1/6
Organisering af den kommunale Facilities Management funktion (den kommunale driftsherrefunktion)
Projektbeskrivelse
21. juni 2006
1. Indledning
Projektbeskrivelsen er udarbejdet på baggrund af ansøgning til BoligfondenKuben af 20.
marts 2006, fondens tilsagn om finansiering af projektet af 11. april 2006 og efterfølgende drøftelser mellem fonden og Dansk Facilities Management netværk
Projektet gennemføres i forlængelse af projektet ”Organisering af en professionel kommu- nal bygherre-funktion”, som ligeledes har opnået finansiering fra BoligfondenKuben.
2. Projektets regi og deltagere
2.1 Regi
Projektet gennemføres i regi af Dansk Facilities Management netværk (DFM netværk), sekretariatet v/ chefkonsulent Poul Henrik Due, Teknologisk Institut, Byggeri, Gregersens- vej, 2630 Taastrup, tlf. 72 20 22 48, fax 72 20 22 40, e-mail poul.h.due@teknologisk.dk.
2.2 Deltagere og øvrige interessenter Projektgruppe
Projektet styres af DFM netværks sekretariat og projektleder er chefkonsulent Poul Henrik Due. Derudover består projektgruppen af Peder Stephensen, PS-Experience, som faglig inspirator.
Netværksgrupper
Projektet gennemføres primært af en netværksgruppe med mindst 14 deltagere, bestående af erfarne medarbejdere fra kommunale forvaltninger med erfaring fra Facilities Manage- ment funktioner, herunder bygningsdrift og -forvaltning, samt byggeri (inkl. anlægsopga- ver). Projektmøderne forventes at forme sig som en vekslen mellem oplæg og rapportering i plenum og drøftelser, hvor deltagerne er opdelt i to til tre grupper. Personsammensætnin- gen i de to grupper vil veksle fra drøftelse til drøftelse. I et ikke endnu aftalt omfang vil der i dette projekt medvirke personer fra netværksgrupperne fra projektet ”Organisering af en professionel kommunal bygherre-funktion” for at sikre en kontinuitet mellem de to projek- ter.
Følgegruppe
Til løbende sparring med projektgruppe og netværksgrupper etableres en følgegruppe, som omfatter nøglepersoner fra DFM netværks medlemskreds, samt en række centrale interes- senter og inspiratorer. På nuværende tidspunkt har følgende personer givet tilsagn om del- tagelse i følgegruppen:
1. Karen Mosbech, Københavns Ejendomme 2. Henrik L. Bang, Bygherreforeningen
3. Kristian Buur, Bygningstjenesten (Græsted-Gilleleje og Helsinge kommuner) 4. John Douglas, Odense kommune
5. Jørgen Klokkedal, Dansk Vedligeholdelsesforening
2/6 6. Per Anker Jensen, BYG-DTU
7. Michael Listoft, Statens Forsknings- og Undervisningsbygninger Den samlede følgegruppe forventes at omfatte 8-10 personer.
Indlægsholdere
På projektets tre seminarer indbydes en række danske (og måske nordiske) eksperter til at give indlæg til inspiration for projektgruppen og netværksgrupperne.
3. Projektbeskrivelse
3.1 Projektets baggrund
Projektet ”Organisering af en professionel kommunal bygherre-funktion”, som afsluttes i løbet af sommeren 2006, forventes at resultere i:
– Diskussion af de strategiske muligheder indenfor kommunens varetagelse af sin rolle som bygherrer (byggeri og anlæg) og driftsherre (ejendomsforvaltning m.v.).
– Beskrivelse af et antal konkrete organisationsmodeller for professionel varetagelse af såvel den kommunale bygherrerolle som ejendomsforvaltningsopgaver.
– Vurdering af disse modellers forudsætninger, fordele og ulemper.
Under projektets gang er kommunernes rolle som driftsherrer blevet berørt og et behov for en tilsvarende indsats med fokus på drift/Facilities Management er blevet afdækket. Dette er baggrunden for nærværende projekt.
Projektformuleringen er baseret på DFM netværks definition af Facilities Management:
”Facilities Management er koordineret styring af alle former for fysisk og teknologisk støt- te til virksomhedens primære arbejdsprocesser”.
3.2 Problemformulering
Den kommunale driftsherre skal – under kommunens politiske ledelse – forvalte kommu- nens ejendomsportefølje i en optimal balance mellem ejendommens tekniske og funktio- nelle værdier, økonomien og ikke mindst i forhold til brugerne og deres behov nu og i fremtiden. De større kommunale enheder vil få helt nye betingelser og muligheder at fun- gere under og at organisere sig på. Dette bør give muligheder for at organisere drift, vedli- gehold og nybyggeri i relation til kommunens øvrige faciliteringsopgaver – at nytænke kommunens Facilities Management i sammenhænge, med udgangspunkt, helhedssyn, in- novation, synergi og brugernes behov.
Opgaverne varetages på meget forskellige måder i kommunerne i dag. Det postuleres, at:
– Byggeri kræver eksperter – det ved man. Drift kan enhver finde ud af, så den del vare- tages ofte af personer uden formel erfarings- og uddannelsesmæssig baggrund.
– Mange kommunalt ansatte har med tiden fået overdraget FM-opgaver, de grundlæg- gende ikke har forudsætninger for at løse.
– Organiseringen af FM-opgaverne i kommunen skyldes i højere grad tilfældigheder og historie end velovervejede strategiske valg.
– Meget få ved hvordan det virkeligt står til med varetagelsen af FM-funktionerne.
3/6 Ligeledes postuleres det, at:
– Der er meget at hente kvalitetsmæssigt og økonomisk ved en professionalisering af FM-funktionerne i kommunerne.
Men hvordan er nybyggeri, drift, vedligehold og de øvrige faciliteringsopgaver organiseret i kommunerne i dag og hvilke erfaringer er der høstet? Hvad adskiller bygherrefunktionen og driftsherrefunktionen med hensyn til ansvarsområder, aktiviteter, succeskriterier, brug af eksterne konsulenter etc.? Hvilke perspektiver giver kommunalreformen og hvilken ind- flydelse har de nye organiserings- og samarbejdsmodeller såsom partnering og OPP?
3.3 Mål og målgrupper
Projektets overordnede mål er at skabe et solidt erfaringsgrundlag for kommunernes vurde- ring og valg af løsninger i forbindelse med organisering af bygherre- og Facilities Mana- gement (driftsherre) opgaverne i fremtiden set i lyset af kommunalreformen.
Projektets målgrupper er:
– Nuværende og kommende medlemmer af kommunernes teknik- og miljøudvalg
– Lederne af de kommunale forvaltninger hvorunder Facilities Management funktionerne hidrører i de nye kommuner
– De medarbejdere i kommunerne, som varetager de konkrete bygherre- og Facilities Managementfunktioner
3.4 Resultater
Resultaterne af projektet vil være:
– En redegørelse for kommunernes erfaringer med drifts af ejendoms- og servicefunktio- nerne (Facilities Management funktionerne)
– Forslag til – og vurdering af fordele og ulemper ved - konkrete løsninger på kommu- nernes fremtidige varetagelse af f.eks.:
o Porteføljemanagement – tilpasning, udvikling og/eller supplering af den ek- sisterende bygningsmasse til nuværende og fremtidige behov.
o Gartnerisk vedligehold o Udvendigt vedligehold o Indvendigt vedligehold o Forsyning/energi o Miljø/affaldshåndtering o Renhold.
o Arbejdsmiljø/trivsel I relation til:
o Organisering
o Sammenhænge og synergi
o Varetagelse i eget regi og med eksterne leverandører o Aftaleforhold og udfaldskrav (på overordnet niveau) o Kompetencer og beføjelser
– Diskussion af kommunens muligheder for varetagelse af Facilities Management rollen i sammenhæng med bygherrerollen
– Diskussion af nye samarbejds- og organisationsmodellers (såsom partnering og OPP) indflydelse på kommunernes organisering af bygherre- og driftsherrerollerne
– Perspektivering af kommunalreformens indflydelse på kommunernes muligheder
4/6 Projektets resultater vil blive fremlagt på et afslutningsseminar og samlet i en publikation, der udgives af DFM netværk, Bygherreforeningen og BoligfondenKuben i fællesskab.
Derudover vil delresultater blive løbende formidlet via:
– BoligfondenKubens, Bygherreforeningens og DFM netværks hjemmesider
– Elektronisk nyhedsbreve til målgrupperne og medlemmer af Bygherreforeningen og DFM netværk
– På et midtvejrsseminar
– I relevant omfang i form af artikler og pressemeddelelser 3.6 Tidsplan
Herunder er den overordnede tidsplan. Supplerende informationer fremgår af bilag 1.
2006
Uge Aktivitet
21-26 Rekruttering af medlemmer til netværksgrupper og følgegruppe, deltagelse i afslutningsseminar for projektet ”Organisering af en professionel kommunal bygherrefunktion” og indkaldelse til opstartsseminar
35 Opstartsseminar 2007
Uge Aktivitet
3 Midtvejsseminar 16 Afslutningsseminar
17-21 Netværksgrupperne afslutter arbejdet (redaktion) 22-24 Redaktion og trykning af publikation
25 Publicering
I perioden ultimo september 2006 til medio marts 2007 gennemføres i alt 4 netværksgrup- pemøder i hver af de to grupper udover gruppernes deltagelse i de nævnte seminarer, hvor der indlægges korte, fælles netværksgruppemøder i forlængelse af hvert seminar, i alt 7 netværksgruppemøder.
5/6
BILAG 1
Projektforløbet
Informationerne fra de deltagende kommuner vil være udgangspunktet for udvikling af modeller for organiseringen af opgaverne med henblik på en professionalisering af indsat- sen. Det vil blive tilstræbt at involvere medlemmer fra DFM netværk og Bygherreforenin- gen, heraf også deltagere i projektet ”Organisering af en professionel kommunal bygherre- funktion”, samt personer udenfor disse kredse. En bred geografisk spredning vil ligeledes blive tilstræbt.
2006
Tidspunkt Møde Aktiviteter Uge 35 Heldagsmøde
9.30-13.30: Opstarts- seminar
13.30-17:
1. netværks- gruppemøde
Opstartsseminaret vil omfatte indlæg om:
• Introduktion til Facilities Management
• Præsentation af det nye projekt – forløb, mål, deltagere m.m.
• Erfaringer med varetagelse af FM-funktioner i private virksomheder
• Erfaringer med kommunal varetagelse af FM-funktioner i et af vores nabolande
På netværksgruppemødet forelægger hvert medlem en kort beskrivelse af, hvordan FM-funktionerne varetages i egen kommune med tilhørende vurdering af de væsentligste for- dele og ulemper. Beskrivelserne er fokuseret i henhold til et oplæg udsendt i forvejen af projektgruppen. Dette foregår i plenum. Derefter planlægges det videre forløb inkl. fastsæt- telse af datoer for de kommende møder i det omfang det ikke allerede er gjort af projektledelsen.
Uge 38-39 Heldagsmøde:
2. netværks- gruppemøde
Fokus koncentreres om erfaringerne med håndtering af Faci- lities Management-opgaverne.
Uge 43-44 Heldagsmøde 3. netværks- gruppemøde
Fokus koncentreres om mulige måder at organisere Facilities Management-funktionerne på inkl. fordele og ulemper ved de forskellige løsninger.
Uge 49-50 Heldagsmøde 4. netværks- gruppemøde
Fokus koncentreres om kommunernes rolle som bygherre og driftsherre – forskelle, ligheder og grænseflader, samt nye samarbejds- og organisationsformers og kommunal-
reformens indflydelse på rollerne. Forberedelse af oplæg til midtvejsseminar.
2007
Tidspunkt Møde Aktiviteter Uge 3 Heldagsmøde
9.30-13.30 Midtvejsseminar
Midtvejsseminaret:
• Præsentation af resultater fra netværksgrupperne inkl.
diskussion og konklusioner
• Eksempler på kommuner, der har høstet særlige erfarin- ger indenfor de drøftede områder
6/6 13.30-17
5. netværks- gruppemøde
• Eksterne indlæg til inspiration
Opsummering af stade og planlægning af afsluttende arbej- de.
Uge 10-11 Heldagsmøde 6. netværks- gruppemøde
Færdiggørelse af beskrivelser og diskussioner indenfor de 6 formulerede problemstillinger.
16 Heldagsmøde 9.30-14.30
Afslutningsseminar
14.30-17:
7. netværks- gruppemøde
Afslutningsseminaret:
• Præsentation af de samlede resultater
• Drøftelser med indlæg af interessenter – udvalgte politi- kere og forvaltningschefer
Diskussion af de elementer, der vurderes at skulle ændres, styrkes etc. med henblik på den afsluttende evaluering af materialet.
17-21 Projektweb De sidste kommentarer fra deltagerne
22-24 Redaktion, opsætning og trykning af materialet
25 Publicering
Projektweb og sekretariatsstøtte
Til projektet knyttes en projektweb, som vil fungere som et fælles arkiv og kommunikati- onsforum.
Der vil være sekretariatsstøtte fra projektgruppen ved alle møder. Diskussionerne refereres løbende og opsummeringer/særligt væsentlige pointer eller eksempler sammenskrives til brug for publicering. I det omfang, det vurderes at have værdi for diskussionerne i net- værksgrupperne, inviteres eksterne indlægsholdere til netværksgruppemøderne. Endvidere giver projektgruppen processtøtte i det omfang det vurderes nødvendigt.
