR databasen i Geneve

 70 året for Menneskeretserklæringen, hvor instituttet har planlagt følgende aktiviteter:

- Uddeling af Rådet for menneskerettigheders pris (på instituttet).

- ƌƌĂŶŐĞŵĞŶƚĞƚ͛,ĊďĨŽƌŵĞŶŶĞƐŬĞƌĞƚƚŝŐŚĞĚĞƌŶĞ͛

med menneskerettighedsaktivister fra Mellemøsten og Nordafrika (i Pressen, Politikens Hus kl. 19.30):

https://politikenbillet.dk/47099/Haab_for_mennesk erettighederne

- En kronik i Politiken af Jonas Christoffersen om menneskerettighedernes fortsat store betydning i dag

- Lancering af en video om vores arbejde med politi og sikkerhedsstyrker i Niger ʹ sammen med

Udenrigsministeriets kommunikationsafdeling - En række social medie-posts i ugen op til d. 10.

december (herunder materiale fra egen

hjemmeside, egen læringsportal og fra fra FN͛ƐϳϬ- års-kampagne, se

http://www.standup4humanrights.org/en/index.ht ml)

 Ytringsfrihedskommissionen, hvor fokus senest har været på sociale medier/fake news.

(11)

Beslutning: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning og bad om at få information om instituttets aktiviteter ifm. 70 året for Menneskerettighedserklæringen tilsendt.

14. Kl. 18.55: Nyt fra bestyrelsesmedlemmerne (orientering)

 Statusrapporter ved Lise Garkier - bestyrelsen giver bilateral tilbagemelding om form mv.

 2. udgave af EU charter ved Louise Halleskov Storgaard

 3. udgave af Forbrydelser og andre strafbare forhold ved Jørn Vestergaard

 Indspark til debatserie om Flygtningekonventionen og klimaflygtninge i Altinget ved Sune Lægaard, Louise Holck og Jesper Lindholm

FMD

15. Kl. 19.00: Evaluering af dagens møde

 Bestyrelsen udtrykte generel tilfredshed med mødets eksekvering, herunder balancen mellem administrative forhold, oplæg og drøftelser samt tidsstyringen.

FMD

16. Kl. 19.10: Evt.

 Intet til evt.

FMD

Kommende bestyrelsesmøder:

Dato Tentative dagsordenspunkter

24. jan.  Menneskerettighedernes legitimitet, herunder interessentanalyse

 Afdelingsmål 2019

28. feb.  Årsregnskab og revisionsprotokollat 2018

 Revideret budget 2019 (orientering)

 Evaluering af målopfyldelse af institutmål 2018

 ϯϲϬ϶Ğvaluering af direktøren

 Beretning til Folketinget 2018 (orientering)

 Nationalt tema

 Internationalt tema [evt. substrategier for int. afd.]

28. maj  Bruttoliste over institutmål 2020

 1. trimester regnskab og budget

 Nationalt tema

 Internationalt tema

(12)

27-28. sep.  Vedtagelse af institutmål 2020

 Drøftelse af proces til udarbejdelse af ny strategi 2021-2024

 2. trimester regnskab og budget

 Arbejdsplan 2020

 Evaluering af bestyrelsens arbejde og bestyrelsens forretningsorden

 Nationalt tema

20. nov.  Vedtagelse af budget 2020

 Bestyrelsens konstituering (formandskab og øu er på valg)

 Ny strategi

 Nationalt tema