DOK. NR. 20/01117-1 REF. ANKL
REFERAT
MØDE I BESTYRELS EN, 10. JUNI 2020, KL. 15.00-18.00, VIDEO-MØDE
DELTAGERE Universiteter Jesper Lindholm Sune Lægaard Karin Buhmann Tim Jensen
Louise Halleskov Storgaard Jørn Vestergaard
Rådet
Dorthe Elise Svinth (fmd) Mette Boye
Henriette Laursen Andreas Kamm Stig Langvad Asim Latif
Det Grønlandske Råd Anita Hoffer
Medarbejderrepræsentant Lise Garkier Hendriksen
Direktion Louise Holck Eva Grambye
Ann Lisbeth Ingerslev Janne Bruvoll
Andreas Klitgaard Bojsen (ref.)
Afbud
PUNKT TID, EMNE, FORMÅL ANSVARLIG, DEADLINE
1. Kl. 15.00: Godkendelse af dagsorden (beslutning) Beslutning: Dagsordenen blev godkendt.
FMD
2. Kl. 15.05: Godkendelse af referat (beslutning) Bilag: 2.1 Referat af 10. marts 2020.
Beslutning: Referatet blev godkendt.
FMD
3. Kl. 15.10: 1. trimester regnskab & prognose (beslutning) Bilag: 3.1. Første trimester regnskab og prognose.
Kommentar: Instituttet arbejder som bekendt efter en såkaldt trimester model, hvor regnskabsåret og opfølgning på
institutmål og afdelingsmål opdeles i tre perioder. Første trimester strækker sig fra 1. januar til 30. april.
ØU
Første trimester regnskab viser et samlet underskud på 0,796 mio. kr. Prognosen for hele året viser for nuværende et overskud for året på 2,278 mio. kr., hvilket er et mindre fald sammenholdt med prognosen i budgetrevisionen fra februar 2020.
Prognosen giver dermed de første indikationer på
konsekvensen af covid-19 via en nedgang i og udskydelse af aktiviteter og bl.a. som følge heraf en tilbageholdenhed ift.
nyansættelser. Dvs. et fald i omsætningen, men også færre udgifter.
Resultatet og prognosen vurderes efter omstændighederne som tilfredsstillende.
ØU drøftede første trimester regnskab og prognose på møde den 27. maj, hvorefter direktionen indarbejdede ØU’s
bemærkninger i bilag 3.1.
Indstilling: ØU indstiller, at bestyrelsen tager 1. trimester regnskab og prognose til efterretning.
Beslutning: Bestyrelsen tog 1. trimester regnskab og prognose til efterretning med bemærkning om, dels at ØU vil følge fremdriften på projekterne tæt i lyset corona-krisen, dels tilfredshed med instituttets rettidige håndtering fsva.
omprogrammering, justering og nedbringelse af udgifter.
4. Kl. 15.40: Afrapportering på institut- og afdelingsmål (orientering)
Bilag: 4.1 Afrapportering på institutmål 2020; 4.2 Afrapportering på afdelingsmål t.o.
Kommentar: Fremdriften på henholdsvis afdelings- og institutmål følger som bekendt ligeledes trimestermodellen.
Som udgangspunkt er alene institutmålene genstand for bestyrelsens løbende opfølgning, mens afdelingsmålene er et internt organisatorisk ledelsesværktøj til brug for dialog mellem vicedirektører over afdelingsledere til medarbejdere og vice versa. ØU har besluttet, at afdelingsmålene også vedlægges til bestyrelsens orientering.
ØU
For at give bestyrelsen det bedst mulige overblik over de mange afdelingsmål, indeholder bilag 4.2 en aggregeret opsamling på fremdriften, mens der er flere detaljer med i bilag 4.1 vedrørende institutmål.
Som det fremgik af prognosenotatet er fremdriften på institut- og afdelingsmålene påvirket af covid-19. Det er dog fortsat ledelsens samlede vurdering, at målene mestendels kan gennemføres i indeværende år med bemærkning om, dels at risikovurderingen ift. målet om at oprette hubs i udlandet er høj, dels at en yderligere forlængelse af rejserestriktioner ind i efteråret vil udfordre særligt de internationale aktiviteter.
Indstilling: ØU indstiller, at bestyrelsen tager fremdriften på institut- og afdelingsmål til efterretning.
Beslutning: Bestyrelsen tog fremdriften på institut- og afdelingsmål til efterretning med bemærkning om, at fremdriften på afdelingsmålene også fremadrettet skal forelægges til bestyrelsens orientering. Bestyrelsen
anerkendte, at der, på trods af vanskelige arbejdsvilkår under Corona, var opnået god fremdrift i de forskellige indsatser.
5. Kl. 16.00: Instituttets arbejde i Kina (beslutning) Bilag: 5.1 Instituttets arbejde med Kina.
Kommentar: Bestyrelsen har tidligere udtrykt ønske om, at drøfte instituttets engagement i Kina, der for nuværende er udfordret af rejserestriktionerne i lyset af Codvid-19-krisen.
Indstilling: Det indstilles at:
1. De nuværende programaktiviteter - med henblik på at genbesøge programmets målsætninger - sættes på standby i løbet af efteråret under hensyntagen til eventuel
fuldførelse af igangværende initiativer.
2. Instituttets engagement i Kina i øvrigt drøftes på bestyrelsesseminaret i september.
Beslutning:
1. Bestyrelsen tiltrådte, at instituttets nuværende aktiviteter i Kina sættes på standby, indtil det er klargjort, hvordan vi
FMD
aktiviteter, der bedst muligt sikrer fremmelse af menneskerettighederne i Kina.
2. I tråd med bestyrelsens beslutning fra september 2018 om at komme tættere på det internationale arbejde og som led i udarbejdelsen af en ny samlet strategi 2021-24, påbegynder bestyrelsen en mere grundig drøftelse af instituttets engagement i Kina på efterårsseminaret.
6. Kl. 16.10: Instituttets håndtering af covid19 (orientering) Bilag: 6.1 Oversigt over instituttets håndtering i relation til covid19; 6.2 Kommunikation og offentlige covid-19 indsatser
Kommentar: Covid-19 har selvsagt siden sidste
bestyrelsesmøde sat dagsordenen for instituttet og dets arbejde. Louise Holck vil orientere om, hvordan organisationen organisatorisk og fagligt har håndteret udfordringen.
Indstilling: Bestyrelsen tager orienteringen af instituttets faglige håndtering i relation til Covid-19 til efterretning.
Drøftelse: Konstitueret direktør Louise Holck indledte punktet med en kort orientering om planen for instituttets genåbning i lyset af Justitsministeriets udmelding d. 9. juni. Herefter gennemgik hun kort de nationale og internationale indsatser, som instituttet har gennemført i lyset af corona-krisen.
Bestyrelsen udtrykte stor tilfredshed med indsatsen og instituttets omstillingsparathed, der har affødt væsentlige og rettidige indspark i den offentlige debat ift. de menneske- retlige udfordringer, som er identificeret i forbindelse med lovgivning og praksis omkring nedlukningen af samfundet som følge af corona-krisen. Særligt rapporten offentliggjort på Grundlovsdag modtog anerkendelse.
Beslutning: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning, og takkede medarbejdere og ledere for deres store indsats og fokusering på at få opgaverne løst med kreativitet og ihærdighed under hjemsendelsen.
DIR
7. Kl. 16.50: Formandens beretning (orientering) Bilag: 7.1 Revideret økonomistyringsmodel
FMD
Kommentar: Formanden aflægger beretning dels i forlængelse af de statusinformationer, der løbende er tilgået bestyrelsen, dels de drøftelser, der pågik i ØU den 27. maj, og som ikke er afspejlet i dagsordenens øvrige punkter, herunder arbejdet med revideret økonomistyringsmodel (se bilag 7.1). Derudover vil formanden kort vende muligheden for at skyde bestyrelsens efterårsseminar til afholdelse d. 30. september-1. oktober jf.
mail af 28. maj.
Indstilling: Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.
Drøftelse: Formanden lagde i sin beretning særlig vægt på:
- Status for proces for rekruttering af ny direktør (se også pkt. 9), idet formanden har afholdt det første af to møder med instituttets samarbejdsudvalg, samt at ansættelses- udvalget har valgt at udskyde annoncering af stillings- opslaget til august 2020 grundet corona-krisen. Mødet med samarbejdsudvalget havde været meget nyttigt, og
formanden så frem til det næste møde. Formanden havde bl.a. orienteret om nedsættelse af et indstillingsudvalg og ansættelsesudvalg, og at processen med rekruttering var blevet forsinket grundet Corona-situationen, hvorfor et stillingsopslag formentlig først ville komme efter
sommerferien.
- Revidering af instituttets økonomistyringsmodel, så den dels er mere i tråd ed tidens krav fra bevillingsgiverne, dels sikrer mere reelle kostpriser, idet ØU har initieret, at der på lidt længere sigt igangsættes en dybere analyse af
instituttets økonomistyringsmodel mhp. at identificere evt.
forenklingspotentialer e.l., herunder med sparring af bestyrelsesmedlem Andreas Kamm.
- Efterårsseminar, hvor der vil være særligt fokus på ny strategi 2021-24 og instituttets strategiske prioriteringer, bl.a. hvad angår instituttets arbejde med Kina,
erhvervssamarbejder, klima, Afrika mv. Formanden bad herefter bestyrelsen om input til seminaret, der førte til to foreløbige bud; 1) dybere drøftelse af problemstillinger knyttet til aktindsigtssagen vedr. instituttets
erhvervssamarbejder, 2) ungeindsatsen og herunder nye metoder til at komme ud til nye målgrupper.
Formandskabet fortsætter planlægningen af seminaret, der
Beslutning: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning.
8. Kl. 17.00: Direktørens beretning (orientering)
Bilag: 8.1 Direktørens beretning; 8.2 Kommunikation 1.
trimester 2020; 8.3 Resultat af APV 2020
Kommentar: Direktionen aflægger beretning bl.a. med fokus på:
• Orientering om aktindsigtssag vedr. instituttets samarbejder med fire specifikke virksomheder.
• Status for ansættelse af ny forskningschef og chef for Human Rights & Business.
• Orientering om resultat af APV 2020.
• Orientering om Kommunikation efter 1. trimester.
Indstilling: Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.
Drøftelse: Direktøren henviste til gennemgangen i bilag 8.1 og lagde herefter i sin beretning vægt på resultatet af APV’en, der er en måling af instituttets psykiske og fysiske arbejdsmiljø.
Resultatet er tilfredsstillende. Det er særligt værd at bemærke, at arbejdsmiljøet på internationalt område nu ligger på samme fornuftige niveau, som resten af organisationen. Den mere konkrete opfølgning og udarbejdelse af egentlige
handlingsplaner er, efter aftale med samarbejdsudvalget, udskudt til det igen er muligt at mødes fysisk i afdelingerne.
Beslutning: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning.
Bestyrelsen tilkendegav, at den i tråd med ønsket om at komme tættere på det internationale, fremover vil inddrages i udarbejdelsen af beretningen til Folketinget om det
internationale arbejde.
DIR
9. Kl. 17.10: Rekruttering af direktør (beslutning) – begrænset kreds
Bilag: Intet bilag.
Kommentar: Bestyrelsen fortsætter drøftelsen af rekruttering af ny direktør på baggrund af oplæg fra formandskabet særligt
FMD
vedr. inddragelse af rekrutteringsfirma. Direktionen træder ud af mødet.
Indstilling: Bestyrelsen beslutter næste skridt for den videre rekrutteringsproces.
Beslutning: Bestyrelsen konkluderede vedr.
rekrutteringsprocessen på følgende:
- Bestyrelsen vil gerne have processen gennemført så hurtigt som muligt, men stadig med det krav, at den bliver
håndteret kvalificeret og troværdigt.
- Der er fortsat behov for ekstern bistand til rekruttering, også af legitimitetshensyn, men valget mellem to tilbud er tilstrækkeligt.
- Formandskabet gives sammen med økonomiudvalget mandat til at træffe beslutning om valg af
rekrutteringsfirma.
- Der sker en udmelding til ansatte vedr. den videre proces.
- En detaljeret plan for rekrutteringsprocessen med konkrete datoer for møder i indstillingsudvalg og ansættelsesudvalg må afvente valg af konsulent.
- Der anvendes digitale møder og skriftlige procedurer i det omfang, det er nødvendigt for at opretholde en smidig proces.
10. Kl. 17.50: Evt. K
Intet til evt. FMD
11. Kl. 17.55: Nyt fra bestyrelsesmedlemmerne (orientering) - Jesper Lindholm har deltaget i et DJØF/AAU webinar om
Kina og menneskerettigheder samt bidraget til en ny bog på engelsk om børnekonventionen i dansk ret.
- Karin Buhmann har bidraget til en bog om
borgerinddragelse ved udnyttelse af naturressourcer i Arktis.
FMD
12. Kl. 18.00: Evaluering af dagens møde (drøftelse)
- Bestyrelsen udtrykte stor tilfredshed med mødet, hvilket gav formanden anledning til at bemærke, at de positive erfaringer med at afholde et sådant mere
forretningsorienteret møde (uden eksempelvis
FMD
komplicerede strategidrøftelser) digitalt vil blive taget med fremadrettet, også vedrørende eventuelle hastesager.
Kommende bestyrelsesmøder:
Dato Foreløbige dagsordenspunkter
23-24. sep. • Nyt udkast til samlet strategi 2021-2024
• Strategiske prioriteringer, herunder erhvervssamarbejder, Kina, Afrika, Klima mv.
• Bruttoliste over institutmål 2021 [afhænger af fremdrift på ny strategi]
• Ledelsesinformation om regnskab, budget og institutmål
• Økonomistyringsmodel
• Evaluering af bestyrelsens arbejde og bestyrelsens forretningsorden
• Proces for nedsættelse af nyt råd 25. nov. • Grundbudget 2021
• Bestyrelsens konstituering
• Vedtagelse af institutmål 2021
• Nedsættelse af nyt råd
• Nationalt tema: [institutmål 2020]
• Internationalt tema: [institutmål 2020]
