En succes på tre år
biblioteket ved Sundheds CVU Aalborg 2005 - ét projekt, to chefer og adskillige flyttekasser senere
af Karen Rask Mortensen, bibliotekar Sundheds CVU Aalborg
Karen Rask Mortensen, bibliotekar ved Sundheds CVU Aalborg, skrev i
Uddannelsesbibliotekaren nr. 2, 2001 om de tre biblioteker ved henholdsvis Danmarks Jordemoderskole i Aalborg, Ergoterapeutskolen og Fysioterapeutskolen i Aalborg og
Sygepleje- og Radiografskolen i Aalborg, der skulle blive til ét fælles bibliotek, og om hvordan bibliotekarerne greb denne opgave an. Vi har bedt Karen om at følge op på artiklen, og fortælle hvordan det så er gået.
Der blev flyttet kasser
Grundstenen til Sundheds CVU Aalborg blev lagt forholdsvis tidligt, idet de 4 rektorer allerede i 1990’erne havde indledt et fremsynet tværfagligt samarbejde. Det var mange år før, man snakkede strukturreform og amternes nedlæggelse. Derfor var skolerne klar til at indgå i et ubetinget CVU i 2002, og med dygtig ledelse og amtets velvillighed blev der indgået aftale om et nybyggeri på 12.000 m2. i Aalborgs østlige del. Byggeriet begyndte i januar 2003 og stod færdigt i januar 2004.
At det kom til at gå så hurtigt, kom vist nok bag på mange. Men set i bakspejlet var det kun godt, at hele processen således blev forceret, idet vi på mange måder rent fagligt kom til at træde vande i ventetiden.
I forbindelse med den fysiske sammenflytning, som vi har været igennem, er det tydeligt, at ting tager tid, og at megen udvikling bliver sat midlertidigt i stå imens. Som en af mine kollegaer har udtrykt det: det er ikke let at flytte tanker, samtidig med at man flytter kasser!
Scenarie for 2005
Rektorerne beskrev for år tilbage i et scenarie for 2005, at biblioteket skulle være stort og centralt placeret, og at det skulle betjene alle studerende samt folk på efteruddannelse. Biblioteket skulle have en daglig leder, ét fælles registreringssystem og fælles katalogiseringsmetoder.
I dag er dette faktisk vores virkelighed – eller snarere en del af virkeligheden, for vi har nået langt mere end det: Vi har fået et stort, dejligt bibliotek, som er centralt placeret rent fysisk, og også med en synlig plads i organisationen. Vi betjener både alle studerende og undervisere, samt kursister i Viden- og udviklingscenteret. Ja, faktisk er biblioteket rent organisatorisk placeret i Viden- og Udviklingscenteret. Vi har fået en daglig leder, udviklingschefen, som er leder for hele Viden- og Udviklingscenteret. Biblioteket har et fælles registreringssystem (ALEPH), fordi vi allerede i 2001 søgte og fik DEF-midler til at konvertere til samme bibliotekssystem og senere sammenlagde de 3 biblioteksbaser i forbindelse med projekt ”Fælles bibliotek”. Vi har fælles katalogiseringsmetoder, hvilket også har været en del af projekt ”Fælles Bibliotek”, som beskrives senere i artiklen.
Derudover har vi i dag, på trods af at biblioteket har måttet afgive ½ bibliotekarstilling til it-
afdelingen, øget vores serviceniveau i forhold til 2001 på følgende områder: vi har opkvalificeret og udviklet undervisningen i informationssøgning på alle 5 grunduddannelser, og vi tilbyder book-en- bibliotekar for alle studerende, undervisere og kursister. Vi underviser nu også både kursister og studerende i Viden- og Udviklingscenteret uden ekstra ressourcer som en del af vores dagligdag. Vi
1
har for nogle studerendes vedkommende udvidet åbningstiden i forhold til 2001 med 2 timer dagligt. Samtidig kan vore lånere i dag - i modsætning til i 2001 - altid være sikre på at møde personale i bibliotekets åbningstid, idet der nu er en vagtordning. Vi har udvidet vores åbningstid på den elektroniske front til 24 timer i døgnet og tilbyder via DEF langt flere elektroniske ressourcer, end vi gjorde i 2001. Samtidig er vi lige på trapperne med at tilbyde fjernadgang til de elektroniske ressourcer via DEFNet – med automatisk lånerregisteropdatering, så de administrative opgaver i den forbindelse bliver minimale for os. Vi har tyverisikret hele bogbestanden og fået en
selvbetjeningsautomat. Vi har kvalitetssikret vores biblioteksprocedurer på mange fronter og fået en meget større udnyttelse af ALEPH. F.eks. har vi i dag taget samtlige klienter i brug og kører alle breve ud som mails, hvilket slet ikke var en realistisk mulighed på de tidligere 3 små biblioteker.
Hvordan 3 biblioteker bliver til 1: projekt ”Fælles Bibliotek”
Jeg er af den opfattelse, at bibliotekspersonalets engagement og fælles mål har været altafgørende for projektets gennemførelse. Derudover har det naturligvis også spillet en rolle, at vi har været rimelig trygge ved fusionen. Hvis vi havde frygtet den eller troet, at der efter en fusion f.eks. skulle fyres eller ske nedskæringer i biblioteket, havde vi nok ikke kørt på med det engagement og gå-på- mod, som vi gjorde.
Selve projekt ”Fælles Bibliotek” startede som et udviklingsprojekt under ”Masterplan for etablering af Sundhedsfagligt CVU”. Det har været en meget hensigtsmæssig måde at arbejde på, og det har hele tiden været et styringsredskab for os. Vi har lavet en rapport ”Delprojekt Fælles Bibliotek”, som beskriver hele forløbet.
I skemaet side 16-17 fremgår det, hvilke indsatsområder, mål, aktiviteter og tidsforbrug, der har været i projektet. Indsatsområderne er prioriteret efter hvor hurtigt de tænkes gennemført, idet prioritet 1 = kort sigt (inden for 1 år fra projektets begyndelse), 2 er mellemlang sigt (2 år) og 3 er lang sigt, dvs. over 2 år efter projektstart. Ikke alle aktiviteter er officielt afsluttet, og timeforbruget således ikke opgjort – men det viser sig ofte, at det estimerede timeforbrug holder nogenlunde stik, således at det samlede estimerede forbrug på 1580 timer kommer til at holde nogenlunde i praksis.
Vi har gennemført projektet, som samlet har haft et personaleforbrug svarende til ca. et årsværk, samtidig med almindelig drift, dog med en accept fra lederne af, at vi kunne tage 1 dag ud hver uge til at arbejde med projektet. Det har således ikke kostet ekstra ressourcer for CVU’et – men det har selvfølgelig betydet ringere service for lånerne og et højere tempo for bibliotekspersonalet, når den samme drift skulle opretholdes på 4 dage om ugen.
Nu bliver der flyttet tanker!
Som det fremgår af skemaet var undervisning ét af indsatsområderne i projekt ”Fælles Bibliotek”. Mens vi mere eller mindre tog fat på de 5 øvrige indsatsområder fra starten af projektperioden, var vi helt bevidste om, at hele undervisnings- og læringsproblematikken i forhold til biblioteket skulle gribes an på en helt særlig måde. Dette indsatsområde krævede, at vi fik en dialog med rektorerne og underviserne fra samtlige uddannelser. På vores
foranledning blev der i efteråret 2003 via biblioteksudvalget nedsat en arbejdsgruppe, der skulle beskæftige sig med undervisning og læringsformer. Arbejdsgruppen kom til at bestå af to bibliotekarer, fire undervisere fra forskellige uddannelser samt én repræsentant fra Viden- og udviklingscenteret. Vi havde i denne arbejdsgruppe en rigtig god dialog og en masse tanker og visioner om læring og informationskompetence. Arbejdsgruppen afleverede en rapport med titlen ”Bibliotek og læring” til biblioteksudvalget i juni 2004 (rapporten kan ses på www.scvua.dk/biblioteket/biblioteksudvalg). Arbejdsgruppen nåede frem til følgende fem idéoplæg, der kunne være med til at fremme og opkvalificere informationskompetencen i Sundheds CVU Aalborg:
2
en selvinstruerende guide til brug ved systematisk informationssøgning
undervisning i informationssøgning
standard for referencer og citationer
implementering af dataprogrammer i forbindelse med opgaveskrivning
informationskompetence som en del af uddannelsernes fagbeskrivelser Den selvinstruerende guide til informationssøgning har vi kaldt ”Scvua guide til
informationssøgning” (kan ses på www.scvua.dk under biblioteket/vejledninger), og siden den blev lanceret i sommeren 2004 har den været en stor succes. Den bliver nu brugt i al den undervisning, som vi leverer fra bibliotekets side. Desuden har underviserne fra alle fem uddannelser fået en 2 lektioners introduktion til brugen af guiden og tankerne bag, og den bliver konsekvent brugt som opkvalificering i forbindelse med book-en-bibliotekar. En enkelt uddannelse,
jordemoderuddannelsen, kræver nu, at bachelorstuderende vedlægger en udfyldt ”Scvua-guide”
som dokumentation for informationssøgningen i deres bachelorprojekt, og den indgår som et element i deres afsluttende eksamen.
Alt i alt har det været meget spændende og omsiggribende at tage fat på de læringsmæssige aspekter indenfor bibliotekets virksomhed. Der er fra ledelsens side planer om at fortsætte arbejdet i en ny arbejdsgruppe, som skal bestå af studiekoordinatorer fra alle fem uddannelser samt bibliotekarer. I den forbindelse vil vi bl.a. gerne prøve at beskrive et slutniveau for informationskompetence, som samtlige studerende på grunduddannelserne skal lande på, når de når bachelorniveau. Der er ønske om videreudvikling af ”Scvua-guiden”, så den bl.a. bliver mere interaktiv. Der er planer om at arrangere en fælles temadag om informationskompetence for undervisere og bibliotekarer med oplægsholdere udefra.
Vi er således godt på vej til at blive integreret i læringsmiljøet, men ting tager tid, så det sker med små skridt. Fra bibliotekets side har vi helt fra starten og bl.a. allerede i visionsrapporten fra 1999 beskrevet det fremtidige bibliotek som en del af læringsmiljøet. I dag, hvor vi skriver 2005, begynder der så småt at tegne sig et sådant billede. Det har været et meget stort skridt mod målet, dels at arbejdsgruppen ”Bibliotek og læring” blev nedsat, og dels at ”Scvua-guide til
informationssøgning” kom til verden.
Biblioteket i organisationen
Tidligere var bibliotekarerne hver især under de respektive rektorers ledelse, men det stod tidligt klart, at det fælles bibliotek nødvendigvis skulle placeres på en anden måde rent organisatorisk. Det blev så sådan, at de tre fysisk adskilte biblioteker fra januar 2003 fik direktøren for Sundheds CVU Aalborg som leder i ét år. Han var samtidig formand for biblioteksudvalget. Det var på mange måder en rigtig god tid for biblioteket. Det var godt at få én leder, som kunne være med til at samle biblioteket, og det var en meget positiv oplevelse for os i bibliotekerne at komme så tæt på den øverste ledelse. Vi havde et rigtig godt samarbejde med direktøren, som dels var god til at motivere os, men som også trygt overlod de biblioteksfaglige aspekter til os. Han deltog ofte i vores møder, ca. hver 14.dag, så han fik nok også et større kendskab til det biblioteksfaglige område, end han nogensinde havde haft før.
Da der skulle ansættes en udviklingschef i Sundheds CVU, blev det besluttet, at denne chef ud over at være chef for Viden- og udviklingscenteret, også skulle være leder af biblioteket. Vi var
selvfølgelig kede af at skulle have ny leder, når det nu lige gik så godt, og fordi vi i forvejen var rigelig hængt op af flytningen. Derudover var vi i første omgang nok også lidt skuffede over, at biblioteket ikke skulle have sin egen biblioteksfaglige daglige leder. Men sådan var
kendsgerningerne, og vi kunne også godt se perspektivet i, at biblioteket skulle være en del af Viden- og udviklingscenteret. Omstillingsparate, som vi efterhånden havde lært at være, tog vi godt
3
imod den nye leder midt i alle flyttekasserne og byggerodet 1. januar 2004. Vi har nu haft godt et år med udviklingschefen som leder, på den måde, at hun er den formelle leder af biblioteket, men ikke har sin plads sammen med os, idet hun ”bor” på en anden etage sammen med Viden- og
udviklingscenteret. Samtidig er hun også formand for biblioteksudvalget. Vi klarer stadig den daglige drift uden en daglig leder, men har fået en leder, som sidder i CVU’ets ledergruppe. Hun medvirker til at synliggøre det arbejde, der ligger i bibliotekets regi og til at tænke biblioteket ind som en strategisk ressource i organisationen. Det er der kommet meget godt ud af, som slet ikke var muligt før, hvor vi i bibliotekerne ofte oplevede, at det var svært at komme til orde og få vores synspunkter frem.
”Ikke stor for at blive større – men stor for at blive bedre”
Dette var rektorernes vision i 1999, da de første idéer til Sundheds CVU Aalborg blev født. Vi har i processen fra kaos mod samling troet på deres ord og kan i dag kun give dem ret. Jeg mener helt bestemt, at vi i dag har kvalificeret bibliotekets tilbud og service i forhold til, hvad vi hver især kunne tilbyde, før vi indgik i CVU’et.
Når jeg ser tilbage på vores fusion, tegner der sig et billede af, hvordan det kunne lykkes at få tre små biblioteker til at blive til ét på en forholdsvis vellykket måde på så kort tid. Opskriften er
”enkel”: medarbejdernes engagement og fælles mål, projektarbejdsformen, en åben og demokratisk indstillet organisation, hvor der var lagt op til, at man som medarbejder kunne føle sig tryg i sin ansættelse - samt masser af arbejde og nærmest kronisk omstillingsparathed.
4
