Elektronisk kommunikation tilgavnfor kvaliteten

(1)

Elektronisk kommunikation

til gavn for kvaliteten

2

Kommunerne og Sundhedsdatanettet MedCom

Elektronisk kommunikation

til gavn for

kvaliteten

(2)

2 Forord

Indledning

Formålet med denne pjece er først og fremmest at give ledelse og medarbejdere i kommunerne information og vejledning ved- rørende elektronisk sundhedskommunikation.

I pjecens afsnit 2-5 beskrives de forskellige former for elektronisk kommunikation mellem sygehuse og kommuner og den teknik og organisation, som er forudsætningen for at udnytte den elektroniske kommunikation.

I afsnit 6 indeholder pjecen en orientering om en række udviklingsprojekter inden for

Udgivet af MedCom, maj 2004.

Pjecen er udarbejdet og trykt med støtte fra Den Digitale Taskforce og med godkendelse af Socialministeriet.

Pjecen er udarbejdet i samarbejde med:

IT-konsulent Merete Halkjær, Københavns kommune IT-medarbejder Søren Skafte Jensen, Nakskov kommune

Afsnitsleder Kirsten Skovrup og projektkonsulent Carsten Stanley Mortensen, Aalborg Kommune

Projektleder Claus Nielsen, Kommunernes Landsforening Projektkonsulent Lene Bilslev-Jensen, Digitale Taskforce Konsulent Dorthe Skou Lassen, Medcom/FynCom Journalistisk arbejde: arki•tekst kommunikation Grafisk tilrettelægning: Christen Tofte Grafisk Tegnestue

Fotos: Kirsten Fich Pedersen, Click Pressebureau (side 7 og side 53), Henning Morel (side 15 og side 20), Lars Horn/Baghuset (side 28 og side 34), Ulrik Borgermann (side 41).

Tryk: one2one, Odense ISBN: 87-90839-68-4

elektronisk sundhedskommunikation, som kan læses efter interesse.

I afsnit 7 og 8 findes en ord- og forkortelsesliste samt bilag.

Målgruppen er i første om- gang de sygehuse og kommuner, der endnu ikke udveksler elektroniske meddelelser. Samtidig henvender pjecen sig til de sygehuse og kommuner, der allerede har taget hul på elektronisk kommunikation, og som ønsker at udbygge kommunikationen med en løbende elektronisk informationsudveksling før, under og efter en indlæggelse.

1

(3)

1. Indledning 2

2. Elektronisk kommunikation mellem

sygehus og kommune – grundlæggende 4 Fordelene ved elektronisk kommunikation 4 Kommunikation i faser 8

De enkelte meddelelser 9-14 3. Udviklingsmuligheder 16

Udbygning af kommunikationen 16 IT-fyrtårnsprojektet i Aalborg 17 4. Teknik og organisation 22

Informationssystemerne 22

Samspillet mellem informationssystemerne 25 En vigtig opgave rent organisatorisk 29

Hvad må man og hvordan ved udveksling af oplysninger? 32 5. MedCom-projekter på kommuneområdet 36

MedComs Sygehus-Kommune XML-projekt 36 KMF netværk 38

Spydspidsudbredelse 40 XML-Edifactkonvertering 41

6. Sundhedssektoren satser på informationsteknologi 44 MedCom og Det danske Sundhedsdatanet 44

Dansk sundhedskommunikation ved indgangen til et nyt årtusind 46 7. Ord- og forkortelsesliste 56 8. Bilag 60

Korrespondancebreve 60 Statistikker 63

Udtalelser 7, 15, 20, 28, 34, 43, 55

Indhold

(4)

Fordelene ved elektronisk kommunikation

På landsplan er 80.000 fuldtids- medarbejdere ansat til at hjælpe cirka 210.000 ældre.

I den primære sundhedssektor arbejder hjemmehjælpere, syge- plejersker, fysioterapeuter og andet plejepersonale inden for ældresektoren. Ifølge Kommu- nernes Landsforening, KL, omsætter ældreområdet for 30 milliarder kroner årligt.

En vigtig del af indsatsen for og med de ældre sker i samarbejde med den sekundære sundhedssektor, og her foregår behandling, pleje og genop- træning i et stadig mere speciali- seret regi. Der sker i det hele

taget en opgaveglidning både mellem faggrupper og på tværs af sektorerne.

Samarbejdet om patientfor- løbene stiller store krav til en hurtig og fejlfri kommunikation mellem sektorerne. Svigter kommunikationen, går det ud over borgeren. Effektiviteten og ratio- naliteten i opgaveløsningerne har det heller ikke godt med dårlig kommunikation.

Mange skift, mange fejlkilder

Vilkårene for god kommunikation kan være vanskelige. En Elektronisk kommunikation mellem

sygehus og kommune – grundlæggende

2

Fru Jensen bor i beskyttet bolig og får besøg af hjemmehjælpen hver dag. En aften bliver fru Jensen så syg, at hun må indlægges. Næste dag banker hjemme- hjælperen på døren, men fru Jensen lukker ikke op.

Sygeplejersken på sengeafdelingen har forsøgt at kontakte hjemmeplejen, men hun har ikke haft mulighed for at ringe i træffetiden. Hun prøver og prøver i løbet af formiddagen. Efter fem telefonopkald får hun fat i fru Jensens kontaktperson, der i øvrigt er midt i et besøg hos hr. Hansen.

Efter en uge er fru Jensen blevet så rask, at hun kan udskrives fra hospitalet.

Hun kommer hjem til egen bolig, men hjemmesygeplejersken dukker ikke op, som hospitalspersonalet ellers lovede.

Det er heldigvis sjældent, der sker så mange fejl i kontaktformidlingen som i fru Jensens tilfælde. Udsagn fra både sygehusafdelinger og hjemmeplejen i kommuner over hele landet tyder dog på, at fru Jensens oplevelser desværre ikke er ene- stående. Der er simpelthen for mange fejlkilder i en kommunikation, der i for høj grad er afhængig af tilfældigheder.

Fru Jensen – et eksempel

(5)

borger, som bliver indlagt i dagens sygehusvæsen, vil ofte opleve flere skift mellem forskellige afdelinger, for eksempel modtagelse, specialafdelinger og i forbindelse med genoptræ- ningsforløbet.

Samtidig sker udskrivelsen ofte så tidligt, at en opfølgning på behandlingsforløbet i det kommunale sundhedsvæsen er nødvendig. Hurtig tilgængelig og korrekt information er afgø- rende for, om borgeren oplever sit behandlingsforløb som sam- menhængende og uden kvalitets- brist.

Derfor skal de nødvendige informationer kunne kommunikeres let og hurtigt. Anvendelse af elektroniske meddelelser mellem sygehus, kommune og praktiserende læge via Det danske Sundhedsdatanet giver sund- hedspersonalet mulighed for at optimere kommunikationen og samtidig opnå mere hensigts- mæssige arbejdsgange.

Elektroniske meddelelser Advis

En elektronisk meddelelse, som trigges/afsendes fuldautomatisk fra et IT- system, for eksempel PAS- systemet på et sygehus, S&A-systemet i kommunen eller den elektroniske omsorgsjournal.

Indlæggelses-, udskrivelses- og overflytningsadvis Online-information om indlæggelse/udskrivelse/

overflytning.

Indlæggelsessvar Automatisk information fra hjemmepleje til sygehus om kontaktperson, telefonnummer, træffe- tider.

Varsling af færdigbehandling Besked fra sygehus til kommune om planlagt udskrivelse.

Korrespondance- meddelelse/

sikker klinisk e-mail Løbende udveksling af information om for eksempel medicin, gen- optræningsplan, plan- lægning af hjemmebesøg/

udskrivelse mv.

Elektronisk kommunikation mellem sygehus og kommune – grundlæggende

(6)

omfatte mere detaljeret udveksling af information om patientens behandling, medicinering mv. og for eksempel også elektronisk varsling fra sygehus til kommune om en planlagt udskrivelse.

Elektronisk kommunikation mellem sygehus og kommune er vel at mærke ikke fremtidssnak.

Det er hverdag i flere kommuner, som dog kun dækker en mindre del af landets befolk- ning. Ca. 17% af befolkningen var i 2003 dækket af de basale elektroniske kommunikations- former mellem sygehus og kommune.

Elektronisk forebyggelse Det er her den elektroniske kommunikation kommer ind i billedet. Udveksling af elektroniske meddelelser – også kaldet adviser – mellem kommune og sygehus kan forebygge problemer, som opstår på grund af dår- lig kommunikation. Elektronisk kommunikation letter arbejds- gangen og sikrer bedre patient- behandling.

De adviser, der grundlæggen- de er tale om, er indlæggelses- meddelelse, indlæggelsessvar og udskrivelsesmeddelelse. Kommu- nikationen kan udbygges til at

KMD Modul Sygehus- ophold

Sagstyper:

Hjælpemidler Hjemmehjælp Hjemme- sygeplejerske Madservice Forebyggende hjemmebesøg Klientbetaling Sygedagpenge Førtidspension

Omsorgs- system

Kommune S&A-system

Sygehuse PAS

Pt. indlægges

Pt. udskrives Advis

Indlæggelses- svar

Advis

Korrespondancemeddelelse Indlæggelssesvar

Varslingsmeddelelse

Afdelingens postkasse

Principperne for kommunikationen, hvis kommunikationen går gennem kommunens S&A-system.

(7)

Udtalelse 1

’’ De første skridt til digitale løsninger

På Pensions- og Omsorgskon- toret i København indløber automatisk et elektronisk advis, når en borger indlægges på sygehuset.

– En forudsætning for advis er dog, at borgeren enten modtager hjemmehjælp, bruger et hjælpemiddel eller ses af hjemmesygeplejersken, oplyser teamleder Kate Jensen.

– Det samme sker, når borgeren udskrives fra hospitalet. Men når vi modtager et udskrivelses-

advis, ved vi jo allerede, at borgeren er kommet hjem, fordi vi har været i kontakt med sygehuset via fax og telefon.

– Fra sygehuset modtager vi også en udskrivelsesrapport pr.

fax. Men det kniber mere med at sende en indlæggelsesrapport fra kommunen til sygehuset.

Det har flere forklaringer. Dels drejer det sig ofte om akutte indlæggelser, som hjemmeplejen langt fra altid er inddraget i.

Dels skal vi sortere ganske meget i de oplysninger, vi har i kommunens elektroniske journal for at udfylde rapporten; vi kan jo ikke sende oplysningerne, som de står i vores system. Endelig er det absolut nødvendigt, at vi sikrer os, at vi sender de nyeste oplysninger til hospitalet. Alt sammen faktorer, der afholder os fra at sende en rapport straks ved indlæggelsen.

– Vi har brug for lidt mere tid til at samle oplysningerne, som så tit gives videre til sygehuset pr. telefon. Desværre har vi endnu ikke systemer, der er sikre nok, til at vi kan sende følsomme informationer digitalt.

Vi ser dog både indlæggelses- og udskrivelsesrapporter som gode forløbere for at gå helt over til at elektronisk kommunikation.

Københavns Kommune kom- munikerer med sygehuset gen- nem en kombi- nation af elek- troniske advis- og fax-medde- lelser.

Teamleder Kate Jensen, Københavns Kommune.

(8)

Fase 2 Let udbygget kommunikation med informationer, der supple- rer oplysningerne i de elektroni- ske adviser.

Elektronisk kommunikation med sundhedsfagligt indhold via korrespondance/sikker klinisk e-mail mellem kommunens Elektroniske OmsorgsJournal, EOJ, og sygehusets Patient Administrative System, PAS, eller Elektronisk

PatientJournal, EPJ. Kommunika- tionen kan også omfatte praktiserende lægers EPJ.

Korrespondance/klinisk e-mail kan omfatte fritekst-information om behandling, medicinering mv., hvis patienten har givet samtykke til udveksling af disse oplysninger. En elektronisk varsling af færdigbehandling kan også indgå i denne anden fase.

Kommunikation i faser

Grundidéen er populært sagt at få edb-systemerne i kommunerne til at tale med sygehusenes edb-systemer. Oplysninger om fælles patienter skal smidigt og uden genindtastning følge patienterne, når de bevæger sig mellem sygehusenes og kommunernes ansvarsområde.

Erfaringen viser, at udviklin- gen og etableringen af elektronisk kommunikation mellem kommune og sygehus typisk bliver gennemført i faser fra de

meget enkle former for kommunikation i de første faser til mere udbygget kommunikation i de senere faser. Afhængigt af ønsker og muligheder, blandt andet kommunens IT-system, er der dog kommuner, der vælger at gennemføre flere faser i udvik- lingen på én gang. Her beskrives først de to grundlæggende faser.

En udbygning af kommunikationen er beskrevet i afsnittet

“Udviklingsmuligheder” side 16.

Den enkleste kommunikation med udveksling af advis.

Omfatter elektroniske adviser fra sygehus til patientens hjem- kommune ved indlæggelse og udskrivelse i de tilfælde, hvor

Fase 1 patienten i forvejen modtager

en sundhedsydelse fra kommunen, samt indlæggelsessvar fra kommune til sygehusafdeling med besked om kontaktpersoner og telefonnumre.

(9)

De enkelte meddelelser

Indlæggelsesadvis

Når en borger bliver indlagt på et sygehus, bliver det registreret i sygehusets PAS-system. I kraft af registreringen bliver en elektronisk meddelelse om indlæggelsen automatisk sendt til borgerens bopælskommune. Hvis borgeren er kendt i kommunens Sags- &

Advissystem, S&A – f.eks. som modtager af hjemmepleje, hjemmesygepleje eller dagpenge – får de relevante områder automatisk besked om indlæggelsen. Hvis borgeren ikke er kendt, modtager kommunen ikke advis.

Fordele/muligheder

● Sikrer kommunen tidstro orientering om en borgers syge- husindlæggelse.

● Modtages fuldautomatisk i kommunens S&A-system.

Der er mulighed for videre- sendelse til EOJ.

● Erstatter advisering via telefon eller telefax.

● Kommer frem hver gang.

● Opdaterer automatisk kommunen med viden om, hvor i sygehusvæsenet borgeren befinder sig, idet nye adviser afsendes, hvis borgeren over- flyttes til anden sygehusafdeling eller andet sygehus, herunder i andre amter.

● Kan anvendes direkte i hjem- meplejens dagsplan og forhin- dre forgæves besøg.

Indhold

● Hospital

● Evt. telefonnummer til hospitalet

● Afdeling

● Afsnit

● Patientens CPR-nummer

● Patientstatus (indlagt eller død ved ankomst)

● Indlæggelsestidspunkt Elektronisk kommunikation mellem

sygehus og kommune – grundlæggende

A880-A Detail advis på Indlæggelse 3.06.2003 10:25 DTR0 101 Sagstype - art: 216-03 Hjsygepleje Sagsstatus: Aktiv pr. 17.09.02 Personnummer: 111111-1111 Anna Jensen

Adresse: Københavnsvej 191,2 th

2500 København Z

Behandler: 785 + Hændelsestidspunkt:

Overskrift: Sygehusindlæggelse 03.06.03 09:30 Patientstatus: Sygehusindlæggelse

Sygehus: RIGSHOSPITALET Tlf: 35453545 Afdeling: KARKIR. KLINIK RK, HELDØGN Afsnit: AFD. RK1, SENGEAFSNIT____ 3113 Bemærkning:

Afgivet status: Ubehandlet d. 03.06.2003 af Eksempel på

indlæggelses- advis fra sygehus til kommune.

(10)

De enkelte meddelelser

Indlæggelsessvar

Når kommunen modtager et indlæggelsesadvis, bliver der automatisk sendt et indlæggel- sessvar tilbage til sygehuset om, at kommunen har modtaget besked om indlæggelsen. Ind- læggelsessvaret kan indeholde oplysninger om kontaktperson og telefonnummer i kommunen.

● Sikrer sygehuset tidstro orientering om, at en patient er klient i den kommunale hjemmepleje.

● Giver sygehuspersonalet en hurtig og opdateret liste med kommunale kontakter og telefonnumre.

● Giver sygehuset rutinemæssig viden om, hvor i kommunen yderligere oplysninger kan indhentes.

● Giver samme viden til “ny”

sygehusafdeling i tilfælde af overflytning af patienten til anden sygehusafdeling eller andet sygehus, herunder i andre amter.

● Er nyttigt for sygehuset, hvis mange kommuner fra det typiske optageområde er til- sluttet Sundhedsdatanettet.

Indhold

● Afsenderkommune

● Oplysninger om kommunal kontakt:

– Navn (person eller afdeling)

– Telefonnummer – Lokalnummer – Vagttype – Træffetider

Initialer: AH

Navn: Hjemmeplejen Amagerbro Telefonnr.: 33178395

Lokalnr.:

Nr. Vagttype Træffetid Tlf. lokal:

01 Bestillerkontor (visitation) Ma-fre 08.00-15.40 33172848

02 Hjemmeplejen dag Ma-fre 08.00-15.30 33178395

03 Hjemmeplejen aften Ma-fre 15.30-23.45 33178386

04 Hjemmeplejen dag

(lørdag-søndag-helligdag) Ma-fre 07.30-15.30 33178386

05 Døgnbasen nattevagt Hele døgnet alle dage 33174189

06 Visitators faxnr. Hele døgnet 33172838

Eksempel på indlæggelses- svar fra kommune til sygehus.

(11)

De enkelte meddelelser

Varsling af

færdigbehandling

Når en patient er færdigbehand- let på sygehuset, kan der sendes en elektronisk varslingsmeddelelse om færdigbehandling til kommunen. Den elektroniske varsling bliver sendt fra sygehusets PAS-system til kommunens omsorgssystem.

● En mere sikker og lettilgæn- gelig fremgangsmåde end ved anvendelse af fax.

Indhold

● Stamdata

● Dato for indlæggelse

● Varslingsdato

● Eventuel dato for plankon- ference

● Færdigbehandlingsdato

● Forventet udskrivelsesdato

● Korte ledsagende kommentarer

(12)

De enkelte meddelelser

Udskrivelsesadvis

Når en patient bliver udskrevet fra sygehuset, dannes der et udskrivelsesadvis i sygehusets PAS- system. Udskrivelsesadviset sendes automatisk til kommunens S&A-system.

● Modtages fuldautomatisk i kommunens S&A-system med mulighed for videresen- delse til en eventuel EOJ.

● Kommer frem hver gang og overdrager patientforløbet til kommunen.

● Anvendes i forbindelse med planlægning af forebyggende hjemmeplejebesøg og plan- lægning af praktisk bistand til

“lette klienter”, hvor kontak- ten mellem sygehus og kommune under indlæggelsen er minimal.

● Erstatter ikke varslingsaftaler, medmindre dette er aftalt.

Indhold

● Hospital

● Hospitalets telefonnummer

● Afdeling

● Afsnit

● Patientens navn og CPR- nummer

● Patientstatus (udskrevet)

● Udskrivelsestidspunkt

A880-A Detail advis på Udskrivning 03.06.2003 11:02 DTR0 101 Sagstype - art: 216-03 Hjsygepleje Sagsstatus: Aktiv pr. 02.06.03 Personnr.: 111111-1111 Karl Olsen Adresse: Ranunkelvej 38

2300 København S

Behandler: 687 + Hændelsestidspunkt:

Overskrift: Udskrevet til hjemmet 03.06.03 09:59 Patientstatus: Udskrevet til hjemmet

Sygehus: RIGSHOSPITALET Tlf: 35453545 Afdeling: ORTOPÆDKIR. KLIN.U, RYG.KIR.

Afsnit: ORTOPÆDKIR. KL.U RYG 25.C 3161 Bemærkning:

Afgivet status: Ubehandlet d. 03.06.2003 af Eksempel på

udskrivningsadvis fra sygehus til kommune.

(13)

De enkelte meddelelser

Korrespondance- meddelelse

Korrespondancemeddelelsen er en sikker klinisk e-mailbesked, som giver sygehuset og kommunen mulighed for at føre elektronisk ad hoc-kommunikation i

forbindelse med indlæggelsesfor- løbet. Hvis patienten giver sit samtykke til udveksling af informationer på tværs af sektorer, kan korrespondancemeddelelsen også anvendes i forhold til praktiserende læger. Korrespondance- meddelelsen forudsætter, at kommunen har EOJ.

● Hurtig og nem udveksling af informationer, der sikrer et bedre patientforløb.

Indhold

● Ad hoc-kommunikation

● Plejeoplysninger

● Informationer og forespørgs- ler om medicin

● Informationer om genop- træning

● Planlægning af komplicerede udskrivelsesforløb

(14)

Advis anvendt inden for

det sociale område

Ved at modtage elektronisk advis fra sygehusene kan kommunen få tidstro orientering om borgerens sagsforløb. Adskillige kommuner anvender allerede advis- meddelelsen fra sygehuset kom- munikeret via kommunens S&A-system til socialområdet.

Det drejer sig om sagstyper inden for sygedagpenge og før- tidspension.

● Sygedagpengekontoret kan hurtigere indhente oplysninger til videre sagsbehandling i forbindelse med pensions- sager og tage kontakt til “til- synslæger”/speciallæger.

● Orientering om barselsforløb.

● Når en borger er indlagt, behøver han eller hun ikke komme med lægeerklæring.

● Sygedagpengekontoret kan tjekke, om de skal adressere deres henvendelse til borgerens egen adresse eller til hospitalet ved behov for yderligere oplysninger.

● Hvis sygedagpengekontoret ikke kan få fat i en borger, kan de tjekke om vedkommende skulle være blevet indlagt eller udskrevet.

● Eventuel kontrol af, om borgeren har givet korrekte oplysninger.

Projekt

Arbejdsdirektoratet og Beskæftigelsesministeriet arbejder med et projekt, der skal digitalisere og automatisere administra- tionen af sygedagpenge- udbetalingen. Der er store forventninger om mere effektiv og brugerinvolve- rende sagsbehandling ved denne form for digitalise- ring. Arbejdsdirektoratets projekter er beskrevet på hjemmesiden:

http://www.arbejdsdirektoratet.dk/iefrsdigitalfor- valtning.htm

De enkelte meddelelser

(15)

Udtalelse 2

’’ Vil nødig skrue tiden tilbage

– Førhen kunne det ske, at vi først fik information om, at en af vores klienter var væk, når vi så dødsannoncen i avisen. Kom- munikationen var i det hele taget hverken præcis eller hurtig, og alligevel var den tidkrævende, baseret som den var på løse lap- per, faxmeddelelser og telefon- beskeder, fortæller sygeplejerske Lene Rasmussen, Nakskov Kom- mune.

– Vi fik elektronisk journal tilbage i ’96, hvor det var meget, meget nyt. På mange punkter har det også betydet, at vi har været med i udviklingsarbejdet

og selv har haft lejlighed til at præge muligheder og faciliteter i systemet.

Endnu kun envejs

– I forhold til kommunikationen med sygehuset er der dog endnu kun tale om envejskom- munikation, forklarer Lene Rasmussen.

– Sygehuset sender en elektronisk meddelelse, en såkaldt Edifact, når de indlægger og udskriver en af vores klienter.

Meddelelsen går direkte til det distrikt, hvor vedkommende hører til.

– Når vi får besked om en indlæggelse, kvitterer vi med en fax, hvor vi giver informationer videre om patienten, selvfølgelig under forudsætning af, at patienten har givet sit tilsagn.

– Det ville være et stort plus, hvis sygehuset simpelthen kunne trække de oplysninger, de har brug for, i vores system. Det kommer også en dag, men her og nu ligger forhindringen i, at kommune og sygehus arbejder på hvert sit system, og at der ikke findes en snitflade mellem de to systemer.

– Men selv om vi altså stadig er afhængig af faxen, er vi meget glade for den elektroniske kommunikation. Vi vil meget nødig tilbage til det, der var engang.

I Nakskov er den elektroni- ske kommunika- tion endnu kun envejs, men allerede det er et stort frem- skridt.

Sygeplejerske Lene Rasmussen, Nakskov Kom- mune.

(16)

Udviklingsmuligheder

3 Udbygning af kommunikationen

Den elektroniske kommunikation mellem sygehuse og kommuner har mange muligheder

for udbygning. Typisk vil det ske i form af fase 3 og 4, som er beskrevet her.

Udvidet kommunikation for eksempel med receptfornyelse, plejerapporter mv.

Denne fase rummer mulighed for at udvide den elektroniske kommunikation med receptfornyelse og meddelelse om hjemmeplejestatus mellem kommune og praktiserende læger. Eventu- Fase 3

Fase 4 kommunens plejepersonale, som

udfører ydelserne hos borgeren.

Samtidig skal EPJ være imple- menteret på de sygehuse, som kommunen samarbejder med.

Anvendelse af fælles standarder og fælles klassifikationssystemer udbygges, så data kan læses og genbruges på tværs af sektorerne, eller så parterne har online- adgang til hinandens systemer.

Fremtidens kommunikation med anvendelse af fælles data mellem den Elektroniske Om- sorgsJournal, EOJ, og den Elektroniske PatientJournal, EPJ, eventuelt koblet via den natio- nale Sundhedsportal.

Fjerde fase vil kunne gennem- føres, når brugen af EOJ er ud- bredt på et generelt niveau til

elt vil der være mulighed for at udveksle plejerapporter mellem sygehus og kommune i forbindelse med indlæggelse og udskrivelse.

I praksis er udbygningen af kommunikationen gennemført i Aalborg Kommunes og Nordjyl- lands Amts IT-fyrtårnsprojekt, der er beskrevet side 17.

(17)

Aalborg Kommune og Nordjyl- lands Amt har gennemført et spydspidsprojekt, hvor den elektroniske kommunikation mellem sygehus/kommune/praktiserende læge er blevet udbygget med plejerapporter og korrespondance mellem EOJ og sygehusets Patient Administrative System, PAS og omhandler sundhedsfag- lig information vedrørende pleje og behandling.

Følgende MedCom-standarder er udviklet i forbindelse med IT-fyrtårnsprojektet:

● Indlæggelsesrapport

● Udskrivelsesrapport

● Receptfornyelse

● Hjemmeplejestatus

Det samlede fyrtårnsprojekt omfatter to delprojekter:

Delprojekt 1

Delprojekt 1 omfatter informationsudveksling mellem kommune og sygehus om borgere, der er kendt i kommunens hjemmepleje og indlagt på Aalborg Sygehus. Når en borger indlæg- ges på sygehuset, sendes der automatisk en elektronisk besked – et indlæggelsesadvis – til kommunens omsorgssystem om, at borgeren er indlagt.

Omsorgssystemet svarer ved at sende et advissvar til sygehuset om, hvor borgeren hører til i kommunen og hvem der er kontaktperson.

Sygehuset sender inden for 24 timer herefter et udskrivelsesvarsel til kommunen.

I det videre indlæggelsesforløb har sygehuset og kommunen mulighed for at udveksle plejerapporter med social- og sundhedsfagligt indhold og andre relevante informationer.

Den elektroniske kommunikation foregår direkte mellem sygehusets PAS-system og hjem- meplejens EOJ.

I projektet deltager Medicinsk Afdeling på Aalborg Sygehus og Aalborg Kommunes Ældre- og Handicapforvaltning.

IT-fyrtårnsprojektet i Aalborg

Sygehus

Kommune Praktise-

rende Læge

(18)

Meddelelser anvendt til udbygget kommu- nikation i Aalborg

Indlæggelsesrapport fra Aalborg Kommune til Aalborg Sygehus

Aalborg Kommune anvender Rambøll Care til at sende ind- læggelsesrapport til Aalborg Sygehus.

Den manuelle del af rapporten indeholder:

● Resumé af patientens hel- bredstilstand.

● Funktionsvurdering/sociale forhold, boligforhold, vente- listeoplysninger.

● Årsag til indlæggelsen.

● Information til pårørende om indlæggelsen.

● Kommentarer.

Indlæggelsesrapporten sendes efter samtykke fra patienten.

Varsling af

færdigbehandling

Aalborg Sygehus benytter varsel af færdigbehandling til at med- dele:

● Handleplan for indlæggelses- forløb (senest efter 48 timer).

● Færdigbehandlingsdato/

forventet udskrivningsdato.

● Ændringer i indlæggelses- forløb.

Udskrivelsesvarsel

Udskrivelsesvarslet er i fritekstfel- tet indekseret i henhold til VIPS- modellen med overskrifterne:

● Indlæggelsesårsag.

● Ændret funktionsniveau under indlæggelsen.

● Skøn vedrørende patientens behov for hjælpeforanstalt- ninger.

● Iværksat pleje- og behand- lingsplan under indlæggelsen.

● Overvejelser i forhold til den fremtidige udskrivningsplan.

● Afklarende spørgsmål til lokalområdet.

Udskrivelsesrapporter

Udskrivelsesrapporter udarbejdes af Aalborg Sygehus på baggrund af udskrivelsesvarslet og indeholder:

● Indlæggelsesårsag.

● Kort resumé af indlæggelses- forløb.

● Status i forhold til ændringer i patientens funktionsniveau under indlæggelsen.

● Genoptræningsplan forefindes – afkrydsningsfelt Ja/Nej.

● Status i forhold til patientens behov for hjælpeforanstalt- ninger.

● Medicin.

● Aktuelle problemer/behov, mål, iværksatte og fremtidige handlinger/planer.

● Resumé af de indgåede aftaler i forbindelse med udskrivningen.

(19)

Delprojekt 2

Delprojekt 2 omfatter informationsudveksling mellem kommune og praktiserende læge. Hjem- meplejen kan elektronisk gen- bestille medicin hos lægen, og lægen modtager en elektronisk status på hjemmepleje i de tilfæl- de, hvor en borger er kendt i hjemmeplejen og hos lægen.

Desuden kan der udveksles informationer knyttet til en bestemt patient, der ikke kræver akut eller subakut intervention.

Det kan dreje sig om oplysninger til/fra lægen om for eksempel prøver, der ønskes taget, virkning/bivirkning af givet medicin, undersøgelsesresultater, ændring i igangværende behandling, observationer, der ønskes foretaget, og tilbagemeldinger herpå mv.

I det videre forløb skal læge- blanketter også kunne udveksles elektronisk. I forsøget deltager fire lægehuse i Aalborg og Aalborg Kommunes Ældre- og Handicapforvaltning.

(20)

Udtalelse 3

’’ Relevante og overskuelige oplysninger i en fart

– I Aalborg Kommune gør vi både brug af udvidet advissvar og elektroniske indlæggelses- og udskrivningsrapporter, fortæller sygeplejerske Eva Zimmer.

– Den elektroniske receptfornyelse, som vi også bruger, sparer megen tid. Den er desuden mere sikker, fordi vi tager udgangspunkt i lægemiddelkata- loget, når vi fornyr recepterne på den måde. Det helt ideelle vil være, når vi alle kan gøre det, mens vi står ude hos borgeren.

Derfor arbejdes der på en videre- udvikling af vores mobile en- heder. Den elektroniske kommunikation er således kun be- grænset af om det rigtige udstyr findes hos os i kommunen, på de enkelte sygehusafdelinger og hos de praktiserende læger.

– Når vi udarbejder indlæg- gelsesrapporter sikrer en skabe- lon, at vi finder de relevante oplysninger frem, og at vi får dem præsenteret på en overskuelig måde. Indlæggelsesrapporten er jo et supplement til det udvidede advissvar. Vi supplerer de oplysninger som hentes automatisk i kommunens omsorgssystem, Rambøll Care. Det drejer sig om oplysninger, der skal skaffes flere steder fra og koges sammen til et kort og relevant resumé. Rap- porten er ikke voldsomt om- fattende, men absolut fyldest- gørende.

Hurtigt og sikkert

– Fordelen ved den elektroniske indlæggelsesrapport er, at den kommer hurtigt af sted og hurtigt frem; den kommer det rigtige sted hen, og den går ikke tabt i bunken af papirer. Rap- porten giver også plads til oplysninger fra for eksempel fysiotera- peut eller sagsbehandler.

– Vi er glade for den elektroniske udskrivningsrapport, som gør, at vi har alle relevante oplys-

Aalborg Kom- mune udnytter allerede mulig- hederne ved en meget udbyg- get elektronisk kommunikation med sygehuset.

(21)

ninger inden vi står hos den borger, der lige er kommet hjem fra sygehuset. Også denne rapport udarbejdes struktureret og rummer relevante oplysninger. Om- rådesygeplejersken kan sortere i informationerne og sende videre til social- og sundhedshjælper, terapeuter, socialrådgiver og andre, der er involveret i ydelser til borgeren.

– Jeg er deltidsansat og oplever det som en stor fordel, at jeg kan gå ind og finde oplysninger om, hvad der er sket i den tid, hvor jeg ikke har været på arbejde. Systemet giver også en sikkerhed for at der bliver reageret på udskrivningsrapporter og

adviser. Når der er handlet på de anvisninger, vi modtager elektronisk “krydser” vi af. Det betyder også, at kolleger kan se, at der er taget hånd om borgeren.

Vigtig disciplin

– Endelig kan vi sende fore- spørgsler og oplysninger til læge og sygehus. Vi har så en aftale om, hvornår vi hver især tjekker for nye meddelelser og for hvor- når, der skal være svaret på dem.

Vi er også enige om, at meddelelser ikke kan bruges til haste- opgaver. I de tilfælde tager vi telefonen i anvendelse.

IT-konsulent Carsten Stanley Mortensen, Aalborg Kommune, peger på en generel problematik for udveksling af informationer mellem sygehus og kommune, idet borgerens samtykke er nød- vendigt hver gang. Men der arbejdes på en løsning, hvor det juridisk er i orden, at borgeren giver samtykke til udveksling af oplysninger.

Sygeplejerske Eva Zimmer, Aalborg Kommune.

(22)

Informationssystemerne

Når der kommunikeres elektronisk mellem kommune og sygehus, foregår kommunikationen via Sundhedsdatanettet.

Fra kommunens side er Sags- og Advissystemet, S&A, eller omsorgssystemet koblet til Sundhedsdatanettet, dette er nødvendigt for at kommunen kan udveksle adviser med sygehuset. Flertallet af kommuner anvender S&A og kan derfor implementere modulet KMD Sygehusophold. Et stort antal kommuner har desuden indført Elektronisk OmsorgsJournal, EOJ, som en del af det elektroniske omsorgssystem. Disse kommuner kan vælge at sende og modtage enten direkte via omsorgssystemet og/ eller via KMD’s modul Sygehusophold.

Sygehuset kommunikerer i dag via Patient Administrative System, PAS, men Elektronisk PatientJournal, EPJ, er ved at vinde indpas på flere og flere sygehusafdelinger. De praktiserende læger anvender EPJ.

Sags- & Advis- systemet – S&A

S&A er kommunens administrative system, hvortil der er en samlet adgang for social-, folke- register- og inkassomedarbejde- re. De omsorgsmedarbejdere i kommunen, der skal administrere adviserne fra sygehusene, behøver ikke nødvendigvis at

have direkte adgang til S&A, men kan arbejde via modulet KMD Sygehusophold.

I S&A skal det defineres, for hvilke sagstyper sygehusene skal overføre adviser. Hvis kommunen benytter et elektronisk omsorgssystem, skal det aftales med leverandøren af omsorgssystemet, hvilke sagstyper der skal oprettes for de enkelte arbejds- områder.

Der skal oprettes sagstyper i systemet for hvert af de arbejds- områder i kommunen, der skal have oplysninger om indlæggel- ser og udskrivelser. Det vil pri- mært være områder som hjem- mehjælp, hjemmesygepleje og hjælpemidler. Også forebyggel- seskonsulenter og dagpengekon- torer kan have gavn af adviserne.

KMD Sygehusophold KMD Sygehusophold er et udbygningsmodul til S&A. Her sker den elektroniske administration af indlæggelsesadvis, indlæggelsessvar og udskrivelsesadvis. Modulet er en forudsæt- ning for, at kommunen kan modtage, sende og administrere indlæggelses- og udskrivelsesadviser via S&A. Der er en årlig driftsafgift på modulet afhængig af kommunens størrelse. For en kommune med 15.000 indbyg- gere er den årlige driftsafgift på ca. 6.000 kr. Modulet er gratis at anskaffe.

Teknik og organisation

4

(23)

Hvis kommunen vælger den enkleste kommunikationsløsning som beskrevet i Fase 1, side 8, administreres adviserne direkte i KMD Sygehusophold.

De oplysninger, der modtages i KMD Sygehusophold, er

‘Hændelsesdato’, ‘Hændelse’ og

‘Overskrift’. ‘Hændelsesdato’ er datoen for indlæggelse eller udskrivning. ‘Hændelse’ fortæl- ler, om det drejer sig om en ind- læggelse eller en udskrivelse.

‘Overskrift’ angiver detaljer om indlæggelsen eller udskrivelse.

Distrikter i S&A og modulet KMD Sygehusophold Et distrikt er en underopdeling af en kommune. Enhver borger i Danmark er ud fra sin adresse, sit vejnavn og husnummer, til- knyttet forskellige distrikter i det fælleskommunale P-datasystem.

Det drejer sig for eksempel om

socialdistrikt, valgdistrikt og postdistrikt.

Distriktsoplysningerne ved- ligeholdes af kommunens folke- register, der opretter og ajour- fører oplysningerne via CPR’s indberetningsbilleder. Oplysnin- gerne overføres dagligt til P-data.

Hvis en kommune får behov for en ny distriktstype i P-data, skal det relevante fagområde beskrive den ønskede distrikts- opdeling, som folkeregisteret herefter indberetter. Derefter kan kommunen anvende den nye distriktstype.

Oprettelse af kontaktpersoner

Det er forskelligt, på hvilket niveau det er muligt for kommunen at henvise til kontaktpersoner. Nogle omsorgssystemer arbejder på at kunne anvise kontaktperson på mere detaljeret distriktsniveau. I de eksisterende løsninger kan der henvises til kommunens områder med mulighed for at oprette kontakt- telefonnumre for de forskellige vagttyper.

Elektronisk omsorgs- system og EOJ

180 kommuner har ved udgan- gen af 2003 et elektronisk omsorgssystem. EOJ er en del af det elektroniske omsorgssystem.

En oversigt over, hvilke kommuner der bruger EOJ kan ses på MedComs hjemmeside www.medcom.dk Teknik og organisation

(24)

EOJ anvendes inden for kommunens omsorgs- og ældreområ- de til visitation, planlægning og dokumentation.

EOJ implementeres ofte i forskellige faser. Lige fra den enkleste løsning, hvor visitationsmo- dulet anvendes af et begrænset antal personaler inden for omsorgs- og ældreområdet, til den mere udbyggede anvendelse, hvor hele personalegruppen inden for omsorgsområdet er involveret.

Elektroniske omsorgssystemer er normalt opbygget omkring et grundmodul, hvor borgerens stamdata registreres. Hertil kan der købes flere fagspecifikke moduler som for eksempel:

● klient, stamdata og funktionsvurdering

● hjemmehjælp

● sygepleje

● dag- og træningscenter

● forebyggende hjemmebesøg

● hjælpemidler

● boligstyring

● personale

Hvis kommunen har et elektronisk omsorgssystem eller over- vejer det, vil det være en fordel også at overveje, om man vil have overført adviserne til systemet. Hvis man ønsker at få over- ført adviser fra sygehusene til det elektroniske omsorgssystem, kræver det en eller flere snit- flader.

Kommunen kan vælge at modtage advis og sende indlæg- gelsessvar direkte fra EOJ-syste-

met og undgå forsendelse via KMD Modul Sygehusophold, dette vil blot medføre at advis kun kan anvendes inden for hjemmeplejen og ikke inden for social/dagpenge området.

Sygehussystemer

Alle sygehuse anvender PAS i forbindelse med registrering af indlæggelse og udskrivelse. Disse systemer er alle i stand til at udveksle adviser primo 2004.

Adskillige PAS-systemer kan korrespondancemeddelelsen og er ved at udvikle den elektroniske udgave af varsling af færdig- behandling.

Nogle sygehusafdelinger anvender EPJ, og i løbet af de kommende år vil flere EPJ- systemer og elektroniske omsorgssystemer blive i stand til at udveksle flere og flere informationer. På længere sigt kan denne kommunikation også omfatte udveksling af plejerapporter.

(25)

Samspillet mellem

informationssystemerne

Kommunen anvender S&A sup- pleret med modulet KMD Sygehusophold til sortering af adviser og til advisering.

Sygehuset sender advis til kommunen, og kommunen returnerer automatisk svar på adviser vedrørende aktive sager. S&A med KMD Sygehusophold sorterer de tilsendte adviser, så kun de adviser, der vedrører aktive sager, behandles.

Kommunen benytter således S&A med KMD Sygehusophold til at modtage indlæggelses- og

Scenario 1 udskrivelsesadviser fra sygehuse-

ne og til at sende indlæggelses- svar tilbage til sygehusene.

Indlæggelses- og udskrivnings- adviser behandles direkte i KMD Sygehusophold.

Kontaktpersoner sættes op i S&A med KMD Sygehusophold.

Modtagelse og sortering af adviser kan foregå på tre forskellige

måder i kommunen. De er illu- streret her i form af tre scenarier.

Sygehus PAS (EPJ)

Postkasse

KMD S&A og Sygehusophold

Advis afsendes Sygehuset

modtager ind- læggelsessvar

Advis hentes hjem til S&A og Sygehus- ophold opdateres.

Indlæggelses- svar afsendes

(26)

Kommunen anvender S&A suppleret med modulet KMD Sygehusophold til sortering af adviser, hvorefter adviserne videresendes til EOJ i det elek- troniske omsorgssystem.

Sygehuset sender advis til kommunens S&A-system med KMD Sygehusophold, og kommunens omsorgssystem returnerer svar på adviser vedrørende aktive sager.

Det sker ved, at S&A med KMD Sygehusophold sorterer de tilsendte adviser, så kun de adviser, der vedrører aktive sager, behandles. Disse adviser videresendes til omsorgssystemet, der

Scenario 2 herefter automatisk returnerer

et svar til sygehuset.

De sagstyper, der har med omsorgsydelser at gøre, kan vidererutes eller kopieres til omsorgssystemet. De øvrige sagstyper bevares i S&A af hensyn til de brugere, der har dem som fokus. Indlæggelsessvaret sendes fra omsorgssystemet. Kontakt- personer ajourføres i omsorgssystemet.

Postkasse

EOJ system

KMD S&A og Sygehusophold

Advis afsendes

Advis hentes hjem til S&A og Sygehus- ophold opdateres

S&A videresender relevante adviser til EOJ

S&A opdaterer rutinemæssigt og automatisk aktive/passive cpr-nr. fra EOJ-systemet Indlæggelsessvar

afsendes

(27)

Kommunen anvender elektro- nisk omsorgssystem til både sortering og advisering.

Sygehuset sender advis til kommunens omsorgssystem, der returnerer svar på adviser ved- rørende aktive sager. Forudsæt- ningen for dette er blandt andet, at omsorgssystemet sorterer de tilsendte adviser.

Scenario 3

Postkasse

EOJ system

EOJ-systemet sender indlæggelsessvar

Advis afsendes Sygehuset

modtager indlæggelsessvar

Skal dele af kommunikationen foregå via omsorgssystemet og S&A som i scenario 2, skal der etableres kommunikation mellem omsorgssystemet og KMD.

Kommunikationen kan foregå på flere måder, det hensigtsmæs- sige valg afhænger bl.a. af hvilket format der anvendes til forsendelse. Formatet kan være XML eller Edifact, hvis kommunen anvender XML-format anvendes der mail/IP adresser:

● Leverandøren af omsorgssystemet aftaler en kommuni- kationsform med KMD, for eksempel ftp eller mail, og håndterer dermed selv sikker- heden i forbindelse med kommunikationen.

● Gennem kommunens net- forbindelse til KMD. Det vil sige, at overførslen sker ved hjælp af KFS-LAN. I så tilfæl- de skal kommunen blot sikre sig, at der er plads på KFS- LAN-forbindelsen til denne trafik og aftale med leveran- døren af omsorgssystemet og KMD, på hvilken server hos kommunen meddelelserne skal placeres. Herfra indlæser omsorgssystemet meddelelserne og gør dem tilgængelige i EOJ. Der kan overføres både Edifact, XML og flade filer ved hjælp af KFS-LAN.

Advis hentes hjem

(28)

Udtalelse 4

’’

Flittig kommu- nikation i Aalborg. Næste skridt bliver en udbredelse til flere kommuner og sygehus- afdelinger.

– Fra marts i år har den elektro- niske kommuni- kation mellem sygehuset og Aalborg Kom- mune været fuldt udbygget, fortæller udviklingssyge- plejerske Hanne Kristensen, Aal- borg Sygehus.

– Det begyndte for et par år siden med indlæggelses- og udskrivningsadvis fra sygehus til kommune. For godt et år siden udvidede vi med korrespondancemeddelelsen, der giver begge parter adgang til at uddybe informationerne, og nu er så yderligere en stribe nye meddelelser kommet til.

Når kommunen modtager et indlæggelsesadvis, bliver der automatisk afsendt en indlæggel- sesrapport fra kommune til sygehus med informationer fra kommunens elektroniske omsorgssystem. Senere kan kommunens medarbejdere udbygge yderligere med en manuel indlæggelsesrap- port. Her svarer medarbejderen i hjemmeplejen på seks til syv centrale spørgsmål, som er fast- lagt i samarbejde mellem kommune og sygehus.

Inden for de første 48 timer, hvor patienten er indlagt, sender sygehuset et første udskrivnings- varsel. Når udskrivningstids- punktet ligger helt fast, sender

sygehuset yderligere et varsel med information om indlæggel- sesårsag, funktionsvurdering, iværksat pleje- og behandling mv. Ved udskrivningen følger sygehuset op med en udskrivningsrapport med beskeder om diagnose, medicin, hjælpemidler, genoptræningsplan etc.

Planlagt udbygning

– Indtil videre har systemet kun omfattet Aalborg Kommune og på sygehuset halvdelen af Medi- cinsk Center, fortæller Hanne Kristensen.

– Vi planlægger imidlertid en udbredelse, så vi får hele cente- ret, resten af sygehuset og flere kommuner med. I sommer gen- nemførte vi en evaluering af de nye kommunikationsmuligheder, og selv om alt ikke har fun- geret helt efter hensigten, er der ingen tvivl om, at sygehuspersonalet især sætter pris på de hurti- ge tilbagemeldinger fra kommunen om medicin og lignende.

– De udvidede og manuelle meddelelser bliver endnu ikke brugt i det omfang, vi kunne ønske. Det tror jeg, vil ændre sig med indførelsen af den elektroniske patientjournal og mere brugervenlige faciliteter. Nord- jyllands Amt tager den elektroniske patientjournal i brug hen- over 2004-05.

Mange nye

kommunikationsmuligheder

Udviklingssyge- plejerske Hanne Kristensen, Aalborg Syge- hus.

(29)

Samarbejde – en nødvendighed

Udnyttelsen af elektronisk kommunikation mellem kommune og sygehus kræver i et vist omfang en omlægning af arbejdsgange og en koordinering mellem parterne i kommunikationen. Det kan derfor anbefales at etablere en fælles projektorga- nisation, når der skal tages hul på at udnytte mulighederne for elektronisk kommunikation. En sådan organisation er vigtig for at få de organisatoriske og tek- niske forudsætninger på plads.

Begge parter skal organisatorisk gøre sig klart:

● at ledelsesmæssig og politisk opbakning til projektet er afgørende

● at der skal være en fælles op- fattelse af projektets indhold og konsekvenser

● at registrering skal foregå tidstro

● hvilke og hvor mange medarbejdere der skal anvende den nye funktionalitet

● at funktionalitet og gevinster skal være synlige for alle medarbejdere

● at uddannelse og information af personalet er afgørende

● at nyt personale løbende skal have introduktion og uddannelse

● at det er nødvendigt at aftale og beskrive regler for nye arbejdsgange mellem sygehus og kommune

● at der skal sikres koordinering af implementeringsprocessen og opstartsdato

Samarbejdsparterne skal aftale arbejdsgange i forhold til:

● at egne systemer (S&A/EOJ/

PAS/EPJ) skal have imple- menteret ny funktionalitet

● at der skal foretages test begge veje

● afklaring af aftalesystem ved fejl og nedbrud

● at adgang til pc skal være “let”

Det eksisterende

samarbejde mellem amt og kommune

Ofte eksisterer der allerede en organisation og en aftalestruktur for samarbejdet ved indlæggelse og udskrivelse mellem kommune og amt. Disse aftaler vil blive påvirket ved indførelse af elektronisk kommunikation. Det er derfor nærliggende at anvende det eksisterende netværk eller at have et nært samarbejde med det eksisterende netværk, så ændrede arbejdsgange kommunikeres ud i hele organisationen.

En fælles ankerperson kan være ansvarlig for det fælles Teknik og organisation

En vigtig opgave rent

organisatorisk

(30)

kommunikationsprojekt og fungere som kontaktperson til eksisterende netværk mellem kommune og sygehus. Amt og kommuneforening kan ofte understøtte kommunikationen og koordineringen til samtlige kommuner.

Tidstro registrering

Der er ofte store forventninger til, at der opnås effektivitets- og kvalitetsgevinster ved at anvende elektronisk kommunikation.

Disse gevinster afhænger meget af, at data inddateres og registreres korrekt og tidstro. Data i kommunens system skal derfor være opdaterede, og sygehuspersonalet skal sørge for, at der sker en tidstro registrering af patienten i PAS-systemet.

Arbejdsgange med ansvar for tømning af den elektroniske postkasse og besvarelse af post skal ligge helt fast.

Tidstro registrering kan være en stor opgave at gennemføre på sygehussiden, da flere afdelinger har overladt registrering af ind-

læggelse og udskrivelse til de kli- niske sekretærer. Hvis der ikke er sekretærdækning døgnet rundt, kan det betyde, at plejepersonalet skal kunne foretage registreringen, for at den kan være tidstro.

Den sundhedsfaglige informationsudveksling, som bliver mulig via den elektroniske korrespondance, bør kunne foregå direkte mellem plejepersonalet på sygehuset og i kommunen.

Forudsætningen er, at plejepersonalet har adgang til og anvender afdelingens elektroniske postkasse.

Ofte vil det være en fordel at have registrerings- og datakvali- tet fast på dagsordenen på sam- arbejdsmøderne mellem kommune og sygehus. Det er også en god idé med faste aftaler om at indberette fejl og afvigelser til ankerpersonen, så der kan reage- res hurtigt på uhensigtsmæssig- heder.

Et sygehus – flere kommuner

En forudsætning for, at en sygehusafdeling har effekt af at anvende elektronisk kommunikation i samarbejdet med kommunerne er, at flere af afdelingens samarbejdskommuner anvender elektronisk kommunikation.

Derved kan sygehusets personale anvende samme arbejdsgang i forhold til alle samarbejdskommuner. Omvendt har den enkelte kommune lige fra starten fordel af at få etableret elektronisk Teknik og organisation

(31)

kommunikation med udveksling af adviser.

For at kunne omlægge arbejdsgange i det eksisterende samarbejde og mindske brugen af fax og antallet af telefonopkald og opnå lettere tilgængelig information, skal hovedparten af sam- arbejdskommunerne kommunikere elektronisk med sygehuset.

Organisatoriske konsekvenser ved anvendelse af advis

Rent personalemæssigt kan en kommune forholdsvis enkelt komme i gang med kommunikation via advis, da en gruppe- leder/visitator/sagsbehandler kan administrere postkassen med advis i S&A-systemet, eller flere personaler kan skiftes til at

“tømme” postkassen i forbindelse med vagtskifte. Den enkelte kommune kan implementere sin foretrukne arbejdsgang.

Organisatoriske konsekvenser ved anvendelse af korrespondance og varsling af

færdigbehandling

Ved implementering af korre- spondancemeddelelserne skal en større del af personalet kunne anvende systemerne/funktioner- ne både hos kommunen og på sygehuset:

● Sygehuspersonalet/plejepersonalet skal kunne anvende korrespondancen via PAS- systemet.

● Kommunens plejepersonale skal anvende EOJ, da korrespondancen skal kommunikeres direkte mellem sygehusets PAS-system og kommunens EOJ.

Citat

Samarbejde og sammenhæng

– Et godt samarbejde mellem sundhedsprofes- sionelle i kommuner og amter er afgørende for, at vi kan yde en sammenhængende ind- sats, særligt over for de ældre og i sundheds- plejen i kommunerne, siger Ejgil W. Rasmussen, formand for Kommunernes Landsforening.

– Alt for ofte ser vi desværre kommunika- tionssvigt, når en borger skifter mellem de forskellige instanser. Elektronisk kommunikation mellem parterne kan medvirke til, at alle er opdateret om f.eks. en borgers insulinbehandling, således at hjemmeplejen kan iværksætte de nødvendige kostændringer, eller at den nød- vendige handleplan kommer ud til alle, der arbejder rundt om borgeren.

– Derfor er KL gået aktivt ind i MedCom- samarbejdet igen. I takt med, at kommunerne har næsten 85% dækning på elektroniske om- sorgsjournaler, er mulighederne for elektronisk samarbejde blevet væsentligt forøget. Og nye områder trænger sig på inden for sundheds- plejen og de sårbare børn og unge. Her er det vigtigt, at fagpersonerne så tidligt som muligt bliver opmærksomme på eventuelle svigt.

Borgmester Ejgil W. Rasmussen,

formand for Kommunernes Landsforening

(32)

Adviskommunikation Kommuner og sygehuse kan automatisk udveksle oplysninger om indlæggelse og udskrivning fra sygehus af borgere i kommunen, som modtager sygedagpenge, hjemmepleje eller andre ydelser efter lov om social service.

Denne udveksling af oplysninger kræver ikke borgerens samtykke.

Dette er blevet præciseret i Socialministeriets lov om retssikkerhed og administration på det sociale område, som er trådt i kraft med virkning fra 1. juli 2003.

Reglerne, herunder den særligt relevante § 12c, er nøjere beskrevet i Socialministeriets vejledning om lov om retssikkerhed og administration på det sociale Teknik og organisation

Hvad må man ved

udveksling af oplysninger?

Lovændring af retssikkerhedsloven med præcisering af hjemmel til adviskommunikation: http://www.retsinfo.dk/_LINK_0/0&ACCN/A20030039830

Orienteringsskrivelsen af 15. maj 2003 findes på Socialministeriets hjemmeside:

http://www.sm.dk/lovgivning/retskilder/Dokumenter/skr_37-19.htm Lov om patienters retsstilling:

http://www.retsinfo.dk/_GETDOCI_/ACCN/A19980048230-REGL

Herunder kan findes referencer til tilknyttede bekendtgørelser og vejledninger som for eksempel:

● Bekendtgørelse om information og samtykke og om videregivelse af helbreds- oplysninger mv. (BEK nr. 665 af 14/09/1998).

● Vejledning om information og samtykke og om videregivelse af helbredsoplys- ninger mv. (VEJ nr. 161 af 16/09/1998). Vejledningen findes også på Sundheds- styrelsens hjemmeside www.sst.dk

● Vejledning om psykiatrilovens revision (forhåndstilkendegivelser, behandlings- planer, udskrivningsaftaler og koordinationsplaner samt klagemuligheder mv.

for patienter indlagt på psykiatriske afdelinger) (VEJ nr. 203 af 08/12/1998).

Lov om behandling af personoplysninger:

http://www.retsinfo.dk/_GETDOCI_/ACCN/A20000042930-REGL Links

(33)

område og i Socialministeriets orienteringsskrivelse af 15. maj 2003 om ændring af lov om retssikkerhed og administration på det sociale område.

Samtykke

Ud over oplysninger om indlæg- gelse og udskrivning kan kommuner og sygehuse udveksle andre oplysninger med egentligt sundhedsfagligt indhold, når retssikkerhedslovens § 12c og Indenrigs- og Sundhedsministe- riets lov om patienters retsstilling overholdes. Det vil som udgangspunkt betyde, at der skal indhentes et specifikt samtykke hos patienten før oplysningerne udveksles, medmindre der er tale om videregivelse af helbreds- oplysninger mellem sundheds- personer som led i et aktuelt behandlingsforløb. Reglerne her- om findes i lov om patienters retsstilling og er nærmere beskrevet i Sundhedsstyrelsens vejledning om information og samtykke og om videregivelse af hel- bredsoplysninger mv.

I de situationer, der ikke er dækket af lov om patienters retsstilling og af lov om retssikkerhed og administration på det sociale område, finder lov om behandling af personoplysninger anvendelse.

Links

Ved behov for uddybning af lovgivning kan man tage kontakt til nedenstående instanser:

Socialministeriet, Social- politisk-juridisk Center www.sm.dk

Indenrigs- og Sundhedsministeriet www.im.dk

Datatilsynet

www.datatilsynet.dk

(34)

Udtalelse 5

’’ Mere indsigt og større fleksibilitet

– Tidligere fik vi blot en færdig køreliste om morgenen. Nu udarbejder vi dem faktisk selv på grundlag af visitationer fra sygeplejersken og retter dem til efter de oplysninger, vi får i dagens løb, forklarer Lene Jørgensen.

– Hos os er systemet tredelt i journal, advis og afvigelser, som vi bruger til at udveksle forskellige typer af oplysninger.

– Advis-delen anvender vi blandt andet til at modtage besked fra sygehuset om, at en borger er udskrevet, og at vi kan genoptage hjælpen, som den var før sygehusopholdet. Det kan også være en besked om, at borgeren alligevel ikke kan udskrives, fordi han eller hun er blevet dårlig i løbet af natten. Det er en stor fordel for vores tilrette-

– Med de elek- troniske kom- munikations- systemer har vi fået meget større indsigt og kan arbejde mere selv- stændigt, siger social- og sundhedsmed- hjælper Lene Jørgensen, Nakskov Kom- mune.

(35)

læggelse af dagens arbejde, at vi har beskeden, straks når vi mø- der klokken syv om morgenen.

Det samme gælder for Edifacter- ne om akutte indlæggelser og udskrivelse enten til hjemmet eller til et andet sygehus.

Besked med det samme – Nattevagten på sygehuset sender besked, så snart der er truffet beslutning om, hvad der skal ske med patienten, fortæller Lene Jørgensen.

– Hun behøver ikke længere vente på, at kommunens hjem- mesygeplejerske har træffetid.

For borgerne i kommunen med- fører det, at sygeplejersken bliver nemmere at ringe op, når hun ikke skal modtage beskeder fra hospitalerne i telefontiden.

Endelig har borgerne også sikkerhed for, at vi, der har den direkte kontakt, får besked om, at de er kommet hjem.

– I dag kan vi dele langt flere informationer, end vi kunne tidligere. Journalen er således hele tiden ajourført, så sygeplejersken kan når som helst hente relevante informationer til brug for sin kommunikation med for eksempel sygehuset.

Kommunikation med almen praksis

Ud over de digitale kommunika- tionslinier til sygehuse som Rigs- hospitalet og Nakskov Sygehus har nogle læger i området allerede forberedt deres edb til at kun-

ne være i dialog med kommunens omsorgssystem.

– I hjemmeplejen mangler vi kun en lille detalje for at kunne kommunikere direkte med de praktiserende læger. Den kommer, så snart der er en sikkerhed for, at en stor del af lægerne vil koble sig på, fastslår Lene Jør- gensen.

Social- og sundheds- medhjælper Lene Jørgensen, Nakskov Kommune.