Serviceaftale
mellem
MedCom
og
Region Syddanmark
Indhold
1 Serviceaftale ... 3
1.1 Indledning... 3
1.2 Aftalens formål ... 3
1.3 Omfang og gyldighedsperiode ... 3
2 Overordnede retningsliner og pris... 3
2.1 Overordnede retningsliner... 3
2.2 Betaling for ydelserne... 3
3 Ansvarsforhold ... 4
4 Påtegning ... 5
5 Bilag til serviceaftale mellem Region Syddanmark og Medcom ... 6
1 Serviceaftale
1.1 Indledning
1.2 Aftalens formål
Aftalen har til formål at beskrive de ydelser som Økonomi og HR leverer til MedCom samt at fastsætte betalingen herfor. Aftalen skal dermed sikre klare retningsliner, for hvem som gør hvad i forhold til administration af MedCom.
1.3 Omfang og gyldighedsperiode
Denne aftale omfatter følgende hovedområder hvor Region Syddanmark leverer serviceydelser:
• Regnskab og bogholderi
• Løn- og personaleadministration
Ønsker MedCom at regionen skal løse flere opgaver end beskrevet i serviceaftalen betales der særskilt herfor. Tvivlstilfælde afklares via en dialog med det pågældende område og MedCom.
Det er aftalt, at MedCom betaler initialomkostningerne samt de løbende takster fra 1.1.2008. De løbende services i 2007 ydes vederlagsfrit af Region Syddanmark som overgangsordning.
I udgangspunktet sigter begge parter mod et flerårigt samarbejde. Aftalen gælder indtil den opsiges af en af parterne. Den kan opsiges med et halvt års varsel til udgangen af et kalenderår.
Aftalen kan løbende revideres.
2 Overordnede retningsliner og pris
2.1 Overordnede retningsliner
MedCom har som udgangspunkt ansvar for økonomistyring, lønudbetaling og regnskabsaflæggelse, men regionen yder service og rådgivning.
• MedCom’s regnskab revideres af regionens revision
• MedCom benytter Region Syddanmarks økonomisystem
• MedCom’s ansatte aflønnes efter overenskomst mellem Danske Region og de forhandlingsberettigede parter
• Lønnen administreres via det lønsystem Region Syddanmark anvender
2.2 Betaling for ydelserne
Kapitel 3 indeholder en beskrivelse af serviceaftalens ydelser. For alle ydelser er der anført et estimeret timeforbrug. Afregningen til Region Syddanmark sker på baggrund af dette timeforbrug ganget med en gennemsnitstimesats som er beregnet til 240,- kr. pr. time + 55% overhead. Hertil kommer betaling for anvendelse af f.eks. økonomisystem og lønsystem samt udgifter til revision.
Hvis det viser sig at det faktiske og forventede timeforbrug afviger meget den ene eller anden vej må regionen og MedCom aftale hvordan dette udlignes ved udgangen af et kalenderår.
Gennemsnitstimesatsen er kalkuleret på lønudgifterne i 2007, og vil blive reguleret årligt i forhold til den faktiske lønudvikling i Region Syddanmark.
Initialomkostninger
Område timeforbrug Personaleudgifter inkl. overhead
Øvrige udgifter
I alt
Regnskab og Finans (A)
135 50.220 3.000 53.200
HR 0
I alt: 53.200
Årlig betaling
Område Forventet
timeforbrug pr. år
Personaleudgifter inkl. overhead
Øvrige udgifter
I alt
Regnskab og Finans,
løbende ydelser (B) 215 79.980 5.000 84.980
Regnskab og Finans,
regnskabsafslutning (C) 23 8.556 15.000 23.556
HR, Løn og Personale
(D) 162 60.264 11.250 71.514
HR, Overenskomst og
Jura (E) 20 7.440 0 7.440
Serviceaftale i alt 156.240 31.250 187.490
Afregningen sker ved at Region Syddanmark hvert kvartal sender en regning på ¼ af beløbet til MedCom.
3 Ansvarsforhold
Selvom Region Syddanmark indgår serviceaftale med Medcom, er Medcom overordnet ansvarlig for, at:
• Budgetter overholdes
• Likviditet er til stede
• Kontrakter, herunder ansættelseskontrakter, er i overensstemmelse med gældende lovgivning, overenskomster m.m.
• Årsrapporten er retvisende og aflægges i henhold til de til enhver tid gældende regler herfor.
4 Påtegning
Odense, den
Henrik Bjerregaard Jensen, Medcom
Vejle, den
Mogens Sehested Kristensen, Region Syddanmark
5 Bilag til serviceaftale mellem Region Syddanmark og Medcom
I det følgende er hoved- og delydelser til Medcom beskrevet.
Regnskab og Finans
Serviceydelserne er opdelt i tre dele, henholdsvis en del, som beskriver de initialomkostninger (A), der er ved at oprette virksomheden, en del, som beskriver de løbende driftsydelser (B), og endelig en del, som beskriver opgaver vedrørende regnskabsafslutningen (C).
A. Initiale ydelser – d.v.s. implementerng af nødvendig arkitektur for at den daglige drift kan fungere
Ydelse Delydelse Leverance fra Regnskab &
Finans
Bidrag Medcom Time- estimat
Andre udgifter A1 Regnskabsinstruks
Forretningsgange/vejledn inger
Udarbejdelse af regnskabsinstruks Forretningsgange vedrørende kasse- og
regnskabsvæsen
Regnskabsinstruks der overholder lovgivningen Forretningsgange for bl.a.
følgende: fakturabehandling, rejseadministration,
betalingsfunktion, omkostningsregnskab, afstemninger,
regnskabsgodkendelse, samarbejde med revision
Oplyse
lovgrundlaget.
Bidrag til ansvars- og
kompetencefordel ing, herunder fuldmagtshavere m.m.
50 Høring hos
ekstern revisor 3.000 kr.
A2 Systemopsætning Oprettelse af Medcom
Oprettelse af virksomhed hos Skat m.m., EAN nr, tilslutning til Nem-konto, oprette brugere i Netbank, Opsætning af Prisme m.
brugere og kontoplan
25
A3 Åbningsbalance Vejledning vedrørende åbningsbalance
Rådgivning og hjælp til udarbejdelse af
åbningsbalance og bogføring i Prisme
5
A4 Likviditetsordning Etablering af likviditetsordning
Oprettelse af likviditetskonti i bank
5
A5 Vejledning og rådgivning Løbende opfølgning og problemløsning
I opstartsfasen 50
Initiale omkostninger I alt: 135 3000 kr.
B Løbende driftsydelser Delydelse Leverance fra Regnskab &
Finans
Bidrag Medcom Time- estimat
Andre udgifter
B1 Fakturamodtagelse Modtagelse og distrubuering af fakturaer via ebXI til godkendelse i Prisme
Modtager faktura Distribuere faktura til godkendelse i Prisme
Varemodtage, kontere,
godkende faktura og følge op på fakturapuljen
5
B2 Kreditoradministration Leverandøroprettel ser i Prisme.
Bogføring af fakturaer og gennemgang af evt. kontoudtog fra leverandører.
R&F opretter leverandører og bogfører fakturaer.
Anmoder om evt leverandøroprettel ser, fremsender evt. fakturaer til manuel bogføring med rimelig tid til ekspedition samt gennemgår evt.
kontoudtog fra leverandører
52 Hvis Medcom selv opretter,
leverandører og bogfører fakturaer kan der
fratrækkes 40 timer.
B3 Debitoradministration Udstedelse af fakturaer og varetage
rykkerprocedurer
R&F understøtter
debitormodulet i Prisme, herunder ydes nødvendig information og oplæring
Medcom varetager fakturering og rykkerprocedurer
5
B4 Rejseafregning Rejseafregning R&F foretager årlig indberetning til SKAT af indberetningspligtige ydelser på grundlag af registreringer i Prisme
Medcom afregner og betaler
rejseafregninger, rykker for evt.
underbilag og bogfører i Prisme med lovpligtige registreringsoplys ninger
1
B5 Kreditkort Udstedelse af kreditkort til medarbejdere
R&F ekspederer anmodninger om kortoprettelser til kortudsteder
Direktøren for Medcom godkender anmodninger om kortoprettelser.
Medcom indhenter underbilag og betaler til kortudsteder i Prisme.
2
B6 Betalingsfunktion Leverandørbetaling er
Kasse
R&F kører daglig
betalingskørsel fra Prisme til Nemkonto og varetager opfølgning på
fejladviseringer
Har Medcom en kontantkasse ?
12
B7 Omposteringer Omposteringer efter afstemninger, budgetkontrol m.m.
Evt. foretage omposteringer efter afstemninger efter aftale i hvert tilfælde med Medcom
Medcom bogfører selv
omposteringsbilag
5
B8 Afstemninger Afstemning af beholdningskonti samt øvrige statuskonti
R&F afstemmer samtlige statuskonti under Medcom
Medcom bidrager med relevante oplysninger og opfølgning
85 Hvis Medcom selv varetager disse opgaver kan der fratrækkes 75 timer
B9 Intern Kontrol Intern Kontrol ved overvågning og besøg
Skal R&F udføre Intern Kontrol
Niveau for egenkontrol skal afstemmes efter graden af IK udført af R&F
15 Skal defineres i enkeltopgaver.
Skal IK også omfatte løn ?
B10 Moms Momsafstemninger
og momsafregning
R&F vedligeholder registreringer hos Skat, angiver og afstemmer momsmellemværender med SKAT og foretager evt. omp.
til Udligningsmoms
Medcom holder a’jour med
oplysning om evt.
ændringer med konsekvens for moms.
15 Hvis Medcom selv udfører opgaver anført under R&F kan der
fratrækkes 10 timer
B11 Likviditetsstyring Styring af likvide beholdninger
Opfølgning og udligning af mellemværender mellem RSD og Medcom
Medcom har det overordnede ansvar for sin likviditet
12
B12 Prisme økonomisystem Benyttelse af økonomisystem til registrering og styring
Andel i udgifter til licenser, udviklingsomkostninger m.m.
samt adgang til brug af Hot- Line
2-3 brugere som kan anvende Prisme
6 5.000 kr.
Løbende driftsydelser I alt: 215 5.000 kr.
C Regnskabsafslutning og regnskabsaflæggelse
Delydelse Leverance fra Regnskab &
Finans
Bidrag Medcom Time- estimat
Andre udgifter
C1 Regnskabsafstemninger Afstemning af samtlige
statuskonti
afstemning af samtlige statuskonti. Det forudsættes at de løbende afst. er OK
Medcom bidrager med relevante oplysninger og opfølgning
4
C2 Intern Kontrol og Revision Opfølgning på bemærkninger
Opfølgning på afgivne bemærkninger og evt.
berigtigelser inden regnskabsafslutningen
Medcom bidrager med relevante oplysninger og opfølgning
5 Ekstern revisor honorar anslået til 15.000 kr. (efter medgået tid) C3 Årsafslutning Plan for
afslutning
R&F udmelder plan for regnskabsafslutningen
Medcom udfører opgaver jf. planen
1 C5 Fysiske aktiver Sikre
registrering af alle anskaffelser i balance eller fortegnelse
NB: Vi kan ikke anvende Prisme aktivmodul ved eksterne regnskaber.
Medcom vedligeholder register for fysiske aktiver
0 Vi mangler
oplysning om regnskabsprincipp er for Medcom. Er det udgifts- eller omkostningsbaser et ?
C6 Forpligtelser Sikre
registrering af forpligtelser i balance eller fortegnelse (pensioner, feriepenge, lejeaftaler, kontrakter produkter m.m.
R&F fremskaffer grundlag fra HR
Medcom fremskaffer oplysninger fra andre end HR Registrerer i Prisme/fortegnels e
2 Vi mangler
oplysning om regnskabsprincipp er for Medcom. Er det udgifts- eller omkostningsbaser et ?
C7 Ekstern
regnskabsberetning
Årsregnskab R&F opstiller årsregnskabets taldel
Medcom udarbejder ledelsesberetning en
10
C8 Regnskabsgodkendelse Politisk behandling
Rådgivning Medcom forelægger
årsregnskab for revision og bestyrelse samt indsender til evt.
myndigheder ?
1 Vi mangler
oplysninger om krav til Medcoms regnskabsaflægg else, herunder om det skal
godkendes af andre end bestyrelsen ? Regnskabsafslutning og
regnskabsaflæggelse
I alt: 23 15.000 kr.
HR
Serviceydelserne er opdelt i to dele, henholdsvis en del, som beskriver ydelser fra Løn og Persnale (D), og en del, som beskriver ydelser fra Overenskomst og Jura (E).
D. Ydelser fra Løn og Personale
Ydelse Delydelser Leverance fra Løn og Personale
Bidrag af MedCom Timeestimat Andre udgifter
D1 Ansættelsesbreve Skrive
ansættelsesbreve
Oplysninger til brug for ansættelsesbrevet:
- Personaleoplysninger - Lønoplysninger
48
D2 Ajourføring af kartoteker
Oprette - afdelinger
- kontonumre
Informere om ændringer i kontoplan og organisation.
6
D3 Lønudbetaling og kontrol heraf
Inddatere nye
medarbejdere, indberette lønændringer,
afmelde ansatte som fratræder
Informere om personaleændringer 60
D4 Rejseafregning Udbetale
kørselsgodtgørelse og time/dagpenge
Har ansvaret for at dokumentationen er i orden og at skemaerne er udfyldt korrekt
36
D5 Afstemning Afstemning af diverse mellemregningskonti i lønsystemet vedr.
institutionskoden VV som kun MedCom benytter
Ingen 12
D6 Anvendelse af lønsystem
Udgiften til lønsystemet faktureres på baggrund af antal
årsopgørelser
11.250
= 30 stk. (i 2007) á 375 kr.
Løn og Personale Timer i alt 162 11.250
E. Ydelser fra Overenskomst og Jura
Ydelse Delydelser Leverance fra
Overenskomst og Jura
Bidrag af MedCom Timeestimat Andre udgifter
E1 Lønforhandling Søger for
lønforhandling med forhandlings-
berettigede organisation/TR
Indstilling til ansættelse med forslag til lønsammensætning, + kopi af ansøgning og stillingsopslag
10
E2 Personalejuridisk vejledning
10
Overenskomst og Jura
Timer i alt 20
