Dialogen mellem det kommunale niveau og skolerne Virksomhedsplanen

I forbindelse med gennemførelsen af decentraliseringen i 1998 blev den afrap-portering der havde fundet sted gennem årsrapporten afløst af et krav om at alle institutioner en gang årligt skulle udarbejde en virksomhedsplan. Denne skal både afrapportere og pege fremad (jf. afsnit 4.3.3). I 1999 var der ingen form-krav og kun ganske få indholdsmæssige form-krav med stor forskellighed i udformnin-gen til følge. Derfor udarbejdede direktionen i efteråret 1999 sammen med en arbejdsgruppe ”Virksomhedsplaner – Vejledning 15.11.99”.

Dette afsnit beskæftiger sig med at undersøge om virksomhedsplanerne for 2000 følger vejledningen, hvordan de fungerer som et kommunikationsværktøj, og hvordan de anvendes. Det interne arbejde med og den proces virksomhedspla-nerne er blevet til i på skolerne, er behandlet i temaerne Skoleledelse, Den enkel-te skoles udviklingskultur og Skole/SFO.

Der er stor forskel på i hvilket omfang skolerne har fulgt vejledningen både mht.

disponering og detaljeringsgrad. Lillebæltskolen og Østre Skole følger vejlednin-gens disponering, og detaljeringsniveauet tegner et bredt billede af skolernes aktiviteter. Aulby Skole følger vejledningens disponering, men de oplysninger det politiske niveau kan hente ud af planen, er yderst sparsomme. Vestre Skole ar-bejder med en model der adskiller sig væsentligt fra vejledningen, men virksom-hedsplanen giver læseren et fint indblik i væsentlige aspekter som overordnede mål, arbejdet med indsatsområder og evalueringen heraf. Strib Skole og Hyllehøj-skolen forholder sig temmelig frit til vejledningen og har ikke udarbejdet

egentli-ge handleplaner, heller ikke for det kommunale indsatsområde som blev meldt ud november 1999 med pligt til at indarbejde det i den virksomhedsplan der skulle afleveres februar 2000. Evalueringsgruppen skal hertil bemærke at det er kort tid hvis der skal udarbejdes en handleplan som skal involvere medarbejderne.

Flere skoler bemærker i deres selvevalueringer at netop evaluering er et svagt punkt som de savner viden om og redskaber til, men også et område de gerne vil i gang med. Vejledningens punkt vedrørende handleplaner (se næste side) be-skæftiger sig netop med dette felt idet der lægges op til at skolerne skal beskrive mål, handlinger, succeskriterier og evaluering. Evalueringsgruppen har derfor valgt at se på hvor langt skolerne er kommet med hensyn til at opfylde det politi-ske ønpoliti-ske om konkretisering af arbejdet i institutionerne.

En forudsætning for at kunne evaluere er naturligvis mål og handleplaner. Østre Skole, Lillebæltskolen og Vestre Skole arbejder i deres virksomhedsplaner syste-matisk med mål og handleplaner for de valgte indsatsområder. Vestre Skole be-skriver klart hvem der skal handle på de forskellige områder mens det står mere utydeligt hos de to andre skoler. Evalueringsgruppen vurderer at disse skoler har et godt afsæt for at gå videre i processen og arbejde med succeskriterier og eva-luering mens de øvrige skoler vil være nødt til i første omgang at lægge kræfter i arbejdet med at formulere mål og især handleplaner.

Handleplaner

Følgende indgår i beskrivelsen:

Mål (definere specifikke mål)

Handlinger (beskrive, hvad vi skal gøre, hvem gør hvad og hvornår)

Succeskriterier (hvornår er målet opfyldt)

Evaluering (hvordan skal evalueres, af hvem og hvornår) Fra : Virksomhedsplaner, Vejledning – Middelfart Kommune, Direktionen den 15/11 –99.

Undersøger man virksomhedsplanerne for i hvilket omfang de henvender sig til de tre målgrupper der er beskrevet i vejledningen, nemlig politikerne, brugerne og medarbejderne, må evalueringsgruppen konstatere at skolerne har satset forskelligt på at tilgodese disse. Virksomhedsplanerne for Lillebæltskolen, Strib Skole, Aulby Skole og Hyllehøjskolen bærer præg af at være et

afrapporterings-40 Danmarks Evalueringsinstitut redskab i forhold til det politiske niveau. I Hyllehøjskolens virksomhedsplan udgør

afrapporteringen mere end halvdelen og langt mere end det fremadrettede. Det er evalueringsgruppens opfattelse at disse planer ikke vil være anvendelige i en kommunikation med forældrene. Vestre Skoles virksomhedsplan er med sit layout og sin struktur derimod et meget velegnet dokument i forhold til forældre og medarbejdere. Forordet henvender sig til det politiske niveau, men der savnes et resumé. Det er evalueringsgruppens vurdering at Østre Skoles virksomhedsplan fungerer godt i forhold til alle tre målgrupper. Både Østre Skole og Vestre Skole indleder deres virksomhedsplan med en oversigt over facts, fysiske kendetegn og pædagogiske kendetegn ved skolerne – en ide som evalueringsgruppen vurderer også andre skoler kunne have glæde af. I den forbindelse kan evalueringsgrup-pen konstatere at der også er stor forskel på i hvilket omfang virksomhedsplanen viser at skolen ser sig selv som en del af et skolevæsen og et politisk system. Aul-by Skole, Østre Skole, Strib Skole og Lillebæltskolen refererer i større eller mindre grad til Børn- og Ungepolitikken, mens Hyllehøjskolens og Vestre Skoles virksom-hedsplaner hele vejen igennem tager udgangspunkt i skolernes egne ideer.

Evalueringsgruppen vurderer at vejledningen fungerer godt for skolerne, og at der her som mange andre steder er en frugtbar forskellighed som vil kunne brin-ges ind i den planlagte evaluering af vejledningen. Der er endnu et stykke vej før virksomhedsplanerne lever op til formålet med at udarbejde virksomhedsplanen, men evalueringsgruppen vurderer at der er lagt et godt fundament.

”Målstyringsprocessen kræver dialog mellem det politiske led, brugerne og de ansatte, og virksomhedsplanen er et redskab til at få skabt denne dialog.

Konkret er formålet med virksomhedsplanerne følgende:

• at være et kommunikationsredskab – internt og eksternt

• at være et planlægnings- og evalueringsredskab

• at øge kvaliteten i planlægningen

• at fungere som målstyringsredskab

• at skabe bedre overblik/indsigt i kommunens aktiviteter og ressourcean-vendelse.

Fra: Virksomhedsplaner, vejledning – Middelfart Kommune, Direktionen den 15/11 –99.

Af vejledningen fremgår det at forvaltningen hvert år skal give den enkelte skole en tilbagemelding, og at der minimum en gang hver valgperiode skal finde en dialog sted mellem det politiske udvalg og den enkelte skole om virksomhedspla-nen.

Forvaltningen giver udtryk for at næste skridt i den faglige tilbagemelding er at forvaltningen holder møde med skoleledelsen om virksomhedsplanen hvor der kan gås mere i dybden end på de politiske dialogmøder.

På skolelederniveauet er holdningen til virksomhedsplanen som et anvendeligt redskab mere forskellig end holdningen til decentraliseringen som alle er glade for. Evalueringsgruppen har mødt udsagn fra det yderst positive som fx ”Virk-somhedsplanen kræver man tager stilling til en masse spørgsmål, og det er godt”

til det mere forbeholdne ”Vi bruger den da i vores dialog med politikerne en gang om året. Vi bruger den da også indadtil, men hos os er der mange der lever i lykkelig uvidenhed. Den passer ikke ind. Den er et diktat ovenfra”.

Der holdes årlige dialogmøder mellem den enkelte skolebestyrelse og Skole- og Kulturudvalget. Alle involverede udtrykker tilfredshed på dette felt selvom der på evalueringsgruppens møde med skolebestyrelserne blev stillet spørgsmålstegn ved effekten.

Skoleledermøder og ad-hocgrupper

Der afholdes månedlige skoleledermøder hvor skolelederne, viceinspektører og tre forvaltningsmedarbejdere deltager. Desuden indgår skoleledere i mange af de tværgående arbejdsgrupper og grupper inden for skoleområdet. Her kan nævnes den arbejdsgruppe der har udarbejdet vejledning til virksomhedsplan, og det arbejde der har fundet sted omkring F2000- temaer.

Skolelederne har en oplevelse af at det i forbindelse med decentraliseringen har været vanskeligt at fastholde fællesskabet, bl.a. i det uformelle forum som skole-ledergruppen er. Evalueringsgruppen mødte imidlertid på alle niveauer et stigen-de ønske om mere fællesskab på tværs, også i skolelestigen-dergruppen. Gruppen er-kender at den ikke fungerer som en intern sparringsgruppe, fx har de ikke haft en fælles drøftelse af hvordan de kan arbejde med virksomhedsplanen internt på skolen.

Skoleledermøderne har ofte orienterende karakter, og skolelederne beklager at de pædagogiske temaer på møderne er skrumpet ind. De forestiller sig at

mø-”Decentraliseringsaftalen fremmer samarbejdet på nogle områder, især de administrative, og begrænser sam-arbejdet på andre idet de enkelte skoler selv foretager deres prioriterin-ger.”

Skoleledelse.

42 Danmarks Evalueringsinstitut derne kan være et forum for ideudveksling og sparring, men mener ikke der bør

træffes bindende aftaler.

Skolelederne giver udtryk for at de hver især har et godt samarbejde med forvalt-ningen og forvaltningschefen, men at de har behov for en mere synlig chef og et mere systematisk samspil.

Evalueringsgruppen vurderer at skoleledermøderne i højere grad kan bidrage til udviklingen i den decentrale struktur – ikke mindst fordi skolelederne efter en periode med et minimalt fællesskab og stort pres udefra har behov for sparring både med forvaltningen og med hinanden.