1
VDX-BRUGERGRUPPEMØDE
TID: Den 6. februar 2019 kl. 10.00 – 14.00
STED: MedCom, Mødelokale C, Forskerparken 10, 5230 Odense M VIDEOMØDERUM: Via videokonferenceudstyr: tgj@rooms.medcom.dk
Via browser: https://rooms.medcom.dk/webapp/#/?conference=tgj@rooms.medcom.dk
Test din forbindelse: https://www.medcom.dk/opslag/support/videoknudepunktet-vdx
DELTAGERE: Rikke Kirkensgaard, Region Midtjylland (formand) Claus Terkelsen, Region Syddanmark
Thomas Binzer, Region Syddanmark Lasse Melbye, Region Hovedstaden Halfdan Eika, Region Midtjylland Keld Kjær Hansen, Region Midtjylland Nicolai Silas Høyer, Region Midtjylland Dennis Davidsen, Region Nordjylland Lone Høiberg, MedCom
Peder Illum, MedCom Per Abildgaard, MedCom
Jesper Søderberg Knudsen, MedCom Tanja Gerner Jusslin, MedCom (referent)
AFBUD: Hans Paulsen, Region Syddanmark
Jacob Gaarde, sundhed.dk
René Juul Petersen, Københavns Kommune Martin Bagger Brandt, PLO
Stefan Nicolaisen, Århus Kommune Morten Holm Andersen, Region Sjælland Ole Gram, Region Hovedstaden
REFERAT
1. Godkendelse af dagsorden v/ Rikke Kirkensgaard (beslutning)
Dagsorden blev godkendt.
2. Opfølgning fra seneste møde v/ Rikke Kirkensgaard (orientering)
Afklaring af grænsen mellem datatransmission og databehandling samt næste skridt for aftalegrundlag for VDX
Peder redegjorde for resultatet af afklaringen med Datatilsynet, som anser transmission af persondata via netværk som databehandling i henhold til Databeskyttelsesforordningen. Det konkrete afsæt for afklaringen var SDN – men vil også have påvirkning på transmissionen i VDX.
Der var enighed i brugergruppen om behov for at løfte udfordringer med at anse transmission som databehandling – bl.a. med afsæt i det store fokus og visionerne for anvendelse af video i
sundhedssektoren.
På baggrund af Datatilsynets tilbagemeldinger forventer MedCom at definere sig som databehandler for databehandlingen / videostrømmen mod VDX-videomøderum.
Forskerparken 10 DK-5230 Odense M www.medcom.dk Telefon: +45 6543 2030 Vor ref. TGJ
Du kan i MedComs Databeskyttelsespolitik læse om, hvordan MedCom behandler dine personoplysninger.
Hvis du har brug for at læse dette dokument i et keyboard eller skærmlæservenligt format, så klik venligst på denne knap.
2
MedCom forventer endvidere at udsende forslag til aftalekompleks inkl. databehandleraftale inden sommer 2019.
Claus spurgte i den anledning til håndteringen af alment praktiserende læger.
Beredskabsøvelse for VDX
Peder orienterede om, at etableringen af testplatformen giver mulighed for at teste forskellige scenarier relevante for genetablering af VDX i eksempelvis en beredskabssituation – bl.a. hvor lang tid det tager at etablere management server, decentrale konferencenoder m.v.
Det er fortsat målet at teste beredskabsplanen med fokus på kommunikationen. Der er interesse for deltagelse fra brugergruppen.
3. Meddelelser med relevans for VDX v/ VDX-brugergruppen (orientering)
Nyt om MedCom 11-projekt om video i almen lægepraksis Lone fortalte om status:
• Projektet er lidt forsinket. Det forventes, at Region Syddanmark starter som de første i februar og marts 2019. Pilotprojektet forventes aktuelt afsluttet november 2019
• CIMT på OUH skal forestå i evalueringen
• Der har været drøftelse med Danske Regioner om nulkoder. Resultatet er, at der bliver 3 koder, som skal anvendes i projektet
• Der vil blive en første pilotafprøvning af den tekniske løsning før den egentlige pilotafprøvning
• Der er generelt stor interesse fra de alment praktiserende læger
Status på ansøgning om projekt om ’guidet egenbeslutning’ – nu med diabetespatienter, herunder portalløsning med sundhed.dk
Peder fortalte, at ansøgningen ikke nød fremme. Det forventes, at projektet alligevel gennemføres i en eller anden form.
Nyt om dialog om Bookplan og integration til VDX-API
Peder orienterede om, at MedCom er blevet kontaktet af Bookplan og har udleveret relevant dokumentation.
Nicolai fortalte, at projektet er godkendt i Region Midtjylland. Der mangler dog endelig afklaring af lokal finansiering og projektledelse. Region Midtjylland følger op og orienterer VDX-brugergruppen når muligt.
Nyt om testplatform for VDX
Peder redegjorde for baggrunden for og mål med anskaffelsen af testplatformen.
Andet nyt
• Halfdan fortalte, at Region Midtjylland har fået ledelsesmæssig opbakning til at anskaffe en decentral videoinfrastruktur til håndtering af videobehovet hos alment praktiserende læger Første skridt er at se på og klarlægge en teknisk infrastruktur. Herefter vil det være fokus på organisering af arbejdet
• Peder fortalte om kommende møde med Region Sjælland om opsætning af decentrale konferenceserver
3
4. Præsentation af MitForløb v/ Thomas Binzer (orientering)
Thomas præsenterede og viste MitForløb, som forvaltes af OUH.
For patienten
• MitForløb findes i App-store – dvs. skal kun installeres én gang – og der er ikke udfordringer med browsere
• Første gang logger patienten ind med NemID – dvs. at patienten er valideret. Herefter logger patienten direkte på eller via en selvvalgt pinkode
• Brugerfladen er meget simpel. Eneste funktion for patienten er accept af kaldet
For behandleren
• MitForløb kan tilgås via EPJ
• Bookinger kan automatisk overdrages til Mitforløb
• Det er kun behandlere, som kan initiere videomødet
Generelt
• Videodelen er indbygget i MitForløb
• Indkaldelser udsendes fortsat via e-boks – men appen pusher også besked ud til patienten
Brugergruppen synes, løsningen ser god og anvendelig ud – og lever op til behovet for at brugerfladen for patienten er enkel og let at bruge.
Keld spurgte til mulighed for møde, da Region Midtjylland har et projekt, som kunne drage fordel af erfaringerne fra MitForløb.
Thomas fortalte, at CIMT på OUH er ved at lave en evalueringsrapport om MitForløb. Thomas fremsender evalueringsrapporten til brugergruppen, når den foreligger.
Thomas fortalte slutteligt, at der i Region Syddanmark arbejdes med en samlet indstilling om patientrettede videoløsninger.
5. Status og opfølgning på drift, servicemål og KPI’er – herunder evaluering af eventuelle hændelser v/
Rikke Kirkensgaard og Peder Illum (orientering)
VDX har i den sidste periode været stabil, og der har ikke været major incidents. Der er fortsat ikke kapacitetsudfordringer.
De høje licenstræk i foråret 2018 var grundet SIP-attacks. Der er nu lavet nogle regler, som har dæmmet op for disse.
Lasse fortalte om episode, hvor han kontaktede supporten hos VDX-leverandøren, TDC / NetDesign – men hvor supporteren ikke kendte VDX. TDC / NetDesign har efterfølgende beklaget episoden.
6. KPI’er for VDX v/ Rikke Kirkensgaard (drøftelse)
VDX-brugergruppen drøftede eksisterende og eventuelle KPI-behov i relation til VDX.
KPI’erne skal anvendes i udviklingen af nyt statistikværktøj. Alle kald logges, men med udfasning af Synergy SKY vil der ikke være en brugerflade.
Brugergruppen fandt, at de eksisterende KPI’er er dækkende for det overordnede behov. Herudover vil de af dagsordenen foreslåede KPI’er være anvendelige, hvis de også kan tilgås pr. organisation.
4
Hertil kom ønske om statistik på ’hvem der taler med hvem’. Jesper fortalte, at med integration til VDX API’et vil behandlingskoderne kunne anvendes til at udsøge informationen. Indtil da vil det være en manuel proces, hvor anvendelsen kan indtastes.
Der var dog i brugergruppen enighed om, at udviklingen af statistikværktøj ikke skal prioriteres og igangsættes. Der aktuelt er mere behov for fokus på udvikling af VDX API’et.
Supplerende KPI-ønsker vil kunne indsendes til MedCom, som vil samle til senere drøftelse og prioritering.
Peder orienterede om mulighed for at anvende SDN SIEM-værktøjet, Splunk til VDX. Splunk vil give mulighed for differentieret adgang til data for organisationerne, udvikling af egne dashboards m.v.
Det blev besluttet at lave en nærmere præsentation af muligheden på et kommende brugergruppemøde.
7. Udvikling af VDX v/ Rikke Kirkensgaard (orientering)
Jesper gennemgik listen med ønsker, hvor der arbejdes med udvikling af de højst prioriterede via VDX- API’et.
De sidst indkomne ønsker forventes inkorporeret i VDX API del 2. Det vil dog kun være selve
funktionaliteten for kø-funktionen, der vil kunne blive del af VDX-API’et. Herudover vil der være brug for en app / front end til at styre ’venteværelset’.
Peder orienterede om den budgetmæssige status for SDN/VDX.
8. VDX-API og VDX-Portal v/ Jesper S. Knudsen (drøftelse)
Jesper præsenterede status på VDX-API og VDX-Portal - samt lavede demo af VDX API’ets booking- brugerflade. Denne brugerflade er kun tiltænkt organisationer, for hvem det ikke er muligt at integrere til VDX-API’et.
Herudover præsenterede Jesper foreløbig tids- og milepælsplan for den videre udvikling og offentliggørelse af VDX API’et:
Februar 2019
• VDX API’ets booking-brugerflade er testet af udvalgte læger og klar til anvendelse i pilotprojektet om video i almen praksis (API del 1)
• VDX-API del 1 er lagt på produktionsplatform hos MedCom
Marts 2019
• VDX API del 1 er flyttet til driftsmiljø hos Netic.
• Brugervejledninger er udarbejdet og udsendt. Brugervejledninger angår VDX API del 1, herunder VDX API’ets booking-brugerflade.
• Brugere er kontaktet med henblik på oplysning om plan og forløb for opstart af successiv migrering fra booking-modulet i Synergy SKY til VDX API del 1.
• VDX API-dokumentation (del 1) til brug for udviklere er udarbejdet. Leverandører kan få adgang på baggrund af ønske fra ejerkreds.
• Bruger-føderationsservice er udviklet for anvendelse i pilotprojektet
• Opstart af udvikling af VDX API del 2
5 Maj 2019
• Testfase af API del 2
Juni 2019
• Migrering af brugere til VDX API’et del 1 forventes tilendebragt – afhænger dog af dialogen og aftaler med organisationerne
• ’Offentliggørelse’ af VDX API del 2
For migrering fra Synergy SKY til VDX API’et er der forskellige parametre, som MedCom skal aftale med de enkelte organisationer - eksempelvis:
• Antal deltagere i videomøder. Der vil dog være behov for at kunne differentiere tiderne
• Varighed af møder – og om de skal lukkes ved afslutning
Organisationerne vil selv skulle lave brugervejledninger, herunder specificere projektkoder hvis anvendt.
Ved anvendelse af VDX API’ets booking-brugerflade skal udsendelse af bookinginformationer ske via
’normale’ kanaler / sikre forbindelser.
For håndtering af brugere forventes anvendelse af nationale, regionale og kommunale
infrastrukturkomponenter – SAML-autentifikationsystemer / brugerføderationsløsninger. Dette foregår i en parallel proces - uafhængig af VDX API’et.
Målet er, at brugerne AD-mæssigt lægges i den rigtige gruppe i egne systemer – hvormed adgang til VDX sikres via single signon. Eventuelle brugergrupper skal lovmæssigt følge behandlingsansvaret.
I første omgang er fokus på klargøring til pilottesten i almen praksis gennem SEB. Praksispersonale er ikke indeholdt i SEB på nuværende tidspunkt. Dvs. at lægen selv skal oprette de manglende brugere i SEB.
Før dokumentation for brugerføderationsløsninger til regioner og kommuner, vil der være behov for at lave tests.
Lasse vil kontakte Jesper, da Region Hovedstaden gerne vil afprøve VDX API’ets booking-brugerflade til borgervendte video.
Status for VDX-Portalen er, at den er færdigudviklet, testet og offentliggjort - men afventer offentliggørelse af API før ibrugtagning.
9. Ny webklient v/ Per Abildgaard (drøftelse)
Per orienterede om og viste demo af den nye webklient.
Bl.a. er der i den nye klient mulighed for at optage videosamtalen, hvis man tilslutter en lokal contentserver. Brugerne bliver i så fald gjort opmærksom på det via ikon på skærmen. Muligheden bliver dog ikke implementeret i webklienten i første omgang.
MedCom er aktuelt i gang med branding, oversættelse og implementering af standardindstillinger for brugerne.
Da det hovedsageligt er udseendet, som er ændret, forventer brugergruppen ikke de store udfordringer med implementeringen og ændringen af eventuelle lokale vejledninger.
6
MedCom implementerer eksisterende grafik hos organisationer med egen branding i loginbilledet.
Følgende tidsplan blev derfor godkendt:
Uge 6: MedCom adviserer VDX-kontaktpersonerne om kommende overgang til ny webklient via servicevindue uge 13 / ultimo april – og beskriver indhold, konsekvenser og tidsplan
• Uge 8: MedCom lægger tilrettede vejledninger med ny branding på hjemmeside
• Uge 8 – 12: Organisationerne forbereder nye vejledninger med eget logo m.v. MedCom implementerer lokal branding
• Uge 13: Ny webklient releases
10. VDX, risici og cybersikkerhed v/ Peder Illum (drøftelse)
Punktet blev ikke nået.
Det blev dog aftalt, at MedCom indkalder i første omgang regionerne til et kort møde i uge 9. Det blev endvidere aftalt, at MedCom søger at indhente videodomæner fra regionerne.
Baggrunden er et behov at afklare, hvorvidt det skal være ’tilladt’ at ringe op fra en WebRTC-klient til et antal begrænsede og whitelistede domæner, så eksempelvis regionerne på en let måde kan ringe til hinanden.
Afklaringen har principiel karakter, da det kan have indflydelse på bl.a. statistik, administration af regler, licenstræk og behov for monitorering.
11. VDX-temadag v/ Rikke Kirkensgaard (drøftelse)
VDX-brugergruppen drøftede forslaget til program for VDX-temadag:
• Sted: Det blev foreslået af afholde temadagen hos Syddansk Sundhedsinnovation i
Forskerparken, som har faciliteter, der kan anvendes i noget live demonstration. Lokalet er efter mødet reserveret.
• Antal: Der bør indføres et loft over tilmeldinger – først til mølle
• Program og oplægsholdere:
o Programmet skal ’vendes på hovedet’, så erfaringer og anvendelse præsenteres først o Claus har forslag til oplægsholder fra praksis
o Dennis kan hjælpe med oplægsholder fra projekterne om videoambulatorium og supportdelen
• Deltagere:
o Målgruppen bør suppleres med praksiskonsulenter
o Brugergruppen skal hjælpe med udsendelse af invitationen i egen organisation og samarbejdspartner, når den ligger klar til udsendelse
Det blev aftalt, at brugergruppen hurtigst muligt sender input og forslag til temadagen for fastlæggelse af program.
Peder orienterede om, at der er interesse fra leverandørerne om, hvordan de kan spille sammen med VDX. MedCom undersøger muligheden. Temadagen den 20. juni 2019 er dog ikke for leverandører.
12. Modenhedsmåling og VDX v/ Rikke Kirkensgaard (beslutning)
Punktet blev ikke behandlet.
7
Det blev aftalt, at VDX-brugergruppen indgiver forbedringsforslag for styrkelse af VDXs modenhed inden for de tre definerede områder senest den 20. februar 2019.
13. Næste møder v/ Rikke Kirkensgaard (beslutning)
De fleste møder ligger onsdage, hvilket hindrer René i at deltage på møderne. Det blev besluttet at flytte møderækken tilbage til mandage – men først med virkning efter aprilmødet.
Kommende møder i 2019:
• Den 24. april kl. 10.00 – 14.00
• Den 26. august kl. 10.00 – 14.00 (i stedet for den 21. august)
• Den 7. oktober kl. 10.00 – 14.00
Forslag til punkter for næste møde.
• Revision
• Risikovurdering
• VDX på MedComs hjemmeside
14. Eventuelt v/ Rikke Kirkensgaard
Intet under punktet.
