Registrering af COVID-19 vaccination i FMK-online

(1)

4. oktober 2021

Registrering af COVID-19 vaccination i FMK-online

Vejledning-Særudgave til kvikregistrering

(2)

Registrering af COVID-19 vaccination i FMK-online 2 / 23

1. Indholdsfortegnelse

1.1 Log in ... 3

1.2 Fremsøg patient... 3

1.3 Advarsel ved ikke overholdt minimumsinterval ... 4

1.4 ”Effektuer Vaccine” ... 5

1.4.1 Batchnummer er ukendt ... 7

1.4.2 Batchnummer findes men tilhører ikke det tilskrevne forløb ... 7

1.4.3 Batchnummer findes men der er ikke noget tilskrevet forløb ... 8

1.5 Find ’Anbefalede vaccinationsforløb’ ... 9

1.6 Effektuering af vaccination ... 10

1.7 Visning af effektuering ... 12

1.8 Tilføje journalnotater ... 13

1.9 Advarsel hvis forkert vaccination er valgt til effektuering ... 13

1.10 Hvis der ikke er oprettet et vaccinationsforløb ... 14

1.11 Hvis der er oprettet et ’forkert’ vaccinationsforløb ... 15

1.12 Vis avancerede funktioner ... 16

1.13 Slet vaccination ... 17

1.14 Rediger vaccination ... 19

1.15 Advarsel ved Luk patient uden registrering ... 21

1.16 Skift mellem Kvik registrering og FMK-online/DDV ... 21

1.17 Print Coronapas ... 22

(3)

1.1 Log in

Log på FMK-online.dk vha. dette link Kvik vaccination eller skriv adressen https://fmk-online.dk/fmk/covid19

Dette kræver Nem ID medarbejdersignatur med tilknyttet CPR-nummer.

Når du er logget ind, fremsøger du den ønskede patient i boksen ”Find patient”, indtast CPR- nummer og tryk ”Søg”.

Vær OBS på om du har den grønne bjælke øverst: Aktiv profil: COVID19. Hvis ikke den grønne bjælke er der, er du ikke det rigtige sted.

1.2 Fremsøg patient

Fremsøg den ønskede patient ved at indtaste CPR-nummer, tryk ”søg”

(4)

1.3 Advarsel ved ikke overholdt minimumsinterval

Advarsel kommer KUN i Kvik vaccination.

Advarslen kommer så snart der fremsøges patient ved scan eller indtastning af CPR-nummer.

Advarsel kommer kun ved scan eller indtast af CPR-nummer, hvor der er effektueret en Co- vid-19 vaccination og hvor minimumsintervallet ikke er overholdt (fra effektueringsdato til dags dato).

I ovenstående tilfælde er Pfizer vaccination givet den 23/08/2021, minimums intervallet er ikke overholdt, hvorfor bruger ved opslag på CPR-nummer vil modtage nedenstående advarsel:

Tryk ”Luk” for at komme videre.

(5)

1.4 ”Effektuer Vaccine”

Hvad er det?

Effektuer vaccine ved scanning eller indtastning af batchnummer er en funktionalitet som veri- ficerer det scannede/indtastede batchnummer mod de officielle batchnumre for alle Covid19 vaccinetyper.

Når den ønskede patient er fremsøgt, kommer du til dette billede:

Hvad ses?

Øverst vises de COVID-19 vaccinationer der evt. allerede er givet og registreret i DDV. Herun- der vises det vaccinationsforløb, som borgeren er blevet tilknyttet.

Det styres centralt, hvilket forløb den enkelte borger får tildelt (dette er bl.a. begrundet i sundhedsfaglige hensyn og antallet af vacciner til rådighed).

Vaccinationen effektueres ved at scanne eller indtaste batchnummer på vaccinen, som skal indgives, tryk ”Enter” (Alternativ til at trykke ”Enter” er at trykke på Søg-knappen):

(6)

Registrering af COVID-19 vaccination i FMK-online 6 / 23 Hermed navigeres direkte til ”Effektuer vaccination”, hvor det indtastede batchnummer samt dato og tidspunkt for effektuering er forudfyldt:

Bemærk: nyt felt, der viser dosis.

Nederst indtastes evt. journalnoter.

For de allerfleste vacciner skal der ikke udfyldes noget her, da der automatisk vil blive journal- ført med en standardtekst. Det er kun hvis der er yderligere oplysninger at feltet skal udfyldes.

Indtast evt. journalnoter og tryk ”Effektuer”. Vaccinen er nu registreret som administreret.

Hvad ses?

Under vaccinebeskrivelsen ses evt. bookinger fra Webreq. Informationen fra Webreq kan mangle, fx hvis der ikke er booket tid, hvis forbindelsen til Webreq ikke kan etableres.

Som udgangspunkt er Webreq-boksen foldet sammen

Billedet åbnes ved at klikke på ”pilen” markeret med gult.

(7)

Registrering af COVID-19 vaccination i FMK-online 7 / 23 Ved forbindelse til Webreq og eksisterende bookinger, ser det således ud

Vinduet viser datoen for booking, vaccinationssted, status og en kolonne, hvor man kan mar- kere bookingen som gennemført. Den førstkommende af datoerne er automatisk markeret med flueben for gennemført. Det betyder at der sædvanligvis ikke skal ændres på noget.

1.4.1 Batchnummer er ukendt

Hvis man scanner eller indtaster et ukendt batchnummer, får man følgende besked:

Tjek at det er det rigtige batchnummer, som er indtastet/scannet.

Hvis man ønsker at registrere batchnummer på vaccinen på trods af advarslen skal dette gøres som beskrevet i afsnit 1.6

1.4.2 Batchnummer findes men tilhører ikke det tilskrevne for- løb

Hvis man scanner eller indtaster et batchnummer som tilhører en anden vaccinetype end vacci- netypen indeholdt i patientens tilskrevne forløb, får man følgende besked:

Tjek at det er det rigtige batchnummer, som er indtastet/scannet.

Hvis man ønsker at registrere batchnummer på vaccinen på trods af advarslen skal dette gøres som beskrevet i afsnit 1.6

(8)

1.4.3 Batchnummer findes men der er ikke noget tilskrevet for- løb

Hvis man scanner eller indtaster et batchnummer og patienten ikke i forvejen er tilskrevet et vaccinationsforløb, får man følgende besked:

Ved tryk på ”Luk” oprettes intet vaccinationsforløb og man vender tilbage til forside.

Hvis man vælger ”Opret”, vil det valgte vaccinationsforløb oprettes og følgende vindue åbnes:

(9)

Registrering af COVID-19 vaccination i FMK-online 9 / 23 Indtast evt. journalnoter og tryk ”Effektuer”. Vaccinen er nu registreret som administreret.

1.5 Find ’Anbefalede vaccinationsforløb’

Når den ønskede patient er fundet, kommer du direkte til dette billede

Hvad ses?

Øverst vises de COVID-19 vaccinationer der evt. allerede er givet og registreret i DDV. Herun- der vises det vaccinationsforløb, som borgeren er blevet tilknyttet. Det styres centralt, hvilket forløb den enkelte borger får tildelt (dette er bl.a. begrundet i sundhedsfaglige hensyn og antallet af vacciner til rådighed).

Det er den øverste række under ”vaccinationsforløb”, der skal registreres på først. Bemærk at der yderst til venstre står rækkefølge.

Vaccinationen effektueres ved at klikke på ”flueben” ikonet yderst til højre.

Vælg den vaccination, der ønskes registreret. Ved klik på fluebenet fremkommer nedenstå- ende skærmbillede.

(10)

1.6 Effektuering af vaccination

Scan eller indtast batchnummer på vaccinen, der skal indgives.

Hvad ses?

Under vaccinebeskrivelsen ser man evt. bookinger fra Webreq. Informationen fra Webreq kan mangle, fx hvis der ikke er booket tid, hvis forbindelsen til Webreq ikke kan etableres.

Som udgangspunkt er Webreq-boksen foldet sammen

Billedet åbnes ved at klikke på ”pilen” markeret med gult.

Ved forbindelse til Webreq og der eksisterer bookinger, ser det således ud

(11)

Registrering af COVID-19 vaccination i FMK-online 11 / 23 Vinduet viser datoen for booking, vaccinationssted, status og en kolonne, hvor man kan mar- kere bookingen som gennemført. Den førstkommende af datoerne er automatisk markeret med flueben for gennemført. Det betyder at der sædvanligvis ikke skal ændres på noget.

Nederst indtastes evt. journalnoter.

For de allerfleste vacciner skal der ikke udfyldes noget her, da der automatisk vil blive journal- ført med en standardtekst. Det er kun hvis der er yderligere oplysninger at feltet skal udfyldes.

Der trykkes på knappen ”Effektuer”. Nu er vaccinen registreret som administreret.

Note vedr. journalisering:

Det er udelukkende ansatte i regionerne, der vil få mulighed for at journalisere via FMK-online.

Felterne til journalisering vil kun blive vist, hvis der benyttes et medarbejdercertifikat fra en region.

Disse oplysninger vil altid blive journalisereret:

 Patientens navn

 Patientens personnummer

 Tidspunktet for behandlingen

 Vaccinenavn, styrke, mængde

 Den sundhedsperson, der har foretaget behandlingen

 Oplysninger om samtykke

 Standardtekst der journaliseres: ”Patienten er blevet vaccineret mod COVID-19. Vaccinationen er en del af et vaccinationsprogram. Vaccinationsprogrammet består af 1-2 vacciner.”

Det, der evt. noteres i fritekstfeltet

(12)

1.7 Visning af effektuering

Hvad ses?

Når effektueringen er registreret returneres til ovenstående billede. Det ses at den givne vaccination nu optræder under ”Vaccinationer”, mens nr. 2 vaccination fortsat optræder som plan- lagt. Billedet viser endvidere eventuelt registrerede journalnotater.

For at komme til næste patient skal du trykke ”Luk patient”, hvorefter der er klar til indtastning/scanning af nyt CPR-nummer.

(13)

1.8 Tilføje journalnotater

Såfremt, der opstår behov for at supplere med journaloplysninger er dette muligt.

Fremsøg patienten og tryk på ”Opret journal oplysninger”.

Et eksempel på dette kunne være, at patienten fik det dårligt efter der var fremsøgt ny patient – eller man glemte at tilføje en vigtig bemærkning i første omgang.

1.9 Advarsel hvis forkert vaccination er valgt til effektue- ring

Hvis du ved en fejl vælger den nederste planlagte vaccination (nr. 2 i forløbet) i første omgang, og der ikke er registreret en effektuering for nr. 1 i forløbet, vil der opstå en advarsel som her

(14)

1.10 Hvis der ikke er oprettet et vaccinationsforløb

Hvis der ikke findes et vaccinationsforløb på patienten, kan det oprettes ved at trykke på knappen ”Opret COVID-19 forløb”.

Ved tryk på ”Opret COVID-19 forløb” vises dette:

I takt med at der kommer flere vaccinetyper til Danmark vil den viste liste udvides med de på markedet værende vacciner.

Se også afsnit 1.3.3, hvor et forløb oprettes ved at scanne/taste batchnummer.

Når det ønskede forløb er oprettet kan selve vaccinationen registreres som beskrevet i afsnit 1.4 eller 1.6.

(15)

1.11 Hvis der er oprettet et ’forkert’ vaccinationsforløb

Såfremt der allerede er oprettet et forløb på den fremsøgte patient kan forløbet slettes. Det kan være aktuelt, hvis der fx er oprettet et Pfizer forløb, men der aktuelt skal vaccineres med fx Astra Zeneca.

Når ”Slet vaccinationsforløb” knappen aktiveres fremkommer denne dialog

Der skal angives en årsag. Det er op til brugeren / regionen hvilken årsag der vurderes som den mest korrekte i den givne situation. Når der er valgt en årsag bliver ”Slet” knappen aktiv.

Når et forløb er slettet, vil ”Opret COVID-19 forløb” knappen fremkomme som beskrevet i afsnit 1.10.

(16)

Registrering af COVID-19 vaccination i FMK-online 16 / 23 Når et forløb slettes/oprettes sendes der besked til Webreq.

Hvis man forsøger at slette et forløb, hvor der i forvejen er registreret en vaccination får brugeren følgende advarsel:

Dette for at sikre, at man ikke ved en fejl får slettet et forløb, der er påbegyndt.

1.12 Vis avancerede funktioner

Kvik registrering er udvidet med Slet og Rediger funktioner til registrerede vaccinationer. Funk- tionerne benyttes i forbindelse med rettelse af fejlregistreringer.

Der gives adgang til Slet og Rediger ved at sætte flueben i ”Vis avancerede funktioner”:

Når funktionerne aktiveres fremkommer 2 nye ikoner i vaccinationsoversigten til højre.

(17)

Registrering af COVID-19 vaccination i FMK-online 17 / 23 Funktionerne er som udgangspunkt slået fra. Såfremt man har haft aktiveret avancerede funktioner på en borger, vil funktionaliteten igen være slået fra, når ny borger fremsøges. Funktio- nerne bør kun aktiveres ved behov for Slet eller Rediger.

1.13 Slet vaccination

Tryk på ”krydset” yderst til højre, Slet vaccination.

Når du trykker på krydset kommer følgende advarsel:

Begrundelsen for sletningen skal anføres her, fx ’Slettet pga. manglende skift at patient’.

Begrundelsen bliver journalført og kan efterfølgende ses under journalnotater.

(18)

Registrering af COVID-19 vaccination i FMK-online 18 / 23 Når en vaccination slettes forsvinder den fra ”Vaccinationer”. Til gengæld returneres den til vaccinationsforløbet, således at det senere er muligt at registrere den.

Rekvisitionen i Webreq genåbnes automatisk ved sletningen, så den igen optræder som ”Klar til gennemførelse”.

Opstår der behov for at spore, hvem der har slettet en given vaccination, fremgår det af det almindelige FMK-online/DDV, når man tilvælger: ”Vis også slettede vaccinationer”.

(19)

1.14 Rediger vaccination

Tryk på ikonet til venstre for ”krydset”, Rediger vaccination.

Når ikonet aktiveres får brugeren denne dialog:

Typisk vil en korrektion skyldes registrering af en forkert vaccinationsdato eller et forkert batchnummer. Brugeren retter det ønskede og skriver et notat i feltet ”Journaloplysninger”, der begrunder redigeringen. Herefter trykkes på ”Opdater”.

Begrundelsen fremgår nu af kolonnen ”Yderligere kommentar” i journalnotater

(20)

Registrering af COVID-19 vaccination i FMK-online 20 / 23 Rediger vaccination overføres også til Webreq. Dog er det i praksis kun vaccinationsdatoen, der er interessant i den sammenhæng. En ændret vaccinationsdato har betydning for inter- val/booking af tid nr. 2.

En vaccination, der har været redigeret optræder på denne måde

”Mappe”-ikonerne i venstre side indikerer, at der findes flere versioner af vaccinationen.

Det er muligt at åbne tidligere versioner ved at klikke på ”Mappe”.

(21)

1.15 Advarsel ved Luk patient uden registrering

For at undgå at en bruger glemmer at registrere en vaccination er der indført en advarsel

Advarslen dukker op, hvis man fremsøger en patient og senere vælger Luk patient uden at der er foretaget en handling. Hvis man ønsker at lukke patienten skal man vælge Fortsæt. Har man derimod ikke fået registreret det man skulle, vælger man Fortryd, hvorefter den ønskede handling kan udføres.

Advarslen kommer ikke, hvis man fx har været inde på patienten for at efterregistrere et jour- nalnotat, redigere en vaccination mm.

1.16 Skift mellem Kvik registrering og FMK-online/DDV

Man kan nu tilgå Kvikregistrering på følgende url:

https://fmk-online.dk/fmk/covid19

Man kommer direkte (efter login) til COVID-19 profilen. Det er også den adresse, der optræder øverst i denne vejledning.

Når man er logget ind ser man som vanligt den grønne bar øverst, så man er sikker på at man er kommet det rigtige sted hen.

Såfremt der er behov for at skifte til det normale FMK-online/DDV kan man klikke på ”krydset”

i den grønne bar. Det kræver ikke nyt login.

(22)

Hvis man er skiftet over til det almindelige FMK-online og vil retur til Kvik registrering, kan man gå i browserens adresselinje og tilføje COVID19

Herved kommer man tilbage til Kvik registrering med den grønne bar.

1.17 Udskriv Coronapas

Det er fra Kvik vaccination og DDV online muligt at udskrive EU coronapas (vaccinationscertifi- kat).

Tryk på det markerede ikon (Globus) for at udskrive EU coronapas.

OBS på at der er én side pr. effektueret vaccination.

Nedenfor vises eksempel på udskrevet EU coronapas:

(23)