VDX-brugergruppemøde 6. februar 2017

(1)

Peder Illum, konsulent, pi@medcom.dk

VDX-brugergruppemøde

6. februar 2017

(2)

• Velkomst og præsentation af deltagere i den nye VDX-brugergruppe v/ Peder Illum

• Godkendelse af dagsorden v/ Peder Illum

• Baggrund og rammer for VDX-brugergruppens arbejde v/ Peder Illum

• Valg af formand for VDX-brugergruppen v/ Peder Illum

• Arbejdet i VDX-brugergruppen v/ Peder Illum

• Driftsbudget for VDX v/ Peder Illum

• Status på drift af VDX v/ Peder Illum

• Udviklingsønsker v/ Peder Illum

• ISO27001 og VDX v/ Peder Illum

• Årshjul og mødekalender for VDX-brugergruppen v/ Peder Illum

• Eventuelt

Dagsorden

(3)

• Lidt om VDX

• Organisering omkring forvaltning af fællesoffentlige sundheds-it-systemer

• Kommissorium for VDX-brugergruppen

3. Baggrund og rammer for VDX-

brugergruppens arbejde

(4)

VDX

• Videoinfrastruktur, som kan bruges til videomøder på tværs af sundhedssektorens parter – eksempelvis til:

– Udskrivningskonferencer – Teletolkning

• Understøtter de væsentligste videoplatforme på markedet

• Etableret i 2009 som del af ‘national implementering af teletolkning’

• MedComs styregruppe besluttede i 2013 at videreføre VDX som en del af SDN

• 2 udbud i 2016 (maintenance og licensanskaffelse)

• Leverandør: TDC NetDesign

(5)

VDX

Kommune Region

Mindre organisation Internet

Sundhedsdatanet

Virtuelt møderum

(6)

VDX-platforme, kapacitet og udnyttelse (november 2016)

Beskrivelse Licenser Max

forbrug Kommentar TMS Cisco TelePresence Management Suite 100 90 1078 brugere

oprettet VCS-

internet

Cisco TelePresence Video Communication Server

50 25 215 registreringer

VCS-SDN Cisco TelePresence Video Communication Server

50 9 2 registreringer

Codian (MCU)

Cisco TelePresence Multipoint Control Unit 20 19 130 møderum oprettet

CUCM Cisco Unified Communication Manager 2/50 0/38 2 Rooms/50 Enhanced Acano

(MCU)

Cisco Meeting Server 125 4 Kun testklienter

PEXIP (MCU)

Pexip Multipoint Control Unit/Transcoding Gateway

250 53 639 møderum

oprettet

(7)

• Central management af lokal infrastruktur

• Central rapportering

• Central overvågning

• Booking

Synergy SKY

(8)

Videobooking i Synergy SKY

(9)

• Per Abildgaard

• Peder Illum

MedComs systemforvaltningsteam

(10)

Governance Sundheds-IT

Fællesregionalt System

Styregruppe

(SYS) Styregruppe (FSI)

Fællesoffentligt System

Styregruppe Brugergruppe

FSA FOSA

RITA RUSA

(11)

• Formålet er i praksis at fungere som repræsentant for forretningen i systemforvaltningen af VDX.

Brugergruppen har til opgave følge driften tæt og sikre den tekniske og sikkerhedsmæssige

udvikling – herunder rådgive forretningsstyregruppen (MedComs styregruppe) i forhold til at udøve hensigtsmæssig forvaltning af VDX.

• Brugergruppen har følgende opgaver og ansvar:

- Følge drift, SLA og supportforholdene for VDX - Afgive kommentarer til det årlige driftsbudget - Kvalificere og følge op på KPI’er for VDX

• Change management

- Opsamle, identificere, kvalificere og prioritere videreudviklingsønsker samt bistå MedCom med at dokumentere disse ønsker over for forretningsgruppen

- Bidrage til kravspecifikationer om funktionelle krav – herunder i forbindelse med udbud - Godkende mindre ændringsønsker

- Bistå MedCom i forbindelse med udfærdigelse og verifikation af testprotokoller samt test af nye releases – fx ny funktionalitet i VDX-”aftalesystemet”

- Godkende brugermanualer

Kommissorium for VDX-brugergruppe

(12)

• Informationssikkerhed

- Kvalificere årshjul for informationssikkerhed for VDX

- Bidrage til kvalificering af den årlige risikovurdering for VDX

- Ved behov bidrage til at kvalificere beredskabsplanen for VDX – herunder test af beredskabsplanen

- Evaluere sikkerhedshændelser

- Evaluere VDXs politikker og retningslinjer

• Forventningen til medlemmerne af brugergruppen er, at de:

- Besidder viden om forretningens behov for videokonference – herunder har praktisk erfaring med anvendelsen.

- Danner indgang til organisatorisk bagland og repræsentation i brugergruppen ifm.

kvalitetssikring af arbejdet – herunder sikrer, at videreudviklingsønsker og deres prioritering er afstemte med bagland

- Bidrager med at kommunikere ud i organisatorisk bagland. Dette for at sikre gennemsigtighed omkring baggrunden for drifts-, support- og udviklingstiltag.

- Bidrager til sikre anvendelse af VDX på områder, hvor det har relevans

Kommissorium for VDX-brugergruppe

(13)

Brugergruppen består af:

• En repræsentant fra hver region

• Op til 5 kommunale repræsentanter

• En repræsentant fra Sundhedsdatastyrelsen

• En repræsentation fra sundhed.dk

• En repræsentant fra PLO (udpeget af PLO)

• Driftsleverandøren af VDX inviteres til at deltage i brugergruppens møder efter behov.

Kommissorium for VDX-brugergruppe

(14)

Kommissorium for VDX-brugergruppe

Region Nordjylland Dennis Davidsen Region Midtjylland Keld Kjær Hansen Tom Petersen

Region Syddanmark

Innovationskonsulent Lisbeth Jørgensen Region Sjælland

It-supporttekniker Morten Holm Andersen Region Hovedstaden

Lasse Melbye

Københavns Kommune

Telemester René Juul Petersen

Sundhed.dk Jacob Garde PLO

Martin Bagger Brandt MedCom

Chefkonsulent Jens Rahbek Nørgaard Konsulent Per Abildgaard

Konsulent Peder Illum Konsulent Lone Høiberg

Konsulent Tanja Gerner Jusslin

(15)

• Formand udpeges ved første møde i brugergruppen.

• Brugergruppen refererer til forretningsstyregruppen for VDX (MedComs styregruppe).

• Brugergruppen mødes mindst to gange årligt - ellers efter behov.

• Brugergruppen for VDX sekretariatsbetjenes af MedCom.

• Dagsorden udsendes en uge før mødet med relevant materiale. Ethvert medlem kan senest 14. dage før afholdelse af mødet ønske en sag eller et emne på dagsordenen.

• Der udarbejdes beslutningsreferater, der opsummerer konklusionerne fra hvert punkt.

Referatet udsendes til medlemmerne senest en uge efter møder og eventuelle indsigelser skal være indsendt til sekretariatet senest en uge efter udsendelsen.

• Brugergruppens kommissorium fastsættes af Forretningsstyregruppen (MedComs

styregruppe), der er underlagt den Fællesoffentlige Systemforvaltningsmodel for Sundheds-it (FSI).

Kommissorium for VDX-brugergruppe

(16)

• Formandens opgaver – drøftelse af indhold

• Sikre fremdrift i arbejdet

• Styre møderne i VDX-brugergruppen

• Kandidater?

4. Valg af formand for VDX-brugergruppen

(17)

• Udsendelse af dagsorden en uge før mødet

• Indsendelse af dagsordenspunkter senest 14 dage før mødets afholdelse

• Godkendelse af referat – senest en uge efter udsendelse

• Virtuelle kontra fysiske møder

• Antal møder

• Længde på møder

• Format for møder – resumé, sagsfremstilling og indstilling

• Bagland – brugergruppe – MedCom

5. Arbejdet i VDX-brugergruppen

(18)

• Godkendelse af dagsorden v/ formand

• Opfølgning fra seneste møde v/ formand

• Meddelelser med relevans for VDX v/ VDX-brugergruppen

• Status og opfølgning på drift, servicemål og KPI’er – herunder evaluering af eventuelle hændelser v/ formand

• Udviklingsønsker og roadmap v/ formand

• Åbent punkt

• Næste møde

Forslag til standarddagsorden

(19)

7. Status på drift – oppetid

Oktober 2015 – Oktober 2016

System Beskrivelse Oppetid

Codian MCU12 Gammel møderums server (udfases) 100%

MedCom CN01 Pexip møderumsserver 100%

Medcom TMS Jabber/Movi server 100%

Pexip CN01 Pexip møderumsserver 100%

Pexip MGM Pexip Managementserver 100%

VCS-C-1 Intern kaldskontrol (Gamle endepunkter m.m.) 100%

VCS-C-2 Intern kaldskontrol (Gamle endepunkter m.m.) 100%

VCS-X-1 SDN kaldskontrol (Gamle endepunkter m.m.) 100%

VCS-X-2 SDN kaldskontrol (Gamle endepunkter m.m.) 100%

VCS-X-INTERNET-1 Ekstern kaldskontrol Jabber UC og gamle endepunkter 100%

VCS-X-INTERNET-2 Ekstern kaldskontrol Jabber UC og gamle endepunkter 100%

(20)

Trafikstatistik

(21)

• SLA

• Garanteret oppetid på 99.5%

• Afhjælpningstider: P1: 6 t - P2: 10 t - P3: 24 t

• Support VDX

• Fejlretning af udstyr + overvågning

• Døgnbemandet SPOC

• 2. level support til lokale it-afdelinger (white liste)

• Henvendelsen visiteres ift. VDX-kontrakten eller betalbar ydelse

• 1. level support

• Varetages lokalt efter lokale aftaler i kommuner og regioner

• Supportinformation på: http://medcom.dk/opslag/support/videoknudepunktet-vdx

SLA og support

(22)

• Eventuelle manglende information ift. opgaven med at ’Følge drift, SLA og supportforholdene for VDX’ og ’Kvalificere og følge op på KPI’er for VDX’.

Drøftelse

(23)

8. Udvikling af VDX – roadmap 2016 – 17

(24)

Udvikling – prioriteret rækkefølge

• Ibrugtagning af videobookingsmodulet

• Øget graduering af brugerrettigheder i Synergy SKY

• Udfasning af telepresenceplatformen (Codian MCU, Jabber (Movi))

• Hvordan kan vi sikre, at det er den rigtige borger, vi har videomøde med?

• Behov for central optagelse af videosamtaler?

Drøftelse – og drøftelse af konkrete aktiviteter.

(25)

Næste skridt

• Indmeldelse af udviklingsønsker

(26)

10. ISO27001, SDN og MedCom

• Referencer til ISO i Rigsrevisions rapport om SDN og risikovurdering

• I MedComs svar til Rigsrevisionen

• Den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi 2016 – 2020: Initiativ 7.1: Styr på informationssikkerhed i alle myndigheder – ‘følge principperne ISO27001…’

• Krav til regioner og kommuner (ØA) – dermed også krav i databehandleraftaler (RSI)

• Klar til den nye databeskyttelsesforordning

(27)

Roadmap over prioriterede politikker

(28)

• Politikker og retningslinjer:

• Politik for driftssikkerhed - change management bl.a. med fokus på kommunikationen

• Politik for sikkerhedshændelser + evaluering af sikkerhedshændelser

• Beredskabsplan - test

• Årshjul for informationssikkerhed

• Risikovurdering + it-revision

• Indgår i årshjulet for VDX-brugergruppens arbejde

Brugergruppens involvering – bl.a.

(29)

Informationssikkerhedspolitik for MedCom

• Dækker MedCom’s systemforvaltningsansvar for SDN, VDX og KIH Databasen samt de interne it-systemer, som anvendes i MedCom’s opgave som systemforvalter.

• Søgt alignet med RSIs – instruks til MedCom

• Skal godkendes i MedComs styregruppe

(30)

Breaking NEWS - Databehandleraftaler

• Den Nationale Bestyrelse for sundheds-it igangsatte arbejdet med fællesoffentlige databehandleraftaler

• Forankret i SDS, senere overdragelse til FSI og med MedComs deltagelse

• Væsentligste kommentar kom fra KL, der mente, at sundhedsdomænets arbejde skulle

koordineres med et overordnet fællesoffentligt arbejde om fælles databehandleraftaler (altså for alle offentlige domæner)

• Digitaliseringsstyrelsen påtog sig opgaven med at ”bygge bro” og meldte sig samtidig ind i gruppen

• Ikke et ord om fælles informationssikkerhedspolitik

(31)

10. Mødekalender – forslag

• 10. maj kl. 10 – 14

• 4. september kl. 10 - 14

(32)

• Andre forslag til punkter / emner / aktiviteter m.v.

Årshjul

(33)

11. Eventuelt

(34)

VDX-brugergruppemøde 6. februar 2017