Organisering af den kommunale Facilities Management (FM) funktion
(den kommunale driftsherre)
Afslutningsseminar 17. april 2007
VELKOMMEN
Program
09.30: Velkomst og introduktion til projektets resultater
- Strategisk forankret FM-organisation - Organisationens ageren
- De 4 modeller med strategisk forankring - Oplæg til diskussion
10.30: Spørgsmål og diskussion 11.00: Pause
11.30: Indrulning af Post Danmarks FM-opgaver
v/Jesper Friisberg, Post Danmark Ejendomme 12.00: Kundeundersøgelser med effekt
v/Thomas Vestergaard, Ennova 12.30: Kommunen og nøgletal
v/Erik Als, Slots- og Ejendomsstyrelsen 13.00: Frokost
FM – hva’ er det?
Bygningsvedligehold
Reception
Kantine
Renhold
Intern post
IT og telefoner
Flytninger
Space Management
Ind- og udlejning Køb og salg
Forsikringer
Nybyggeri
Modernisering
Indretning
Forsikringer
Kontorservice Arealudnyttelse Finansiering
Inventar Vagttjeneste
Miljø
Forsyning
Hvorfor er FM af vigtighed – også for kommuner?
Bygningsdrift = FM eller?
Bygningsdrift tager udgangspunkt i bygninger
FM tager udgangspunkt i de aktiviteter, der foregår i bygninger.
For FM er behovsanalyser og kundetilfredshed lige så vigtige opgaver som den mere teknisk betonede
bygningsdrift.
FM har fokus på at understøtte og effektivisere de primære aktiviteter i en organisation ud fra en
helhedsbetragtning både på kort og lang sigt.
Kilde: Per Anker Jensen, BYG-DTU, 2006: ”Ejendomsstrategier og bygningsværdier”
Hvorfor er FM af vigtighed – også for kommuner?
Ejendomme er uden værdi for virksomheden – uanset den økonomiske værdi på det eksterne ejendomsmarked – hvis ejendommene ikke understøtter virksomhedens målsætninger.
Kilde: Martha O’Mara, 1999: ”Strategy and Place – Managing Corporate Real Estate and Facilities for Competetive Advantage. The free Press.
Ejendomme er aldrig neutrale i relation til de
aktiviteter, der foregår i dem. Enten hæmmer de eller også fremmer de disse aktiviteter.
Kilde: Karen Mosbech, 17. jan 2007 på Midtvejsseminar for projektet ”Organisering af den kommunale Facilities Management funktion”.
Hvorfor er FM af vigtighed – også for kommuner?
1. Der er et u-udnyttet potentiale
9 Realisering af kommunens overordnede politiske mål 9 Fremme kommunens primære aktiviteter
9 På den lange bane
9 Færre dårlige avisoverskrifter
2. Det drejer sig om rigtigt mange penge
9 Offentlig ejendomsvurdering: 30.000-40.000 x 5.447.000 = 163-218 mia. kr.
9 Ejendomsdrift: 450-500 x 277.000 x 98 = 12-13 mia. kr.
3. I dag håndteres det ofte med ”venstre hånd” / uden strategisk forankring af indsatsen
Hvad kræves der for at udnytte potentialet?
Proaktiv FM- funktionen
Borgere og brugere
Politikere
Samar- bejds- partnere
m.fl.
Direk- tionen
Med- arbejdere
+
Strategisk forankring af FM
At Tænke Sig
Også meget kloge mennesker har tænkt de samme tanker
som arbejdsgruppen !!
Strategisk forankring af FM
FM Kerne
FM
FM Kerne FM
Kerne
Kerne
Proaktiv strategisk FM
Passiv strategisk FM Reaktiv strategisk FM Integreret strategisk FM
Kilde: Barett & Baldry 2003: ”Facilities Management – Towards Best Practice” –udsat for Per Anker Jensen
Strategisk forankret FM-organisation Politikere og direktion
Strategier
(Overordnede for ejendoms- portefølje og services)
Strategisk kundeforum Vision/mission
Strategisk niveau
Taktisk niveau
Operationelt niveau
Taktiske opgaver
(Vejledninger, beskrivelser, rammer)
Operationelle opgaver
(Planlægning og udførelse)
Taktisk kundeforum
Operationelt kundeforum
FM-organisationen
Relation til kommunernes virkelighed
Den optimale løsning
9 Det kan ikke lade sig gøre fordi ………!
9 Politikerne tænker kun 4 år frem!
9 Mener I dermed at vi har kvajet os indtil nu?
9 Der er for langt til kommunernes hverdag!
9 Det er ”udansk” at tænke sådan
Relation til kommunernes virkelighed
Den strategisk forankrede FM-funktion
9 Udkast til en ”ren” model uden tilknytning til forvaltningsmodel
9 Forslag til strategisk forankring af hver af de 4 ”arketyper” af modeller 9 Forslag til strategi for processen mod den strategiske forankring
9 Eksempler på detail-løsninger inkl. henvisninger til levende mennesker 9 FM og de nye udfordringer i kommunerne
9 Kommunalreform 9 Kvalitetsreform 9 M.m.
Strategisk forankret ”model Kommunale Ejendomme”
Politikere og direktion
Strategier
(Overordnede for ejendoms- portefølje og services)
Strategisk kundeforum Vision/mission
Strategisk niveau
Taktisk niveau
Operationelt niveau
Taktiske opgaver
(Vejledninger, beskrivelser, rammer)
Operationelle opgaver
(Planlægning og udførelse)
Taktisk kundeforum
Operationelt kundeforum
FM-organisationen
Københavns Ejendomme:
Hvad er formålet med ejendomsenheden?
z
Professionalisere ejendomsområdet
z
Udnytte stordriftsfordele, mere vedligehold for pengene
z
Bygge- og anlægsopgaver effektive – bestiller/udførermodel
z
Overblik over kommunens portefølje
z
Omkostningsbevidsthed - huslejemodel
z
Bedre udnyttelse af faglig ekspertise
Københavns Ejendomme
Udfordringer (interview med Jørgen Stokbro):
9At være placeret under en ledelse med én partifarve, når flertallet repræsenterer en anden kulør
9At fjerne den ”frie økonomi” fra enkelt forvaltninger og – personer
9At servicere forvaltninger og personer, som selv tidligere har udført arbejdet
Forslag:
9Lad politikerne få en del af kagen – vigtig del af kundeplejen 9Argumentér for de ulemper, som ikke længere ligger på de pågældendes skuldre
9Flyt ressourcer fra ”haster-vigtig-vinduet”
Haster-vigtig-vinduet
Haster Haster ikke
Vigtig
Ikke vigtig
•
Vedligehold skal planlægge alle drifts- og vedligeholdelsesaktiviteter og er budgetansvarlig (intern bestiller) for det samlede vedlige-holdelsesbudget.
- For at sikre overblik og et effektivt styringsværktøj
•
Byggeri gennemfører projekter og er budgetansvarlig for disse.- For at løse konkrete opgaver effektivt og udvikle projektledelses- værktøjet
•
Drift skal udføre daglig drift og akutte opgaver og er budgetansvarlig for disse og er brugernes kontaktflade i forhold til daglige opgaver.- For at sikre hurtig brugerservice (og give Vedligehold ”arbejdsro”)
•
Drift og Byggeri skal leverer viden om bygningernes tilstand, anvendelse og udformning til Vedligehold- For at nyttiggøre erfaringer og aktuelle data
Styringsmodel for drift og vedligeholdelsesopgaver
(Principper for samspillet mellem Drift, Vedligehold og Byggeri)
Og ordet gives til
¾ Karen Fhær Jensen, Gribskov kommune: Forretningsfører- modellen
¾ Steen Tougaard, Gentofte kommune: Udvalgsstyre-modellen
¾ Leif Gregersen, Bornholms amtskommune: Selvstyre-modellen
Forretningsfører-modellen Politikere og direktion
Fagudvalg/-forvaltninger
(Ejerskab og økonomi / strategi og taktik)
Forretningsførerenhed
(Planlægning og udførelse / operationelt) Økonomi
Økonomi Beslutninger Indstillinger
Udførelse
Strategisk forankret forretningsfører-model Politikere og direktion
Strategier
(Overordnede for ejendoms- portefølje og services)
Strategisk kundeforum
Taktiske opgaver
(Vejledninger, beskrivelser, rammer)
Operationelle opgaver
(Planlægning og udførelse)
Taktisk kundeforum
FM-organisationen
Operationelt kundeforum
Fagudvalg/ - forvaltning
Forretningsførerenheden
Udvalgsstyre-modellen Politikere og direktion
Fagudvalg 1
Ejerskab Økonomi Planlægning
Udførelse
Økonomi
Byg- ning 1.1
Fagudvalg 2
Ejerskab, Økonomi, Planlægning,
Udførelse
Fagudvalg 3
Ejerskab Økonomi Planlægning
Udførelse
Fagudvalg 4
Ejerskab Økonomi Planlægning
Udførelse
Byg- ning 1.2
Byg- ning 3.1
Byg-
ning 3.2 Byg-
ning 4.1
Byg- ning 4.2
Byg- ning 4.3 Byg-
ning 2.1
Byg-og vedligeholdRådgivning og udførelse
Byg- ning 2.2
Strategisk forankret udvalgsstyre-model Politikere og direktion
Strategier
(Overordnede for ejendoms- portefølje og services)
Strategisk kundeforum
Taktiske opgaver
(Vejledninger, beskrivelser, rammer)
Operationelle opgaver
(Planlægning og udførelse) Taktisk kundeforum
FM-organisationen
Operationelt kundeforum
Fagudvalg/ - forvaltning
Selvforvaltnings-modellen
Politikere og direktion Økonomi
Byg- ning X
Byg- ning Y
Byg- ning Z
Byg- ning Æ
Byg-
ning Ø Rådgivningsenhed
Strategisk forankret selvforvaltnings-model Politikere og direktion
Strategier
(Overordnede for ejendoms- portefølje og services)
Strategisk kundeforum
Taktiske opgaver
(Vejledninger, beskrivelser, rammer)
Operationelle opgaver
(Planlægning og udførelse)
Taktisk kundeforum
Operationelt kundeforum
FM-organisationen
Virksomhederne
Processen
9Salg opadtil af ideen
Helten = direktion og politikere Målet = direktions
og politikeres succeskriterier Fjenderne = alle det
der modarbejder heltens
bestræbelser
Hjælperne = FM- funktionen
Processen
9Salg opadtil af ideen
9Etablering af første del af organisationen – træk ressourcer ud af ”haster-vigtig-vinduet”
9Plan for processen, herunder
•Hvad har vi at gøre godt med og hvordan har det det i dag og hvordan bruger vi det
•Hvad skal ændres – organisering og ageren – prioritering af indsatsen (mulig for succes og effekt af denne succes)
9Forandringsprocessen – inkl. lokal forankring af indsatsen – behandle folk som selvstændigt tænkende væsener
9Den proaktive FM-funktion
Hvad vil vi levere fra projektet
9Introduktion til Facilities Management
9FM i en kommune – herunder hvad det kan være og potentialet i anvendelse af FM som strategisk ledelsesdisciplin
9Relation til kommunernes nye udfordringer
9Forslag til model for strategisk forankring af indsatsen – model kommunale ejendomme
9Hvordan den strategiske forankring kan opnås i de 3 andre modeller
9Hvordan kan forandringsprocessen gennemføres
9Central eller decentral varetagelse af indsatsen – inkl. eksempler på løsningsmodeller og links til levende mennesker
Hvad vil vi levere fra projektet - 2
9Central eller decentral varetagelse af indsatsen – inkl. eksempler på løsningsmodeller og links til levende mennesker
9Sammenhæng mellem driftsherre og bygherreopgaver
•Muligheder efter kommunalreformen
•Nye samarbejdsformers indflydelse på disse sammenhænge 9Oplæg til den videre indsats
Hvem skriver vi for?
9Det kan alligevel ikke lade sig gøre, for politikerne kan vende på og ned på alle ting!
9Det vil aldrig lykkes at få ansat FM-folk på strategisk niveau!
9Der er jo nogle kommuner, der bare vil outsource det hele!
9Det er med den rette indsats muligt at udnytte potentialet i FM – giv mig inspiration til indsatsen
9Jeg har brug for argumenter overfor ledelsen 9Jeg kan selv gøre en forskel (trimmeren)
