Udbud: Uddannelse af superbrugere af ICS, DUBU eller DUBU-lignende systemer

Udbud:

Uddannelse af superbrugere af ICS, DUBU eller DUBU-lignende systemer

Udbudsmateriale

Socialstyrelsen

August 2015

Udbudsbetingelser

Indholdsfortegnelse

1 Kort beskrivelse af opgavens omfang og tidsplan ... 4

2 Udbudsbetingelser ... 5

2.1 Den ordregivende myndighed ... 5

2.2 Udbudsmateriale ... 5

2.3 Tidsplan for udbudsforretningen ... 5

2.4 Vedståelsesfrist ... 7

2.5 Minimumskrav ... 7

2.6 Tildelingskriterier ... 8

2.7 Udkast til kontrakt – forbehold og forhandling ... 10

2.8 Ophavsret, publiceringer mv. ... 10

2.9 Disposition for udarbejdelse af tilbud ... 11

2.9.1 Krav til detaljeret budget ... 12

2.10 Behandling af tilbud ... 12

2.11 Kommunikation ... 13

2.12 Kontaktoplysninger for offentlige myndigheder ... 13

3 Fortrolighed ... 14

4 Projektbeskrivelse ... 15

4.1 Baggrund for ICS og DUBU i Danmark ... 15

4.1.1 Den socialfaglige metode ICS ... 15

4.1.2 It-systemet DUBU ... 16

4.2 Superbrugerne som implementeringsagenter ... 17

4.3 Den udbudte opgave ... 19

4.4 Formål med opgaven ... 20

4.5 Målgruppen ... 21

4.6 Læringsmål for kurset ... 21

4.7 Kursets indhold ... 22

4.7.1 Tema 1: Ledelse og organisering ... 22

4.7.2 Tema 2: Superbrugerne som implementeringsagenter ... 23

4.7.3 Tema 3: Superbrugerne som faglige fyrtårne ... 24

4.7.4 Tema 4: Superbrugerne i den faglige, kollegiale sparring ... 24

4.8 Viden og underviserkompetencer ... 25

4.9 Koncept for praksiskurser ... 26

4.9.1 Praksiskurser i Børnekataloget ... 27

4.9.2 Formkrav til praksiskurset ... 27

4.9.3 Afholdelse af praksiskurset ... 29

4.10 Markedsføring ... 30

4.11 Kvalitetssikring og løbende udvikling ... 30

4.12 Faglig koordinering og videndeling ... 31

4.13 Organisering ... 32

4.13.1 Statusaflæggelse ... 32

4.13.2 Ekspertpanelet ... 33

4.14 Tidsplan og milepæle ... 33

4.15 Økonomi ... 34

5 Tjekliste ... 35

Tilbud-Bilag 1 ... 36

Tilbud-Bilag 2 ... 37

Tilbud-Bilag 3 ... 38

Tilbud-Bilag 4 ... 39

Tilbud-Bilag 5 ... 40

Tilbud-Bilag 6 ... 41

Udbudsbetingelser

1 Kort beskrivelse af opgavens omfang og tidsplan

I 2003 blev udsatte børn og unge valgt som selvstændigt indsatsområde for Den Digitale Taskforce i Finansministeriet. Ønsket var at sikre en bedre sagsbehandling og styring på området for børn og unge med særlige behov. DUBU (Digitalisering Udsatte Børn og Unge) blev udviklet som et fællesoffentligt samarbejde mellem KL, Social- og Integrationsministeriet og en række kommuner. Målet var at udvikle en it-løsning, der kunne understøtte målsætningerne om bedre sagsbehandling og styring på området.

For at sikre, at it-løsningen ikke alene understøttede proceskrav og lovmedholdelighed, men også den socialfaglige kvalitet, valgte man, at it-løsningen skulle bygges op omkring den socialfaglige systematik ICS (Integrated Children’s System). Størstedelen af de danske kommuner anvender i dag sagsbehandlingsmetoden ICS samt det understøttende it-system DUBU.

Dette udbud vedrører en samlet opgave med udvikling og afholdelse af kurser med fokus på implementering af ICS og DUBU eller DUBU-lignende systemer og målrettes superbrugere, faglige konsulenter og faglige ledere med ansvar for brugen af metoderne.

Kurserne skal udbydes til landets kommuner som en del af Socialstyrelsens Børnekatalog. Børnekataloget vil således, udover det generelle ICS praksiskursus til myndighedssagsbehandlere, ICS superbrugere og deres ledere, få et mere målrettet og videregående kursustilbud til superbrugere af ICS og tilhørende it- system samt deres ledere og faglige konsulenter på myndighedsområdet.

Kurserne skal ses i tæt sammenhæng med de eksisterende aktiviteter til understøttelse af ICS og DUBU.

Kurserne skal have en varighed af fem dage og afholdes lokalt hos rekvirerende kommuner. Rekvirerende kommuner kan være enkeltkommuner eller flere kommuner i fællesskab.

Nærværende opgave udbydes som et frivilligt udbud på udbud.dk.

Projektperioden er fra kontraktens indgåelse til og med 31. december 2018, med option på forlængelse af kontrakten med ét år. Den samlede beløbsramme er kr. 3.880.000 ekskl. moms. De årlige beløbsrammer for opgaven er beskrevet i afsnit 4.16, og kan ikke overskrides.

Tilbuddet skal være Socialstyrelsen i hænde senest torsdag d. 24. september 2015 kl. 12.00.

Udbudsbetingelser

2 Udbudsbetingelser

2.1 Den ordregivende myndighed

Socialstyrelsen Edisonsvej 18, 1.

5000 Odense C.

Telefon: + 45 72 42 37 00 Telefax: + 45 72 42 37 09

E-mail: socialstyrelsen@socialstyrelsen.dk CVR nr. 26144698

EAN nr. 5798000354838

v/ kontaktperson Fuldmægtig Kristian Bang Hansen

2.2 Udbudsmateriale

Det samlede udbudsmateriale består, udover nærværende udbudsbetingelser, af:

 Projektbeskrivelse

 Kontrakt

 Udbudsbekendtgørelse

Nærværende opgave udbydes som nationalt udbud jf. udbudsbekendtgørelsen.

2.3 Tidsplan for udbudsforretningen

Udbudsforretningen følger nedenstående tidsplan:

Aktivitet Dato og tidspunkt

Anmodning om yderligere oplysninger 21. september 2015, kl. 12:00

Spørgsmål modtaget inden dette tidspunkt vil blive besvaret.

Spørgsmålene skal være skriftlige og kan sendes på e-mail. eller ved almindelig post til:

Socialstyrelsen Att. Andrey Lukyanov Landemærket 29 1119 København K Eller pr. e-mail til alu@socialstyrelsen.dk

E-mails skal mærkes ”Spørgsmål vedr. Uddannelse af

Udbudsbetingelser

superbrugere af ICS, DUBU eller DUBU-lignende systemer” i emnefeltet.

Offentliggørelse af spørgsmål og svar Samtlige spørgsmål og svar (i anonymiseret form) samt eventuelle rettelser vil blive offentliggjort løbende på Socialstyrelsens hjemmeside:

http://www.socialstyrelsen.dk/om-os/puljer-og- udbud/born-og-unge

Spørgsmål søges besvaret hurtigst muligt.

Tilbudsgiver opfordres til at holde sig løbende orienteret, også efter frist for at stille spørgsmål er udløbet.

Frist for modtagelse af tilbudsgivers samlede tilbud

24. september 2015, kl. 12:00

Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil ikke blive taget i betragtning.

Tilbud bør maksimalt omfatte 20 sider eksklusiv bilag. Tilbud skal tydeligt mærkes ”Tilbud vedr.

Uddannelse af superbrugere af ICS, DUBU eller DUBU-lignende systemer”.

Tilbud skal afgives i elektronisk form på mail, USB- stik eller CD-ROM (de sidstnævnte sendes til tilbudsadressen).

Sendes tilbud via mail skal dette ske til følgende mailadresse:

tilbud-superbruger@socialstyrelsen.dk

Tilbud fremsendt til andre mailadresser vil ikke blive betragtet som indkommet til Socialstyrelsen og vil dermed ikke blive taget i betragtning.

Bemærk dog, at e-mails max. må fylde 10MB.

Tilbudsadressen er:

Socialstyrelsen

Att: Kristian Bang Hansen Edisonsvej 18, 1.

5000 Odense C

Åbning af tilbud Tilbud åbnes, efter tilbudsfristen, på den

Udbudsbetingelser

ordregivende myndigheds adresse. Der er ikke mulighed for at overvære åbningen.

Forventet tidspunkt for kontraktmøde med vindende leverandør

2. oktober 2015 kl. 10:00 – 11:30 hos Socialstyrelsen, Edisonsvej 18 1. sal, 5000 Odense C

Reserver venligst tidspunktet. Leverandørvalget er ikke afsluttet, før kontrakten er underskrevet.

Forventet tidspunkt for kontraktindgåelse

Primo oktober 2015

2.4 Vedståelsesfrist

Tilbudsgiver skal stå ved sit tilbud indtil den 2. april 2016.

2.5 Minimumskrav

Som dokumentation for tilbudsgivers finansielle, økonomiske og tekniske formåen skal tilbudsgiver fremsende følgende dokumenter:

De fremsendte dokumenter bør alle benævnes i overensstemmelse med det anførte:

2.5.1 En soliditetserklæring viser tilbudsgiverens soliditetsgrad i det seneste disponible regnskabsår, afhængigt af hvornår tilbudsgiveren blev etableret eller startede sin virksomhed. Som

mindstekrav kræves en soliditetsgrad på mindst 8 % i det seneste disponible regnskabsår.

Soliditetsgraden beregnes som tilbudsgiverens samlede egenkapitalsværdi i forhold til ansøgerens samlede aktiver udregnet i procent. DVS. Soliditetsgrad = (samlede egenkapitals værdi / samlede aktivers værdi). Soliditetserklæringen vedlægges som Tilbud-Bilag 1

2.5.1.1. Såfremt tilbudsgiver af en gyldig grund ikke er i stand til at fremlægge den af udbyder krævede dokumentation, kan tilbudsgiver godtgøre sin økonomiske og finansielle formåen ved ethvert dokument, som udbyder finder egnet.

2.5.1.2. Såfremt der afgives tilbud fra en sammenslutning af tilbudsgivere (konsortium), er det

tilstrækkeligt, at én af tilbudsgiverne opfylder minimumskravet angivet i punkt 2.5.1. I givet fald skal den tilbudsgiver, der opfylder minimumskravet, medsende en underskrevet erklæring Tilbud-Bilag 2 om, at denne tilbudsgiver hæfter for øvrige, navngivne tilbudsgiveres ydelser på ganske samme måde som for sine egne forhold.

Udbudsbetingelser

Det skal bemærkes vedrørende de øvrige minimumskrav, at alle tilbudsgiverne i en sammenslutning skal afgive de øvrige krævede oplysninger/erklæringer.

2.5.2. Tilbudsgiver skal vedlægge sit tilbud en erklæring på tro og love, hvor tilbudsgiver tilkendegiver ikke at være under konkurs, skifter mm og ikke at være begæret taget under konkursbehandling eller behandling mhp. likvidation, skifte mm. Erklæringen vedlægges som Tilbud-Bilag 3.

Tilbudsgiver skal være opmærksom på at såfremt tilbudsgiver tildeles kontrakten sker dette under forudsætning af at tilbudsgiver fremsender en Serviceattest(fuldstændig) udfyldt af

Erhvervsstyrelsen, Langelinie Allé 17, 2100 København Ø til Socialstyrelsen senest 21 dage efter meddelelsen af tildelingen/. Serviceattesten skal være udstedt indenfor de sidste 6 måneder, regnet fra tilbudsfristen. Alternativt til Serviceattest kan fremsendes tilsvarende de samme oplysninger og erklæringer som i serviceattesten, i form af attest udstedt af kompetente retlige eller administrative myndigheder indenfor de sidste 6 måneder.

2.5.3. Serviceattesten kan rekvireres via

http://www.virk.dk/myndigheder/stat/ERST/Anmodning_om_serviceattest_-_ny

2.5.4. Erklæring fra tilbudsgiver om, hvor stor en del af opgaven (timeestimat/beløbsramme), der eventuelt planlægges givet til en underleverandør, samt erklæring fra underleverandør om, at vedkommende har indvilliget i at påtage sig opgaven vedlægges som Tilbud-Bilag 4.

2.5.5. Erklæring om gæld til det offentlige indebærer at undertegnede i henhold til lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 erklærer på tro og love at der ikke er begrænsninger på tilbudsgiverens muligheder for at kunne deltage i det offentlige udbudsforretninger. Udfyld tro og love erklæring vedrørende gæld til det offentlige i Tilbuds-bilag 6.

Tilbudsgiver gøres opmærksom på at udbudsmaterialet er vedhæftet en række forslag til udformning af ovennævnte bilag. Det er frivilligt at anvende forslagene.

2.6 Tildelingskriterier

Socialstyrelsen vil vurdere de indkomne tilbud ud fra følgende tildelingskriterier:

1. Kvalitet

2. Kvalifikationer og erfaring 3. Pris

Tildelingskriterierne vægtes på følgende måde:

Udbudsbetingelser

Kvalitet 50 %

Kvalifikationer og erfaring 40 %

Pris 10 %

I vurderingen af kvalitet indgår en vurdering af tilbuddets evne til at imødekomme udbudsmaterialets formål og krav som de fremgår af projektbeskrivelsen, herunder:

 I hvilken grad tilbuddets beskrivelse af undervisningens faglige indhold og opbygning imødekommer og udfolder de opstillede krav i afsnit 4.7.

 I hvilken grad tilbudsgivers samlede kursusdesign lever op til de opstillede formkrav og sandsynliggør, at kurset kan tilpasses og imødekomme forskellige lokale behov og målrettes både enkelte kommuner og sammenslutninger af kommuner.

 I hvilken grad tilbudsgivers forslag til anvendelse af læringsmål, drejebog og øvrige implementeringsunderstøttende virkemidler sikrer, at undervisningen målrettes kursisternes egen hverdag på en måde, der skaber omsætning til praksis.

 I hvilken grad tilbudsgivers forslag til markedsføringsplan og håndtering af kontakt med kommunerne lever op til de opstillede krav.

 I hvilken grad tilbudsgivers forslag til løbende kvalitetssikring, koordinering og udvikling af kursets indhold og undervisernes kompetencer sandsynliggør, at kurserne vil blive afviklet med stabil høj kvalitet og aktualitet gennem hele kontraktperioden.

 I hvilken grad tilbuddets beskrivelser af ICS og superbrugerrollen demonstrerer viden om aktuelle udfordringer, lovgivning, evalueringer, relevante forsknings- og udviklingsinitiativer og aktuelt bedste viden.

 I hvilken grad tilbuddets beskrivelser af aktuelle muligheder og udfordringer i arbejdet på børne- og ungeområdet demonstrerer et indgående kendskab og en overbevisende viden herom.

I vurderingen af kvalifikationer og erfaring indgår en vurdering/afvejning af tilbuddets evne til at dokumentere, at den tilbudte bemanding er velegnet til løsning af opgaven, herunder:

 Den tilbudte bemandings erfaring med tilrettelæggelse, gennemførelse og evaluering af implementerings- og forankringsprocesser i den offentlige sektor.

 Den tilbudte bemandings erfaring og viden om udsatte børn og unge-området, herunder lovgivningen og forskningen og i særlig grad ICS, DUBU og DUBU-lignende systemer.

 De tilbudte undervisere og oplægsholderes relevante erfaring fra videns- og konsulentmiljøer eller kommuner, som har arbejdet med implementering og forankring af ICS og DUBU eller DUBU- lignende systemer.

Udbudsbetingelser

 Den tilbudte bemandings kvalifikationer og erfaringer med at planlægge og afvikle kompetenceudviklingsforløb generelt såvel som specifikt på området udsatte børn og unge, herunder erfaring med supervision, læring og facilitering af gruppeprocesser.

I vurderingen af pris indgår en vurdering af:

 Den tilbudte pris ekskl. moms for faste udgifter i hele kontraktperioden.

 Den tilbudte stykpris pr. kursus ekskl. moms

Tilbudsgiver skal være opmærksom på de mere udspecificerede ønsker til både kursernes indhold, form og undervisere, som de er beskrevet under afsnit 4.

2.7 Udkast til kontrakt – forbehold og forhandling

Den til udbudsmaterialet vedlagte kontrakt vil danne grundlaget for indgåelse af aftale med den valgte leverandør. Tilbudsgiver er ikke berettiget til at afgive alternative tilbud, men kan tage ikke væsentlige forbehold over for udbudsmaterialet, dog skal det bemærkes at:

 Forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet accepteres ikke og vil medføre udelukkelse for deltagelse i nærværende udbud. Dette betyder, at identiteten af det samlede udbudsmateriale i det væsentligste skal fastholdes.

Afgrænsningen af ”grundlæggende elementer” foretages af udbyder

 Forbehold der ikke kan prissættes af udbyder, vil medføre udelukkelse.

 I det omfang, tilbudsgiver ikke udtrykkeligt i Tilbud – Bilag 5 tager forbehold, lægges det til grund, at tilbudsgiver ikke har forbehold for udbudsmaterialet/kontrakten.

 Tilbudsgiver opmærksomhed henledes på, at muligheden for at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. punkt 2.11.

2.8 Ophavsret, publiceringer mv.

Socialstyrelsen har ophavsret til alle data, materialer, redskaber, modeller mv. udarbejdet i forbindelse med opgaven. Alle udarbejdede materialer skal godkendes af Socialstyrelsen og forsynes med logo for Socialstyrelsen.

Materialer samt indsamlede data skal afleveres til Socialstyrelsen i elektronisk form i forbindelse med den løbende afrapportering fra tilbudsgiver samt ved afslutning af opgaven.

Udbudsbetingelser

Socialstyrelsen forbeholder sig retten til at offentliggøre ethvert materiale i elektronisk form såvel som i papirudgaver. Der vil være en generel brugsret for enhver til det af Socialstyrelsen publicerede materiale på hjemmeside eller i papirudgave.

2.9 Disposition for udarbejdelse af tilbud

Tilbudsgiver skal udforme sit tilbud i overensstemmelse med følgende disposition:

1. Indledning, der beskriver, hvem der byder, samt til hvilken pris opgaven tilbydes løst. På denne side skal tilbuddet underskrives.

2. Resumé af tilbud.

3. Detaljeret beskrivelse af forslag til løsning af opgaven.

4. Styring og organisering af opgaven.

5. Tidsplan for gennemførelse af de opstillede milepæle.

6. Detaljeret budget for opgaven, jf. uddybning nedenfor.

7. Tilbudsgivers bemanding af opgaven med tilhørende CV'er i bilag.

8. Øvrige kommentarer.

Relevante bilag, herunder minimumskravene, jf. afsnit 2.5 bedes fremsendt i den opstillede rækkefølge

1) Soliditetserklæring Tilbud-Bilag 1

2) Erklæring om hæftelse for øvrige tilbudsgivere (konsortium) Tilbud-Bilag 2 3) Tro- og Love-erklæring om konkurs, skifter mm og konkursbehandling eller

behandling mhp. likvidation, skifte mm Tilbud-Bilag 3 4) Erklæring om evt. underentreprise Tilbud-Bilag 4 5) Evt. forbehold Tilbud-Bilag 5

6) Tro- og loveerklæring om Gæld til det offentlige Tilbud-Bilag

6

. 7) Eventuelt andet relevant materiale

Det samlede tilbud bør ikke overstige 20 sider à 2400 tegn, eksklusiv bilag.

Udbudsbetingelser

2.9.1 Krav til detaljeret budget

Budgettet skal opstilles i detaljeret og gennemskuelig form.

Tilbuddets ressourceforbrug skal opgøres både økonomisk (pris ekskl. og inkl. moms) og i arbejdstimer.

Endvidere skal omfanget af arbejdstimer angives særskilt for henholdsvist undervisere, projektleder, studentermedhjælp, administrativt personale med videre. Endelig skal budgettet opdeles i faste og aktivitetsbestemte omkostninger.

Faste omkostninger er knyttet til udvikling, markedsføring og løbende kvalitetssikring og administration, herunder:

 Udvikling af detaljeret kursusdesign og undervisningsoplæg

 Udvikling af undervisningsmateriale

 Kvalitetssikring af kursusdesign og undervisningsmateriale

 Markedsføring af kurset

 Håndtering og koordinering af henvendelser fra kommuner og kursusadministrator

 Løbende afrapportering og samarbejde med Socialstyrelsen

 Deltage på styregruppemøder med Socialstyrelsen

 Administrative opgaver (fremsendelse af fakturaer, udbetaling af honorar og transportgodtgørelse til eksterne oplægsholdere, regnskab mv.)

Aktivitetsbestemte omkostninger er udelukkende omkostninger knyttet til afvikling af de enkelte kursusforløb, herunder

 Undervisere (ressourceforbrug pr. kursusforløb, herunder forventet ressourceforbrug til transport)

 Honorar til eksterne oplægsholdere

 Dialog, planlægning og opfølgning med kommuner i forbindelse med afholdelse af kurser.

Tilbudsgivers budget må ikke indeholde poster, som ikke er kategoriseret som enten faste eller aktivitetsbestemte omkostninger.

Vederlag forfalder i henhold til retningslinjerne i afsnit 4.10.

2.10 Behandling af tilbud

Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med nærværende udbudsforretning er Socialstyrelsen uvedkommende. Socialstyrelsen er ikke forpligtet til at tilbagelevere afgivne tilbud.

Leverandørvalget er ikke afsluttet, før kontrakten er underskrevet.

Den leverandør, der tildeles opgaven, skal aflevere sit tilbud samt en opgavebeskrivelse til Socialstyrelsen i elektronisk form.

Udbudsbetingelser

Det vindende tilbud skal aflevere et resume af projektet på max. én sider, der egner sig til offentliggørelse på Socialstyrelsens hjemmeside. Resumeet skal senest modtages én måned fra tidspunktet for kontraktunderskrivelsen.

2.11 Kommunikation

Al kommunikation vedrørende udbuddet og tilbuddet med bilag skal være skriftligt og affattes på dansk.

2.12 Kontaktoplysninger for offentlige myndigheder

Oplysninger om skatter og afgifter fås hos:

Skatteministeriet, Koncerncenteret Nicolai Eigtveds Gade 28

1402 København K Danmark

Telefon: +45 33 92 33 92 Email: skm@skm.dk

Internetadresse (URL): www.skm.dk

Oplysninger om miljøbeskyttelse fås hos:

Miljøstyrelsen Strandgade 29 1401 København K Danmark

Telefon: +45 72 54 40 00 Email: mst@mst.dk

Internetadresse (URL): www.mst.dk

Oplysninger om sikkerhed på arbejdspladsen og arbejdsvilkår fås hos:

Arbejdstilsynet Postboks 1228 0900 København C Danmark

Telefon: +45 70 12 12 88 E-mail: at@at.dk

Fax: +45 70 12 12 89

Internetadresse (URL): www.at.dk

Fortrolighed

3 Fortrolighed

Tilbudsgiverens opmærksomhed henledes på, at dokumenterne, herunder indkomne tilbud, i udbyders udbud vil kunne være omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt. Det betyder, at konkurrenter m.fl.

kan anmode om aktindsigt i tilbud, der afgives. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud afhængig af omstændighederne imødekommes af den ordregivende myndighed.

Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt, kan tilbudsgiveren angive dette i sit tilbud.

Ordregiver vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen.

Projektbeskrivelse

4 Projektbeskrivelse

4.1 Baggrund for ICS og DUBU i Danmark

I 2003 blev udsatte børn og unge valgt som selvstændigt indsatsområde for Den Digitale Taskforce i Finansministeriet. Ønsket var at sikre en bedre sagsbehandling og styring på området for børn og unge med særlige behov. DUBU (Digitalisering Udsatte Børn og Unge) blev udviklet som et fællesoffentligt samarbejde mellem KL, Social- og Integrationsministeriet og en række kommuner. Målet var at udvikle en it-løsning, der kunne understøtte målsætningerne om bedre sagsbehandling og styring på området.

For at sikre, at it-løsningen ikke alene understøttede proceskrav og lovmedholdelighed, men også den socialfaglige kvalitet, valgte man, at it-løsningen skulle bygges op omkring den socialfaglige systematik ICS (Integrated Children’s System). Størstedelen af de danske kommuner anvender i dag sagsbehandlingsmetoden ICS samt det understøttende it-system DUBU.

4.1.1 Den socialfaglige metode ICS

ICS blev introduceret i Danmark i 2007 og anvendes i dag i 90 kommuner. Metoden er vidensbaseret, og er udviklet i England med henblik på at sikre en systematisk og helhedsorienteret vurdering af barnets behov. Den anvendes i dag blandt myndighedssagsbehandlere i flere lande, herunder Sverige. I udviklingen af ICS til dansk brug samt implementeringen af metoden i Danmark, har man især inddraget svenske erfaringer, hvor man har arbejdet med ICS under navnet BBiC - Barnets Behov i Centrum - siden 2000.

I 2014 fik Socialstyrelsen gennemført en evaluering af kommunernes brug af ICS. Evalueringen pegede blandt andet på behovet for en stærkere ledelsesmæssig forankring og prioritering af ICS for at sikre en vellykket implementering og forankring af metoden.

Formål med ICS

ICS skal understøtte kommunerne i at:

 Sætte barnets behov i centrum

 Inddrage børn og forældre

 Indtænke både ressourcer og problemer

 Gøre afdækningen af barnets situation helhedsorienteret og

 Understøtte systematik i sagsbehandlingen

Understøttende aktiviteter

Socialstyrelsen understøtter kommunernes brug af ICS gennem rådgivning til kommunerne og regionale og landsdækkende seminarer. Kommuner, som har tilsluttet sig ICS i perioden fra 2013 til 2014 har

Projektbeskrivelse

endvidere fået tilbud om implementeringsseminarer. Socialstyrelsen har udviklet en række anbefalinger til implementeringen og anvendelsen af ICS. En af de centrale anbefalinger er at udnævne superbrugere af ICS.

Socialstyrelsens tilbyder derudover endags videnskurser om ICS til myndighedssagsbehandlere og medarbejdere på almenområdet samt femdages praksiskurser målrettet myndighedssagsbehandlere, som kan rekvireres af nuværende og kommende ICS-kommuner. Kurserne afholdes af et konsortium bestående af UC VIA, UC Syddanmark, UC Lillebælt og Professionshøjskolen Metropol. Konsortiet har også udarbejdet ICS-håndbogen i samarbejde med Socialstyrelsen. ICS-licensaftalen forpligter nye ICS- kommuner til at gennemføre et praksiskursus i ICS.

4.1.2 It-systemet DUBU

It-systemet ’Digitalisering – Udsatte Børn og Unge’ (DUBU) er et fælleskommunalt it-system til at sikre kvalitet og sammenhæng i arbejdet med udsatte børn og unge, som er udviklet i et samarbejde mellem Socialministeriet, KL og KOMBIT (kommunernes it-fællesskab). Den tekniske løsning er udviklet af IBM, og systemet har ICS som referenceramme og socialfaglig metode.

DUBU blev lanceret i 2011 med 43 deltagende kommuner. Med aftalen om kommunernes økonomi for 2013 blev KL og kommunerne enige om, at DUBU skulle være det fælles it-system til håndtering af sager på det sociale børneområde og det blev aftalt, at kommunerne med udgangen af 2014 skulle have anskaffet sig DUBU eller tilsvarende it-system. Dette skulle understøtte en systematisk sagsbehandling i alle kommuner, som kan medvirke til at forebygge alvorlige fejl i enkeltsager og sikre bedre styring. I dag anvender 74 kommuner DUBU som metodeunderstøttende it-system.

Der har efter anbefaling fra Socialstyrelsen været praksis for, at kommunerne først har implementeret den socialfaglige metode ICS og dernæst it-systemet, da sagsbehandlingen i DUBU bygger på ICS’s begrebsapparat, sagsbehandlingslogik og teoretisk tilgang. Baggrunden herfor er, at ICS-metoden indeholder en systematik og problem- og ressourceforståelse, der er grundlæggende i arbejdet med udsatte børn og unge. Forståelsen for den socialfaglige metode ICS er dermed en vigtig forudsætning for en effektiv brug af DUBU.

Formål

DUBU har til formål at bidrage til:

 Mere systematik i sagsbehandlingen

 Integration af økonomiske og socialfaglige overvejelser

 Bedre matchning af behov og tilbud

 Lettelse af administrative byrder for sagsbehandlerne

 Nemmere tværgående arbejde mellem offentlige myndigheder

Projektbeskrivelse

 Bedre ledelsesinformation til planlægning og styring af indsatsen

Der kan være andre eller supplerende overordnede formål med andre it-systemer.

Understøttende aktiviteter

KOMBIT har afholdt en række implementeringsaktiviteter for DUBU kommunerne, såsom ledernetværksmøder og informationsmøder. KOMBIT yder også faglig sparring til DUBU-superbrugere gennem en række netværks-, implementerings- og undervisningsaktiviteter. KOMBIT har flere kursustilbud for DUBU-superbrugerne, herunder fem dages introduktionskursus. Det aktuelle kursusudbud i efteråret 2015 indeholder også seks forskellige korterevarende kurser og workshops på en til to dage, hvor DUBU-brugere, superbrugere og ledere bliver indført i systemet og dets forskellige funktioner og opkvalificeret i deres respektive roller heri.

De årlige nationale ICS superbrugerseminarer afholdes for både ICS og DUBU superbrugere og bliver arrangeret i et samarbejde mellem Socialstyrelsen og KOMBIT.

4.2 Superbrugerne som implementeringsagenter

Implementeringen af både ICS og DUBU har fra starten været organiseret omkring superbrugerfunktionen. Superbrugerne er centrale for implementeringen af ICS og afgørende for både forankring og anvendelse af systematikken og redskaberne i praksis.

Evalueringen af ICS fra 2014 pegede på, at ICS superbrugere spiller en afgørende rolle for en vellykket implementering af metoden og at superbrugerne kan have stor betydning for, hvordan medarbejderne oplever anvendelsen af metoden. Superbrugerne kan give faglig sparring, samle op på uklarheder og bidrage til at skabe en ensartet forståelse og anvendelse af metoden i kommunen. Resultaterne fra evalueringen viser således sammenhæng mellem medarbejdernes vurdering af implementeringen af ICS og deres oplevelse af at kunne få støtte og hjælp hos en superbruger.

Tilbudsgivere bedes orientere sig i evalueringens resultater på Socialstyrelsens hjemmeside her:

http://socialstyrelsen.dk/udgivelser/evaluering-af-ics.

Der anslås at være 400 ICS superbrugere og 340 DUBU superbrugere på landsplan. Antallet af DUBU kommuner er stigende, ligesom det er tilfældet for antallet af DUBU superbrugere. Hertil kommer et ukendt antal superbrugere for tilsvarende it-systemer.

Langt størstedelen af kommunerne har mindst to superbrugere på ICS og DUBU eller det tilsvarende it- system. Det er sjældent den samme person, der varetager begge superbrugerfunktioner. Dette er sket efter anbefaling fra Socialstyrelsen, da det er vurderet vigtigt at fastholde forskellen mellem it-system og metode, ligesom opgavens art i praksis også er forskellig og derfor kan appellere til forskellige faggrupper.

Projektbeskrivelse

ICS-superbrugere

Opgavedefineringen og rammerne for ICS superbrugerens arbejde ligger alene i kommunen, men Socialstyrelsen har beskrevet de opgaver, det kan være hensigtsmæssigt, at en ICS superbruger påtager sig. Herunder at yde faglig sparring med udgangspunkt i ICS til kollegaer, at sikre et fokus på ICS i hverdagen, holde sig opdateret på ICS området og formidle nye centrale udviklingstiltag til kollegaer, deltagelse i ICS superbrugernetværk og superbrugerseminarer samt samarbejde med it-superbrugeren.

ICS superbrugeren har ofte ansvaret for at introducere ICS til nye medarbejdere, men introduktionskurserne til ICS finder sted eksternt.

En superbruger i ICS er som oftest en erfaren sagsbehandler, der har stort fagligt engagement og personlig gennemslagskraft med en lyst til at formidle og inspirere kolleger. Ofte vil der også være ICS superbrugere blandt den faglige ledelse, ligesom ICS superbrugere oftest er repræsenteret i de forskellige teams, så metoden lettere kan blive omsat i hele i forvaltningen.

DUBU-superbrugere

De fleste kommuner har udnævnt superbrugere af de understøttende it-systemer.

En superbruger i DUBU er primært en medarbejder, der har interesse for it og som besidder generelle pc brugerfærdigheder. En DUBU-superbruger er oftest sagsbehandler, men det kan også være administrative medarbejdere, der udnævnes til superbrugere. En DUBU-superbruger har ansvar for at undervise og oplære kolleger og nye medarbejdere i DUBU og desuden løbende stå til rådighed for praktiske spørgsmål og hjælp på området. En superbruger i DUBU deltager ligeledes i superbrugernetværk og opdateres løbende fra leverandøren om udvikling og justering af systemet.

Udfordringer for superbrugerne i implementeringen af ICS og DUBU

Det er en erfaring fra evalueringen og fra Socialstyrelsens arbejde, at it-systemet i mange kommuner på kort sigt får fokus på bekostning af den socialfaglige metode. Praktiske og systemmæssige udfordringer med at få sagsbehandlingssystemet til at fungere, har i mange kommuner taget opmærksomheden fra de systematiske og metodemæssige drøftelser og implementeringstiltag på ICS området. Dette har betydet, at ICS og det metodeunderstøttende it-system for nogle kan være vanskelige at adskille fra hinanden.

Da DUBU er baseret på ICS metoden, indgår der også socialfaglige overvejelser om, hvordan systemet anvendes mest hensigtsmæssigt og hvilke ICS redskaber, der kan anvendes til eksempelvis at sikre, at børnefaglige undersøgelser bliver overskuelige og fokuserede. Overvejelser som kræver ICS- superbrugernes faglige bidrag.

Projektbeskrivelse

På samme vis kan it-systemet understøtte kvaliteten i og systematikken i ICS metoden ved automatisk at overføre de udækkede behov i handleplanen, så de bliver selvstændige mål for den kommende indsats med barnet. Der er derfor en klar sammenhæng mellem den socialfaglige metode og it-system, så en uhensigtsmæssig implementering af DUBU eller et tilsvarende system kan vanskeliggøre en hensigtsmæssig anvendelse af ICS og omvendt.

Socialstyrelsen erfarer fra dialogen med kommunerne, at ICS superbrugere oplever, at de har brug for mere viden og sparring i forhold til implementering af ICS. Der opleves også behov for mere vejledning og rådgivning i forhold til sammenhængen mellem implementering af ICS og DUBU eller DUBU- lignende systemer samt andre initiativer og tiltag i kommunerne. Desuden oplever superbrugerne, at de mangler et klart mandat og en ledelsesmæssig opbakning til rollen, samt at indholdet i rollen defineres både for superbrugeren selv og for kollegerne.

Evalueringens anbefalinger til styrkelse af superbrugerrollen Det anbefales i evalueringen af ICS, at

- der sættes fokus på superbrugerrollen, dets indhold og funktion i de enkelte kommuner, og at ledelsen bakker klart op om rollen og italersætter dens betydning.

- der i kommunerne følges op på anvendelsen af DUBU, og at DUBU superbrugerne får en aktiv rolle i forhold til at sikre, at de forskellige blanketter og funktionaliteter anvendes efter hensigten i systemet.

- den lokale koordinering af arbejdet med implementeringsopgaverne mellem ICS superbrugerne og superbrugerne på DUBU eller tilsvarende it-system understøttes i højere grad.

- superbrugerne gøres bedre i stand til at løfte den fælles opgave at tydeliggøre, hvori forskelle mellem system og metode består, og sikre et vedholdende fokus på, hvordan metode og system supplerer og understøtter hinanden.

- der udvikles en formaliseret opkvalificering af ICS superbrugere med henblik på deres rolle som forandringsagenter i rådgivergruppen for at skabe og vedligeholde motivation til at arbejde med udgangspunkt i ICS.

4.3 Den udbudte opgave

Dette udbud vedrører en samlet opgave med udvikling og afholdelse af kurser med fokus på implementering af ICS og DUBU eller DUBU-lignende systemer og målrettes superbrugere, faglige konsulenter og faglige ledere med ansvar for brugen af metoderne.

Socialstyrelsen og KOMBIT tilbyder allerede en lang række aktiviteter, der kan understøtte brugen af ICS og DUBU. De fleste aktiviteter er rettet mod enten ICS eller it-understøttelsen, og ikke dem begge, og koncentrerer sig om det socialfaglige eller det tekniske indhold. Med dette udbud sættes specifikt fokus på superbrugernes rolle i forhold til implementeringen og forankringen af metoden og det understøttende

Projektbeskrivelse

it-system. Kurserne skal kvalificere superbrugere, faglige konsulenter og ledere til at være implementerings- og forankringsagenter i egen kommune og give rum til lokale drøftelser heraf.

Kurserne skal udbydes til landets kommuner som en del af Socialstyrelsens Børnekatalog. Børnekataloget vil således, udover det generelle ICS praksiskursus til myndighedssagsbehandlere, ICS superbrugere og deres ledere, få et mere målrettet og videregående kursustilbud til superbrugere af ICS og tilhørende it- system samt deres ledere og faglige konsulenter på myndighedsområdet.

Kurserne skal ses i tæt sammenhæng med de eksisterende aktiviteter til understøttelse af ICS og DUBU.

Kurserne skal have en varighed af fem dage og afholdes lokalt hos rekvirerende kommuner. Rekvirerende kommuner kan være enkeltkommuner eller flere kommuner i fællesskab.

Den udbudte opgave indebærer:

- Udvikling af kursusdesign med beskrivelse og strukturering af de enkelte kursusdage

- Udvikling af undervisningsmateriale, herunder detaljerede undervisningsoplæg, værktøjer til implementerings- og ledelsesunderstøttelse, eksempler på konkrete redskaber og oversigter eller kompendier med lovgivning og artikler, der er relevante ift. ICS.

- Udvikling af cases og øvelser til undervisningen

- Indgåelse af aftaler med undervisere og eksterne oplægsholdere

- Markedsføring af kurset samt håndtering og koordinering af henvendelser fra kommuner

- Dialog, planlægning og opfølgning med rekvirerende kommuner i forbindelse med afholdelse af kurser samt gennemførelse af undervisningen

- Løbende kvalitetssikring af kursusdesign og undervisningsmateriale

- Koordinering og samarbejde med kursusadministrator og de øvrige leverandører i Børnekataloget - Løbende afrapportering og samarbejde med Socialstyrelsen, herunder deltagelse i styregruppemøder - Administrative opgaver i forhold til ovennævnte opgaver

Opgaven er beskrevet i detaljer i de følgende afsnit.

4.4 Formål med opgaven

Formålet med opgaven er at forbedre implementeringen og forankringen af ICS i kommunerne ved at opkvalificere superbrugerne af ICS og DUBU eller lignende it-systemer.

Den udbudte opgave skal herunder

 styrke superbrugernes kompetencer

 opkvalificere implementeringsindsatsen i kommunerne

Projektbeskrivelse

På længere sigt skal initiativet bidrage til en mere succesfuld implementering og anvendelse af ICS- metoden i landets ICS-kommuner, hvor de forskellige blanketter og funktionaliteter anvendes efter hensigten i it-systemerne, hvor børnefaglige undersøgelser ikke er mere omfattende end formålet tilsiger, og hvor sagsbehandlingen udføres systematisk, helhedsorienteret og med en høj socialfaglig kvalitet til gavn for borgerne.

4.5 Målgruppen

Målgruppen for kurserne er superbrugere af ICS, DUBU eller DUBU-lignende systemer samt faglige konsulenter og faglige ledere.

4.6 Læringsmål for kurset

Deltagerne skal som minimum opnå viden om

 egen rolle og ansvarsområde

 implementerings- og forankringsprocesser med fokus på ICS og med udgangspunkt i ICS og DUBU superbrugere som forandringsagenter

 organisationsteori relateret til ICS metoden og baseret på aktuel forskning og praksis samt organisationsteoretiske tilgange til emner som implementering, motivation og vedvarende læring

 relevante faglige og tekniske udfordringer

Deltagerne skal endvidere som minimum få redskaber og kompetencer til at

 generere og vedligeholde relevant praksisviden gennem inddragelse af superbrugernes erfaringer og refleksioner

 formidle, motivere og skabe adfærdsændringer med henblik på at styrke implementering og forankring af ICS og DUBU/ lignende it-system

 håndtere forskellige reaktioner på læring og forandring

 yde kvalificeret faglig sparring

 bidrage til at skabe lokale kvalitetsstandarder for ICS-metoden, sagsbehandling med udgangspunkt i ICS og håndtering af sager i DUBU eller DUBU-lignende systemer.

Kurset skal for de deltagende kommuner

 skabe tydelighed om de opgaver, som implementeringen af ICS og it-systemet indebærer

 medføre tydelige rollebeskrivelser mellem ledelse, superbrugere og faglige konsulenter

 give superbrugerne et fælles, målrettet kompetenceløft, og en fælles forståelse af opgaverne, som kan danne grundlag for et vedvarende samarbejde

 skabe grundlag for at beskrive lokale standarder for implementeringen i egen kommune

 styrke kvaliteten af anvendelsen af ICS

Projektbeskrivelse

Leverandøren skal i samarbejde med de rekvirerende kommuner opstille konkrete læringsmål for de enkelte kurser, som skal medvirke til målretningen af kurset til de lokale behov.

4.7 Kursets indhold

Kursets opbygning og indhold skal afspejle superbrugernes tredelte rolle, hvori de både skal være vigtige implementerings- og forankringsagenter for ICS og det understøttende it-system, faglige fyrtårne for det lokale arbejde med kvalitet i sagsbehandlingen og kollegiale sparringspartnere i både faglige og tekniske spørgsmål. Endvidere skal kurset fokusere på de afgørende ledelsesmæssige og organisatoriske forudsætninger for superbrugernes arbejde og en vellykket implementering og udgøre en ramme for lokale drøftelser af, hvordan man vil implementere og fastholde metoden og systemet med god kvalitet.

Det forventes, at opgaven vil bidrage til, at

 superbrugerne oplever, at de har et klart mandat og en ledelsesmæssig opbakning til deres rolle og i højere grad ses som faglige fyrtårne og konstruktive sparringspartnere af deres kolleger.

 sagsbehandlere oplever, at de modtager bedre sparring i faglige og tekniske spørgsmål vedrørende ICS, DUBU eller DUBU-lignende systemer, bliver bedre til at skelne mellem den socialfaglige metode og det understøttende it-system og se, hvordan metode og system supplerer og understøtter hinanden, og får øget motivation til at arbejde med udgangspunkt i ICS.

 kommunerne får en styrket lokal koordinering mellem ICS-superbrugere og superbrugere af DUBU eller tilsvarende system og et bedre samspil mellem ICS og de tilhørende it-systemer både i implementerings-, forankrings- og driftsfasen.

Herunder præsenteres fire temaer, som alle skal indgå som væsentlige dele på kursets 5 dage.

Leverandørens løsning skal som minimum indeholde følgende temaer:

4.7.1 Tema 1: Ledelse og organisering

En vellykket implementering af ICS er helt afhængig af måden kommunen har organiseret opgave på, og af den ledelsesmæssige opbakning. Derfor anbefaler evalueringen af ICS også at de kommunale ledere og mellemledere tager et klart og meget synligt ansvar for både implementeringen og den løbende opfølgning på anvendelsen bl.a. ved at indgå i den faglige sparring og dialog omkring anvendelsen af metoden.

Lederne skal klarlægge, hvad de overordnede lokale politiske, økonomiske og organisatoriske rammer betyder for prioriteringen, kvaliteten og anvendelsen af ICS og det understøttende it-system i kommunen.

Formålet er desuden at kommunerne får en styrket lokal koordinering mellem ICS superbrugere og superbrugere af DUBU eller lignende system og et bedre samspil mellem ICS og de tilhørende it- systemer både i implementerings-, forankrings- og driftsfasen.

Projektbeskrivelse

Udbytte af temaet

Lederne skal med udgangspunkt i de kommunale rammer og råderum udvælge, hvilke målsætninger i metoden og elementer i it-systemet, superbrugerne skal prioritere i deres arbejde. Der skal udarbejdes en implementeringsplan for det fortsatte arbejde med ICS og det understøttende it-system. Lederne skal med udgangspunkt heri udarbejde en beskrivelse af superbrugernes opgaver, roller og snitflader og udarbejde overordnede beskrivelser af lokale standarder for kvalitet i henholdsvis metode og it system i kommunen, og hvordan ledelsen følger op på, om den ønskede kvalitet opnås.

Krav til temaets indhold Lederne skal

 udvælge de mål i ICS og elementer i det understøttende it-system, som der fremadrettet skal arbejdes med, og drøfte sammenhængen mellem disse.

 beskrive roller og opgaver for egne superbrugere og ledelsen i arbejdet med ICS og det understøttende it-system.

 beskrive indikatorer for kvalitet i sagsbehandlingen samt hvordan ledelsen vil følge op på, at den ønskede kvalitet opnås.

 beskrive, hvordan leverandører og øvrige samarbejdsparter orienteres og opkvalificeres.

4.7.2 Tema 2: Superbrugerne som implementeringsagenter

Superbrugerne har en central rolle i implementeringen. Superbrugerne kan give sparring i konkrete sager og tvivlstilfælde, kan spille en vigtig rolle i forhold til at samle op på uklarheder og bidrage til at sikre en ensartet forståelse og anvendelse lokalt. Formålet med dette tema er derfor at opnå én klar rollefordeling mellem ledelse og superbrugere, og en klar og fælles forståelse af, hvilke opgaver der er i forhold til implementering og forankring. Desuden er formålet, at superbrugerne får klarhed over rollen som implementeringsagent, og værktøjer til at arbejde med denne.

Udbytte af temaet

Ledelsen og superbrugerne beskriver sammenhængen mellem ICS og it-systemet i forhold til de mål og fokusområder, ledelsen har prioriteret, og hvilke opgaver superbrugerne skal løse i den forbindelse.

Superbrugerne skal desuden opnå en grundlæggende og aktuel viden om implementering og forandringsprocesser, relateret til implementeringsarbejdet i den enkelte kommune. og redskaber til, hvordan udfordringer og problemstillinger kan håndteres, hvornår de skal adresseres, og på hvilket niveau i organisationen.

Krav til temaets indhold

Lederne og superbrugerne skal afklare opgaver og snitflader, herunder

 Identificere hvad de udvalgte mål i ICS og elementer i it-systemet har af betydning for opgaven og rollen som superbruger.

Projektbeskrivelse

 Ansvarsfordeling mellem ledelse og superbrugere.

 Kurset skal give introduktion til nyeste viden vedr. implementerings og forankringsprocesser, og relatere denne til den konkrete organisering i den enkelte kommune og arbejdet med ICS og DUBU eller lignende systemer.

 Kurset skal have fokus på formidling og motivationsarbejde som elementer i implementeringen, herunder præsentere konkrete værktøjer til at understøtte en klar kommunikation.

 Der skal arbejdes med håndtering af dilemmaer i superbrugernes arbejde. For eksempel håndteringen af både at have drifts- og udviklingsopgaver, og samtidig at være menig medarbejder og superbruger med et særligt ansvarsområde uden at have ledelsesmæssige beføjelser.

4.7.3

Tema 3: Superbrugerne som faglige fyrtårne

For at superbrugerne kan få opbakning i organisationen og udfylde rollen som sparringspart, skal de i ICS sammenhæng kunne fungere som ’faglige fyrtårne’. Kursets tredje tema er forbeholdt superbrugerne. Der sættes i dette tema fokus på at understøtte superbrugernes socialfaglighed, og ansvaret for at implementere ICS med høj socialfaglig kvalitet. Der skal arbejdes med at omsætte de indikatorer for kvalitet i ICS og DUBU eller lignende it-system, som lederne udarbejdede på første kursusdag, til specifikke opgaver for superbrugerne. Der skal desuden opnås dybere viden om, hvordan it-systemet bedst understøtter de faglige kvalitetskrav.

Udbytte af temaet

Superbrugerne får drøftet de udvalgte indikatorer i detaljen i forhold til, hvad der særligt skal styrkes i brugen af ICS og de understøttende it-systemer for at opnå sagsbehandling af god kvalitet. Drøftelserne skal ske med udgangspunkt i en ICS-systematik.

Krav til temaets indhold

Deltagerne skal arbejde med lokale definitioner af, hvad der kendetegner god kvalitet i sagsbehandlingen, herunder:

 Kvalitet i det tidligt forebyggende arbejde (§11)

 Kvalitet i den børnefaglige undersøgelse og anvendelse af it-system

 Kvalitet i handleplan, opfølgning og lukning af sag og anvendelse af it-system

Deltagerne skal herunder forholde sig til, hvordan superbrugerne holder sig opdateret på deres respektive områder og på, hvordan dette kan understøttes organisatorisk.

4.7.4 Tema 4: Superbrugerne i den faglige, kollegiale sparring

Temaets formål: Kursets fjerde tema er forbeholdt superbrugerne. Der sættes her fokus på kerneopgaven med at give kolleger faglig sparring til at anvende ICS og de underliggende it-systemer, herunder viden om de reaktioner, der kan opstå i forbindelse hermed. Det skal endvidere klarlægges, hvordan sagsbehandlerne bedst støttes og inddrages i processen om at styrke kvaliteten i arbejdet. Formålet med

Projektbeskrivelse

temaet er, at sagsbehandlerne oplever, at de modtager bedre sparring i faglige og tekniske spørgsmål vedrørende ICS, DUBU eller DUBU-lignende systemer, bliver bedre til at skelne mellem den socialfaglige metode og det understøttende it-system og se hvordan metode og system supplerer og understøtter hinanden samt får øget motivation til at arbejde med udgangspunkt i ICS.

Udbytte af temaet

Superbrugerne skal opnå en grundlæggende forståelse af læring og kompetence i at kunne identificere og håndtere de almindelige reaktioner, der kan opstå i forbindelse med forandring. Superbrugerne skal trænes i opgaven som mødeleder samt opnå konkrete værktøjer i arbejdet med at give og modtage konstruktiv feedback.

Krav til temaets indhold Superbrugerne skal

 introduceres til den nyeste viden om, hvordan voksne bedst lærer nyt stof, og hvad der skal til for at de omsætter den nye viden til en ændret adfærd, også beskrevet som transfer.

 indføres i, hvilke typer af reaktioner der kan være på forandring. Hvordan genkender man dem og hvordan bruges forskelligheder bedst muligt? Der skal præsenteres viden om reaktioner på forandring og værktøjer til at håndtere tvivl og skepsis blandt kolleger og samarbejdsparter.

 undervises i, hvad der kendetegner effektive møder og hvad det kræver af mødelederen. De skal trænes i at bringe gruppen i spil med de forskellige kompetencer, der er til stede.

 trænes i konstruktiv feedback - hvordan det gives og hvordan det modtages.

 trænes i faglig sparring med udgangspunkt i de lokale kvalitetsstandarder.

Tilbudsgivere skal i deres tilbud angive, hvordan de sikrer, at kurset kommer omkring de fire temaer og tilvejebringer det ønskede udbytte for kursisterne og deres organisationer, og samtidig beskrive den lovgivning, forskning, socialfaglige teorier, eksempler og udviklingsinitiativer, der vil blive inddraget på kurset.

Kursusdesign og undervisningsmaterialer skal være udviklet inden udgangen af 2015.

Tilbudsgiver skal præsentere et konkret forslag til kursets opbygning, indhold, tilrettelæggelse og undervisningsformer. Herunder en begrundet beskrivelse af, hvilke dele af temaerne, som ledelse og eventuelle konsulenter deltager i, og hvilke dele som alene relaterer sig til superbrugerne.

4.8 Viden og underviserkompetencer

Indholdet på kurset skal være baseret på aktuelt bedste viden og praksis på området og bidrage til, at superbrugerne arbejder på baggrund af et så solidt vidensgrundlag om implementering, læring og adfærdsændring, som muligt. Socialstyrelsen stiller krav om, at undervisningen udføres af de fagpersoner,

Projektbeskrivelse

der har den største viden om og erfaring indenfor de enkelte relevante temaer. Det er leverandørens ansvar at sikre, at de nødvendige underviserkompetencer er til stede, samt at der sker en løbende kvalitetssikring og udvikling af de pågældendes kompetencer.

Underviserne på skal have viden om udsatte børn og unge samt viden om ICS metoden og kendskab til DUBU eller tilsvarende it-systemer og hvordan de praktisk understøtter sagsarbejde med udgangspunkt i ICS.

Underviserne skal have dokumenteret viden og erfaring i forhold til tilrettelæggelse, gennemførelse og evaluering af implementeringsprocesser i den offentlige sektor samt erfaringer med supervision, læring og facilitering af gruppeprocesser. Derudover stilles der krav om, at undervisere skal besidde evnen til at formidle både nordisk og international forskning på en praksisnær og en for deltagerne inspirerende og umiddelbart omsættelig måde.

Leverandøren skal rekruttere undervisere fra de fremmeste videns- eller konsulentmiljøer på området og fra kommuner, der har opnået positive resultater i forhold til implementering og forankring af ICS og DUBU samt har positive erfaringer med definition og anvendelse af et velfungerende ICS superbrugerkorps. Leverandøren skal derudover sikre, at de løbende har et samarbejde med førnævnte videns- eller konsulentmiljøer, så leverandøren har adgang til aktuelt bedste viden om og praksis på området.

Tilbudsgiver skal i tilbuddet begrunde, at kvalifikationerne blandt de underviserne, der skal undervise på kurserne lever op til Socialstyrelsens krav som beskrevet ovenfor, samt beskrive, hvordan tilbudsgiver vil sikre, at de nødvendige underviserkompetencer er til stede og løbende udvikles under hele kontraktperioden.

Tilbudsgiver bedes medsende CV’er og dokumentation for undervisernes kvalifikationer og erfaringer, så det kan indgå i tildelingen.

Der skal som led i undervisningen indgå oplæg fra praksis.

Tilbudsgiver skal i tilbuddet angive, hvilke emner praktikerne skal holde oplæg om, samt hvilke kommuner, institutioner eller enkeltpersoner, der er indgået foreløbig aftale med vedrørende disse oplæg.

Det skal begrundes, hvorfor de pågældende kommuner, institutioner eller enkeltpersoner er valgt.

4.9 Koncept for praksiskurser

Projektbeskrivelse

4.9.1 Praksiskurser i Børnekataloget

Siden januar 2015 har Socialstyrelsen tilbudt landets kommuner en række ambitiøse og målrettede opkvalificeringsforløb kaldet praksiskurser gennem Børnekataloget, der er Socialstyrelsens samlede portefølje af gratis kurser til professionelle på børne- og ungeområdet indeholdende i alt 32 kursustitler.

Praksiskurser opbygges efter et fast koncept med fem undervisningsdage samt formøde og opfølgningsmøde, tilpasning af kursusindhold til lokal kontekst, fokuseret arbejde med lokale læringsmål for både kursister og organisationen, løbende rådgivning om implementering af det tillærte og en tæt involvering af ledelsen i hele forløbet.

Konceptet blev udarbejdet som en del af initiativet til styrkelse og målretning af efteruddannelses- indsatsen, på baggrund af satspuljeaftalen for 2013. Socialstyrelsen tilbyder udover praksiskurser også endags videnskurser, en treårig diplomuddannelse og en toårig masteruddannelse. Læs mere om Socialstyrelsens uddannelsesinitiativ og den samlede efter- og videreuddannelsesindsats på Socialstyrelsens hjemmeside: socialstyrelsen.dk/born/efteruddannelse/om-efteruddannelse/baggrund-for- socialstyrelsens-uddannelsesinitiativ og læs mere om Børnekataloget på

socialstyrelsen.dk/born/efteruddannelse/om-efteruddannelse/bornekatalog.

Tilbudsgivere bedes også orientere sig i udbudsmaterialet for Børnekataloget fra juli 2014 her:

socialstyrelsen.dk/filer/born/efteruddannelse/bornekateloget/udbudsmateriale-bornekataloget-03-07- 2014.pdf

4.9.2 Formkrav til praksiskurset

Alle praksiskurserne skal forløbe over fem kursusdage og tilrettelægges, så der er fokus på, at det tillærte kan afprøves i deltagernes hverdag imellem kursusdagene. Som eksempel kan et kursus indeholde tre sammenhængende dage, en uges afprøvning i praksis eller øvelser i hverdagen, hvorefter der igen undervises i to sammenhængende dage.

Praksiskurset udbydes alene som rekvirerede kurser til den enkelte kommune eller sammenslutninger af kommuner og afholdes på deltagernes arbejdsplads. Det giver mulighed for at målrette kurset til deltagernes konkrete behov og udgangspunkt og tage hensyn til den rekvirerende kommunes egen praksis. Det kræver, at praksiskurset beskrives som et rammetilbud til kommunerne indeholdende de elementer, som er beskrevet i afsnittene ovenfor, og at hvert enkelt kursus inden for disse rammer efterfølgende tilrettelægges og struktureres, så det matcher de lokale behov.

I et kursusforløb skal der tages udgangspunkt i den enkelte kommunes politik, overordnede retningslinjer og standarder for området, ICS-implementeringsgrad og it-system og der skal arbejdes med kommunens eller kommunernes egne cases. Derudover skal der tages hensyn til medarbejdersammensætningen, antallet af kursister og organiseringen i kommunen. Leverandøren skal sikre, at der er en hensigtsmæssig

Projektbeskrivelse

blanding af oplæg, fælles øvelser og tid til individuel refleksion og træning. Den konkrete vægtning af kursusmodulerne for det enkelte kursusforløb skal foretages med hensyn til kommunens ønsker og antal deltagere.

Det er et krav, at der forud for afholdelsen af hvert enkelt praksiskursus afholdes formøde med den relevante kommunes ledelse og medarbejdergruppe om ønsker til kurset. Mødet skal føre til, at der indgås en aftale mellem leverandøren af praksiskurset og den rekvirerende kommunes ledelse og medarbejdere om, hvad formålet og læringsmålene skal være med kurset, indenfor de overordnede rammer.

Leverandøren af kurset skal på baggrund af aftalen udarbejde en kursusplan, der beskriver det konkrete kursus i den enkelte kommune – deltagerantal, læringsmål for arbejdspladsen og så vidt muligt for den enkelte kursist, og konkrete aftaler om kursets afholdelse. Derudover skal det være beskrevet, hvordan kommunen og kursusleverandøren vil sikre, at det tillærte bliver omsat og implementeret i praksis. Denne kursusplan skal sendes til kursusadministrator før igangsættelsen af det enkelte kursus, og skal præsenteres for deltagerne på kurset i samarbejde med deres ledelse.

Derudover er det et krav, at kursusleverandøren understøtter den enkelte kommunes ledelse og medarbejdere i implementeringen af det tillærte. Det skal som minimum sikres ved, at leverandøren tilbyder rådgivning og støtte til omsætningen og implementeringen af det tillærte. Som en del af dette stilles der krav om, at alle leverandører af praksiskurser tilbyder kommunerne et opfølgningsmøde efter kursets afholdelse. Fokus på dette møde skal være at tilbyde råd og vejledning, såfremt den enkelte kommune har oplevet udfordringer i forhold til implementeringen af det tillærte.

Tilbudsgiver skal i tilbuddet stille et begrundet forslag til et overordnet kursusdesign indeholdende de ovennævnte elementer, herunder eksplicitere hvilke dele, der udgør den faste ramme for kurset og hvilke dele, der er valgfri, fleksible eller skalerbare i relation til den lokale kontekst.

Tilbudsgiver skal i tilbuddet beskrive, hvordan rammerne omkring kursusforløbet bedst muligt kan understøtte lokal tilpasning og implementering af det tillærte i praksis.

Som et håndgribeligt udbytte af kurset skal den enkelte deltagende kommune med hjælp fra leverandøren udarbejde en drejebog for kommunens fortsatte implementering og/eller forankring af ICS og it-system med særligt fokus på superbrugernes og ledelsens roller og relationer, herunder tydelige og konkrete aftaler om ansvarsfordeling, kommunikationsveje, samarbejdsforhold internt og eksternt, rammer, mødekultur m.v.. Arbejdet med drejebogen skal indgå som et løbende element gennem hele kurset, men have særlig vægt på tema 1.

Projektbeskrivelse

Tilbudsgiver skal stille forslag til drejebogens udformning og funktion samt beskrive, hvordan arbejdet med drejebogen vil blive inddraget på de forskellige kursusdage samt formøde og opfølgningsmøde.

4.9.3 Afholdelse af praksiskurset

Opgaven med administration af Børnekatalogets kurser, herunder også den generelle formidling, distribution af undervisningsmaterialer og kursusbeviser samt deltagerevaluering, er ved EU-udbud tildelt VIA University College for perioden 2015-2018. På kursusadministrators hjemmeside www.boernekataloget.dk

kan

kommuner rekvirere Børnekatalogets praksiskurser. Kursusadministrator registrerer henvendelsen og formidler den direkte videre til kursusleverandøren, der har ansvar for den konkrete planlægning med kommunen. Yderligere informationer om kursusadministrators ansvar kan læses i udbudsmaterialet om Børnekataloget fra 3. juli 2014.

Nærværende praksiskursus kan afholdes med minimum 12 deltagere og maksimum 25 deltagere.

Deltagerne kan komme fra op til tre forskellige kommuner, men det er væsentligt, at det er den samlede gruppe af superbrugere, der deltager fra hver kommune.

Leverandøren varetager målgruppeafgrænsningen i forhold til tilmeldinger og giver eventuelle afslag.

Leverandøren har til ansvar at modtage og koordinere både skriftlige og telefoniske henvendelser fra kommuner, der ønsker kurset til sine superbrugere, men ikke kan fylde et hold alene. Leverandøren samler løbende op på kommunernes kursusønsker og sørger for, at flest muligt kan imødekommes ved sammenslutning af kommuner med geografisk nærhed og et tilstrækkeligt antal kursister. Det er desuden leverandørens ansvar at rekvirere praksiskurset hos kursusadministrator på vegne af sammenslutninger af kommuner, indhente lister med deltageroplysninger og finde frem til konkrete kursusdage og kursussted, der passer de involverede parter. Kommunerne skal selv bidrage med lokaler, forplejning og AV-udstyr.

Det er leverandørens ansvar at sikre, at de rette forhold er til stede for afholdelse af kurset.

Nærværende praksiskursus kan afholdes gennem Børnekataloget mindst seks gange om året i 2016-2018 med ønske om en ligelig fordeling mellem forårs- og efterårshalvårene. Derudover skal det være muligt for den permanente Task Force at rekvirere det enkelte kursus minimum én gang om året. I disse tilfælde afholdes kurserne i den kommune, som samarbejder med Task Forcen.

Øvrige vilkår gældende for rekvirering og afholdelse af praksiskurser kan findes i Socialstyrelsens kontraktudkast som er vedlagt som bilag til dette udbudsmateriale.

Tilbudsgiver skal i tilbuddet redegøre for, hvordan den beskrevne opgave kan håndteres smidigt med hensyntagen til kommunernes forskellige ønsker, størrelse, geografi og øvrige forudsætninger.

Projektbeskrivelse

Tilbudsgiver skal identificere de særlige udfordringer, der kan være forbundet med afholdelse af kurset for en sammenslutning af kommuner, og stille forslag til løsning heraf.

4.10 Markedsføring

Til forskel fra de øvrige leverandører i Børnekataloget har leverandøren af nærværende praksiskursus ansvaret for markedsføring og rekruttering af kursister og kommuner til kurset. Det forventes, at leverandøren foretager en intensiv markedsføringsindsats omkring opstarten i 2015, hvor hele målgruppen skal gøres bekendt med det nye kursustilbud.

Kursustilbuddet vil blive annonceret på Socialstyrelsens og kursusadministrators hjemmesider og nyhedsbreve, herunder på www.boernekataloget.dk, og skal desuden som minimum annonceres på leverandørens hjemmeside og nyhedsbreve.

Det forventes, at leverandøren er proaktiv i sin kontakt til målgruppen og som minimum deltager på superbrugerseminarerne for ICS og DUBU i november 2015.

Tilbudsgiver bedes levere et bud på markedsføringsplan, der sandsynliggør at kursustilbuddet ved udgangen af 2015 er både kendt og efterspurgt af kommunerne. I planen skal tilbudsgiver tage stilling til målgrupper, budskaber, medier, aktiviteter, produkter, distribution, tidsplan og løbende opfølgning.

Agter tilbudsgiver selv at stå for den grafiske opsætning af markedsføringen, bedes tilbudsgiver levere eksempler på tidligere formidlingsprodukter og forslag til overordnet design og struktur, som tilbudsgiver finder egnet til formålet.

Agter tilbudsgiver at benytte sig af grafisk underleverandør, bedes tilbudsgiver indgå forhåndsaftale med grafiker (jf. bilag 4) og komme med forslag til overordnet design og struktur, som tilbudsgiver finder egnet til formålet.

4.11 Kvalitetssikring og løbende udvikling

Kursusadministrator for det samlede kursuskatalog har ansvar for at indsamle kursusevalueringer og stille disse til rådighed for leverandør af kurset. Leverandøren af kurset er forpligtiget til løbende at overvåge og sikre kvaliteten og udviklingen af kurserne ved løbende at følge resultaterne af kursusevalueringerne.

Herunder det faglige niveau på kurserne og de studerendes udbytte af og tilfredshed med kurserne. Den løbende udvikling skal sikre, at kurset er opdateret i forhold til aktuel bedste viden, lovgivningen på området og på beslægtede områder, forskning og undersøgelser samt eksempler fra praksis i kommuner, der lykkes med at finde nye veje i udviklingen på området.

Projektbeskrivelse

Tilbudsgiver skal i tilbuddet beskrive, hvordan man vil gribe opgaven med løbende kvalitetssikring og udvikling an, herunder på hvilke måder man vil sikre monitoreringen af kvaliteten på kurserne, samt sikre at ny viden indoptages.

Det er kursusleverandørs eget ansvar, at undervisningsmaterialer altid foreligger i nyeste opdaterede version på Børnekatalogets fælles projektwebsted. Socialstyrelsen skal orienteres om væsentlige ændringer af undervisningens indhold og sammensætning.

4.12 Faglig koordinering og videndeling

Socialstyrelsen stiller krav om, at der løbende foregår en faglig koordinering og videndeling på tværs af de forskellige efter- og videreuddannelsestilbud, som Socialstyrelsen udbyder i form af diplom- og masteruddannelsen og Børnekataloget, samt øvrige relevante uddannelsestilbud, herunder de relevante grunduddannelser. Det er leverandørens ansvar at orientere sig i, hvad der bliver undervist i disse uddannelser, og løbende anvende denne viden til at udvikle kvaliteten af eget tilbud.

Leverandørerne af de enkelte videns- og praksiskurser forpligtiger sig til at koordinere med leverandørerne af de øvrige kurser i Børnekataloget for at sikre, at indholdet på de enkelte kurser matcher hinanden bedst muligt, i forhold til den del af undervisningen, der omhandler lovgivning, forskning osv.

som beskrevet ovenfor. Derudover forpligter leverandørerne sig på at dele relevant undervisnings- materiale med hinanden. Kursisterne skal således opleve, at der er sammenhæng mellem de forskellige kurser og den forskning og viden, der henvises til. Formålet er samtidigt, at kursisterne skal opleve, at praksiskurserne tager udgangspunkt i den viden, der formidles på videnskurserne, og at videnskurserne kan inddrage den viden om praksis, som opnås på praksiskurserne.

Der stilles derfor krav om, at leverandøren deler alle de undervisningsmaterialer, der er udviklet som del i kontrakten, med de øvrige kursusleverandører i Børnekataloget gennem kursusadministrators fælles projektwebsted.

Tilbudsgiver skal i tilbuddet beskrive, hvordan tilbudsgiver løbende vil orientere sig i, hvad der bliver undervist i på diplom- og masteruddannelsen, de relevante kurser i Børnekataloget samt på de kurser og seminarer om ICS og DUBU, der afholdes af Socialstyrelsen og KOMBIT. Derudover skal tilbudsgiver beskrive, hvordan man vil bidrage til den faglige koordinering mellem leverandørerne af de nævnte uddannelses- og kursusaktiviteter.

Leverandøren forpligter sig på at lade andre kursusleverandører i Børnekataloget deltage på enkelte kursusdage efter konkret henvendelse med henblik på videndeling og faglig koordinering, og har til gengæld selv mulighed for at deltage på Børnekatalogets øvrige kursustitler.