Evaluering af pulje:
Behandlingstilbud til børn og unge fra familier med stof- og alkoholproblemer
Udbudsmateriale
Socialstyrelsen
December 2015
2
Indholdsfortegnelse
1. Kort beskrivelse af opgavens omfang og tidsplan ... 3
2. Udbudsbetingelser ... 4
2.1. Den ordregivende myndighed ... 4
2.2. Udbudsmateriale ... 4
2.3 Tidsplan for udbudsforretningen ... 4
2.4. Vedståelsesfrist ... 5
2.5. Minimumskrav ... 5
2.6. Tildelingskriterier ... 7
2.7. Udkast til kontrakt – forbehold og forhandling ... 9
2.8. Ophavsret, publiceringer mv. ... 9
2.9. Disposition for udarbejdelse af tilbud ... 9
2.10. Behandling af tilbud ... 11
2.11. Kommunikation ... 11
2.12. Kontaktoplysninger for offentlige myndigheder ... 11
3. Fortrolighed ... 12
4. Projektbeskrivelse... 12
4.1 Baggrund for puljen ... 12
4.1.1 Puljens formål og rammer ... 13
4.1.2 Puljens målgruppe ... 13
4.1.3 Nuværende vidensgrundlag ... 14
4.2 Evalueringsopgavens formål og rammer ... 14
4.2.1 Kortlægning af indsatser på området generelt ... 15
4.2.2 Understøttelse og kvalificering af projekter og indsatser i puljen ... 16
4.2.2.1 Delopgave A: Indsatsbeskrivelser og klassificering ... 16
4.2.2.2 Delopgave B: Forandringsteori, implementeringsanalyse og -plan ... 18
4.2.2.3 Delopgave C: Understøtte projekternes og indsatsernes løbende udvikling ... 20
4.2.2.4 Delopgave D: Erfaringsudveksling og netværksdannelse ... 21
4.2.3 Monitorering ... 22
4.2.3.1 Delopgave E: Tværgående forandringsteorier og indikatorer ... 22
4.2.3.2 Delopgave F: Forberedelse af monitorering ... 24
4.2.3.3 Delopgave G: Monitorering af indsatserne ... 24
4.2.4 Formidling ... 27
4.5 Samarbejde og organisering ... 29
4.5.1 Socialstyrelsens processtøtte ... 30
4.6 Tidsplan og milepæle ... 30
4.7 Økonomi ... 33
5. Tjekliste ... 34
Tilbud-Bilag 1 ... 35
Tilbud-Bilag 2 ... 36
Tilbud-Bilag 3 ... 37
Udelukkelseskriterier ... 37
Tilbud-Bilag 4 ... 39
Tilbud-Bilag 5 ... 40
Tilbud-Bilag 6 ... 41
Tilbud-Bilag 7 ... 42
Tilbud-Bilag 8 ... 43
Tilbud-Bilag 9 ... 45
3
1. Kort beskrivelse af opgavens omfang og tidsplan
Der er som led i aftalen om satspuljen for 2015 afsat midler til en varig pulje til udbredelse af behandlingstilbud til børn og unge fra familier med stof- eller alkoholproblemer. Puljen skal understøtte, at flere børn og unge, der har et behov for støtte, får et behandlingstilbud, og at de behandlingstilbud der gives, er velbeskrevne og baseret på viden om, hvilke indsatser der er velegnede til målgruppen.
Puljen kan søges af kommuner samt private og frivillige organisationer, som ønsker at etablere nye indsatser, eller udvide eller videreudvikle eksisterende indsatser til målgruppen. Puljen er udmeldt for første gang i foråret 2015. I januar 2016 udvælges de projekter, der tildeles puljemidler i perioden 2016-2019. Der er i alt afsat 264 mio. kr. til puljen i denne periode.
Til at understøtte puljens formål og skabe et solidt vidensgrundlag for en ny udmelding af puljen i 2019 igangsættes en evaluering af puljen. Evalueringen består af en kortlægningsopgave, en monitoreringsopgave og en udviklingsopgave. Evalueringen skal bidrage til at indsamle viden om virkningsfulde indsatser til målgruppen, og til at understøtte og kvalificere projekternes faglige vidensgrundlag. Således skal evalueringen bidrage til generelt at styrke indsatsen overfor børn og unge i familier med stof- eller alkoholmisbrug i Danmark.
Opgaven består overordnet af følgende:
1. Kortlægning af indsatser på området generelt
2. Understøttelse og kvalificering af projekter og indsatser i puljen 3. Monitorering af projekter og indsatser i puljen
4. Formidling af resultaterne
Socialstyrelsen ønsker at indgå aftale med en leverandør om opgaven og sender den hermed i udbud. Beløbsrammen for opgaven er kr. 5.600.000 ekskl. moms. Heraf skal der afsættes 400.000 kr. til it-understøttelse. Opgaven igangsættes i marts 2016 og løber frem til december 2019.
Tilbudsfristen er fredag den 19.februar 2016 kl. 12.00.
4
2. Udbudsbetingelser
2.1. Den ordregivende myndighed
Den ordregivende myndighed er:
Socialstyrelsen
Center for Børn, Unge og Familier Edisonsvej 18, 1
5000 Odense C Tlf.: 72 42 37 00 Fax: 72 42 37 09
E-mail: info@socialstyrelsen.dk
Hjemmeside: www.Socialstyrelsen.dk
Kontaktperson: Fuldmægtig Trine Møller Lagoni, tml@socialstyrelsen.dk
2.2. Udbudsmateriale
Det samlede udbudsmateriale består, udover nærværende udbudsbetingelser, af:
• Projektbeskrivelse
• Kontrakt
• Udbudsbekendtgørelse
Nærværende opgave udbydes jf. Europa-Parlamentets og Rådets direktiv Nr. 2004/18/EF af 31.
marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbs- kontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter.
Tilbudsgiver forventes i forbindelse med tilbudsgivning at orientere sig i vejledningen til puljen:
Behandlingstilbud til børn og unge, der vokser op i familier med stof- og alkoholproblemer.
Vejledningen kan findes på https://tilskudsportal.sm.dk/Sider/bufa.aspx.
2.3 Tidsplan for udbudsforretningen
Udbudsforretningen følger nedenstående tidsplan:
Aktivitet Dato og tidspunkt
Frist for anmodning om yderligere oplysninger
9.februar 2016 kl. 12.00.
Alle spørgsmål, der er modtaget senest 10 dage inden
tilbudsfristen, vil blive besvaret. Spørgsmål, der stilles senere end det, vil alene blive besvaret idet omfang, besvarelsen kan afgives 6 dage før tilbudsfristen.
Spørgsmålene skal være skriftlige og kan sendes på e-mail til
5 Spm_bubehandling@socialstyrelsen.dk
Offentliggørelse af spørgsmål og svar
Samtlige spørgsmål og svar (i anonymiseret form) samt eventuelle rettelser vil blive offentliggjort løbende på Socialstyrelsens hjemmeside: www.Socialstyrelsen.dk.
Spørgsmål søges besvaret hurtigst muligt. Tilbudsgiver opfordres til at holde sig løbende orienteret, også efter frist for at stille spørgsmål er udløbet.
Frist for modtagelse af tilbudsgivers samlede tilbud
19.februar 2016 kl. 12.00
Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil ikke blive taget i betragtning.
Tilbud bør maksimalt omfatte 25 sider a´2400 tegn sider eksklusiv bilag. Tilbud skal tydeligt mærkes ”Tilbud vedr.
Evaluering af Pulje: Behandlingstilbud til børn og unge fra familier med stof- og alkoholproblemer.
Tilbuddet skal afgives i elektronisk form på mail/USB- stik/CD-ROM (de sidstnævnte sendes til tilbudsadressen).
Sendes tilbud via mail skal dette ske til følgende mailadresse:
Tilbud_bubehandling@socialstyrelsen.dk
Tilbud fremsendt til andre mailadresser vil ikke blive betragtet som indkommet til Socialstyrelsen og vil dermed ikke blive taget i betragtning. Bemærk dog, at e-mails maksimalt må fylde 10MB.
Åbning af tilbud Tilbud åbnes efter tilbudsfristen, på den ordregivende myndigheds adresse. Der er ikke mulighed for at overvære åbningen.
Forventet tidspunkt for kontraktindgåelse
Marts 2016
2.4. Vedståelsesfrist
Tilbudsgiver skal stå ved sit tilbud indtil den 19. august 2016.
2.5. Minimumskrav
Som dokumentation for tilbudsgivers finansielle, økonomiske og tekniske formåen skal tilbudsgiver fremsende følgende dokumenter:
De fremsendte dokumenter bør alle benævnes i overensstemmelse med det anførte:
2.5.1 En soliditetserklæring viser tilbudsgiverens soliditetsgrad i det seneste disponible regnskabsår, afhængigt af hvornår tilbudsgiveren blev etableret eller startede sin virksomhed. Som mindstekrav kræves en soliditetsgrad på mindst 8 % i det seneste
6 disponible regnskabsår. Soliditetsgraden beregnes som tilbudsgiverens samlede egenkapitalsværdi i forhold til ansøgerens samlede aktiver udregnet i procent. DVS.
Soliditetsgrad = (samlede egenkapitalsværdi / samlede aktiversværdi).
Soliditetserklæringen vedlægges som Tilbud-Bilag 1.
2.5.1.1.Såfremt tilbudsgiver af en gyldig grund ikke er i stand til at fremlægge den af udbyder krævede dokumentation, kan tilbudsgiver godtgøre sin økonomiske og finansielle formåen ved ethvert dokument, som udbyder finder egnet.
2.5.1.2.Såfremt der afgives tilbud fra en sammenslutning af tilbudsgivere (konsortium), er det tilstrækkeligt, at én af tilbudsgiverne opfylder minimumskravet angivet i punkt 2.5.1. I givet fald skal den tilbudsgiver, der opfylder minimumskravet, medsende en underskrevet erklæring Tilbud-Bilag 2 om, at denne tilbudsgiver hæfter for øvrige, navngivne tilbudsgiveres ydelser på ganske samme måde som for sine egne forhold.
Det skal bemærkes vedrørende de øvrige minimumskrav, at alle tilbudsgiverne i en sammenslutning skal afgive de øvrige krævede oplysninger/erklæringer.
2.5.2. Tilbudsgiver skal vedlægge sit tilbud en erklæring på tro og love, hvor tilbudsgiver tilkendegiver at have opfyldt sine forpligtelser mht. betaling af skatter og afgifter samt sociale bidrag.
Tilbudsgiver skal vedlægge sit tilbud en erklæring på tro og love, hvor tilbudsgiver tilkendegiver ikke at være under konkurs, skifter mm og ikke at være begæret taget under konkursbehandling eller behandling mhp. likvidation, skifte mm.
Tilbudsgiver skal vedlægge sit tilbud en erklæring på tro og love, hvor tilbudsgiver tilkendegiver ikke at være dømt for en strafbar handling, der rejser tvivl om pågældendes faglige hæderlighed eller at have begået en alvorlig fejl som de ordregivende myndigheder bevisligt har konstateret.
Erklæring på tro og love vedlægges som Tilbud-Bilag 3.
Tilbudsgiver skal være opmærksom på at såfremt tilbudsgiver tildeles kontrakten sker dette under forudsætning af at tilbudsgiver fremsender en Serviceattest(fuldstændig) udfyldt af Erhvervsstyrelsen, Langelinie Allé 17, 2100 København Ø til Socialstyrelsen senest 21 dage efter meddelelsen af tildelingen. Serviceattesten skal være udstedt indenfor de sidste 6 måneder, regnet fra tilbudsfristen. Alternativt til Serviceattest kan fremsendes tilsvarende de samme oplysninger og erklæringer som i serviceattesten, i form af attest udstedt af kompetente retlige eller administrative myndigheder indenfor de sidste 6 måneder.
2.5.3. Serviceattesten kan rekvireres via
http://www.virk.dk/myndigheder/stat/ERST/Anmodning_om_serviceattest_-_ny.
Erklæring på tro og love om overholdelse af bestemmelser om beskyttelse på
7 arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt på det sted, hvor ydelsen skal præsteres.
Erklæringen vedlægges som Tilbud-Bilag 4 i udfyldt og underskrevet stand.
2.5.4. Dokumentation for, at tilbudsgiver jf. Udbudsdirektivet kan godtgøre, at indehave nødvendig autorisation eller organisatorisk medlemskab, såfremt dette er en forudsætning for, at tilbudsgiver i sit hjemland kan udføre den pågældende ydelse. Dokumentation herfor vedlægges som Tilbud-Bilag 5.
2.5.5. Erklæring fra tilbudsgiver om, hvor stor en del af opgaven (timeestimat/beløbsramme), der eventuelt planlægges givet til underleverandøren, samt erklæring fra underleverandør om, at vedkommende har indvilliget i at påtage sig opgaven vedlægges som Tilbud- Bilag 6.
2.5.6. Erklæring om gæld til det offentlige indebærer at undertegnede i henhold til lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 erklærer på tro og love at der ikke er begrænsninger på tilbudsgiverens muligheder for at kunne deltage i det offentlige udbudsforretninger. Udfyld tro og love erklæring vedrørende gæld til det offentlige i Tilbuds-bilag 8.
Tilbudsgiver gøres opmærksom på, at der i udbudsmaterialet er vedhæftet en række forslag til udformning af ovennævnte bilag. Det er frivilligt at anvende forslagene.
2.6. Tildelingskriterier
Tildelingen af opgaven vil ske på grundlag af det økonomisk mest fordelagtige tilbud.
Socialstyrelsen vil vurdere de indkomne tilbud ud fra følgende tildelingskriterier:
1. Tilbuddets kvalitet
2. Tilbudsgivers kvalifikationer og erfaring 3. Pris
Tildelingskriterierne vægtes på følgende måde:
Kvalitet 60 %
Kvalifikationer og erfaring 30 %
Pris ex. Moms 10 %
I vurderingen af kvalitet indgår en vurdering af tilbuddets evne til at imødekomme udbuds- materialets formål og krav, herunder:
• I hvilken grad tilbuddets forslag til opgaveløsningen er velbeskrevet samt velbegrundet og opfylder udbuddets forventninger til kvalitet. Herunder:
o I hvilken grad opgaveløsningen sikrer, at kortlægningen giver et solidt overblik over indsatser i Danmark.
8 o I hvilken grad opgaveløsningen sikrer, at indsatserne og implementeringen af
indsatserne er velbeskrevet.
o I hvilken grad opgaveløsningen sikrer udvikling og løbende kvalificering af de tværgående forandringsteorier samt kerneelementer og indikatorer både for de enkelte indsatser og på tværs af indsatserne.
o I hvilken grad opgaveløsningen sikrer hensigtsmæssig og korrekt indsamling og håndtering af data til monitoreringen.
o I hvilken grad monitoreringen kan dokumentere resultater af indsatserne på kort, mellemlangt og langt sigt.
o I hvilken grad opgavedesignet sikrer en varig monitorering, der kan følge indsatsernes resultater efter 2019.
o I hvilken grad opgavedesignet følger op på og understøtter indsatsernes løbende udvikling, herunder at indsatserne understøttes i dokumentationsopgaven og i en resultatbaseret styring.
o I hvilken grad opgaveløsningen understøtter systematisk og kontinuerlig erfaringsudveksling, vidensdeling og netværksdannelse mellem projekterne.
o I hvilken grad formidlingen sikrer tilgængelig og overskuelig viden både løbende og afslutningsvist om de enkelte indsatser og på tværs af indsatserne, herunder om resultater af indsatserne og lovende indsatser til målgruppen.
I vurderingen af kvalifikationer og erfaringer indgår en vurdering af:
• I hvilken grad de tilknyttede medarbejdere har dokumenteret viden om stof- og alkoholområdet samt indsatser og behandlingstilbud på området.
• I hvilken grad de tilknyttede medarbejdere har dokumenteret erfaring med at evaluere indsatser rettet mod målgruppen for puljen.
• I hvilken grad de tilknyttede medarbejdere har dokumenteret erfaring med monitorering og databehandling.
• I hvilken grad de tilknyttede medarbejdere har dokumenteret viden om og erfaring med undervisning i og anvendelse af resultatdokumentation og resultatbaseret styring.
• I hvilken grad de tilknyttede medarbejdere har dokumenteret viden og erfaring i forhold til at rådgive, støtte og kvalificere projekterne.
For samtlige delkriterier gælder, at tilbudsgiver vil blive vurderet på CV’er for de tilknyttede medarbejdere i kombination med det antal timer, de enkelte medarbejdere deltager i opgaveløsningen.
I vurderingen af pris ekskl. moms indgår en vurdering af:
• Tilbuddets samlede pris ekskl. moms for opgaveløsningen samt den samlede pris inkl.
optioner på evalueringen med op til yderligere 5 projekter.
• Antal timer og timepriser på medarbejderkategorierne: Partnere, seniorkonsulenter, konsulenter, studentermedhjælpere og administrative medarbejdere i prioriteret rækkefølge.
9
2.7. Udkast til kontrakt – forbehold og forhandling
Vedlagte kontrakt vil danne grundlaget for indgåelse af aftale med valgte leverandør.
Tilbudsgiver er ikke berettiget til at afgive alternative tilbud, men kan tage ikke væsentlige forbehold over for udbudsmaterialet, dog skal det bemærkes at:
• Forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet accepteres ikke og vil medføre udelukkelse fra deltagelse i nærværende udbud. Dette betyder, at identiteten af det samlede udbudsmateriale i det væsentligste skal fastholdes.
Afgrænsningen af ”grundlæggende elementer” foretages af udbyder.
• Forbehold der ikke kan prissættes af udbyder, vil medføre udelukkelse.
• I det omfang, tilbudsgiver ikke udtrykkeligt i Tilbud – Bilag 7 tager forbehold, lægges det til grund, at tilbudsgiver ikke har forbehold for udbudsmaterialet og kontrakten.
2.8. Ophavsret, publiceringer mv.
Socialstyrelsen har ophavsret til alle data, materialer, redskaber, modeller mv. udarbejdet i forbindelse med opgaven. Alle udarbejdede materialer skal godkendes af Styrelsen og forsynes med logo for Socialstyrelsen.
Materialer samt indsamlede data skal afleveres til Socialstyrelsen i elektronisk form i forbindelse med den løbende afrapportering fra tilbudsgiver samt ved afslutning af opgaven.
Socialstyrelsen skal endvidere have adgang til at anvende indsamlede data fra evalueringen til statistiske analyseformål i og efter evalueringsperioden. Efter afslutning af opgaven skal ejerskabet til persondata/ ansvaret for persondata endvidere overdrages til Det Nationale Forskningscenter For Velfærd (SFI) jf. Tilbud-Bilag 9. Leverandøren skal på Socialstyrelsens vegne sikre, at de fornødne aftaler/ godkendelser om databehandling og brug/ videregivelse af data til statistiske formål er på plads med de indsatser, der modtager midler via puljen.
Socialstyrelsen forbeholder sig retten til at offentliggøre ethvert materiale i elektronisk form såvel som i papirudgaver. Der vil være en generel brugsret for enhver til det af Socialstyrelsen publicerede materiale på hjemmeside eller i papirudgave.
Materialer til brug for formidling skal leve op til aktuelle internationale standarder for tilgængelighed og gældende retningslinjer for design i Social- og Indenrigsministeriet.
Efter aftale kan leverandøren offentliggøre materiale på egen hjemmeside eller i papirformat.
Såfremt udgifter til trykning og distribution ikke af holdes af Socialstyrelsen, kan leverandøren kræve betaling hos aftager for papirudgave, dog kun svarende til udgifterne til trykning og distribution, idet leverandøren ikke må generere et økonomisk overskud på dette salg.
2.9. Disposition for udarbejdelse af tilbud
Tilbudsgiver skal udforme sit tilbud i overensstemmelse med følgende disposition:
1. Indledning, der beskriver, hvem der byder, samt til hvilken pris opgaven tilbydes løst. På denne side skal tilbuddet underskrives.
2. Resumé af tilbud.
10 3. Detaljeret beskrivelse af forslag til løsning af opgaven.
4. Styring og organisering af opgaven.
5. Tidsplan for gennemførelse af de opstillede milepæle.
6. Detaljeret budget for opgaven, jf. uddybning nedenfor.
7. Tilbudsgivers bemanding af projekt med tilhørende CV'er i bilag.
8. Øvrige kommentarer.
Relevante bilag, herunder minimumskravene, jf. afsnit 2.5. bedes fremsendt i den opstillede rækkefølge.
1) Soliditetserklæring Tilbud-Bilag 1
2) Erklæring om hæftelse for øvrige tilbudsgivere (konsortium) Tilbud-Bilag 2 3) Erklæring på tro og love vedr. gæld til det offentlige, strafbare forhold mm
Tilbud-Bilag 3
4) Tro- og Love-erklæring ombeskyttelse på arbejdspladsen mm. Tilbud-Bilag 4 5) Dokumentation for evt. autorisation Tilbud-Bilag 5
6) Erklæring om evt. underentreprise Tilbud-Bilag 6 7) Evt. forbehold Tilbud-Bilag 7
8) Tro- og loveerklæring om Gæld til det offentlige Tilbud-Bilag 8 9) Aftale om SFI’s dataejerskab og dataansvar Tilbud-Bilag 9 10) Eventuelt andet relevant materiale
Det samlede tilbud bør ikke overstige 25 sider à 2400 tegn, eksklusiv bilag.
Ad 6) Detaljeret budget:
Budgettet skal opstilles i detaljeret og gennemskuelig form. Herunder skal ressourceforbrug relateret til delopgaver og milepæle i den samlede opgave være klart adskilte. Opdelingen er til orientering for ordregiver.
Tilbuddets ressourceforbrug skal opgøres både økonomisk (pris ekskl. moms) og i arbejdstimer, såvel samlet set som fordelt på delopgaver. Endvidere skal omfanget af arbejdstimer angives særskilt for hhv. projektleder, konsulenter, kontormedarbejdere, studentermedhjælpere m.v.
Ressourceforbruget ved anvendelsen af faglige eksperter1 skal fremgå eksplicit med fordeling pr.
år, og om muligt også i forhold til håndteringen af konkrete opgaver. Ressourceforbruget skal opgøres økonomisk (pris ekskl. moms) og i arbejdstimer.
1 Ved faglige eksperter menes forskere eller lign. med viden om og indblik i feltet
11 Der skal afsættes 400.000 kr. ekskl. moms i alt til it-understøttelse, som leverandøren bedes indsætte i budgettet, hvor det er relevant.
Samtidig skal det detaljerede budget indeholde en oversigt over:
• Den samlede pris (både inkl. og ekskl. moms).
• Pris pr. time pr. medarbejderkategori, der indgår i opgaveløsningen hos tilbudsgiver.
• Antal timer for de forskellige medarbejdere kategorier.
Vederlag forfalder jf. betalingsplan, se punkt 4.4 i Kontraktudkastet.
2.10. Behandling af tilbud
Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med nærværende udbudsforretning er Socialstyrelsen uvedkommende. Socialstyrelsen er ikke forpligtet til at tilbagelevere afgivne tilbud.
Leverandørvalget er ikke afsluttet, før kontrakten er underskrevet.
Den leverandør, der tildeles opgaven, skal aflevere sit tilbud samt en opgavebeskrivelse til Socialstyrelsen i elektronisk form.
Det vindende tilbud skal aflevere et resume af projektet på maksimalt 2 sider, der egner sig til offentliggørelse på Socialstyrelsens hjemmeside.
2.11. Kommunikation
Al kommunikation vedrørende udbuddet og tilbuddet med bilag skal være skriftligt og affattes på dansk.
2.12. Kontaktoplysninger for offentlige myndigheder
Oplysninger om skatter og afgifter fås hos:
Skatteministeriet, Koncerncenteret Nicolai Eigtveds Gade 28
1402 København K Danmark
Telefon: +45 33 92 33 92 Email: skm@skm.dk
Internetadresse (URL): www.skm.dk Oplysninger om miljøbeskyttelse fås hos:
Miljøstyrelsen Strandgade 29 1401 København K Danmark
Telefon: +45 72 54 40 00
12 Email: mst@mst.dk
Internetadresse (URL): www.mst.dk
Oplysninger om sikkerhed på arbejdspladsen og arbejdsvilkår fås hos:
Arbejdstilsynet Postboks 1228 0900 København C Danmark
Telefon: +45 70 12 12 88 E-mail: at@at.dk
Fax: +45 70 12 12 89
Internetadresse (URL): www.at.dk
3. Fortrolighed
Tilbudsgiverens opmærksomhed henledes på, at dokumenterne, herunder indkomne tilbud, i udbyders udbud vil kunne være omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt. Det betyder, at konkurrenter m.fl. kan anmode om aktindsigt i tilbud, der afgives. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud afhængig af omstændighederne imødekommes af den ordregivende myndighed.
Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt, kan tilbudsgiveren angive dette i sit tilbud.
Ordregiver vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen.
4. Projektbeskrivelse
4.1 Baggrund for puljen
Ifølge Sundhedsstyrelsen vokser 122.000 børn i alderen 0-18 år op i en familie, hvor den ene eller begge forældre drikker. Blandt de 19-35-årige er det 181.000, der angiver, at de er vokset op i en familie, hvor den ene eller begge forældre havde alkoholmisbrug2. Der findes ikke tilsvarende tal for børn og unge, der vokser op i familier med stofmisbrug, men Sundhedsstyrelsen oplyser, at i alt 1307 borgere, der var indskrevet i stofmisbrugsbehandling i 2011, havde børn under 18 år, som enten var hjemmeboende, anbragte uden for hjemmet eller boede hos den anden forælder. Samtidig har Sundhedsstyrelsen beregnet, at 33.000 mennesker har et stofmisbrug3.
Der er dermed en stor gruppe af børn og unge, der vokser op i familier med stof- eller alkoholproblemer. Mange af disse børn og unge oplever vanskeligheder i forhold til deres
2 Sundhedsstyrelsen, 2009: Når mor og far drikker. Faktablad 3.
3 Sundhedsstyrelsens hjemmeside om stoffer. http://stofinfo.sst.dk/Forsiden/Statistik/M_stofmis.aspx
13 daglige trivsel og udvikling. For mange er det problemer, der bæres ind i voksenlivet. Forskning viser således, at børnene og de unge har en øget risiko for at føle sig ensomme, blive deprimerede, få posttraumatisk stress, selv at udvikle et misbrug eller for ikke få en uddannelse eller et arbejde. Børn af forældre med alkoholproblemer har to en halv gange større risiko for allerede som børn at blive indlagt på en psykiatrisk afdeling, sammenlignet med andre børn.
Derudover oplever en fjerdedel af de børn, som vokser op med en forælder med alkoholproblemer, selvmordstruende adfærd hos forældrene. Det er erfaringsmæssigt nogle af de samme vanskeligheder, der gør sig gældende for børn af forældre med stofproblemer om end ofte med langt større belastningsgrad.
Nogle af disse børn og unge har behov for et behandlingstilbud, der kan hjælpe dem med at håndtere de problemstillinger, der kan opstå i eller som følge af opvæksten, og derved bidrage til at forbedre børnenes og de unges trivsel og understøtte en langsigtet positiv udvikling.
4.1.1 Puljens formål og rammer
Som led i aftalen om satspuljen for 2015, er afsat midler til en varig pulje ”Behandlingstilbud til børn og unge fra familier med stof- eller alkoholproblemer”. Formålet med puljen er at styrke barnets eller den unges håndtering af de udfordringer, herunder følelser, tanker og reaktionsmønstre, der kan følge af deres opvækst i en familie med stof- eller alkoholproblemer, for derved at forbedre trivslen og understøtte en langsigtet positiv udvikling.
Puljen skal sikre relevante og virksomme behandlingstilbud samt sikre den nødvendige kapacitet i behandlingstilbuddene. Herunder skal puljen understøtte:
- at flere børn og unge, der har et behov for støtte, får et gratis behandlingstilbud.
- at de behandlingstilbud der gives, er velbeskrevne og baseret på viden om, hvilke indsatser der er velegnede til det enkelte tilbuds målgrupper.
Kommuner samt private og frivillige organisationer, som ønsker at etablere nye indsatser eller udvide eller videreudvikle eksisterende indsatser til målgruppen, kan søge puljen.
Puljen har været udmeldt i foråret 2015 for første gang og forventes udmeldt igen i foråret 2019.
I januar 2016 udvælges de projekter, der får midler fra puljen i perioden fra januar 2016 til december 2019. Der er afsat i alt 264 mio. kr. til puljen i denne periode.
4.1.2 Puljens målgruppe
Puljens målgruppe er børn og unge under 25 år fra familier med stof- eller alkoholproblemer, som vil kunne drage nytte af et behandlingstilbud, der har fokus på at styrke barnets eller den unges håndtering af de udfordringer, der kan følge af en opvækst i en familie med stof- eller alkoholproblemer.
Målgruppen for puljen omfatter børn og unge, der bor hjemme hos deres forældre eller en anden nær omsorgsperson, hvoraf mindst én har stof- eller alkoholproblemer. Derudover kan det være børn og unge, der ikke længere bor sammen med deres forældre eller nære omsorgspersoner, eller børn og unge, hvor den eller de misbrugende forældre eller nære omsorgspersoner er døde.
14 Der er tale om en stor, men meget uhomogen målgruppe med uensartede behov, som nødvendiggør differentierede indsatser, såfremt hele målgruppen skal omfattes. Nogle børn og unge i målgruppen vil foruden et behandlingstilbud indenfor puljens rammer desuden have behov for støtte efter servicelovens bestemmelser.
4.1.3 Nuværende vidensgrundlag
Der er ikke megen forskning, der beskriver de udfordringer, som børn og unge, der vokser op i familier med stof- eller alkoholproblemer, kan opleve, og om virksomme indsatser til at håndtere disse udfordringer.
På området for alkoholmisbrug har Sundhedsstyrelsen gennem en årrække haft et øget fokus på familieorienteret alkoholbehandling, hvor børn og voksne, ud over den misbrugende, inddrages i alkoholbehandlingen, både sammen og i særskilte forløb. Herunder tilbyder en del behandlingssteder ligeledes støtte til børn og unge, som har en forælder der drikker, uafhængigt af om forælderen selv er i behandling. Sundhedsstyrelsen har endvidere udarbejdet to litteraturstudier4 samt i marts 2015 udmeldt nationale kliniske retningslinjer herfor5.
Den forskning, der findes på området, har primært haft fokus på at beskrive de negative konsekvenser, som forældrenes misbrugsproblemer har for børnene og de unge. Særligt har forskningen omhandlet de børn og unge, der vokser op i familier med alkoholproblemer6. Eksisterende studier omhandler hovedsageligt virkningsfulde indsatser målrettet forældre med misbrug eller unge med et stof- eller alkoholmisbrug, og kun i mindre grad indsatser rettet mod børn og unge af forældre med misbrug. Samtidig er forskningen på området kendetegnet ved, at mange af studierne kun i begrænset omfang identificerer hvilke elementer i indsatserne, der er virkningsfulde.
Derudover er der begrænset viden om, hvorvidt indsatserne er virksomme over for hele målgruppen i puljen, eller om indsatserne i højere grad skal målrettes enkelte undergrupper.
4.2 Evalueringsopgavens formål og rammer
Nærværende udbud omfatter opgaven med at kortlægge, monitorere og kvalificere de projekter og herunder de indsatser, der tildeles midler gennem puljen.
Formålet med evalueringen er at understøtte puljens formål ved at opnå viden om, hvorvidt de børn og unge, der har et behov for støtte, får et behandlingstilbud, samt viden om hvilke indsatser, der er velegnede til målgruppen.
Evalueringen skal bidrage til at:
• Indsamle viden om virkningsfulde indsatser til målgruppen
• Indsatserne beskrives i en form, så de kan udbredes til andre
4 Lindgaard, Helle 2002: Voksne børn fra familier med alkoholproblemer – mestring og modstandsdygtighed.
Center for Rusmiddel-forskning
5 http://sundhedsstyrelsen.dk/da/udgivelser/2015/nkr-behandling-af-alkoholafhaengighed
6 Sundhedsstyrelsen, Det nationale Forskningscenter for Velfærd (SFI), Center for Rusmiddelforskning, Ugeskrift for læger m.fl
15
• Understøtte og kvalificere projekternes faglige vidensgrundlag
• Støtte projekterne i dokumentation af egen praksis og resultatopnåelse
• Generere viden på tværs af de behandlingstilbud, som tilbydes via de projekter, der modtager tilskud gennem puljen.
Opgaven består overordnet af følgende:
1. Kortlægning af indsatser på området generelt
2. Understøttelse og kvalificering af projekter og indsatser i puljen 3. Monitorering af projekter og indsatser i puljen
4. Formidling af resultaterne
Socialstyrelsen kender endnu ikke det endelige antal projekter, der tildeles midler fra puljen, da udvælgelsen af projekter sker i januar 2016. Tilbudsgiver skal tage udgangspunkt i, at der tildeles midler til 15 projekter, og skal udforme evalueringens form og indhold herudfra. Dog således, at designet kan tilpasses, såfremt antallet af projekter afviger herfra. Tilbudsgiver skal derfor i sit tilbud kunne imødekomme op til 5 yderligere projekter, så der i alt kan indgå op til 20 projekter i evalueringen.
I de kommende afsnit gives en uddybende beskrivelse af opgaverne og tilhørende delopgaver.
Beskrivelsen danner rammen om evalueringsopgaven, sådan som Socialstyrelsen som opdragsgiver tænker opgaven. Tilbudsgiver er i tilbuddet velkommen til at uddybe, supplere eller komme med alternative forslag til elementerne i evalueringsopgaven. I så fald skal disse begrundes.
4.2.1 Kortlægning af indsatser på området generelt
Der skal indledningsvist gennemføres en kortlægning af indsatser til målgruppen i Danmark.
Baggrunden for dette er, at der ikke findes et aktuelt overblik over de indsatser, der tilbydes målgruppen på tværs af landet. Kortlægningen skal bidrage til en generel vidensopbygning på området.
Formålet med kortlægningen er at bidrage med viden om, hvordan indsatserne i Danmark er tilrettelagt for målgruppen, og hvad der peges på som det virkningsfulde i indsatsen. Der er tale om en bred målgruppe, blandt andet i forhold til alder og om familien har stof eller alkoholproblemer. Kortlægningen skal derfor give et billede af, hvilke typer af indsatser der er mest udbredt til målgruppen generelt og til de enkelte undermålgrupper. Den skal endvidere give et billede af hvilke typer af indsatser, der i mindre grad eller slet ikke tilbydes. Det skal tydeligt fremgå af kortlægningen, hvilke indsatser der gives tilskud til gennem puljen.
Kortlægningen skal indeholde en karakteristik af indsatserne, herunder formål, målgruppe herunder undermålgrupper, mål, metode, varighed, aktiviteter i indsatsen, hvem der tilbyder indsatserne og herunder de tilknyttede fagligheder samt mulige samarbejder med andre parter om indsatsen.
I det omfang det er muligt at finde denne viden, ønskes ligeledes en beskrivelse af, hvilke elementer der vurderes som de mest virkningsfulde i indsatsen eller forventes at være mest virkningsfulde, og om der er andre forhold ved eksempelvis tilrettelæggelse, samarbejdsforhold eller faglig kapacitet, som har betydning for, at indsatsen vurderes virkningsfuld.
16
Kortlægningen kan gennemføres på forskellig vis. Det kan være gennem desk research suppleret med viden fra Tilbudsportalen7 eller interviews med relevante fagpersoner eller faglige eksperter8. Leverandøren kan desuden anvende de beskrivelser af indsatserne, som projekterne har udarbejdet i forbindelse med ansøgningen til puljen (jf. puljevejledningens afsnit 9.3).9 Der stilles krav om, at leverandøren inddrager faglige eksperter til at kvalificere kortlægningen.
Det gælder både i udformningen af kortlægningens design og i forhold til kvalificering af resultaterne. Socialstyrelsen skal godkende, hvilke faglige eksperter, der inddrages og til hvad.
Kortlægningens resultater skal formidles til Socialstyrelsen og til projekterne. Der skal ske en afrapportering på maximalt 20 sider eksklusiv bilag.
Kortlægningen skal opdateres i efteråret 2018, så den viser aktuel status i forhold til det billede, der blev tegnet indledningsvist. Rapporten skal bygge på eksisterende data og inddrage ny data.
Der stilles krav om inddragelse af faglige eksperter. Omfanget skal maksimalt være 20 sider eksklusiv bilag.
Tilbudsgiver kan stille forslag til andet indhold i kortlægningen. Dette skal begrundes.
Tilbudsgiver skal beskrive og begrunde, hvordan kortlægningen gennemføres samt hvilke eksperter, der involveres til hvad i dette arbejde. Tilbudsgiver skal beskrive, hvordan resultaterne formidles, herunder beskrive rapportens overordnede indhold og struktur.
4.2.2 Understøttelse og kvalificering af projekter og indsatser i puljen
Denne opgave består af fire delopgaver, som tilsammen skal være med til at understøtte og kvalitetssikre projekterne og indsatserne i puljen.
Leverandøren skal indledningsvis A) udforme beskrivelser af indsatserne, herunder foretage en klassificering af indsatserne, og B) kvalificere de udarbejdede forandringsteorier for indsatserne, foretage en implementeringsanalyse af indsatserne under hvert projekt, og udarbejde en implementeringsplan for det enkelte projekt.
Leverandøren skal efterfølgende C) understøtte projekternes og indsatsernes løbende udvikling og D) understøtte erfaringsudveksling og netværksdannelse mellem projekterne.
I det følgende uddybes indholdet af delopgaverne.
4.2.2.1 Delopgave A: Indsatsbeskrivelser og klassificering
Formålet med at udarbejde beskrivelser af indsatserne under de enkelte projekter er at få indgående viden om, hvordan indsatserne er tilrettelagt eller forventes at blive tilrettelagt for de
7 http://www.tilbudsportalen.dk/
8 Ved faglige eksperter menes forskere eller lign. med viden om og indblik i feltet
9 https://tilskudsportal.sm.dk/Sider/bufa.aspx
17 forskellige målgrupper, og hvad der vurderes som virkningsfuld eller forventes at være virkningsfuldt i indsatsen. Indsatsbeskrivelserne skal give viden til Socialstyrelsen og evaluator om indsatserne. For projekterne kan beskrivelserne anvendes som værktøj til at sikre metodisk stringens i den leverede indsats. Desuden kan projekterne anvende indsatsbeskrivelsen som et dialogværktøj internt i projektet og som et samarbejdsværktøj ved eventuelt samarbejde med kommuner eller organisationer.
Formålet med klassificeringen er dels at synliggøre overfor projekterne, i hvilken udstrækning indsatserne er veldokumenterede og velbeskrevne, og dermed motivere projekterne til at arbejde med dokumentation og fælles faglige drøftelser. Derudover vil klassificeringen fungere som afsæt for Socialstyrelsens processtøtte til projekterne, og vil derfor være med til at målrette processtøtten til det enkelte projekt.
Indsatsbeskrivelser
Leverandøren skal i tæt dialog med projekterne udforme beskrivelser af de indsatser, som tildeles midler gennem puljen.
Indsatsbeskrivelserne skal tage udgangspunkt i de fem dimensioner i Socialstyrelsens vidensdeklaration (målgruppe, metodebeskrivelse, implementering, effekt og økonomi), og skal samtidig indeholde proces- og arbejdsgangsbeskrivelser. Leverandøren forventes at orientere sig heri: http://socialstyrelsen.dk/tvaergaende-omrader/socialstyrelsens-viden/vidensdeklaration.
Indsatsbeskrivelserne skal beskrive projekternes rekrutteringsstrategi. Det skal dokumenteres, om og i så fald hvordan, de forskellige projekter samarbejder med andre kommuner eller organisationer, og om der er tale om nye eller eksisterende samarbejder. Det kan være viden om, hvorvidt de indsatser, der har et samarbejde med kommunen, kender til de relevante supplerende tilbud i kommunen, eller at kommunen kender til de indsatser, som tilbydes målgruppen.
Herunder hvilken betydning, det kan have for indsatsens virkning, at der samarbejdes internt og eksternt om indsatsens gennemførelse, og hvordan der gennem samarbejdet kan sikres den bedst mulige helhedsorienterede indsats for barnet eller den unge.
Klassificering af indsatserne
Som led i udformningen af indsatsbeskrivelserne, skal leverandøren klassificere indsatserne.
Klassificeringen af indsatserne giver mulighed for at sammenligne indsatserne på tværs ud fra hvor veldokumenterede de er. Indsatserne kan klassificeres ud fra følgende niveauer10:
1. Potentiel virkningsfuld indsats
Indsatsens formål, mål samt målgruppe er velbeskrevet. Endvidere er der en tydelig beskrivelse af metoder, teknikker, værktøjer og aktiviteter.
2. Sandsynlig virkningsfuld indsats
Indsatsen skal opfylde niveau 1, og samtidig skal der foreligge et fornuftigt og plausibelt rationale bag, at indsatsen bør have en virkning. Det kan for eksempel være teoretiske forklaringer, der sandsynliggør, at indsatsen har en virkning i forhold til bestemte målgrupper.
3. Funktionelt virkningsfuld indsats
10 Klassificeringen stammer fra ungsinn.no
18 Indsatsen skal opfylde niveau 1 og 2, og samtidig skal der være foretaget en systematisk evaluering af indsatsen, som viser, at det er muligt at opnå de ønskede virkninger for målgruppen.
4. Dokumenteret virkningsfuld indsats
Indsatsen skal opfylde niveau 1, 2 og 3, og samtidig skal indsatsen være evalueret ud fra et forskningsdesign højt rangeret på evidensstigen. Det kan for eksempel være RCT- studier eller longitudinelle studier.
Leverandøren er ansvarlig for at fastlægge de endelige klassificeringsniveauer og kriterier, og for at foretage klassificeringen af indsatserne. Der pågår pt. et arbejde i Socialstyrelsen med at definere en beskrivelse af lovende praksis på det specialiserede socialområde. Resultaterne forventes at foreligge i første halvår af 2016. Leverandør skal i det i det omfang det er muligt inddrage dette arbejde i fastlæggelsen af de endelige klassificeringsniveauer og kriterier.
Tilbudsgiver skal stille forslag til, hvordan der indhentes den nødvendige information til indsatsbeskrivelserne og hvordan der udarbejdes indsatsbeskrivelser for indsatserne under de enkelte projekter. Tilbudsgiver skal derudover beskrive, hvordan klassificeringen forventes gennemført. Tilbudsgiver kan stille forslag til at anvende andre typer af klassificeringsniveauer, så længe at klassificeringen tjener samme formål.
4.2.2.2 Delopgave B: Forandringsteori, implementeringsanalyse og -plan
Kvalificere indsatsernes forandringsteorier i samarbejde med det enkelte projekt
For at sikre, at projekterne har det bedst mulige udgangspunkt for at opnå resultater for deres målgrupper, skal leverandøren, i tæt samarbejde med projekterne, arbejde med at kvalificere projekternes forandringsteorier for den eller de indsatser, som de leverer. Projekterne vil allerede i forbindelse med deres ansøgning til puljen have udarbejdet en foreløbig forandringsteori, jf.
puljevejledningen11. Ved at kvalificere indsatsernes forandringsteorier sandsynliggøres, hvorvidt indsatsernes langsigtede mål kan opnås, og hvad der skal til for at sikre forudsætningerne for en virkningsfuld indsats.
Leverandøren skal sikre, at indsatsernes forandringsteorier som minimum indeholder:
- Formålsbeskrivelse for den enkelte indsats - Målgruppebeskrivelse
- Den anvendte implementeringsteori (fx logisk model) - Outcome-kæde
- De kritiske antagelser - Vurdering af risici
- Væsentlige implementeringsfaktorer herunder relevante kernekomponenter
Leverandøren skal derudover støtte projekterne i at justere og kvalificere indsatsernes forandringsteori. Forandringsteorien skal således også fungere som et aktivt støtteredskab for projekterne i arbejdet med at tilrettelægge, monitorere, implementere og kvalitetssikre indsatsen i hele projektperioden.
11 https://tilskudsportal.sm.dk/Sider/bufa.aspx
19 Implementeringsanalyse
Der skal gennemføres en implementeringsanalyse af indsatserne under hvert projekt.
Implementeringsanalysen skal bidrage til at identificere hæmmende eller fremmende faktorer for en vellykket implementering af indsatserne. Denne viden skal anvendes til at kvalificere indsatsernes forandringsteorier, inden monitoreringen af projekterne starter, men skal også bruges til at understøtte indsatsernes løbende udvikling.
For nogle indsatser vil der være beskrivelser af eller manualer for, hvordan de udføres og implementeres i praksis. For disse indsatser skal der gennemføres en implementeringsanalyse, som empirisk undersøger, om det er muligt at implementere de forskellige indsatser som beskrevet, og om indsatserne implementeres efter forskrifterne.
For andre indsatser er der ikke på samme måde tale om beskrivelser eller manualer for, hvordan de udføres og praktiseres. Her skal det i stedet beskrives, hvordan indsatserne bedst muligt kan udføres og implementeres i praksis, og hvad der skal til, for at projekterne kan leve op til dette.
Leverandøren skal også foretage en omkostningsvurdering af indsatserne, herunder udgifter til forberedelse, uddannelse, løn, udstyr og materialer. De fleste af disse oplysninger foreligger allerede i projekternes ansøgning om midler gennem puljen. Evt. supplerende oplysninger skal hentes hos projekterne.
Samtidig skal leverandøren udarbejde relevante fidelitetskriterier til at undersøge implemen- teringsgraden i projekterne.
Tilbudsgiver skal i deres tilbud angive, hvordan implementeringsanalyserne kan gennemføres.
Tilbudsgiver skal beskrive rammer og indhold for implementeringsanalysens design, herunder forslag til fidelitetskriterier. Derudover skal tilbudsgiver beskrive hvordan omkostningsvurderingen kan gennemføres.
Udarbejde implementeringsplan for hvert projekt
Leverandøren skal, på baggrund af det indledende arbejde med projekterne, udarbejde en implementeringsplan for alle projekterne. Implementeringsplanen er et styringsredskab for implementeringen af en eller flere indsatser, som indeholder overblik over indsatser, opgaver, milepæle og roller i projektet. Med implementeringsplanen er det muligt på systematisk vis at være opdateret på udviklingen i projektet samt at identificere eventuelle implementeringsfejl.
Brug af eksperter
Der stilles krav om, at leverandøren involverer faglige eksperter til at kvalificere beskrivelserne og klassificeringen af indsatserne, udarbejdelsen af forandringsteorier, implementeringsanalyse såvel som implementeringsplan. Socialstyrelsen skal godkende, hvilke eksperter der inddrages og til hvad.
Tilbudsgivere skal i deres tilbud angive processen for kvalificeringen af forandringsteorierne.
Tilbudsgiver skal desuden angive rammer og indhold for, hvordan der udarbejdes implementeringsplaner for alle projekterne. Tilbudsgiver bedes for begge opgaver redegøre for, hvordan der gøres brug af eksperter.
20 4.2.2.3 Delopgave C: Understøtte projekternes og indsatsernes løbende udvikling Projekterne skal understøttes, så indsatserne til målgruppen hele tiden udvikles og forbedres på baggrund af evaluerings- og monitoreringsarbejdet.
Formålet er at sikre, at projekterne ikke blot dokumenterer indsatsen, men også anvender de indsamlede data til udvikling af indsatserne.
Leverandøren skal rådgive og støtte projekterne i, hvordan de kan bruge den løbende dokumentation og monitoreringsdata til at håndtere indsatsen over for målgruppen, samt hvordan projekterne omsætter den løbende dokumentation til organisatorisk læring og til udvikling af indsatserne.
Rådgive projekterne om dokumentationsopgaven
Leverandøren skal rådgive projekterne om dokumentationsopgaven, og løbende foretage opfølgninger på projekternes dokumentationspraksis, med henblik på en rettidig identifikation af eventuelle mangler eller uhensigtsmæssigheder i projekternes dokumentation.
Det vil være forskelligt, hvor stort et behov de enkelte projekter vil have for rådgivning om, hvordan de bedst muligt indsamler data om de indsatser, som de tilbyder. Leverandøren skal i dialog med projekterne sikre, at de er klædt på til denne opgave. Leverandøren kan for eksempel udarbejde og udlevere en miniguide til projekterne med gode råd til at indsamle data relateret til de indsatser, som de tilbyder.
Den opfølgning leverandøren skal foretage, skal være velegnet til at informere projekterne om omfanget og karakteren af eventuelle uhensigtsmæssigheder. Opfølgningen skal kunne danne grundlag for en dialog mellem leverandøren og det enkelte projekt om de forhold, der hindrer dokumentationen, for eksempel tekniske vanskeligheder, manglende information om eller kendskab til dokumentationsopgaven med videre.
Rådgive projekterne i at arbejde ud fra resultatbaseret styring
Der vil være stor forskel på, hvilken erfaring projekterne har med at dokumentere den indsats, som de leverer, og de resultater, som de opnår. Ligeledes vil projekterne have forskellige erfaringer med at arbejde med resultatbaseret styring, herunder brugen af indikatorer, til løbende udvikling og forbedring af de leverede indsatser.
Leverandøren skal tilbyde målrettet og konkret støtte til projekterne, så de er klædt på til at udføre det nødvendige dokumentationsarbejde i projektperioden og stille relevante dokumentationsredskaber til rådighed for projekterne. Leverandøren skal yderligere rådgive og bistå projekterne i at analysere de data, som projektet har indsamlet, og understøtte projekterne i at anvende data til kvalificeret justering af deres indsats.
Projekterne skal støttes til at handle og styre på baggrund af de indsamlede data, for eksempel ved telefonisk rådgivning eller ved at leverandøren udleverer en miniguide til projekterne med gode råd.
21 Rådgivningen skal tilpasses det enkelte projekts størrelse og kapacitet.
Udarbejde metodisk manual til rådgivning om dokumentationsarbejdet
Leverandøren skal udarbejde en kort og præcis metodisk manual for, hvordan leverandøren vil støtte projekterne i at indsamle de relevante data, og at handle og styre projektet på baggrund af de indsamlede data. Manualen skal bruges til at sikre, at projekterne støttes i den nødvendige grad til at kunne indsamle data, og handle på baggrund heraf. Manualen skal ligeledes sikre, at Socialstyrelsen vil kunne overtage leverandørens rådgivning og støtte efter projektperioden udløber i 2019.
Indsatsbeskrivelser, forandringsteorier og indikatorer skal kvalificeres
Midtvejs i projektperioden skal leverandøren kvalificere indsatsbeskrivelser, klassificeringer, forandringsteorier og indikatorer. Kvalificeringen skal dokumentere indsatsernes udvikling og samtidig sikre, at det er de helt rigtige indikatorer, der måles på.
Leverandøren skal revurdere og om nødvendigt tilrette projekternes indsatsbeskrivelser.
Samtidig skal leverandøren revurdere og muligvis justere den klassificering, der indledningsvist er foretaget af indsatserne i forhold til deres evidensniveau. Formålet er at tydeliggøre, hvorvidt indsatserne har flyttet sig i forhold til deres oprindelige udgangspunkt, og herigennem motivere til fortsat løbende udvikling. Derudover skal klassificeringen anvendes til at kvalificere Socialstyrelsens processtøtte, så det hele tiden er projekter med de største behov, der får mest intensiv støtte.
Leverandøren skal yderligere justere og kvalificere forandringsteorierne, i tæt samarbejde med projekterne, på baggrund af dokumentationsarbejdet og i takt med at indsatserne udvikles og forbedres. Derudover sikre, at det stadig er de mest relevante indikatorer, der anvendes i monitoreringen af projekter og indsatser, som beskrives i afsnit 4.2.3. I udgangspunktet ændres der dog ikke på basis-indikatorerne i projektperioden12.
Tilbudsgivere skal angive, hvordan projekterne forventes klædt på til dokumentationsarbejdet, samt beskrive rammerne for den målrettede støtte og rådgivning i resultatbaseret styring, som skal tilbydes projekterne. Tilbudsgiver skal yderligere redegøre for, hvordan der midtvejs sikres en kvalificering og revurdering af indsatsbeskrivelser, klassificering, forandringsteorier og indikatorer.
4.2.2.4 Delopgave D: Erfaringsudveksling og netværksdannelse
Der skal gives mulighed for erfaringsudveksling, vidensdeling og netværksdannelse mellem projekterne. Formålet er at understøtte projekterne og indsatsernes faglige udvikling og kvalitet.
Leverandøren skal facilitere erfaringsudveksling og netværksdannelse mellem projekterne via fysiske møder. Leverandøren kan vælge at organisere erfaringsudvekslingen ud fra eksempelvis geografisk beliggenhed eller målgruppe eller en kombination heraf. Det forventes, at
12 En indikator er en kvantitativ måleenhed som indikerer, hvorvidt de forventede aktiviteter er gennemført. En god indikator angiver en kvantitativ størrelse for, hvad målet er, der bør nås.
22 leverandøren sikrer, at der sker en systematisk og kontinuerlig erfaringsudveksling mellem projekterne. Socialstyrelsen foreslår, at der afholdes aktiviteter cirka hvert halve år.
Leverandøren står for alt det praktiske vedrørende afholdelse af aktiviteter. Alle omkostninger til afholdelse af arrangementer og møder skal afholdes inden for nærværende kontrakt, og der må ikke opkræves deltagergebyr for projekternes deltagelse.
Kick-off-seminar
Leverandøren skal i samarbejde med Socialstyrelsen afholde et kick-off-seminar for projekterne i maj 2016. Leverandøren skal planlægge og facilitere arrangementet samt præsentere leverandørens opgaver.
Tilbudsgiver skal i tilbuddet stille forslag til processen for facilitering af erfaringsudveksling og netværksdannelse mellem projekterne samt komme med et forslag til en plan herfor. Yderligere skal tilbudsgiver skitsere rammer og indhold for kick-off-seminariet for projekterne, og der skal stilles forslag til dato.
4.2.3 Monitorering
Der skal gennemføres en løbende, målrettet og systematisk dokumentation af projekterne og de iværksatte indsatser i projektperioden. Monitoreringssystemet skal etableres, så det kan anvendes udover projektperioden. Der er afsat varige midler til puljen til behandlingstilbud til børn og unge, der vokser op i familier med alkohol og stofproblemer, og der skal i den forbindelse sikres en monitorering af de projekter, der får puljemidler – også i kommende projektperioder.
Socialstyrelsen har en indberetningsløsning, SIV. Det er denne it-løsning, der skal anvendes til at indsamle data.
Formålet med monitoreringen er at følge projekternes fremdrift og måle virkningerne af indsatserne. Monitoreringen skal således bidrage med viden om det enkelte projekt såvel som på tværs af projekter. Monitoreringen skal indsamle viden om resultatopnåelse og virkningsfulde indsatser til målgruppen.
Der er tre delopgaver i forbindelse med monitoreringen. Leverandøren skal E) udarbejde tværgående indikatorer på tværs af projekterne til monitoreringen. Derudover skal leverandøren F) forberede monitoreringen ved at sikre, at det system, som Socialstyrelsen stiller til rådighed, kan håndtere de indsamlede data fra projekterne. Ikke mindst skal leverandøren gennemføre monitoreringen af projekter og indsatser.
I følgende uddybes de tre delopgaver.
4.2.3.1 Delopgave E: Tværgående forandringsteorier og indikatorer
Der skal udarbejdes forandringsteorier og indikatorer på tværs af projekterne og indsatserne.
Formålet med at sikre en tværgående kvalificering af indsatserne er at tydeliggøre, hvad der er de virkningsfulde kerneelementer på tværs af indsatserne. Dette arbejde danner grundlag for det videre arbejde med at opstille indikatorer til at måle, om projekterne har en succesfuld fremdrift, og om de ved projektperiodens afslutning har opnået de opstillede mål.
23 Tværgående forandringsteorier for indsatserne på tværs af projekterne
Leverandøren skal på baggrund af arbejdet med forandringsteorier i projekterne opstille én eller flere tværgående forandringsteorier for indsatserne på tværs af projekterne. Det kan være relevant at opstille en tværgående forandringsteori for de forskellige målgrupper, indsatser, metoder, problemstillinger med videre. Forandringsteorierne skal illustrere, hvad der er de virkningsfulde kerneelementer på tværs af indsatserne, eller for nyopstartede projekter, hvad der er forventningen hertil.
Leverandøren er ansvarlig for løbende at justere og kvalificere de tværgående forandringsteorier i samarbejde med projekterne. Dette arbejde skal ske sideløbende med udviklingen af tværgående indikatorer for indsatserne.
Kerneelementer på tværs af indsatserne
Leverandøren skal pege på centrale kerneelementer på tværs af indsatserne. Kerneelementerne defineres som de ufravigelige krav til indsatserne, som skal implementeres, for at opnå de ønskede virkninger. Det er kerneelementerne, der danner grundlag for det videre arbejde med at kvalificere forandringsteorier på tværs af projekterne samt i arbejdet med at opstille tværgående indikatorer for monitoreringen af indsatserne.
Udarbejde tværgående indikatorer for indsatserne
Leverandøren skal bistå projekterne i at identificere basis-indikatorer for henholdsvis kvaliteten og kvantiteten af den leverede indsats og for de opnåede resultater for målgruppen, som efterfølgende skal indgå i monitoreringen af projekterne. Basis-indikatorerne er indikatorer, som indsatserne, på tværs af alle projekter, kan måles på. Det er væsentligt, at indikatorerne kan identificere, om målet er nået. Det vil sige, om projekterne har en succesfuld fremdrift, og om projekterne ved projektperiodens afslutning har opnået de opstillede mål. Herunder skal det også være muligt at identificere, hvilke hæmmende eller fremmende faktorer, der kan være for en virkningsfuld indsats.
I udviklingen af indikatorer forventes det, at leverandøren tager udgangspunkt i de beskrevne dele af indsatserne, som i forandringsteorierne fremhæves som centrale, for at indsatsen virker (kerneelementerne), da det er de dele, der ønskes implementeret. Derudover skal leverandøren være særlig opmærksom på de opstillede forventede resultater for puljen, som er angivet i puljevejledningen13, da de forventede resultater for puljen samlet skal danne udgangspunkt for udviklingen af indikatorer.
Indikatorerne skal udvikles på alle niveauer i forandringsteorien. Det vil sige både for de virkninger, man gerne vil opnå, og for de processer, der skal føre frem til virkningerne. Der skal udvikles relevante basis-indikatorer for indsatserne på tværs af projekterne for resultaterne på kort, mellemlangt og om muligt også på langt sigt. Basis-indikatorerne kan suppleres af enkelte individuelle indikatorer for indsatser under de enkelte projekter. Der bør ikke være for mange indikatorer, da det i så fald bliver meget komplekst at måle projekternes fremdrift og succes. Alle de valgte indikatorer skal SMART-sikres.
13 https://tilskudsportal.sm.dk/Sider/bufa.aspx
24 På baggrund af udviklingen af indikatorerne skal leverandøren udarbejde et indikatorkatalog til brug ved monitoreringen af indsatserne. Socialstyrelsen skal godkende indikatorkataloget før brug.
Brug af eksperter til kvalificering af basis-indikatorer
Leverandøren skal inddrage faglige eksperter, der skal kvalificere de udvalgte basis-indikatorer og om nødvendigt rådgive leverandøren om mulige individuelle indikatorer. Socialstyrelsen skal godkende, hvilke faglige eksperter der inddrages og til hvad.
Tilbudsgiver skal beskrive og begrunde, hvordan de tværgående forandringsteorier for indsatserne forventes udviklet, justeret og kvalificeret i projektperioden. Tilbudsgiver skal yderligere angive rammer og indhold for processen med at udpege kerneelementer på tværs af indsatserne og efterfølgende, hvordan der udarbejdes tværgående indikatorer for henholdsvis kvantiteten og kvaliteten i den leverede indsats og opnåede resultater. Tilbudsgiver skal desuden komme med bud på processen for, hvordan indikatorer udvikles samt rammer og indhold for et indikatorkatalog. Tilbudsgiver skal stille forslag til, hvordan der gøres brug af eksperter.
4.2.3.2 Delopgave F: Forberedelse af monitorering
I forberedelsen af monitoreringen skal det endelige evalueringsdesign fastlægges, og kravspecifikationen til it-indberetningsløsningen skal klargøres.
Det endelige evalueringsdesign foreligger
I beskrivelsen af evalueringsdesignet skal det tydeligt fremgå, hvilke indikatorer, der er valgt.
Derudover skal der fremgå overvejelser om, hvem der indberetter hvilke data og forudsætningerne for at give valide svar.
Understøtte Socialstyrelsens it-løsning
Socialstyrelsens indberetningsløsning, SIV, skal anvendes til at indsamle data. Systemet kravspecificeres iterativt i et samarbejde mellem leverandøren og Socialstyrelsen.
Tilbudsgiver skal give en konkret beskrivelse af rammerne for fastlæggelse af det endelige evalueringsdesign. Derudover skal tilbudsgiver angive, hvorledes samarbejdet om krav- specifikationen kan gennemføres.
4.2.3.3 Delopgave G: Monitorering af indsatserne
Monitoreringen i projektperioden har til formål at følge, om de forventede resultater på kort og mellemlangt sigt opnås i projekterne. De indsamlede informationer kan anvendes til målrettet og systematisk opfølgning og styring af de enkelte projekter samt bidrage til at kvalificere Social- og Indenrigsministeriets genudmelding af puljen i 2019.
Formålet er samtidigt at sikre, at projekterne kan indsamle, dokumentere og følge op på resultaterne på projektniveau, sål den socialfaglige indsats over for målgruppen styrkes gennem målrettet og vidensbaseret arbejde. Det er forventningen, at dette vil medvirke til at øge kvaliteten af de enkelte projekters indsatser.
25 Derudover er formålet at sikre en varig monitorering af puljen fra 2019 og frem. Det er helt centralt, at den varige monitorering er sat op, så det er nemt for dem, der skal indsamle og anvende data, men også fremover giver den nødvendige viden og kan justeres i forhold til fremtidige vidensbehov.
Leverandørens opgave består i at igangsætte en monitorering af projekterne og indsatserne i projektperioden, som tager udgangspunkt i de opstillede indikatorer.
Monitoreringens indhold
Det forventes, at der gennem monitorering af indsatserne foretages:
1) En før-måling, når der igangsættes et forløb med et barn eller ung (baseline).
2) Mindst én måling undervejs i forløbet, medmindre faglige argumenter taler imod.
3) En efter-måling, når der afsluttes et forløb med et barn eller ung.
Monitoreringen kan være baseret på både kvantitative og kvalitative data, hvor der med validerede instrumenter indhentes relevante oplysninger om indsatserne og de forskellige målgrupper, som skal bidrage med viden om resultater for målgruppen på kort, mellemlangt og langt sigt. Leverandøren bedes tage udgangspunkt i de validerede instrumenter til evalueringer, som Socialstyrelsen har godkendt. Læs mere på Socialstyrelsens hjemmeside http://socialstyrelsen.dk/tvaergaende-omrader/socialstyrelsens-viden/validerede-maleredskaber- 1. Såfremt tilbudsgiver finder det hensigtsmæssigt at anvende andre validerede instrumenter, skal det begrundes.
Leverandøren skal indsamle data fra dels målgruppen, herunder barnet eller den unge og i visse tilfælde forældrene, hvor børnene er for små til selv at deltage, og dels de fagprofessionelle, der på forskellig vis er involveret i den indsats, der udføres.
Monitoreringen skal samtidig belyse implementeringsgraden i de enkelte indsatser, og leverandøren skal redegøre for, hvilke handlinger der forventes iværksat, hvis resultaterne i de enkelte indsatser ikke er som forventet undervejs i projektperioden. Leverandøren skal udvælge relevante validerede instrumenter til monitoreringen. Der skal anvendes validerede instrumenter i det omfang de findes, og ellers skal leverandøren beskrive en alternativ løsning på, hvordan resultaterne kan dokumenteres. I forbindelse med anvendelse af validerede instrumenter, skal leverandøren afholde udgifter til licenser med videre i forbindelse med evalueringen samt eventuelle udgifter til oversættelser, udarbejdelse af normtal med videre. Eventuelle oversættelser bør følge internationale standarder herfor.
Samtidig skal leverandøren sikre, at de kvalitative og kvantitative data opsamles, dokumenteres og anvendes i forbindelse med monitorering af indsatserne.
Der skal indsamles viden om antal deltagere, omfang af fremmøde samt frafald, typer af indsatser og målgrupper, virkninger i forhold til behandlingsmål, indsatsernes varighed og karakter. Der skal samtidig indsamles viden om barnets trivsel og relationer, herunder som minimum viden om barnets hverdagsliv i dagtilbud og skole. Monitoreringen skal derudover indsamle data om projekternes organisatoriske forhold, kapacitet som kompetencer, rekruttering
26 til tilbuddet, samarbejder med andre parter om indsatsen med videre. Gennem monitoreringen skal det være muligt at følge barnets udvikling over længere tid.
Leverandøren skal årligt følge op på, hvordan og om projekterne får rekrutteret de børn og unge i målgruppen, som matcher den eller de indsatser, de udbyder.
Dataindsamlingen skal bygges fleksibelt op, så der tages højde for forskelle i og på tværs af projekterne, og at der er mulighed for løbende at tilføje eller slette kategorier og spørgsmål undervejs – undtaget basis-indikatorerne. Det forventes, at dataindsamlingen dokumenteres via Socialstyrelsens it-indberetningsløsning.
Håndtering af data
Det påhviler leverandøren at sikre, at indsamling og håndtering af alt data, herunder persondata, i evalueringen foregår lovligt samt etisk og datasikkerhedsmæssigt forsvarligt. Socialstyrelsen har fællesanmeldelse i forhold til datatilsynet. Efter der er indgået kontrakt om nærværende udbud, indgås databehandleraftale mellem Socialstyrelsen og leverandør, så Socialstyrelsen kan få adgang til evalueringsdata til analyseformål i evalueringsperioden samt videregivelse af personhenførbare data til SFI - Det Nationale Forskningscenter for Velfærd efter evalueringens afslutning jf. Tilbud – Bilag 9.
Leverandøren skal rådgive projekterne om relevante juridiske og etiske aspekter af dataindsamlingen. Juridisk skal leverandøren særligt være opmærksom på at rådgive og støtte projekterne, så de overholder persondatalovens bestemmelser. Leverandøren skal hjælpe projekterne med at udforme ansøgninger til Datatilsynet, såfremt det er påkrævet for at løse dokumentationsopgaven, og påse at relevante godkendelser er erhvervet. Etisk skal leverandøren særligt rådgive projekterne om god dataindsamlingsskik for så vidt angår projektets målgruppe, herunder tavshedspligt, forældreinddragelse med videre.
Det er af stor vigtighed for evalueringens resultater, at så mange børn og unge som muligt, der modtager en indsats, deltager i evalueringen gennem cpr. registrering. For børn under 18 år kræver det forældrenes samtykke for at børnene må deltage. Indenfor rammerne af evalueringen skal det dog være muligt for projekterne at tilbyde en anonym indsats til barnet eller den unge, hvor det vurderes muligt inden for projektets ramme og eksisterende lovregler.
Leverandøren skal informere og vejlede projekterne om anvendelsen af cpr. registrering, og hvordan der samtidig sikres anonymitet. Det forventes, at leverandøren tager højde for relevant lovgivning på området.
Leverandøren skal derudover overveje, hvilke muligheder der er for at følge målgruppen efter behandlingen er afsluttet før at kunne følge de mere langsigtede effekter af puljen.
Anvende redskab til løbende feedback mellem målgruppen og indsatsen
Leverandøren skal i monitoreringen anvende et valideret feedback-redskab, som kan følge op på, hvorvidt resultaterne af indsatserne opnås, og derigennem være med til at understøtte og kvalificere indsatserne samt sikre kapacitetsopbygning hos personalet.
