ambulante område

Jeanette Jensen, jej@medcom.dk

Kirsten Ravn Christiansen, krc@medcom.dk

Analyse af det akutte og ambulante område

19. Januar 2017

• Kort om baggrund for analysen

• Præsentation af analysens indhold og resultater

• Foreløbig konklusion og anbefaling

• Spørgsmål

Indhold

MedCom Hjemmepleje-sygehusgruppe italesat problem om manglende beskedbaseret kommunikation ved akutte og ambulante patientforløb mellem kommuner og sygehuse.

Før evt. løsninger iværksættes  Området analyses som del af MedCom10 programmet

Analysens områder:

1. Akut ambulant området /akut området (patientforløb i akutmodtagelse, hvor patienten ikke er registreret som indlagt)

2. Ambulant området (planlagte ambulante kontakter/besøg, hvor patienten ikke er registreret som indlagt i sygehusregi)

Aktuel status

 Analyserapport i kladdeformat- pt. til kommentering i arbejdsgruppen

 Møde i analysegruppe 1. februar 2017

 Endelig rapport forventes medio februar 2017

Baggrund og status

 Udover indsamling af baggrundsmateriale om området

 3 undersøgelsesspor

 Undersøgelsesspor 1: Sundhedsaftaler på områderne i de 5 regioner.

 Undersøgelsesspor 2: Undersøgelse af teknisk administrative arbejdsgange

 Undersøgelsesspor 3: Klinisk undersøgelse af personalets behov og muligheder, for elektronisk kommunikation

 Den regionale psykiatri indgår i analysen – ligestilling af psykiatri og somatik.

 Der er gennemført 6 spørgeskemaundersøgelser- modtaget 1.363 besvarelser

Analysens indhold

 Stort volumen

 Andel akutte ambulante kontakter sv. til indlæggelser

 Totalt er der over 10 gange så mange ambulante kontakter, som indlæggelser

(Kilde: rapport fra DR, SST og SUM, De Danske Akutmodtagelser – Status 2016)

 Ved indlæggelse og udskrivning (registrering af ‘indlagt’ i sygehusregi)

  Hjemmepleje-sygehus meddelelser mellem sygehus og kommune

 Ved akutte eller ambulante forløb (registrering af ‘akut ambulant’ eller ‘ambulant’ i sygehusregi)

  der er ikke udviklet specifikke MedCom standarder

  det er forskelligt, om hjemmepleje-sygehus meddelelserne er tilgængelige for personalet ved akutte ophold og ambulante behandlinger

 Analysen sætter fokus på behov og muligheder for beskedbaseret kommunikation og afklarer herunder, om de nuværende hjemmepleje-sygehus meddelelser er anvendelige.

Kontekst

Undersøgelsesspor 1:

Sundhedsaftaler på områderne

Akutte forløb

• Navn på aftale

• Dato for idriftsættelse

• Meddelelsestyper

• Hjemmepleje-

sygehusmeddelelser anvendes på området

• Kan kommunen initiere en korrespondance?

• Fast overskrift til korrespondancen

• Tidsfrister

Ambulante forløb

• Navn på aftale

• Dato for idriftsættelse

• Meddelelsestyper

• Hjemmepleje-

sygehusmeddelelser anvendes på området

• Kan kommunen initiere en korrespondance?

• Fast overskrift til korrespondancen

• Tidsfrister

 Udgangspunktet er enten en rammebeskrivelse for brug af korrespondancemeddelelsen eller en rammebeskrivelse for kommunikation ved ambulante forløb.

 Få aftaler beskriver elektronisk kommunikation i samarbejdet, når patienten opholder sig i en akutmodtagelsesafdeling, uden at være indlagt

 Korrespondancemeddelelsen er gennemgående den meddelelsestype, som anvendes på ambulant og akut ambulant området.

 Telefonisk kontakt skal altid ske i tilfælde, som kræver umiddelbar handling.

 Kommunen skal de fleste steder følge op med telefonisk kontakt, hvis de initierer kommunikationen med sygehuset.

 Mht. tidsfrister for anvendelse af MedCom meddelelser, er det kun Region Syddanmark som har aftale om anvendelse ud over dagvagt og hverdage.

 I 3 af de 5 regioner træder aftaler først i drift primo 2017.

 Region Syddanmark -eneste region haft aftale i drift på det akutte og ambulante område før nuværende sundhedsaftaleperiode.

Sundhedsaftaler – fælles træk

Undersøgelsesspor 2:

Teknisk administrative arbejdsgange

 Registreringspraksis m.m. i akutmodtagelse forløb

Spørgeskema sendt ud til akutmodtagelser via de regionale repræsentanter Anvendelige besvarelser: 76

 Manuelle arbejdsgange m.m. ved afsendelse og modtagelse af korrespondancemeddelelser i ambulatorier og kommuner

Spørgeskema sendt ud til ambulatorier via de regionale repræsentanter og sendt ud til de 6 kommuner i arbejdsgruppen ( repræsenterer de forskellige EOJ-systemer)

Anvendelige besvarelser: 140

Omfang

Fordeling af besvarelser Sygehus Kommune Total

Akut

Ambulant

Total

Psykiatri besvarelser:

31 ud af i alt 216

= ca. 1/7-del

Hvem deltog - akutmodtagelser?

Akutmodtagelse r

Hvem deltog – ambulatorier og kommuner?

Ambulatorier Kommuner

I akutmodtagelserne anvendes flere registreringstyper

 ‘ Akut ambulant’ anvendes oftest

Årsager til flere registreringer



patientens tilstand forværres eller forbedres



manglende kommunikation med kommunen hvis patienten registreres som ’akut ambulant’

Tidsintervallet for ophold i akutmodtagelse uden indlæggelse varierer (fra minutter til timer – max. 72 timer)

Teknisk administrative arbejdsgange - akutmodtagelser

Registreringstyper pr.

region

Region Syddanmark

Region Midtjylland

Region Nordjylland

Region Sjælland

Region Hovedstade n

Akut ambulant

Ambulant

Indlagt

Andet

(fx skadestuekontakttype)

Afsendelse og modtagelse af korrespondancemeddelelser

 Modtagelse i ambulatorier og kommuner

Der er faste procedurer for, hvordan man finder indkomne korrespondancemeddelelser

(for størstedelen)

Teknisk administrativ undersøgelse – ambulatorier og kommuner

 Afsendelse - Ambulatorier

Der er etableret faste arbejdsgange ved opstart og afsendelse fra ambulatorie til kommune

(for størstedelen)

 Afsendelse - Kommuner

Uenighed om man kan opstarte og afsende til ambulatoriet

Undersøgelsesspor 3:

Behov og muligheder for elektronisk kommunikation

 Sygehuses behov og muligheder

Spørgeskema sendt ud til akutmodtagelser via de regionale repræsentanter Anvendelige besvarelser: 143

 Kommuners behov og muligheder

Spørgeskema sendt ud til de 6 kommuner i arbejdsgruppen (repræsenterer de forskellige EOJ-systemer), samt yderligere kommuner i hjemmeplejesygehus-gruppen og KKR-digitaliseringsnetværket

Anvendelige besvarelser: 212

Omfang – akutte forløb

Psykiatri besvarelser:

26 ud af i alt 355

Fordeling af besvarelser Sygehus akut Kommune akut Total

Region Syddanmark

Region Midtjylland

Region Nordjylland

Region Sjælland

Region Hovedstaden

Total

 Sygehuses behov og muligheder

Spørgeskema sendt ud til ambulatorier via de regionale repræsentanter Anvendelige besvarelser: 639

 Kommuners behov og muligheder

Spørgeskema sendt ud til de 6 kommuner i arbejdsgruppen (repræsenterer de forskellige EOJ-systemer), samt yderligere kommuner i hjemmeplejesygehus-gruppen og KKR-digitaliseringsnetværket

Anvendelige besvarelser: 153

Omfang – ambulante forløb

Psykiatri besvarelser:

234 ud af i alt 792

= lidt over 1/3-del

Fordeling af besvarelser Sygehus ambulant Kommune ambulant Total

Region Syddanmark

Region Midtjylland

Region Nordjylland

Region Sjælland

Region Hovedstaden

Total

Hvem deltog – akutte forløb?

Hvem deltog – ambulante forløb?

Akutte forløb: behov og muligheder

Psykiatrien oplever lidt færre forløb med behov for at kommunikere TIL kommunen end den samlede besvarelse, men oftere behov for oplysninger FRA kommunen end i den samlede undersøgelse.

Psykiatrien vurderer 42% for ringe muligheder dog er der også 42% som har valgt ‘ved ikke’.

Ambulante forløb: behov og muligheder

Psykiatrien oplever tilsvarende forløb med behov for at

kommunikere TIL kommunen, men oftere behov for oplysninger FRA kommunen end i den samlede undersøgelse.

I Psykiatrien vurderer 42% at mulighederne er ‘passende’,

Mens 38 % angiver mulighederne for ringe. Det er 5 procent højere end den samlede undersøgelse for regioner.

Patientoplysninger som vurderes som vigtige at sende og modtage

Top 5 – hvad vil sygehuse gerne sende til kommuner?

Klinikere på sygehuse svarer:

1. Ændringer i behandling og pleje, fx sårpleje

2. Aktuelle sygeplejefaglige problemer, pleje og behandling 3. Årsag til aktuel kontakt 4. Behov for hjælp relateret til

medicin 5. Fremtidige aftaler

Sammenligning

 Der er sammenfald mellem hvad sygehuse vil sende, og hvad kommuner vil modtage

 Der er 2 forskelle: punkt 4 og punkt 5 (markeret med orange), dog er behov for hjælp relateret til medicin også prioriteret af medarbejdere i kommuner, blot lige udenfor top 5

Top 5 – hvad vil kommuner gerne modtage fra sygehuset?

Medarbejdere i kommuner svarer:

1. Ændringer i behandling og pleje, fx sårpleje

2. Aktuelle sygeplejefaglige problemer, pleje og behandling 3. Årsag til aktuel kontakt 4. Fremtidige aftaler 5. Oplysninger om at borgeren

opholder sig på sygehuset uden at være indlagt

Top 5 – hvad vil kommuner gerne sende til sygehuse?

Medarbejdere i kommuner svarer:

1. Aktuelle observationer, pleje og behandling

2. Oplysninger relateret til medicin, fx tidspunkt for seneste injektion af depotmedicin

3. Funktionsevne

4. Aktuel hjælp i kommunen (ydelser) 5. Kontaktoplysninger til kommunen

(Efterfulgt af pårørende, hjælpemidler/behandlingsreds kaber og oplysninger om sprog. Lavest prioriteret findes status vedr. træning)

Sammenligning

 Der er sammenfald mellem hvad kommuner vil sende, og hvad sygehuse vil modtage

 Der er 2 forskelle: punkt 3 og punkt 1 (markeret med orange), dog er funktionsevne også prioriteret af klinikere på sygehuse, blot lige udenfor top 5

Top 5 – hvad vil sygehuse gerne modtage fra kommuner?

Klinikere på sygehuse svarer:

1. Pårørende

2. Aktuel hjælp i kommunen (ydelser) 3. Oplysninger relateret til medicin 4. Aktuelle sygeplejefaglige

problemer, pleje og behandling 5. Kontaktoplysninger til kommunen

(Efterfulgt af funktionsevne, boligforhold og oplysninger om sprog. Lavest prioriteret er træning)

Opsamling

Der er stort set sammenfald (bortset fra enkelte punkter) mellem hvilke sundhedsfaglige oplysninger, som sygehuse og kommuner vurderer som de vigtigste at udveksle på akutområdet.

Top 5 – hvad vil sygehuse gerne sende til kommuner?

Klinikere på sygehuse svarer:

1. Behov for hjælp relateret til medicin

2. Fremtidige aftaler 3. Aktuelle sygeplejefaglige

problemer, pleje og behandling 4. Ændringer i behandling og pleje,

fx sårpleje

5. Årsag til aktuel kontakt

Sammenligning

 Der er sammenfald mellem hvad sygehuse vil sende, og hvad kommuner vil modtage

Top 5 – hvad vil kommuner gerne modtage fra sygehuset?

Medarbejdere i kommuner svarer:

1. Ændringer i behandling og pleje, fx sårpleje 2. Fremtidige aftaler 3. Aktuelle sygeplejefaglige

problemer, pleje og behandling

4. Behov for hjælp relateret til medicin

5. Årsag til aktuel kontakt Top 5 – hvad vil kommuner gerne sende

til sygehuse?

Medarbejdere i kommuner svarer:

1. Aktuelle observationer, pleje og behandling

2. Oplysninger relateret til medicin, fx tidspunkt for seneste injektion af depotmedicin

3. Funktionsevne 4. Kontaktoplysninger til

kommunen

5. Aktuel hjælp i kommunen (ydelser)

Sammenligning

 Der er sammenfald mellem hvad kommuner vil sende, og hvad sygehuse vil modtage

Top 5 – hvad vil sygehuse gerne modtage fra kommuner?

Klinikere på sygehuse svarer:

1. Aktuel hjælp i kommunen (ydelser)

2. Kontaktoplysninger til kommunen

3. Oplysninger relateret til medicin

4. Aktuelle sygeplejefaglige problemer, pleje og behandling 5. Oplysninger om

sprog/Funktionsevne (delt femteplads)

Opsamling

Der er sammenfald mellem hvilke sundhedsfaglige oplysninger, som sygehuse og kommuner vurderer som de vigtigste at udveksle på ambulant området.

 Der er sammenfald mellem hvilke sundhedsfaglige oplysninger, sygehuse og kommuner vurderer, som de vigtigste at udveksle på akut området og ambulant området

 Top 5 findes i analyserapport

 Overordnet set er de hyppigste:

Årsag til aktuel kontakt

Ændringer i behandling og pleje, fx sårpleje

Aktuelle sygeplejefaglige problemer, pleje og behandling / Aktuelle observationer, behandling og pleje

Behov for hjælp relateret til medicin / oplysninger relateret til medicin Aktuel hjælp i kommunen / Kontaktoplysninger til kommunen

Fremtidige aftaler

Patientoplysninger som vurderes som vigtige at sende

og modtage

Hvilken type meddelelser anvendes?

I spørgeskemaundersøgelsen til hhv. kommuner og sygehuse indgår spørgsmål om konkret anvendelse af meddelelser på det akutte og ambulante område

Jeg modtager/ sender aldrig elektroniske meddelelser Afsendelse/modtagelse af fax

Afsendelse/modtagelse af mail

Afsendelse/modtagelse af sikker e-mail Afsendelse af korrespondancemeddelelse Afsendelse af plejeforløbsplan

+ flere valgmuligheder specifikke MedCom standarder

Akutte forløb

 Andelen af svar ”jeg modtager aldrig (..) jeg sender aldrig elektroniske meddelelser” er forholdsvist højt i alle regioner, mellem 15- 91 %.

Andelen er lavere i Region Syddanmark end øvrige regioner.

 Region Syddanmark er samlet set den region, hvor både kommuner og sygehuse svarer med højest antal anvendelse af MedCom standarder. Det gælder både for modtagelse og afsendelse i begge sektorer.

 Korrespondancemeddelelsen er den hyppigst anvendte MedCom meddelelse i Region Syddanmark og Region Midtjylland.

 Kommentarer tyder på usikkerhed hos både sygehus og kommune personale, i forhold til hvornår meddelelserne læses og behandles.

 Der angives brug af fax, e-mail og sikker e-mail i op til 29 % i de akutte forløb.

 Delanalysen af psykiatriområdet viser at psykiatrien står for den største del af brugen af fax, mail og sikker e-mail.

Resultat - hvilken type meddelelser anvendes?

Ambulante forløb

 Andelen af svar: ”jeg modtager (…) jeg sender aldrig elektroniske meddelelser” er noget lavere end på det akutte område, mellem 12- 63 %, og andelen er også lavere angivet i Region Syddanmark .

 Ligesom på det akutte område er der højest og bredest anvendelse af MedCom standarder i Region Syddanmark, for både afsendelse og modtagelse i begge sektorer.

 Korrespondancemeddelelser er den hyppigst anvendte MedCom meddelelse i Region Syddanmark og Region Midtjylland.

 Brug af fax, sikker e-mail, eller mail er på det ambulante område noget højere, op til 53 %.

 Der er hovedsagligt psykiatrien som står for den største del af brugen af fax, e-mail og sikker e-mail.

Akutte forløb

 En overvejende del fra sygehuse og

kommuner bruger ‘meget tit’ telefonen i deres kommunikation med hinanden

Akut området: brug af telefon

”Aftalerne kan være meget konkrete og der kan være et her og nu behov, hvor man som sygeplejerske bliver nødt til at sikre sig, at behovet for hjælp træder i kraft - fx at der er nogen, der låser op for patienten/borgeren eller at der er nogen, der indenfor relativt kort tid ser til patienten og får patienten hjulpet til rette i eget hjem igen.”

Kliniker på sygehus:

”Den elektroniske kommunikation fungerer ikke i øjeblikket, så vi bliver nødt til at ringe for at give relevante oplysninger om pleje, behandling og funktionsniveau.”

Medarbejder i kommune:

 Flere oplyser, at de er nødt til at bruge telefonen pga. den manglende mulighed for elektronisk kommunikation

 Andre anvender den som supplement eller fordi der er behov for meget hurtig opfølgning

 Behov for brug af telefon i den akutte psykiatri er angivet til at være sjældnere end i den

ambulante psykiatri og sjældnere end i den

samlede undersøgelse

Ambulante forløb

 Sygehuse og kommuner bruger ’sommetider’

telefonen i deres kommunikation med hinanden

Ambulant området: brug af telefon

”Det er et stort problem at kommunen har besvær med at sende e- breve retur til

hospitalet. Derfor er der ofte tlf kontakt.”

Kliniker på sygehus:

”Vi er på plejecentrene nødt til at tage telefonisk kontakt, fordi vi pt.

ikke har mulighed for at kommunikere elektronisk med sygehus.”

Medarbejder i kommune:

 Flere oplyser, at de er nødt til at bruge telefonen pga. den manglende mulighed for elektronisk kommunikation

 Det ambulante område i psykiatrien har oftere behov for telefonisk kontakt med kommunen sammenlignet med den samlede

undersøgelse (=41%, i forhold til 26 % i den samlede undersøgelse)

 Andre anvender den som alternativ eller

supplement

Konklusion og anbefalinger

Behov og muligheder for elektronisk kommunikation

 Analysen bekræfter overordnet et udækket behov for beskedbaseret kommunikation mellem kommuner og sygehus om fælles patienter på det akutte og ambulante område.

 Nuværende muligheder for anvendelse af MedCom standarder anses samlet set ikke for tilstrækkelige. Det gælder især på det akutte område.

 Generelt oplever kommunerne at være ringere stillet i mulighederne for elektronisk kommunikation med sygehusene, idet kommunerne de fleste steder ikke kan initiere den elektroniske kommunikation, uden at skulle ringe først. Gælder såvel akutområdet, som ambulante område.

 Region Syddanmark - sundhedsaftaler været i drift i længst tid på området og angivelse af elektroniske meddelelser er højest sammenlignet med øvrige regioner, ligeledes er angivelsen af at muligheder er passende større end for øvrige regioner. (både kommune og sygehus).

Brug af meddelelsestyper

 I forhold til brug af MedCom standarder, er det overvejende korrespondancemeddelelsen som meddeleles type, som anvendes, og det sker i højere grad på det ambulante område end på det akutte område.

 En del af behovet for kommunikation mellem kommuner og sygehuse på det akutte område og på det ambulante område, sker i dag ved hjælp af telefon, samt fax, sikker e-mail og mail. Det er især psykiatrien som anvender fax, sikker e-mail og mail.

 De konkrete sundhedsfaglige oplysninger der er behov for at udveksle i akutte forløb er sammenligneligt med det faglige indhold i MedComs hjemmepleje-sygehusmeddelelser, men praktisk anvendelse er flere steder forhindret, enten fordi patienten ikke er registreret som indlagt eller fordi det tager for lang tid at udfylde meddelelserne.

Konklusion

Anbefalinger til indsats

– FORELØBIG, INPUT INDSAMLES

Standarder /teknik

• Afklaring om implementering af akut ambulante adviser ønskes

• Evt. parallel udvikling med LPR3 vedr.

implementering af sygehusadviser på akutmodtagelser

• Forenklet ambulant udgave af

udskrivningsrapport XDIS18 – ”ambulant udskrivningsrapport”

• Korrespondancemeddelelse ”hårdkodet”

overskrift og fraser til ambulant brug mellem kommune-sygehus

Organisation - arbejdsgange

• At kommuner kan opstarte korrespondance uden at skulle ringe forud

• Behov for enkle og tydelige kontaktoplysninger inkl. telefon og træffetider

• Sikkerhed i aftaler om anvendelse

Spørgsmål?