DOK. NR. 16/02652-8 REF. ANKL
REFERAT
MØDE I BESTYRELSEN, 21. NOVEMBER, KL. 15.00-19.00, NORDSKOV, WILDERS PL ADS 8K, KØBENHAVN
DELTAGERE Universiteter Jesper Lindholm Ewa Chylinski Jørn Vestergaard Jesper Ryberg
Rådet
Dorthe Elise Svinth (fmd) Carsten Fenger
Ruth Lauge Stig Langvad Mette Boye Henriette Laursen
Medarbejderrepræsentant Line Vikkelsø Slot (suppleant)
Sekretariat
Jonas Christoffersen Louise Holck
Eva Grambye
Ann Lisbeth Ingerslev
Andreas Klitgaard Bojsen (ref)
Afbud Tim Jensen
Trine Nørby Olesen (Grl. råd) Jens Vedsted-Hansen
PUNKT TID, EMNE, FORMÅL ANSVARLIG
1. 15.00-15.05: Godkendelse af dagsorden (beslutning)
Beslutning: Dagsordenen blev godkendt med bemærkning om, at punkt 11 flyttes frem før punkt 10, samt at meddelelser fra bestyrelsesmedlemmer tilføjes som et selvstændigt punkt, som besluttet på bestyrelsesmødet i september.
FMD
2. 15.05-15.35: Velkomst til nye bestyrelsesmedlemmer Kommentar: Der blev budt velkommen til nye
bestyrelsesmedlemmer, og en kort præsentationsrunde blev gennemført. Et introduktionsmøde med formanden og vicedirektør var allerede gennemført.
FMD
3. 15.35-15.40: Godkendelse af referat (beslutning) Bilag: 2.1 Referat af seminar 22.-23. september 2016.
FMD
Beslutning: Referatet blev godkendt med den tilføjelse, at udgivelse af bogen ’EU’S Charter – i et menneskeretligt krydsfelt’ tilføjes under punkt 18.
4. Formandens beretning (orientering)
Bilag: 4.1 Breve til universiteterne vedr. udpegning
Kommentar: Formanden aflagde beretning med fokus på:
- Opfølgning på bestyrelsesseminaret: Formandskabet mødes den 6. januar med direktøren for at drøfte dels bestyrelsens arbejde i 2017, dels udviklingen af
bestyrelsens arbejde i øvrigt bl.a. med afsæt i drøftelsen heraf på seminaret i september.
- Bestyrelsens vederlag: ØU har drøftet spørgsmålet og forelægger indstilling på decembermødet med inddragelse af formandskabet. Dette med afsæt i udviklingen af
bestyrelsesarbejdet.
- Projektansættelser på instituttet: ØU har modtaget et notat fra administrationen. Notatet blev taget til underretning og udsendes til bestyrelsens orientering.
- Udpegning af nye bestyrelsesmedlemmer: Udover
henvendelserne i bilag 4.1 er der rettet henvendelse til det grønlandske råd, idet Trine Nørby Olesen har valgt at udtræde af bestyrelsen som følge af hendes udtræden af det grønlandske råd.
- Rådet: Formanden gav ordet til vicedirektør Louise Holck, der kort berettede om rådsmødet den 12. oktober, herunder udpegning af nye bestyrelsesmedlemmer, orientering om institutmål, drøftelse om samarbejdet mellem rådet og bestyrelsen, der ifølge rådet er i god gænge, samt tilbagemelding til bestyrelsen om nedsættelse af nyt råd (se pkt. 8). Louise Holck berettede desuden om rådets workshop den 17. november, hvor rådet dels traf beslutning om vinderen af årets menneskerettighedspris, der tilfalder en gruppe transkønnede aktivister, dels drøftede rådets håndtering af den aktuelle debat om menneskerettighederne (se også pkt. 10). På forespørgsel bekræftede Louise Holck, at bestyrelsesmedlemmer ikke er medlemmer af Rådet, men har stående invitation til at deltage i Rådsmøderne. Formanden bekræftede, at bestyrelsen også i det kommende år vil have fokus på samarbejdet med Rådet.
FMD
- Økonomiudvalget: Afslutningsvist annoncerede formanden, at Carsten Fenger af personlige årsager, trækker sig fra sine poster som formand for
økonomiudvalget og som næstformand for bestyrelsen, men fortsætter som menigt medlem. Formanden takkede for indsatsen og det var godt, at der stadig var overskud til at fortsætte som bestyrelsesmedlem. Formandskabet med inddragelse af Økonomiudvalget drøfter i lyset af dette den fremtidige organisering af bestyrelsen, hvilket forelægges bestyrelsen til drøftelse og beslutning på mødet i
december. Formanden oplyste i den forbindelse, at hun gerne overtager formandskabet for økonomiudvalget.
Beslutning: Bestyrelsen tog beretningen til efterretning.
5. 15.50-16.05: Direktørens beretning (orientering)
Bilag: 5.1 Status på institutmål 2016; 5.2 Aktuelle risici; 5.3 Oversigt over kommende aktiviteter og arrangementer
Kommentar: Direktøren aflagde beretning med fokus på:
- Aktuelle sager og opfølgning på institutmål fra henholdsvis internationalt og nationalt område:
Internationalt
- Gennemførelse af et 'National Human Rights System'- toolbox’ mhp. dokumentation af koncepter og metoder fra felten over 10 år med nøgleaktører fra den internationale strategis intervention. Gennemgås på et temamøde i bestyrelsen i løbet af 2017.
- Studietur i Danmark arrangeret for en delegation af
nepalesiske politifolk som del af instituttets projekt i Nepal med Kathmandu School of Law og Nepals Politi omkring styrkelsen af menneskerettigheder.
- Rådgivningsopgave for Phillip Morris International om FN’s Retningslinjer for Menneskerettigheder og Erhverv.
Opgaven forventes afsluttes i første halvdel af 2017.
- SDG-antologi og deltagelse i den tyske regerings møde med offentlige myndigheder fra de lande, som skal rapportere til FN om deres opfølgning på Verdensmålene.
- Gennemførelsen af to statements ved et High-Level panel i anledning af 5-års dagen for deklarationen ved FN
Menneskerettighedsråds 33. session i Genève i september.
DIR
- Afdelingschef for Human Rights Systems, Lisbet Ilkjær, har sagt sin stilling op. Opslag er annonceret.
Nationalt
- Parallelrapport til FNs Børnekomité mhp eksamination af Danmark i 2017.
- Høringssvar (tålt ophold, sanktionsliste/indrejseforbud, Biao-opfølgning).
- Fremdrift i forhold til enkeltsager: Ud over det sager, der er nævnt i bilag om status på institutmål, går instituttet ind i en sag om 3-årsreglen.
- Kortlægning af menneskerettighedsaspekter i hhv.
pædagog- og socialrådgiveruddannelsen - Grønland (inkl. Foighel-dag)
- EU-Charter bogen
- Opslag til forskerchefstilling er annonceret, og der vil blive opslået en stilling som leder af NHRS-afdelingen.
Indstilling: Beretningen tages til efterretning.
- Drøftelser: Bestyrelsen takkede for oversigten over aktiviteter i huset, som fremover skal indgå som et fast punkt under direktørens beretning. Formanden
orienterede om, at det var muligt at komme på en
distributionsliste, hvorefter man automatisk vil få tilsendt alle høringssvar, hvilket dog er et stort antal.
Beslutning: Bestyrelsen tog beretningen til efterretning med tilføjelse om, at risikovurdering og opfølgning på institutmål drøftes i formandskabet den 6. januar.
6. 16.05-16.10 MENA og Myanmar projekt (beslutning) Bilag: 6.1 Indstilling om udbudsansøgning til projekt i Mellemøsten og Nordafrika (MENA)
Kommentar: Bestyrelsen har pr. mail i skriftlig procedure godkendt projekt om Myanmar. Som led i godkendelsen bad Jesper Lindholm om en orientering på næste møde om
samarbejdspartnere i projektet. Den vil blive givet mundtligt på mødet.
DIR
På tilsvarende vis indstiller direktionen til bestyrelsen, at instituttet, som led i et konsortium bestående af Danmission, Dignity, EuromedRights og Euromed Foundation, indsender udbudsansøgning til projekt i Mellemøsten og Nordafrika.
Indstilling:
- Bestyrelsen bekræfter sin skriftlige godkendelse af
instituttets udbudsansøgning i Myanmar, så det kan tages til referat.
- Bestyrelsen tiltræder indstilling om udbudsansøgning til projekt i Mellemøsten og Nordafrika.
Drøftelser: Vicedirektør Eva Grambye orienterede kort om bevæggrunden for at indgå samarbejde med ICJ i Myanmar, hvilket dels begrundes med erfaringer fra et tidligere
samarbejde, dels på opfordring fra ambassaden i Myanmar.
Jesper Lindholm spurgte ind til instituttets overvejelser om at indgå samarbejde med andre lokale, regionale eller danske universiteter hvad angår den del af projektet, som omhandler udvikling af menneskeretsundervisning på et universitet i Myanmar. Noget sådant er muligt som led i udbudsmaterialet i næste runde. Eva Grambye orienterede derefter kort om konsortieindgåelse ift. udbudsansøgning til MENA projekt.
Beslutning:
- Bestyrelsen noterede sig, at bestyrelsen den 26. oktober på skriftligt grundlag traf beslutning om, at instituttet
indsender udbudsansøgning til projekt i Myanmar.
- Bestyrelsen tiltrådte indstilling om udbudsansøgning til projekt i Mellemøsten og Nordafrika og senere
underskrivelse af kontrakten.
- Direktionen orienterer økonomiudvalget inden kontrakterne underskrives.
7. 16.10-16.40: Økonomi (orientering og beslutning)
Bilag: 7.1. Regnskab 3. kvartal og prognose (orientering); 7.2.
Notat om budget 2017 (beslutning)
Kommentar
Der henvises til bilagene, der som noget nyt indeholder en kort orientering om økonomiudvalgets bemærkninger til tidligere udkast.
DIR
Indstilling:
Bestyrelsen:
a) tager orienteringen om 3. kvartals regnskab og prognose for 4. kvartal til efterretning (bilag 5.1),
b) vedtager budget 2017 og de underliggende indstillinger, som fremgår af budgetnotat (bilag 5.2).
Drøftelser:
Økonomi- og administrationschefen indledte mødet med at orientere om, at Deloitte som opfølgning på den løbende revision har tilkendegivet, at de ikke har bemærkninger af væsentlig betydning
Ud over det i bilagene anførte viser regnskabet for oktober, at instituttet har hentet 10 mio. på restbudgettet sammenlignet med status efter september. Prognosen er uforandret.
Bestyrelsen drøftede grundlaget for målet om at oparbejde en egenkapital på 5 mio. kr. og besluttede, at direktionen
indhenter en udtalelse fra Deloitte om spørgsmålet, således at bestyrelsen kan beslutte, hvordan der arbejdes videre med egenkapitalen, nu da det opsatte mål ser ud til at kunne blive nået inden for det kommende årstid.
Beslutning:
- Bestyrelsen tog orienteringen om 3. kvartals regnskab og prognose for 4. kvartal til efterretning.
- Bestyrelsen noterede sig de positive tilbagemeldinger fra Deloitte.
- Bestyrelsen tiltrådte grundbudget 2017 med et
overskudsmål på 3 mio. kr. med bemærkning om, at der fortsat skal styres efter opsparingsmål på egenkapital og lønsumsreserven på hver 5 mio. kr. i 2018, men at
bestyrelsen skal have forelagt en udtalelse fra Deloitte om et passende niveau for egenkapitalen.
8. 16.40-16.55: Nedsættelse af nyt råd (beslutning) Bilag: 8.1 Udkast til kommissorium for optagelsesudvalg
Kommentar: Bestyrelsen drøfter rådets tilbagemelding om fastholdelse af rådets nuværende sammensætning og
FMD
gentagelse af samme proces og kriterier for udvælgelse som i 2013.
Indstilling:
- Bestyrelsen tiltræder procesplanen.
- Bestyrelsen nedsætter et optagelsesudvalg bestående af to medlemmer af bestyrelsen. Optagelsesudvalget holder formanden orienteret efter behov.
- Rådets formandskab tilknyttes som referencegruppe og høres særligt ifm. udvalgets indstilling til bestyrelsen.
Drøftelser:
Bestyrelsen drøftede kort rådets tilkendegivelser, herunder at nedsættelsesudvalget, som led i udvælgelsen, kunne overveje at skæve til deltagelsen på møderne hen over de sidste år.
Beslutning:
- Bestyrelsen tiltrådte procesplanen med bemærkning om, at klager skal tilgå formandskabet, der herefter overvejer forelæggelse for bestyrelsen.
- Bestyrelsen nedsatte et optagelsesudvalg bestående af Jesper Lindholm og Ruth Lauge.
- Optagelsesudvalget holder formanden orienteret efter behov.
- Rådets formandskab tilknyttes som referencegruppe og høres særligt ifm. udvalgets indstilling til bestyrelsen.
9. 16.55-17.05: Kaffepause
10. 17.05-17.50: Menneskerettighedernes fremtid (beslutning) Bilag: 11.1 Notat om menneskerettighedernes fremtid; 11.2 Protecting Dignity: An Agenda for Human Rights (t.o.)
Kommentar: I fortsættelse af bestyrelsens seminar i september dykker bestyrelsen længere ned i institutmål 2017 om
menneskerettighedernes fremtid.
Indstilling: Bestyrelsen drøfter, med udgangspunkt i bilag 11.1 og 11.2, indsatser for at nå institutmålet om, at instituttet bidrager til drøftelsen om menneskerettighedernes fremtid.
Drøftelser: Direktøren orienterede kort om de drøftelser, der pågår på embedsmandsniveau om forberedelsen af Danmark formandskab for Europarådet til næste år, herunder
regeringens ønske om at sætte den Europæiske menneskerettighedsdomstol på dagsordenen.
Vicedirektøren orienterede herefter om rådets workshop den 17. nov., hvor rådet bl.a. drøftede den folkelige forankring i Danmark. Resultatet af workshoppen var bl.a., at rådet ønsker at arbejde videre og mere systematisk med
menneskerettighedernes legitimitet, bl.a. inspireret af Amnesty og det arbejde, der er pågået i Australien.
Bestyrelsen efterspurgte en lidt tydeligere rammesætning af problematikken og derigennem formålet med institutmålet om at bidrage til drøftelserne om menneskerettighedernes
fremtid. Endvidere var der et ønske om, at handleplanens særlige fokus i 2017 blev sat i rammen af de mange aktiviteter, der også vil foregå. Herefter drøftede bestyrelsen, hvordan instituttet konkret kan bidrage til debatten.
Beslutning: Bestyrelsen valgte at udskyde beslutning om indikatorer for institutmål om menneskerettighedernes fremtid til december mødet, idet sekretariatet skal udarbejde et nyt oplæg indeholdende dels en rammesætning af
institutmålet, dels en handlingsplan over de initiativer instituttet på nuværende tidspunkt ønsker at gennemføre i 2017 mhp. at nå institutmålet.
11. 17.50-18.25: Fundraising (drøftelse) Bilag: Ingen
Kommentar: I fortsættelse af bestyrelsens seminar i september orienteres bestyrelsen om det internationale arbejdes
bevillingsgrundlag, herunder:
- Donorer (særligt EU og SIDA),
- Bevillingstyper (indtægtsdækket virksomhed og andre tilskudsfinansierede aktiviteter, herunder konsulentbistand og rådgivning),
- Bevillingsstruktur (ramme- vs. projektbevillinger).
DIR
Herefter drøfter bestyrelsen direktionens foreløbige tanker om en egentlig fundraising strategi.
Indstilling: Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning og drøfter udkast til fundraising strategi mhp. beslutning på bestyrelsesmødet i december.
Drøftelser:
Bestyrelsen drøftede oplægget, herunder særligt det korte og langsigtede perspektiv ift. institutøkonomiens sammenhæng.
Instituttet skal øge uafhængigheden af politiske prioriteringer og bevillinger med respekt både for institutionens statslige forankring og for donorindflydelsen. Fundraising skal styrkes og donorbasen skal udvides med fokus på både private og
offentlige bevillinger, herunder fonde, EU og div.
forskningspuljer.
Beslutning: Bestyrelsen bekræftede beslutning fra august 2015 om, at instituttet i indeværende strategiperiode skal sigte mod en organisatorisk og finansiel bæredygtighed med nogenlunde samme størrelse som i dag. Bestyrelsen vil på decembermødet træffe beslutning om en finansieringsstrategi og indikatorer for institutmål 2017.
12. 18.25-18.50: IMR’s arbejde med ØSKR og Kommunerne Bilag: Mundtlig oplæg
Kommentar: På baggrund af bestyrelsens efterspørgsel på bestyrelsesmødet i september præsenterer direktionen for bestyrelsen instituttets arbejde med Økonomiske, sociale og kulturelle rettigheder og Kommunerne.
Indstilling: Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.
Drøftelser: Ingen.
Beslutning: Orienteringen udskydes til bestyrelsesmødet i december.
DIR
13. 18.50-18.55: Fastlæggelse af datoer for bestyrelsesmøder 2017 (beslutning)
Bilag: 13.1 Bestyrelsens arbejdsplan 2017
Kommentar: Det følger af forretningsordenen, at
formandskabet skal udarbejde en arbejdsplan for bestyrelsen.
Indstilling: Bestyrelsen godkender datoer for bestyrelsesmøderne i 2017.
Drøftelser: Ingen.
Beslutning: Bestyrelse godkendte datoer for
bestyrelsesmøderne 2017, der afvikles henholdsvis den 1.
marts, 17. maj, 22, juni (buffermøde), 29-30. september (seminar), 17. november og 15. december. [Kalenderinvitation er udsendt].
14. Meddelelser fra bestyrelsesmedlemmerne Ingen nye meddelelser.
15. Evt.
Bestyrelsen takkede Carsten Fenger for hans arbejde som næstformand og økonomiudvalgsformand. Bestyrelse takkede også Ewa Chylinski for hendes arbejde som menigt medlem i to udpegningsperioder, idet mødet var Ewas sidste som
bestyrelsesmedlem.
Opfølgning på mødet
AKTIVITET DEADLINE ANSVARLIG
Udsendelse til bestyrelsen af notat vedr. projektansættelser Snarest Dir Handlingsplan for menneskerettighedernes fremtid med dertilhørende aktiviteter og
indsatser til godkendelse i bestyrelsen
15/12 Dir
Indstilling til bestyrelsen om fundraising strategi, der tager et ’bæredygtigt organisatorisk’
udgangspunkt (nogenlunde samme org. str. som i dag)
15/12 Dir
Indstilling til bestyrelsen om håndteringen af den videre udvikling af bestyrelsens arbejde, herunder vederlag og organisering (formandskab, ØU mv.)
15/12 Fmd.
Præsentation af instituttets arbejde og resultater med ØSKR og Kommunerne 15/12 Dir Vurdering af Deloitte om størrelsen for egenkapitalsmål på 5. mio. kr. i 2018. 6/12 Dir Indstilling til bestyrelsen om model for at gøre institutmålene til omdrejningspunkt for
bestyrelsens arbejde, således at bestyrelsen løbende kan bidrage til at justere kursen efter behov.
1/3-17 Fmd.
Ressourceforbrug og konsekvenser for valg af institutmål skal tydeliggøres ifm. 2018-mål. Sep. 2017 Dir.
