Inddragelsesproces for udviklingsplan for Regionshospitalet Silkeborg

(1)

Side 1 af 8 Koncern HR Udvikling, Thomas Hessellund Nielsen – thomnl@rm.dk og Kirsten Engholm – kirjen@rm.dk

Inddragelsesproces for udviklingsplan for Regionshospitalet Silkeborg

Dette metodekatalog for inddragelse danner udgangspunkt for dialog i arbejdsgrupperne for spor 1 og spor 2, med henblik på at pege på de bedste metoder til inddragelse af interessenter i udarbejdelse af udviklingsplanen for RH Silkeborg.

Inddragelsesprocessen tager udgangspunkt i "Ni veje til stærkere demokrati i Region Midtjylland", hvoraf det fremgår, at inddragelse "bliver tilrettelagt og gennemført, så alle oplever, at inddragelsen er reel og kaster brugbare og repræsentative input af sig."

Inddragelsesprocessen

Med en bred og åben inddragelse af medarbejdere, borgere, ledelser og samarbejdspartnere indhentes input til en

udviklingsplan. Den præciserer hospitalets rolle som

udviklingshospital og beskriver de fælles ønsker for hospitalets fremtid, herunder også til det tværsektorielle samarbejde i det nære sundhedsvæsen.

Kommissoriernes afsnit om arbejdsgruppernes opgaver danner rammen om de input, der ønskes til udviklingsplanen.

Den brede inddragelsesproces skal sikre:

 indhentning af vigtige perspektiver, der giver de strategiske ledere en dybere forståelse for udfordringerne og derfor kvalificerer beslutningsgrundlaget for den kommende udviklingsplan.

 involvering af de mennesker, der arbejder på hospitalet, bruger hospitalet eller samarbejder med hospitalet, fordi de kan identificere vigtige udfordringer og også er dem, der bærer løsningerne.

 en ramme for møder og dialoger, hvor forskellige interesser og holdninger bliver bearbejdet åbent og i fællesskab, så nye perspektiver og løsninger findes.

(2)

Forskellige metoder til inddragelse

I det følgende præsenterer vi en række metoder til

inddragelse, som kan bruges i forhold til forskellige personer og grupper af personer og på forskellige tidspunkter i

inddragelsesprocessen. Det er ikke en endelig liste, og den kan suppleres og bliver specificeret i forhold til

arbejdsgruppens ønsker til inddragelsesproces.

Vi gør tydeligt, hvornår i processen arbejdsgrupperne kan komme i spil, ligesom vi også gør tydeligt, hvornår der kan kobles til koordinationsgruppen og til de politiske

følgegrupper. Vi ved fx fra evalueringer af andre

inddragelsesprocesser i Region Midtjylland, at det kan være meningsfuldt at invitere politikere ind i nogle af de indledende dialogmøder og ikke kun afslutningsvis i processen.

Metoderne er beskrevet i relation til et Hvad, et Hvem, et Hvordan og Hvornår og til den bearbejdning, der ligger i forlængelse af indsamlingen af input fra de involverede medarbejdere, ledere og borgere.

Vi giver endvidere et bud på mulige fordele og ulemper ved at bruge de forskellige metoder.

Metode 1

Input gennem kvalitative interviews med særligt udpegede personer

Metode 2

Input gennem mindre dialogmøder med åbne invitationer Metode 3

Input gennem stormøder Metode 4

Input via kvantitative spørgeskemaer til bred involvering Metode 5

Hjemmeside til løbende kontakt med interessenterne Metode 6

Plakater eller lignende stationer, som man kan interagere med

Vi er opmærksomme på, at inddragelsesprocessen til enhver tid skal opfylde de gældende Corona-restriktioner, og at det kan skabe behov for ændringer tæt på igangsætning.

(3)

Metode 1 – Input gennem kvalitative interviews med særligt udpegede personer

Hvad er metoden:

De kvalitative interviews gennemføres som 1-1 samtaler eller som gruppeinterviews med grupper på 2-3 personer.

Udgangspunktet er en åben spørgeguide, der kredser omkring et tema, og der generes data af narrativ karakter, som kan skabe dybere og mere differentierede forståelser af

problemstillingerne.

Hvor eksempelvis nøglepersoner ikke er tilgængelige for fysiske interviews, kan de få muligheden for at svare per mail eller spørgeskema.

Hvem bidrager med perspektiver:

 arbejdsgrupperne

 vigtige navngivne nøglepersoner

 udpegede ledere og medarbejdere (f.eks. via MED- systemet) fra hospital og kommune i Silkeborg og fra andre hospitaler i RM

 formænd/-kvinder og medlemmer af patientforeninger og evt. andre foreninger

 udsatte borgere, som ikke responderer på åbne

invitationer (f.eks. ældre i hjemmeplejen/på plejehjem, socialt udsatte, grupper af unge, alvorligt syge og deres pårørende)

Hvordan og hvornår i processen:

Arbejdsgruppen udpeger personerne, og de forskellige

interviews kan gennemføres, så snart aftalerne er på plads. Et max. antal interviews er 10-15 i hvert spor, afhængigt af hvor mange, der har til opgave at gennemføre interviews.

Efterbearbejdning af input:

Interviewer dokumenterer og udtrækker generelle temaer og konkrete citater.

Efterbearbejdningen kan også ske i fællesskab, hvor input fra enkeltpersoner bliver kvalificeret og valideret i workshops med deltagelse af en gruppe af de interviewede. Arbejdsgruppen og de politiske følgegrupper vil også være mulige deltagere i dette fællesskab. Sådanne workshops – fælles tolkninger - er et gennemprøvet koncept i Borgerdesign.dk_fælles tolkning.

De bearbejdede input bliver del af processens samlede viden og indgår fx i stormøder og kan også umiddelbart præsenteres på udviklingsplanens hjemmeside.

Fordele

Metoden kan inddrage personer, som det er særlig vigtigt at få input fra, men også personer, for hvem, det er vigtigt at blive hørt.

Metoden genererer vigtige kvalitative data, som supplerer og understøtter kvantitative data.

De involverede oplever at blive hørt, når de er med i de fælles tolkninger og får indflydelse på, hvordan enkeltpersonernes udsagn bliver til generelle temaer i udviklingsplanen. Den fælles kvalificering og tematisering giver derfor mulighed for en reel inddragelse.

Ulemper

Metoden kræver en del tid til såvel indgåelse af aftaler som efterbearbejdning af input.

(4)

Metode 2 – Input gennem mindre dialogmøder med åbne invitationer

Hvad er metoden:

Undervejs i en inddragelsesproces opstår der løbende behov for at kunne mødes i en direkte dialog med ledelsen. Det kan ske ved at arrangere faste mødetidspunkter og -steder, hvor det uden aftale på forhånd er muligt at møde enkeltpersoner fra ledelse og direktion eller politikere. Dialogen er åben og ligeværdig, der tages ikke referat og der træffes ikke beslutninger.

Små dialogmøder kan også organiseres som samtalesaloner, hvor forskellige tværgående grupper af personer mødes i en ligeværdig dialog struktureret omkring en række klart

definerede spørgsmål – en samtalemenu. Det kan være ledere og medarbejdere fra hospital eller hospital og kommune, og det kan være fagprofessionelle og borgere. Samtalesaloner har en vært (fra HR), er åbnende og ikke-konkluderede og er med til at skabe en bredere forståelse af problemstillinger, som defineres af arbejdsgruppen.

Dialogmødernes funktion er at involvere og skabe dialog på tværs af synspunkter og aktører, som ikke nødvendigvis ellers har mulighed for at mødes i en ligeværdig dialog.

 Alle – medarbejdere, ledere og borgere - der har lyst til at indgå i åben dialog

 Arbejdsgruppernes medlemmer

 Politikere fra regionsråd, byråd og PLO-Midtjylland

Der inviteres åbent til dialogmøderne via udviklingsplanens hjemmeside, intranet og opslag afhængig af, hvor tværgående kredsen skal være. Tidsrammen kan være 1 til 2 timer.

Det er muligt at afholde flere møder med ledelsen og flere saloner hen over nogle måneder på forskellige steder i Silkeborg, på hospital, kommune eller andre steder. Gennem salonerne kan man hurtigt skabe involvering af mange og forskellige grupper af interessenter og på den måde hurtigt få en forståelse for, hvad der rører sig omkring problemstillingen.

Dialogmøderne er ikke konkluderende, men de bidrager med fælles indsigter og en højere grad af gensidig forståelse, som bæres videre af de deltagende parter. På denne måde kan dialogmøderne være 'sit eget' levende element i den samlede inddragelsesproces.

Fordele

Dialogmøderne kræver ikke stor forberedelse, og de kan på kort tid involvere mange forskellige interessenter og grupper af interessenter. Den åbne form og de direkte møder giver mulighed for dybere gensidig forståelse, som deltagerne kan bygge videre på i andre tidspunkter af processen.

Ulemper

Dialogmøder giver stemme til enkeltpersoner, og der kan være en risiko for, at man kommer til at tage enkeltpersonens stemme, som repræsentant for en hel gruppe. Dialogmøder er derfor kun ét element i den samlede proces

(5)

Metode 3 - Input gennem stormøder Hvad er metoden:

Stormøder er en særlig form for dialogmøde. Det kræver en grundig forberedelse af såvel indhold, som form, således at det bliver muligt for alle at komme til orde. Et stormøde skal ikke handle om enkeltsager eller enkeltpersoners særlige engagement, men det sætter ramme for en fælles dialog om nogle af de temaer, som spiller en vigtig rolle for processen.

På stormøder foregår dialogerne i mindre grupper med afsæt i oplæg fra arbejdsgruppen, direktionen, politikere eller andre.

Oplæggene tager afsæt i noget af den viden, der er indsamlet gennem andre aktiviteter i inddragelsesprocessen.

Stormøder kan på den måde være med til at vise progressionen i processen og være med til at stille nye spørgsmål og bringe nye temaer på banen. Stormødet kan endvidere organiseres, så deltagernes dialoger i de mindre grupper munder ud i konklusioner og anbefalinger.

 Medarbejdere, ledere og borgere, der har interesse i sagen

 Arbejdsgruppernes medlemmer

 Politikere fra regionsråd, byråd og PLO-Midtjylland Hvordan og hvornår i processen:

Stormøder skal komme et stykke henne i processen, og da de kræver en lang forberedelse, vurderer vi det realistisk med 1- 2 møder. Forberedelsen kan med fordel ske i samarbejde med fx forskellige foreninger eller med MED-udvalg, så der skabes bred involvering, såvel som ejerskab til de konklusioner og anbefalinger, der bliver skabt på mødet.

Konklusioner og anbefalinger fra stormøder bidrager som vægtige vidnesbyrd om såvel udfordringer, som mulige løsninger og de vil indgå i arbejdsgruppens arbejde med formulering af udviklingsplanen. De bliver endvidere præsenteret på hjemmesiden.

Fordele

Stormøder er vigtige markeringer i processen, fordi de samler mange mennesker, er meget synlige i processen og med en god planlægning kan de også bidrage med anbefalinger formuleret på et bredt grundlag.

Ulemper

Det kan ske, at meget stærke stemmer blandt interessenterne så at sige tager scenen, således at andre stemmer ikke får mulighed for at blive hørt. Den grundige planlægning sikrer, at disse stemmer får mulighed for at blive hørt tidligere i

processen.

(6)

Metode 4 – Input via kvantitative spørgeskemaer til bred involvering

Hvad er metoden:

Online spørgeskemaer giver mulighed for bred involvering og samtidig mulighed for anonymitet.

Spørgeskemaer anvendes til at spørge til personers tanker, følelser, meninger og adfærd angående et bestemt emne. De er særligt egnede, når det gælder prioriteringer eller

evalueringer af problemer og løsninger.

 Ledere, medarbejdere, samarbejdspartnere kan inddrages på relativt kort tid

 Borgere og civilsamfund kan også involveres, men de er typisk sværere at komme i kontakt med

Relevante medarbejdere, ledere og samarbejdspartnere skal identificeres i god tid, og forberedes to uger i forvejen på at de vil få muligheden for at give input gennem spørgeskemaer.

Borgere og aktører fra civilsamfundet tager typisk længere tid at identificere og inddrage, da de ikke er organiserede og ikke kan mobiliseres.

Har arbejdsgruppen fx lavet et udkast på 5 forslag, som man ønsker at få prioriteret og reduceret til 3, kan man inddrage bredt i det vha. spørgeskemaer. Hermed får man et billede på hvad hele systemet vægter som vigtigst, og man kan bede om at få alternative forslag for at sikre, at der ikke er noget, der overses.

De kvantitative data udtrækkes, og en analyse giver overblik over deltagernes holdninger til udfordringer / løsninger.

Data og analyse bidrager til arbejdsgruppens udarbejdelse af den færdige løsning, og resultaterne fremvises på

hjemmesiden for at vise, at man som deltager bliver hørt.

Data kan indgå i efterfølgende dialogmøder.

Fordele:

Sammenlignet med interviews og dialogmøder, som kræver mere forberedende arbejde, fremmøde og efterbearbejdning, er det muligt at indsamle mange holdninger på relativt kort tid med spørgeskemaer.

Ulemper:

Spørgeskemaer er gode til at vurdere fx løsningsmodeller og få simple forslag, men data kan være svære at fortolke, da man ikke har mulighed for at finde ud af, hvorfor folk svarer, som de gør. Det begrænser brugbarheden, og derfor kan spørgeskemaer sjældent stå alene.

(7)

Metode 5 – Hjemmeside til løbende kommunikation til alle interessenter

Hvad er metoden:

For at give bedst mulig tilgængelighed og gennemsigtighed i processen kan der oprettets en hjemmeside. På hjemmesiden kan baggrund, planer, status, resultater og muligheder for at blive inddraget, blive fremlagt. Desuden er det muligt at lægge dagsordener og referater fra møder, anvende videoklip til kommunikation samt invitere til inddragelse.

Hvem:

 Hjemmesiden er tilgængelig for alle.

 De identificerede aktører i civilsamfundet kan hjælpe med kontakten til borgere gennem eksempelvis Sociale medier (SoMe). Derigennem kan borgerne inviteres til dialogmøder, interviews og spørgeskemaundersøgelser.

Hvordan og hvornår:

Hjemmesiden med baggrund og planer for udviklingsplanen er klar fra starten af processen og opdateres løbende med

resultater, status, og invitationer til inddragelse.

Når potentielle deltagere skal forberedes på en bestemt del af inddragelsesprocessen vil det fremgå på hjemmesiden, hvor deltagerne har mulighed for at orientere sig i processen og få indblik i hvad de vil blive spurgt om i det konkrete

inddragelsesinitiativ, og dermed kan de også på forhånd vide, hvad de vil få indflydelse på

Fordele:

Det sikrer, at processen bliver åben, sammenhængende, transparent, samt giver større mulighed for bred inddragelse, da folk løbende kan følge med i og bidrage til processen.

Ulemper:

Det kræver tid og ressourcer at oprette og vedligeholde en hjemmeside.

Efterbearbejdning:

Efter det konkrete inddragelsesinitiativ kan data fremlægges på hjemmesiden. Beslutninger, der træffes af arbejdsgruppen på grundlag af de givne data, fremlægges ligeledes løbende.

Hjemmesiden opdateres løbende med de nyeste resultater, samt planer for næste skridt.

Kvantitative analyser kan desuden visualiseres i form af lister, grafer, tærte- eller søjle-diagrammer m.v. Kvalitative analyser kan fx visualiseres simpelt som en wordcloud, tematisk

oversigt, eller mere avancerede oversigter som borgerrejser.

Status

Der er oprettet en hjemmeside til arbejdet med udviklingsplanen:

https://www.hospitalsenhedmidt.dk/regionshospitalet- silkeborg/udviklingsplan/

(8)

Metode 6 – Plakater eller lignende stationer, som man kan interagere med

Hvad er metoden:

Ved at installere forskellige slags stationer (fx plakater), kan man formidle status på arbejdet med udviklingsplanen og invitere til løbende interaktion gennem fx post-its.

Det kan tiltrække medarbejderes opmærksomhed på deres lokale afdelinger – eller borgere på deres mødesteder (foreninger, plejehjem, institutioner, indkøbscentre, varmestuer, etc.).

 Medarbejdere og ledere, der måske ikke har tid til møder eller spørgeskemaer, men godt kan give et kort input til forskellige forslag i frokostpausen, når der står en plakat på vej ind i kantinen

 Borgere, der af forskellige grunde ikke kommer til møder eller svarer på spørgeskemaer, men som godt vil kunne tegne / skrive feedback når det lige passer Hvordan og hvornår i processen:

Kan bruges til at gøre det let tilgængeligt for eksempelvis medarbejdere at komme med input til udkast til udviklingsplan i en senere fase.

Har arbejdsgruppen fx lavet et udkast på 5 forslag, som man ønsker at få prioriteret og reduceret til 3, kan man inddrage i det. Ved at inddrage relevante interessenter i det, kan man få et billede på, hvad hele systemet vægter som vigtigst, og man kan bede om at få alternative forslag for at sikre, at der ikke er noget, der overses.

Der udtrækkes generelle temaer og konkrete citater, som kan indgå i dialogmøder.

Arbejdsgruppen anvender data til deres arbejde med problemformulering, løsningsmodeller, høringsforslag etc.

Data præsenteres på hjemmesiden.

Fordele:

Den helt store fordel ved denne metode er tilgængelighed. Her når man nogle af de mennesker, der ikke svarer på

spørgeskemaer eller kommer til møder.

Kan sættes op hvor medarbejdere og borgere er, fx kantiner eller caféer, og dermed gøre det meget nemt at bidrage, når man har tid.

Det gør også at processen bliver meget tydelig of tilstede de uger hvor plakaterne står fremme. Det giver en følelse af at der sker noget på en helt anden måde end møder,

hjemmesider, og spørgeskemaer gør.

Ulemper:

Koster tid at designe, sætte op, og indsamle data. Det kan være svært at tolke data, da det ikke er let at tolke fx en tegning eller et enkelt ord på en post-it.

Det skal derfor gøres meget tydeligt, hvad der inviteres til og hvilken slags feedback, der kan bruges.