Definition af jobområdet
Administration er et begreb, som dækker det arbejde, der typisk udføres på kontorer i både den private og offentlige sektor. Der indgår ikke forvaltnings- og myndighedsudøvelse i funktionen.
Administrative medarbejdere varetager både en række udadvendte funktioner i forhold til kunder og brugere og interne arbejdsopgaver vendt mod virksomheden/organisationen selv – undertiden benævnt ”inhouse”, og jobområdet stiller i stort omfang krav til, at medarbejderne kan arbejde som generalister.
Administration udføres på stort set alle arbejdspladser, og arbejdsopgaverne kan variere meget.
Arbejdsopgaverne for udviklingsmålgruppen er alt fra sekretæropgaver, skrivning af referater og notater, opgaver som i øvrigt er i tilbagegang, til avancerede funktioner, som udføres selvstæn-digt, fx kundeservice og markedsføring.
I forhold til virksomhedernes ressourceanvendelse ses en tendens til, at de opgaver, der er i vækst, er it-relaterede opgaver, projektorienterede opgaver, blandt andet som en konsekvens af
146 Danmarks Evalueringsinstitut
organisering i team, kundebetjening og rådgivning. Det gælder udadvendte servicefunktioner og i mindre grad de interne opgaver, som effektiviseres mest muligt.
De opgaver, der er i tilbagegang, er de mere simple og rutinemæssige som fx arkivering, journali-sering, korrekturlæsning, telefonomstilling, postsortering, referatskrivning og almindelige regn-skab- og bogføringsopgaver, fordi opgaverne/funktionerne automatiseres. Disse opgaver gen-nemføres i højere grad integreret i øvrige arbejdsopgaver blandt andet på baggrund af den tek-nologiske udvikling og udføres derfor også af en bredere medarbejdergruppe. Da der inden for jobområdet er en stor spredning såvel i arbejdsopgaver som i virksomhedsprofiler, er der en tilsva-rende stor forskel i, hvor udpræget tendensen er i den enkelte virksomhed.
Det skønnes, at udviklingsmålgruppen udgør ca. 210.000 personer med en fordeling på 35 % mænd og 65 % kvinder.
Typiske arbejdspladser inden for jobområdet
Den teknologiske udvikling, globaliseringen, nye samarbejdsrelationer mv. betyder ændrede or-ganisations- og styringsformer og medfører, at der opstår nye medarbejderprofiler i forhold til dem, der traditionelt har varetaget administration. Virksomhederne inden for fx industri og hånd-værk skal hurtigt kunne omstille sig til ændrede markedsbetingelser og dermed også til ændrede funktioner for de administrative medarbejdere.
De typiske arbejdspladser i det administrative område findes inden for et meget bredt udvalg af virksomheder. Som eksempler kan nævnes fremstillingsindustrien, fx føde- og drikkevarer, to-baksindustrien, tekstil- og beklædningsindustrien, træ-, papir- og grafisk industri, kemisk industri og medicinalvarer, industrier inden for materialer til håndværk og industri, fremstilling af møbler, telemateriel og i det hele taget fremstillings- og industrivirksomheder. Endvidere administration inden for bygge- og anlægsvirksomheder, administration af handel, engroshandel og logistik samt administration inden for hotel- og restaurationsbranchen. Administration af transport til lands, til vands og i luften samt post og telekommunikation og landbrugskontorer. Servicevirk-somheder, fx rengøring, organisationer og fagforeninger.
Man er på vej mod færre medarbejdere på kontorarbejdsmarkedet, men med bedre kvalifikatio-ner, idet der sker en automatisering af de simple funktiokvalifikatio-ner, mens andre tilsvarende stiger i kom-pleksitet. Samtidig sætter den informationsteknologiske udvikling sit præg på stort set alle ar-bejdsfunktioner og -gange. Der er behov for, at de administrative medarbejdere i højere grad har koordinerende funktioner.
Nyt AMU 147
Udviklingsmålgruppen skal typisk varetage funktioner inden for:
• Kommunikation og service. Det omfatter fx kundeservice, indkøb og salg, udbud og licitation og en række interne servicefunktioner i form af journalisering, post, telefonbetjening, kopie-ring, mødeafholdelse, skrivning af referater og notater, layoutopgaver, men også informati-onsopgaver og opgaver i forbindelse med intern videndeling samt markedsføring.
• Administrative opgaver. Det omfatter fx markedsføring, projektkoordinering, vedligeholdelse af informationssystemer, personaleadministration, arbejdsmiljø og sikkerhed og intern styring i forbindelse med produktionsstyring, planlægning, ressourceanvendelse og kvalitetssikring.
Arbejdet er udveksling af informationer i form af breve, mails, blanketter m.m. mellem interne og/eller eksterne instanser med tilbud, beslutninger m.m. efter fastlagte regler og politikker.
• Tal- og økonomifunktioner. Det omfatter udførelse af arbejdsfunktioner som fx indberetnin-ger, pengetransaktioner, beregningsarbejder, statistik m.m.
• It-funktioner. Det omfatter brugerfunktioner af en række it-værktøjer i forbindelse med løs-ning af administrative opgaver.
Medarbejderne på arbejdspladserne inden for jobområdet
Der er tale om et bredt spektrum af arbejdsopgaver og -funktioner. Administrative medarbejdere er blandt andet personer, der alene varetager administrative opgaver for en leder, men også en konsulent, som overvejende har interne kunder/brugere, og som ud over administrative opgaver også har undervisnings- og oplæringsfunktioner.
Udviklingsmålgruppen udfører arbejde som generalister, og i forhold til udviklingen på kontorar-bejdsmarkedet lægges der vægt på, at medarbejderne kan:
• udføre selvstændige arbejdsopgaver, hvilket indebærer, at medarbejderne kender arbejdsgan-ge og -processer
• understøtte og servicere organisationens øvrige funktioner samt tage ansvar for egne opgaver
• begå sig i it-samfundet og kommunikere aktivt og helst på flere sprog
• indgå i flere forskellige arbejdsrelationer og samtidigt håndtere forskellige opgaver spænden-de fra egentlige driftsopgaver til udviklingsopgaver
• løse udviklingsopgaver på selvstændigt initiativ og ud fra en forståelse af virksomhedens mål og prioriteringer
• udvikle egne kompetencer i takt med de krav, udviklingen stiller
• formå at omstille sig til forandringer i både virksomheder og omverden
• kommunikere og gennemføre en positiv dialog, hvor man kan formidle engageret og aktivt, være god til at lytte, have situationsfornemmelse, have indlevelsesevne, turde tage ansvar og løbe en risiko.
148 Danmarks Evalueringsinstitut
Arbejdsorganisering på arbejdspladserne inden for jobområdet
De kendte sekretærfunktioner glider mere og mere i baggrunden og forsvinder, fordi de funktio-ner, som udviklingsmålgruppen er sekretær for, selv varetager funktionerne, fx skrivning af refe-rater og korrespondance. Grænseskellet mellem funktionerne forsvinder. Nye arbejdsopgaver op-står i forbindelse med indførelse af it, og udviklingsmålgruppen får nye arbejdsfunktioner. Det bevirker, at organiseringen af arbejdet forandrer sig.
Nye organisationsstrukturer går i retning af decentralisering af beslutningskompetence ned gen-nem organisationen og udbredelse af medstyrende eller selvstyrende team, projektorganisering mv. De kontoransatte indgår i stigende omfang aktivt i projekter, samtidig med at de varetager driftsopgaver. Medarbejderne arbejder alene og løser selvstændige arbejdsopgaver, men er i høj grad afhængige af omgivelserne og indgår i team, arbejdsgrupper m.m.
Medarbejderne har bred indsigt i og forståelse for virksomhedens overordnede mål og politik.
Medarbejderne arbejder ud fra et helhedssyn og indgår i mange forskellige arbejdsrelationer, hvilket øger kravet til medarbejdernes personlige kvalifikationer.
Forandringskompetencer som fx åbenhed, fleksibilitet, selvledelse, individuelt ansvar, ansvar for egen læring, vidensdeling, helhedsorientering, mobilitet, fleksibel placering af arbejdstid og gene-ralist i stedet for specialist er væsentlige kompetencer i forhold til nye former for arbejdsorganise-ring.