projekt Risikostyring i et mega-

(1)

Bo Nygaard Sørensen

Risikostyring i et mega- projekt

Trafikdage 23. August 2016

(2)

Risikostyring i et ”verdensklasse projekt”

bns 2

Et verdensklasse projekt – verdens længste bil- og jernbane(sænke)tunnel på 18 km – med stor bevågenhed, mange holdninger, følelser og ”svær” kommunikation…

Femern-forbindelsen forbinder ikke bare Danmark med Tyskland men Skandinavien med Europa…

(3)

(Placed under Home / Paragraph :

Risikostyring - målsætning

 Femern A/S’ risikostyring har en målsætning om at identificere, kvantificere, vurdere, behandle og styre trusler og muligheder på en måde, som sikrer, at der sker en understøttelse af projektets målsætninger

 For at sikre en tværgående, ensartet identifikation, vurdering og risikostyring er der etableret en struktur, hvor Risk Management har til opgave at assistere de respektive afdelinger med opgaven, blandt andet afholdes risikoworkshops, hvor risikobilledet gennemgås og diskuteres, og hvor nye risici bliver identificeret, vurderet og registreret i risikostyringsdatabasen for videre håndtering

 Og ikke mindst, at trækket på den afsatte risikoramme minimeres mest muligt…og anlægssummen ikke overskrides!!

 Risikostyring er top-of-mind hos alle medarbejdere…

for anlægs-fasen (Økonomi, Tid og Risiko)

• Klart definerede processer, roller og ansvar – ensartet på tværs af organisationen og på alle niveauer

(4)

Finansielle analyse 2016

Grundlag i anlægsloven, februar 2015

Finansiel analyse, februar 2016, ved byggestart primo 2018 og åbning medio 2026

Finansiel analyse, februar 2016, ved byggestart primo 2020 og åbning medio 2028

Kyst til kyst-forbindelsen - Basisbudget

- Reserver

51,4 mia. kr.

3,7 mia. kr.

44,9 mia. kr.

7,3 mia. kr.

45,3 mia. kr.

7,3 mia. kr.

Samlet anlægsbudget,

kyst til kyst-forbindelsen 55,1 mia. kr. 52,6 mia. kr. 52,6 mia. kr.

Danske landanlæg - Basisbudget - Reserver

7,3 mia. kr.

2,2 mia. kr.

7,3 mia. kr.

2,2 mia. kr.

7,3 mia. kr.

2,2 mia. kr.

Samlet anlægsbudget,

danske landanlæg 9,5 mia. kr. 9,5 mia. kr. 9,5 mia. kr.

Tilbagebetalingstid 39 år 36 år 36 år

4 bns

(5)

Risikostyringen – ”2 spor” - Tilbagebetalingstiden

Finansielle analyse:

• Transportprognosen (Anne Martens indlæg)

• EU-støtten

Tildelt 4,4 mia. kr. og et forsigtigt skøn er en yderligere støtte på 1,5 mia. kr.

• Drift & Vedligehold

På baggrund af bl.a. erfaringer fra andre

tunnelforbindelser er programmet for vedligehold og reinvesteringer på kyst til kyst-forbindelsen blevet effektiviseret.

Der arbejdes fortsat på at optimere driftsindsatsen i lyset af erfaringerne fra Øresund og Storebælt samt synergimulighederne

• Real renten

Forsigtig forudsætning om en gennemsnitlig realrente på 3 pct. over hele perioden

”Projekt analyse”:

Anlægssummen 52,6 mia.kr.

• Heraf risikoreserve 7,3 mia. kr.

(6)

Risikostyring – afgrænsning i den videre præsentationen

Den finansielle risikostyring er håndteret i Femern A/S’ finansielle analyse, som tidligere omtalt,

så indlægget vil fokusere på hvorledes risikostyringen historisk er varetaget ift. projektfasen, hvordan det håndteres i Contract Management-fasen og anlægsfasen

således Femern-forbindelsens ”ramme” for økonomi, tidsplan og kvalitet overholdes.

bns 6

(7)

Risikostyring - styringsmodellen

Femern A/S’ styringsmodel tager udgangspunkt i tre styringsdimensioner tid, risiko og økonomi. Sammenhængen mellem disse tre grundlæggende dimensioner er central i styringskonceptet for anlægsfasen. Formålet med

modellen er hovedsagligt:

 At skabe transparens omkring Femern A/S’ governance og styring for de tre styringsdimensioner økonomi, risiko og tid

 At sikre sporbarhed mellem beslutninger, aktiviteter og opfølgning igennem Femern-projektets faser

 At etablere ét fælles referencedokument for Femern A/S, så der undgås afvigelser fra styringsmodellen igennem Femern-projektets faser

Hovedfokus i styringsmodellen er på Femern A/S’ styringsaktiviteter, det vil sige de aktiviteter, Femern A/S som bygherre har til rådighed ved styringen af anlægsaktiviteterne, herunder mødestruktur, rapportering og

underliggende processer.

(8)

Risikostyring - styringsmodellen

 Styringsdimensionen ”risiko” er kvalitetssikret og dokumenteret ved ekstern gennemgang af Qvartz

 Ud over de primære styringsdimensioner økonomi, risiko og tid styrer Femern A/S også dimensioner såsom kvalitet, miljø og health and safety. Disse dimensioner er håndteret i separate styringsmodeller men alle kendte risici relateret til kvalitet, miljø og health and safety er indeholdt i Femern A/S’ risikoregister og håndteres i

overensstemmelse med den fastlagte risikostyringsproces

 De overordnede styringsaktiviteter i selve risikostyringsmodellen består af 7 aktiviteter med klare roller og ansvar, som alle dokumenteres i risikoregisteret løbende:

bns 8

Opgørelse og realisering Måling og

opfølgning Risiko-

mitigering Handlingsanaly

se og - evaluering Handlings-

identifikation Analyse og

evaluering Identifikation og

registrering

(9)

Risikostyringen fokuserer på…

 Projektfasen (fortid)

- Opbygning af risikoregister med procedurer for identifikation og vurdering af risici, herunder mitigerende handlinger - Risikostyringsprocessen i overensstemmelse med ISO31000:2009 Risk Management – Principles and guidelines, Transport- og Bygningsministeriets ”Mega-projekter” og kvalitetssikret gennem ekstern audit*

- Myndighedsgodkendelser

- Udbudsmateriale og kontrakter (de større kontrakter)

* Ekstern audit…

(10)

Risikostyringen fokuserer på…

bns 10

 Contract Management fasen (nutid)

- Videreførelse af risikostyringen i udbudsmaterialet til de mindre kontrakter…

- Den tyske myndighedsgodkendelse

- Kontinuerlig overvågning og kontrol af projektets risici - Holdningsbearbejdning så ”Risk” bliver ”top-of-mind”

- Koordinering med entreprenører og kontrol af deres risikostyringsproces

 Anlægsfasen (fremtid)

Overvågning og kontrol af projektets risici – i tæt samarbejde med de udførende parter…

(11)

*Ekstern audit: Ved et tredjeparts review i 2016 kvalitetssikrede EY risikoarbejdet i Femern A/S og konkluderede…

…med udgangspunkt i fire hovedspor

1) risikofordelingen mellem bygherre og entreprenører i kontrakterne 2) risikofordelingen set i forhold til internationale anlægsprojekter

3) risiciene i forhold til den tyske myndighedsgodkendelsesproces samt 4) reservebehovet i anlægsbudgettet

at de resultater som Femern A/S tidligere er kommet frem til, både for så vidt angår reserver, risikofordeling og risikostyring er retvisende

Det arbejde der var gjort inden for risikostyringen blev anderkendt som værende indenfor rammerne af Transport- og Bygningsministeriets ”Mega-projekter” (McKinsey-modellen)

(12)

Risikostyringen – lidt tal og historie

 Risikoregisteret har historisk set indeholdt mere end 1000 registreret risici

 Er blevet nedbragt til ca. 350 registreret risici gennem de sidste par år

 De største risici relaterer sig til konsekvenserne af forsinkelser som følge af den manglende tyske myndighedsgodkendelse

 De 20 største risici udgør omtrent 50 % af den disponerede reserve

 De 80 største risici udgør omtrent 80 % af den disponerede reserve

 Reserven er på 7,3 mia. kr.

 (Anlægsbudgettet kyst til kyst er kr. 45,3 mia. kr.)

bns 12

(13)

Risikostyringen – lidt tal og historie

 Udbud, tilbud og penge

- I september 2015 var der indhandlet priser som var ca. 7 mia. kr. lavere end først modtaget – med en mere robust risikoreserve (fra 3,7 mia kr. til 7,3 mia. kr.) – og et lavere anlægsbudget (52,6 mia. kr.) end anlægsloven udstak (55,1 mia. kr.) som resultat

- Det oprindelige udbudsmateriale beskrev et meget stramt projekt, en kort tidsplan og risici var for en stor del placeret hos entreprenørerne (også dem som de ikke reelt havde indflydelse på)

- Kun 10-15 pct. af prisreduktionen i de endelige tilbud skyldtes en ændret risiko-fordeling. 85-90 pct. skyldtes ændringer i opgavens omfang (færre opgaver) og tid (forlænget anlægsperiode)

- Femern A/S har herved påtaget sig risici der ligger uden for entreprenørernes indflydelse, fx myndighedsbehandlinger, ekstreme vejrforhold osv.

 Risici skal placeres der hvor de bedst håndteres!

(14)

Risikostyringen - risikoregisteret

 Femern A/S benytter risk management softwaren Predict! fra Risk Decision Ltd.

- Alle steps i risikostyringsprocessen dokumenteres i Predict!

- Kategorisering iht. modellen for mega-projekter

- Nemt at overvåge den enkelte risiko og kontrollere handlinger - Forholdsvist let at trække relevant data ud af registeret

- ”Overvåger” risikobilledet og derved reserven

- Kan samkøres med tidsstyringsprogrammet som Femern A/S bruger - God brugerflade

- ”Kendt” blandt de helt store entreprenører i EU – krav at de udførende parter bruger programmet – lettere kontrollen i anlægsfasen

bns 14

(15)

Risikostyringen - risikoregisteret

• Navn

• Kategorisering

• Baggrund/årsag for risiko

• Beskrivelse

• Vurdering – herunder sandsynlighed og konsekvens beregning

Alle registrerede risici bliver blandt andet

kvalitetskontrolleret af RM som også sikrer sig, at deadlines overholdes…

• Mitigeringsforslag

• Ansvarlig risikoejer

• Handlingsplan for mitigerende tiltag

• Deadline for implementering af mitigerende tiltag

• Cost-benefit analyse af mitigerende tiltag

• Dato for næste kontrol/vurdering Der registreres en lang række informationer i risikoregisteret på den enkelte risiko, herunder;

(16)

Risikostyring – hvad så nu

 Videreudvikle og implementere risikostyringsprocesser På ledelses- og medarbejderniveau

Fuld integreret del af alle processer

En disciplin, der giver værdi for den enkelte medarbejder og organisationen gennem en sikring af, at der ikke dukker

”uforudsete” overraskelser op

(og ikke bliver en bureaukratisk stopklods for den enkelte medarbejder) Implementeret på alle niveauer i organisationen

På tværs af alle afdelinger og discipliner – således der ikke sker en silo-tænkning inden for risiko, idet risici som oftest ikke er afgrænset til kun at påvirke et lille afgrænset område.

bns 16

(17)

Risikostyring i et ”verdensklasse projekt”

Mens vi venter på den tyske myndighedsgodkendelse…

Er risikostyringen på et verdensklasse projekt en meget vigtig del af alle de opgaver der skal udføres…med stor bevågenhed, mange holdninger, følelser og ”svær” kommunikation…

….også i de kommende år…

(18)

Appendix

bns 18