Dokumentationen af Frivillig Faglighed er opdelt i henholdsvis partnerskaber, indsatser/implemen tering og effekter for borgere, pårørende og frivillige.
Nedenfor beskrives elementerne i dokumentationen for de to projekter Grow your life i Fredericia og Frivillig kulturformidling til borgere med handicap i København.
Herefter følger tidsplanen for dokumentationen for begge projekter. Afslutningsvis lægges i afsnit tet ”Videre proces” op til dialog mellem tidl. KORA (i dag VIVE) og projekterne om den endelige form på operationaliseringen af dokumentationen.
Håndbogen er udarbejdet af det tidl. KORA (i dag VIVE) efteråret 2015.
Grow your life – Fredericia Partnerskabet
Formål med dokumentation:
Dokumentationen skal skabe indblik i partnerskabets udvikling, rollefordeling og betydning for im plementering af indsatserne. Styregruppen er kernen i projektet, der udvikler og styrer projektet.
Derudover igangsættes andre formelle og uformelle samarbejder med og uden skriftlige aftaler.
Disse foregår både mellem organisationer og på borgerniveau. Dokumentationen skal skabe ind blik i styregruppens arbejde og i de øvrige igangsatte samarbejder.
Dokumentationsformer:
• Dokumenter om partnerskabets virke: Mødereferater, partnerskabsaftaler, informationsma teriale om projektet og lign. dokumenter vedr. partnerskabets arbejde + evt. nedskrevne sam arbejdsaftaler for andre samarbejder.
Ansvarlig: Styregruppen
Tidsplan: sendes kvartalsvist til KORA.
• Logbog for andre samarbejder: En logbog, der dokumenterer den konkrete aktør/samar bejdspartner, hvad der samarbejdes om (emne og aktivitet, konkrete borgere og/eller konkrete aktiviteter), varighed i tid, frekvens for aktivitet. Evt. andre samarbejdspartnere involveret i det konkrete samarbejde.
Ansvarlig: projektkoordinator
Tidsplan: udfyldes løbende og sendes kvartalsvis til KORA.
• Interview med styregruppen: Dokumentation af fremdrift, rollefordeling, arbejdsgange og relationelle og uformelle aspekter af partnerskabets udvikling.
Ansvarlig: KORA udarbejder interviewguide, og Socialstyrelsen gennemfører Tidsplan: Hvert halve år. Socialstyrelsen sender referat til KORA.
Implementering af aktiviteter og indsatser: (gruppe- og borgerniveau) Formål med dokumentationen:
Dokumentationen skal skabe indsigt i de konkrete aktiviteter inden for temaerne dans, musik, mad i forhold til indhold, gennemførsel, antal borgere og frivillige og varighed i tid. Derudover skal doku
-mentationen etablere viden om matchene mellem borgere med handicap og frivillige, den offent lige fest, afholdte orienteringsmøder, deltagere på tirsdagscafeerne samt de frivilliges baggrunde og konkrete aktiviteter.
Dokumentationsformer:
• Logbog over konkrete aktiviteter: En logbog, der dokumenterer de konkrete aktiviteter: In volverede aktører (samarbejdspartnere), antal borgere (målgruppen), antal øvrige borgere, an tal frivillige og antal medarbejdere. Varighed i tid og evt. frekvens og gentagelse. Kort beskri velse af evt. involvering i Grow your city + evt. andre samarbejdspartnere i aktiviteten.
Ansvarlig: projektkoordinatoren
Tidsplan: udfyldes løbende og sendes kvartalsvist til KORA.
• Dokumentation af den offentlige fest: Et dokument, der dokumenterer antal involverede ak tører (samarbejdspartnere), antal borgere (målgruppen), antal øvrige borgere, antal frivillige og antal medarbejdere. Varighed i tid. Kort beskrivelse af evt. involvering i Grow your city.
Ansvarlig: projektkoordinatoren
Tidsplan: indsendes til KORA 14 dage efter afholdelse
• Logbog for match mellem frivillig og borger: Dokumentation af karakteristika ved konkrete borgere og frivillige, forventninger til frekvens i tid og det konkrete samvær/aktivitet. Angivelse af forventet udbytte for borgerne.
Ansvarlig: myndighedsperson
Tidsplan: udfyldes for hvert konkrete match og sendes kvartalsvist til KORA.
• Logbog for orienteringsmøder: Dokumentation af dato, antal deltagere fordelt på bor gere(målgruppen), andre borgere, frivillige og medarbejdere. Evt. materiale og PowerPoint fra møderne.
Ansvarlig: Myndighedsperson
Tidsplan: udfyldes efter hvert afholdte orienteringsmøde og sendes kvartalsvist til KORA.
• Logbog for Tirsdagscafeen: Dokumentation af tid og sted, start og sluttidspunkt, antal delta gere fordelt på borgere (målgruppen), andre borgere, frivillige og medarbejdere.
Ansvarlig: projektkoordinatoren
Tidsplan: udfyldes efter hver afholdte tirsdagscafe og sendes kvartalsvist til KORA.
• Logbog for de frivillige: Dokumentation af stamdata for faglig baggrund, køn og alder. Kon krete aktiviteter og samvær, som de faciliterer og/eller deltager i. Oplevelse af henholdsvis de res eget og borgernes udbytte.
Ansvarlig: De frivillige udfylder selv løbende og afleverer kvartalsvist til projektkoordinatoren.
Tidsplan: Projektkoordinatoren sender til KORA kvartalsvist.
• Interview med styregruppen: Dokumentation om implementering af indsatserne og de relati onelle og uformelle aspekter af deres gennemførsel.
Ansvarlig: KORA udarbejder interviewguide, og Socialstyrelsen gennemfører Tidsplan: Hvert halve år. Socialstyrelsen sender referat til KORA.
Effekter for borgere, pårørende og frivillige Formål med dokumentationen:
Dokumentationen skal etablere indsigt i projektets gruppe og individbaserede effektmål i forhold til trivsel, livskvalitet og netværk. Derudover er der effektmål om deltagelse i Grow your city i Frederi cia.
-Dokumentationsformer:
• Spørgeskema til borgere, frivillige og pårørende: Dokumentation på individniveau om ind satsernes oplevede effekt i 5-6 enkle spørgemål om trivsel, netværk og stolthed blandt mål gruppen ved deltagelse i Grow your city. Det skal angives i spørgeskemaet, om man er bor ger, frivillig eller pårørende.
Ansvarlig: KORA udvikler spørgeskemaet i SurveyXact, og myndighedsperson introducerer det webbaserede spørgeskema for aktørerne.
Tidsplan: Spørgeskemaet besvares indledningsvist og herefter én gang årligt som opfølgning.
• Interview af styregruppen: Dokumentation om oplevede effekter hos borger og deres mere relationelle og uformelle aspekter.
Ansvarlig: KORA udarbejder interviewguide og Socialstyrelsen gennemfører.
Tidsplan: Hvert halve år. Socialstyrelsen sender referat til KORA.
Frivillig kulturformidling til borgere med handicap – København Partnerskabet
Formål med dokumentation:
Dokumentationen skal skabe indblik i partnerskabets udvikling, rollefordeling og betydning for im plementering af indsatserne. Styregruppen for partnerskabet mellem Lavuk Stjernen og Frivillig centeret er kernen i projektet, der udvikler og styrer projektet. Derudover er tilknyttet to mindre partnerskaber samt et samarbejde med Socialforvaltningen i Københavns Kommune.
Dokumentationsformer:
• Dokumenter om partnerskabets virke: Mødereferater, partnerskabsaftaler, informationsma teriale om projektet og lign. dokumenter vedr. partnerskabets arbejde, herunder partnerska bets samarbejde med Socialforvaltningen
Ansvarlig: Styregruppen
Tidsplan: sendes kvartalsvist til KORA.
• Dokumenter om partnerskaberne med Mediehuset København og Statens Museum for kunst: Mødereferater, partnerskabsaftaler, informationsmateriale om projektet og lign. doku menter vedr. partnerskabets arbejde. Undervisningsmateriale og andre relevante dokumenter om aktiviteter i partnerskaberne, herunder de frivilliges videodokumentation af aktiviteter.
Ansvarlig: Styregruppen
Tidsplan: sendes kvartalsvist til KORA.
• Interview med styregruppen: Dokumentation af fremdrift, rollefordeling, arbejdsgange og re lationelle og uformelle aspekter af partnerskabernes udvikling.
Ansvarlig: KORA udarbejder interviewguide, og Socialstyrelsen gennemfører.
Tidsplan: Hvert halve år. Socialstyrelsen sender referat til KORA.
Implementering af aktiviteter og indsatser: (gruppe- og borgerniveau) Formål med dokumentationen:
Dokumentationen skal skabe indsigt i de konkrete aktiviteter på borgerniveau og gruppeniveau, samt de konkrete aktiviteter i samarbejde med Statens Museum for Kunst og Mediehuset K øben havn. D erudover skal dokumentationen skabe indsigt i de konkrete match mellem frivillige og bor gere samt de konkrete aktiviteter, som de indgår i. Dokumentationen skal også skabe indsigt i ka pacitetsopbygningen af Venskabsforeningen.
-Dokumentationsformer:
• Logbog om match mellem grupper af frivillige og enheder Lavuk Stjernen: Dokumenta tion af gruppematch mellem konkrete frivillige og konkrete afdelinger/grupper Lavuk Stjernen.
Angivelse af grupper af henholdsvis frivillige og borgere, og argumentation for match.
Ansvarlig: Frivilligkoordinator Venskabsforeningen Lavuk Stjernen.
Tidsplan: Udfyldes løbende og sendes kvartalsvist til KORA.
• Logbog om match mellem enkeltstående frivillige og borgere samt om konkrete aktivite ter/samvær: Dokumentation af konkrete frivillige, borgere og aktiviteter/samvær per enhed i Lavuk Stjernen. Datoer for samvær/aktiviteter og varighed i tid. Aktivitetens/samværets karak ter /indhold og personalets oplevede udbytte for borgerne.
Ansvarlig: Frivilligkoordinator Venskabsforeningen Lavuk Stjernen.
Tidsplan: Udfyldes løbende og sendes kvartalsvis til KORA.
• Logbog til de frivillige: Stamdata for faglig baggrund, køn og alder. Dokumentation af de konkrete aktiviteter, som de faciliterer, og/eller antal konkrete borgere, som de er matchet med. Tid, de løbende bruger på konkrete aktiviteter og samvær. Oplevelse af udbytte af/læring på kurser Statens Museum for Kunst og Mediehuset København. Oplevelse af deres eget og borgernes udbytte + oplevelse af operationalisering af tillærte metoder.
Ansvarlig: De frivillige udfylder selv løbende. Styregruppen sender til KORA kvartalsvist.
• Logbog for deltagere kursus og ekskursioner Statens Museum for Kunst: Dokumentation for tid/sted og antal deltagere fordelt på målgruppe, frivillige, medarbejdere. Konkret aktivitet (kursus eller ekskursion) + oplevet udbytte.
Ansvarlig: Lavuk Stjernen Venskabsforening frivilligkoordinator + Frivilligcenter projektleder Tidsplan: Udfyldes løbende, når aktiviteter er gennemført, og sendes kvartalsvist til KORA.
• Logbog for deltagere kursus Mediehuset København: Tid/sted og antal frivillige deltagere + oplevet udbytte.
Ansvarlig: Lavuk Stjernen Venskabsforening frivilligkoordinator + Frivilligcenter projektleder
• Tidsplan: Udfyldes efter kursets gennemførsel og sendes til KORA
• Logbog om kapacitetsopbygning af Venskabsforeningen: Dokumentation af konkrete akti viteter/workshops og deltagere heri (borgere, frivillige, Frivilligcenter) og varighed i tid. Doku-mentation af kvartalsvis vurdering af kapaciteten i Venskabsforeningen + det konkrete antal frivillige. Dokumentation af vurdering af forløb.
Ansvarlig: Lavuk Stjernen Venskabsforening frivilligkoordinator + Frivilligcenter projektleder.
• Interview af styregruppen: Dokumentation om implementering af indsatserne og de relatio nelle og uformelle aspekter af deres gennemførsel. Herunder de udviklede metoder.
Ansvarlig: KORA udarbejder interviewguide, og Socialstyrelsen gennemfører.
Tidsplan: Hvert halve år. Socialstyrelsen sender referat til KORA.
Tidsplan: udfyldes løbende og sendes kvartalsvis til KORA.
Effekter for borgere, pårørende og frivillige:
Formål med dokumentationen:
Projektet opererer med mål på borger og gruppeniveau, og dokumentationen har til formål at etab lere indblik i målgruppens oplevede udbytte.
-Dokumentationsformer:
• Spørgeskema til borgerne på Lavuk Stjernen: I brugertilfredshedsundersøgelsen på Lavuk Stjernen jan.-feb. 2016 og 2017 i ndlægges 5-6 enkle spørgsmål om trivsel, livskvalitet og net værk. Spørgsmålene gentages årligt eller suppleres med SurveyXact-spørgeskema med de samme spørgsmål året efter.
• Ansvarlig: KORA formulerer spørgsmål, og Lavuk Stjernen implementerer dem i brugertilfreds hedsundersøgelsen. Data sendes til KORA.
Tidsplan: Januar-februar 2016 og årligt herefter.
• Interview af styregruppen: Dokumentation om indsatsernes oplevede effekter og de relatio nelle og uformelle aspekter heraf, herunder de udviklede metoder.
Ansvarlig: KORA udarbejder interviewguide, og Socialstyrelsen gennemfører.
Tidsplan: Hvert halve år. Socialstyrelsen sender referat til KORA.