Opdateret og korrekt data er fundamentet for ledelsesinformation. I den for-bindelse er opfølgning afgørende for valid ledelsesinformation, og der er dermed en direkte sammenhæng mellem opfølgning og ledelsesinformation.
IT-understøttelsen er et væsentligt element i indsamling og fremstilling af ledelsesinformation til administrativ og faglig styring. Der er på nuværende tidspunkt 71 kommuner, som er tilsluttet DUBU.9 Derudover har flere af de helt store kommuner valgt CSC Social og enkelte kommuner anvender SBSYS. Udover DUBU, CSC Social og SBSYS har kommunerne typisk en række øvrige it-systemer og databaser, som de anvender til blandt andet indsamling af ledelsesinformation. Dette omfatter primært ACADRA, AS2007, CALIBRA, egenudviklede databaser/systemer, EXCEL, KMD Børn & Voksne, OPUS LIS, og PRISME.
Samtidig har mange kommuner store forventninger til funktionaliteten i relati-on til ledelsesinformatirelati-on i DUBU. De krelati-onkrete forventninger er dog ikke ud-dybet i selvevalueringen.
Flere kommuner anvender egenudviklede regneark og databaser med over-sigter over aktiviteter, som i varierende grad er automatiseret. I flere kommu-ner er ledelsesinformationen baseret på manuelle optællinger i sagerne, hvor sagsbehandlerne gennemgår deres sager med henblik på at opgøre og ind-hente de ønskede oplysninger. I andre kommuner registreres der løbende indsatser og økonomi fx i et samlet regneark, der kan anvendes til styring Knap 7 ud af 10 chefer angiver, at kommunens it-systemer i høj eller nogen grad understøtter indsamling af data til brug for ledelsesinformation, jf. Figur 50 nedenfor. Knap 3 ud af 10 angiver dog, det kun i mindre grad eller slet ikke er tilfældet. Blandt lederne er billedet det samme.
Figur 50: It-systemer, kvalitet af ledelsesinformation og nøgletal om øvrige kommuner
9Status per juni 2014: http://www.kombit.dk/indhold/tilsluttede-kommuner-dubu 5
Adgang til nøgletal om øvrige kommuner? (Ledere) Adgang til nøgletal om øvrige kommuner? (Chefer) Kvaliteten af den tilgængelige ledelsesinformation er tilfredsstillende?
(Ledere)
Kvaliteten af den tilgængelige ledelsesinformation er tilfredsstillende?
(Chefer)
Kommunens nuværende it-systemer understøtter indsamling af data til brug for ledelsesinformation? (Ledere) Kommunens nuværende it-systemer understøtter indsamling af
data til brug for ledelsesinformation? (Chefer)
I høj grad I nogen grad I mindre grad Slet ikke Ved ikke
Kilde: Spørgeskema til chefer (N=70) og spørgeskema til ledere (N=104)
2 ud af 3 chefer angiver, at kvaliteten i den tilgængelige ledelsesinformation i høj eller nogen grad er tilfredsstillende. Hver tredje angiver dog, at det kun i mindre grad eller slet ikke er tilfældet, jf. Figur 50 ovenfor. Blandt lederne angiver 7 ud af 10, at kvaliteten af den tilgængelige ledelsesinformation i høj eller nogen grad er tilfredsstillende. Hver fjerde angiver dog, at det kun i min-dre grad eller slet ikke er tilfældet.
I relation til faglig og administrativ styring vil en bedre adgang til nøgletal om andre kommuner kunne bidrage til at stille spørgsmål ved egen praksis og dermed understøtte en bedre styring af området. Lidt over halvdelen af che-ferne angiver, at de i høj eller nogen grad har adgang til nøgletal om øvrige kommuner. 41 % af cheferne angiver dog, at det kun i mindre grad eller slet ikke er tilfældet jf. Figur 50 ovenfor. Hver tredje leder angiver, at de i høj eller nogen grad har adgang til nøgletal om andre kommuner, mens lidt over halv-delen angiver, at det kun i mindre grad eller slet ikke er tilfældet.
Indholdet i ledelsesinformationen til faglig og administrativ styring
Indholdet i ledelsesinformationen til faglig og administrativ styring rummer i varierende grad på tværs af kommuner aktivitetstal og information om sags-behandlingen gennemføres korrekt. Dette beskrives nærmere i det følgende.
Aktivitetstal
Kommunerne har i varierende grad adgang til oversigter over målgrupper, typer og effekter af iværksatte indsatser. De typiske oversigter omfatter antal og typer af indsatser. I nogle kommuner anvendes disse aktivitetsoversigter tillige som et dialogredskab både blandt ledere og chefer og mellem ledere og sagsbehandlere.
Et lille antal kommuner udarbejder meget detaljerede overblik, hvor de på dags- eller ugebasis har adgang til oplysninger om eksempelvis:
Antal sager, herunder aktive, tilgang og afgang.
Antal underretninger, herunder sagsbehandlingstid.
Antal handleplansfaser, herunder aktive, tilgang og afgang.
Antal anbringelser, herunder aktive, tilgang og afgang.
Antal forebyggende foranstaltninger, herunder aktive, tilgang, afgang og varighed.
Antal opfølgninger, herunder om overholdelse af frister.
Enkelte kommuner har tillige adgang til nøgletal om effekter af iværksatte indsatser.
Som det fremgår af Figur 51 nedenfor, angiver 99 % af cheferne, at de i høj eller nogen grad har adgang til nøgletal om risikoindikatorer. Blandt ledere er
det tilsvarende 87 % som i høj eller nogen grad har adgang til nøgletal om risikoindikatorer, mens 12 % angiver, at det i mindre grad eller slet ikke er tilfældet. Det tilsendte materiale om ledelsesinformation om risikoindikatorer, omhandler primært udviklingen i antallet af underretninger. I enkelte kommu-ner er dette suppleret med eksempelvis underretninger i konkrete familier, tillægsydelser, skolefravær og kriminalitet.
Langt størstedelen af chefer (96 %) og ledere (87 %) har i høj eller nogen grad adgang til nøgletal om indsatser og foranstaltninger, jf. Figur 51 neden-for. Kun henholdsvis 4 % og 9 % angiver, at det kun i mindre grad eller slet ikke er tilfældet. Dette billede bekræftes af det tilsendte materiale.
3 ud af 4 chefer angiver, at de i høj eller nogen grad har adgang til nøgletal om varigheden af de iværksatte foranstaltninger. Samtidig angiver 1 ud af 4 chefer, at det er tilfældet i mindre grad eller slet ikke. Blandt lederne angiver 7 ud af 10, at de har adgang til nøgletal om varighed, mens 1 ud af 4 angiver, det kun i mindre grad eller slet ikke er tilfældet. I det tilsendte materiale er der et begrænset antal eksempler på nøgle tal om varighed.
Figur 51: Adgang til nøgletal om risikoindikatorer og om typer, antal og varighed af indsatser
Kilde: Spørgeskema til chefer (N=70) og spørgeskema til ledere (N=104)
Det er en begrænset andel af chefer (37 %) og ledere (28 %), som angiver, at de har adgang til opdaterede nøgletal om den ønskede virkning af iværk-satte indsatser og foranstaltninger, jf. Figur 52 nedenfor. Samtidig angiver 62
% af cheferne og 67 % af lederne, at det i mindre grad eller slet ikke er tilfæl-det.
Figur 52: Adgang til nøgletal om effekt af indsatser
Kilde: Spørgeskema til chefer (N=70) og spørgeskema til ledere (N=104) 25
Typer og antal iværksatte indsatser/foranstaltninger?
(Ledere)
Typer og antal iværksatte indsatser/foranstaltninger?
(Chefer)
Risikoindikatorer på området, fx udviklingen i antallet af underretninger (Ledere)
Risikoindikatorer på området, fx udviklingen i antallet af underretninger (Chefer)
I høj grad I nogen grad I mindre grad Slet ikke Ved ikke
4
De iværksatte indsatser og foranstaltninger har den ønskede virkning? (Ledere) De iværksatte indsatser og foranstaltninger
har den ønskede virkning? (Chefer)
I høj grad I nogen grad I mindre grad Slet ikke Ved ikke